Efektivní řízení veřejné správy koncepce a SW nástroje společností:

Transkript

1 Efektivní řízení veřejné správy koncepce a SW nástroje společností: Ing. Ján Debnár obchodní manažer DYNATECH s.r.o. Ing. Alexander Toloch ředitel ATTN s.r.o. Michal Chmelo obchodní manažer QCM s.r.o. 1

2 Představení společnosti DYNATECH Na trhu veřejné sféry od roku 1997 Specializace: komplexní řešení pro efektivní řízení organizací Komplexní služby AUDIT & ANALÝZA - audit organizace, návrh opatření STUDIE PROVEDITELNOSTI IMPLEMENTACE - zavedení změn do organizace ORGWARE - Organizační narovnání SOFTWARE - Softwarová podpora UDRŽITELNOST - konzultační, zákaznická a technická podpora Reference: Státní správa (3 ministerstva, řada dalších orgánů státní správy) Samospráva (6 krajů: KrS, KrO, KrLbc, KrV, KrPlz, KrHK; města)

3 Jak na kvalitu a efektivitu řízení? Dvě úrovně: I. Zefektivnění řízení vnitřních činností organizací II. Zefektivnění řízení veřejnoprávní korporace, tj. řídících a řízených organizací jako celku Jeden přístup! Komplexní řešení 3

4 Komplexní řešení pro efektivní řízení Oblasti zaměření Audit / Analýza Implementace Strategické řízení Ekonomické řízení Nákupní procesy Personální řízení Kontrola a hodnocení Veřejné služby Jiné

5 Komplexní řešení pro efektivní řízení Audit / Analýza standardizované a nezávislé posouzení aktuálního stavu, doporučení vhodných opatření Úrovně implementace: Studie proveditelnosti (akceptovatelnost a reálnost opatření) Organizační narovnání nastavení vnitřního prostředí organizace a všech jeho vazeb (směrnice, řídící dokumentace, procesy), vzdělávání Softwarová podpora elektronická podpora procesů, automatizace, zafixování správného stavu Udržitelnost projektová, konzultační, metodická a technická podpora 5

6 Elektronizace podpory řízení softwarové nástroje pro podporu řízení metodický rámec 6

7 Koncepce řízení výkonnosti Úspěšná implementace systému řízení výkonnosti vyžaduje manažerské měření a hodnocení na všech úrovních organizace. ATTN Consulting s.r.o. 7

8 Koncepce řízení výkonnosti s podporou ATTIS Moduly ATTIS jsou specializovanou softwarovou podporou pro řízení výkonnosti v jednotlivých vrstvách pyramidy. ATTIS.BPM Procesní řízení společnosti mapování procesů a podprocesů popis činností a jejich atributů modelování organizační struktury správa organizačních vazeb pracovní náplně ATTIS.MBO Měření výkonnosti společnosti tvorba a správa cílů a ukazatelů (KPIs) tvorba strategických map měření výkonnosti a reporting podpora metodiky Balanced Scorecard ATTIS.MOT Hodnocení a motivace zaměstnanců hodnocení zaměstnanců na základě výkonu hodnocení zaměstnanců dle kompetenčního modelu evidence vzdělávání a propojení na e-learning ATTN Consulting s.r.o. 8

9 Modelování a popis procesů Modelování a zobrazování procesní mapy (procesů, podprocesů, činností) formou: stromové struktury seznamu procesních kroků v tabulce procesních map Popis a zobrazování atributů procesních kroků: typ procesního kroku, vazby mezi procesy vlastník a matice pravomocí a zodpovědností (vykonává, kontroluje apod.) s vazbou na organizační strukturu vstupy, výstupy a přílohy (směrnice apod.), vazba na ISO normy ATTN Consulting s.r.o. 9

10 Modelování a popis organizační struktury Modelování a zobrazování organizační struktury formou: stromové struktury seznamu organizačních jednotek v tabulce organizačních schémat - organigramů Modelování organizačních vazeb (kdo je v jakém útvaru na jaké pozici): pracovní místo, funkční místo, typ pozice organizační útvar, osoba popř. kompetenční model ATTN Consulting s.r.o. 10

11 Podpora implementace strategie metodou Balanced Scorecard Barevné rozlišení perspektiv scorecardu - cíle finanční, procesní, zákaznické, učení se a růstu Možnost dekompozice vrcholových cílů i na cíle nižších organizačních útvarů a těch dále na cíle personální. Propojení výstupů hodnocení zaměstnanců (podle míry plnění personálních cílů/kompetencí) do systému odměňování zvýšení motivace. Podpora procesního přístupu a možnost přímého propojení ukazatelů k procesům. ATTN Consulting s.r.o. 11

12 Podpora tvorby ukazatelů a jejich metrik - měřítek ATTN Consulting s.r.o. 12

13 Sofistikovaný systém reportingu Časově volitelný přehled výsledků plnění ukazatelů/cílů. Přehledný semafor systém v reportech i mapě. Přehled odpovědnosti a řízená diskuze k reportům. ATTN Consulting s.r.o. 13

14 Sofistikovaný systém reportingu ATTN Consulting s.r.o. 14

15 Hodnocení zaměstnanců podle kompetenčního modelu Tvorba kompetenčních modelů z jednotlivých kompetencí popsaných kritérii pro hodnocení. Platforma pro komunikaci nadřízeného a podřízeného pracovníka prostřednictvím řízeného pohovoru k dosahovaným kompetencím. Přehled dosahovaných kompetencí. ATTN Consulting s.r.o. 15

16 Elektronický nástroj E-ZAK Elektronizace veřejných zakázek QCM, s.r.o.

17 Elektronické nástroje pro zadávání VZ QCM, s.r.o. Založeno v roce zaměstnanců: Brno, Olomouc, Jihlava, Praha Zaměření na státní správu a samosprávu E-ZAK vývoj od roku 2006 Elektronické aukce od roku 2009 Portál pro vhodné uveřejnění od roku 2010 Elektronické tržiště státní správy od roku

18 Elektronický nástroj E-ZAK Vybrané reference implementace E-ZAKu Ministerstvo pro místní rozvoj Státní ústav pro kontrolu léčiv Centrální jihomoravský zadavatel 2010 Centrální nákup Plzeňského kraje 2010 Masarykova univerzita Brno Univerzita Palackého v Olomouci Ostravská univerzita v Ostravě 2010 Statutární město Liberec Město Dvůr Králové nad Labem 2010 Město Sokolov Masarykův onkologický ústav v Brně

19 Elektronický nástroj E-ZAK E-ZAK elektronický nástroj Reaguje na požadavky zákona 137/2006 Sb. a souvisejících předpisů Vývoj od roku 2006 Vyvíjen ve spolupráci s předními odborníky na problematiku zadávání veřejných zakázek Jako první získal certifikát shody dle vyhlášky č. 9/2011 Sb. Ministerstva pro místní rozvoj Kontinuální vývoj propojení s elektronickým tržištěm veřejné správy GEMIN, zavedení centralizovaného zadávání VZ, integrace na pracovní postupy dle zákona č. 320/2001, o finanční kontrole ve veřejné správě a další.

20 Elektronický nástroj E-ZAK Přínosy využití elektronického nástroje E-ZAK profil zadavatele Zkrácení lhůt pro elektronický postup => zkrácení celého průběhu zadávacího řízení Snížení pořizovacích cen VZ Zlepšení efektivity zadávání VZ, související finanční úspory Metodická podpora zadavatele Standardizace průběhu zadávacích řízení Centralizovaný přehled o zadávacích řízeních organizace Průkaznost zadávacího procesu Zvýšení transparentnosti, důvěryhodnosti a kredibility organizace Naplňování požadavků Národního plánu zavedení elektronického zadávání veřejných zakázek

21 Elektronický nástroj E-ZAK Proces zadávání veřejných zakázek a nástroj E-ZAK DNS

22 Elektronická Řídící kontrola podpora interních schvalovacích a kontrolních procesů pro finanční a majetkové operace dle zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole 2013 DYNATECH s.r.o. 22

23 Systém finanční kontroly 2013 DYNATECH s.r.o.

24 eřk = standard komplexního řešení VŘKS Komplexní řešení VŘKS od DYNATECH Jak na tom jsme a jak to můžeme zlepšit? Návrh, nového systému, jak na to! Důsledné zavedení do běžné praxe Zafixování správného stavu elektronickým nástrojem Záruka udržitelnosti Nezávislý externí audit VŘKS Shoda Rizika Efektivnost Analýza a návrh opatření, plán implementace Organizační implementace nastavení vnitřního prostředí organizace a všech jeho vazeb akreditované vzdělávání Softwarová podpora Nasazení eřk Integrace EIS a eřk Podpora organizace po zavedení řešení konzultační zákaznická technická DYNATECH - Komplexní řešení je ověřený postup jak správně a systematicky zajistit podporu vybraných oblastí a dosáhnout zlepšení v rámci organizace 2013 DYNATECH s.r.o. 24

25 Elektronická Řídící kontrola 2013 DYNATECH s.r.o. 25

26 Výchozí stav (praxe) Proč se tématem řídící kontroly zaobírat? (ne) naplňování všech požadavků na finanční kontrolu nekonzistentní, neaktuální a neúplné směrnice pracovní postupy a procesy v organizaci (neefektivnost, nesoulad...) problematická kontrolovatelnost a vymahatelnost dodržování povinností nelze určit, jak pracovní procesy zlepšit novelizace zákona 320/2001 Sb. = ekonomická a právní rizika = potenciál eliminace rizik a zlepšení efektivnosti, úspory 2013 DYNATECH s.r.o.

27 Výchozí stav (praxe) ŘK prováděna v papírové podobě Duplicitní souběh papírových žádanek a elektronických formulářů Nepřítomnost Neexistence jednotného úložiště / archivu všech dokumentů ŘK (Ne) dohledatelnost dokladů a učiněných rozhodnutí Chyby a selhání lidského faktoru = ekonomická a právní rizika = potenciál eliminace rizik a zlepšení efektivnosti, úspory 2013 DYNATECH s.r.o.

28 Žádoucí stav: čeho chceme dosáhnout? Shoda se zákonem Podpora při naplňování odpovědnosti vedoucích pracovníků dle zákona o fin. kontrole Zvýšit účinnost, efektivnost a hospodárnost organizace Optimalizace procesů, správné nastavení VŘKS Manažerský pohled na finanční a majetkové operace a čerpání rozpočtu Minimalizace (řízení) rizik Implementace elektronické Řídící kontroly Automatizace a elektronická podpora pracovních postupů, Fixace správného stavu = snížení rizik, dosažení úspor a zvýšení transparentnosti při schvalování finančních a majetkových operací organizace DYNATECH s.r.o.

29 Vybrané reference: přehled KrÚ Středočeského kraje Procesní audit nákupního procesu a řídící kontroly Elektronická podpora řídící kontroly výdajů Elektronická podpora VZMR Úřad pro ochranu osobních údajů Procesní audit nákupního procesu a řídící kontroly Elektronická podpora řídící kontroly závazků i výdajů KrÚ Libereckého kraje Audit vnitřního řídícího a kontrolního systému Kraj Vysočina (SÚS) Audit vnitřního řídícího a kontrolního systému 2013 DYNATECH s.r.o.

30 Zlepšení v organizaci (vybrané přínosy) Organizační narovnání (ORGWARE) Naplňování všech zákonných požadavků na VŘKS Aktuální procesně orientované směrnice Prevence sankcí z prodlení (KrS) Vyšší přehled a hospodárnost v organizaci (UOOU) Elektronická podpora (SOFTWARE) Automatizovaná a plně elektronická podpora pracovních postupů dle zákona č. 320/2001, o finanční kontrole ve veřejné správě Zkrácení průměrné doby schvalování operací Komplexní přehled o požadavcích, aktuálním stavu rozpočtu, realizovaných závazcích a úhradě výdajů Neustálý přehled o čerpání rozpočtu Elektronická Auditní stopa Automatická kontrola vybraných položek (prevence chyb) 2013 DYNATECH s.r.o.

31 Elektronická řídící kontrola: shrnutí Nezávislý externí audit VŘKS Shoda Rizika Efektivnost Analýza a návrh opatření, plán implementace Organizační implementace nastavení vnitřního prostředí organizace a všech jeho vazeb (směrnice, řídící dokumentace) akreditované vzdělávání Softwarová podpora Nasazení eřk Integrace EIS a eřk Podpora organizace po zavedení řešení konzultační zákaznická technická Komplexní řešení: ověřený postup s důrazem na důsledné zavedení řešení do praxe organizace Elektronická řídící kontrola = standard v rámci komplexního řešení VŘKS Elektronizace = důležitá FIXACE správného řešení eřk = ověřený SW nástroj pro zlepšení (zefektivnění) oblasti VŘKS Integrace na další procesy a SW (EIS, Veřejné zakázky (EZAK), HR) 2013 DYNATECH s.r.o 33

32 Shrnutí: komplexní řešení pro efektivní řízení Dva přístupy I. Zefektivnění řízení vnitřních činností II. Zefektivnění řízení veřejnoprávní korporace Jedna cesta: komplexní řešení Audit / Analýza Studie proveditelnosti Organizační narovnání Softwarová podpora Udržitelnost SW nástroje: ATTIS: elektronický nástroj pro řízení výkonnosti organizace EZAK: elektronická podpora postupů dle zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách Řídící kontrola (E-ŘK): podpora interních schvalovacích a kontrolních procesů pro finanční a majetkové operace dle zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole 34

33 Diskuze 35

34