PŘÍKLAD: Collaborative project - fiktivní příklad, který má za cíl demonstrovat mechanismus přípravy a realizace projektu 7.RP z hlediska financování Marie Kolmanová, Lenka Lepičová, TC AV ČR Financování projektů 7.RP 1
Základní údaje o projektu Výzva: FP7-NMP-27-SMALL-1 (uzavřená) (Call Fiche, Work Programme) Funding scheme: Collaborative projects (CP) - Small or medium-scale focused research projects; ve výzvě uveden limit pro max. příspěvek ES 4 mil., minimální počet partnerů dle pravidel účasti v 7.RP, dvoustupňová evaluace Účastníci musí uzavřít konsorciální smlouvu Doba trvání: 4 roky, 3 vykazovaná období (jedno období trvá 16 měsíců) Konsorcium: 3 partneři v konsorciu Financování projektů 7.RP 2
Základní údaje o koordinátorovi koordinátor: TU (vede účetnictví v YTL, New Turkish Lira) universita (=instituce vyššího a středního vzdělávání); pro činnosti VaV žádá o příspěvek ES ve výši 75% nemá analytický účetní systém (není schopen rozpočítat své nepřímé náklady na projekt), používá pevnou sazbu na nepřímé náklady ve výši 6% žádá o celkový příspěvek ES na projekt ve výši 1 3 spolupracuje v rámci projektu s firmou Bosporus Electric, která mu poskytne zdarma příspěvek in kind, je uvedena v Annexu I uzavřel zvláštní doložku č. 1 ohledně spolupráce s MSP Çiçek Ltd., se kterým sdílí společné výzkumné pracoviště, MSP je uvedeno v Annexu I Financování projektů 7.RP 3
Základní údaje o partnerovi A partner A: CZ (vede účetnictví v CZK) soukromý výzkumný ústav, který není neziskový (rozděluje zisk vlastníkům) a proto nespadá do definice výzkumné organizace podle pravidel účasti 7.RP; partner A nespadá ani do definice MSP dle doporučení Komise 23/361/ES; pro činnosti VaV žádá o příspěvek ES ve výši 5% má nedostatečný analytický účetní systém; používá zjednodušenou metodu výpočtu nepřímých nákladů (umí sledovat nepřímé náklady na úrovni právnické jednotky) žádá o celkový příspěvek ES na projekt ve výši 8 Financování projektů 7.RP 4
Základní údaje o partnerovi B partner B: CH (vede účetnictví ve Swiss franc) soukromá společnost, která spadá do definice MSP dle doporučení Komise 23/361/ES; pro činnosti VaV žádá o příspěvek ES ve výši 75% má zavedený analytický účetní systém (je schopný přiřadit nepřímé náklady na projekt) a vykazuje skutečné nepřímé náklady žádá o celkový příspěvek ES na projekt ve výši 72 Financování projektů 7.RP 5
PŘÍPRAVA PROJEKTU Z HLEDISKA FINANCOVÁNÍ Financování projektů 7.RP 6
A) Interní tabulky Interní tabulky předpokládaných nákladů: příklady tabulek pro interní potřebu organizace/výzkumníka. Osobní náklady Spotřební materiál Dlouhodobý majetek Cestovní náhrady Subdodávky Financování projektů 7.RP 7
A) Interní tabulky - osobní náklady Kategorie zaměstnance Měsíční náklady Doba práce na projektu (počet člověkoměsíců) Celkové náklady v Manažer Výzkumník 1 Výzkumník 2 Výzkumník 2 Ostatní Celkový počet člověkoměsíců Celkové náklady Financování projektů 7.RP 8
A) Interní tabulky - spotřební materiál a dlouhodobý majetek Druh spotřebního materiálu a množství Náklady Celkové náklady Druh majetku Pořizovací cena (bez DPH) Doba odepisování Doba využití majetku v projektu % využitá majetku na projekt Uznatelné náklady pro projekt Celkové náklady na majetek Financování projektů 7.RP 9
A) Interní tabulky - cestovní náhrady a subdodávky Počet meetingů v průběhu trvání projektu Náklady na jeden meeting (doprava, ubytování, ) Celkové náklady za celou dobu trvání projektu Cca 1 Subdodávky - Subjekt (pokud již znám) Činnost Náklady Celkové náklady na subdodávky Financování projektů 7.RP 1
A) Interní tabulky rozdělení do WP a požadovaný příspěvek ES Jednotlivé náklady rozdělíme podle toho, do jakého pracovního balíčku (WP) spadají, a dopočteme celkový rozpočet a požadovaný příspěvek ES. WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP8 WP9 Total Činnost ve WP RTD RTD RTD DEMO MGT OTHER OTHER Limity refundace 5/75% 5/75% 5/75% 5% 1% 1% 1% Lump Sum ICPC Celkový počet člověkoměsíců Průměrné náklady na člověkomesíc Celkové osobní náklady Cestovní náhrady Dlouhodobý majetek Spotřební materiál Ostatní náklady Subdodávky Celkové přímé náklady Nepřímé náklady Celkový rozpočet Financování projektů 7.RP 11 Požadovaný příspěvek ES
B) Rozpočet v návrhu projektu Návrh projektu je podáván pouze elektronicky přes EPSS; obsahuje část A (A3.1 a A3.2) a část B: Část B: popis práce, zdůvodnění nákladů (cca. 2 stránky na konsorcium) Formulář A3.1: rozpočet jednotlivých partnerů viz následující stránka (vyplněno pro koordinátora) Formulář A3.2: souhrnný rozpočet za všechny partnery tvoří se automaticky na základě údajů uvedených ve formuláři A3.1 Financování projektů 7.RP 12
B) Rozpočet v návrhu projektu - Formulář A3.1 Financování projektů 7.RP 13
C) Vyjednávání s Komisí = negociace Je třeba dohodnout se na znění Annexu I Grantové dohody (technického dodatku), který vznikne: vyplněním formulářů pro přípravu Grantové dohody, tzv. Grant Agreement Preparation Forms (GPFs), které jsou kompatibilní s Formuláři A návrhu projektu - tj. budget breakdown modifikacíčásti B návrhu projektu na základě připomínek hodnotitelů a EK obsahuje tzv. budget justification (pro přípravu GA zpravidla požadovány po účastnících detailnější informace týkající se předpokládaných nákladů než ve fázi návrhu projektu) = B2.4. Resources to be comitted Financování projektů 7.RP 14
REALIZACE PROJETKU Z HLEDISKA FINANCOVÁNÍ Financování projektů 7.RP 15
Příspěvek ES, zálohová platba Celkový předpokládaný příspěvek ES pro konsorcium (stanoven v čl. 5 GA) je 1 3 + 8 + 72 = 2 82 Zálohová platba dohodnuta na 16% průměrného příspěvku za jedno vykazované období (stanoveno v čl. 6 GA) průměrný příspěvek za jedno období: 2 82 / 3 = 94 zálohová platba: 16% z 94 = 1 54 EK zašle do garančního fondu (GF) 5% z celkového předpokládaného příspěvku ES: 5% z 2 82 = 141 na účet koordinátora přijde platba ve výši 1 54 141 = 1 363 Financování projektů 7.RP 16
Rozdělení zálohové platby Poté, co partneři A+B podepíší Formulář A, koordinátor jim zašle příslušnou část zálohové platby. Zálohová platba je rozdělena na základě předchozí dohody partnerů uvedené v konsorciální smlouvě, v tomto případě dle podílu na celkovém příspěvku ES: koordinátor, podíl na příspěvku ES: 1 3 /2 82 =,461 na účtu mu zůstane 628 343 (=,461 x 1 363 ) partner A, podíl na příspěvku ES: 8 /2 82 =,2837 od koordinátora obdrží 386 683 (=,2837 x 1 363 ) partner B, podíl na příspěvku ES: 72 /2 82 =,2553 od koordinátora obdrží 347 974 (=,2553 x 1 363 ) Jelikož je záloha vyšší než 5, koordinátor musí vykazovat úroky ze zálohové platby (zvláštní kolonka ve Formuláři C) Financování projektů 7.RP 17
Strop pro průběžné platby Strop pro průběžné platby od Evropské komise: Komise si ponechává zádržné ve výši 1% z celkového předpokládaného příspěvku ES, které vyplatí při finální platbě: 1% z 2 82 je 282 Částka z GF, kterou EK vrací při finální platbě: 5% z 2 82 je 141 STROP (1% + 5%): Komise bude vyplácet průběžné platby maximálně do výše: 2 82 282-141 = 2 397 Financování projektů 7.RP 18
1. vykazované období Financování projektů 7.RP 19
Osobní náklady 1. vykazované období koordinátor KOORDINÁTOR: UZNATELNÉ NÁKLADY ZA 1.VYKAZOVANÉ OBDOBÍ Činnosti VaV (75%) 19349 Demonstrační činnost (5%) Manažerská činnost (1%) 163 Ostatní činnosti (1%) 478 Činnosti celkem Cestovné bez DPH 6189 946 8742 Spotřební materiál bez DPH 2194 Investice bez DPH Subdodávky bez DPH Jiné přímé náklady bez DPH Celkem přímé Celkem přímé bez subdodávek Nepřímé 6% Celkem přímé+ nepřímé 1577 4845 1584 3527 33557 182134 534141 1849 1934 29543 27694 16616 46159 2356 3466 444 16988 1193 5237 63537 Požadovaný Financování projektů 7.RP 2 příspěvek ES 466 46159 5237 4972
1. vykazované období koordinátor Příjmy projektu: Koordinátor pořádal konferenci, na které vybíral registrační poplatek, celkem tento příjem činil 15 Úroky ze zálohové platby: úrok z částky celkové zálohové platby 1 363-628 343 (než byly prostředky zaslány partnerům): 2 181 1 56 úrok ze zálohové platby koordinátora: 8 325 (koordinátor si neodeslal svou část zálohy na vlastní účet) celkový úrok za vykazované období: 2 181 + 8 325 = 1 56 Osvědčení o finančních výkazech (CFS) V tomto případě je předložení CFS povinné, neboť požadovaný příspěvek ES je vyšší než 375 Financování projektů 7.RP 21
1. vykazované období Formulář C koordinátora Financování projektů 7.RP 22
1. vykazované období Formulář C koordinátora Financování projektů 7.RP 23
Osobní náklady Cestovné bez DPH Spotřební materiál bez DPH Investice bez DPH Subdodávky bez DPH Jiné přímé náklady bez DPH Celkem přímé Celkem přímé bez subdodávek Nepřímé náklady dle zjednodušené metody Celkem přímé+ nepřímé 1. vykazované období partner A PARTNER A: UZNATELNÉ NÁKLADY ZA 1.VYKAZOVANÉ OBDOBÍ Činnosti VaV (75%) 1597 598 19594 663 24 5819 271944 251544 135745 47689 Demonstrační činnost (5%) 342 1976 43 491 Požadovaný Financování příspěvek projektů 7.RP 24 ES 23845 342 1976 226646 Manažerská činnost (1%) 13 1136 2166 2166 876 Ostatní činnosti (1%) 458 88 2486 15867 1338 3893 Činnosti celkem
1. vykazované období partner A Příjmy projektu: Partner A obdržel sponzorský dar určený specificky na projekt od firmy Škoda Auto ve výši 1 638 Úroky ze zálohové platby: Platí pouze koordinátor, ne partneři projektu Osvědčení o finančních výkazech (CFS) Parter A nepodává CSF, neboť požadovaný příspěvek ES je nižší než 375 Financování projektů 7.RP 25
Osobní náklady Cestovné bez DPH Spotřební materiál bez DPH 1. vykazované období partner B PARTNER B: UZNATELNÉ NÁKLADY ZA 1.VYKAZOVANÉ OBDOBÍ Činnosti VaV (75%) 124443 5592 176 Demonstrační činnost (5%) Manažerská činnost (1%) 995 187 Ostatní činnosti (1%) 47 479 Činnosti celkem Investice bez DPH Subdodávky bez DPH Jiné přímé náklady bez DPH Celkem přímé Celkem přímé bez subdodávek Skutečné nepřímé náklady Celkem přímé+ nepřímé 767 1597 3731 224713 28743 111999 336712 2728 17216 356655 Požadovaný Financování projektů 7.RP 26 příspěvek ES 252534 2728 17216 272478 281 281 647 1899 368 14367 12468 2849
1. vykazované období partner B Příjmy projektu: Partner B nemá žádný příjem z projektu Úroky ze zálohové platby: Platí pouze koordinátor, ne partneři projektu Osvědčení o finančních výkazech (CFS) Parter B nepodává CSF, neboť požadovaný příspěvek ES je nižší než 375 Financování projektů 7.RP 27
1. průběžná platba od EK EK schválí zprávy projektu i Formuláře C a porovná kumulativní požadovaný příspěvek ES se stropem projektu: 1 363 + (497 2 + 226 646 + 272 478) = 1 363 + 996 126 = 2 359 126 2397 EK zašle v určené lhůtě koordinátorovi požadovaný příspěvek ES snížený o vykázaný úrok 996 126 1 56 = 985 62 koordinátor si ponechá 497 2-1 56 = 486 496 partnerovi A zašle 226 646 partnerovi B zašle 272 478 Financování projektů 7.RP 28
2. vykazované období Financování projektů 7.RP 29
2. vykazované období - koordinátor KOORDINÁTOR: UZNATELNÉ NÁKLADY ZA 2.VYKAZOVANÉ OBDOBÍ Činnosti VaV (75%) Demonstrační činnost (5%) Manažerská činnost (1%) Ostatní činnosti (1%) Činnosti celkem Celkem přímé včetně Bosporus Electric 339786 15816 29182 172 Celkem přímé bez subdodávek 31398 15816 26422 7367 Nepřímé 6% 188388 949 15853 442 Celkem přímé+ nepřímé 528174 2536 4535 14492 61377 Požadovaný příspěvek ES 396131 12653 4535 14492 468311 Financování projektů 7.RP 3
2. vykazované období - koordinátor Příjmy projektu: V rámci projektu poskytla firma Bosporus Electric zdarma koordinátorovi sadu vysokonapěťových pojistek (specificky na projekt). Koordinátor vykáže pojistky jako uznatelný náklad projektu ve výši 6 6 (firma Bosporus Electric má náklady podložené účetními doklady a je schopna je prokázat). Protože se jedná o zdroj (příspěvek in kind ) poskytnutý zdarma, jedná se o příjem projektu. Úroky ze zálohové platby: Úrok ze zálohové platby koordinátora: 83 (zálohu si nepřeposlal) Koordinátor platí pouze v případě, že zálohová platba nebyla přeposlána ostatním partnerům. Osvědčení o finančních výkazech (CFS) V tomto případě je předložení CFS povinné, neboť požadovaný příspěvek ES je vyšší než 375 Financování projektů 7.RP 31
2. vykazované období partner A PARTNER A: UZNATELNÉ NÁKLADY ZA 2.VYKAZOVANÉ OBDOBÍ Činnosti VaV (75%) Demonstrační činnost (5%) Manažerská činnost (1%) Ostatní činnosti (1%) Činnosti celkem Celkem přímé 298651 35636 2853 34375 Celkem přímé bez subdodávek 289557 33621 172 34375 Nepřímé náklady dle zjednodušené metody 147281 1287 1462 943 Celkem přímé + nepřímé 445896 48442 4315 43778 542431 Požadovaný příspěvek ES 222948 24221 4315 43778 295262 Financování projektů 7.RP 32
2. vykazované období partner A Příjmy projektu: Partner A nemá žádné příjmy za toto období. Úroky ze zálohové platby: Platí pouze koordinátor, ne partneři projektu Osvědčení o finančních výkazech (CFS) Parter A podává CSF, neboť kumulativní příspěvek ES (1.+2. vykazované období) je vyšší než 375 Financování projektů 7.RP 33
2. vykazované období partner B PARTNER B: UZNATELNÉ NÁKLADY ZA 2.VYKAZOVANÉ OBDOBÍ Činnosti VaV (75%) Demonstrační činnost (5%) Manažerská činnost (1%) Ostatní činnosti (1%) Činnosti celkem Celkem přímé 275173 35135 3457 12276 Celkem přímé bez subdodávek 25781 35135 1957 12276 Skutečné ne přímé náklady 14786 25255 614 4326 Celkem přímé + nepřímé 42333 639 471 1662 5496 Požadovaný příspěvek ES 317275 3195 471 1662 368143 Financování projektů 7.RP 34
2. vykazované období partner B Příjmy projektu: Partner B nemá žádné příjmy za toto období. Úroky ze zálohové platby: Platí pouze koordinátor, ne partneři projektu Osvědčení o finančních výkazech (CFS) Parter B podává CSF, neboť kumulativní příspěvek ES (1.+2. vykazované období) je vyšší než 375 Financování projektů 7.RP 35
2. průběžná platba od EK EK schválí zprávy projektu i Formuláře C a porovná kumulativní požadovaný příspěvek ES se stropem projektu: 1 363 + 996 126 + (468 311 + 295 262 + 368 143) = 2 359 126 + 1 131 716 > 2 397 EK zašle v určené lhůtě koordinátorovi doplatek do stropu projektu (snížený o případný vykázaný úrok): (2 397 2 359 126) - 83 = 37 874-83 = 37 44 Koordinátor rozdělí příspěvek dle konsorciální smlouvy (podíl na celkovém příspěvku ES): koordinátor si ponechá:,461 x 37 874 83 = 17 46 83 = 16 63 partnerovi A zašle:,2837 x 37 874 = 1 745 partnerovi B zašle:,2553 x 37 874 = 9 669 Financování projektů 7.RP 36
3. (poslední) vykazované období Financování projektů 7.RP 37
3. vykazované období - koordinátor KOORDINÁTOR: UZNATELNÉ NÁKLADY ZA 3.VYKAZOVANÉ OBDOBÍ Činnosti VaV (75%) Çiçek VaV (75%) Demonstrační činnost (5%) Manažerská činnost (1%) Ostatní činnosti (1%) Činnosti celkem Celkem přímé 195541 41154 6986 1972 22191 Celkem přímé bez subdodávek 195541 41154 6986 9764 1136 Nepřímé 117324 24692 4192 5858 682 Celkem přímé + nepřímé 312865 65846 11178 1683 28273 434993 Požadovaný příspěvek ES 234649 49385 5589 1683 28273 334726 Financování projektů 7.RP 38
3. vykazované období - koordinátor Koordinátor má společné výzkumné pracoviště (Joint Research Unit) s MSP Çiçek Ltd. Toto společné výzkumné pracoviště nemá samostatnou právní subjektivitu. MSP Çiçek Ltd. je třetí stranou spojenou s účastníkem ( linked to the beneficiary ) a tento fakt je uveden v Grantové dohodě ve zvláštní doložce č. 1. Společné výzkumné pracoviště se částečně podílí na řešení VaV úkolů koordinátora v rámci projektu, svou část nákladů na tento výzkum uvádí společnost Çiçek Ltd. v samostatné tabulce Formuláře C koordinátora. Příjmy projektu: Koordinátor nemá žádné příjmy projektu v tomto období. Úroky ze zálohové platby: Koordinátor vyčerpal zálohovou platbu před zahájením 3. období, úrok Osvědčení o finančních výkazech (CFS) Koordinátor nepředkládá CFS, neboť kumulativní příspěvek ES od posledního CSF je nižší než 375 Financování projektů 7.RP 39
3. vykazované období partner A PARTNER A: UZNATELNÉ NÁKLADY ZA 3.VYKAZOVANÉ OBDOBÍ Činnosti VaV (75%) Demonstrační činnost (5%) Manažerská činnost (1%) Ostatní činnosti (1%) Činnosti celkem Celkem přímé 277452 793 272 34375 Celkem přímé bez subdodávek 271182 512 272 34375 Nepřímé náklady dle zjednodušené metody 13345 362 867 943 Celkem přímé + nepřímé 4192 1964 3569 43778 469313 Požadovaný příspěvek ES 25451 5482 3569 43778 25828 Financování projektů 7.RP 4
3. vykazované období partner A Partner A prodal přístupová práva k využití vlastních výsledků projektu (nových znalosti) za 13. Nejedná se o příjem projektu. Příjmy projektu: Partner A nemá žádné příjmy projektu v tomto období. Úroky ze zálohové platby: Platí pouze koordinátor, ne partneři projektu Osvědčení o finančních výkazech (CFS) Parter A nepodává CSF, neboť kumulativní příspěvek ES od posledního CSF je nižší než 375 Financování projektů 7.RP 41
3. vykazované období partner B PARTNER B: UZNATELNÉ NÁKLADY ZA 3.VYKAZOVANÉ OBDOBÍ Činnosti VaV (75%) Demonstrační činnost (5%) Manažerská činnost (1%) Ostatní činnosti (1%) Činnosti celkem Celkem přímé 9882 8497 1989 Celkem přímé bez subdodávek 9882 8497 1989 Skutečné nepřímé náklady 73135 4233 63 Celkem přímé + nepřímé 171955 12729 2592 187276 Požadovaný příspěvek ES 128966 6365 2592 137922 Financování projektů 7.RP 42
3. vykazované období partner B Příjmy projektu: Partner B prodal nepoužitý materiál pořízený pro potřeby projektu Universitě ETH v Curychu za 3 5 Úroky ze zálohové platby: Platí pouze koordinátor, ne partneři projektu Osvědčení o finančních výkazech (CFS) Parter B nepodává CSF, neboť kumulativní příspěvek ES od posledního CSF je nižší než 375 Financování projektů 7.RP 43
Závěrečné vyúčtování Financování projektů 7.RP 44
Indikativní rozpočet vs. požadované příspěvky ES Koordinátor Partner A Partner B Indikativní rozpočet příspěvek ES 1 3 8 72 Požadovaný příspěvek ES po 1. období 497 2 226 646 272 478 Požadovaný příspěvek ES po 2. období 468 311 295 262 368 143 Požadovaný příspěvek ES po 3. období 334 726 258 28 137 922 Celkový požadovaný příspěvek na konci projektu 1 3 39 78 188 778 543 Odchylka od původně plánovaného rozpočtu - 39 19 812-58 543 Korigované interní rozdělení příspěvku ES mezi partnery* 1 3 78 188 739 812 *Během 3. vykazovaného období se konsorcium dohodlo na tom, že parter A poskytne svůj přebývající příspěvek ES partnerovi B na krytí jeho schodku. Koordinátor informuje o tomto přesunu prostředků EK. Financování projektů 7.RP 45
Kontrola neziskovosti projektu Koordinátor Partner A Partner B Celkové uznatelné náklady projektu (vč. třetích stran) 1 613 58 1 359 845 1 25 76 Maximální příspěvek ES daný celkovým korigovaným rozpočtem projektu 1 3 78 188 739 812 Příjmy projektu 15 + 6 6 = 21 6 1 638 3 5 Jak u koordinátora, tak u obou partnerů nepřesahuje součet příjmů projektu a požadovaného příspěvku ES celkové uznatelné náklady projektu, příspěvek ES bude tedy vyplacen v plné plánované výši. Financování projektů 7.RP 46
Závěrečná platba od EK EK schválí závěrečné zprávy a zašle koordinátorovi: zádržné: 1% = 282 příspěvek do garančního fondu v plné výši, neboť v momentě vyúčtování jsou generované úroky dostatečné na krytí ztrát dalších projektů 7.RP: 5% = 141 na účet koordinátora přijde 282 + 141 = 423 Financování projektů 7.RP 47
Závěrečná platba od EK - rozdělení plateb v konsorciu Koordinátor Partner A Partner B Záloha 628 343 386 683 347 974 Vyplacený příspěvek ES po 1. období 497 2 226 646 272 478 Vyplacený příspěvek ES po 2. období 17 46 1 745 9 669 Celkem vyplaceno před finálním vyúčtováním 1 142 85 624 74 63 121 Korigované interní rozdělení příspěvku ES mezi partnery 1 3 78 188 739 812 Závěrečná platba do hodnot korigovaného rozpočtu 157 195* 156 114 19 691 *Koordinátor pošle z této částky firmě Çiçek Ltd. (třetí strana spojená s koordinátorem) 49 385 Financování projektů 7.RP 48
Děkujeme za pozornost! Technologické centrum AV ČR Rozvojová 135, 165 2 Praha 6 www.tc.cz Technologické centrum AV ČR NICER, CZELO Kolmanová, Lepičová Financování projektů 7.RP 49