Metodika výkonu řídící kontroly Mgr. Michal Hájek

Metodika výkonu řídící kontroly Mgr. Michal Hájek Senior konzultant Dynatech s.r.o.

Obsah prezentace Představení společnosti Metodika výkonu řídící kontroly Elektronizace řídící kontroly Diskuze 2

Představení společnosti DYNATECH Na trhu veřejné sféry úspěšně působíme od roku 1997 Specializace: komplexní řešení pro efektivní řízení organizací Komplexní služby AUDIT & ANALÝZA - audit organizace, návrh opatření STUDIE PROVEDITELNOSTI IMPLEMENTACE - zavedení změn do organizace ORGWARE - Organizační narovnání SOFTWARE - Softwarová podpora UDRŽITELNOST - konzultační, zákaznická a technická podpora Efektivní řízení veřejnoprávních korporací (ÚSC) tj. skupiny organizací jako celku veřejnoprávních organizací (jednotlivě) Vnitřního řídící a kontrolního systému

Vybrané reference Státní správa Ministerstvo zahraničních věcí Ministerstvo financí Úřad vlády ČR Národní Bezpečnostní Úřad Správa Pražského hradu Úřad pro ochranu osobních údajů Města Město Liberec Město Chomutov Město Děčín Město Břeclav Kraje Kraj Vysočina Středočeský kraj Královehradecký kraj Liberecký kraj Olomoucký kraj Moravskoslezský kraj Plzeňský kraj 2013 DYNATECH s.r.o

Řídící kontrola - kompetence Metodika výkonu řídící kontroly praktická příručka pro vykonavatele řídící kontroly v organizaci Akreditované kurzy O vnitřním kontrolním systému organizace Metodika výkonu ŘK SW nástroj Elektronická řídící kontrola nová verze systému Certifikace Interní auditoři ve veřejné správě ČIIA V procesu CIA certifikace Praktické zkušenosti Realizace auditů VŘKS Realizace nastavení finančních procesů Elektronické zavedení řídící kontroly do organizace 2013 DYNATECH s.r.o

Ukázka výkonu ŘK? 23.4.2013 7

Proč metodika výkonu ŘK? Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, účinný od 1.1.2003 26, 27 Vyhláška č. 416/2004 Sb., k provádění zákona o finanční kontrole. 10, 16 Vnitřní předpisy (dokumentace) 8

Metodika výkonu ŘK Cíl: Vysvětlit ŘK jako nepřetržitý proces Dát praktický návod pro funkce PO, SR a HÚ Vysvětlit povinnosti orgánu veřejné správy Upozornit na nedostatky z aplikace ŘK v růzchych typech organizacích 9

Obsah metodiky Základní pojmy a principy ŘK Pověření k řídící kontrole Výkon ŘK ve finančních operacích Výdaje Závazky Výdaje Příjmy Nároky Příjmy Výkon ŘK v majetkových operacích Specifika při provádění ŘK 10

Obsah metodiky Specifika ŘK v jednotlivých orgánech veřejné správy OSS ÚSC PO Malá organizace Záznam, auditní stopa a archivace ŘK Kontrola výkonu ŘK Co dělat v případě nedostatků v ŘK Elektronizace ŘK 11

Akce x operace Akce soubor činností, které mají svůj odraz v příslušných evidencích Př. nákup vozidla, pronájem budovy, zajištění úklidu (externí) Operace jednotlivá činnost, ze které se skládá celý průběh akce Př., vyhlášení veřejné zakázky, vystavení objednávky, uzavření smlouvy, úhrada faktury, vystavení penále AKCE: Stavba zimního stadiónu Výběr dodavatele (VZ) Uzavření smlouvy Dílčí fakturace Konečná fakturace I. Fáze operace (právní) II. Fáze operace (finanční) 12

Orgán veřejné správy Odkazuje 2 bod a) 320/2001 Sb. o finanční kontrole Je to ten orgán, který musí vykonávat zákon o finanční kontrole. OSS, Statní PO, státní fond ÚSC (obce, kraje), městská část, PO a jiná právnická osoba zřízená k plnění úkolů veřejné správy zvláštním právním předpisem nebo právnická osoba zřízená na základě zvláštního právního předpisu, která hospodaří s veřejnými prostředky (zdravotní pojišťovny, vysoké školy) Orgán veřejné správy není: Obchodní společnosti Obecně prospěšné společnosti 13

Vedoucí orgánu veřejné správy Odkazuje 2 bod d) 320/2001 Sb. o finanční kontrole. Osoba odpovědná jednat jménem státu, ÚSC nebo jiné organizace uvedené výše: Kraj ředitel krajského úřadu Obec starosta Statutární město primátor Hlavní město Praha ředitel Magistrátu HMP OSS ministr, ředitel, předseda 14

Průběžná a následná řídící kontrola Průběžná probíhá mezi 1 a 2 fází (před a po vzniku závazku) Následná probíhá po ukončení obou fází předběžné řídící kontroly. 15

Průběžná a následná řídící kontrola Průběžná kontrola 16

Průběžná a následná řídící kontrola Následná kontrola 17

3E vs. 6E 3E z angl. (efficiency, effectiveness, economy) 6 E (enviroment, ethics, equity) Efektivnost optimální poměr nákladů a přínosů. Účelnost jaká kvalita je potřeba, aby to fungovalo Hospodárnost - za co nejméně prostředků, co nejvyšší kvalitu 18

Pojmy Vnitřní kontrolní systém Příslib Limitovaný Individuální Fáze operace Závazek x výdaj Nárok x příjem Povinnosti a odpovědnosti Příkazce operace, Správce rozpočtu, Hlavní účetní 19

Pověření k výkonu řídící kontroly Vydává vedoucí orgánu veřejné správy Vhodné číslovat Pověření založit v personálním spise Personalistka musí hlídat pověření osob a jejich odchod či přechod mezi pracovními místy v organizaci. Dostupnost pro SR a HÚ Vhodné převést do elektronické podoby, aby byla přístupná pro SR a HÚ (zabezpečená složka, intranet) PO, SR a HÚ nemůže pověření dále delegovat V případě dlouhodobé nepřítomnosti musí vedoucí orgánu veřejné správy jmenovat někoho jiného 20

Finanční operace Pokladna Platební poukaz Přijatá faktura Mzdy a odvody Cestovní příkazy Transfery Veřejné zakázky Objednávka Smlouva Přímý nákup Sankce Vydané faktury Příchozí platby Nakládání s fondy 21

Veřejné zakázky Je povinné provádět úkony, které zákon o finanční kontrole předepisuje u předběžné ŘK před vznikem závazku i před zahájením zadávacího řízení pro veřejné zakázky. PROČ? Zákon neříká, kdy přesně vykonávat předběžnou ŘK před vznikem závazku Smlouva je vkládaná jako součást VZ a nelze jí měnit Cílem je uskutečnit operaci ne zrušit zakázku Provádět kontrolu 3E Provedení této kontroly také ulehčí pozici zadavatele u sestavování odůvodnění veřejné zakázky dle 86 odst. 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. 22

Co kontrolovat u smluv Identifikace smluvních stran Kontrola ve veřejném rejstříku Kontrola oprávněnosti podepisovaných osob Identifikace smluv Výše ceny Předmět smlouvy Smluvní podmínky (penále) vyváženost Termín dodání Místo dodání Předání a předávací, akceptační protokoly Přílohy smluv (jen ty, na které je odkazováno) Fakturace podmínky, lhůty splatnosti Sankce za nesplnění podmínek Záruka v souladu nebo nad rámec zákona 23

Přijatá faktura Úkony může připravit zaměstnanec odpovědný za přípravu konkrétní operaci Podpisový záznam osoby potvrzení o splnění, Odpovědnost příkazce operace V případě nedostatků příkazce operace vrátí fakturu druhé smluvní straně k přepracování Informace osobě pověřenou vedením účetnictví 24

Doklad, auditní stopa, archivace Doklad o ŘK se musí archivovat Archivace stejnou dobu jako průvodní doklad Lhůty pro archivaci jsou různé a jsou dány legislativou Zákon o účetnictví Zákon o dani z přidané hodnoty Zákon o organizaci sociálního zabezpečení Vnitřní předpisy Spisový a skartační řád Oběh účetních dokladů Specifika EU projektů 25

Kontrola výkonu ŘK v organizacích 30 odst. 7 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole musí vedoucí orgánu veřejné správy nejméně jednou ročně prověřit účinnost vnitřního kontrolního systému, který zahrnuje všechny kontrolní činnosti v rámci provozního a finančního řízení tohoto orgánu. Forma prověření pomocí interního auditu (IA) Pokud IA není zaveden vykonává to vedoucí orgánu veřejné správy zároveň prověří potřebu jeho zavedení. 26

Elektronizace? 23.4.2013 28

Elektronická řídící kontrola přínosy Dokonalý přehled o stavu schvalovacích procesů Přehled procesů v kategoriích: v schvalování, schváleno, zamítnuto U koho se schvalovaná položka momentálně nachází, průběh a trvání schvalování u jednotlivých účastníků procesu Manažerský pohled na všechny finanční a majetkové operace a čerpání rozpočtu Komplexní přehled o požadavcích, aktuálním stavu rozpočtu, realizovaných závazcích a úhradě výdajů. Neustálý přehled o čerpání svého rozpočtu ve všech důležitých stavech (pro správce rozpočtu a hlavního účetního) Dosažení lepších výsledků organizace při auditech Automatická kontrola vybraných položek (prevence chyb) Snazší dokladovatelnost postupů a učiněných rozhodnutí Možnost rychlé kontroly většího počtu případů 29

Elektronická řídící kontrola přínosy Automatizovaná a plně elektronická podpora pracovních postupů dle zákona č. 320/2001, o finanční kontrole ve veřejné správě. Nahrazení papírových formulářů elektronickými a zajištění oběhu těchto dokladů prostřednictvím workflow dle zákona Vytvoření jednotné žádanky o řídící kontrolu Automatické evidování historie veškerých operací a rozhodnutí (auditní stopa). Uložení všech dokladů v elektronickém archivu. Využívání zaručeného elektronického podpisu v rámci schvalování (všichni účastníci schvalovacího procesu) Zrychlení procesu schvalování finančních a majetkových operací. Automatický oběh a předávání elektronických dokumentů prostředníctvím definovaného workflow Automatizovaně vytváření vybraných dokladů a dokumentů (např. generace objednávek atp.) Přidělování úkolů v souladu s organizační směrnicí a dle přítomnosti pracovníků na pracovišti. 30

Co zajistit při elektronizaci Sériové schvalování - pořadí zákonných rolí Neumožnit schválení jako PO x SR, PO x HÚ Umožnit konfigurovatelnost SR a HÚ pro malé organizace Umožnit nastavení pracovního postupu (workflow) dle zákona (nelze změnit) Závazek x výdaj Nárok x příjem Umožnit rozšíření možnosti konfigurovatelnosti pracovního postupu dle typu účetního dokladu Umožnit konfigurovatelnosti výsledného dokladu o ŘK (co se ukládá do dokladu) Zavést seznam úkolů pro daného pracovníka s podporou přímého řízení pracovního postupu ze zadaného úkolu. 31

Co zajistit při elektronizaci Přístup pro roli supervizora nebo auditora Umožnit sledování akcí (skládající se z operací) Umožnit záznam a časový údaj o pověření osoby k ŘK Zastupitelnosti jednotlivých rolí. Nastavení organizační struktury organizace Podpora procesu průběžné řídící kontroly Podpora procesu následné řídící kontroly Doklad PDF/A 1 a dle ISO 19005. Auditní stopa Podpora pro vyhodnocování a zefektivňování pracovního procesu výstup pro vedoucího orgánu veřejné správy (reportování). Přímé propojení reportů a aplikace Notifikace mailem - konfigurovatelná 32

Ukázka - elektronizace 33

Elektronický doklad o ŘK VĚROHODNOST NEPORUŠITELNOST OTEVŘENÝ FORMÁT NEZÁVISLOST NA ÚLOŽIŠTI AUDITNÍ STOPA 35

Náležitosti dokladu o ŘK Elektronický podpis Každá osoba vystupující v roli PO, SR, HÚ musí v elektronické řídící kontrole dokument podepsat platným zaručeným elektronickým podpisem. Časové razítko k tomu, abychom prokázali čas vytvoření podpisu, je třeba užívat v rámci procesu i časové razítko vydané uznávanou certifikační autoritou. Formát dokladu musí být výstupním datovým formátem Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005). 36

Auditní stopa 37

Auditní stopa 38

Reporty 23.4.2013 39

Reporty 23.4.2013 40

Školení Metodika výkonu řídící kontroly Ve spolupráci s ČIIA Proběhlo na konci března Plánují se další běhy Interaktivní vzájemné vyměňování zkušeností Příklady z praxe Elektronická řídící kontroly Ve spolupráci s ČIIA Plánované 19.6 v Olomouci Detailní specifikace elektronizace Více informací v katalogu ČIIA 42

Závěr Každá organizace má nastaven VŘKS individuálně Řídící kontrola může mít řadu specifik v různých organizacích Elektronizace by měla probíhat až po analýze procesů a narovnání procesů v organizaci 3E může být pro každou organizaci individuální ŘK je pouze nástroj, vše záleží na konkrétních nastavení v organizaci a lidech. 43

Diskuze 2013 DYNATECH s.r.o 44