Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Školící materiál pro samostudium

Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Školící materiál pro samostudium 14.5.2012 Major Bohuslav, Ing. Datum tisku 14.5.2012

2 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Obsah Úvodní slovo... 3 Logika účtování zásob ve WinFASu... 4 Kontrola zásob na účetnictví... 5 Úvod... 5 Zásady při pořizování dokladů... 5 Kontrola postupné kroky... 6 Nedokončené doklady... 6 Položky se záporným stavem... 6 Ocenění zásob... 6 Položky s nulovým stavem a penězi... 6 Převod dat do účta... 7 Kontrola párování dokladů... 7 Kontrola účtu 395... 8 Kontrola zásob na hlavní knihu... 9 Když kontrola ukázala rozdíl... 9 Přílohy... 11 Příloha č.1 Jak najít... 11 Příloha č.2 - Ocenění zásob *8733... 13 Příloha č.3 - Převod zásob do účetnictví *1020... 14 Chyba spojováku... 15 Zrušení spojováku... 17 Příloha č.4 Speciální převod pro spojovák, který obsahuje PS... 18 Příloha č.5 Oprava párovacích symbolů... 20 Postup doplnění párovacího symbolu... 20

3 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Úvodní slovo Pro pochopení tohoto materiálu je třeba zvládat následující Základy ovládání Windows (práce ve Windows, používání myši, spouštění a zavírání aplikací, ) Základy ovládání WinFASu (práce v centrálním manažeru, spouštění aplikací a číselníků, ovládání oken pořízení, základní logiku šablon, práci pevnými a IQ sestavami) Modul zásoby základy ovládání 1 (pořizování dokladú,..)

4 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Logika účtování zásob ve WinFASu Každá položka na sobě nese účetní skupinu, podle které se její pohyby účtují Pomocí aplikace *8015_Účetní skupiny vytvoříme novou (nebo přepíšeme stávající) účetní skupinu Doporučení Do kódu skupiny doporučujeme: o zadávat číslo materiálové skupiny z číselníku položek pro snažší pořizování nových položek o nebo kód skladového účtu (například 112000, 112050 apod.) pro lepší orientaci v účetních skupinách Ke každé položce v aplikaci *8718_Číselník položek ZVS se přiřadí odpovídající účetní skupina V aplikaci *8014_Číselník tvorby účtů se pak k dané skupině dle kont (pohybů) přiřadí odpovídající účet z účtové osnovy

5 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Pomocí aplikace *1020_Spojováky do účta se potom podle tohoto číselníku automaticky zaúčtují oceněné položky dle vybraných parametrů. Kontrola zásob na účetnictví Úvod Ke kontrole dat byly použity šablony označené Zxx s názvem začínajícím UK (viz Příloha) Pomocí aplikace *101-Podmnožiny účtů byla vytvořena podmnožina zásoby (rozvahové účty 112,123 a 132), která je používána v předem nastavených šablonách a podmnožina za111-131(účty pořízení 111, 131) Pomocí aplikace *116_Podmnožiny účetních skupin byla vytvořena podmnožina V případě nejasností s nastavením se prosím obraťte na pracovníka podpory pro zásoby Zásady při pořizování dokladů Datum pořízení příjemky obvykle udává datum skutečného přijetí na sklad nebo datum zdanitelného plnění Datum pořízení příjemky musí vždy předcházet datumu výdeje ze skladu!!! I když jsme někdy nuceni udělat výdej do mínusu, je třeba následně pořídit příjem zboží na sklad s datem, který předchází výdeji Upozornění Vícenáklady (například faktura za dopravu) je příjemka s penězi a nulovým množstvím Datum vícenákladu musí být stejný jako datum na dokladu, ke kterému vícenáklad přiřazujeme Pozor na vratky a záměny Při dobropisu výdejky vracíme zboží na sklad ve skladové ceně (ne v ceně prodejní) V případě nedodržení těchto zásad, dojde k chybě ocenění a následně potom zůstávají peníze na: o položkách s nulovým stavem o účtech pořízení 111 a 131

6 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Kontrola postupné kroky Nedokončené doklady Za uplynulé účetní období nesmí zůstat žádný doklad Nedokončený Nedokončené doklady zjistíme pomocí aplikace *8757_ Nedokončený doklad uvedeme do stavu Dokončený v aplikaci *8757 pomoci tlačítka Dokonči Položky se záporným stavem Na jednotlivých skladech nesmí zůstat ani jediná položka se záporným stavem Šablona Tip Po stisknutí tlačítka Data musí být ve sloupci Stav nula Ocenění zásob Po výše uvedených kontrolách můžeme přejít k oceňování zásob Povinnost provádět ocenění je alespoň jednou měsíčně Provedeme ocenění zásob pomocí aplikace *8733 (viz příloha č. 2) o Kontrola ocenění: Šablona o Další možností kontroly ocenění je použití pevné sestavy Neoceněné položky Tip Po stisknutí tlačítka Data musí být ve sloupci NeOceněno nula o V případě, že je vše oceněné, bude tato sestava prázdná Položky s nulovým stavem a penězi navýší stav skladu i v účtu a mohou ovlivnit hospodářský výsledek firmy příčinou je obvykle nedodržení zásad při pořizování dokladů (viz výše) pro kontrolu použijeme šablonu Tip Po stisknutí tlačítka Data musí být ve sloupci StavSklCena nula

7 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Doporučení Pokud některá z výše uvedených kontrol ukázala chybu, pak je třeba chybu najít a odstranit Až potom teprve přejděte na převod zásob do účta K vyhledávání chyb použijte jak aplikaci *8731_Skladová karta tak i IQ_Skladovou kartu V případě, že nemůžete chybu najít, volejte podporu zásob. Nenechávejte tyto nesrovnalosti až na konec roku. Můžete tím ovlivnit i hospodářský výsledek firmy!!! Příklad řešení chyby: Se skladovou cenou můžeme přímo manipulovat jen pomocí příjmů Pomocí příjmů s nulovým množstvím a celkovou cenou s obráceným znaménkem se peníze vyrovnají na stavovém účtu Účetním dokladem se přeúčtují například takto: o Když je zůstatek na MD účtu 111 (náklady): 548 / 111 o Když je zůstatek na DAL účtu 111 (výnosy): 111 / 648 Převod dat do účta K převední dat do účta požijeme aplikaci *1020_Spojováky (viz příloha č. 3) Ke kontrole, zda vše, co bylo oceněno, se dostalo do účta, použijeme opět šablonu Tip Po stisknutí tlačítka Data musí být ve sloupci NeKnihováno nula Kontrola párování dokladů Cílem je ověřit, že vše, co bylo nakoupeno bylo i naskladněno a naopak, to co bylo naskladněno, prošlo účetnictvím V modulu zásob použijeme ke kontrole párování sestavy o Kontrola párování RZ-Účto o Kontrola rozdílů Účto-RZ Příklady možných výstupů

8 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Doplnění a opravu párovacích symbolů provedeme pomocí aplikace *8738_Oprava párovacích symbolů (viz příloha č.5) Dále pak můžeme ke kontrole účtů 111 a 131 použít šablonu Z04 UK_zásoby_nespárované FA z IQ_UD Příklad: Strana Md - doklady vzniklé v účetnictví Strana Dal doklady vytvořené v zásobách U třetího a čtvrtého záznamu je vidět, že není spárovaný doklad v účetnictví o V prvém případě existuje závazková faktura, ale není přidělen párovací symbol k dokladu v zásobách o V druhém případě existuje příjemka, ale v účetnictví není dosud závazková faktura Ostatní záznamy jsou spárované, ale vzniká zde rozdíl o Pokud je tento rozdíl nižší než interně stanovená hranice (např. haléřové rozdíly), pak se tento rozdíl řeší sumárně a na konci roku se zaúčtuje o Pokud částka přesáhne interně stanovenou hranici, je třeba ztrátu či nadbytek dohledat Kontrola účtu 395 Přes tento účet se z hlediska zásob kontroluje o převod mezi sklady (pohyb 80) o záměna položky (pohyb 81) Zůstatek na tomto účtu musí být nula Ke kontrole účtu 395 použijeme šablonu Z06 -UK_Kontrola účtu 395 z IQ_UD

9 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Nápočet BezPsMD musí být nulový (viz příklad) Kontrola zásob na hlavní knihu Z12 UK_účto celkem ( v IQ stav skladu) Z01 UK_zásoby celkem ( v IQ účetní data) Když je vše v pořádku, výsledek by měl vypadat takto: o konečný stav v obou šablonách musí být stejný (viz obr.) Když kontrola ukázala rozdíl Nejčastější příčiny rozdílů jsou Nesprávné počáteční stavy Pro kontrolu můžeme použít šablony: o Z13 UK_PS dle účtů ( v IQ stav skladu) o Z03 - UK_PS s číslem dokladu ( v IQ účetní data) PS z obou dvou IQ se musí rovnat. Tip Každý účet pro počáteční stavy musí obsahovat tři doklady (viz níže) o PSH počáteční stav účta (může být nahrazen doklad označeným VD) o PSZ počáteční stav zásob o SpZa data spojováku Doklady PSH a PSZ by se měly rovnat a výsledkem na účtu by měla být hodnota spojováku SpZa, který obsahuje PS. Když ne, je třeba udělat o Nový Speciální převod (viz příloha č.4) o Nový převod zásob a účetních knih o o Pokud je celková suma OK, pak je třeba zkontrolovat sumu na jednotlivých účtech v PS. V případě nesrovnalostí je třeba zkontrolovat, zda jsou k položkám přiřazeny správné účetní skupiny

10 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Jiný obecný doklad Pro kontrolu můžeme použít šablonu: o Z02 - UK_spojopváky na účtech ( v IQ účetní data) Příklad na skladové účty (112, 132 ) uživatel zaúčtoval doklad přímo v účetnictví, tzn., že účetní zápis nevznikl spojovákem ze zásob, ale jiným způsobem

11 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Přílohy Příloha č.1 Jak najít IQ_stav skladu a obratu IQ_účetní deník Sestavy pro kontrolu párování a rozdílů mezi účtem a řízení zásob

12 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Odkaz na některé další návody +1065 Zásoby_Základy ovládání 1 +1157 Zásoby_Základy ovládání 2 +1063 Zásoby a účetnictví ve WinFASu (tento postup) +1068 Kontrola zásob po převodu dat +1156 Zásoby_Převod firmy do nového roku +1166 Zásoby_Cenotvorba +1152 Produkce pomocné činnosti +1170 Zásoby_IQ nastavení

13 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Příloha č.2 - Ocenění zásob *8733 Ocenění zásob se provádí pomocí aplikaci *8733 Oceňování 1. 2. Vyplňte: o Oceněno ke dni : zde zadáme datum, který je o jeden den větší, než je den, ke kterému chceme mít oceněny zásoby. (1.) o Sklad: například 999 (2.) ocení se všechny sklady. Tip Lze ocenit nejen každý sklad zvlášť, ale i jednotlivé položky (při hledání chyb) Doporučení : o ocenění provádějte za celou firmu tak, aby za každý měsíc bylo jedno ocenění Stiskneme tlačítko Ano. Spustí se oceňování zásob. Pokud vznikne chyba, zobrazí se například tato zpráva.

14 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Příloha č.3 - Převod zásob do účetnictví *1020 Převod zásob do účetnictví provádíme pomocí aplikace *1020 Spojováky. Vybereme spojovák ze zásob a stiskneme tl. Spojovák. Vyplníme účetní období Vyplníme datum ke kterému se spojovák vztahuje. Vyplníme sklad Stiskneme tlačítko OK Když je vše v pořádku zobrazí se data spojováku, která si můžeme vytisknout Po stisknutí klávesy Esc stiskneme tlačítko OK

15 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu probíhá převod dat do účetnictví. Opět stiskneme OK. Data úspěšně zaúčtována. Chyba spojováku Chyba v tvorbě účtů Stiskneme tlačítko OK a poté vybereme zobrazit detailní sestavu a stiskneme tlačítko OK Zobrazí se podrobný výpis chyb Stiskneme tlačítko Esc a následně OK

16 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Z nabízených činností vybareme DOPLNIT ČIS. TVORBY ÚČTŮ a stiskneme tlačítko OK Program nás automaticky dovede do aplikace *8014_Tvorba účtů Pro tento případ v aplikaci *8014 přidáme do účetní skupiny 112070 větu pro prodej Nejjednodušší způsob přidání nové věty je tento: o Postavíme se ve vybrané účetní skupině na určitou větu o Stiskneme tlačítko Kopíruj o Doplníme: číslo konta: syntetiku účtu Tip analytiku účtu stiskneme tlačítko OK potom stiskneme tlačítko OK a následně tlačítko Konec spojovák bude pokračovat ve své činnosti Chybí souvztažnost stiskneme tlačítko OK

17 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Vybereme činnost DOPLNIT ČÍS. SOUVZTAŽNOSTÍ a stiskneme 2x tlačítko OK spojovák bude pokračovat ve své činnosti Zrušení spojováku provedeme v aplikaci *1020-Spojováky tlačítko Storno Stiskneme tlačítko Storno, vybereme spojovák, který chceme smazat a stiskneme tlačítko OK Tip Chybové hlášky ve spojovácích návod +1216

18 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Příloha č.4 Speciální převod pro spojovák, který obsahuje PS Po každém spojováku, který obsahuje počáteční stavy (spojovák za leden), je třeba udělat tzv. Speciální převod Musíte stát ve firmě nového roku Spusťte aplikaci *9807_Převody do nového roku Můžete nechat vybraný režim A Vpravo budete mít aktuální firmu nového roku Vlevo vyberte firmu loňského roku V pravé části okna klepněte na tlačítko Speciální Tip Pokud firmu loňské roku nemáte potom Spusťte aplikaci *9807 takto: *9807 /puvodni (pozor na mezeru) Pomocí rozbalovátka vyberte Dále již pokračujte dle návodu níže Zaškrtněte řádek PSZ počáteční stavy zásob (účto) Stiskněte tlačítko Proveď Nyní se otevře okno Parametry převodu počátečních stavů Doplňte knihu počátečních stavů a účet (obvykle kniha PS a účet 701000) Potvrďte tlačítkem OK Zobrazí se sestava, kterou uzavřete tlačítkem Esc nebo křížkem v pravém horním rohu okna Na dotaz Pokračovat v převodu odpovězte Ano Nyní proběhne vlastní převod Po převodu budete informováni o úspěšném dokončení. Informační sestavu zavřete. Hotovo

19 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Po tomto Speciálním převodu byl vygenerován doklad PSZ Tip Pokud vše proběhlo, pak v sestavě pro kontrolu PS by to mělo vypadat takto: Každý účet pro počáteční stavy musí obsahovat tři doklady (viz níže) o PSH počáteční stav účta (může být nahrazen doklad označeným VD) o PSZ počáteční stav zásob o SpZa data spojováku Doklady PSH a PSZ by se měly rovnat a výsledkem na účtu by měla být hodnota spojováku SpZa, který obsahuje PS.

20 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Příloha č.5 Oprava párovacích symbolů Pokud v době přijetí na sklad není k dispozici párovací symbol (závazková faktura= faktura přijatá), použijte k jeho pozdějšímu doplnění pouze a jen aplikaci *8738- Oprava párovacích symbolů Opravu a doplnění Pár.symbolu můžete udělat i tehdy, když se již doklad dostal pomocí spojováku do účetnictví, aniž byste museli spojovák rušit Doporučení Jako párovací symbol použijte číslo dokladu, kterým jste v aplikaci *1001-Závazky zapsali Přijatou fakturu Zde můžeme také provádět kontrolu, případně opravu částky pro spárování. Postup doplnění párovacího symbolu Po spuštění aplikace si můžeme z menu vybrat doklady dle různých kritérií (viz níže) Vybereme doklad, který nemá přiřazen párovací symbol Postupně stiskneme tlačítko Uprav a tlačítko Přidej Zapíšeme číslo párovacího symbolu a program automaticky doplní o Klienta o Částku dokladu o Částku pro spárování

21 Modul Zásoby a účetnictví ve WinFASu Stiskneme tlačítko OK