č.j.: 426/2012 MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3 Rada městské části U S N E S E N Í č. 395 ze dne 13.6.2012 ke Směrnici k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Praha 3 Rada městské části I. s c h v a l u j e II. 1. Směrnici k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Praha 3 u k l á d á 1. odpovědným zaměstnancům Úřadu městské části Praha 3 1.1. postupovat dle uvedené směrnice 2. vedoucí odboru ekonomického 2.1. seznámit se zněním směrnice vedoucí odborů Úřadu městské části Praha 3 Ing. Bohuslav Nigrin zástupce starosty městské části Ing. Vladislava Hujová starostka městské části
Městská část Praha 3 Rada městské části S m ě r n i c e Rady městské části k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Praha 3
Obsah: Článek I. Článek II. Článek III. Článek IV. Článek V. Článek VI. Článek VII. Definice základních pojmů Oprávnění k provádění a dokumentaci pokladních operací Povinnosti pokladních a zaměstnanců odboru, resp. oddělení při provádění pokladních operací Náležitosti pokladních dokladů Pokladní kniha Postup při výplatách hromadné povahy Poskytování záloh Článek VIII. Odvádění hotovosti Článek IX. Článek X. Článek XI. Článek XII. Zabezpečení kontroly Zajištění bezpečnosti při manipulaci s hotovostí a ceninami a jejich úschově Režim hlavních pokladen Nakládání s finanční hotovostí v rámci jednotlivých odborů Úřadu Článek XIII. Účinnost Příloha ke Směrnici Rady městské části k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části (Seznam pokladniček realizovaných odbory Úřadu městské části Praha 3)
I. Definice základních pojmů Hlavní pokladna pokladny odboru správy řadu a krizového řízení v ul. Seifertova 51 a Havlíčkovo nám. 9, hlavní pokladna odboru dopravy (ZPS) Perunova 5 Hlavní pokladna odboru, resp. oddělení uzamykatelná schránka vedoucího odboru, resp. oddělení, jež je uložena v trezoru nebo v pevně zabudované uzamykatelné schránce odboru, resp. oddělení Pokladnička (uzamykatelná schránka) uzamykatelná schránka jednotlivých zaměstnanců odboru, resp. oddělení, vedlejší pokladny odboru dopravy (ZPS) Perunova 5 II. Oprávnění k provádění a dokumentaci pokladních operací pokladní operace jsou prováděny v hlavních pokladnách, hlavních pokladnách odboru, resp. oddělení a pokladničkách Úřadu městské části (dále jen Úřadu) písemně pověřeným zaměstnancem, se kterým byla sepsána dohoda o hmotné odpovědnosti při předání a převzetí trvalého i přechodného výkonu funkce pokladníka musí být provedena inventarizace pokladní hotovosti III. Povinnosti pokladních a zaměstnanců odboru, resp. oddělení při provádění pokladních operací pokladník hlavní pokladny plynule a rychle zajišťuje oběh hotovosti zajištěním vhodné hodnotové skladby při výběrech a výplatách pokladník hlavní pokladny dodržuje termín a místo výběru hotovosti dle dohody s peněžním ústavem pokladník hlavní pokladny odvádí přijatou hotovost na účet u peněžního ústavu ve stanovených termínech, nebo při překročení pokladního limitu tentýž den. V případě kumulování příjmové a výdajové pokladny na jedné funkci tvoří pokladní limit součet hotovostí obou pokladen zaměstnanci odboru, resp. oddělení odvádějí přijatou hotovost do hlavní pokladny při překročení pokladního limitu tentýž den, jinak jedenkrát týdně, nejpozději v pátek pokladník vede pokladní knihu v souladu se zákonem o účetnictví v platném znění. V případě kumulace vedení příjmové i výdajové pokladny na jedné funkci vede pokladní příjmovou pokladní knihu odděleně od výdajové, včetně odděleného ukládání pokladní hotovosti pokladník uvádí účel platby na dokladech, na jejichž podkladě vybírá nebo odvádí hotovost a používá hotovost pro stanovený účel
pokladník denně inventarizuje pokladní hotovost, tj. odsouhlasuje zůstatek finančních prostředků na stav uvedený v pokladní knize a hlásí neprodleně přímému nadřízenému rozdíl mezi evidovaným a hmotným finančním stavem. pokladník průběžně kontroluje provádění a dokumentaci pokladních operací pokladník provádí každodenní uzávěrku vyznačením mezisoučtu v příjmové a výdajové pokladní knize na samostatném řádku pokladní knihy s vyznačením: zůstatek dne: V případě využívání systému GINIS je tento úkon prováděn systémem pokladník předává dokumentaci pokladních operací (jednotlivé listy pokladní knihy potvrdí svým podpisem a dále musí být podepsány nadřízeným zaměstnancem) oddělení účetnictví ve stanovených lhůtách, předává podklady pro vedení analytické evidence. Předmětné ustanovení není pro zaměstnance odboru živnostenského, oddělení správního a oddělení osobních dokladů a evidence obyvatel odboru občansko správního zavazující pokladník vystavuje okamžitě příjmový nebo výdajový pokladní doklad při příjmu nebo výdeji hotovosti. Při využívání systému GINIS toto provádí prostřednictvím systému GINIS v modulu Pokladna. Doklady vyhotovuje v provedení jeden originál a jedna kopie. V případě příjmu hotovosti do pokladny obdrží originál příjmového dokladu plátce a kopii oddělení účetnictví odboru ekonomického. V případě výplaty hotovosti pokladnou obdrží originál výdajového dokladu oddělení účetnictví odboru ekonomického a kopii příjemce hotovosti. Předmětné ustanovení není pro zaměstnance odboru živnostenského a oddělení správního odboru občansko správního zavazující a nevztahuje se na výběr blokových pokut prostřednictvím pokutových bloků pokladník kontroluje formální správnost a průkaznost platebních poukazů na podkladě podpisových vzorů pokladník ověřuje totožnost příjemce hotovostí pokladník svým podpisem na pokladním dokladu potvrzuje uskutečnění pokladní operace pokladník přijímá, vydává a eviduje ceniny ve stejném režimu jako finanční hotovost IV. Náležitosti pokladních dokladů název pokladního dokladu číslo pokladního dokladu název organizace datum vyhotovení jméno a adresa plátce nebo příjemce částka platby číslicemi a slovy účel platby podpis osoby, která se účastní pokladní operace a podpis pokladníka příp. plná moc k převzetí finanční hotovosti nebo ceniny
Na pracovištích využívajících systém GINIS je podoba pokladních dokladů nadefinována prostřednictvím tohoto systému. Pokladní doklady musí být číslovány podle pořadí v pokladní knize. Příjmové a výdajové pokladní doklady jsou evidovány v samostatných číselných řadách, tj. příjmový doklad ve výdajové pokladně (příjem hotovosti z účtu) bude číslován v souladu s číselnou řadou příjmových dokladů, výdajový doklad v příjmové pokladně (odvod hotovosti na účet) bude číslován v souladu s číselnou řadou výdajových dokladů. Na pracovištích využívajících systém GINIS je podoba pokladních dokladů nadefinována prostřednictvím tohoto systému. výdajový pokladní doklad musí být vystaven na jméno příjemce příjemce nebo jeho zmocněný zástupce potvrdí příjem hotovosti na výdajovém pokladním dokladu svým podpisem při výplatě hotovosti příjemci, který není pokladní osobně znám, poznamená pokladní do výdajového pokladního dokladu základní údaje z příjemcova průkazu totožnosti V. Pokladní kniha Musí být vázaná a před prvním zápisem se vyznačí: označení pokladní knihy název organizace období, kterého se pokladní kniha týká čísla stránek, počínajíc číslem jedna, a počet očíslovaných stránek uvedených na začátku nebo konci pokladní knihy Na pracovištích využívajících systém GINIS je pokladní kniha vedena prostřednictvím tohoto systému. Jednotlivé listy potvrzené při předání oddělení účetnictví odboru ekonomického jsou ukládány pokladníkem. Každý zápis do pokladní knihy o pokladní operaci musí obsahovat: datum uskutečněné pokladní operace číslo pokladního dokladu stručný popis pokladní operace částku v hotovosti přijatou nebo vydanou zůstatek při zúčtování stanovené pokladní hotovosti opravy zápisů lze provádět pouze dle zákona o účetnictví, event. regulérním odpovídajícím zásahem v systému GINIS VI. Postup při výplatách hromadné povahy výplaty hromadné povahy se provádí na podkladě zúčtovacích a výplatních listin, které jsou součástí výdajového pokladního dokladu
převzetí výplat hromadné povahy potvrzují oprávnění příjemci nebo osoby jimi k tomu písemně zmocněné svým podpisem na výplatní listině, je-li částka zaslána příjemci prostřednictvím peněžního ústavu či pošty, je podpis nahrazen stvrzenkou peněžního ústavu či pošty pokud částky uvedené na výplatní listině nemohou být příjemci vyplaceny v den výplaty, zašle je pokladník nejpozději třetí následující pracovní den na adresu příjemce po skončení výplat porovná pokladník soupis vyplacených částek s celkovým součtem výplatní listiny a potvrdí jeho správnost svým podpisem VII. Poskytování záloh poskytnuté individuální zálohy jsou běžně zúčtovány po uskutečnění akce u stálých záloh, ze kterých se pořizuje drobný nákup, je veden rozpis výdajů (vyúčtování této zálohy a vyžádání nové je shodné jako u individuální zálohy) k vyúčtování zálohy musí být předloženy předepsané doklady o nákupu VIII. Odvádění hotovosti po skončení pracovního dne smí zůstat v hlavní pokladně, hlavní pokladně odboru, resp. oddělení a pokladničce pouze hotovost nepřesahující limit pokladního zůstatku. Výše limitů je stanovena touto směrnicí a změněna může být pouze Usnesením Rady městské části s přihlédnutím k hospodářské potřebě hotovostí a k bezpečnosti jejich úschovy nad stanovený limit může pokladní v hlavní pokladně ponechat pouze hotovost, která byla přijata v době, kdy již prokazatelně nemohla být odvedena na účet u peněžního ústavu. Výjimku z tohoto ustanovení tvoří hotovost určená pro výplatu platů, přijímaná do pokladny maximálně jeden pracovní den před výplatním termínem IX. Zabezpečení kontroly kontrola se provádí namátkově minimálně čtyřikrát ročně v hlavních pokladnách Havlíčkovo nám. 9 a Seifertova 51. Namátkovou kontrolu na těchto pokladních místech zajišťuje Odbor kontroly a interního auditu za přítomnosti vedoucího Odboru správy úřadu a krizového řízení. Dále na pokladnách Perunova 5, Odboru dopravy zóny placeného stání, za přítomnosti vedoucího Odboru dopravy. Termín kontroly nesmí být předem znám. Na ostatních pokladních místech podléhají namátkové kontroly minimálně čtyřikrát ročně příslušným vedoucím odborů.
při kontrole se přepočítá pokladní hotovost a zjištěný stav se porovná s údaji v pokladní knize. Podle výpisu z účtu se ověří výběry a vklady pokladny. Přezkoumá se správnost náležitostí pokladních dokladů a správnost vedení pokladní knihy. Z kontroly se pořizuje zápis, který je uložen v jednom výtisku na pokladně a v jednou výtisku na Odboru kontroly a interního auditu X. Zajištění bezpečnosti při manipulaci s hotovostí a ceninami a při jejich úschově pokladník a zaměstnanci odboru, resp. oddělení odpovídají za přenos, přepravu a uložení hotovosti, cenin a pokladních dokladů v rámci zásad vyplývajících z převzaté hmotné odpovědnosti, z bezpečnostních, požárních a organizačních předpisů hotovost a ceniny musí být uschovány v bezpečných uzamykatelných pokladních skříních (trezorech). Klíče od pokladní skříně má pokladník, duplikáty klíčů uschovává zaměstnavatel (vedoucí odboru) na bezpečném a k tomu určeném místě v obálce zapečetěné pokladníkem, jemuž byly svěřeny originály klíčů Pokladna č. 1 Havlíčkovo náměstí 9 XI. Režim hlavních pokladen 1. Organizační začlenění: Odbor správy úřadu a krizového řízení 2. Pokladní hodiny: pondělí a středa 8.00 11.30 13.00-16.00 úterý a čtvrtek 8.00 11.30 13.00-15.00 pátek 8.00 12.00 3. Pokladní činnost: pokladní služby pro potřeby Úřadu, zajištění cenin, vč. výplaty platů a zajištění stravenek, výběr poplatků ze psů 4. Hmotná odpovědnost: za svěřené finanční prostředky, ceniny a movité věci 5. Limit pokladní hotovosti: výdajová pokladna 200 tis. Kč příjmová pokladna 100 tis. Kč 6. Pojištění: Kooperativa pojišťovna, a.s. na celkovou výši 2 500 tis. Kč převoz hotovostí v termínu výplat pojištěn na 500 tis. Kč 7. Limit hotovostí k samostatnému přenášení: 30 tis. Kč, nad tuto částku je pokladník povinen mít doprovod, který zajišťuje řidič služebního automobilu 8. Odvody přijaté hotovosti: při dosažení limitu
Pokladna č. 2 Havlíčkovo náměstí 9 1. Organizační začlenění: Odbor správy úřadu a krizového řízení 2. Pokladní hodiny: pondělí a středa 8.00 12.00 13,00 17,30 3. Pokladní činnost: výběr správních poplatků pro potřeby odboru živnostenského Úřadu městské části 4. Hmotná zodpovědnost: za svěřené finanční prostředky a movité věci 5. Limit pokladní hotovosti: pouze příjmová pokladna 300 tis. Kč 6. Pojištění: Kooperativa pojišťovna, a.s. na celkovou výši 2 500 tis. Kč 7. Limit hotovostí k samostatnému přenášení: 30 tis. Kč, nad tuto částku je pokladník povinen mít doprovod, který zajišťuje řidič služebního automobilu 8. Odvody přijaté hotovosti: za hotovost přijatou v pondělí a středu následující kalendářní den, při dosažení limitu ihned Pokladna Seifertova 51 1. Organizační začlenění: Odbor správy úřadu a krizového řízení 2. Pokladní hodiny: pondělí a středa 8.00 11.30 13.00-16.30 úterý a čtvrtek 8.00 11.30 13.00-15.00 pátek 8.00 12.00 3. Pokladní činnost: pokladní služby pro potřeby Úřadu a veřejnost, prodej kolků 4. Hmotná odpovědnost: za svěřené finanční prostředky, ceniny a movité věci 5. Limit pokladní hotovosti: výdajová pokladna 20 tis. Kč příjmová pokladna 200 tis. Kč 6. Pojištění: Kooperativa pojišťovna, a.s. na celkovou výši 2 500 tis. Kč 7. Limit hotovostí k samostatnému přenášení: 30 tis. Kč, nad tuto částku je pokladník povinen mít doprovod, který zajišťuje řidič služebního automobilu 8. Odvody přijaté hotovosti: za hotovost přijatou v pondělí a středu následující kalendářní den, za hotovost přijatou v úterý, čtvrtek a pátek týž den, při dosažení limitu ihned
Pokladna ZPS Perunova 5 1. Organizační začlenění: Odbor dopravy Úřadu městské části 2. Pokladní hodiny: pondělí a středa 8.00 18.00 úterý a čtvrtek 8.00 15.00 pátek po telef. objednání 3. Pokladní činnost: pokladní služby pro potřeby Úřadu prodej parkovacích karet ZPS 4. Hmotná odpovědnost: za svěřené finanční prostředky a movité věci 5. Limit pokladní hotovosti: 400 tis. Kč vč. pokladniček 6. Pojištění: Kooperativa pojišťovna, a.s. na celkovou výši 2 500 tis. Kč 7. Limit hotovostí k samostatnému přenášení: 100 tis. Kč, nad tuto částku je pokladník povinen mít doprovod 8. Odvody přijaté hotovosti: denně (noční trezor), při dosažení limitu ihned XII. Nakládání s finanční hotovostí v rámci jednotlivých odborů Úřadu Jednotlivým odborům, resp. oddělením Úřadu se tímto nařízením povoluje realizovat příjmy v hotovosti dle přílohy tohoto nařízení. Režim nakládání s finanční hotovostí se stanovuje takto: - výše hotovosti, kterou je povoleno na odboru přechovávat: 3.000,- Kč, v případě pevně zabudované uzamykatelné schránky 10.000,- Kč. Výjimky tvoří pouze níže uvedené odbory, resp. oddělení - výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na odboru matričním je stanovena na 100.000,- Kč, a to bez ohledu na povahu schránky, v níž je hotovost uchovávána - výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na odboru živnostenském je stanovena na 30.000,- Kč, a to bez ohledu na povahu schránky, v níž je hotovost uchovávána
- výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na oddělení správním odboru občansko správního je stanovena na 3.000,- Kč v případě pokladniček - výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na oddělení osobních dokladů a evidence obyvatel odboru občansko správního je stanovena na 10.000,- Kč v případě pokladniček, v případě trezoru nebo pevně zabudované uzamykatelné schránky na úroveň 100.000,- Kč - termíny předávání hotovosti do některé z hlavních pokladen: nejpozději každý pátek a vždy k poslednímu dni v měsíci, dále vždy při dosažení povolené výše přechovávané hotovosti - s osobami odpovědnými za nakládání s hotovostí musí být sepsána dohoda o hmotné odpovědnosti - veškeré nakládání s hotovostí je evidováno v pokladní knize, tj. všude tam, kde je vybírána hotovost, vede odpovědná osoba pokladní knihu. V případě hlavních pokladen a pokladniček ZPS prostřednictvím systému GINIS - při předávání hotovosti hlavní pokladně je příslušná strana pokladní knihy potvrzena podpisem vedoucího odboru a podpisem osoby, která pokladní knihu vede. Dále je zde uvedeno datum a razítko. Originál listu se spolu s hotovostí předá pokladníkovi hlavní pokladny - na vyúčtování hotovostí na odborech se vztahují veškeré pokyny platné pro provádění inventarizací a vyúčtování pokladen k 31. 12. každého roku. K tomuto datu musí být veškerá hotovost vypořádána s hlavní pokladnou tak, aby její stav byl roven nule - na vyúčtování hotovostí hlavních pokladen se vztahují veškeré pokyny platné pro provádění inventarizací a vyúčtování pokladen k 31. 12. každého roku. K tomuto datu musí být veškerá hotovost vypořádána tak, aby její stav byl roven nule XIII. Účinnost Tato směrnice nabývá účinnosti dnem vydání a ruší přílohu č. 1 Usnesení RMČ 482 ze dne 16.7.2008.
Příloha ke Směrnici Rady městské části k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Seznam pokladniček realizovaných odbory Úřadu městské části Praha 3 odbor druh činnosti předáváno kam matriční správní poplatky občansko správní správní poplatky blokové pokuty pokladna S51 kultury - informační kancelář správní poplatky, kopírovací služby, a drobných upomínkových předmětů hospodářské správy podatelna L14: kopírovací služby, prodej tiskopisů podatelna S51: prodej tiskopisů kopírovací služby technické správy majetku a investic bytů a nebytových prostor rozmnožovna H9: kopírovací služby poplatky za zadávací dokumentace správní poplatky, kopírovací služby dopravy blokové pokuty, správní poplatky pokladna S51 životního prostředí blokové pokuty, správní poplatky pokladna S51 sociálních věcí prostředky veřejného opatrovníka, Školství zdravotnictví správní poplatky, záloha na dárky prostředky vedoucí jeslí nesouvisí s pokladnou ÚMČ pokladna S51 Nesouvisí s pokladnou ÚMČ výstavby kopírovací a archivní služby živnostenský blokové pokuty Použité zkratky: ZPS - zóna placeného stání H9 - Havlíčkovo nám. 9 S51 - Seifertova 51 L14 - Lipanská 14