7. Enterprise Search Pokročilé funkce vyhledávání v rámci firemních datových zdrojů Verze dokumentu: 1.0 Autor: Jan Lávička, Microsoft Časová náročnost: 30 40 minut 1
Cvičení 1: Vyhledávání informací v prostředí operačního systému Windows Vista Detailní popis realizovaných akcí Provedené akce Systém Windows Vista zvyšuje produktivitu, neboť umožňuje jednotlivým uživatelům rychle, snadno, spolehlivě a bezpečněji vyhledávat a organizovat informace. Funkce vyhledávání v systému Windows Vista jsou vytvořeny na základě programu Místní vyhledávání. To nám umožňuje poskytovat skutečně univerzální vyhledávání v počítači vyhledávání je k dispozici bez ohledu na to, v rámci které aplikace právě pracujeme. U integrovaného vyhledávání v systému Vista stačí klepnout na tlačítko Start a hned se na stejném řádku zobrazí vyhledávací pole, takže mohu například zadat vyhledávání slova Odvolávám a vyhledám všechny informace, které byly do počítače dříve uloženy. Všimněte si, že během zadávání se ihned zobrazují výsledky seřazené do kategorií a seskupené. Mohu také spustit program Průzkumník služby Hledání, který umožňuje upřesnit hledání. Pomocí Rozšířeného hledání můžete přidat filtr a navrhnout hledání, které bude splňovat vaše konkrétní požadavky. Po vytvoření užitečného hledání je můžete uložit pro pozdější použití jako složku výsledků hledání. Složky výsledků hledání jsou novou funkcí systému Windows Vista, která umožňuje uložit jakékoli hledání spuštěné v programu Průzkumník pro pozdější použití. Díky tomu nemusíte znovu navrhovat stejné hledání. Nezáleží na tom, kde jsou soubory v počítači uloženy složky výsledků hledání obsah vyhledají. Při uložení dalších dokumentů obsahujících slova odvolávám do počítače se tyto dokumenty automaticky zobrazí ve vlastní složce výsledků hledání. Mohu navíc prohledávat některé aplikace, takže zde mohu vidět například emailové zprávy v aplikaci Office Outlook a otevřít ji přímo z pole okamžitého hledání systému Vista. 2
1. V rámci operačního systému Windows Vista klikněte na tlačítko START v pravém dolním rohu obrazovky 2. Po kliknutí na tlačítko START se zobrazí následující nabídka. V rámci této nabídky je možné vybírat jednotlivé instalované programy a využívat dalších služeb operačního systému Windows Vista. Všimněte si následujících dvou částí zobrazené nabídky: - V dolní pravé části nabídky vidíme pole s popisem Zahájit hledání toto pole slouží k rychlému fulltextovému prohledávání informací v rámci operačního systému Windows Vista - V polovině levé části nabídky vidíme nabídku Hledat, pomocí této nabídky se dostaneme k dialogu, který nám umožní konfigurovat složitější dotazy pro fulltextové vyhledávání, výsledky hledání ukládat pro další použití apod. V následující části si vyzkoušíme tyto jednotlivé možnosti vyhledávání informací. 3
3. Do pole v pravém dolním rohu Zahájit hledání zadejte slovo volno. Nabídka dostupných programů se nám v tento okamžik změní na seznam dokumentů, které toto klíčové slovo obsahují. 4. Pokud klikneme na takto vyhledaný dokument, můžeme si jej otevřít pro detailnější prostudování či editaci. Dokument je uložen v rámci složky Dokumenty, která je umístěna v profilu uživatele pod kterým jste přihlášeni. 4
V této části cvičení si vyzkoušíme druhý způsob vyhledávání informací v rámci operačního systému Windows Vista. Dokumenty budou vyhledávány nejenom v rámci dokumentů, ale také v rámci aplikací jako je Office Outlook. 5. V rámci nabídky, která se zobrazí po stisknutí tlačítka START, zvolte nabídku Hledat. 5
6. Po zvolení této nabídky se nám zobrazí v levé části dokumentu zobrazené dialogové okno. V horní liště vidíme jaké informace, mohou být v rámci procesu vyhledávání vyhledávány a zobrazovány (Email, Dokument, Obrázek, Hudba, Jiné). Nechte zvolenou výchozí hodnotu a tou je Vše. 7. Do pole pro zadání dotazu pro vyhledávání začněte zadávat klíčové slovo volno. Postupně, jak zadáváte toto klíčové slovo, začínají se zobrazovat dokumenty a aplikace, které obsahují danou část klíčového slova. Postupně jak slovo dopisujete, zmenšuje se počet dokumentů či aplikací, ve kterých je slovo v tomto tvaru obsaženo. 8. Všimněte si při postupném zadávání klíčového slova, že nalezené výsledky neobsahují pouze dokumenty, ale také například emailové zprávy uložené v rámci aplikace Office Outlook, odkazy či jiné soubory a aplikace. 6
9. Zadanému slovu volno odpovídá výsledek vyhledávání, který se zobrazí po zadání celého klíčového slova. 7
Cvičení 2: Vyhledávání informací prostřednictvím firemního portálu Office SharePoint Server 2007 Detailní popis realizovaných akcí Provedené akce Nyní jste se seznámili s obsáhlým vyhledáváním v e-mailu a v počítači. Jak je tomu na intranetu? Vyhledávání na serveru Office SharePoint Server 2007 poskytuje rychlé, relevantní výsledky a umožňuje využít hodnotu strukturovaných i nestrukturovaných dat a zahrnuje možnost propojit osoby a odborníky v rámci organizace. Office SharePoint Server 2007 umožňuje shromáždit až 10 miliónů dokumentů v jednom indexu. Centrum vyhledávání serveru Office SharePoint nabízí kartu pro vyhledávání, která má zjednodušené uživatelské rozhraní a umožňuje vyhledávat jak v rámci dokumentů, tak v rámci osob. Nové Centrum vyhledávání je přehledné a rozšiřitelné a umožňuje kategorizovat oblasti v rámci, kterých lze v organizaci vyhledávat. Kromě prohledávání obsahu intranetu jako takového, je možné pomocí vyhledávací technologie zahrnuté v rámci intranetu, prohledávat také nestrukturované externí zdroje dat. Příkladem mohou být dokumenty na sdílených discích souborového systému, dokumenty a informace ve veřejných složkách Exchange Serveru či informace na webových serverech v prostředí internetu. V případě, že zadáme dotaz s pravopisnou chybnou je vyhledávací nástroj schopen tuto chybu odhalit a dotaz správně koncipovat, nabídnout nám opravu a pro takto opravený dotaz provést jeho vyhledávání. Při pohledu na výsledky zjistíte, že každý výsledek obsahuje zvýrazněný hledaný termín. U tohoto hledání můžete provést akce, například vytvoření výstrahy nebo přihlášení ke kanálu RSS. Další věcí, které si povšimnete, je odkaz pro zobrazení duplicit pod některými výsledky. Obvyklým chováním v rámci podniku je zkopírování dokumentu z jednoho umístění a uložení do jiného umístění s žádnými nebo jen několika změnami. To znamená, že stránka s výsledky hledání se může zaplnit duplicitními výskyty stejného obsahu. Tento problém nyní řeší funkce hledání serveru SharePoint sbalením duplicitních položek ve výsledcích a zobrazením pouze jedné kopie tohoto výsledku. Kromě vyhledávání nestrukturovaného obsahu mohu nyní také vyhledávat ve strukturovaných datech uzamčených v obchodních aplikacích. Můžete zobrazit data ze systémů SAP, Siebel či jiných obchodních aplikací prostřednictvím webových služeb nebo databází. Můžete zobrazit obsáhlé záznamy zákazníků, kontaktní informace, tým péče o zákazníka, eskalace, statistiky zákazníků informace ze systému Siebel, SAP, obchodních aplikací a dalších. Tyto informace budou vráceny ve formátu XML a bude u nich použit standard XSL. Tento standard XSL lze přizpůsobit, takže IT specialisté mohou určit způsob jeho vytvoření a zobrazení. 8
1. Spusťte internetový prohlížeč, a pokud se Vám automaticky nenačte stránka internetu společnosti Contoso Banka, a.s., zadejte do pole pro adresu http://intranet. 2. V okamžiku, kdy se Vám otevřou v levé části dokumentu zobrazené stránky, nacházíte se v prostředí intranetového portálu založeného na technologii Office SharePoint Server 2007. 3. Pro navigaci použijte horní navigační lišty a zvolte nabídku Hledat, tak jak ukazuje následující obrázek. 4. V rámci oblasti Hledat můžeme vidět nad polem pro zadání dotazu pro vyhledávání dvě oblasti, v rámci kterých může být vyhledávání realizováno. Jedná se o Všechny web, Osoby a Sdílené složky. V případě, že by intranetový portál byl konfigurován pro vyhledávání např. strukturovaných dat typu ERP či CRM, mohli by být tyto oblasti vyhledávání rozšířeny o další oblasti např. zákazníci, dodavatelé apod. 5. Podívejme se nejprve na vyhledávání v rámci oblasti Všechny weby. Do pole pro vyhledávání zadejte klíčové slovo odvolávám a stiskněte ENTER (nebo klikněte myší na obrázek lupy v levé části vyhledávacího pole). 9
6. Vyhledávání bylo úspěšné a byl nalezen jeden dokument, který je uložen a spravován v rámci intranetového portálu. Po kliknutí na zobrazený výsledek hledání můžeme dokument otevřít pro detailnější prostudování či editaci. V rámci tohoto dialogu máme možnost si pro výsledek vyhledávání nastavit Upozornění a v případě změny výsledků vyhledávání u tohoto dotazu, budeme na tuto změnu upozorněni. 7. Pro vyhledávání informací je možné využít i dialogového okna rozšířeného vyhledávání, které nám umožňuje detailněji parametrizovat dotaz pro vyhledávání. 10
8. Nyní se podíváme na vyhledávání osob. V rámci části intranetového portálu určené pro vyhledávání (nabídka Hledat v horní navigační liště), zvolíme oblast vyhledávání s názvem Osoby. 9. Do pole pro vyhledávání zadáme klíčové jméno Helena. 10. V rámci výsledků vyhledávání byly nalezeny dva výsledky, obsahující zadané klíčové slovo a nabízející odkaz na osobu se jménem Helena Bartůňková. Vidíme, že součástí výsledků vyhledávání jsou pouze osoby, nikoliv například dokumenty či informace, které byly těmito osobami vytvořeny či jinak editovány. 11