SMRNICE. 1/2016 SPISOVÝ ÁD OBSAH 1 edmt úpravy...2 2 Vymezení pojm...2 3 íjem dokument...2 4 íjem a oznaování dokument v analogové podob...2 5 íjem a oznaování dokument v digitální podob...3 6 Evidence dokument...4 7 Samostatná evidence dokument...4 8 Vyizování dokument...4 9 Vyhotovování dokument...4 10 Odesílání dokument...5 11 Podepisování dokument a užívání razítek...5 12 Ukládání dokument v píruních registraturách...6 13 Ukládání dokument...6 14 Vyazování dokument a podrobnosti skartaního ízení...7 15 echodná a závrená ustanovení...8 íloha. 1 Spisový a skartaní plán...9 íloha. 2 Pedávací protokol dokument A/S k uložení do spisovny...15 íloha. 3 Návrh na vyazení dokument...16 íloha. 4 Seznam dokument navržených ke skartaci...17
Smrnice. 1/2016 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice 1 PEDMT ÚPRAVY 1.1. Tento spisový ád je vydán v souladu se zákonem. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb a o zm kterých zákon, v platném znní, s vyhláškou. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, se zákonem. 563/1991 Sb., o úetnictví, v platném znní 2 VYMEZENÍ POJM 2.1. Pojmy používané v tomto spisovém ádu jsou vymezeny zejména v 2 zákona. 499/2004 Sb., v platném znní. 3 PÍJEM DOKUMENT 3.1. Dokumenty doruené do naší školy se pijímají na sekretariát, který plní funkci podatelny a výpravny. Povená osoba zodpovídající za spisovou službu je Marcela Pernikáová (vedení spisovny). 3.2. Dokument pedaný mimo podatelnu nebo dokument vytvoený z podání inného ústn se pedá bez zbyteného odkladu podateln. 3.3. Dokumenty, které z hlediska innosti školy nemají úední charakter, nepodléhají evidenci. Jedná se zejména o prospekty, reklamy a jiný propaganí materiál, pozvánky neúedního charakteru, tiskoviny (nap. noviny a asopisy, sbírky zákon, stníky), knihy, vizitky a osobní poznámky z jednání. 4 PÍJEM A OZNAOVÁNÍ DOKUMENT V ANALOGOVÉ PODOB 4.1. Dokument se považuje za doruený pvodci okamžikem zaevidovaní dokumentu. Doruený dokument v analogové podob, popípad jeho obálku, opatí povená osoba v den doruení otiskem podacího razítka. 4.2. Zásady oznaování dokumentu: otisk razítka se umístí tak, aby nezasahoval do textu dokumentu. 4.3. Pokud jsou dokumenty v analogové podob pedány mimo podatelnu nebo pokud jsou vytvoeny z podání uinných ústn, opatí je povená osoba zpravidla v den doruení nebo vytvoení rovnž otiskem podacího razítka. 4.4. Obálka dokumentu v analogové podob se ponechává u dokumentu tehdy, pokud je dokument doruován do vlastních rukou, nebo pokud je to nezbytné pro urení, kdy byl dokument podán k poštovní peprav nebo kdy byl doruen jiným zpsobem, anebo údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele. 4.5. Pokud je v adrese na doruené obálce obsahující dokument v analogové podob uvedeno na prvním míst jméno, popípad jména, a píjmení fyzické osoby, pedá se obálka adresátovi, popípad jím urené osob, neotevená. Zjistíli adresát po otevení obálky s dokumentem v analogové podob, která mu byla edána, že obsahuje dokument úedního charakteru, zabezpeí neodkladn jeho dodatené oznaení a zaevidování. Strana 2
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2016 Spisový ád 4.6. Vytvoený dokument v analogové podob se opatí íslem jednacím nebo evidenním íslem ze samostatné evidence dokument. 4.7. Dokument v digitální podob pevede povená osoba autorizovanou konverzí nebo jiným zpsobem pevedení do analogové podoby; dokument v analogové podob opatí íslem jednacím nebo evidenním íslem ze samostatné evidence dokument a podacím razítkem. Datová zpráva se uloží po dobu nejmén tí let, pokud není stanoveno uložení delší. 4.8. Podací razítko i jiný technologický prostedek obsahuje položky pro vyplnní údaj o názvu pvodce, datu doruení dokumentu (as doruení), ísle jednacím nebo evidenním ísle ze samostatné evidence dokument, potu list dokumentu, potu listinných píloh dokumentu v analogové podob a o potu list tchto íloh, u píloh v nelistinné podob jejich poet a druh; 4.9. i pevedení dokumentu v analogové podob na dokument v digitální podob se pevádný dokument oznaí shodn s pevedeným dokumentem a zpravidla se uloží v úložišti pevedených dokument; obdobn se postupuje pi evedení dokumentu v digitální podob na dokument v analogové podob s tím, že vzniklý dokument v analogové podob se oznaí shodn s pevádným dokumentem tak, aby byla zajištna jednoznaná vazba mezi tmito dokumenty a aby bylo možné jejich zptné dohledání; pevádný dokument v digitální podob se uloží v úložišti pevedených dokument. 4.10. Dokument v analogové podob, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným zpsobem a souasn z nj nelze urit, kdo jej odeslal, se nezpracovává. 5 PÍJEM A OZNAOVÁNÍ DOKUMENT V DIGITÁLNÍ PODOB 5.1. Dokument se považuje za doruený pvodci okamžikem jeho dostupnosti podateln. Dokument v digitální podob musí být pi jeho vstupu do spisové služby zkontrolován, zda spluje požadavky svého formálního zpracování a zda je zpsobilý prokázat v ase svou autenticitu a integritu. Je provedena kontrola splnní požadavk stanovených a zveejnných tak, aby se mohl dokument zaadit do spisové služby. Souasn je zjišována existence autentizaních prvk (pipojení elektronického podpisu, elektronické znaky a kvalifikovaného asového razítka) a jejich platnost. 5.2. O doruení dokumentu v digitální podob zpsobilého k zaazení do spisové služby pvodce informuje jeho odesílatele, pokud z pijatého dokumentu má možnost zjistit adresu pro odeslání takové informace. 5.3. Bez ohledu na to, jestli je dokument pi výkonu spisové služby pevádn z analogové podoby do podoby digitální nebo naopak, je nutné zachovat jednotnou identifikaci, aby byla udržena vazba k pvodnímu dokumentu. Strana 3
Smrnice. 1/2016 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice 6 EVIDENCE DOKUMENT 6.1. Základní evidenní pomckou spisové služby vedené v elektronické podob je elektronický systém spisové služby. 6.2. V elektronickém systému spisové služby se opravy a identifikace provádjících osob zpracovává automaticky. 7 SAMOSTATNÁ EVIDENCE DOKUMENT 7.1. Samostatná evidence je vedena pro následující dokumenty: etní knihy elektronická podoba etní agenda elektronická podoba daová a pojistná agenda elektronická i listinná podoba ídní výkazy elektronická podoba ídní knihy elektronická podoba rozvrhy hodiny elektronická podoba zápisy z pedagogických rad elektronická podoba kniha úraz listinná podoba vysvení a protokoly listinná podoba 7.2. V elektronickém systému spisové služby se o dokumentu vedou navíc tyto údaje: jednoznaný identifikátor dokumentu, informace o tom, zda je dokument v analogové nebo digitální podob 7.3. Dokument zaevidovaný v elektronickém systému spisové služby se oznauje jednacím. íslo jednací obsahuje oznaení nebo zkratku oznaení pvodce, poadové íslo a oznaení ureného asového období, kterým je zpravidla kalendání rok. 8 VIZOVÁNÍ DOKUMENT 8.1. vodce zabezpeí, že každý dokument vyizuje vždy fyzická osoba, která je za vyízení zodpovdná. 8.2. V evidenci dokument se zaznamená zpsob vyízení dokumentu a identifikace subjektu, který je adresátem vyízení dokumentu. Byl-li dokument vyízen spolu s jiným dokumentem, uvede se tato skutenost v evidenci dokument. 9 VYHOTOVOVÁNÍ DOKUMENT 9.1. Dokumenty vzniklé z úední innosti školy musí obsahovat tyto náležitosti: název a adresa školy, íslo jednací dokumentu nebo evidenní íslo ze samostatné evidence dokument. V odpovdi na doruený dokument se uvádí také íslo jednací odesílatele, popípad evidenní íslo ze samostatné evidence dokument dorueného dokumentu, pokud je obsahuje; datum podpisu dokumentu; Strana 4
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2016 Spisový ád poet píloh; u dokumentu v digitální podob poet píloh, pokud to povaha dokumentu umožuje urit; poet list, poet list píloh nebo poet svazk píloh, jde-li o dokument v analogové podob, 9.2. vodce si ponechá pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dokumentu, popípad jeden ze stejnopis prvopisu vyhotoveného dokumentu. Adresátu se odesílá zpravidla prvopis nebo druhopis dokumentu. 10 ODESÍLÁNÍ DOKUMENT 10.1. Dokumenty se odesílají prostednictvím výpravny. 10.2. Spisová služba vykonávaná v elektronickém systému spisové služby umožuje odeslání dokument v digitální podob, jejich opatení všemi formálními znaky a provedení záznam o odeslání dokument. Ped odesláním datové zprávy se provádí kontrola výskytu škodlivého kódu. 11 PODEPISOVÁNÍ DOKUMENT A UŽÍVÁNÍ RAZÍTEK 11.1. Podpisové právo pro dokumenty školy má editel školy, v pípad jeho nepítomnosti statutární zástupkyn PaedDr. Alena Stachová. 11.2. Podpisové právo na píkazy k úhrad mají editel školy, statutární zástupkyn, ekonomka školy a úetní. 11.3. i bžném korespondenním styku se používá hranaté razítko vzor hranatého razítka 11.4. Kulaté razítko se státním znakem se používá na vysvení a na maturitní vysvení, v. jejich opis. Kulaté razítko jsou oprávnni používat editel školy, statutární zástupkyn a Marcela Pernikáová. vzor kulatého razítka 11.5. V pípad ztráty kulatého razítka se státním znakem oznámí editel školy tuto ztrátu neprodlen Ministerstvu vnitra. V oznámení se uvede datum, od kdy je razítko postrádáno. 11.6. Škola vede evidenci úedních razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popípad jmen, píjmení a funkce osoby, která úední razítko pevzala a užívá, datum pevzetí, datum vrácení úedního razítka, datum vyazení úedního razítka z evidence, podpis pebírající osoby a údaj o datu, popípad pedpokládaném datu, ztráty úedního razítka. Strana 5
Smrnice. 1/2016 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice 11.7. Osoba oprávnná za školu používat uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické znaky, kvalifikovaného asového razítka, datových schránek je editel školy, ekonomka školy, úetní a Marcela Pernikáová. 12 UKLÁDÁNÍ DOKUMENT V PÍRUNÍCH REGISTRATURÁCH 12.1. Prvním ukládacím místem pro vyízené, ale stále ješt provozn potebné a platné dokumenty vetn vlastních kopií, jsou píruní registratury jednotlivých pracovník. Za ádné uložení spis zodpovídají jednotlivé zástupkyn editele; správné uložení, oznaení a zabezpeení dokument zajišuje píslušný pracovník. 12.2. Dokumenty se skartaním znakem A se vyhotovují na trvanlivém papíru ureném pro vcný obsah, rok vzniku a skartaní znak a lhta uvedená ve skartaním plánu. Takto vybavené složky se ukládají do šanon nebo do archivních krabic (jedná-li se o dokumenty typu A ), a to vždy podle shodného skartaního znaku a lhty. Spolený skartaní znak a lhty se nadepíší do spodní ásti hbetního štítku šanonu, do horní ásti se vepíší spisové znaky, obsah a rok vzniku dokument jednotlivých složek. 12.3. V píruních registraturách jsou dokumenty uloženy zpravidla 1 až 2 roky a poté se pipraví k pedání do spisovny školy. 13 UKLÁDÁNÍ DOKUMENT 13.1. Ukládacím místem pro dokumenty školy je spisovna školy. 13.2. Dokument nebo spis v analogové podob, anebo dokument nebo spis v digitální podob se ped uložením kontrolují, jsou-li úplné. 13.3. Povenou osobou zodpovídající za spisovnu školy je Ing. Vra echová (pracovnice informaního stediska) pro dokumenty školy z pedagogické innosti a Jaroslava Grillová (úetní). 13.4. Povená osoba pebírá dokumenty na základ pedávacích seznam. Zkontroluje, zda jsou v evidenci dokument správn zpracovány všechny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavení spisu a sepíše o tom pedávací protokol. Kontroluje se zejména: oznaení dorueného dokumentu v analogové podob podacím razítkem a úplnost jeho vyplnní, oznaení dokumentu v analogové podob jednoznaným identifikátorem zajišujícím identifikaci a nezamnitelnost tohoto dokumentu v elektronickém systému spisové služby pvodce, je-li dokument v analogové podob v tomto systému evidován nebo zpracováván, kompletnost spisu v analogové podob v rozsahu dokument uvedených v soupisu dokument podle 12 odst. 2 nebo ve sbrném archu podle 12 odst. 3, poet list dokumentu v analogové podob, poet jeho listinných píloh a poet list tchto píloh, popípad poet svazk listinných píloh dokumentu, celkový poet list, popípad poet svazk listinných píloh podle písmene d) spisu u dokument v analogové podob, evedení dokumentu v digitální podob do výstupního datového formátu, Strana 6
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2016 Spisový ád uvedení spisového znaku a skartaního režimu u všech dokument a spis, zápis v evidenci dokument a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je dokument evidován, uložení dokument a spis v obalech, které zaruují jejich neporušitelnost a zachování jejich itelnosti, uložení dokument v digitální podob zpracovávaných ped vyízením na enosných technických nosiích dat v elektronickém systému spisové služby. 13.5. Právo povat dokumenty nebo svolit k jejich nahlédnutí má pouze povená osoba. O tchto skutenostech vede povená osoba dokumentaci, ve které je uveden datum zápky, íslo jednací dokumentu, obsah a jméno a píjmení íslušného zamstnance, který zapení stvrdí svým podpisem. Stejná evidence se vede u nahlédnutí do dokument. U dokument v digitální podob je evidence ístup vedena elektronickým systémem spisové služby. 13.6. Dojde-li k nevratnému poškození nebo zniení dokumentu v digitální podob nebo nelze-li dokument v digitální podob zobrazit uživatelsky vnímatelným zpsobem, poznamená se tato skutenost do poznámky v evidenci dokument etnísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškození nebo zniení ešeno. Dojde-li ke ztrát nebo zniení dokumentu v analogové podob, do evidence dokument se zapíše slovo "Ztráta" a íslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta ešena. 14 VAZOVÁNÍ DOKUMENT A PODROBNOSTI SKARTANÍHO ÍZENÍ 14.1. Do skartaního ízení se zaazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartaní lhta, a úední razítka vyazená z evidence. 14.2. Škola je povinna ukládat dokumenty v digitální podob ve stanovených datových formátech a s požadovanými metadaty. Pokud není schopen uložit dokument nebo spis v požadovaných datových formátech a s požadovanými metadaty, musí ho pevést do analogové podoby. 14.3. Skartaní ízení se provádí zpravidla jednou ro, max. za 5 let. 14.4. K provedení skartaního ízení sestaví škola skartaní komisi, jejímž lenem je vždy pracovník spisovny. Ten sestaví seznamy dokument urených k posouzení ve skartaním ízení. V seznamech dokument, uspoádaných podle spisových znak, uvede oddlen dokumenty se skartaním znakem "A" a dokumenty se skartaním znakem "S". Dokumenty se skartaním znakem "V" se posoudí a zaadí k dokumentm se skartaním znakem "A", nebo k dokumentm se skartaním znakem "S". Takto vytvoený skartaní návrh je posouzen a podepsán leny skartaní komise a editelem školy. 14.5. Z evidence dokument vedené v elektronické podob v elektronickém systému spisové služby nebo ze samostatné evidence dokument vedené v elektronické podob se stanoví seznam dokument urených k posouzení ve skartaním ízení. 14.6. Skartaní návrh na vyazení dokument, popípad razítek, vetn seznamu dokument se zašle archivu eská republika, Státní oblastní archiv v Teboni, Státní okresní archiv eské Budjovice. Pedkládá-li pvodce skartaní návrh v listinné podob, pipojí k nmu seznamy dokument ve dvojím vyhotovení. 14.7. Povený zamstnanec z píslušného archivu následn postupuje podle vyhlášky. 259/2012 Sb. Strana 7
Smrnice. 1/2016 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice 14.8. Po provedené archivní prohlídce sepíše zamstnanec píslušného archivu protokol o provedeném skartaním ízení. V jeho píloze uvede seznam dokument, popípad úedních razítek, vybraných za archiválie a vydá souhlas se zniením dokument, popípad úedních razítek, oznaených skartaním znakem "S". 14.9. Škola pedá píslušnému archivu dokumenty, popípad úední razítka, vybrané jako archiválie. O pedání se sepíše povená osoba úední záznam o pedání archiválií k trvalému uložení v archivu, který obsahuje zejména název, sídlo nebo jinou identifikaní adresu pvodce, název píslušného archivu, poet a popis stavu edávaných archiválií, datum pedání archiválií, jméno, popípad jména, íjmení a funkce fyzické osoby povené podpisem záznamu za pvodce a za íslušný archiv a její podpis. 14.10. Odpovdná osoba na základ souhlasu ke zniení dokument oznaených skartaním znakem "S", popípad úedních razítek, zabezpeí jejich zniení, tak, aby byla znemožnna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. 15 PECHODNÁ A ZÁVRENÁ USTANOVENÍ 15.1. Smrnice v plném rozsahu ruší a nahrazuje smrnici. 1/2012 z 20. 8. 2012. 15.2. Smrnice je platná a úinná dnem vydání. V eských Budjovicích dne 1. 1. 2016 RNDr. Vladimír Kostka editel školy Strana 8
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2016 Spisový ád PÍLOHA. 1 SPISOVÝ A SKARTANÍ PLÁN KÓD VS Název dokumentu Skartaní znak a lhta A. Materiály editelství V/75 A.01. Základní právní dokumenty školy (zizovací listiny, dokumenty o vzniku, pípadn zániku školy, doklad o zaazení do sít škol, organizaní ád, provozní ád a další ády upravující innost školy, jmenování editel apod. A/10 A.01.1. Smlouvy A/10 A.01.2 Dokumentace projekt s dotacemi A/dle dokument projektu A.02. Porady vedení školy A/5 A.03. Rada školy A/5 A.04. Interní smrnice školy, pokyny editele A/5 A.05. Podací deník A/10 A.06. Korespondence editele školy V/10 A.06.1. Korespondence s nadízenými orgány V/5 A.06.2. Korespondence s rodii V/5 A.06.3. Bžná korespondence editele S/5 A.07. Patronátní a sponzorské smlouvy A/10 A.08. Koncepce rozvoje školy, výkazy a zprávy o innosti školy, školní vzdlávací program, dlouhodobé plány rozvoje školy, roní plány, celoroní statistická hlášení a výkaznictví A/10 A.08.1. Plány práce, výkazy a hlášení za období kratší než roní S/5 A.09. A.10. Výroní zprávy, zprávy o innosti školy (roní a delší), vlastní hodnocení školy Inspekce, revizní zprávy nadízených orgán, záznamy kontrolních orgán A/10 A/10 A.10.1. Hospitace S/10 A.11. Kroniky školy, pamtní a jubilejní knihy A/10 A.12. Skartaní ízení (skartaní návrhy, protokoly, protokoly o likvidaci dokument, protokoly o pedání dokument do íslušného archivu) A/10 A.13. Archivní kniha A/20 A.14. Spisová služba V/15 A.14.1. Podací deník A/10 Strana 9
Smrnice. 1/2016 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice KÓD VS Název dokumentu Skartaní znak a lhta A.14.2. Spisový a skartaní ád školy A/5 B. Pedagogické materiály V/75 B.01. Matriky žák, tídní výkazy, katalogové listy, (katalogy žák) A/45 B.01.1. Výpisy z tídních výkaz S/3 B.01.2. Seznamy žák S/10 B.01.3. Komisionální, opravné zkoušky S/5 B.02. Maturitní protokoly A/45 B.03. Osobní spisy (listy) žák S/20 B.04. ídní knihy S/10 B.04.1. Tídní knihy nepovinných pedm, Zájmová innost, douování B.05. Statistika V/15 B.05.1. Pro nadízené orgány na pedepsaných formuláích A/10 B.05.2. Podklady pro statistiku S/5 B.06. Zápisy z pedagogických rad (klasifikaní konference) A/10 B.06.1. Metodická sdružení, pedmtové komise V/5 B.07. Závažné pestupky žák, pípady užívání alkoholu a drog A/5 B.08. Práce žák V/15 B.08.1. Maturitní V/5 B.08.2. Soutžní, olympiády V/5 B.08.3. Ostatní S/5 B.09. Rozvrh hodin S/1 B.10. Organizace výuky (studia na školách) V/5 B.10.1 Studijní obory, koncepce, zmny A/10 B.11. Individuální plány pro žáky se specifickými vadami uení V/10 B.12. Logopedie - praktická cviení na školách S/3 B.13. Dyslektická náprava - praktická cviení na školách S/3 B.14. Školy v pírod, lyžaské výchovné a výcvikové zájezdy, plavání zprávy o prhu vetn dokumentace, organizace, hodnocení B.15. Korespondence s rodii V/5 B.16. Stížnosti (žák, student, rodi, uitel) V/10 B.17. Akce školy, úast na sportovních a kulturních akcích V/5 V/5 V/5 Strana 10
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2016 Spisový ád KÓD VS B.17.1. B.17.2. Název dokumentu Zprávy, výsledkové listiny, dokumentace (letáky, brožury, fotografie, multimediální záznamy) Provozní dokumentace k zabezpeení akcí vetn úetních a pokladních doklad Skartaní znak a lhta B.18. ijímací ízení, protokoly, pihlášky S/10 B.19. ijímací zkoušky S/10 B.20. Dokumentace nepijatých uchaze S/5 B.21. Omluvné listy S/1 B.22. Nedbalá docházka, pestupky V/5 B.23. Úrazy (pracovní, školní, mimoškolní) V/15 B.23.1. Knihy úraz A/5 B.23.2. Hlášení úraz, posudky, lékaské protokoly úraz smrtelných a s trvalými následky A/5 V/5 A/10 B.23.3. hlášení úraz, posudky, lékaské protokoly ostatních úraz S/10 B.23.4. Náhrady pojistné události S/10 B.24. Výchova branná, dopravní S/5 B.25. Veejná prezentace práce školy A/10 B.25.1. Návštvy významných host A/10 B.25.2. Propagace práce školy (letáky, brožury, fotografie, multimediální záznamy), partnerské kontakty s jinými školami, spolupráce se samosprávou a veejnými orgány C. Personální a mzdové materiály V/75 C.01. Seznamy vyuujících A/45 C.02. Osobní spisy uitel (pracovní smlouvy, platové zaazení, kárná ízení, doklady o kvalifikaci, pracovní nápln, ukonení pracovního pomru apod.) V/5 A/50 C.03. Osobní spisy provozních zamstnanc A/50 C.04. Pracovní smlouvy, ukonení pracovního pomru S/10 C.05. Dohody o provedení práce, dohody o pracovní innosti S/10 C.06. Smlouvy o dílo V/10 C.07. Mzdové/platové listy nebo úetní záznamy o údajích potebných pro úely dchodového pojištní V/30 C.07.1. Ostatní mzdové/platové dokumenty V/10 C.07.2. Evidence pracovní doby V/10 Strana 11
Smrnice. 1/2016 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice KÓD VS C.07.3. Název dokumentu Záznamy o pekážkách v práci - nemoc, úrazy, OR, MD, omluvená nepítomnost v práci, neomluvená nepítomnost v práci, C.07.4. Stejnopisy evidenních list pro úely dchodového pojištní Skartaní znak a lhta V/10 C.08. Hospitace S/10 C.09. Kárná ízení V/10 C.10. Daová piznání a podklady k nim S/10 C.11. Docházka S/5 C.12. Oduené hodiny S/5 C.13. Návrhy odmn S/5 C.14. Výplatní pehledy S/5 C.15. Výplatní lístky pro zamstnance S/5 C.16. žná korespondence ohledn personální a mzdové agendy C.17. Hmotná odpovdnost S/1 C.18. Další vzdlávání pedagogických pracovník V/5 C.19. Kolektivní smlouvy A/10 C.20. Odborové organizace V/10 D. Hospodáské a úetní materiály V/75 D.01. Dokumentace budov (vlastních), velké opravy A/10 D.01.1. Drobné opravy, údržba S/10 D.02. Hlavní kniha (nebo sestava nahrazující hlavní knihu) A/10 D.03. Roní a delší rozpoet A/10 D.04. Rozbory hospodaení (roní a delší), roní úetní uzávrky, audit V/3 S/5 A/10 D.05. Inventarizace V/15 D.05.1. Pi vzniku školy, generální. pi sluování škol a jiných mimoádných okolnostech A/10 D.05.2. Bžná roní V/10 D.05.3. Inventární seznamy, vyazovací protokoly S/10 D.05.4. Inventární knihy S/10 D.06. Korespondence k úetnictví S/5 D.07. Knihy faktur S/5 Strana 12
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2016 Spisový ád KÓD VS Název dokumentu Skartaní znak a lhta D.08. etní doklady S/10 D.08.1 Úetní doklady projekt s dotacemi A/dle dokument projektu D.09. Knihy objednávek S/10 D.10. Objednávky S/10 D.11. Pokladní knihy S/10 D.12. Pokladní doklady S/10 D.13. Poštovní kniha S/10 D.14. Sešit klí a razítek S/10 D.15. Stravování V/15 D.15.01. Penžní deník (nebo sestava jej nahrazující) S/10 D.15.02. Pokladní kniha S/10 D.15.03. Inventurní soupis S/10 D.15.04. Vyhodnocení mank, pehled inventurních rozdíl S/10 D.15.05. Výdejky potravin S/5 D.15.06. Skladové karty zásob S/5 D.15.07. Protokol o poškození, zniení a ztrát zásob S/5 D.15.08. Záznam stravovaných osob a poplatk S/5 D.15.09. Kniha zbytk S/3 D.15.10. ihlášky ke stravování S/3 D.15.11. Stravenky použité S/1 D.15.12. Jídelní lístky S/1 D.16. Fond kulturní a sociálních poteb (konta, rozpoty, doklady) S/5 D.17. Stipendia, dary, granty, sponzorské listiny V/10 E. Vedlejší hospodáská innost V/75 E.01. Roní úetní výkazy VHC A/10 E.02. tvrtletní výkazy o hospodaení a statistické výkazy S/5 E.03. Hlavní úetní knihy nebo sestavy je nahrazující S/10 E.04. Analytické úetní sestavy S/5 E.05. Knihy faktur S/10 E.06. etní doklady (k dani z pidané hodnoty) S/10 E.07. etní doklady ostatní S/5 Strana 13
Smrnice. 1/2016 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice KÓD VS Název dokumentu Skartaní znak a lhta E.08. Pokladní kniha S/10 E.09. Pokladní doklady S/5 E.10. Výpisy z banky S/5 E.11. Zakázkové knihy S/10 E.12. Kniha objednávek S/10 E.13. Revizní zprávy A/20 Strana 14
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2016 Spisový ád PÍLOHA. 2 PEDÁVACÍ PROTOKOL DOKUMENT A/S K ULOŽENÍ DO SPISOVNY edávací protokol dokument A/S k uložení do spisovny Útvar:... íslo protokolu:. Dne:... Poad. íslo Název dokument Rok vzniku Skart. znak a lhta Místo uložení Poznámka o vyazení (trvalém uložení) edal:... evzal:... Poznámka: protokol se vypluje 2x 1x spisovna, 1x pedávající Strana 15
Smrnice. 1/2016 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice PÍLOHA. 3 NÁVRH NA VYAZENÍ DOKUMENT Hlavikový papír R Státní oblastní archiv v Teboni, pracovišteské Budjovice Rudolfovská 40 P.O. BOX 141 370 21 eské Budjovice Návrh na vyazení dokument Na základ zákona. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb a o zm kterých zákon, ve znní pozdjších právních pedpis a vyhlášky. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, kterou se stanoví jednotlivosti skartaního ízení, a podle skartaního ádu školy navrhujeme vyadit dokumenty uvedené v píloze. Do skartaního ízení byly zahrnuty dokumenty Stední prmyslové školy stavební, eské Budjovice, Resslova 2 z let... s uplynulou skartaní lhtou, které nejsou nadále správni provozn potebné pro další innost. Dokumenty jsou uloženy ve spisovn a pipraveny k eventuální revizi. iložený seznam dokument navržených ke skartaci je uspoádán podle spisového plánu pvodce a zahrnuje jak dokumenty skartaního znaku S, tak i dokumenty skartaního znaku A, které jsou navrženy k trvalému uložení v R Státní oblastní archiv v Teboni, pracovišteské Budjovice; u dokument skartaního znaku V byl proveden pedbžný výbr. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokument a povolení jejich skartace. podpis editele školy razítko ílohy: 2 x seznamy dokument Strana 16
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2016 Spisový ád PÍLOHA. 4 SEZNAM DOKUMENT NAVRŽENÝCH KE SKARTACI Hlavikový papír Seznam dokument navržených ke skartaci Dokumenty S - A*) Poad. íslo Spisový znak Název dokument Roky vzniku Skartaní lhta Množství *) Nehodící škrtnte pracovník spisovny editel školy Strana 17