Představení výsledků projektu. Implementace procesního modelu s využitím ADONIS na Městském úřadě Prostějov

Rozměr: px

Začít zobrazení ze stránky:

Download "Představení výsledků projektu. Implementace procesního modelu s využitím ADONIS na Městském úřadě Prostějov"

Vratislav Němeček
před 8 lety
Počet zobrazení:

1 Představení výsledků projektu Implementace procesního modelu s využitím ADONIS na Městském úřadě Prostějov

2 Procesy Městského úřadu Prostějov Identifikováno 923 procesů Setříděno do 173 procesů Jeden proces zobecňuje postupy z více procesů Pro popis vybráno 15 procesů Popsáno 46 procesů v aplikaci ADONIS

3 Přehled procesů v organizačních jednotkách Analýza procesů městského úřadu zkratka název odboru procesy popsáno OKS Odbor kancelář starosty 16 8 OKT Odbor kancelář tajemníka 27 4 FO Finanční odbor OD Odbor dopravy 11 2 OOZ Odbor občanských záležitostí 11 2 ORI Odbor rozvoje a investic 6 3 OSSÚM Odbor správy a údržby majetku města 17 8 OSV Odbor sociálních věcí 12 2 OSZ Odbor správy a zabezpečení 11 2 OŠKS Odbor školství, kultury a sportu 9 1 OŽP Odbor životního prostředí 10 1 OŽÚ Odbor obecní živnostenský úřad 8 1 PM Právník města 6 1 SÚ Stavební úřad 8 1 celkem

4 Zavedení procesního řízení Počáteční fáze Dokumentace současného stavu Analýza Vytvoření cílové architektury Implementace cílové architektury Ukončení projektu Řízení projektu Stávající model (IS-model) Modelování Cílový model (TO BE-model)

5 Procesní mapa - přehled

7 Kritéria: Výběr procesů pro analýzy, optimalizaci. a. vazba na strategii (cíle) a CSF (jaké jsou předpoklady a podmínky pro dosažení cíle) b. Náklady (resp. čas) c. Jinak ( pohledem z okna )

8 Výběr procesů procesy volané procesy Rozpočet FO3 tvorba rozpočtu, KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, F06 Rozpočtové opatření, KS14. administrace jednání rady, 1 F04 a F05 nahrazuje Kontrola rozpočtu (pololetní, roční) KS15 administrace jednání zastupitelstva 2 KS6. Poskytování informací dle zák. č.106/1999 Sb nic 3 4 KS5. Řešení podání občanů, KS5.1. Podněty a petice, KS5.2. Stížnosti OSÚMM2. pronájem majetku, OSÚMM3. ukončení pronájmu, OSÚMM6. Prodej majetku 5 OŠKS1. Veřejná finanční podpora 6 FO12. Vymáhání pohledávek nic KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS15 administrace jednání zastupitelstva, FO12. Vymáhání pohledávek KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15. administrace jednání zastupitelstva, F06 Rozpočtové opatření, FO2. Udělení pokuty KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady 7 OSÚMM4. Zábory veřejného prostranství, OSÚMM4.1. Zábory veřejné zeleně, OSÚMM4.2. Zvláštní užívání komunikace nic 8 OSZ1. nakládání s přebytečným a neupotřebitelným majetkem KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady 9 KS2. Komplexní průzkum spokojenosti s místním společenstvím, KS3. Zjišťování spokojenosti občanů nic 10 OKT2. Hodnocení zaměstnanců nic 11 OKT1. Právní předpisy města - tvorba, přezkum, změny KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15 administrace jednání zastupitelstva 12 FO19. Vyřizování a řešení pojistných a škodních událostí, FO20. řešení pojistných událostí vozidel - zrušit - sloučeno s 19 FO22. vedení účetní agendy města 13 OKT9. Incident management nákup 14 OSÚMM5. Pořizování majetku, OKT10. Tvorba smluv 15 ORI5. administrace dotací celkem procesů a podprocesů: 25 KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15 administrace jednání zastupitelstva KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, ORI3. realizace záměrů a projektů celkem vyvolaných procesů: již zpracovaný a 2 vnější (výběrové řízení a nákup)

9 Úprava organizační struktury

10 Dokumentace strategické řídicí dokumenty strategické záznamy záznamy z kontrol a ověřování operativní řídicí dokumenty operativní záznamy vnitřní pracovní požadavky vnitřní sdělení požadavky a žádosti na produkt (převážně externí) pracovní dokumenty vyjádření úřadu externí vyjádření externí informace seznamy

11 Start procesu

12 Úprava aktivit

13 Úprava aktivit - popis

14 Úprava aktivit - dokumenty

15 Úprava aktivit časy / náklady

16 Úprava rozhodování proměnná přiřazení proměnné

17 Vazba následovník - popis

18 Vazba následovník - podrobnosti

19 Výpočtová analýza časy / náklady

20 Vyhodnocování procesů - BSC Finanční perspektiva: dosáhnout ekonomických výsledků, které uspokojí zájmy zřizovatele organizace. Zákaznická perspektiva: poskytovat ty produkty a služby, které umožní dosáhnout stanovených finančních výsledků. Interní procesy: zajistit realizaci činností, které jsou kritické pro poskytování produktů a služeb zákazníkům stanovených zákaznickou perspektivou. Učení a růst: zajistit ty zdroje (hmotné a nehmotné), které jsou potřebné pro realizaci činností perspektivy interních procesů.

21 Vize, mise, strategie Mise - krátký text, určený zaměstnancům a externím pracovníkům podniku, který stanovuje oblast podnikání a vztahy k partnerům společnosti Vize textově definované cíle pro období, na které je strategie zpracována Strategie -představuje časově a věcně provázaný soubor změn (projektů), jejichž úspěšná realizace povede k dosažení dlouhodobých cílů

22 Cíl a produkt Cíl: Zvyšovat kvalitu života občanů Zvyšovat kvalitu veřejných služeb Tedy: Dělat správné věci správně Produkt: Rozvoj daného regionu Poskytnutá veřejná služba

23 Optimalizace Kvalita (zahrnuje dostupnost časovou i místní, spolehlivost např. počet zrušených rozhodnutí.) Výkonnost Náklady Spokojenost občanů

24 Vazba cíle, CSF, KPI a zodpovědnosti za dosažení cíle filosofický pohled Cíl: snížení počtu mimořádných událostí (zároveň je to dílčí cíl pro snížení nákladů) Důvod pro cíl: loni bylo 10 mimořádných událostí CSF jaké jsou předpoklady a podmínky pro dosažení cíle: školení, vyhodnocení rizik na pracovištích, shoda vybavení pracoviště s bezpečnostními předpisy (únikové východy, prostupnost únikových cest, značení ), přiřazením CSF k nasekaným procesům mi dá jejich důležitost, a zároveň mi přiřadí procesy k cíli. Cílová hodnota: 3 / rok měřítko (pro procesy BOZP): např. počet neshod zjištěných auditem, Program k dosažení cíle: (vychází z analýzy důvodů mimořádných událostí v předchozích letech, respektuje novou legislativu.) Program 1 (zajištění něčeho) zodpovídá person1 Program2 (zavedení nového pracovního postupu ) - zodpovídá person2

25 Návrh dalšího postupu Identifikovat produkty jednotlivých procesů a na základě této identifikace provést revizi dekompozice procesů (odstranění duplicit., zjištění možných mezer v identifikaci procesů). Striktně držet procesní pohled na rozdělení procesů na rozdíl od stávajícího organizačního pohledu (je možné identifikovat přiřazení procesů k jednotlivým organizačním strukturám). Dopracovat detailní popis všech zatím nezpracovaných procesů (vč. revize dokumentů a komponent IS/IT, doporučujeme doplnění i dalších údajů např. kvalifikačních předpokladů pro výkon jednotlivých rolí, resp. nutných znalostí pro výkon jednotlivých činností - aktivit). Doplnit stávající popisy procesů. Identifikovat cíle, jež mají jednotlivé procesy podporovat (přičemž jednotlivé procesy mohou identifikované cíle podporovat jen částečně) Nastavit metriky jednotlivých procesů (tedy učinit další krok k procesně řízenému úřadu)

26 Automatizace Úprava procesů: např. pokyny k sestavení rozpočtu detailizovat (tvorba dokumentu, schválení dokumentu, zaslání dokumentu, příjem dokumentu, zadání úkolu, schválení splnění zadání, sumarizace podkladů, zaslání podkladů zpět..) Převod do prostředí SharePoint (ručně / automaticky)

27 Výsledky 46 popsaných procesů v modelovacím nástroji ADONIS Procesní model v modelovacím nástroji ADONIS (kompletní přehled 173 procesů) Model dokumentace (cca 300 dokumentů) Organizační struktura včetně rolí 15 koordinátorů schopných popisovat procesy

28 Ing. Jiří Markov CSc. Kontakt

Podobné dokumenty

Průvodce systémem managementu (ve znění účinném od )

Masarykova univerzita Č. j.: MU-IS/5984/2015/194505/PdF-1 Pedagogická fakulta Směrnice děkana č. 1/2015 Průvodce systémem managementu (ve znění účinném od 26. 1. 2015) Podle 28 odst. 1 zákona č. 111/1998