Aplikovaná informatika Možnosti využití informačních systémů v práci manažera velitele. ZEMÁNEK, Z. - PLUSKAL, D. - SMETANA, B. Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky amanagementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326 1
Možnosti využit ití informačních systémů v práci manažera velitele. 1. Základy užití IS 2. Informační systémy v procesu řízení 3. Přínosy IS 4. Kontrolní otázky a úkoly samostudia 2
Cíle přednášky 1. Objasnit kategorie a užití IS a analyzovat souvislosti. 2. Nastínit význam IS v procesu řízení. 3. Uvést přínosy IS a jejich kategorizaci. 3
Systém Účelově definovaná množina prvků a vazeb mezi nimi, která vykazuje jako celek určité vlastnosti, popř. chování. Prvek nedělitelná část celku. Vazba přímé spojení mezi dvěma prvky nebo jejich množinami. Podstatnou částí je struktura skladba či způsob uspořádání prvků a vazeb. Obvykle se skládá z ucelených dílčích částí subsystémů. [1] Norbert Wiener otec kybernetiky a teorie systému. 4
Systém Okolí systému účelově definovaná množina prvků, které nejsou součástí uvažovaného systému, ale mají k němu podstatné vazby. Vztah systému a jeho okolí je účelově charakterizován jeho vstupy a výstupy. Vstup množina vazeb nebo proměnných veličin, jejichž prostřednictvím okolí působí na systém, popř. jeho části. Výstup množina vazeb nebo proměnných veličin, j ejichž prostřednictvím systém působí na své okolí. 5
Definice: Informační systém m (IS) Soubor lidí, metod a technických prostředků zajišťujících sběr, přenos, uchování, zpracování a prezentaci dat, jehož cílem je tvorba a poskytování informací podle potřeb jejich příjemců, činných v systémech řízení. Složen ení: Technické prostředky (hardware). Programové prostředky (software). Organizační prostředky (orgware) - nařízení a pravidla definující provozování a řízení IS. Lidská složka (peopleware) - adaptace a účinné fungování člověka v prostředí IS. Reálný svět jako kontext IS - informační zdroje, legislativa, normy, 6
Užití a kategorie IS Územní rozsah působnosti mezinárodní, národní, regionální. Věcný (tematický) rozsah polytematické, monotematické. Účelová specializace druhy informačních zdrojů, druhy informací, druhy funkcí. Institucionálně funkční charakter podnikové, resortní, kulturních institucí, komerční, osobní. 7
Užití a kategorie IS Oblast určení výstupů (služeb) pro ekonomiku a řízení, pro vědu, výzkum a vzdělávání. Způsob získávání informací přímo, dokumentové, syntetizující. Způsob zpracování a prezentace informací dokumentografické, faktografické, s vyhodnocovacími a logickými prvky. Použitá generace informačních technologií offline, online; izolované, v sítích. 8
Užití IS ve struktuře e subjektu Podle organizačních úrovní podnikové (firemní), skupinové, osobní. Podle vztahu k systému řízení transakční systémy (TPS), manažerské informační systémy (MIS), systémy pro podporu rozhodování (DSS), informační systémy pro vrcholové řízení (EIS). 9
Informační systémy v procesu řízení Ředitelé, náměstci. Vrcholový management Střední management Operativní management Vedoucí odborů, útvarů Mistři, vedoucí skupin EIS DSS MIS TPS Strategické řízení Taktické řízení Operativní řízení 10
Řídicí a informační pyramida 11
Transakční systémy (Transaction Processing Systems) TPS Systém m zpracování transakcí je bezprostředn edně spojený s určitým typem procesu v rámci r organizace. Subsystémy podporující: dílenské,, skladovací a transportní operace výrobních podniků, konstrukční a technologické procesy, rezervační systémy dopravy, turistiky, hotelů, provoz na přepp epážkách bank, pošty,, poskytování zákaznických služeb v distribuci. 12
Manažersk erské informační systémy (Management Information Systems) Podpora taktického a operativního řízení. Převažují evidenční a analytické operace. Cílem úloh je zajištění průběžné evidence procesů a zdrojů, zpracování dokumentů požadovaných legislativou i vnitřními předpisy, zpracování ekonomických a jiných analýz. Vlastnosti: Trvalý provoz, vysoké nároky na archivaci a zálohování dat, zajištění bezpečnosti provozu, průkaznost operací (obchodní a finanční moduly). MIS 13
Kritické faktory úspěchu: Správn vná volba aplikačního softwaru (ASW) a správn vná strategie jeho uvedení do provozu. Kvalita použitých metod a nástrojn strojů implementace. Typické funkce: účetnictví, prodej a nákup, n personalistika, PaM. MIS 14
Systémy pro podporu rozhodování (Decision Support Systems) Jsou předevp edevším m určeny pro podporu středn edních složek managementu. Mají schopnost provádět rozmanité analýzy dat. Jedná se o počíta tačovou podporu metod rozhodovací analýzy a operační systémov mové analýzy. Poskytují managementu komfort v tom smyslu, že e mu umožní rychle provádět t příslup slušné výpočty a manipulace se vstupními daty. DSS 15
Částečný předpoklad: p uživatel rozumí podstatě metody, ví,, kdy a proč ji mám použít, jaká vstupní data musí zajistit pro její aplikaci na svůj j problém. Umožň žňují provádět: DSS detailní analýzy, podporují tvorbu plánů, rozpočtů a prognóz, srovnávání různých variant scénářů s ekonomickými a provozními faktory apod. Mají schopnost prezentovat informace prostřednictv ednictvím grafických výstupů. 16
IS pro vrcholové řízení (Executive Information Systems) EIS Komplexní analýzy, podklady pro rozhodování Generace strukturovaných výstupů s vysokou vypovídac dací hodnotou. Rychlé a jednoduché vytvářen ení nových pohledů na data, jejich agregace a řazení do nových souvislostí. Analýzy trendů a odchylek, analýzy scénářů řů, práce s historickými daty, a předvp edvídání budoucího vývoje, přístup p k interním i externím m datům. Jednoduché ovládání,, přehlednp ehledná prezentace. 17
Nároky: Nižší nároky na zajištění provozu (malý počet uživatelů), provozní podpora konverzí dat z databází MIS, CIS do databází EIS. Specifická podpora uživatelu ivatelů a podpora průběž ěžných modifikací aplikací. Podpora analytické činnosti: finanční řízení, prodej, nákup, marketing, personalistika, výroba. EIS 18
Přínosy informačních Motto: systémů Pokud nehovoříte o přínosech informačního systému před začátkem projektu, můžete očekávat, že na konci projektu budete spíše vyčíslovat ztráty při investování do použitých informačních technologií. Laddy Brand - kanadský informační expert 19
Přínosy a priority IKT pro IS nosy a priority IKT pro IS Moderní informační a komunikační technologie aplikované kvůli trendu bez analýzy přínosů. Stanovení přínosů není možné bez analýzy aktiv pracoviště firmy. Nástrojem pro úvahy může být Bostonská matice (BCG) schéma pro úvahy o přínosech. [2] 20
Přínosy a priority IKT pro IS Hvězdy - vysoké tempo růstu s relativně velkým podílem na trhu. Předpoklad - v budoucnu se stanou hlavním zdrojem zisku. [3] 21
Přínosy a priority IKT pro IS Otazníky - nízký relativní podíl na rychle rostoucím trhu. Nestabilní = mohou být ziskové i ztrátové. Předpoklad - volba vhodné marketingové strategie. [3] 22
Přínosy a priority IKT pro IS Dojné (peněž ěžní) ) krávy - dobré tržní postavení a stabilní zisk pro financování rozvoje. Předpoklad - nezbytná ochrana. [3] 23
Přínosy a priority IKT pro IS Hladoví (bídn dní) ) psi nízký zisk, neperspektivní. Předpoklad nutná inovace nebo zastavení aktivit. [3] 24
Přínosy IS?? Je velký rozdíl mezi tisícem různého hmyzu, který nám krouží kolem hlavy na pasece a stejným tisícem druhů hmyzu uspořádaným přehledně podle příslušného taxonomického systému. Je nutné poznat různé pohledy na přínos IS. Není možné hodnotit přínosy bez jejich taxonomie rozdělení. 25
Přístupy k přínosům IS Podstatná část vedoucích pracovníků ztotožňuje pojem přínosy s pojmem úspory. Možnosti přístupu k přínosům IS jsou širší. Úspory jsou charakterizovány rozdílem snížených nákladů v době před a po zavedení informačního systému. Úspory nemohou být větší, než vynaložené náklady. Výnosy například příjem peněz za služby, které firma v oblasti informatiky zavede. [4] 26
Přístupy k přínosům IS Výhody - využívání progresivních informačních technologií umožňuje získat konkurenční výhodu před ostatními firmami. Příležitosti - v současné tržní ekonomice je nutné, aby podnikatelé dokázali rychle využít příležitostí, které se na trhu vyskytnou i s pomocí IS. Důležitá je role osobních informačních systémů (OIS) a jejich provázanost s IS. [4] 27
Konkretizace přínosp nosů IS Přínosy musí být jednotlivě a adresně kvalifikovány a kvantifikovány se znalostí současného stavu! Musí být určena odpovědnost dnost za jejich dosažení, stanoven termín a způsob jejich vyhodnocení! Přínosy bychom měli umět objektivně změř ěřit! [4] 28
Konkretizace přínosp nosů IS Pokud takové objektivní vyhodnocení neumíme nebo nemůžeme provést, neměli bychom takový přínos použít k vyhodnocení užitečnosti informačního systému. Je potřeba zajistit evidenci a vykazování přínosů. Mnohé přínosy jsou opomíjeny prostě proto, že jejich výskyt nikdo nesleduje. Evidence a sledování vyžaduje vynaložení určité námahy a určitého času - tato činnost vyvolává odpor = využívejme pro evidenci [4] možnosti IS! 29
Rozdělen lení přínosů Přínosy plánovan nované a skutečné - struktura plánu přínosů a vykazování skutečných přínosů měly na sebe bezprostředně vázat. Přínosy pozitivně a negativně pojaté - zvýšení výnosů nebo snížení ztrát. Přínosy očeko ekávané a neoček ekávané (resp. předpokládané a nepředpokládané) - neočekávaný a plánovaný vliv vnějších i vnitřních faktorů. Přínosy prokázan zané a odhadnuté -některé přínosy lze prokázat jen s vynaložením vysokých nákladů, nebo by jejich prokazování trvalo dlouho či by bylo spojeno s jinými problémy. Proto kromě prokázaných přínosů můžeme pro některé provést expertní odhad jejich výše. [4] 30
Rozdělen lení přínosů Přínosy jednorázov zové a opakované - jednorázové přínosy se projeví pouze jednou v určitém časovém okamžiku, některé přínosy se opakují. Přínosy vyčísliteln slitelné a obtížně vyčísliteln slitelné přínosy, které lze či nelze kvantifikovat (finančně), jsou někdy označované jako kvalitativní. Například měřítko stresu. Podobné případy lze řešit dvěma cestami: vyjmenováním těchto přínosů v samostatné kategorii, tj. jejich explicitním uvedením ale bez vyčíslen slení, pokusit se vyčíslit přínos nějakým zprostředkovaným způsobem přes jiný ukazatel. Přínosy přímép a nepřímé -přímé přínosy se vztahují bezprostředně na oblast, kde informační systém působí. Nepřímé se mohou projevit například v dobrém jménu firmy. [4] 31
Rozdělen lení přínosů Přínosy finanční a naturáln lní v tržní ekonomice - vyjádření přínosů ve finančních jednotkách ch. Někdy v jiných jednotkách, majících význam pro konkrétní případ (množství důležité suroviny). Důležitou naturáln lní jednotkou je čas! Čas je dnes kritickým faktorem úspěchu! Přínosy neadresné a adresné - adresné přiřazeny konkrétnímu pracovišti, konkrétnímu procesu, konkrétně prováděným činnostem. Na druhé straně - že zisk firmy se zvýší o 2% bez udání důvodu. Někdy bývá zvykem hovořit o všeobecných a konkrétních přínosech. Přínosy členěné podle konkrétn tních zdrojů -přínosy materiálové, v oblasti jakosti, v oblasti režijních materiálů, využití ploch, zvýšení produktivity práce, apod. Jsou důled ležité pro zdůvodn vodnění modernizace IS. [4] 32
Kontrolní otázky a úkoly samostudia Projděte kategorie a užití IS a analyzujte souvislosti. Objasněte význam IS v procesu řízení. Uveďte přínosy IS a příklady z praxe. 33
Zdroje doplňující studijní literatura: 1. HRONEK, Jiří. Informační systémy [online]. 2007 [cit. 2013-11-9]. Dostupné z: http://phoenix.inf.upol.cz/esf/ucebni/infosys.pdf 2. BCG Matice. Http://cs.wikipedia.org [online]. 2007 [cit. 2013-11-10]. Dostupné z: http://cs.wikipedia.org/wiki/bcg_matice 3. ČEVELOVÁ, Magdalena. Bostonská matice. Http://www.cevelova.cz [online]. 2010 [cit. 2013-11-10]. Dostupné z: http://www.cevelova.cz/bostonska-matice/ 4. LACKO, Branislav. Přínosy informačních systémů. Http://www.systemonline.cz [online]. 2000 [cit. 2013-11-11]. Dostupné z: http://www.systemonline.cz/clanky/prinosy-informacnichsystemu.htm 34