METODICKÉ LISTY informačního systému Vysokého učení technického v Brně Brutis Brno University of Technology Information Systém Vážený uživateli informačního systému VUT Brutis, Metodické listy by vám měly pomoci seznámit se s prací s informačním systémem VUT Brutis a pomoci vám při zadávání dat podle oblastí zpracovávaných dat. Materiál je kompromisem mezi svým rozsahem a podrobností popisu. Autor přivítá připomínky, které by vedly ke zkvalitnění tohoto materiálu. Verze 2.0/14.11.2001 autor: Ing. Radek Pokorný SI FEI
Metodický list IS VUT Brutis č. 1 Všeobecné pokyny 1. IS VUT Brutis je vystavěn jako internetová aplikace nad relační databází, z čehož plynou tato základní pravidla: 1. ke komunikaci slouží internetový prohlížeč (v současné době optimalizováno pro Microsoft Explorer v 5.0) s využitím chráněné komunikace protokolem https (o instalaci certifikátu požádejte svého síťového správce). Data jsou vám k dispozici ve formě formulářů, které vám umožňují jejich editaci. Každou změnu je nutno potvrdit odesláním internetovému serveru, který provede jejich zapsání do databáze. 2. veškerá data jsou uložena v databázi pouze jednou, tzn. pokud údaje máte možnost editovat na různých formulářích v rozličných vazbách, editujete stále pouze jeden údaj a po uložení se změna projeví i na ostatních formulářích. 2. Činnost s IS VUT Brutis se skládá z provádění jednotlivých "prací", které si vybíráte z nabídky obsažené v menu. Menu je generované na základě vašich práv k pracím se systémem a na základě těchto práv máte přístup i k množině záznamů z databáze v rámci jednotlivých prací. Pro seznámení s ovládáním uživatelského rozhraní IS VUT Brutis využijte Návod na adrese http://www.vutbr.cz/intravut/brutis/infprace.phtml. Věnujte také pozornost popisům, které jsou přímo u jednotlivých nabídek menu, v záhlaví jednotlivých formulářů a přímo u položek. 3. Údaje v IS VUT Brutis mohou vzniknout dvojím způsobem: 1. vaší osobou Práce s IS VUT Brutis je koncipována tak, že údaje jsou zadávány a spravovány osobou, u které tyto údaje vznikají a která zároveň nese odpovědnost za její správnost. Správou těchto údajů můžete také pověřit i jinou osobu, tzv. správce údajů. 2. z jiných informačních systémů Některé data jsou do IS VUT Brutis importována z jiných informačních systémů (např. EkonFis, Menza, ) v určených časových úsecích. Tyto údaje jsou vám k dispozici pro vaši informovanost, vaší povinností je ale upozornit konkrétní správce na chyby v těchto údajích. 3. export údajů Údaje z IS VUT Brutis jsou taktéž exportovány do jiných informačních systémů, IS VUT Brutis slouží jako jejich implicitní zdroj aktuálních údajů (do budoucnosti tzv. master databáze VUT). 4. Údaje v IS Brutis jsou plně zabezpečeny proti neoprávněnému přístupu systémem přístupových práv. Uživatel má právo editovat pouze údaje týkající se jeho osoby a jím spravované. Přístup k datům se řídí vnitřními směrnicemi VUT. 5. V současném grafickém pojetí IS VUT Brutis označuje povinné položky (vyžádané správcem dat, klíčové položky, ) hvězdičkou za popiskou položky. Bez vyplnění těchto položek není možno zadat nový záznam, případně ukončit editaci záznamu. Klíčové položky databáze nelze editovat, v tomto případě je nutno záznam vymazat a založit nový. Vyplňování nepovinných údajů se řídí požadavky správce příslušných dat, případně těmito metodickými listy. 6. Databáze eviduje u veškerých dat, kdo a kdy je vytvořil a editoval. Ke komunikaci s IS VUT Brutis používejte pouze svoje přihlašovací jméno, v žádném případě nepoužívejte přihlašovací jméno a heslo jiné osoby, svoje pečlivě chraňte, při jakékoliv nesrovnalosti kontaktujte správce dat. Rozsah svého oprávnění řešte se správcem dat. 7. Převážnou většinu textů (názvy, anotace, ) je možno do databáze ukládat ve více jazycích. Dodržuje zásadu, že pouze jeden text je označen jako originální (typ o ), ke kterému vyberte příslušný jazyk a ostatní jsou překlady (typ h nebo m ) opět s označením jazyka. Nedodržovaní této zásady může způsobit vícenásobné výpisy záznamů. 8. Pro výběr z listu záznamů můžete používat filtry, jejichž nastavení v rámci jednotlivých prací se zachovává po celou dobu vašeho přihlášení k systému. Mezi jednotlivými položkami filtru platí vztah zároveň, lze používat hvězdičkovou konvenci (např. u položky název *test* ), nastavení nerozlišuje velká/malá písmena, ale znaky české abecedy ano. Po kliknutí na položku záhlaví listingu dojde k seřazení výpisu dle hodnot v této položce (opětovné kliknutí seřadí v opačném pořadí). Verze 2.0/14.11.2001 2/11
Metodický list IS VUT Brutis č. 2 Osobní údaje Autorizovanému uživateli IS VUT Brutis jsou k dispozici údaje o jeho osobě vedené v tomto IS. Každý uživatel v tomto rozsahu vidí pouze své vlastní údaje. Zdrojem těchto dat byla personální část EkonFisu. Předpokladem je, že po ověření těchto údajů z vaší strany budou zpětně v EkonFisu aktualizovány. Údaje v menu Osobní údaje byly rozděleny do několika prací, zde jsou některé upřesňující popisy k zadávání jednotlivých položek: 1. Identifikace, zařazení základní údaje o osobě a. základní záložka Položky akademický titul, vědecký titul, čestný titul, kvalifikace se používají ve formě jmenovky (popisky, ) osoby (obdoba např. údajů uváděných na vizitkách), k evidenci těchto údajů slouží další menu. b. Kontakty i. Vaše kontakty jsou navázány na tabulku kontaktů v IS VUT Brutis, zde máte možnost připojit si ke své osobě kontakt z této tabulky. Vybíráte o jaký typ kontaktu se jedná a dobu jeho platnosti. ii. Pokud chcete vytvořit nový kontakt, který dosud v databázi není, přejděte na menu Kontaktní adresy c. Zaměstnání Tento údaj je importován a spravován v EkonFisu, pokud zjistíte nesrovnalosti, kontaktujte vaše personální oddělení. d. Vztahy k OJ Vztahy k organizacím, útvarům VUT ve formě funkčního zařazení (děkan, vedoucí ústavu, ), členství v orgánech VUT, ale i jiných organizací. Zde se neuvádějí zaměstnanecké poměry. Při vytváření vyberte vztah, organizaci (pokud není v nabídce spojte se se správcem dat), a datum počátku vztahu. Vztah po ukončení nemažte, ale doplňte datum ukončení vztahu. Smazání použijte pouze při chybném zadání. e. Vztahy k jiným osobám Slouží k vytváření hierarchie osob na pracovišti (nadřízený, podřízený, ). Případně k dalšímu využití. f. Identifikační průkaz Informace o vám vydaných zaměstnaneckých průkazech g. Přihlašování Evidence vašich přístupů k IS VUT Brutis, pokud zjistíte nesrovnalosti okamžitě kontaktujte svého správce. 2. Tituly kvalifikace a. základní záložka pouze identifikace vaší osoby b. Akademické tituly Uvádějte všechny získané akademické tituly, rok jejich udělení a obor. V případě, že titul není v nabídce kontaktujte správce dat. c. Čestné tituly U nás se příliš nepoužívá d. Vědecké tituly Uvádějte všechny získané vědecké tituly, rok jejich udělení a obor. V případě, že titul není v nabídce kontaktujte správce dat. e. Kvalifikace Uvádějte všechnu získanou kvalifikaci, datum jejího získání a obor. V případě, že kvalifikace není v nabídce kontaktujte správce dat. f. Jazykové schopnosti 3. Přehled tvůrčí činnosti a. základní záložka viz 2. b. Publikační činnost Přehled veškeré publikační činnosti, na které jste se podíleli (máte libovolný vztah k dílu), máte možnost si provést export do excelovského souboru. K editaci použijte menu Výsledky vědy a výzkumu. c. Patenty Obdoba b. Verze 2.0/14.11.2001 3/11
Metodický list IS VUT Brutis č. 2 d. Prototypy Obdoba b. e. Projekty Obdoba b. K editaci použijte menu Projekty a výzkumné záměry f. Účast na akcích Záložka sleduje vaši účast na různých akcích, událostí Při vytváření udejte vaši roli na akci, pokud akce není v nabídce, zadejte ji v menu Akce g. Hodnocení aktivit Sledování hodnocení vašich aktivit nesledovaných jinde, jedná se např. o členství v poradních orgánech, zkušebních komisích atd. Při vytváření vyberte z nabídky, uveďte datum hodnocení, skutečné body a bližší popis hodnocení. 4. Kontaktní adresy Zde jsou vypisovány vámi zadané a spravované kontaktní adresy, pozor při mazání na adresu mohou být mezitím navázány i jiné organizační jednotky a osoby, ukončení vztahu definujte především pomocí datumu. Každému zaměstnanci byl vytvořen kontakt, pokud měl tento údaj v databázi centrální telefonní ústředny VUT. a. základní záložka Viz popis na formuláři, telefon VUT je importován z údajů v ústředně VUT b. Organizační jednotka Navázané organizační jednotky k danému kontaktu c. Osoby Navázané osoby k danému kontaktu 5. Akce Evidence akcí v databázi, které jste tam vložil a stal se jejím správcem v databázi, s právem provádět editaci. Z důvodů vázání mnoha dalších položek, pro vymazání je nutno kontaktovat správce dat. a. základní záložka Při vytváření je nutno zadat originální jazyk názvu a popisu akce b. Název akce Uvádějte pouze jeden originální název, ostatní jako překlady. c. Popis akce Uvádějte pouze jeden originální popis, ostatní jako překlady. d. Související OJ Uvádějte především organizátory akce e. Osoby Především organizátoři, přednášející,. Pokud nejsou osoby v nabídce, přejděte nejprve na menu Externí spolupracovníci f. Související díla Díla vzniklá jako příspěvek na konferenci. (Pozn. Tato vazba může vzniknout i při zadávání díla) g. Související projekty Akce vzniklé jako řešení projektů. 6. Pohyby na účtu v MENZA 2000 Informace o pohybu na vašem účtu v menze za posledních 45 dní. Data jsou pravidelně importována z IS KaM, případné nesrovnalosti údajů řešte v KaM VUT Verze 2.0/14.11.2001 4/11
Metodický list IS VUT Brutis č. 3 Osoby, kontakty Menu obsahuje práce k vyhledávání osob, kontaktů, kontaktů na organizace vedené v databázi, zadávání externích spolupracovníků. 1. Osoby Možnost vyhledání osob vedených v databázi a. Základní záložka základní údaje b. Kontakty kontakty na danou osobu c. Vztahy k útvarům VUT d. Vztahy k osobám přehled uživatelem zadaných vztahů k ostatním osobám 2. Kontakty na osoby Přehled všech osobních kontaktů v databázi, které si sem osoby zadaly 3. Kontakty na zaměstnance Přehled všech evidovaných kontaktů v databázi na osoby se zaměstnaneckým poměrem k VUT, které si sem osoby zadaly 4. Kontakty na studenty Obdoba výše, ale na studenty 5. Kontakty na organizace a útvary VUT Obdoba výše, ale na organizace 6. Externí spolupracovníci Evidence osob podílejících se na některé činnosti evidované v IS VUT Brutis, Pokud vznikne bližší vztah k VUT, informujte správce dat a osoba bude převedena s již vytvořenými vztahy - např. spoluautorstvím, případně umožněn přímý vstup do systému. Verze 2.0/14.11.2001 5/11
Metodický list IS VUT Brutis č. 4 Věda a výzkum publikační činnost, patenty, prototypy, přehled Tato menu slouží především hlavním autorům k editaci výsledků vědy a výzkumu (publikace, projekty, patenty, prototypy, ). V rámci těchto prací jsou autorizovanému uživateli přístupny pouze záznamy, u kterých je veden jako hlavní autor nebo je veden jako správce údajů (funkce sekretářky). Prvotním zdrojem těchto údajů byly výkazy RIV za poslední roky a pro rok 2000 budou již údaje k výkazu RIV použity z této databáze. Opět některé upřesňující údaje: 1. Zjednodušené zadávání publikační činnosti Jedná se o podmenu, které slouží k zadávání základních údajů (jedná se především o údaje potřebné k výkaznictví do RIV) podle vybraných typů publikací. Údaje lze editovat a doplňovat v menu Publikační činnost. Společné pro všechny typy publikací: Při vytváření vyberte z nabídky váš vztah k publikaci ( hlavní autor, správce údajů ), v druhém případě neopomeňte uvést hlavního autora za pomoci záložky. Pokud je originální název v angličtině, zkopírujte ho i do názvu v anglickém jazyce. Vykazující organizační jednotkou je nejnižší (ústav) v organizační struktuře VUT. Opět pokud originální jazyk anotace je angličtina, zkopírujte do anotace v anglickém jazyce. Na záložce Podílející se osoby doplňte spoluautory díla, pokud je nenaleznete v nabídce, přidejte je nejprve v menu Externí spolupracovníci, nezapomeňte uvést pořadí a podíl jednotlivých autorů. a. Články v odborném časopise Periodikum vyberte z nabídky, pokud se zde nevyskytuje a je vám známo ISSN doplňte ho v menu Katalogy, jinak jeho název vepište níže. b. Články ve sborníku Konferenci vyberte z nabídky, pokud není v seznamu uvedena doplňte ji v menu Akce c. Odborná monografie d. Kapitola v knize e. Výzkumná oponovaná zpráva 2. Publikační činnost Editování údajů v plném rozsahu možných údajů o dílech publikační činnosti a. Základní záložka Při vytváření nové je nutno vložit váš vztah k publikaci ( hlavní autor, správce údajů ), název v originálním jazyce a povinné položky (označeny hvězdičkou) b. Název Uvádějte pouze jeden název v originálním jazyce (typ o ) c. Podílející se osoby Nutno uvést jednoho hlavního autora díla, vyberte z nabídky, uveďte podíl a pořadí. Vyberte z nabídky další spoluautory, uveďte podíl a pořadí. Pokud chcete umožnit někomu jinému editaci údajů o tomto díle, zaveďte ho jako správce údajů. d. Anotace Pouze jedna v originálním jazyce. e. Klíčová slova Pouze jedny v originálním jazyce. f. Vykazující organizační jednotka Vyberte z nabídky, do RIV se uvádí nejnižší útvar (ústav) v organizaci g. Nakladatelské údaje Uvádějí se na základě typu publikace (např. ne u článků v odborném periodiku) h. Periodikum Uvádějí se především u článků v odborném periodiku. Periodikum vyberte z nabídky, pokud se zde nevyskytuje a je vám známo ISSN doplňte ho v menu Katalogy, jinak jeho název vepište níže. i. Souvislost s akcemi Pokud dílo (např. sborník) souvisí s akcí (např. konferencí) vyberte ji z nabídky, pokud zde není uvedena, doplňte ji v menu Akce. j. Souvislost s projekty Pokud dílo vzniklo jako součást řešení projektu, vyberte z nabídky projektů. k. Ohodnocení Zadejte ohodnocení díla v rámci fakultního ohodnocení tvůrčích aktivit, vyberte z nabídky a doplňte skutečné bodové ohodnocení. Verze 2.0/14.11.2001 6/11
Metodický list IS VUT Brutis č. 4 3. Patenty Záložky a jejich vyplňování je obdobné jako u děl publikační činnosti 4. Prototypy Záložky a jejich vyplňování je obdobné jako u děl publikační činnosti 5. Výkaz RIV Práce slouží k získání přehledu o výkazu RIV za vaši osobu. Bližší popis viz Metodický list č. 7 6. Přehled děl publikační činnosti na VUT Přehled všech děl publikační činnosti na VUT evidovaných v databázi s možností vyhledávání a zobrazení vybraných detailních informací Verze 2.0/14.11.2001 7/11
Metodický list IS VUT Brutis č. 5 Věda a výzkum - projekty a výzkumné záměry Práce v menu slouží k editaci údajů o projektech a výzkumných záměrech, u kterých jste veden jako hlavní řešitel případně správce údajů. Prvotním zdrojem těchto údajů byly výkazy RIV za poslední roky. 1. Projekty a výzkumné záměry Editace údajů v plném rozsahu, a. Základní záložka Při vytváření nového projektu zadejte váš vztah k projektu, jazyk originálního názvu a ostatní údaje (minimálně povinné) b. Název Uvádějte pouze jeden název v originálním jazyce (typ o ), ostatní jako překlady c. Etapy V případě členění projektu na etapy, připojte předtím vámi zadané etapy tohoto projektu d. Podílející se osoby Uveďte jednoho hlavního řešitele projektu, další spoluřešitele, případně osoby s možností editace dat správce údajů (tento je povinný v případě, že hlavní řešitel je externí spolupracovník) e. Financování (*v přípravě*) Připojení zdroje financování projektu, při zadávání vyberte z nabídky programů i. Základní záložka informace o financujícím programu ii. Plánované prostředky rozpis plánovaných prostředků iii. Čerpání financí rozpis čerpání financí import z EkonFisu f. Účetnictví Informace o vazbě financování projektu do účetnického systému EkonFis g. Vykonavatel Informace o vykonavateli projektu, může existovat pouze a právě jeden h. Obor Zařazení projektu do oboru, uvádějte pořadí oborů i. Anotace Pouze jedna v originálním jazyce, ostatní překlady j. Klíčová slova Pouze jedna v originálním jazyce, ostatní překlady k. Díla publikační činnosti Přehled a možnost připojení (výběr ze zavedených) děl publikační činnosti, která vznikla jako výsledek řešení tohoto projektu l. Patenty Přehled a možnost připojení (výběr ze zavedených) patentů, které vznikly jako výsledek řešení tohoto projektu m. Prototypy Přehled a možnost připojení (výběr ze zavedených) prototypů, které vznikly jako výsledek řešení tohoto projektu n. Akce Přehled a možnost připojení (výběr ze zavedených) akcí, které byly organizovány v rámci řešení tohoto projektu o. Ohodnocení Zadejte ohodnocení díla v rámci fakultního ohodnocení tvůrčích aktivit, vyberte z nabídky a doplňte skutečné bodové ohodnocení. 2. Přihláška projektu Práce slouží k zadání přihlášky projektu, zadání nezbytných údajů k její evidenci. Po odpovědi z grantových agentur k zadání zda byl projekt přijat nebo nepřijat a postoupení k dalšímu zpracování (schválení vědeckým oddělením fakult, otevření zakázky pro čerpání prostředků, ). U přihlášky je plně zabezpečena ochrana dat, kromě hlavního autora případně správce údajů ji nikdo jiný nevidí. Evidence přihlášek a nepřijatých projektů slouží pouze ke statistickým přehledům. Formulář obsahuje pouze povinné údaje. Verze 2.0/14.11.2001 8/11
Metodický list IS VUT Brutis č. 5 3. Zdroje (programy) financování VaV Přehled programů financování (např. CEP) do kterých je možno podávat přihlášky projektů a ze kterých se projekty financují. Tento přehled doplňují vědecká oddělení fakult. a. základní záložka informace o programu b. Poskytovatel organizace, která program financování poskytuje c. Financované projekty aktivní nebo ukončené projekty v rámci tohoto programu 4. Přehled projektů a výzkumných záměrů Přehled aktivních a ukončených projektů zaznamenaných v databázi a. základní záložka základní údaje o projektu b. Podílející se osoby Seznam osob a jejich role v rámci projektu Verze 2.0/14.11.2001 9/11
Metodický list IS VUT Brutis č. 6 Organizace, útvary Práce v menu slouží k editaci údajů o organizací a útvarech. V práci Přehled organizací, útvarů uživatelé získají přehled o evidovaných organizacích a útvarech (v tomto případě především útvarech VUT) a mohou vytvořit nový záznam o organizaci. Další práce jsou již určeny vedoucím, sekretářkám případně správcům údajů k editaci a získávaní přehledů o jimi spravovaných údajích o příslušné organizaci, útvaru. 1. Přehled organizací, útvarů Přehled o evidovaných organizacích a útvarech (v tomto případě především útvarech VUT) s možností vytvořit nový záznam o nové organizaci a zadat základní informace (včetně volby vašeho vztahu k této organizaci). 2. Základní informace Práce umožňuje vedoucímu, sekretářce a správci údajů editovat základní informace o organizaci, útvaru, taktéž v případě vámi vytvořené nové organizace ve výše uvedené práci. a. Základní záložka základní identifikace organizace b. Název Uvádějte pouze jeden název originální (typ o ), ostatní jako překlady c. Typ Možno zařadit organizaci do více typů. U útvarů VUT uvádějte pouze jeden typ. d. Vazby k částem Vazby k podřízeným popřípadě nadřízeným částem organizace. U útvarů VUT též speciální vazba součást fakulty. e. Osoby Vztahy osob k dané organizaci zaměstnanecké i funkční. Osoby ve vztahu k útvarům VUT jsou aktualizováni pravidelně z personální agendy EkonFisu a Studenta, jsou použity tyto pravidla: 1. studenti v jsou uvedeni se vztahem k fakultě, interní doktorandi mají i zaměstnanecký vztah k útvaru (ústavu). 2. zaměstnanci mají vztah k útvaru (ústavu). 3. u bývalých zaměstnanců (od vzniku agendy EkonFis) je uváděn pouze jejich poslední zaměstnanecký poměr k VUT. 4. zaměstnanci na dohodu jsou v databázi pouze v době platnosti jejich dohody, po ukončení dohody, pokud nevznikl jejich vztah k některému záznamu v databázi (např. publikaci, ), jsou vymazáni. 5. editace funkčních vztahů je na uživateli IS s editačními právy f. Kontakty Připojené kontakty k organizaci, případné editace údajů provádějte v menu Osobní údaje Kontakty. g. Vazby na jiné IS Informace o napojení organizace, útvaru do jiných IS. 3. Věda a výzkum Informace o podílu organizace, útvaru na vědě a výzkumu s možností připojit vazby (například především k výkaznictví RIV) k jejich výsledkům. Tyto vazby by měli zadat autoři výsledků. a. Projekty Projekty na nichž se organizace, útvar podílejí. b. Financované programy U organizací, které nabízejí programy k financování projektů. c. Publikační činnost Přehled publikační činnosti organizace, útvaru. d. Patenty e. Prototypy f. Akce Přehled akcí s podílem organizace, útvaru. 4. Výkaz RIV Práce slouží k získání přehledu o výkazu RIV za organizaci, útvar VUT (především za ústav VUT na který se výkaz provádí). Bližší popis viz Metodický list č. 7. Verze 2.0/14.11.2001 10/11
Metodický list IS VUT Brutis č. 7 Výkaz RIV Práce v menu slouží ke kontrole údajů o vědě a výzkumu připravených v aktuálním roce k výkazu RIV ( Registr informací o výsledcích státem podporovaného výzkumu a vývoje ) za vaši osobu, případně za organizaci, útvar (ústav VUT). Jednotlivé záznamy jsou kontrolovány, zda splňují kritéria požadované Radou vlády ČR pro vědu a výzkum. Kritéria, na základě který se záznam vůbec nedostane do seznamu vykazovaných: 1. Platnost dat nastavena na aktuální. 2. Datum vydání publikace, uznání patentu, zhotovení prototypu v rozsahu 1.1.2001 31.12.2001. 3. Vykazující organizace v případě VUT ústav (název v originálním jazyce). 4. Obor výsledku dle platného číselníku CEP, CEZ a RIV. 5. Druh výsledku a. článek v odborném periodiku b. odborná monografie c. kapitola v knize (nikoliv ve sborníku) d. článek ve sborníku e. výzkumná oponovaná zpráva určená pro státní správu f. prezentace v oblasti VaV ( AV tvorba, WEB aplikace apod.) A následující typy na dalších záložkách: g. produkt prototyp, poloprovoz, ověřená technologie (uplatněná ve výrobě atd.) apod. h. patent 6. Název výsledku v originálním jazyce. 7. Název výsledku v anglickém jazyce. 8. Klíčová slova v anglickém jazyce. 9. Anotace v originálním jazyce. 10. Anotace v anglickém jazyce. 11. V případě prototypu, když není připojen vlastník prototypu (s názvem v originálním jazyce). Ostatní údaje jsou povinné dle popisu uvedeného přímo v systému na jednotlivých záložkách, jejich neuvedení může také způsobit, že výsledek nebude zahrnut do výstupní sestavy pro vykázání RIV. Všechny chybějící údaje doplňte v menu pro editování příslušných údajů. Verze 2.0/14.11.2001 11/11