}w!"#$%&'()+,-./012345<ya

}w!"#$%&'()+,-./012345<ya MASARYKOVA UNIVERZITA FAKULTA INFORMATIKY Analýza problematiky datových schránek a autorizované konverze dokumentů ve státní správě BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Michal Holešinský Brno, jaro 2009

Prohlášení Prohlašuji, že tato bakalářská práce je mým původním autorským dílem, které jsem vypracoval samostatně. Všechny zdroje, prameny a literaturu, které jsem při vypracování používal nebo z nich čerpal, v práci řádně cituji s uvedením úplného odkazu na příslušný zdroj. Vedoucí práce: prof. RNDr. Jiří Hřebíček, CSc. ii

Poděkování Chtěl bych poděkovat vedoucímu práce prof. RNDr. Jiřímu Hřebíčkovi, CSc za péči, kterou mně věnoval, a za přínosné rady, které přispěly ke zlepšení této bakalářské práce. Také děkuji všem, kteří mně jakkoli pomohli. iii

Shrnutí Tato práce shrnuje vývoj a současný stav egovernmentu v České republice. Její největší část analyzuje novou legislativu (zákon č. 300/2008 Sb.) upravující elektronickou komunikaci ve státní správě, který nabývá účinnosti 1. 7. 2009. Jedná se zejména o systém datových schránek a autorizovanou konverzi dokumentů ve státní správě. O datových schránkách pojednává jak z obecného hlediska, tak rozebírá i některé technické aspekty komunikace informačního systému datových schránek, přičemž odkazuje i na podrobnou technickou implementaci částí systému. Závěrečná kapitola se věnuje návrhu informačního webu, který obsahuje dosažené výsledky a odkazy na významné informační prameny, přičemž dává prostor k diskuzi nad touto problematikou. iv

Klíčová slova egovernment, datová schránka, konverze dokumentů, ISDS, 300/2008, Joomla!, CMS v

Obsah 1 egovernment...................................... 3 1.1 Vymezení pojmu................................. 3 1.2 Vývoj egovernmentu v ČR........................... 3 1.3 Současný stav a blízká budoucnost egovernmentu v ČR.......... 4 1.3.1 Datové registry.............................. 4 2 O datových schránkách................................ 6 2.1 Co je to datová schránka............................. 6 2.2 Doručování dokumentů............................. 6 2.3 Přístup do datové schránky........................... 7 2.4 Zřízení datové schránky............................. 7 2.4.1 Povinnost zřízení datové schránky................... 7 2.4.2 Způsob podání žádosti.......................... 8 2.4.3 Náležitosti žádosti............................ 8 2.5 Znepřístupnění/zrušení datové schránky................... 11 3 Konverze dokumentů................................. 12 3.1 Postup při provádění konverze......................... 12 3.2 Neprovedení konverze.............................. 12 3.3 Ověřovací doložka................................ 13 3.4 Evidence provedených konverzí........................ 14 3.5 Poplatky za provedení konverze dokumentu................. 14 3.6 Technická specifikace zařízení provádějící konverzi............. 15 4 Informační systém datových schránek....................... 16 4.1 Informace vedené v ISDS............................. 17 4.2 Přihlášení do datové schránky.......................... 18 4.2.1 Způsob přihlášení............................ 18 4.2.2 Přihlášení do datové schránky ve smyslu zákona.......... 19 4.2.3 Přihlašovací údaje............................ 19 4.2.4 Implementace přihlášení......................... 20 Požadavky na software běžící pod OS Microsoft Windows 2000 a vyšší............................... 20 Požadavky na software běžící pod OS Linux............. 20 4.3 Datová zpráva................................... 21 4.3.1 Formát a velikost datové zprávy.................... 21 4.3.2 Doba uchování datové zprávy..................... 21 4.4 Napojení aplikací třetích stran na ISDS..................... 21 4.5 Napojení dalších IS státní správy........................ 22 1

4.6 Bezpečnost ISDS.................................. 22 4.7 Dostupnost ISDS................................. 23 4.8 Ceny transakcí ISDS............................... 24 4.9 Harmonogram ISDS............................... 24 5 Možné problémy při nasazování systému datových schránek.......... 25 5.1 Problémy při zavádění autorizované konverze dokumentů......... 25 5.2 Elektronický podpis a spisová služba...................... 25 5.3 Problém archivace u fyzických osob...................... 26 6 Informační portál.................................... 27 6.1 Požadavky informačního portálu........................ 27 6.2 Uživatelské role.................................. 28 6.3 Případy užití Use Case diagramy....................... 29 6.3.1 Diagram přihlašování.......................... 29 6.3.2 Diagram správy obsahu......................... 31 6.4 ERD informačního webu............................. 31 6.5 Implementace................................... 31 6.5.1 Joomla!................................... 31 6.5.2 Navigace.................................. 33 6.6 Splnení požadavků návrhu........................... 33 A Obsah přiloženého CD................................ 38 B Instalace portálu.................................... 39 C ERD systému Joomla!................................. 40 D Novela zákona č. 300/2008 Sb............................. 41 2

Úvod Již několik staletí jsou úředníci zvylí používat papír, pero a inkoustová razítka při výkonu svého zaměstnání. Každý z nás již podával úřadu nějakou žádost, ta byla v drtivé většině případů psaná na papíře. Muselo se v ní objevit kromě samotné žádosti jméno žadatele a jeho vlastnoruční podpis. Úředníkovi jsme také museli přiložit všechny materiály s ní související. Naopak když měl úředník něco rozhodnout, napsal své rozhodnutí na papír, opatřil ho razítkem úřadu a svým podpisem. Toto pak odeslal poštou do rukou žadatele. Jedině v tomto případě bylo možné pokládat rozhodnutí za platné. I samotné úřady dosud komunikují mezi sebou papírovou formou. Informační technologie postupně prosakují do všech oborů lidské činnosti a také úředníci řeší stále více agend v elektronické podobě. Nejprve docházelo jen k nahrazení některých agend elektronickou formou, ale přechází se k plně elektronické formě zpracovávání a doručování. Tato forma komunikace bude převažující jak mezi úřady navzájem, tak i mezi úřady a občany. V ostatních zemích se samozřejmě přechází také na elektronickou formu komunikace, ale většinou postupně a dobrovolně. Česká republika se ovšem odhodlala k mnohem razantnějšímu přístupu a v srpnu minulého roku schválila zákon č. 300/2008 Sb., který povinně nahrazuje papírovou formu komunikace mezi orgány veřejné moci a některými subjekty formou elektronickou. Tento přístup nemá ve světě obdoby a mnohdy se proto označuje jako největší změna ve státní správě od dob Marie Terezie. Technickými prostředky, které budou zprostředkovávat tuto formu komunikace, budou datové schránky. Od 1. července tohoto roku budou postupně zřizovány všem úřadům, kterých je asi 20 000 a povinně také všem právnickým osobám zapsaných o obchodním rejstříku nebo zřízených státem. Těchto subjektů je přibližně kolem 400 500 000. Ostatní subjekty, jako podnikající osoby zapsané v obchodním rejsříku nebo fyzické osoby si budou moci zřídit datovou schránku dobrovolně. [8] 3

Kapitola 1 egovernment 1.1 Vymezení pojmu Samotné slovo egovernment pochází z anglického spojení slov electronic government, což doslova v češtině znamená elektronické vládnutí. Konkrétně se pojmem egovernment označuje elektronizace výkonu veřejné správy a samosprávy. Jedná se o transformaci vnitřních a vnějších vztahů veřejné správy pomocí informačních technologií. Ideou je především zjednodušení provádění úkonů orgánů veřejné moci a dosažení větší efektivity při vynaložení menších finančních prostředků. egovernment vznikl v roce 1999 ve Velké Británii. V České republice je tato činnost v kompetenci Ministerstva vnitra České republiky. [7] egovernment můžeme rozdělit podle vztahu komunikujících stran do 3 skupin: komunikace mezi subjekty veřejné správy (government-to-government) komunikaci mezi veřejnou správou a občanem (government-to-citizen) komunikace mezi veřejnou správou a firmami (government-to-business) 1.2 Vývoj egovernmentu v ČR První službou, kterou mohli občané v České republice vyřizovat elektronicky prostřednictvím elektronické pošty, bylo v roce 1999 podávání žádosti o informace podle zákona o svobodném přístupu k informacím. Od roku 2000 působil v České republice Úřad pro veřejné informační systémy, který měl již na starosti koordinaci informačních systémů ve veřejné správě tak, aby mohli spolu vzájemně komunikovat a vyměňovat si data. Tento úřad byl 1. 1. 2003 zrušen a místo něj vzniklo Ministerstvo informatiky. To se zasloužilo mimo jiné o několik novel právních předpisů, jako byla novela zákona o elektronickém podpisu, která uložila povinnost všem úřadům provozovat elektronické podatelny a zavedla institut elektronické značky. Ministerstvo informatiky bylo však díky svému relativně slabému postavení spíše jakýmsi marketingovým propagátorem elektronické formy komunikace a egovernmentu. Po vzniku Ministerstva informatiky došlo také k významnému odklonu od původních ambiciózních strategických dokumentů přijatých v roce 1999, strategie byly přehodnoceny a vyústily v roce 2004 ke schválení Státní a informační politiky, známé také jako e-česko 2006. Jeho nejvýznamnější cíle byly: 4

1. EGOVERNMENT definovat, legislativně ošetřit a následně zavést do praxe jednotný bezvýznamný identifikátor dokončit připojení všech vzdělávacích institucí (včetně knihoven) k internetu eliminovat na nejnižší možnou míru povinnost občana předkládat orgánům veřejné správy dokumenty v listinné podobě, pokud si je mohou orgány mezi sebou poskytovat elektronicky připravit legislativní úpravu pravidel pro výměnu dat mezi orgány veřejné správy a postavení základních registrů veřejné správy Ministerstvo informatiky ukončilo činnost 31. 5. 2007 a jeho agendy byly převedeny částečně na Ministerstvo pro místní rozvoj, Ministerstvo průmyslu a obchodu a zejména projekt egovermentu byl převeden na Ministerstvo vnitra.[16] 1.3 Současný stav a blízká budoucnost egovernmentu v ČR Významným krokem k rozvoji českého egovernmentu bylo schválení zákona č. 300/2008 Sb., kterému se věnuje dále tato práce. Zavedení výlučně elektronické komunikace mezi úřady je jedním z významných kroků, který přiblíží český egovernment k jiným vyspělým státům Evropy. K tomu samozřejmě neodmyslitelně patří zrovnoprávnění elektronické formy úředních dokumentů s papírovou, které tento zákon také přináší. 1.3.1 Datové registry Dalším významným krokem k posílení českého egovernmentu, bude zavedení informačních datových registrů pro sdílení dat mezi jednotlivými úřady. V současné době existuje v České republice takových datových registrů velmi mnoho. Je to způsobeno tím, že právní úprava jednotlivých informačních systémů je roztříštěna do mnoha právních předpisů. Zákony týkající se jednotlivých informačních systémů svým striktním vymezením okruhu informací vedených v informačních systémech vytváří právní prostředí, které neumožňuje přímo ze zákona komunikaci mezi informačními systémy vůbec nebo umožňuje pouze ve velmi omezeném rozsahu, přičemž podmínky této komunikace nejsou nikde obecně upraveny. Sdílení dat mezi informačními systémy tedy probíhá za různých podmínek, každá vazba mezi systémy bývá mnohdy řešeny různými technickými způsoby. To má za následek stále hlubší nekompatibilitu, která znemožňuje rozšíření moderního způsobu elektronické komunikace.[16] Vyřešit tento problém mají informační datové registry, pomocí nichž by mohli úřady sdílet data od července 2010. Data v registrech budou úředníci považovat za důvěrná a nebudou muset dále ověřovat jejich správnost. Odpadne tak nepříjemná povinnost opakovaně poskytovat údaje úřadům. Nově tak např. občan ohlásí pouze jednou změnu bydliště a ostatní úřady si pak budou moci změnu vyhledat. Data v registrech budou chráněna proti zneužití používáním základních a nich odvozených agendových identifikátorů. Přičemž platí, že ze základního identifikátoru lze odvodit identifikátor agendový, 5

1. EGOVERNMENT ale ne naopak. Tento systém identifikace občana bude bezvýznamový, odpadne tak používání rodného čísla, jako jediného identifikátoru osoby, z kterého bylo možno zjistit např. rok narození nebo pohlaví. Informační registry se budou skládat ze 4 částí:[17] registr obyvatel registr osob (firem, úřadů) regisr územní identifikace registr práv a povinností Obrázek 1.1: Zabezpečení základního identifikátoru (zdroj: http://www.spis.cz) Obrázek 1.2: Výpočet agendového identifikátoru (zdroj: http://www.spis.cz) 6

Kapitola 2 O datových schránkách 2.1 Co je to datová schránka Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování dokumentů od orgánů veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k elektronickým úkonům mezi orgány veřejné moci navzájem.[1] Zřizovatelem a správcem datových schránek je Ministerstvo vnitra České republiky (déle jen ministerstvo) a provozovatelem informačního systému datových schránek je držitel poštovní licence (Česká pošta, s.p.). Informační systém datových schránek začne fungovat od 1. 7. 2009, kdy vstoupí v platnost zákon č. 300/2008 Sb. (dále jen zákon). Datové schránky by měly do budoucna nahradit klasický způsob doručování úředních dokumentů v listinné podobě. 2.2 Doručování dokumentů Na první pohled se může laikovi jevit datová schránka jako obyčejná e-mailová schránka ovládaná přes webové rozhraní. Tento pohled je zčásti korektní, datová schránka se bude ve skutečnosti ovládat hodně podobně jako webmail, ovládání se dramaticky ani odlišovat nemůže. K přístupu do datové schránky bude také plně vyhovovat běžný webový prohlížeč. Ve skutečnosti však jde o dva dramaticky odlišně systémy. Představit si je můžeme jako systém s garantovaným a zabezpečeným doručováním zpráv (informační systém datových schránek), naproti systému s negarantovaným a nezabezpečeným přenosem zpráv (elektronická pošta). Do datové schránky budou doručovány dokumenty v elektronické podobě, které budou označeny časovým razítkem a elektronickou značkou odesílatele (automatická obdoba elektronického podpisu). Naopak pokud bude uživatel dokumenty z datové schránky odesílat, bude také zpráva označena automaticky elektronickou značkou nebo může uživatel označit zprávu svým elektronickým podpisem. Tímto bude zaručena integrita dokumentu. Sejně jak v případě příchozích zpráv, i odchozí zprávy budou označeny časovým razítkem. Děje se tak z důvodu toho, že u zprávy podepsané jen elektronickým podpisem nelze rozeznat, kdy byla podepsána. V datové schránce lze nastavit tzv. doručenky, ty fungují podobně jako v případě e- mailových schránek. Jestliže je do datové schránky dodán nový dokument, systém pošle uživateli SMS zprávu nebo e-mail. Dokument, který je dodán do datové schránky, je doručen okamžikem přihlášení do datové schránky oprávněnou osobou. Obdobně jako u listovních zásilek funguje u dato- 7

2. O DATOVÝCH SCHRÁNKÁCH vých schránek fikce doručení. Nepřihlásí-li se oprávněná osoba do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty.[2] Pokud nemůže oprávněná osoba ve stanovené lhůtě zprávu vyzvednout z důvodu dočasné nepřítomnosti nebo z jiného vážného důvodu, může žádat o prominutí zmeškání úkonu. Tuto žádost je třeba podat do 15 dnů ode dne, kdy se adresát s doručenou písemností skutečně seznámil, nejpozději však do 6 měsíců ode dne doručení. [3] Po odeslání datové zprávy je odesílateli oznámeno, zda byla zpráva doručena nebo je schránka znepřístupněna, neexistuje nebo je zrušena. Toto oznámení je označeno elektronickou značkou ministerstva. Všechny datové zprávy jsou v systému evidovány. V případě, že datová zpráva bude mít chybný formát nebo bude obsahovat počítačový program, bude zničena a tato akce bude také neprodleně oznámena odesílateli. 2.3 Přístup do datové schránky Přístup do datové schránky má pouze osoba, která o datovou schránku zažádala. Této osobě budou také ministerstvem doporučeně zaslány přístupové údaje. Oprávněná osoba může také pověřit další osobu nebo administrátora, kteří budou mít určené konkrétní úkony, které mohou vykonávat v jejím zastoupení. Žádost o vygenerování přístupových údajů pro tyto další osoby lze podat následujícími způsoby: Z prostředí webového portálu ISDS odesláním datové zprávy obsahující žádost do schránky správce. Na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT. V tomto případě není nutné žádost opatřovat úředně ověřeným podpisem. Odesláním vyplněného elektronického formuláře 1 žádosti, podepsaného zaručeným elektronickým podpisem oprávněné osoby, které byla schránka zřízena do datové schránky správce.[5] V případě, že oprávněná osoba nebude mít přístup k internetu, bude možné na kontaktních místech Czech POINT přijaté datové zprávy za poplatek vytisknout. Zde bude také možné k datové schránce na počkání vystavit nové přístupové údaje. Tato služba je ovšem zpoplatněna částkou 200 Kč v prostředí veřejné správy a částkou 600 Kč v prostředí českých zastupitelských úřadů a Ministerstva zahraničí. Czech POINT bude také umožňovat připojení k datové schránce lidem, kteří nemají přístup k internetu. 2.4 Zřízení datové schránky 2.4.1 Povinnost zřízení datové schránky Datová schránka je povinná pro právnické osoby zřízené zákonem, pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a pro orgány veřejné moci. Datovou schránku mohou 1. formulář bude dostupný na webové adrese www.datoveschranky.info 8

2. O DATOVÝCH SCHRÁNKÁCH dobrovolně také bezplatně získat ostatní právnické osoby, fyzické osoby či podnikající fyzické osoby.[4] 2.4.2 Způsob podání žádosti Ke zřízení datové schránky je potřeba vyplnit příslušný formulář, 2 různý v případě fyzické osoby, podnikající osoby, právnické osoby a podat ho bud tištěně nebo elektronicky. Formulář je dostupný ve formátu pdf. V případě tištěné verze je nutné stáhnout příslušnou verzi žádosti, vytisknout ji, vyplnit a úředně ověřenou kopii odeslat na Ministerstvo vnitra. Pokud chceme podávat žádost elektronicky, ne nutné si nainstalovat do svého počítače program 602XML Filler 3, pomocí něho otevřít elektronický formulář a ten v programu vyplnit. Dále je možnost odeslat formulář elektronicky na podatelnu Ministerstva vnitra, přičemž žádost musí být podle zákona podepsána elektronickým podpisem, nebo žádost lze po vyplnění vytisknout a postupovat stejně jako v případě tištěné verze, tzn. úředně oveřenou žádost odeslat na adresu Ministerstva vnitra. Dalším způsobem jak podat žádost o zřízení datové schránky bude kontaktní místo Czech POINT. Od 1. 7. 2009 bude možno i zde vyplnit žádost, úředník ji přímo na místě ověří a předá hned žadateli zapečetěnou obálku s přístupovými údaji k datové schránce. Podle mého názoru se jedná o nejrychlejší a nejjednodušší možnost, jak si datovou schránku zřídit. [18] 2.4.3 Náležitosti žádosti Každá žádost má povinné položky a žadatel musí splňovat další podmínky, jejichž výčet je uveden níže. Subjektem žádosti může být fyzická osoba, podnikající fyzická osoba, právnická osoba nebo orgán veřejné moci. Fyzická osoba jméno, popřípadě jména, příjmení, jejich případné změny den, měsíc a rok narození místo a okres narození; pokud se fyzická osoba narodila v cizině, místo narození a stát, na jehož území se narodila státní občanství, není-li fyzická osoba státním občanem ČR žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis fyzické osoby Podnikající fyzická osoba jméno, popřípadě jména, příjmení, jejich případné změny 2. dostupný na adrese http://www.datoveschranky.info/clanek/70/ 3. aktuální verzi lze zdarma stáhnout na adrese http://www.602.cz/602xml 9

2. O DATOVÝCH SCHRÁNKÁCH Obrázek 2.1: Ukázka žádosti o zřízení datové schránky pro podnikající fyzické osoby (zdroj: http://www.datoveschranky.info) 10

rodné příjmení den, měsíc a rok narození 2. O DATOVÝCH SCHRÁNKÁCH místo a okres narození; pokud se podnikající fyzická osoba narodila v cizině, místo narození a stát, na jehož území se narodila státní občanství, není-li podnikající fyzická osoba státním občanem ČR identifikační číslo ekonomického subjektu, bylo-li přiděleno místo podnikání, popřípadě sídlo žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis podnikající fyzické osoby Právnická osoba název nebo obchodní firma identifikační číslo ekonomického subjektu, a nebylo-li přiděleno, registrační číslo, evidenční číslo nebo jiný obdobný údaj, byl-li přidělen adresa sídla jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresa pobytu osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby stát registrace nebo evidence právnické osoby žádost o zřízení datové schránky právnické osoby musí obsahovat úředně ověřený podpis osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby Orgán veřejné moci bezodkladně po jejich vzniku k identifikaci slouží identifikátor datové schránky orgánu veřejné moci notáři a soudní exekutoři bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence Pro orgány územního samosprávného celku se zřizuje jedna datová schránka orgánu veřejné moci Pro orgány městské části hl.m. Prahy se zřizuje jedna datová schránka OVM Pro orgány městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města se zřizuje jedna datová schránka OVM vedoucí orgánu veřejné moci: hejtman kraje, primátor hl.m. Prahy, starosta obce, starosta městské části hl.m. Prahy a starosta městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města. Jestliže bude žadatel splňovat všechny náležitosti, ministerstvo mu datovou schránku zřídí. V případě orgánu veřejné moci, právnické osoby zřízené zákonem, právnické osobě 11

2. O DATOVÝCH SCHRÁNKÁCH zapsané v obchodním rejstříku a organizační složce podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku ministerstvo datovou schránku zřídí bezodkladně po jejím vzniku, popř. po té, co obdrží informaci o jejím zapsání do obchodního rejstříku. U ostatních žadatelů ministerstvo zřídí schránku do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti.[3] 2.5 Znepřístupnění/zrušení datové schránky Datová schránka bude umožňovat dočasné znepřístupnění. Znepřístupnění je prováděno ministerstvem a to na žádost osoby, jíž byla datová schránka zřízena nebo administrátorem. Datová schránka je znepřístupněna nejpozději třetím pracovním dnem následujícím po dni podání žádosti. Znepřístupněnou datovou schránku ministerstvo zpřístupní taktéž pouze na žádost osoby, jíž byla datová schránka zřízena nebo administrátora do 3 pracovních dnů od podání žádosti. Byla-li datová schránka na žádost znepřístupněna dvakrát za poslední rok, lze ji zpřístupnit nejdříve uplynutím 1 roku od jejího posledního znepřístupnění.[3] Ministerstvo zruší datovou schránku, jestliže bude uživatel splňovat následující podmínky: fyzické osoba: po uplynutí 3 let ode dne úmrtí fyzické osoby podnikající fyzická osoba: po uplynutí 3 let ode dne výmazu podnikající fyzické osoby ze zákonem stanovené evidence právnická osoba: po uplynutí 3 let ode dne zániku právnické osoby, případně ode dne výmazu právnické osoby ze zákonem stanovené evidence orgán veřejné moci: po uplynutí 3 let ode dne jeho zrušení 12

Kapitola 3 Konverze dokumentů Konverze je úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě a naopak, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Zároveň platí, že elektronický dokument, který touto konverzí vznikl, má stejné právní účinky, jako ověřená kopie papírového dokumentu. Toto také znamená, že má-li být podle jiného právního předpisu předložen dokument v listinné podobě správnímu orgánu, nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost splněna předložením takto vytvořené elektronické verze. [3] Konverze dokumentů z listinné podoby do elektronické podoby a zpět bude pro veřejnost prováděna na kontaktních místech Czech POINT. Orgány veřejné moci si budou tuto konverzi provádět samostatně. 3.1 Postup při provádění konverze Při konverzi dokumentu z elektronické verze do listinné podoby musí nejprve subjekt provádějící konverzi ověřit kvalifikovaný certifikát vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, kterým je podepsána vstupní elektronická zpráva, zda nebyl před okamžikem uvedeným v kvalifikovaném časovém razítku zneplatněn. Ihned po té, co subjekt provádějící konverzi ověří shodu výstupní listinné kopie se vstupní elektronickou verzí, připojí k výstupu ověřovací doložku. Ověřovací doložka je podrobně popsána v kapitole 3.3. Při konverzi dokumentu do elektronické verze obsažené v datové zprávě opatří subjekt provádějící konverzi výstup svým zaručeným elektronickým podpisem nebo svou uznávanou elektronickou značkou. Dále musí zajistit, že výstup bude opatřen také kvalifikovaným časovým razítkem. 3.2 Neprovedení konverze Konverze dokumentů nebude prováděna v těchto případech: 1. jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit (občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby) 13

3. KONVERZE DOKUMENTŮ 2. jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost, 3. není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii pořízenou ze spisu nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu. 4. je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka, 5. jedná-li se o výstup z konverze, 6. v případě provedení konverze na žádost, nebylo-li k dokumentu obsaženém v datové zprávě připojeno kvalifikované časové razítko, 7. v případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil, 8. byl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem oprávněné osoby nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo příslušnou datovou zprávu vydal nebo vytvořil, a nebyla-li shledána shoda tohoto dokumentu s výstupem, 9. jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam. 3.3 Ověřovací doložka Ověřovací doložka konverze do dokumentu obsaženého v datové zprávě je součástí výstupu a obsahuje: 1. název subjektu, který konverzi provedl, 2. pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, 3. údaj o ověření toho, že obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu, 4. údaj o tom, z kolika listů se skládá vstup, 5. údaj o tom, zda vstup obsahuje vodoznak, reliéfní tisk nebo embossing, suchou pečet nebo reliéfní ražbu, opticky variabilní prvek nebo jiný zajišt ovací prvek, 6. datum vyhotovení ověřovací doložky, 7. jméno, případně jména, a příjmení osoby, která konverzi provedla. Ověřovací doložka konverze do dokumentu v listinné podobě je součástí výstupu a obsahuje: 1. název subjektu, který konverzi provedl, 2. pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, 14

3. údaj o ověření toho, že obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu, 4. údaj o tom, z kolika listů se skládá výstup, 5. datum vyhotovení ověřovací doložky, 3. KONVERZE DOKUMENTŮ 6. údaj o tom, zda byl vstup podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou uznávanou elektronickou značkou, číslo kvalifikovaného certifikátu, na němž je uznávaný elektronický podpis založen, nebo číslo kvalifikovaného systémového certifikátu, na němž je uznávaná elektronická značka založena, a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb, který kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát vydal, 7. datum a čas uvedené v kvalifikovaném časovém razítku, číslo kvalifikovaného časového razítka a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb, který kvalifikované časové razítko vydal, 8. otisk úředního razítka, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis osoby, která konverzi provedla. [2] 3.4 Evidence provedených konverzí Každá subjekt, který provádí konverzi dokumentů musí vést evidenci provedených konverzí. Záznam o konverzi bude obsahovat tyto informace: pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí datum provedení konverze konkrétní označení vstupu a datum jeho sepsání, je-li datum ve vstupu obsaženo údaj o uhrazení správního poplatku nebo odměny notáře (uvedení čísla dokladu, kterým byl uhrazen) nebo údaj o osvobození od správního poplatku s odkazem na právní předpis. Tyto záznamy se budou uchovávat v evidenci provedených konverzí po dobu 10 let od provedení konverze.[3] Zákon již dále nespecifikuje jakým způsobem budou subjekty provádějící konverzi vést tyto záznamy, zda si každé pracoviště bude volit svůj vlastní způsob nebo se budou záznamy uchovávat v systému datových schránek. 3.5 Poplatky za provedení konverze dokumentu Konverze dokumentů je zvlášt zpoplatněna podle zákona č. 301/2008 Sb.[3] Výše jednotlivých poplatků je uvedena níže v tabulce. Cena 1 určuje poplatek vybíraný v prostředí státní správy, Cena 2 určuje poplatek vybíraný českými zastupitelskými úřady a ministerstvem financí. 15

3. KONVERZE DOKUMENTŮ Úkon Cena 1 Cena 2 Provedení autorizované konverze dokumentů do elektronické 30 Kč 100 Kč podoby za každou i započatou stránku konvertované listiny Provedení autorizované konverze dokumentů do listinné podoby za každou i započatou stránku konvertované listiny 30 Kč 100 Kč 3.6 Technická specifikace zařízení provádějící konverzi Návrh vyhlášky[12] stanovuje minimální technické parametry zařízení provádějící konverzi dokumentů. Snímací zařízení musí mít rozlišení alespoň 300 x 300 dpi, barevnou hloubku minimálně 24b, 256 stupňů šedi, pokud jde o snímání černobílé. To se může provádět jen v případě, že se neztratí barevná informace z dokumentu. Velikost snímané plochy musí být minimálně formátu A4. Pokud jde o parametry tiskárny, musí mít rozlišení tisku nejméně 300 dpi, podporovat barevný tisk, pokud nejde výlučně o černobílé převádění a musí tisknout na formát velikosti minimálně A4. Vyhláška dále upřesňuje, v jakém formátu kontaktní místa veřejné správy přijímají data ke konverzi a v jakém zkonvertované dokumenty vydávají. Vstupní dokument musí být ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší a výstupní dokument musí vydávat ve formátu PDF verze 1.7 a vyšší. 16