Popis Služby Služby správy dat Společnost SAP poskytne Zákazníkovi podporu při implementaci projektů transformace dat. 1. Definice Výrazy uvedené v tomto Popisu služeb s velkými počátečními písmeny, které nejsou definovány v tomto Popisu služeb, nesou význam definovaný ve Všeobecných obchodních podmínkách (nebo alternativně v příslušných smluvních podmínkách nebo smlouvě podle Objednávkového formuláře) nebo ve Specifikaci rozsahu. Specifikace transformace: dokument popsaný v podrobných obchodních pravidlech pro transformaci dat. 2. SAP Services Společnost SAP sestaví Služby podle konkrétních požadavků Zákazníka za účelem zajištění komplexního přístupu k implementaci Projektu transformace dat. Specifikace rozsahu definuje povinnosti a předměty plnění společnosti SAP, které mohou podporovat následující obchodní požadavky: a) Prodej, nákup a restrukturalizace b) Sjednocení c) Konsolidace d) Správa a řízení informací Společnost SAP aplikuje příslušné části metodologie služeb SAP a použije Nástroje pro správu projektu, které jsou vhodné k dosažení účelu této Specifikace rozsahu. Prodej, nákup a restrukturalizace Podnikové rozdělení (financování výnosem z budoucí produkce) Integraci nových akvizicí a zjednodušení stávajících prostředí systému Rychlé a úsporné realizaci různých scénářů rozdělení IT Počátečním posouzení jednotlivých přístupů technické integrace nebo rozdělení Fúze a akvizice Podpoře a realizaci integrace nových akvizicí do stávajících organizačních struktur a prostředí systému Sloučení několika dílčích divizí v rámci dříve samostatných společností Právní změny a reorganizace podniku Společnost SAP poskytuje technické vedení a podporu řešení při realizaci interní reorganizace na úrovni IT. Může se jednat o ze zákona povinné projekty (např. zrušení balíčků pojištění IS) a úsilí zacílené na optimalizaci podnikových procesů, například změna přiřazení nebo přesunutí závodů. Pro zamezení pochybnostem Zákazník zůstává výhradně odpovědný za definování svých zásad a specifikací v souvislosti s právními a regulatorními požadavky řešení a požadavky na zajištění shody. Sjednocení Logistika a provozy Převodu čísel zákazníků, dodavatelů a materiálů v rámci prostředí systému SAP ERP Zákazníka během optimalizace a zjednodušení stávajících obchodních podmínek Zlepšení a harmonizaci interních procesů a celkových obchodních operací od zajištění po produkci, prodej a distribuci a logistiku Finance a kontroling Změně standardních finančních směrnic pomocí normativních standardů, např. IFRS Změně účtové osnovy nebo fiskálních let Human Capital Management (HCM) SAP Service Description for Data Management Services CZECH v.7-2015 1
Přizpůsobení řešení SAP ERP HCM novým strategickým směrnicím a právním požadavkům Při scénářích obchodní transformace souvisejících s HCM, jako jsou fúze, rozdělení podniků nebo nastavení samostatných systémů HCM Konsolidace Omezení stopy prostředí Selektivní migraci mezi systémy SAP nebo ze systému třetí strany do systému SAP Provádění migrace dat procesů pomocí přístupu GreenField nebo BrownField Vyřazování systémů z provozu Archivaci dat pro správu objemu dat Omezení stopy systému Slučování více systémů SAP ERP k vytvoření jediného systému Správa a řízení informací Řízení dat Přijetí SAP Master Data Governance pro finance, dodavatele, materiály a zákazníky v organizaci Získávání podrobných informací o kvalitě dat v záznamech kmenových dat o financích, zákaznících, dodavatelích a materiálech Pokročilém profilování, analýzách na základě obchodních pravidel a nepřetržitém monitorování a měření kvality kmenových dat Ochrana zabezpečení dat a dodržování předpisů Implementaci pravidel správy uchovávání obchodních dat Správě kompletních životních cyklů dat v souladu s právními požadavky Implementaci anonymizace a ochrany citlivých dat v testovacích a školicích systémech Pro zamezení pochybnostem Zákazník zůstává výhradně odpovědný za definování svých zásad dodržování předpisů, požadavků a specifikací v souvislosti s uchováváním dat. 3. Přístup Tyto obchodní požadavky budou popsány ve Specifikaci rozsahu. Na začátku Projektu bude vytvořen dokument se specifikacemi transformace odsouhlasený oběma stranami, který popisuje všechna podrobná pravidla transformace dat. Společnost SAP bude Projekt implementovat v rámci řady fází transformace a testování. a) Postup převzetí V rámci dohodnutého období poté, co společnost SAP předloží Zákazníkovi dohodnuté předměty plnění ke schválení, musí Zákazník přijmout všechny práce, u kterých lze provést postup převzetí. Podskupiny prací podléhají převzetí po dokončení společností SAP (částečné převzetí). Vady, které ohrožují použitelnost prací pouze v malém rozsahu, nepředstavují důvod k odložení převzetí nebo částečného převzetí. Postup převzetí bude popsán v Objednávkovém formuláři nebo Specifikaci rozsahu. b) Požadavek na změnu Všechny změny Specifikace rozsahu poskytnuté s Objednávkovým formulářem budou písemně dohodnuty oběma stranami a předloženy příslušnému Vedoucímu projektu v souladu s Postupem změnového řízení. c) Období, během kterého budou práce a služby poskytovány Změnové požadavky mohou představovat problémy, pokud společnost SAP očekává překročení odhadovaného času při realizaci projektu, včetně následujících okolností: Pokud hardware zkušebního systému Zákazníka není stejně výkonný jako produktivní systém Pokud jsou z důvodu výkonu vyžadovány změny programu SAP Service Description for Data Management Services CZECH v.7-2015 2
Pokud jsou vyžadovány další změny programu k integraci určených vývojů Zákazníka nebo pokud Zákazník požádá o zahrnutí dodatečných vývojů, které nebyly původně uvedeny ve Specifikaci rozsahu. d) Místo poskytování prací a služeb (místo výkonu) Místem poskytování prací a služeb jsou zařízení SAP využívající vzdálené připojení nebo zařízení Zákazníka. Zákazník musí zajistit splnění technických předpokladů pro vzdálené připojení. e) Podpora projektu Pokud společnost SAP bude ke své práci používat určitý software a nástroje (v tomto dokumentu označované jako Nástroje), pro které nejsou práva již regulována prostřednictvím softwarové smlouvy. Nárok k Nástrojům a související práva, včetně mimo jiné autorských práv, zůstávají společnosti SAP. Tyto nástroje mohou být kopírovány do systému Koncového Zákazníka a Zákazník získává nevýhradní práva k používání Nástrojů pro období poskytování Služeb a výhradně pro účely související se Službami. Žádné jiné používání, včetně vytváření dalších kopií nebo používání jiného systému, není povoleno. Nástroje a všechny povolené kopie Nástrojů musí být na konci projektu vymazány, a to s výjimkou nástrojů, které jsou poskytovány ve formě Dodatků softwaru SAP, pokud společnost SAP nezajistí postup odinstalování těchto Dodatků. Pokud jsou dle výhradního uvážení společnosti SAP Nástroje ponechány pro účely dokumentace v systému, nesmí Zákazník nástroje používat k žádným zbývajícím účelům kromě dokumentace. Tyto nástroje jsou poskytovány tak, jak jsou, bez žádné záruky. Společnost SAP nebude podporovat ani rozšiřovat Nástroje nad rámec plnění během období poskytování Služby. Mimo poplatků za Služby uvedené v Objednávkovém formuláři bude společnost SAP fakturovat paušální částku za projektovou podporu ze zázemí Služeb správy dat, která bude zahrnovat: Nástroje pro konverzi dat v upravených aplikacích SAP specifických pro Zákazníka Zajištění programů pro provádění konverze v průběhu Projektu Běžnou pracovní dobu zázemí Služby správy dat po dobu trvání Projektu Nepřetržitou podporu zázemí služby správy dat během konverze produktivního systému Nástroje pro monitorování, řízení a dokumentaci jednotlivých kroků Projektu Zajištění předkonfigurovaných obchodních scénářů na základě standardizovaných technologií konverze a migrace. Povinnosti Zákazníka Zákazník bude k Projektu výrazným způsobem přispívat. Zákazník zodpovídá zvláště za následující úkony: Na začátku Projektu musí Zákazník jmenovat kvalifikovanou a dostupnou kontaktní osobu (Vedoucí projektu) po celou dobu Projektu. Zákazník musí zajistit vzdálené připojení ke společnosti SAP ze všech systémů zahrnutých do přípravy a provádění konverze. Pokud vzdálené připojení nebude k dispozici, Zákazník poskytne na své náklady nezbytná opatření, aby toto připojení bylo společnosti SAP k dispozici. Odpovědnost za provádění testů (ověření výsledků) a jejich provedení na všech převedených systémech nese Zákazník. Pro nezbytný čas využije Zákazník své vlastní prostředky. Konverze do produktivního stavu může být provedena až poté, co Zákazník potvrdí, že jsou převedená data v testovacím systému konzistentní, a ověří a schválí postup konverze. Za zajištění, aby obchodní následky konverze byly dohodnuty a potvrzeny auditory a příslušnými orgány Za poskytnutí přiměřeně výkonného hardwaru, včetně nastavení hardwaru, operačního systému a systému správy databází za účelem zajištění optimálního výkonu pro všechny konverze Za rychlý a včasný import transportů a záložních dat Za včasné a nezbytné ruční očištění dat v testovacím a produktivním prostředí, přičemž veškeré práce musí být provedeny před zahájením technických konverzí Za udržování vlastního nastavení Zákazníka pro provedení konverze (společnost SAP poskytne pro tento účel dokumentaci) Zákazník musí pořadí těchto úkonů odsouhlasit s vedoucím projektu společnosti SAP. Na začátku projektu musí Zákazník poskytnout členům projektového týmu společnosti SAP uživatelské účty s profilem SAP_ALL. Jestliže společnosti SAP vznikne mimořádný výdaj, protože Zákazník nemůže přiřadit požadované profily SAP_ALL, bude tento výdaj příslušným způsobem naúčtován Zákazníkovi. Od zahájení a během projektu musí Zákazník poskytovat a spravovat vhodný testovací systém pro analýzy, vývoj programů a testování. Testovací systém musí z hlediska druhů a typů dat, jejich množství a stavu aktualizace odrážet produktivní systém (aktuální kopii produktivního systému). V ideálním případě by měl být testovací systém kopií produktivního systému. Testovací systém musí být během Projektu k dispozici výhradně pro Projekt. 4. Role a řízení V každém projektu je určena jedinečná sada rolí a povinností, které budou odsouhlaseny ve Specifikaci rozsahu a upřesněny po zahájení Projektu. Role Zákazníka obvykle zahrnují: Sponzor Projektu: rozhodování o rozsahu, prioritách, rozpočtu a změnách. Aktivně prosazuje Projekt. SAP Service Description for Data Management Services CZECH v.7-2015 3
Vedoucí projektu: řídí zdroje, problémy, plán Projektu, stav Projektu a rozhodovací proces prostřednictvím Řídicího výboru. Podnikoví vedoucí: jsou vlastníky podnikových procesů a schvalují řešení. Podnikový vedoucí je hlavním prostředníkem mezi Projektem a podnikem a účastní se řešení problémů, testování a migrace dat. Vedoucí řízení organizačních změn: řídí účastníky, posuzuje dopady na podnik a připravenost podniku, schvaluje organizační změny a vede školení. Vedoucí pro oblast funkčnosti: spolu s poradci společnosti SAP provádí konfiguraci. Vedoucí infrastruktury: odpovídají za technickou infrastrukturu při uskutečňování projektů na místě a cloudové integraci. Vedoucí migrace dat: určuje strategii migrace dat, shromažďuje, očišťuje a provádí migraci dat. Pracovníci testování a školitelé: uživatelé systému, kteří v rámci Projektu provádějí testování a školení. Pokud není ve Specifikaci rozsahu uvedeno jinak, společnost SAP bude mít vzdálené nebo místní zdroje. Tyto role jsou určeny ve Specifikaci rozsahu. Role společnosti SAP obvykle zahrnují: Vedoucí projektu: řídí zdroje, problémy, plán Projektu, stav Projektu a spolupracuje se Zákazníkem na rozhodování prostřednictvím Řídicího výboru. Architekti řešení: Projekty většího rozsahu mají tuto roli, která pomáhá Zákazníkovi s celkovým návrhem řešení. Vedoucí infrastruktury: Pomáhají Zákazníkovi s návrhem technické infrastruktury. Poradci pro aplikace: vedou konfigurace a testování, pomáhají Zákazníkovi s předáváním řešení uživatelům Zákazníka. Poradci pro řízení organizačních změn: pomáhají Zákazníkovi s účastníky, dopady na podnik, organizačními změnami a školením. Poradci pro testování a transformaci dat: poskytují Zákazníkovi podporu při testování a transformaci dat. Pokud není ve Specifikaci rozsahu uvedeno jinak, společnost SAP a Zákazník se dohodli na čtyřstupňovém strategickém řízení na výkonné a programové úrovni. Sponzorství: návrh a potvrzení dlouhodobých iniciativ na úrovni představenstva. Řídicí výbor: strategická rozhodnutí a kontrola postupu. Program: kontrola postupu na úrovni programu, řešení rizik a vyhrocených situací, definice standardů Projektu. Projektový tým: kontrola postupu jednotlivých Projektů, řešení rozdílů s cílem dodat Projekt včas a v souladu s rozpočtem. 5. Předpoklady a výjimky Položky nebo služby, které nejsou definovány v rozsahu tohoto Projektu, nejsou zahrnuty, včetně například níže uvedených položek. Nezahrnuté položky lze objednat pomocí Změnového požadavku nebo nového Objednávkového formuláře. Pro vyloučení pochybností se uvádí, že objednávka dodatečných Služeb, které jsou uvedeny v jiném popisu služeb, než je tento Popis služeb, vždy vyžaduje nový Objednávkový formulář. Pro získání Softwaru SAP nebo zajištění přístupu k němu je zapotřebí zvláštní nová nebo dodatečná softwarová smlouva na software nebo smlouva o poskytování cloudových služeb. Pokud není ve Specifikaci rozsahu uvedeno jinak, platí následující výjimky: Předměty plnění, které nejsou výslovně uvedeny ve Specifikaci rozsahu. Změny zdrojového kódu a datového slovníku společnosti SAP. Obsah školení koncových uživatelů. Zajištění licencí na software (licencí společnosti SAP a licencí třetích stran.) Úlohy správy místních systémů. Koordinace prací, které Zákazníkovi poskytují třetí strany. Archivy Oprávnění a objekty oprávnění Řešení odvětví Pokud není ve Specifikaci rozsahu uvedeno jinak, platí následující předpoklady: Odhad časového plánu Projektu je založen na předpokladu, že systémy v místě budou nepřetržitě dostupné a dále, že Zákazník bude řádně a včas plnit své závazky a povinnosti. Veškeré podklady a Pracovní produkty se budou vytvářet na běžných osobních počítačích nebo noteboocích vybavených aplikacemi Microsoft Office (Word, Excel, MS Project, Visio a PowerPoint) nebo jinými nástroji pro vytváření dokumentů přijatelnými pro obě strany. Není zahrnuto použití ověřovacích a potvrzovacích testovacích procesů na základě požadavků profesních, regulačních a státních úřadů. Pokud je některý software SAP uvedený ve Specifikaci rozsahu obsažen v programu SAP Ramp-up, musí se Zákazník do tohoto programu přihlásit a získat přijetí pro každý takový software. Podstata zrychlené implementace vyžaduje dobře naplánované, strukturované a aktivní předávání vědomostí. Předávání vědomostí členům projektového týmu Zákazníka se soustředí na pochopení implementovaného řešení a provádí se hlavně spojením školicích workshopů pro klíčové uživatele a společnou prací na Projektu a rozložením odpovědnosti a povinností. SAP Service Description for Data Management Services CZECH v.7-2015 4
Předávání vědomostí (školení klíčových uživatelů) nemůže nahradit formální školení týkající se poskytnutého řešení prostřednictvím služeb SAP Education. Aby byla zajištěna účinná komunikace mezi společností SAP a Zákazníkem, bude se jednou týdně (nebo v jiných intervalech) konat schůzka zástupců SAP a Zákazníka, na které se prodiskutují nevyřešené problémy a otázky. Projekt bude financovat vyšší management Zákazníka a tento management bude pravidelně a včas monitorovat průběh Projektu a činit strategická rozhodnutí. Zákazník vyčlení pro Projekt veškeré potřebné informační technologie a podnikové zdroje. Z řad zaměstnanců Zákazníka jsou identifikováni klíčoví pracovníci, kteří budou spravovat vlastnictví a řízení systému a kteří mají uvedené kapacity a dostatečné znalosti a odbornost k podpoře implementace softwaru. Tito pracovníci dokáží v rámci organizace řídit a zavést změny a zapojit koncové uživatele, aby podporovali adaptaci na nové řešení. Zákazník dokáže a je připraven splnit náročný časový plán implementace a realizovat přidělené úlohy podle harmonogramu Projektu a chápe, že jakékoli zpoždění při plnění úloh Zákazníka může ohrozit časový plán. Zákazník poskytne společnosti SAP jména a kontaktní informace všech zaměstnanců Zákazníka a Třetích stran, kteří se účastní Projektu. Jiné interní iniciativy a projekty nebudou mít dopad na tento Projekt a podnik nebude během uskutečňování Projektu významně restrukturován. Zákazník poskytne technické poradenství týkající se systémů třetích stran, k nimž bude mít tým přístup. Během doby uskutečňování Projektu se nebude provádět upgrade na komponenty, operační nebo databázové systémy řešení SAP, pokud takový upgrade nebude schválen prostřednictvím postupu Řízení změn. Pokud to bude možné, Zákazník nebude v průběhu jednotlivých fází Projektu obměňovat zaměstnance. V případě, že Zákazník nedokáže dodržet odsouhlasený harmonogram a časový plán, může dojít k Objednávce změny podle Postupu změnového požadavku, jak je určeno v Objednávkovém formuláři. SAP Service Description for Data Management Services CZECH v.7-2015 5