Výroční zpráva o činnosti kontrolní komise SBD Hlubina za období od 26.5.2008 do 27.5.2009 1) Výtah ze Stanov SBD Hlubina k oprávněním a funkci kontrolní komise Čl. 77 Kontrolní komise 1) Kontrolní komise je oprávněna kontrolovat veškerou činnost družstva a projednávat stížnosti členů družstva. 2) Kontrolní komise se vyjadřuje k řádné účetní závěrce a k návrhu na rozdělení zisku nebo na úhrady ztráty družstva. 3) Kontrolní komise je oprávněna vyžadovat od představenstva jakékoli informace o hospodaření družstva. Představenstvo je povinno bez zbytečného odkladu oznámit kontrolní komisi všechny skutečnosti, které mohou mít závažné důsledky v hospodaření nebo postavení družstva a jeho členů. Totéž platí i ve vztahu k řediteli družstva. Pověření členové kontrolní komise jsou oprávněni se zúčastnit zasedání všech orgánů družstva. 4) Na zjištěné nedostatky upozorňuje kontrolní komise představenstvo a vyžaduje zjednání nápravy. 6) Neodstraní-li představenstvo zjištěné nedostatky, je kontrolní komise oprávněna požádat představenstvo o svolání shromáždění delegátů. Čl. 78 4) Kontrolní komise odpovídá za svou činnost shromáždění delegátů a podává mu zprávy o své činnosti. Na ostatních orgánech družstva je nezávislá. 2) Informace o členech a práci kontrolní komise 26.5.2008 byli do kontrolní komise zvoleni Mgr. Bárta, Ing. Klimšová, p. Franček, Mgr. Petrová, Ing. Řeha a náhradník p. Michajlov. Předsedou KK byl zvolen na ustavující schůzi Mgr. Bárta, místopředsedou p. Franček. Na 10. schůzi konané 1.12.2008 byl místopředsedou KK zvolen Ing. Řeha. Ing. Klimšová odstoupila z kontrolní komise na 11. schůzi 12.1.2009. Místo ní se stal členem KK náhradník p. Michajlov. Na 15. schůzi 27.4.2009 odstoupil z funkce předsedy KK Mgr. Bárta. Poslední schůze KK před Shromážděním delegátů se bude konat 18.5.2009. K datu Shromáždění delegátů 27.5.2009 odstupují z kontrolní komise Ing. Řeha a Mgr. Petrová. 1
Kontrolní komise se v období od 26.5.2008 do 27.5.2009 sešla šestnáctkrát. Při každém jednání byla KK usnášeníschopná v souladu se Stanovami článek 58, bod 3. Členové KK se zúčastnili všech zasedání představenstva. 3) Stížnosti 1. Pan Josef Šimurda, Na Jízdárně 3020/20, Ostrava 1, 702 00 Stížnost na prověření postupu Správy SBD Hlubina při zadávání zakázky na provedení stavebních prací. Ve věci zadávání zakázky lze konstatovat, že výběr firmy byl proveden na základě výběrového řízení, ke kterému byli přizváni zástupci samosprávy, kteří provedli výběr firmy. Faktura za provedené práce byla proplacena chybou správy. KK doporučila správě řešit nápravu poškozené fasády domu a faktury proplácet jen po konzultaci se samosprávou. 2. Paní Ilona Cholevová, Zelená 45, Moravská Ostrava, 702 00 Stížnost na přípravu výměny oken. Stížnost nebyla v kompetenci kontrolní komise z důvodu právní subjektivity sdružení vlastníků jednotek (SVJ) v daném domě. 3. Pan Kostruch, Gregorova 12,14,16, Ostrava 1, 701 00 Stížnost na postup jednání SBD Hlubina neoprávněné zvýšení nájmu. Stížnost byla neoprávněná, protože správa SBD Hlubina respektovala rozhodnutí samosprávy viz. Zápis z jednání shromáždění společenství vlastníků jednotek z dne 1.4.2008 bod 3). 4. Pan Antonín Soušek, Bohumínská 73,Slezská Ostrava, 702 00 Prošetření záležitosti opravy střechy. Stížnost byla oprávněná a došlo k opravě střechy. 5. Paní Eva Tobolová, Sládkova 22, Moravská Ostrava, 701 00 Stížnost na postup správy družstva ve věci neodstraněných závad. Stížnost byla oprávněná z důvodu prodlužování odstraňování reklamačních závad fa Corado. 6. Pan Poluda, pan Bak, Vdovská 696/36, Ostrava Muglinov, 712 00 Stížnost na revitalizaci domu. Kontrolní komise shledala formální nedostatky při pořizování zápisů ze schůzí samosprávy. Dále shledala nedostatky v práci technického 2
úseku a tyto informace předala představenstvu družstva. Stěžovatelům bylo doporučeno zvolení nového výboru samosprávy. 7. Pan Otmar Kuczera, Sládkova 16,18,20,22,24 a 26, Ostrava, 701 00 Stížnost na průběh revitalizace domu, práci technického úseku SBD Hlubina a žádost o sjednání nápravy. Z šetření vyplývá, že celkový průběh stavby nelze hodnotit špatně. Během revitalizace docházelo k nedostatečné komunikaci mezi správou SBD hlubina a předsedou samosprávy. Při podpisu předávacího protokolu došlo k neshodám mezi správou a předsedou samosprávy a z toho plyne řešení dalších reklamačních závad, které nejsou stále dořešeny. Kontrolní komise vyzvala představenstvo k uplatnění právních (sankčních) prostředků vůči fa Corado a posílení technického úseku minimálně o jednoho plnohodnotného pracovníka. Kontrolní komise se osobně účastnila na schůzích samosprávy a velmi intenzivně sleduje řešení celé stížnosti. 8. Pan Petr Macháček, Sládkova 18, Ostrava 1, 70100 Škoda na majetku žádost o sjednání nápravy. Kontrolní komise konstatuje, že opravy reklamačních závad fa Corado trvají neúměrně dlouho a vyzvala představenstvo družstva k přípravě právních kroků proti fa Corado v případě nedodržení reklamačního termínu. 9. Pan Stanislav Bystřický, Jindřichova 10/2603, Moravská Ostrava, 702 00 Vyjádření odvolání ke sdělení zn.1/36/08/11947 ze dne 18.11.2008. Stížnost na neúplnost zápisu je oprávněná. Kontrolní komise žádá doplnění zápisu předsedu samosprávy. 10. Pan Ivo Anlauf, Oskara Motyky 1, Ostrava 1, 701 00 Žádost o nápravu a kontrolu činnosti (nečinnosti). Kontrolní komise obdržela podklady z technického úseku až po mnoha urgencích. Proběhlo jednání s p. Anlaufem, na kterém byl vyjasněn předmět stížnosti. Stěžovatel připraví další podklady a ekonomický úsek předá kontrolní komisi soupis fakturací revitalizace na O.Motyky 1 a podklady k fakturaci (předávací protokoly). Šetření stížnosti pokračuje. 11. Pan Bohuslav Čech, Vršovců 19, Ostrava, 701 00 Stížnost na způsob přípravy revitalizace domu. Kontrolní komise dle dostupných materiálů shledala stížnost jako neoprávněnou a to pro řádné výběrové řízení, osobní informační schůzi za přítomnosti vedoucího technického úseku pana Vykydala, řádného podkladu pro vyřízení úvěru u ČSOB s podpisy vlastníků i nájemníků. 3
12. Pan Miloš Černý, Sládkova 16, Ostrava 1, 701 00 Stížnost na neodstranění reklamačních závad okna a fasáda. Kontrolní komise konstatuje, že opravy reklamačních závad fa Corado trvají neúměrně dlouho a vyzvala představenstvo družstva k přípravě právních kroků proti fa Corado v případě nedodržení reklamačního termínu. Stížnost byla oprávněná. 13. Pan Bohuslav Čech, Vršovců 19, Ostrava, 701 00 Doplnění ke stížnosti č. 11 14. Pan Juraj Hon, Bohumínská 64, Ostrava, 710 00 Stížnost na nekompetentní postupy S.Balona ředitele a V.Vykydala vedoucího TÚ. Po prostudování všech dostupných podkladů kontrolní komise konstatuje, že obecně došlo k pochybení manažerů SBD Hlubina ve smyslu zcela nedostatečné komunikace se samosprávou. Uzavírání smluv bez projednání a schválení samosprávou a navíc neinformování samosprávy o uzavření dodatků je projevem výše zmíněné nedostatečné komunikace a z těchto důvodů je stížnost oprávněná. Vůči bývalému řediteli SBD Hlubina p. Balonovi již byla vyvozena zodpovědnost za tento i další případy manažerských pochybení a 2.3. 2009 byl představenstvem odvolán. Byl přijat nový pracovník na technický úsek a připravují se i další opatření pro zlepšení stávajícího stavu přípravy a realizace revitalizací. 15. a) Ing. Dagmar Valová, Ing. Miroslav Vala a Ing. Hála, Fr. Hajdy 12, Ostrava Hrabůvka, 700 30 Stížnost na porušení správy společných části domu správce SBD Hlubina a na postup při odborném zadávání a přebírání technické dokumentace. Stížnost je v šetření. b) Rodina Valova, Fr. Hajdy 12, Ostrava Hrabůvka, 700 30 Stížnost na provedení poptávkového řízení. Stížnost je v šetření. 16. Pan Milan Fojt, Arbesova 1057/1, Ostrava Přívoz, 702 00 Převod bytu do osobního vlastnictví pokus o smír. Bylo zasláno vyjádření JUDr. Jarmily Bajerové, se kterým kontrolní komise souhlasí. 4
17. Pan Mrázek, Morys, Pelhřimovský a Ing. Hulva, P.Křičky 2699/3, Ostrava 1, 70100 Stížnost na realizaci rekonstrukce vestibulu a přípravu revitalizace. Kontrolní komise získala podklady od správy družstva i samosprávy a proběhla jednání se zástupci samosprávy, technického úseku SBD i realizační firmy. Realizační firma přislíbila dodat své písemné stanovisko po jednání na místě stavby do 20.5.2009. Stížnost je dále v šetření. 18. Pan Josef Titko, Albínova 573/19, Ostrava Petřkovice Žádost o revizi vyúčtování z roku 1999 za střechu a ústřední topení. Došlo-li k chybě vyúčtování v roce 1999, není ji v dnešní době možno dohledat a dále prošetřit. Člen družstva (nebo vlastník) má možnost se odvolat proti vyúčtování do 21 dnů od doručení vyúčtování daného roku. 19. Pan Mgr. Václav Komárek, Bohumínská 55, Ostrava 710 00 Stížnost na neoprávněné vyplacení odměn samosprávy. Odměny pro samosprávu přebíral předseda samosprávy a nese zodpovědnost za předání odměn členům samosprávy. Na pokladně SBD Hlubina předseda samosprávy stvrdil převzetí odměn svým podpisem. Správa družstva splnila svou povinnost tím, že byly vyplaceny odměny členům samosprávy na základě doložených tiskopisů podepsaných předsedou samosprávy s uvedením data projednání a schválení. 20. Pan Arnošt Grym, Mánesova 17, Moravská Ostrava, 70200 Oznámení námitky představenstvu dle čl.69, odst.1/ stanov SBD Hlubina. Kontrolní komise vzala námitku na vědomí. Odpověď byla v kompetenci představenstva. 4) Další kontrolní činnost komise Za období květen 2008 květen 2009 byly provedeny následující kontroly: a) kontrola pokladny a cenin 4.11.2008 byla provedena inventarizace pokladny a cenin. Byla provedena fyzická inventura pokladny a cenin a srovnáním s účetním stavem nebyl zjištěn inventarizační rozdíl. 5
Kontrola zaúčtování výdajových dokladů: Prvotní účetní doklad je spolu s formulářem Převzetí finančních prostředků hospodářského střediska domu, který je podepsán 2 členy samosprávy, před proplacením vždy předložen k ověření věcné správnosti dokladu příslušnému technikovi SBD Hlubina. Pokladní doklad musí být vždy opatřen podpisem zaměstnance s podpisovým právem. Po zaúčtování pokladních dokladů je každý doklad v tištěné podobě opatřen parafou ředitele SBD a ekonoma SBD a založen. Při zástupu v pokladně je vždy provedena fyzická inventura. b) Kontrola práce samospráv Kontrola byla provedena 10.11.2008 na správě SBD Hlubina a předmětem kontroly byly zápisy členských schůzí, evidování dokumentace a dodržování směrnic SBD Hlubina. Kontrolní komise si pro kontrolu zápisu samospráv vybrala šest náhodně zvolených samospráv. Byly zjištěny vážné formální nedostatky při pořizování zápisů schůzí samospráv dle čl. 65, bodu 1) 2) Stanov. Kontrolní komise doporučuje zavést do pracovní náplně pracovnicím bytového oddělení roční kontrolu zápisů samospráv. c) Kontrola hospodaření domovních samospráv v oblasti nákupu materiálu 7.10.2008 proběhla kontrola hospodaření samospráv. Bylo namátkově zkontrolováno 5 středisek a jejich výdaje za období 7/2007-6/2008. U všech kontrolovaných středisek jsou doklady řádně evidovány a archivovány. Nebyly shledány žádné chyby. 6
5) Vyjádření kontrolní komise k řádné účetní závěrce a k návrhu na rozdělení zisku nebo na úhrady ztráty družstva Kontrolní komise nemá připomínky k řádné účetní závěrce a k návrhu na rozdělení zisku nebo na úhrady ztráty družstva. Kontrolní komise doporučuje shromáždění delegátů schválení Výroční zprávy SBD Hlubina za rok 2008. 6) Zpráva kontrolní komise a) Umožnění bezhotovostního vyplácení plateb členům družstva (odměny samospráv, přeplatky apod.) Pro snížení nákladů na posílání složenek, snížení zatížení pracovníků správy vydáváním hotovosti a zvýšení komfortu pro členy družstva KK navrhla umožnění vyplácení plateb členům družstva bankovním převodem. V zápisu představenstva č. 9 z 24.11.2008, bod 8) představenstvo schválilo Usnesení č. 22/2008: Představenstvo jednomyslně schvaluje návrh KK řešení bezhotovostních plateb a zároveň ukládá správě družstva umožnit vyplácení plateb členům družstva bezhotovostně na základě sdělení čísla účtu na přiloženém formuláři podepsaném před pracovníkem družstva. Informace o této možnosti bude zveřejněna na pokladně SBD a v příštím Informátoru. b) Doporučení pro realizaci rekonstrukcí Na základě zkušeností s řešením stížností formulovala kontrolní komise následující doporučení na schůzi představenstva č. 13 z 2.3.2009 KK také konstatuje, že smlouvy o dílo mezi SBD Hlubina a zhotoviteli rekonstrukcí obsahují formální chyby, které znemožňují efektivní postup proti zhotoviteli rekonstrukce v případě neplnění smluvních povinností. Další problémy u rekonstrukcí nastávají při změnách rozsahu nebo způsobu provedení díla během realizace. Pokud tyto změny nejsou dobře zdokumentovány, vznikají nepřesnosti v účtování prací. KK žádá představenstvo o stanovení takových pravidel pro uzavírání smluv s dodavateli rekonstrukcí, aby byla výrazně posílena pozice družstva vůči stavebním firmám a o zajištění formální správnosti uzavíraných smluv (parafování právníkem družstva, vyžadování použití formulací stanovených družstvem atd.). 7
Celkově je potřeba nastavit přesnější pravidla pro rekonstrukce (např. kdo může schválit změny rozsahu díla) a také posílit technický úsek tak, aby mohl přesnější pravidla efektivně realizovat. Dalšími návrhy kontrolní komise je trvání na zádržném po dobu záruky a požadování splatnosti minimálně 30 dnů tak, aby uhrazení faktury mohlo být konzultováno se samosprávou. Zástupce samosprávy by vždy měl mít možnost vyjádřit se k předání stavby nebo její části. Správa by také měla ověřovat mandát osoby jednající za samosprávu podle zápisů ze schůzí samosprávy, např. zda je oprávněna měnit rozsah rekonstrukce apod. c) Informování samospráv o proplácení faktur Na základě usnesení Shromáždění delegátů mají být faktury propláceny jen se souhlasem samosprávy. KK konstatuje, že není možné upustit od této praxe jen na základě toho, že většinu faktur se zástupci samosprávy nedostaví podepsat. Důležité je, že jsou o proplacení faktury informování a mají možnost případnou platbu projednat se správou družstva, pokud s ní nesouhlasí. Častou stížností samospráv je, že se o úhradách zaplacených z fondu oprav dozvídají s několikaměsíčním zpožděním, což vyvolává u samospráv oprávněný pocit nedostatečné kontroly nad prostředky, se kterými mají hospodařit. d) E-mail kontrolní komise Pro rychlejší komunikaci se členy družstva byl zřízen e-mail kontrolni.komise@sbdhlubina.cz e) Účast členů družstva na rozhodování Některé stížnosti vznikají jako důsledek nedostatečné účasti družstevníků na správě a rozhodování o svém majetku. Na schůzích samospráv je často jen malá účast a následně se objevují stížnosti od členů družstva, kteří se schůzí neúčastnili a o dění v samosprávě se nezajímali. Kontrolní komise vyzývá všechny členy družstva k aktivní účasti na schůzích samospráv. V Ostravě 13.5.2009 8