jednání Rady města Ústí nad Labem dne: 10.6.2015 bod programu: 63 věc: Organizační změny dopad na rozpočet: ano zpracoval: Mgr. Romana Habrová, vedoucí kanceláře tajemníka MmÚ Mgr. Miloš Studenovský, vedoucí PEO KT Ing. Marcela Kittlerová, vedoucí PO KT předkládá: Mgr. Jiří Javorčák, tajemník MmÚ projednáno: vedení města na vědomí: přizváni k jednání:
Usnesení: Rada města po projednání A) r e vokuje 1. bod A) 2. a-d usnesení rady města č. 2/14a ze dne 25.11.2014 B) s c hvaluje 1. změnu Organizačního řádu MmÚ s účinností od 1.10.2015 takto: a) zřízení oddělení městských organizací s ekonomickým úsekem na odboru dopravy a majetku b) změnu názvu odboru dopravy a majetku na odbor dopravy, majetku a městských organizací c) převod agendy provozně technického oddělení a převod 11 tabulkových míst z odboru školství, kultury, sportu a sociálních služeb na odbor dopravy, majetku a městských organizací d) zrušení odd. ekonomiky městských organizací na finančním odboru e) převod agendy ekonomiky městských organizací a 2 tabulkových míst z finančního odboru na odbor dopravy, majetku a městských organizací f) zrušení odboru školství, kultury, sportu a sociálních služeb o celkovém počtu 29 zaměstnanců g) zřízení odboru školství a sociálních služeb o celkovém počtu 10 tabulkových míst s dvěma odděleními: odd. školství a odd. nestátních sociálních služeb h) převod agendy školství a nestátních sociálních služeb vč. 8 tabulkových míst ze zrušeného odboru školství, kultury, sportu a sociálních služeb do nově vytvořeného odboru školství a sociálních služeb i) zřízení odboru kultury, sportu a cestovního ruchu o celkovém počtu 13 tabulkových míst se dvěma odděleními: odd. kultury a sportu a odd. cestovního ruchu j) převod agendy kultury, sportu a cestovního ruchu vč. 10 tabulkových míst ze zrušeného odboru školství, kultury, sportu a sociálních služeb do nově vytvořeného odboru kultury, sportu a cestovního ruchu k) zřízení odboru strategického rozvoje o celkovém počtu 17 tabulkových míst se třemi odděleními: odd. projektů a dotací, odd. koncepcí a odd. proinvestorské politiky l) převod agendy odd. strategického rozvoje a agendy hl. architekta vč. 11 tabulkových míst z odboru rozvoje města do nově zřízeného odboru strategického rozvoje m) převod agendy Zdravého města a MA21 a 1 tabulkového místa ze zrušeného odboru školství, kultury, sportu a sociálních služeb na odbor strategického rozvoje n) změnu názvu odboru rozvoje města na odbor investic a územního plánování o) změnu statusu úseku GIS na odboru investic a územního plánování na status oddělení GIS p) převod agendy památkové péče ze zrušeného odboru školství, kultury, sportu a sociálních služeb vč. 1 tabulkového místa na odbor investic a územního plánování q) zřízení právního odboru o celkovém počtu 23 tabulkových míst s odd. právním, odd. veřejných zakázek a odd. správy pohledávek, které se ještě člení na 2 úseky: úsek vymáhání z pokut a úsek vymáhání poplatku za komunální odpad r) zrušení právně ekonomického oddělení v kanceláři tajemníka a převod právní agendy vč. vymáhání pohledávek a 8 tabulkových míst z kanceláře tajemníka do nově zřízeného právního odboru s) zrušení ekonomického úseku na odd. přestupků v dopravě v odboru kontroly t) převod agendy vymáhání pokut z přestupků a 4 tabulkových míst z odboru kontroly do nově zřízeného právního odboru
u) převod agendy vymáhání poplatku za komunální odpad z inkasního odd. finančního odboru vč. 3 tabulkových míst na nově zřízený právní odbor v) zřízení odboru informačních technologií 2. změnu přílohy č. 1, 2 a 6 organizačního řádu v předloženém znění 3. počty zaměstnanců v jednotlivých odborech k datu 1.10.2015 jsou dány přílohou č. 2 organizačního řádu 4. celkový počet zaměstnanců města zařazených do Magistrátu města Ústí n.l. se k 1.10.2015 zvyšuje na 393 5. změnu znění bodu 11.5.1. článku 11 Náměstci primátora organizačního řádu dle přílohy č. 3 důvodové zprávy C) u kl á dá 1. Mgr. Romaně Habrové, vedoucí kanceláře tajemníka a) zajistit vydání příslušného dodatku ke Směrnici Rady města č. 2/2014 ve smyslu bodu A) T: 31.7.2015
Důvodová zpráva: Na základě výzvy vedení města předložila KT s ohledem na dlouholeté zkušenosti a důkladné znalosti jednotlivých agend dne 4.5.2015 návrh na komplexní org. změnu magistrátu města, jejímž cílem měla být zejména efektivní práce úředníků, kvalitní spolupráce a sdílení potřebných informací jednotlivých organizačních jednotek mezi sebou a získávání ucelených dat pokud možno z jedné org. jednotky. Tento návrh byl vedením města diskutován, doznal několika změn a ta finální je radě města předkládána ke schválení. V r. 2012 byla dokončena v rámci org. změn eliminace malých, ale ve struktuře MmÚ nejvýše posazených organizačních celků a jejich integrace s jinými, svou činností blízkými odbory. Během uplynulých 5 let se ukázalo, že zejména 2 odbory, a to OŠKSS a ORM, jsou předimenzovány různými agendami, kdy pro vedoucího odboru se tak kumulovaly povinnosti, které se z časových důvodů a nezřídka i vědomostních nedají zvládnout v odpovídající kvalitě. Je potřeba větší specializace do jednotlivých agend a tyto zvládat efektivně, v pracovní době a s vysokou znalostní úrovní. K jednotlivým org. změnám: Již dlouho se KT snažila o vznik odd. veřejných zakázek vč. jejich elektronické evidence, doposud neúspěšně. Je potřeba si uvědomit, že není lehké pro úředníky napříč magistrátem potýkat se se záludnostmi zákona o VZ a s jeho častými novelami. Je daleko snazší všechny VZ řešit přes odborné oddělení, které mnoha opakováními si všechny procesy zautomatizuje, zažije a minimalizují se chyby. Navrhujeme tedy zřídit toto odd. v rámci nově vytvořeného právního odboru s tím, že do čela odd. veřejných zakázek bychom postavili právníka. S elektronickou evidencí VZ jsme začali pracovat od 1.5.2015. Rovněž na podnět KT se v r. 2011 začalo pracovat s myšlenkou sjednocení pohledávek do jednoho odboru MmÚ, počítalo se i s postupným převzetím vymáhání pohledávek za městské obvody. K realizaci nakonec (nám z neznámých důvodů) nedošlo. V pohledávkách města jsou uloženy desítky milionů korun. Dle našeho názoru je potřeba tímto směrem upřít mimořádnou pozornost, přičemž rozhodně stojí za to, zafinancovat nástroje, kterými si město pohledávky vymůže. Navrhujeme proto zřídit pod právním odborem odd. správy pohledávek, které bude vymáhat všechny pohledávky MmÚ. Sjednotí se procesy, postupy, přehled, statistiky půjdou z jednoho místa. Rozpad uspokojených pohledávek bude prováděn po účetní stránce správně, protože se tak bude dít opět z jednoho místa v rámci MmÚ. Doporučujeme postupně přejít ke sjednocení vymáhání pohledávek v rámci celého města, tj. celý vymáhací proces města realizovat na MmÚ. V návrhu změny org. struktury se vracíme k organizační jednotce, která v minulosti celkem dobře fungovala, a to k odboru strategického rozvoje. Tento navrhujeme rozčlenit na 3 oddělení. V prvním zůstane agenda dotačních titulů. V dalším pak vznikne na základě požadavku vedení města koncepční pracoviště a doporučujeme vrátit se k proinvestorské politice města a řešení brownfieldů. Zaměstnanci tohoto odboru by měli hledat motivaci především v projektech, které alespoň částečně zaplatí jejich práci, tak jako tomu bylo doposud. KT navrhla místo jednoho odboru OŠKSS, který byl předimenzován agendami a poddimenzován personálně, zřídit odbory dva: odbor městských organizací a školství a odbor sociálních služeb a volnočasových aktivit. Bylo zvažováno, zda oblast školství
nezařadit do odboru sociálních služeb a volnočasových aktivit, ale agenda školství je natolik provázaná s oblastí financování škol jako příspěvkových organizací města, že jsme se rozhodli školství ponechat v odboru městských organizací a školství. Zachovali bychom tedy propojení oblasti školství s agendou příspěvkových organizací, neboť je zde přímá souvislost vzájemného předávání informací a práce s nimi. Zároveň jsme navrhli vrátit do tohoto odboru odd. ekonomiky příspěvkových organizací, které bylo z původního OŠKSS v r. 2012 vyčleněno na finanční odbor. Ekonomika p.o. však těsně souvisí s dalšími činnostmi prováděnými v této oblasti, a ukázalo se jako neefektivní, aby byla prováděna v rámci jiného odboru. Po několika konzultacích takto navržené změny se vedení města rozhodlo k jiné variantě, a to k vytvoření odboru školství a sociálních služeb a odboru kultury, sportu a cestovního ruchu s tím, že servis (zřizovací listiny, majetek, opravy, ekonomika) příspěvkovým organizacím se přesouvá z dosavadního OŠKSS na nově vytvořené odd. městských organizací s ekonomickým úsekem v odboru dopravy a majetku, jenž dozná změny v názvu: odbor dopravy, majetku a městských organizací. KT navrhla i samostatný odbor přestupků v dopravě. Nyní přestupky v dopravě řeší 2 oddělení s počtem 22 zaměstnanců pod odborem kontroly s celkovým počtem zaměstnanců 41. Nový odbor přestupků v dopravě by tedy vznikl v podstatě osamostatněním odd. přestupků v dopravě v nynějším odboru kontroly s tím, že KT navrhla v souvislosti s touto org. změnou navýšit tabulková místa, aby se práce na tomto úseku činností zklidnila, zaměstnanci stíhali přestupky řešit a nebyli vystavováni stresovým situacím zejména z hlediska časové tísně. Kvantita práce na tomto odd. je velmi vysoká a činnosti zde prováděné si zaslouží přímý dohled vedoucího odboru. To je v současných podmínkách nerealizovatelné. Během letošního roku jsme přistoupili ke dvěma krokům, které by zrychlily práci zejména přestupků na úseku kamerového systému. V tuto chvíli se testuje přímé propojení přestupkového SW (Agendia) s kamerovým systémem, kdy se některá data přenesou automaticky a zaměstnancům tak částečně odpadne ruční zpracování dat. Druhým krokem bylo podání žádosti na MDČR o přímé propojení našeho IS s registrem vozidel, tak aby zaměstnanci mohli komfortně vyhledávat potřebná data z jednoho systému a nemuseli přeskakovat při ověřování a vyhledávání dat z jednoho systému do druhého vč. přihlašování hesly. Dle telefonického sdělení MDČR budeme co nejdříve vyzváni k osobnímu jednání s nimi, abychom si přímý vstup do zmíněného registru obhájili, čímž bychom v případě úspěchu zaznamenali opravdu velký krok k efektivitě práce na úseku přestupků v dopravě z kamerového systému města. Vedení města se po svých konzultacích zatím nerozhodlo k osamostatnění oddělení přestupků v dopravě, proto v grafickém schématu MmÚ nedochází na odboru kontroly k žádné změně. Vedení města zřizuje i nový odbor informačních technologií, kde je zatím zřízeno 1 tabulkové místo, nicméně bez prac. náplně činností tohoto odboru. Dopady org. změny: značný dopad na informační systém města. Tomu bude muset předbíhat důkladná a přesná příprava, která bude vyžadovat spolupráci všech dotčených odborů i řadových pracovníků Metropolnetu. S ohledem na letní měsíce a čerpání dovolených vidíme jako schůdný termín realizace od 4.Q tohoto roku (mimo jiné v souladu s požadavkem vedoucího FO, aby byla změna účinná pokud možno vždy k začátku kvartálu). Nastavení IS města na novou org. změnu: vznik nových org. jednotek, vazby na majetek a smlouvy evidované v ekon. systému města (hromadné přesuny
majetku či smluv neudělá MNET bude muset dodavatel), změny v personálním systému, oprávnění a přístupy do agend v modulu EOS (návaznost na základní registry), nastavení nové org. struktury a toků dokumentů ve spisové službě, přesun dokumentů ve spisové službě. Výběrová řízení na nově vzniklé pozice - bude administrativně i časově náročné zejména pro pracovnice personálního odd. (musí být součástí výběrové komise) i vedoucí dotčených odborů. Pokud bychom účinnost nastavili dříve, trefujeme se org. změnou do období dovolených, kdy účast vedoucího odboru na výběrových řízení je nezastupitelná je nutný delší časový interval. Zaměstnance je potřeba vybrat ještě před účinností org. změny, jinak by v některých případech neměl kdo zajišťovat agendy uvedené ve schválených pracovních náplních nových odborů. Personální odd. bude muset provést revizi platových zařazení všech zaměstnanců, kteří budou org. změnou nějak dotčeni (převody zaměstnanců pod jiné org. jednotky). Před účinností org. změny je potřeba zpracovat náročné rozp. opatření, kde se budou ze stávajících odborů částečně převádět finanční prostředky na nově vzniklé odbory, příp. jinam zařazená oddělení (nutno odpovědně vyčíslit k co nejpozdějšímu datu před účinností org. změny). Tomu musí předcházet vytvoření nových PPR (položek podrobného rozpočtu) v nově založených organizačních jednotkách, aby bylo zástupcům finančního odboru jasné, kam se v rozpočtové skladbě budou finanční prostředky přesouvat. Toto budou muset řešit opět vedoucí odborů org. změnou dotčení, protože ti noví tu ještě nebudou, takže budou zatíženi vedle svých stávajících povinností nejen účastí na výběrových řízeních, ale i touto činností. Náročná stavba rozpočtu na r. 2016 pro vedoucí ORM, OŠKSS, KT, OK, FO i pro p. ekonomického náměstka, protože začnou tvořit rozpočty vždy pro 2 odbory: původní, který zůstane a nový, který se po vyčlenění z něj vytvoří a který ještě nebude mít svého vedoucího (s rozpočtem se začíná již v srpnu). Bude nutné zajistit aktualizaci informací uveřejněných ohledně magistrátu (zaměstnanci, telefonní čísla, zařazení do odboru, prac. náplně odborů, gesce náměstků) na webových stránkách města. Vzhledem k tomu, že se zřizují 4 úplně nové odbory s novými odděleními, znamená tato org. změna navýšení o 20 tabulkových míst. Samozřejmě by bylo přínosné, pokud by nově vzniklé organizační jednotky měly zaměstnance na pracovištích soustředěné a ne po různých patrech. Jde v podstatě o detail, ale někdy poměrně únavný, když zaměstnanci jednoho odboru se nacházejí na různých patrech. V minulých 5 letech proběhly již 3 zásadní org. změny, které měly dopad na stěhování zaměstnanců, kdy někteří z nich se již stěhovali několikrát, a vždy to bylo poměrně náročné. Rozesetí zaměstnanců jednoho odboru po různých patrech v budově MmÚ je sice částečně řešitelné, ovšem v podmínkách stávající budovy MmÚ nikoli ideálně. Stěhování by mělo smysl pouze v případě, kdy bude jasné, že min. do konce volebního období další org. změna vyžadující stěhování zaměstnanců MmÚ nepřijde. Dopad na rozpočet o S vytvořením nových pracovních míst je spojeno i jejich financování. Hrubým odhadem (i s ohledem na jaké org. úrovni nová místa vznikají) znamená 20 nových tabulkových míst nárůst v platech cca 6,5 mil. Kč a
2,2 mil. Kč na pojistném za rok. Tyto finance lze řešit zapojením uspořených platových prostředků z r. 2014 do letošního rozpočtu. o Další finanční prostředky si vyžádají tzv. provozní náklady. Průměr provozních nákladů na 1 zaměstnance za rok je odborem hospodářské správy vyčíslen na cca 48 tis. Kč. Reálně ovšem bude tato částka nižší, neboť se přijetím nových zaměstnanců nezvýší náklady např. na teplo či el. energii. o Náklady na HW pro nové zaměstnance budou řešeny s představenstvem společnosti Metropolnet, nicméně se předpokládá, že i zde půjde o dopad na rozpočet města (cca do 0,5 mil. Kč). Provozní záležitosti: o o o o Zhotovení nových razítek příprava pracovišť pro nové zaměstnance: nutný rozbor současného obsazení kanceláří v budově MmÚ, dohodnout přesuny případné stěhování bude časově náročné potřebné finance na vybavení - jak kancelářské, tak výpočetní techniky nutno řešit navýšením rozpočtu OHS a MNET v dostatečném předstihu změny v hlavičkách připravených šablon zejména v IS Agendio a Navision nutné pro výkon agend, potřebná součinnost s MNET zajištění dalších IP telefonů pro nové zaměstnance (rezerva asi nebude stačit), mobilní telefony v rezervě máme Z výše uvedených důvodů navrhujeme radě města schválit organizační změnu s účinností nejdříve od 1.10.2015. Změnou org. řádu dochází i ke změně v tzv. gescích. Gesce v minulosti byly přiděleny vždy pouze primátorovi a jeho náměstkům. Předchozí vedení města zvolilo přidělování gescí jednotlivým radním zřejmě v nouzové situaci, kdy primátor a jeho jediný náměstek nemohli zvládat nápor různých problematik. Vzhledem k tomu, že neuvolněný radní má k dispozici ve srovnání s radním uvolněným minimum časového prostoru řešit svoji gesci, jeví se tento způsob ne zcela šťastným, je však samozřejmě v plné rozhodovací kompetenci rady města. Vedení města se rozhodlo, že gesce vztáhne pouze na uvolněné zastupitele, takže kompetence v jednotlivých oblastech jsou s jedinou výjimkou rozděleny pouze mezi primátora a jeho náměstky. Oblast bezpečnosti a prevence kriminality zůstává nadále v gesci radní Ivety Tomkové. Přílohy: č.1 usnesení č. 2/14a č.2 zkratky odborů MmÚ (příloha č. 1 k Organizačnímu řádu MmÚ) č.3 grafické organizační schéma MmÚ (příloha č. 2 k Organizačnímu řádu MmÚ) č.4 pracovní náplně činností kanceláře primátora, kanceláře tajemníka a jednotlivých odborů (příloha č. 6 k Organizačnímu řádu MmÚ) č.5 nový text bodu 11.5.1. článku 11 organizačního řádu
Příloha č. 1 2/14a Změna organizačního řádu MmÚ Rada města po projednání A) s ch valuje 1. změnu organizačního řádu MmÚ (dále jen OŘ) takto: a) text bodu 11.5. v článku 11 OŘ se ruší a nahrazuje novým zněním dle přílohy č.1 důvodové zprávy 2. kompetence radních takto: a) Mgr. David Daduč strategie rozvoje města s důrazem na územní plán, životní prostředí b) Pavel Štěpař investice, přeshraniční spolupráce c) Jaroslav Achab Haidler kultura a cestovní ruch d) Milan Krejčí doprava, sport e) Yveta Tomková bezpečnost, prevence kriminality B) uklád á 1. Mgr. Romaně Habrové, vedoucí KT a) zajistit vydání příslušného dodatku ke směrnici RM č. 2/2014 Organizační řád ve smyslu bodu A)1 tohoto usnesení T: ihned
Příloha č. 2 Přehled odborů Magistrátu města Ústí nad Labem Název odboru Odbor životního prostředí Odbor dopravy, majetku a městských organizací Odbor investic a územního plánování Odbor strategického rozvoje Odbor hospodářské správy Odbor živnostenský Archiv města Ústí nad Labem Odbor sociálních věcí Odbor stavební Odbor školství a sociálních služeb Odbor kultury, sportu a cestovního ruchu Správní odbor Odbor kontroly Odbor finanční Právní odbor Odbor informačních technologií Kancelář primátora Kancelář tajemníka přidělená zkratka odboru OŽP ODMMO OIÚP OSR OHS ŽO AM OSV SO OŠSS OKS SPO OK FO PO OIT KP KT
Příloha č. 5 11.5. Kompetence náměstků primátora 11.5.1. 1. náměstek primátora zastupuje primátora města v době jeho nepřítomnosti v rozsahu stanoveném v ust. 104 odst. 1 zákona o obcích, je mu svěřen dohled nad majetkem města, společnostmi a organizacemi s majetkovým podílem města, příspěvkovými organizacemi. Odpovídá i za oblast životního prostředí, dopravy, územního plánování a zavedení principů transparentního hospodaření. Je oprávněn: k udílení souhlasu vlastníka k podnájmům v nemovitostech ve vlastnictví města Ústí nad Labem k udílení souhlasu vlastníka k nájmům uzavřeným na dobu delší jednoho roku a na dobu neurčitou v nemovitostech města Ústí nad Labem, svěřených do správy příspěvkovým organizacím, s výjimkou hrobových míst na pohřebištích ve správě Městských služeb Ústí nad Labem, příspěvkové organizace 11.5.2. 2. náměstek primátora odpovídá za finance a jejich konsolidaci, rozpočet a evropské fondy, dále i za oblast investic a strategického rozvoje. 11.5.3. 3. náměstek primátora odpovídá za oblasti školství, kultury, sportu, cestovního ruchu, rovněž i za sociální sféru a zaměstnanost. Je oprávněn za město: k odmítnutí dědictví, pokud bude městu Ústí nad Labem přiřknuto z důvodu, že vypravovalo pohřeb i přesto, že se k dědickému řízení nepřihlásilo, s výjimkou případů, kdy předmětem dědictví budou pouze finanční prostředky.