Postup práce v KDS 1
PDU příjem a správa SIP balíčků... 3 1. Karanténa... 3 2. Zpracované... 4 3. Odmítnuté... 5 4. Import spisového plánu... 5 GDU Garantované digitální úložiště... 6 1. Zobrazení uložených dokumentů... 6 2. Uložení balíků do úložného místa... 8 3. Přehled uložených... 9 4. Vytvoření nového úložného místa... 9 5. Přehled transakčních logů balíků... 10 6. Kontrola validity... 10 7. Skartační řízení... 10 8. Hledání dokumentů a spisů dle Externího identifikátoru... 10 Poznámky... 12 2
PDU příjem a správa SIP balíčků 1. Karanténa Nad balíčky v karanténě probíhá automatická kontrola metadat a antivirová kontrola. Za standardní situace nemá uživatel důvod k manuální kontrole a ukládání do databáze. Pokud se však uživatel rozhodne urychlit uložení do GDU, může postupovat následovně: a. Exportované SIP ze spisovny se zobrazí v modulu PDU v položce Karanténa. b. Přes pravé tl. myši je možné SIP ověřit na správnost metada c. Zobrazí se dialog s vybranými SIP pro kontrolu d. Po úspěšném ověření SIP se červené křížky změní na zelená zatržítka 3
e. Příklad neúspěšného ověření balíčku, který má špatně vyplněná metadata a typy souborů a není podepsán: f. Po ověření je možné SIP zpracovat a uložit do Garantovaného úložiště. Uložení se realizuje opět přes pravé tl. myši volbou Uložit do databáze g. Po uložení je SIP uložen ve formě AIP balíčku v Garantovaném úložišti. h. K AIP balíčkům v Garantovaném úložišti se přistupuje modulem GDU. 2. Zpracované V seznamu Zpracovaných je možné pomocí filtrů zobrazit SIP balíčky, které byly v daném období zpracované a uložené do GDU. a. Zobrazení detailu zpracovaného balíku se provádím pravým tl. myši a zvolením nabídky detail. Následně se otevře zpracovaného balíku. b. Uložení AIP nebo SIP na disk se provádí výběrem příslušné nabídky kontextového menu 4
3. Odmítnuté V seznamu odmítnutých jsou balíčky, které byly odmítnuty ke zpracování, stažené případně stornované. 4. Import spisového plánu Pokud Vaše spisové služba neumí importovat spisový plán do KDS automaticky, je možné jej importovat pomocí menu Spisové plány -> Import spisového plánu. Importovat lze spisový plán popsaný standardem NSESS. a. Načtení spisového plánu se provádí tlačítkem procházet, výběrem xml souboru se spisovým plánem a stisknutím tlačítka Načíst. b. Uživateli se zobrazí informace o obsahu spisového plánu a jeho samotné uložení do KDS se provádí tlačítkem Import. c. Importované spisové plány lze exportovat pomocí menu Spisové plány -> Export spisového plánu 5
GDU Garantované digitální úložiště 1. Zobrazení uložených dokumentů a. V seznamu Přehledy -> K Umístění je zobrazen seznam uložených balíků. b. Dvojklikem lze zobrazit jejich detail c. Obsah balíku je dostupný na záložce obsah. Zde je možné dvojklikem zobrazit jednotlivé spisy a dokumenty. 6
d. Kliknutím na řádek spisu se zobrazí jeho detail. Na detailu je zobrazené pole Externí identifikátor. Toto pole obsahuje původní identifikátor ze spisové služby. 7
e. Na záložce Sběrný arch spisu se zobrazují jednotlivé dokumenty spisu. Na detailu dokumentu je také zobrazen Externí identifikátor. f. Pomocí ikony El. obrazu nebo tlačítka Přílohy je možné zobrazit elektronické soubory přiložené k dokumentu. 2. Uložení balíků do úložného místa Dokumenty v seznamu K umístění lze seskupovat do úložných míst. Po přiřazení dokumentu do úložného místa dojde k jeho přesunu do seznamu Přehled uložených a. V seznamu K umístění, kliknutím pravého tl. myši a zvolením nabídky Uložit, se zobrazí dialog pro vybrání předem definovaného úložného místa. Toto úložné místo může být například krabice, kde jsou spisy a dokumenty fyzicky uloženy. 8
b. Do úložného místa se uloží všechny vybrané dokumenty. Před zobrazením seznamu musí uživatel vybrat úložné místo, které chce prohlížet. 3. Přehled uložených V přehledu uložených jsou zobrazeny všechny dokumenty, které byly uloženy do některého úložného místa. 4. Vytvoření nového úložného místa a. Vytvoření nového úložného místa je možné v seznamu Úložná místa tlačítkem Nové b. Pokud se zakládá podřízené úložné místo, je možné zvolit nadřízené. 9
5. Přehled transakčních logů balíků Ke každému uloženému balíků se pravidelně vytváří transakční protokol. Tento protokol, ve formátu PDF obsahuje všechny operace, které systém KDS prováděly. a. V seznamu Přehled transakčních logů jsou vidět všechny transakční logy b. Na detailu transakčního logu je možné zobrazit detail balíku přes menu činnosti -> zobrazit nadřízený balík c. Zobrazení transakčního protokolu je možné přes menu Činnosti -> Zobrazit transakční log 6. Kontrola validity V seznamu kontrola Validity se zobrazí dokumenty, které nejsou validní. 7. Skartační řízení Skartační řízení slouží k přípravě skartačních návrhů a provádění skartačního řízení a. Příprava skartačního řízení dle skartačního znaku se provádí ve stromě Příprava skartačních návrhu -> A (konkrétní skartační znak) b. V seznamu se objeví dokumenty, které podléhají zvolený rok ke skartačnímu řízení c. Pře pravé tl. myši je možné označené balíky zkontrolovat na obsah metadat a následně pro ně připravit skartační návrh d. Po vytvoření skartačního návrhu je možné provést skartační říze v seznamu Skartační návrh pomocí kontextové nabídky a výběrem Provést skartační řízení e. Provedená skartační řízení se zobrazí v seznamu Skartační protokoly 8. Hledání dokumentů a spisů dle Externího identifikátoru a. Hledání podle Externího identifikátoru je možné ve stromě Hledání -> Hledání dle externího identifikátoru 10
b. V okně hledání je možné vyplnit Externí identifikátor a stiskem tl. Hledat se zobrazí výsledky c. Zobrazení nalezených výsledků: 11
Poznámky 12