Zálohování dat 1 Tento dokument je určen oprávněným uživatelům programového vybavení Avensio Software za těchto podmínek: 1. Celý text musí být ponechán v původním znění bez úprav a se zahrnutím všech stránek. 2. Všechny kopie musí obsahovat označení autorského práva společnosti Alfa Software, s.r.o. 3. Tento dokument nesmí být distribuován za účelem dosažení zisku. Avensio Software je registrovaná ochranná známka. Ostatní v textu použité názvy produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků. Technická podpora: avensio@alfasoftware.cz, www.alfasoftware.cz Zálohování dat Pro bezpečnou práci s programem AVENSIO Software je nutné dělat záložní kopie dat. V případě havárie počítače nebo jeho zavirování pak lze snadno obnovit ztracená data s použitím naposledy provedené zálohy (viz menu programu Hlavní přihlašovací okno Údržba systému Obnova databáze ze zálohy). Doporučujeme záložní soubor uložený na pevný disk PC překopírovat na přenosné paměťové médium (např. flash disk), případně vypálit na CD nebo záložní soubor ukládat rovnou na externí disk nebo přenosné paměťové médium (v tomto případě však bude provedení zálohy dat trvat delší dobu). Poznámka: V dokumentu jsou použity tyto zkratky pro pravé a levé tlačítko myši: PTM a LTM. Obsah 1 Vytvoření zálohy uživatelem... 1 2 Automatické vytvoření zálohy... 4 2.1 Povolení automatického zálohování... 4 2.2 Změna automatického zálohování... 6 2.3 Vypnutí automatického zálohování... 6 3 Přehled provedených záloh... 7 4 Obnova databáze ze zálohy... 7 4.1 Přidání nové organizace ze zálohy... 9 5 Zobrazení podrobností při provádění zálohy... 12 1 Vytvoření zálohy uživatelem Zálohování dat je možno provést 3 způsoby - v menu programu: Hlavní nabídka Manipulace s daty Kopírování databáze Hlavní přihlašovací okno Údržba systému Zálohování dat uživatelem Hlavní přihlašovací okno Systém Zálohování dat uživatelem Tyto nabídky slouží pro vytvoření zálohy databáze v okamžiku potřeby uživatele a také pro uložení dat mimo počítač, například: - před každou měsíční závěrkou, - po každé měsíční závěrce, - pro přenesení dat z pracoviště domů a opačně, - po provedení většího množství změn, - před nestandardními hromadnými změnami, - před nahráním nové verze programu, apod.
2 Avensio Zálohování probíhá po kliknutí na tlačítko ve třech krocích nejprve se vytvoří záloha databázového souboru, následně se provede komprimace ( zazipování ) záložního souboru, který je ochráněn heslem, a nakonec se soubor zálohy zkopíruje do cílového umístění. Hlavním úkolem při komprimaci dat je zmenšení objemu dat před jejich uložením nebo přenosem. Komprimovaná data jsou uložena v souboru s příponou *.zip, kterému se říká archiv. Název souboru obsahuje datum (ve tvaru rrrrmmdd: r =rok, m=měsíc, d=den a název databáze). Program vždy zálohuje celou databázi, nelze tedy vytvořit například zálohu pouze jednoho měsíce nebo s výběrem určitých dat (např. zaměstnanců z určitého pracoviště apod.). název zálohy obsahuje rok, měsíc, den (ve tvaru rrrrmmdd) a název databáze vytvoří se záloha databáze záloha je v komprimovaném tvaru (s příponou *.zip) Obrázek 1: Možnost vytvoření zálohy v menu hlavní nabídky
Zálohování dat 3 Obrázek 2: Možnost vytvoření zálohy v menu hlavního přihlašovacího okna Obrázek 3: Možnost vytvoření zálohy v menu hlavního přihlašovacího okna
4 Avensio 2 Automatické vytvoření zálohy V programu je také možné nastavit automatické zálohování dat, a to v menu Hlavní přihlašovací okno Údržba systému Zálohování dat SQL Server nebo Hlavní přihlašovací okno Systém Zálohování dat SQL Server Pro ukládání záloh je třeba na serveru nebo pevném disku vašeho PC vytvořit novou složku (adresář) pro ukládání záloh (PTM Nový Složka nebo pokud používáte program Total Commander pak klávesou F7): např. C:\AlfaSoftware\Avensio\zálohy. 2.1 Povolení automatického zálohování Samotnou definici automatického zálohování nastavíte v okně Nastavení zálohování, které otevřete kliknutím na tlačítko v okně Zálohování. Obrázek 4: Otevření okna pro nastavení automatického zálohování Do pole Název a umístění souboru (na serveru) napište cestu pro uložení automatické zálohy včetně názvu souboru (např. c:\alfasoftware\avensio\zálohy\<den_v_tydnu>.fbk). Jako příponu souboru uveďte.fbk. Pro nastavení názvu souboru lze použít tyto identifikátory: <den_v_tydnu>, <datum>, <cas>, <datum_cas>, <cislo_zalohy>. Například použijete-li identifikátor <den_v_tydnu> bude mít soubor název pondeli.fbk v případě vytvoření zálohy v pondělí, utery.fbk v případě vytvoření zálohy v úterý atd.
Zálohování dat 5 Pro zapsání speciálních znaků můžete použít klávesové zkratky: Zpětné lomítko \ Alt + 92 Závorka < Alt + 60 Závorka > Alt + 62 Do názvu souboru můžete zapsat také název organizace, a to za účelem odlišení záloh databází jednotlivých organizací, pokud jich zpracováváte více například: c:\alfasoftware\avensio\zálohy\1zs<den_v_tydnu>.fbk pro název zálohy organizace 1. Základní škola. V okně Nastavení zálohování můžete také nastavit frekvenci a interval zálohování (každý den, jednou týdně,.). Po uložení nastaveného zálohování se první záloha vytvoří a uloží hned, další pak podle nastavené frekvence zálohování. Obrázek 5: Uložená automaticky provedená záloha Důležité upozornění: Automatické zálohování se provede pouze v případě, že je zapnutý počítač a spuštěný program AVENSIO Výpočet. Uživatelům, kteří mají nastavené automatické zálohování doporučujeme provádět i ruční zálohy, zejména před a po závěrce měsíce, před nahráním nové verze apod.!
6 Avensio 2.2 Změna automatického zálohování Pro změnu nastaveného automatického zálohování klikněte v okně Zálohování na tlačítko. Obrázek 6: Změna nastavení automatického zálohování 2.3 Vypnutí automatického zálohování Pro vypnutí automatického zálohování klikněte v okně Zálohování na tlačítko. Obrázek 7: Vypnutí automatického zálohování
Zálohování dat 7 3 Přehled provedených záloh Přehled automaticky provedených záloh (tedy nikoliv záloh, které uživatel provedl ručně ) zobrazíte v menu programu Hlavní přihlašovací okno Údržba systému Provedené zálohy nebo Hlavní přihlašovací okno Systém Provedené zálohy Obrázek 8: Přehled automaticky provedených záloh 4 Obnova databáze ze zálohy Obnovu databáze ze zálohy lze využít v případě potřeby přenesení aktuálních dat na jiný PC, obnovy dat po havárii počítače, přidání nové zpracovávané organizace, vrácení o měsíc zpět (zrušení závěrky měsíce). Provedete ji v menu programu Hlavní přihlašovací okno Údržba systému Obnova databáze ze zálohy a to pouze v případě, že není uživatel k databázi přihlášen. Po zvolení této nabídky, je zapotřebí vybrat databázi, kterou chcete obnovovat a potvrdit tlačítko. Obnova databáze probíhá ve třech krocích nejprve program připraví a ověří zálohu databázového souboru (je nutné potvrdit otázku, zda Skutečně chcete obnovit databázi přepsat původní?), poté vytvoří pracovní zálohu původní databáze a nakonec dojde k obnově databáze ze záložního souboru s tím, že původní databáze bude úplně nahrazena - ztracena!
8 Avensio Obrázek 9: Obnova databáze ze zálohy - výběr organizace Obrázek 10: Potvrzení ověření obnovy databáze Obrázek 11: Dokončení obnovy databáze
Zálohování dat 9 4.1 Přidání nové organizace ze zálohy Tato funkce slouží k přidání další organizace (prázdné databáze pro nově zpracovávanou organizaci nebo databáze naplněné ze zálohy). Přidat novou organizaci může pouze uživatel ze skupiny uživatelů, která má možnost správy organizací. Kontrolu a nastavení provedete v menu programu Hlavní nabídka Číselníky Uživatel - Skupiny uživatelů: Obrázek 12: Nastavení skupiny uživatelů s možností správy organizací Stejně jako bylo uvedeno u možnosti obnovení databáze ze zálohy, také pro přidání nové organizace je zapotřebí, aby uživatel nebyl k databázi přihlášen. Zvolte nabídku Hlavní přihlašovací okno - Obnova databáze ze zálohy, vyberte jednu (jakoukoli) databázi organizace, jejíž nastavení chcete použít pro zavedení nové organizace. Podle vybrané databáze se nastaví cesta k uložení nové organizace. Klikněte na tlačítko a zadejte přihlašovací údaje k databázi, kterou jste zvolili (tj. uživatelské jméno a heslo uživatele s možností správy organizací).
10 Avensio Obrázek 13: Možnost přidání další organizace Obrázek 14: Přihlašovací údaje Poté zvolte název nové organizace a název databáze, klikněte na tlačítko, vyberte požadovanou zálohu a potvrďte otázku, zda skutečně chcete obnovit databázi. Obrázek 15: Vytvoření nové organizace 1/3
Zálohování dat 11 Obrázek 16: Vytvoření nové organizace 2/3 Obrázek 17: Vytvoření nové organizace 3/3 Obrázek 18: Přihlášení k nové databázi Poznámka: Další možnost založení nové organizace v menu programu Hlavní přihlašovací okno Údržba systému Založení nové organizace je popsána v samostatném dokumentu Vytvoření nové organizace z vybrané databáze viz Nápověda Soubory nápovědy Instalace.
12 Avensio 5 Zobrazení podrobností při provádění zálohy Pro zobrazení výpisu průběhu tvorby a ukládání zálohy nebo obnovy databáze ze zálohy můžete v okně Kopírování databáze do záložního souboru / Obnova databáze ze záložního souboru) na tlačítko. Obrázek 19: Zobrazení podrobností k průběhu zálohování Aktualizace: 03/2014 Autor: Iveta Lišková, konzultantka firmy Alfa Software, s.r.o.