PARTICIPANT PORTAL: portál pro předkládání a řízení projektů 7. RP

PARTICIPANT PORTAL: portál pro předkládání a řízení projektů 7. RP Brno, 12. února 2013 Praha, 14. února 2013 Milena Šupálková Lucie Matoušková NCP pro finanční záležitosti 7. RP, TC AV ČR

Obsah semináře Kroky před tvorbou návrhu projektu (registrace uživatele, registrace instituce, nominace a role LEARa, ) Projektový návrh (tvorba, obsah, editace, role v projektu, ) Negociace (formuláře, ) Vykazování EK (formulář C, výstupy, ) 2

Participant Portal (PP) webová aplikace pro administraci výzkumných projektů RP výchozí bod pro: URF registrace institucí PPSS registrace návrhu projektu NEF proces negociací s EK SESAM, FORCE podávání zpráv EK Přehled výzev, dokumenty Oznámení/potvrzení nových skutečností LVF ověření finanční kapacity uživatelská příručka (6/12/2012, v 3.5): http://ec.europa.eu/research/participants/portal/showdoc/participant+portal/portal _content/help/participant_portal_usermanual.pdf 3

http://ec.europa.eu/research/participants/por tal/page/home 4

1. PARTICIPANT PORTAL: kroky před tvorbou návrhu projektu

Kroky předcházející registraci návrhu projektu 1. registrace jednotlivce v PP (tzv. ECAS účet) 2. registrace instituce v PP (získání PIC) 3. (nominace LEARa) provádí se pouze jednou, při první účasti v projektu 7. RP provádí se bez ohledu na roli v projektu (partner / koordinátor) týká se i organizací vystupujících v projektech na základě doložky č. 10 6

Jak vytvořit účet ECAS? http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home email = identifikace osoby (nelze vytvořit více ECAS účtů pod jedním emailem) potvrzení o registraci zasláno na email do 90 min nutno dokončit registraci vytvoření hesla (přes odkaz v emailu) vstup do vytvořeného ECAS znovu přes hlavní stránku PP 7

Přihlášení do ECAS účtu 8

Rozcestník: fáze projektu propojeno s dalšími záložkami odkazy aktivní dle role uživatele 9

Hlavní záložky v PP Výzvy: seznam výzev vyhledávač výzev Dokumenty: dokumenty pro 7. RP vyhledávač dokumentů Moje návrhy seznam návrhů projektů možná editace/stažení po schválení projektu se přesouvá do záložky Moje projekty Moje role: přidělené role účastníkovi v organizaci a projektech Oznámení od EK Hodnotitelé: registrace hodnotitelů projektů Rozcestník: přehledné schéma cyklu projektu odkazy propojeny s dalšími záložkami (odkazy aktivní dle role uživatele) Údaje o organizaci: formální údaje bez návaznosti na projekt možnost registrace organizace (PIC) vyhledavač organizací Moje projekty: seznam schválených projektů vykazování EK (zprávy, formulář C,...) Podpora: FAQ k PP kontakt na administrátory PP vyhledávač NCP podpůrné projekty (EEN, IGLO, národní,..) RES - dotazy 10 přímo na EK

Registrace organizace = získání PIC (I) ověření, zda organizace není již zaregistrována pokud ne, přejít na registraci osoba provádějící registraci je tzv. SELF REGISTRANT 11

Registrace organizace = získání PIC (II) 12

Registrace organizace = získání PIC (III) 13

Registrace organizace = získání PIC (IV) 14

Registrace organizace = získání PIC (V) 15

Registrace organizace = získání PIC (VI) 16

Registrace organizace = získání PIC (VI) 17

Registrace organizace = získání PIC (VII) 18

Registrace organizace = získání PIC (VIII) CONFIRM = odeslání validačnímu týmu 19

Po obdržení dočasného PIC obdržení dočasného PIC potvrzení registrace na email zaslání podpůrných dokumentů validačnímu servisu: dokument potvrzující právní formu Legal Entity Form (šablona) soukromé subjekty: výpis z obchodního či jiného rejstříku veřejné subjekty: rozhodnutí, zákon, vyhláška, či jiný dokument zakládající organizaci plátci DPH: kopie osvědčení o registraci k DPH MSP: rozvahu, výkaz zisku a ztrát, přílohy dokládající počet zaměstnanců a vlastnictví společnosti, podepsaný SME Checklist neziskové organizace a organizace provádějící výzkum doklad prokazující neziskovost a skutečnost, že výzkum je jeden z předmětů činnosti organizace >>> dokumenty mohou být c ČJ (pro urychlení validace v AJ) >>> zaslání elektronicky (max. 10 MB) nebo fyzicky >>> formuláře a pokyny na http://cordis.europa.eu/fp7/pp-valid_en.html European Commission Research Executive Agency FP7 Support (A1) COVE 13/132 B-1049 Brussels Belgium 20

Ověření uvedených dat (validace) validační tým zahajuje validaci zpravidla po obdržení podpůrných dokumentů subjekty účastnící se projektů, které jsou v negociacích jsou validovány přednostně dokud nezačne validační tým s ověřováním existence organizace, je možno měnit informace uvedené v systému po zahájení validace již nemůže Self-registrant uvedené informace měnit, ale stále může nahrávat podpůrné dokumenty (např. i na žádost validačního týmu) po ukončení validace ztrácí Self-registrant právo na úpravu zvalidovaných informací pro úpravu dat o organizaci nutno jmenovat LEARa 21

Role v Participant Portal role v ORGANIZACI spravují data o organizaci (adresa, název, právní forma, metoda výpočtu režií, ) nezávislé na projektech neadministrují projekty!!! SELF REGISTRANT (dočasná role) LEAR Account Administrator x role v PROJEKTU administrují projekt dle přidělených pravomocí Coordinator contact Participant contact Task Manager Team Member + Financial Signatory 22

Legal Entity Appointed Representatives (LEAR) = osoba v organizaci spravující data o organizaci uložená v PP nutné jmenování statutárním orgánem (šablony na http://cordis.europa.eu/fp7/pp-lear_en.html) Appointment letter a Lear Definition: Role and Tasks (příloha) zasílá se fyzicky validačnímu týmu: European Commission Research Executive Agency FP7 Support (A1) COVE 13/132 B-1049 Brussels, Belgium LEAR obdrží e-mailem uživatelské jméno + dopisem PIN (cca 2 týdny po obdržení emailu) přes link uvedený v emailu zadá do ECASu obdržený PIN (případně i uživatelské jméno) následně obdrží další e-mail, ve kterém bude link pro změnu hesla účet LEARa je aktivován a LEAR má přístup k datům organizace 23

Pravomoci LEARa spravuje data o organizaci uvedená v PP, navrhuje a zasílá EK neformální změny (změna sídla, právní formy, způsobu výpočtu nepřímých nákladů, ) vidí seznam aktuálně běžících projektů v organizaci vidí jaké role byly přiděleny ostatním zaměstnancům uděluje roli Account Administrator a Financial Signatory pravomoci může alternovat Account Administrator (vyjma jmenování /odvolání AA) 24

2. PARTICIPANT PORTAL SUBMISSION SYSTEM vytvoření a odeslání návrhu projektu

V rámci specifických programů jsou výzvy seřazeny podle výzkumných témat Výzvy jsou členěny podle specifických programů 26

Výzvy je možné hledat také prostřednictvím zadání vlastních kritérií 27

Vyberte výzvu a posuňte se na stránce dolů k Electronic Proposal Submission 28

Průvodce 10 minute guide to the proposal submission představuje souhrn kroků, které budou následovat Vyberte si téma nebo režim financování a klikněte na GO 29

Vyplňování návrhu projektu krok za krokem Výběr typu projektu Registrace návrhu Sestavení konsorcia Úprava a odeslání návrhu Vyplňování formulářů Návrh odeslán 30

Vybrat typ projektu 31

Identifikace mateřské organizace koordinátora (PIC + zkratka) Základní informace: - Akronym - Krátké resumé - Kód aktivity 32

Před vytvořením návrhu je nutné akceptovat podmínky pro používání systému 33

Vytvoření draftu návrhu je potvrzeno na (ECAS) e-mail koordinátora 34

1) koordinátor sestavuje konsorcium (přidává partnery - organizace) Systém automaticky varuje v případě, kdy nebyly splněny základní podmínky pro uznatelnost návrhu (např. minimální počet partnerů, geografické pokrytí, apod.) 2) koordinátor označuje kontaktní osobu v partnerské organizaci (nutno použít její ECAS e-mail, na který bude zasláno pozvání) 35

36

Část A Koordinátor - může editovat všechny formuláře (svoje i partnerů) - Přizve partnery zasláním elektronické pozvánky Partneři - editují pouze jim určené části (včetně svého rozpočtu) Validate form pojistka slouží k identifikaci prázdných nebo chybně vyplněných polí. Upload changes Slouží k zaznamenání případných změn 37

Část B K vyplnění části B je nutné: 1. Stáhnout si do PC šablonu (MS WORD) 2. Do této šablony vyplnit požadované části 3. Převést vyplněnou šablonu do formátu PDF 4. Nahrát šablonu do systému ve formátu PDF Maximální velikost souboru je 10.0 MB! Část B může nahrát pouze KOORDINÁTOR Po vyplnění obou částí je návrh odeslán k hodnocení prostřednictvím tlačítka SUBMIT 38

Po odeslání návrhu je možné až do uzávěrky výzvy: a) Editovat návrh (platná je vždy poslední odeslaná verze) b) Uložit si vytvořený návrh do PC c) Stáhnout/zrušit návrh projektu 39

3. PARTICIPANT PORTAL : negociace

Zahájení negociací NEGOCIACE = vyjednávání o konečné podobě Grantové dohody (GA) Browse and/or manage negotiations hlavní aktéři: koordinátor a projektový úředník pozvánka: Letter of Invitation to Negotiations EK otevře negociační část v Participant Portalu (NEF) >>> koordinátor obdrží email s odkazem na přihlášení do Participant Portalu (uživatelské jméno a heslo z ECAS účtu) 41

Přístup do sekce negociací v PP přístup do NEF přes záložku My Projects Negotiation 42

Co se předkládá přes NEF? Grant agreement Preparation Forms (GPFs) formuláře GPFs vytvořila EK pro usnadnění přípravy GA částečně kopírují údaje přenesené z návrhu projektu (části A) a z centrálního registru URF A1 = Identifikace řešeného projektu A2 = Identifikace každého účastníka A3 = Rozpočet nákladů projektu a stanovení výše příspěvku EU A4 = Informace o bankovním účtu A5 = Reportovací období >>> budoucí core text GA Description of Work (DoW) část A vyplní se online (úvodní stránka, shrnutí projektu, seznam účastníků, rozdělení rozpočtu, tzv. workplan tables: pracovní balíčky+deliverables+milestones) část B - šablona, nutno nahrát do systému v PDF (= část B návrhu projektu, max. 20 MB) >>> budoucí Annex I GA >>> informace mohou vkládat dle domluvy i partneři, schvaluje a odesílá výhradně koordinátor! 43

FORMULÁŘE GPF (Grant Agreement Preparation Forms) Tok informací mezi: návrhem projektu GPF GA Description of Work úprava dle doporučení hodnotitelů 44

FORMULÁŘE GPF (Grant Agreement Preparation Forms) Úvodní strana pro negociace 45

Work packages link (část DoW) FORMULÁŘE GPF (Grant Agreement Preparation Forms) 46

4. PARTICIPANT PORTAL : vykazování Evropské komisi

Přístup k reportingovým nástrojům 1) Přihlašte se na Participant Portal (ECAS) 2) Klikněte na záložku My Projects 3) Objeví se seznam projektů, kterých se účastníte 4) U běžících projektů jsou aktivní funkce: a)technický reporting (Reporting & Deliverables RD) b)finanční reporting (Form C FR) 48

Reporting & Deliverables 49

Financial reporting Add Form C Add Adjustment Form C 50

Form C 51

Součástí Formuláře C je také Informace o čerpání zdrojů, do níž se vyplňují se hlavní nákladové položky 52

Form C Adjustment 1) Volba vykazovaného období, v kterém je nutné změnu provést 2) Vyplnění (pozitivních či negativních) rozdílů oproti Formuláři C 53

54

Elektronické podávání formuláře C 55

Elektronické zasílání Formuláře C Formulář C se zasílá pouze elektronicky, povinnost zasílat papírovou verzi podepsanou pověřenou osobou se ruší Nový režim se vztahuje na všechny GA podepsané počínaje 01/01/2013 (datum, kdy vstoupila v platnost revidovaná MGA) vzniká povinnost nominovat LEARa Pro GA podepsané do konce roku 2012 bude tento režim k dispozici jako možnost (nikoliv povinnost) u běžících grantů bude v případě zájmu o využití nového režimu nutná změna GA (prostřednictvím šablony) změna GA se bude týkat všech partnerů v projektu (smíšené reportování v rámci 1 konsorcia nebude umožněno) 56

Revize Annexu II MGA 7. RP II.3. Specific performance obligations of each beneficiary Each beneficiary shall: Designate a legal entity appointed representative (LEAR) as the authorised person to perform the role and tasks stipulated in its document of appointment. If a LEAR has already been appointed the beneficiary agrees that the role and tasks of this LEAR are replaced by those stipulated in the document of appointment in force on the date of signature of this grant agreement. II.4. Reports and deliverables The consortium shall transmit the reports and other deliverables through the coordinator to the Commission using the electronic exchange system set up by the Commission. In particular: Form C, must be transmitted and electronically signed through the electronic exchange system by the authorised person(s) within the beneficiary s organisation, The certificates on the financial statements and on the methodology must be hand-signed by an authorised person of the auditing entity on paper and the beneficiary shall keep the originals according to Article II.22.3. A scanned copy of the certificates shall be transmitted through the electronic exchange system. FSIGN 57

Role v Participant Portal Coordinating Participant Participant A Project Coordinator Contacts CoCo CoCo CoCo Participant Contacts PaCo PaCo PaCo FSIGN Task Managers Task M. Task M. Task M. Task M. Task M. Task M. Team Members Team Mb Team Mb Team Mb Team Mb Team Mb Team Mb LEAR 1 LEAR 1 LEAR Organisation Account Administrator Financial Statement Authorised Signatory A.Admin A.Admin A.Admin A.Admin A.Admin A.Admin FSIGN FSIGN FSIGN

FSING = Osoba oprávněná k podpisu Formuláře C FSIGN Nominaci provádí LEAR (případně Account Administrator) prostřednictvím funkce Organization roles. Počet nominovaných FSIGNs není omezen. Kromě jména a e-mailové adresy může LEAR přidat také komentář (v případě, že je nominováno více (FSINGs). 59

Task M. PaCo FSIGN Task M. Drafting of form C Upload of scanned copies of certificates (if applicable) CoCo CoCo Identify Form C as ready for signature Notification to FSIGN Electronic signature of form C & Submission of signed form C (+ certificates) Reject Reception of form C Approve PARTICIPANT Preparation of the periodic report package: scientific part, all signed forms C (+ certificates where applicable) Single submission of periodic report COORDINATOR Sending of electronic proof of receipt for each form C + 1 for the periodic report COMMISSION

Proces elektronického zasílání Formuláře C Účastník (Participant Contact) přiřadí k projektu osobu oprávněnou podepisovat Formulář C Účastník (případně Task Manager) připraví Formulář C V případě potřeby nahraje také naskenovanou kopii Osvědčení o finančních výkazech (CFS) podepsanou auditorem. Originál musí být uchován. Jakmile účastník označí Formulář C za připravený k podpisu, je oprávněné osobě (FSIGN) automaticky zasláno upozornění. FSIGN Formulář C elektronicky podepíše a zašle koordinátorovi Koordinátor může nahlížet do návrhu Formuláře C a vyjádřit se k němu před oficiálním podpisem. Dále má možnost zamítnout elektronický Formulář C zaslaný partnerem a vrátit jej k opravě/přepracování. Poté, co koordinátor zašle balíček Formulářů C Evropské komisi, obdrží digitálně podepsané elektronické potvrzení o přijetí. Zasílání papírové verze Formuláře C a CFS nebude ze strany EK nadále vyžadováno. 61

Specifika třetích stran (speciální doložka číslo 10) Příjemce, který spolupracuje se třetí stranou je povinen zaslat její Formulář C koordinátorovi (bez elektronického podpisu) Poté, co koordinátor předá balíček formulářů C Evropské komisi, musí být formulář C třetí strany vytištěn a podepsán autorizovanou osobou třetí strany. Příjemce má povinnost uchovat Formulář C třetí strany pro potřeby případného auditu (EK nepožaduje zaslání elektronické verze). 62

Průběžná zpráva jako jeden balíček Předkládání průběžné zprávy jako jednoho balíčku složeného z vědeckých, administrativních a finančních aspektů, který bude obsahovat vstupy všech partnerů. Dosavadní praxe: jednotlivé části průběžné zprávy přicházejí roztroušeně (vědecká část, formulář C) Budoucí praxe: jakmile bude celý balíček kompletní, bude jako celek zaslán koordinátorem nejednou Dodatečně zaslané dokumenty (např. Formuláře C opozdilých partnerů) nebudou akceptovány Vše, co bude chybět v době odeslání chybět, půjde do dalšího vykazovaného období Výhody: přehlednost, větší transparentnost co se týče platebních lhůt (time-to-pay), podnět pro opozdilce 63

Zdroje informací Průvodce pro nový elektronický systém předkládání https://ec.europa.eu/research/participants/portal/showdoc/participant+portal/portal_content/docs/s ubmission/10_minutes_guide_to_the_submission.pdf FAQ http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/faq Prezentace EK k Participant Portalu http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/faq#b8 Kontakty na EK http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/contactus ECAS help https://webgate.ec.europa.eu/cas/help.html 64

VÍCE INFORMACÍ Národní kontaktní pracovníci pro finanční a právní záležitosti projektů 7.RP (TC AV ČR) http://www.fp7.cz/cz/narodni-informacni-pracovnici/ Webová stránka TC AV ČR k 7. RP: http://www.fp7.cz/ CORDIS: http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html Dotazy k administraci a financování projektů v 7.RP můžete zasílat na: finance@tc.cz supalkova@tc.cz matouskova@tc.cz 65

http://www.fp7.cz/

PUBLIKACE TC AV ČR http://www.fp7.cz/cz/publikace/

Děkujeme za pozornost Technologické centrum AV ČR, Ve Struhách 27, 160 00 Praha 6 www.tc.cz www.fp7.cz