Příručka k klienta GFI. Průvodce aplikací Outlook ConnectorPříručka nasazením aplikací GFI MailArchiver a Office 365

Příručka k klienta GFI Průvodce aplikací Outlook ConnectorPříručka nasazením aplikací GFI MailArchiver a Office 365

Informace a obsah v tomto dokumentu slouží jen pro informační účely a jsou poskytovány, tak jak jsou, bez jakýchkoli dalších záruk, výslovných či odvozených, mimo jiné implikovaných záruk obchodovatelnosti, vhodnosti pro určitý účel a neporušení zákona. Společnost GFI Software není zodpovědná za jakékoli škody, včetně jakýchkoli následných, které mohou být způsobeny použitím tohoto dokumentu. Informace jsou získávány z veřejně dostupných zdrojů. Přestože byla vyvinuta maximální snaha o zajištění přesnosti uvedených dat, společnost GFI nemůže poskytovat žádnou záruku na úplnost, přesnost, aktuálnost a adekvátnost informací v tomto dokumentu a není odpovědná za chyby tisku, neaktuálnost údajů ani chyby v textu. Společnost GFI neposkytuje žádnou výslovnou nebo odvozenou záruku a nepřebírá žádnou právní ani jinou odpovědnost za přesnost nebo úplnost informací obsažených v tomto dokumentu. Pokud se domníváte, že tento dokument obsahuje faktické chyby, kontaktujte nás. Vaše oznámení co nejdříve prověříme. Všechny názvy produktů a společností, které jsou zde uvedeny, mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Microsoft a Windows jsou buď registrované ochranné známky nebo ochranné známky společnosti Microsoft Corporation v USA a jiných zemích. Server GFI MailArchiver je chráněn autorskými právy společnosti GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2014 GFI Software Ltd. Všechna práva vyhrazena. Verze dokumentu: 2.2.2 Datum poslední aktualizace (měsíc/den/rok): 1/15/2014

Obsah 1 Úvod 4 1.1 Informace o doplňku GFI MailArchiver 4 1.2 Informace o doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 4 2 Používání doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 5 2.1 Spuštění softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 5 2.2 Schránka GFI MailArchiver Outlook Connector 5 3 Sledování softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 9 3.1 Panel nástrojů Stav softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector (pouze Microsoft Outlook 2000/3/7) 9 3.2 Pás karet softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010) 9 3.3 Sledování synchronizace 10 3.4 Práce offline 14 4 Konfigurace doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 16 4.1 Nastavení synchronizace 16 4.2 Přidání nové poštovní schránky 18 4.3 Nastavení databáze 20 4.4 Povolení a zakázání softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 21 4.5 Nastavení jazyka 21 5 Odstraňování potíží a podpora 23 5.1 Úvod 23 5.2 GFI SkyNet 23 5.3 Webové fórum 23 5.4 Vyžádání technické podpory 23 5.5 Dokumentace 23 5.6 GFI MailArchiver Outlook ConnectorProblémy s doplňkem 23 6 Glosář 27 7 Rejstřík 32

1 Úvod 1.1 Informace o doplňku GFI MailArchiver GFI MailArchiver představuje kvalitní a snadno použitelné řešení archivace e-mailů, které umožňuje archivaci veškeré interní i externí elektronické pošty do centrálního úložiště pro archivaci. Úložiště pro archivaci e-mailů lze snadno spravovat prostřednictvím webového rozhraní serveru GFI MailArchiver, které zároveň nabízí možnost ověřování uživatelů, kteří chtějí archivované e-maily procházet. 1.2 Informace o doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector představuje doplněk sloužící k synchronizaci serveru GFI MailArchiver s aplikací Microsoft Outlook. Software GFI MailArchiver Outlook Connector umožňuje uživatelům zobrazovat e-mailové zprávy uložené do archivu prostřednictvím serveru GFI MailArchiver v aplikaci Microsoft Outlook. Archivované emaily se zobrazí v aplikaci Microsoft Outlook v organizované struktuře složek, totožné se strukturou poštovní schránky uživatele. POZNÁMKA Aby bylo možné e-maily zobrazovat ve struktuře složek totožné se schránkou uživatele, na serveru GFI MailArchiver musí být pro software GFI MailArchiver Outlook Connector povoleno získávání struktury složek ze schránky. GFI MailArchiver 1 Úvod 4

2 Používání doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector Po dokončení instalace se software GFI MailArchiver Outlook Connector automaticky zaregistruje v aplikaci Microsoft Outlook. Aplikace Microsoft Outlook se pokusí připojit k serveru GFI MailArchiver pomocí adresy URL zadané v průběhu instalace. Synchronizace se serverem GFI MailArchiver probíhá automaticky v zadaný časový interval nebo ručně pomocí stavového panelu nástrojů softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector. Software GFI MailArchiver Outlook Connector automaticky přidá složku schránky serveru GFI MailArchiver do seznamu složek aplikace Microsoft Outlook. Ve výchozím nastavení bude dostupná pouze jedna schránka (schránka přihlášeného uživatele). Další schránky lze přidat později. Zobrazí se panel nástrojů s údaji o stavu synchronizace se serverem GFI MailArchiver. POZNÁMKA Ve výchozím nastavení software GFI MailArchiver Outlook Connector synchronizuje a zobrazuje e-maily, které byly odeslány a přijaty za posledních 365 dní. Více informací o nastavení počtu dní pro synchronizaci najdete na adrese: http://go.gfi.com/?pageid=mar_outlookconnectorsyncronisation 2.1 Spuštění softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector Software GFI MailArchiver Outlook Connector se spustí automaticky. 1. Otevřete aplikaci Microsoft Outlook. 2. Software GFI MailArchiver Outlook Connector se při spuštění automaticky pokusí připojit pomocí zadaných přihlašovacích údajů. Snímek obrazovky 1: Zadejte ověřovací údaje 3. Pokud se ověřování při spuštění nezdaří, uživateli se zobrazí obrazovka s výzvou k zadání uživatelského jména a hesla. 2.2 Schránka GFI MailArchiver Outlook Connector Software GFI MailArchiver Outlook Connector po nainstalování automaticky přidá novou schránku s názvem Schránka serveru GFI MailArchiver do seznamu složek aplikace Microsoft Outlook. 2.2.1 E-mailové složky Archiv e-mailů ve schránce serveru GFI MailArchiver je tvořen strukturou e-mailových složek ve schránce aplikace Microsoft Outlook. Obvykle obsahuje složku Doručená pošta a její podsložky, odeslanou poštu a jiné e-mailové složky. GFI MailArchiver 2 Používání doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 5

POZNÁMKA Aby bylo možné e-maily zobrazovat ve struktuře složek totožné se schránkou uživatele, na serveru GFI MailArchiver musí být pro software GFI MailArchiver Outlook Connector povoleno získávání struktury složek ze schránky. Hlavičky e-mailů jsou zobrazeny v odpovídající složce. Při výběru hlavičky e-mailu dojde k získání e- mailu ze serveru GFI MailArchiver a jeho zobrazení v podokně aplikace Microsoft Outlook pro čtení. Ve výchozím nastavení je maximální počet uložených hlaviček e-mailů 100 000. Toto číslo ale lze upravit dle návodu v kapitole Maximální počet e-mailů v místní mezipaměti. Snímek obrazovky 2: Office 2003/2007: E-maily v doručené poště softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver 2 Používání doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 6

Snímek obrazovky 3: Office 2010: E-maily v doručené poště softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 2.2.2 Hledat Software GFI MailArchiver Outlook Connector umožňuje uživatelům prohledávat e-maily v archivované poště. Pokud je vybráno tlačítko Hledat, aplikace Microsoft Outlook se připojí k serveru GFI MailArchiver a v samostatném okně načte stránku pro vyhledávání. 1. Vyberte možnost Hledat. POZNÁMKA Tlačítko Hledat se v aplikaci Microsoft Outlook 2010 nachází na kartě GFI MailArchiver na pásu karet. V předchozí verzi aplikace Microsoft Outlook se nachází na panelu nástrojů Stav softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector. Ve výchozím nastavení zobrazuje server GFI MailArchiver jednoduché vyhledávací rozhraní, které umožňuje v e-mailech vyhledávat text. 2. Do textového pole Hledat ve všech archivovaných e-mailech... zadejte text, který chcete vyhledat. GFI MailArchiver 2 Používání doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 7

POZNÁMKA Zástupné znaky je možné použít takto:? Nahrazuje jakýkoliv jeden znak. * Nahrazuje jakýkoli řetězec znaků. Například: Pokud chcete vyhledat e-maily obsahující slovo Swiss, můžete do pole Hledat zadat řetězce sw??s nebo sw*s. 3. V seznamu Hledat v e-mailech od vyberte rozsah dat. 4. <Volitelné> Pokud jste přihlášení pod účtem uživatele, který má přístup k jiným uživatelským účtům, budou v rámci jednoduchého hledání ve výchozím nastavení prohledávány pouze vaše e-maily. 5. Klepněte na možnost. E-maily, které odpovídají stanoveným kritériím hledání, se zobrazí pod oblastí Hledat. Aplikace GFI MailArchiver zobrazuje až 25 e-mailů na stránku. Pokud kritériím hledání odpovídá více než 25 e- mailů, rozdělí je server GFI MailArchiver na samostatné stránky. Stránky s výsledky hledání můžete procházet klepnutím na nabízené stránkové odkazy. 2.2.3 Pokročilé hledání Klepnutím na tlačítko získáte přístup k funkci pokročilého hledání. Snímek obrazovky 4: Možnosti pokročilého hledání 2. V oblasti Možnosti pokročilého hledání můžete využít funkci pokročilého vyhledávání podle pokynů popsaných níže. MOŽNOST Úložiště pro archivaci Datum odeslání Zahrnuje operátory and/any POPIS Umožňuje určit úložiště k archivaci, ve kterém hledání proběhne. V zobrazeném seznamu Úložiště pro archivaci vyberte jedno nebo více úložišť. Určuje datum, kdy byl hledaný e-mail odeslán. Určuje, zda mají být zobrazeny e-maily, které odpovídají všem podmínkám, nebo e-maily, které odpovídají kterékoli z podmínek. V rozevírací nabídce vyberte jednu z možností: Any zobrazí e-maily, které odpovídají alespoň jedné z uvedených podmínek. And zobrazí e-maily, které odpovídají alespoň jedné uvedené podmínce. GFI MailArchiver 2 Používání doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 8

3 Sledování softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector Tato část popisuje použití panelu nástrojů Stav v aplikaci Microsoft Outlook 2000/3/7 a záložky na pásu karet v aplikaci Microsoft Outlook 2010. 3.1 Panel nástrojů Stav softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector (pouze Microsoft Outlook 2000/3/7) Snímek obrazovky 5: Panel nástrojů Stav softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector Stav softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector je zobrazen na panelu nástrojů Stav softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector. Stav serveru GFI MailArchiver může mít hodnotu Připojeno, Odpojeno nebo Synchronizace. POZNÁMKA Tato možnost panelu nástrojů je k dispozici pouze po prvním restartu aplikace Microsoft Outlook. Ikona rychlého zobrazení oznamuje stav synchronizace: server GFI MailArchiver je připojen a při synchronizaci se nevyskytla žádná chyba. server GFI MailArchiver je připojen, ale při synchronizaci se vyskytla chyba. při připojování k serveru GFI MailArchiver se vyskytla chyba. software GFI MailArchiver Outlook Connector je ručně nastaven na práci offline. Chcete-li synchronizaci zahájit ručně, klepněte na panel nástrojů serveru GFI MailArchiver a vyberte možnost Synchronizovat. 3.2 Pás karet softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010) V aplikaci Microsoft Outlook 2010 se zobrazí stav softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector na pásu karet aplikace Microsoft Outlook na kartě Domů. POZNÁMKA Možnosti nástroje GFI MailArchiver jsou k dispozici pouze po prvním restartu aplikace Microsoft Outlook. Ikona rychlého zobrazení oznamuje stav synchronizace: server GFI MailArchiver je připojen a při synchronizaci se nevyskytla žádná chyba. server GFI MailArchiver je připojen, ale při synchronizaci se vyskytla chyba. při připojování k serveru GFI MailArchiver se vyskytla chyba. software GFI MailArchiver Outlook Connector je ručně nastaven na práci offline. GFI MailArchiver 3 Sledování softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 9

Chcete-li synchronizaci zahájit ručně, klepněte na panel nástrojů serveru GFI MailArchiver a vyberte možnost Synchronizovat. 3.3 Sledování synchronizace Sledování průběhu synchronizace: Microsoft Outlook 2000/3/7: Klepněte na panel nástrojů GFI MailArchiver a z rozevíracího seznamu vyberte položku Zobrazit stav. Microsoft Outlook 2010: Klikněte na možnost Stav. Snímek obrazovky 6: Průběh synchronizace Proces synchronizace probíhá ve třech fázích, během nichž software GFI MailArchiver Outlook Connector provádí následující akce: Fáze 1: Připojení software se připojí k serveru GFI MailArchiver pomocí adresy URL zadané v dialogovém okně Nastavení. Fáze 2: Synchronizace hlaviček e-mailů software stáhne hlavičky e-mailů do místní databáze. Fáze 3: Stažení e-mailů software stáhne e-maily pro přístup offline. Podrobnosti o každém procesu synchronizace jsou zobrazeny na kartě Aktivita. GFI MailArchiver 3 Sledování softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 10

Snímek obrazovky 7: Shrnutí synchronizace Po dokončení synchronizace se zobrazí shrnutí s následujícími informacemi: Čas zahájení: Čas, kdy byla synchronizace zahájena. Trvání: Doba trvání procesu synchronizace. Synchronizované hlavičky: Počet hlaviček, které byly staženy místně. Stažené e-maily: Počet celých e-mailů, které byly místně staženy pro přístup offline. Chyby synchronizace Software GFI MailArchiver Outlook Connector nemusí uskutečnit správnou synchronizaci se serverem GFI MailArchiver z různých důvodů. GFI MailArchiver 3 Sledování softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 11

Snímek obrazovky 8: Chyba synchronizace Pokud se vyskytne chyba, podrobnosti o chybě si můžete přečíst ve shrnutí nebo můžete kliknutím na možnost Zobrazit chyby otevřít kartu Aktivita. GFI MailArchiver 3 Sledování softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 12

Snímek obrazovky 9: Seznam aktivit synchronizace Ve výchozím nastavení je zaznamenáno posledních 1000 událostí synchronizace. Změna počtu zobrazených událostí synchronizace: 1. Zavřete aplikaci Microsoft Outlook a otevřete složku: Microsoft Windows XP a starší systémy: <c:\documents and Settings\<uživatel>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Windows Vista a novější systémy: <C:\Users\<uživatel>\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Otevřete soubor GeneralSettings.xml v textovém editoru. 3. Vyhledejte prvek MaxNumberOfErrors a změňte hodnotu 1000 (výchozí) na požadované číslo. 4. Uložte a zavřete soubor GeneralSettings.xml. 5. Otevřete aplikaci Microsoft Outlook, aby byly změny uplatněny. Historie synchronizace Chcete-li sledovat historii všech procesů synchronizace, klikněte na panel nástrojů serveru GFI MailArchiver, vyberte možnost Zobrazit stav a vyberte kartu Historie. GFI MailArchiver 3 Sledování softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 13

Snímek obrazovky 10: Historie synchronizace Zobrazí se podrobnosti o všech pokusech o synchronizaci. Ve výchozím nastavení je zaznamenáno posledních 1000 pokusů o synchronizaci. Změna počtu zobrazených pokusů o synchronizaci: 1. Zavřete aplikaci Microsoft Outlook a otevřete složku: Microsoft Windows XP a starší systémy: <c:\documents and Settings\<uživatel>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Windows Vista a novější systémy: <C:\Users\<uživatel>\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Otevřete soubor GeneralSettings.xml v textovém editoru. 3. Vyhledejte prvek MaxNumberofSyncHistory a změňte hodnotu 1000 (výchozí) na požadované číslo. 4. Uložte a zavřete soubor GeneralSettings.xml. 3.4 Práce offline Při práci offline jsou všechny funkce softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector dostupné, ale synchronizace s archivy na serveru GFI MailArchiver je pozastavena. Tuto funkci lze použít ke snížení síťového provozu nebo pokud přístup k serveru GFI MailArchiver není k dispozici. Přepnutí softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector do režimu offline: Microsoft Outlook 2000/3/7: Klepněte na panel nástrojů serveru GFI MailArchiver a vyberte možnost Pracovat offline. Pokud postup zopakujete, synchronizace bude znovu zahájena. GFI MailArchiver 3 Sledování softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 14

Microsoft Outlook 2010: V aplikaci Microsoft Outlook na kartě Domů vyberte na kartě GFI MailArchiver možnost Pracovat offline. GFI MailArchiver 3 Sledování softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 15

4 Konfigurace doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector Pokud je software GFI MailArchiver Outlook Connector nainstalován v počítači uživatele, k fungování softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector stačí použít výchozí nastavení. Různá nastavení lze ale přizpůsobit dle požadavků uživatele. Tato část popisuje tyto činnosti: Konfigurace synchronizace Přidání nové poštovní schránky Konfigurace databáze Povolení a zakázání softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector Možnosti nastavení jazyka 4.1 Nastavení synchronizace Chcete-li otevřít nastavení softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector, spusťte aplikaci Microsoft Outlook a Microsoft Outlook 2000/3/7: V nabídce aplikace Microsoft Outlook klepněte na možnost GFI MailArchiver a vyberte možnost Nastavení. Microsoft Outlook 2010: V oblasti GFI MailArchiver na kartě Domů vyberte položky Možnosti Nastavení Snímek obrazovky 11: Dialogové okno Pokročilé vlastnosti GFI MailArchiver 4 Konfigurace doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 16

4.1.1 Změna adresy URL serveru GFI MailArchiver DŮLEŽITÉ Před změnou adresy URL serveru GFI MailArchiver se poraďte se správcem systému. 1. V dialogovém okně Pokročilé vlastnosti ve schránce serveru GFI MailArchiver zadejte do textového pole Adresa URL serveru GFI MailArchiver: novou adresu URL serveru GFI MailArchiver. 2. Klepnutím na možnost Ověřit ověřte, zda je zadaná adresa správnou adresou URL serveru GFI MailArchiver. Pokud ověření nebylo úspěšné, obraťte se na správce systému s žádostí o zadání správné adresy URL. 4.1.2 Přizpůsobení intervalu synchronizace V dialogovém okně Pokročilé vlastnosti ve schránce serveru GFI MailArchiver zadejte do textového pole Interval synchronizace: časový interval pro synchronizaci se serverem GFI MailArchiver. Ve výchozím nastavení provádí software GFI MailArchiver Outlook Connector synchronizaci se serverem každých 5 minut. 4.1.3 Maximální počet e-mailů v místní mezipaměti V dialogovém okně Pokročilé vlastnosti ve schránce serveru GFI MailArchiver zadejte počet hlaviček e- mailů, které mají být uloženy v místní mezipaměti uživatele. Ve výchozím nastavení je maximální počet uložených hlaviček e-mailů 100 000. Toto číslo ale lze změnit zadáním nové hodnoty do pole Maximální počet e-mailů v místní mezipaměti. Po překročení počtu e-mailů uvedeného v tomto poli dojde k odebrání nejstarších uložených hlaviček e-mailů a jejich nahrazení nejnovějšími e-maily. 4.1.4 Přístup offline Software GFI MailArchiver Outlook Connector umožňuje uživatelům zobrazovat e-mailové zprávy bez nutnosti připojení k serveru GFI MailArchiver. Konfigurace přístupu offline: 1. Otevřete okno Vlastnosti v softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector a vyberte kartu Přístup offline. GFI MailArchiver 4 Konfigurace doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 17

Snímek obrazovky 12: Konfigurace přístupu offline 2. Chcete-li povolit nebo zakázat přístup offline, zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí pole Povolit podporu pro přístup offline. 3. Pokud je přístup offline povolen, zadejte do textového pole Uchovávat místně e-maily přijaté za posledních: počet dní, po které chcete uchovávat místně přijaté soubory. Jakmile budou e-maily starší než zadaný počet dní, dojde k jejich odstranění z paměti. Budou ponechány pouze e-mailové hlavičky pro případné opětovné stažení. 4.2 Přidání nové poštovní schránky Vy výchozím nastavení se server GFI MailArchiver připojuje pouze k jedné schránce s využitím přihlašovacích údajů zadaných při instalaci. Konfigurace softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector pro připojení k více než jedné schránce: 1. Otevřete okno pro správu datových souborů aplikace Microsoft Outlook : Microsoft Outlook 2000/3/7: Otevřete nabídku Soubor > Správa datových souborů. Microsoft Outlook 2010: Klikněte na kartu Soubor, vyberte tlačítko Nastavení účtu a klikněte na možnost Nastavení účtu. Vyberte kartu Datové soubory. GFI MailArchiver 4 Konfigurace doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 18

Snímek obrazovky 13: Přidání nové poštovní schránky 2. V dialogovém okně/na kartě vyberte položku Poštovní schránka softwaru GFI MailArchiver a klikněte na možnost Přidat. Snímek obrazovky 14: Volba typu úložiště 3. Vyberte možnost GFI MailArchiver a klikněte na tlačítko OK. Zobrazí se dialogové okno se seznamem poštovních schránek, k nimž má připojený uživatel přístup. GFI MailArchiver 4 Konfigurace doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 19

Snímek obrazovky 15: Volba uživatelů 4. Vyberte schránku, kterou chcete přidat a klepněte na tlačítko OK. Nové schránky budou přidány do seznamu složek aplikace Microsoft Outlook. POZNÁMKA Pokud uživatel nemá k příslušným poštovním schránkám přístup, bude seznam uživatelů prázdný a zobrazí se chybová zpráva. Snímek obrazovky 16: Přidané poštovní schránky 4.3 Nastavení databáze Software GFI MailArchiver Outlook Connector ukládá v místní databázi následující data: Hlavičky e-mailů v archivech pošty na serveru GFI MailArchiver E-maily, které jsou přístupné, pokud nefunguje připojení mezi serverem GFI MailArchiver a aplikací Microsoft Outlook (přístup offline). Přístup k těmto nastavením databáze: GFI MailArchiver 4 Konfigurace doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 20

1. V poštovních složkách aplikace Microsoft Outlook klepněte pravým tlačítkem na schránku serveru GFI MailArchiver kterou chcete nakonfigurovat, a vyberte možnost: Microsoft Outlook 2000/3/7: Vlastnosti schránky GFI MailArchiver Mailbox Microsoft Outlook 2010: Vlastnosti datového souboru 2. V dialogovém okně Vlastnosti klepněte na možnost Upřesnit. Snímek obrazovky 17: Nastavení databáze V dialogovém okně softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector se zobrazí název schránky, cesta k databázi a velikost databáze. Klepnutím na možnost Znovu synchronizovat úložiště e-mailů po restartu aplikace Microsoft Outlook odstraníte místně uloženou databázi a provedete opětovnou synchronizaci všech dat v dané schránce. 4.4 Povolení a zakázání softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector Software GFI MailArchiver Outlook Connector lze zakázat tak, aby jeho funkce nebyly dostupné: Zakázání nebo povolení softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 1. Otevřete nabídku Start > Programy > GFI MailArchiver Outlook Connector a vyberte možnost Povolit software Outlook Connector nebo Zakázat software Outlook Connector. 2. Restartujte aplikaci Microsoft Outlook. Tím povolíte nebo zakážete software GFI MailArchiver Outlook Connector. 4.5 Nastavení jazyka Ve výchozím nastavení se uzel vyhledávání softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector načítá v angličtině. Změna jazyka funkce hledání: 1. V aplikaci Microsoft Internet Explorer načtěte tuto adresu URL http://<název hostitele>/<název virtuální složky GFI MailArchiver> GFI MailArchiver 4 Konfigurace doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 21

Například: http://win2k3entsvr.master-domain.com/mailarchiver 2. Po výzvě zadejte přihlašovací údaje (uživatelské jméno a heslo používané pro přihlášení do systému Windows ). 3. Klikněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém horním rohu obrazovky. 4. V rozevírací nabídce Možnosti nastavení jazyka vyberte jazyk, který má být zobrazen. 5. Klikněte na tlačítko Uložit. Server GFI MailArchiver znovu načte webové rozhraní ve vybraném jazyce. GFI MailArchiver 4 Konfigurace doplňku GFI MailArchiver Outlook Connector 22

5 Odstraňování potíží a podpora 5.1 Úvod Tato část obsahuje informace, s jejichž pomocí můžete vyřešit potíže, na které byste mohli narazit během používání tohoto produktu. Hlavní zdroje informací dostupných pro řešení těchto potíží: Tato příručka Články databáze znalostí GFI SkyNet Webové fórum Kontaktování technické podpory společnosti GFI 5.2 GFI SkyNet GFI Software Ltd spravuje rozsáhlou databázi znalostí, jež nabízí řešení pro většinu běžných problémů. Databáze znalostí GFI SkyNet obsahuje nejnovější výčet otázek a řešení technické podpory a informací o opravách. Pokud informace v této příručce váš problém nevyřeší, použijte databázi znalostí GFI SkyNet. 5.3 Webové fórum Uživatelská technická podpora je k dispozici prostřednictvím webového fóra GFI. 5.4 Vyžádání technické podpory Pokud vám žádný z výše uvedených zdrojů nepomůže daný problém vyřešit, kontaktujte tým technické podpory GFI vyplněním online formuláře s žádostí o podporu nebo telefonicky. Online: Vyplňte žádost o technickou podporu a podle pokynů na této stránce žádost odešlete. Telefonicky: Správné telefonní číslo technické podpory ve vaší oblasti naleznete na našem webu. POZNÁMKA Před kontaktováním technické podpory si připravte ID zákazníka. ID zákazníka je číslo účtu online, které vám bylo přiděleno při první registraci licenčního klíče v oblasti zákazníků společnosti GFI. Vaše žádost bude zpracována v závislosti na časovém pásmu nejpozději do 24 hodin. 5.5 Dokumentace Pokud tato příručka nesplňuje vaše očekávání nebo si myslíte, že by mohla být jakkoli vylepšena, napište nám e-mail na adresu: documentation@gfi.com. 5.6 GFI MailArchiver Outlook ConnectorProblémy s doplňkem ZJIŠTĚNÝ PROBLÉM Software GFI MailArchiver Outlook Connector zobrazí v aplikaci Microsoft Outlook ihned po dokončení instalace varovnou zprávu ŘEŠENÍ Příčina: Toto chování je normální. Po nainstalování softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector je třeba uskutečnit synchronizaci e-mailů se serverem GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 5 Odstraňování potíží a podpora 23

ZJIŠTĚNÝ PROBLÉM Software GFI MailArchiver Outlook Connector synchronizuje a zobrazuje e-maily, které byly odeslány a přijaty za posledních 365 dní. ŘEŠENÍ Příčina: Software GFI MailArchiver Outlook Connector ve výchozím nastavení synchronizuje a zobrazuje pouze e-maily, které byly odeslány a přijaty za posledních 365 dní. Řešení: Výchozí chování lze upravit změnou speciálního klíče v konfiguračním souboru GeneralSettings.xml: 1. Zavřete aplikaci Microsoft Outlook a otevřete složku: Microsoft Windows XP a starší systémy: <c:\documents and Settings\uživatel\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Windows Vista: Stránka pro vyhledávání na serveru GFI MailArchiver se nezobrazí ve složce pro vyhledávání v aplikaci Microsoft Outlook. Vyskytl se jeden z následujících problémů: V dialogovém okně Nastavení nelze povolit funkci Přístup offline. Nelze nastavit počet dní pro přístup offline vyšší než určité číslo. <c:\users\uživatela\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Otevřete soubor GeneralSettings.xml v textovém editoru. 3. Vyhledejte prvek SynchronizeDaysSpan a změňte jeho hodnotu z 365 (výchozí) na požadovaný počet dní, které má software GFI MailArchiver Outlook Connector zobrazit. Příklad: Zobrazení e-mailů za posledních 5 let: <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan> 4. Uložte a zavřete soubor GeneralSettings.xml. 5. Ze stejného adresáře odstraňte místní mezipaměť. Obvykle se jedná o soubor s dlouhým číslem v názvu a příponou FDB. Pokud si nejste jisti, který soubor odstranit, otevřete soubor StoreSettings.xml a vyhledejte v něm ID úložiště s atributem obsahujícím uživatele, jehož mezipaměť chcete odstranit. 6. Otevřete aplikaci Microsoft Outlook a synchronizujte software GFI MailArchiver Outlook Connector se serverem GFI MailArchiver, aby byly změny uplatněny. Příčina: V aplikaci Microsoft Outlook je nastavení domovské stránky pro nevýchozí úložiště zakázáno. Schránka serveru GFI MailArchiver je nevýchozí úložiště a toto nastavení pro ni tedy také platí. Řešení: Informace o řešení tohoto problému naleznete v databázi znalostí na níže uvedeném odkaze: http://go.gfi.com/?pageid=mar_outlookconnectorsearch Možná příčina Nastavení přístupu offline jsou automaticky konfigurována správcem systému. Tato funkce může být také správcem systému zakázána. Možné řešení Poraďte se o těchto problémech se správcem systému. GFI MailArchiver 5 Odstraňování potíží a podpora 24

ZJIŠTĚNÝ PROBLÉM Software GFI MailArchiver Outlook Connector neprovádí synchronizaci se serverem GFI MailArchiver Software GFI MailArchiver Outlook Connector zastaví synchronizaci, pokud se zdroj napájení přenosného počítače přepne na baterii. Chyby synchronizace: Chyby protokolu HTTP Chyby synchronizace: Chyba 500 protokolu HTTP ŘEŠENÍ Příčina 1: Klientský počítač není připojen k serveru GFI MailArchiver. Řešení 1: Požádejte správce systému o potvrzení adresy URL serveru GFI MailArchiver. Tuto adresu lze změnit v dialogovém okně Nastavení v softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector. Příčina 2: Software GFI MailArchiver Outlook Connector je zakázán Řešení 2: Povolte software GFI MailArchiver Outlook Connector v nabídce Start > Programy > GFI MailArchiver Outlook Connector > Povolit software Outlook Connector a aplikaci Microsoft Outlook restartujte. Příčina: Software GFI MailArchiver Outlook Connector ve výchozím nastavení zastaví synchronizaci, pokud se zdroj napájení přenosného počítače přepne na baterii, aby byla snížena spotřeba energie. Řešení: Synchronizace softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector když je jako zdroj napájení používána baterie: 1. Přejděte do složky:» Windows XP a starší systémy: <c:\documents and Settings\uživatel\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver6\>» Windows Vista: <c:\users\uživatela\appdata\local\gfi\mailarchiver6\> 2. Otevřete soubor GeneralSettings.xml v textovém editoru. 3. Do seznamu prvků zadejte nový prvek s názvem IgnorePowerStatus a přidělte mu hodnotu 1: <IgnorePowerStatus>1</IgnorePowerStatus> 4. Uložte a zavřete soubor GeneralSettings.xml. Možná příčina: Chyby protokolu HTTP jsou způsobeny problémy s konfigurací sítě. Možné řešení: Další informace naleznete zde: http://support.microsoft.com/kb/324069 http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms524996.aspx http://support.microsoft.com/kb/907273 Možná příčina: Server GFI MailArchiver je zaneprázdněn nebo nepřístupný. Možné řešení: Zopakujte synchronizaci se softwarem GFI MailArchiver Outlook Connector za několik minut. GFI MailArchiver 5 Odstraňování potíží a podpora 25

ZJIŠTĚNÝ PROBLÉM Chyby synchronizace: Vypršení časového limitu serveru GFI MailArchiver ŘEŠENÍ Možná příčina: Server GFI MailArchiver je zaneprázdněný a nepodařilo se mu odeslat požadovaná data v zadaném časovém intervalu. Možné řešení: Zvýšení hodnoty časového limitu: 1. Přejděte do složky:» Windows XP a starší systémy: <c:\documents and Settings\uživatel\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver6\>» Windows Vista: <c:\users\uživatela\appdata\local\gfi\mailarchiver6\> 2. Otevřete soubor GeneralSettings.xml v textovém editoru. 3. Najděte prvek TryConnectionTimeout a zvyšte jeho výchozí hodnotu 120 000. 4. Uložte a zavřete soubor GeneralSettings.xml. GFI MailArchiver 5 Odstraňování potíží a podpora 26

6 Glosář A Active Directory AD Technologie poskytující různé síťové služby, včetně adresářových služeb LDAP. Viz Služba Active Directory Aplikace Outlook Web Access Služba webové pošty serveru Microsoft Exchange Server. Umožňuje přístup například k e- mailům, kontaktům, úkolům atd. pomocí webového rozhraní, jestliže aplikace Microsoft Office Outlook není k dispozici. Audit aktivit databáze Systém, který využívá sledovací funkce serveru Microsoft SQL k záznamu veškeré činnosti v rámci archivační databáze. Audit interakce uživatelů Systém, který umožňuje záznam všech aktivit uživatelů v době, kdy používají webové rozhraní aplikace GFI MailArchiver. D Databáze Firebird Relační databáze založená na otevřeném zdroji. E ExOLEDB Viz Poskytovatel služeb Exchange OLE DB Exportér PST Nástroj založený na agentovi, který po nasazení do cílových počítačů extrahuje e-maily ze souborů PST ke zpracování službou importu aplikace GFI MailArchiver. F Funkce OneClick Restore Snadný způsob obnovy archivovaných e-mailů do příchozí pošty uživatelů formou obnovy do stavu v době odstranění nebo zasláním v příloze e-mailu. G GFI MailArchiver Outlook Connector Nástroj softwaru GFI MailArchiver, který umožňuje synchronizaci složek aplikace Microsoft Outlook s poštou archivovanou softwarem GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 6 Glosář 27

GFI MailInsights Funkce pro generování hlášení v rámci aplikace GFI MailArchiver, která umožňuje využití archivovaných e-mailů k získávání informací souvisejících s využitím a trendy e-mailové komunikace. GPO Viz Objekty zásady skupiny (GPO) H Hlavičky Informace před tělem e-mailové zprávy. Zahrnuje odesílatele, příjemce, předmět, dobu odeslání a příjmu a další informace. I IMAP Viz Protokol IMAP J Jediná instance v úložišti Bude uchována pouze jedna kopie e-mailu sdíleného více uživateli. Jedná se o způsob, kterým lze předcházet duplikaci dat, a zefektivnit tak využití prostoru potřebného k uložení e-mailů. M MAIS Viz Služba importu aplikace GFI MailArchiver (MAIS) MAPI Viz Rozhraní MAPI Metadata Data poskytující informace o poště archivované v rámci serveru GFI MailArchiver. MIME Viz Typ MIME N Načítání struktury složky schránky Funkce aplikace GFI MailArchiver pro synchronizaci struktury složek pošty v systému Microsoft Exchange s aplikací GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6 Glosář 28

O Objekty zásady skupiny (GPO) Centralizovaná správa služby Active Directory a konfigurační systém určující, jakou činnost mohou uživatelé provádět v počítačích. OWA Viz Aplikace Outlook Web Access P POP3 Viz Protokol POP3 Poskytovatel služeb Exchange OLE DB Metoda používaná pro přístup k místnímu úložišti Microsoft Exchange Server pomocí služeb OLE DB a Microsoft ADO. Přístupová práva Oprávnění udělená uživatelům nebo skupinám uživatelů k provádění různých akcí s e-maily. Protokol IMAP Jeden ze dvou nejpoužívanějších internetových protokolů pro načítání pošty, druhým protokolem je POP3. Protokol POP3 Protokol používaný místními poštovními klienty pro čtení pošty ve schránkách při použití připojení TCP/IP. Protokolování Funkce serveru Microsoft Exchange Server pro ukládání kopií e-mailů do centrální schránky pro různé účely, včetně archivace pošty. R Rejstřík hledání Systém, který shromažďuje analýzy a ukládá data za účelem rychlého a přesného načtení informací. Rozhraní MAPI Architektura zasílání zpráv pro systém Microsoft Windows, která vám umožňuje odesílat e- maily z aplikace systému Windows a připojovat k nim dokumenty. S Schéma databáze Struktura databáze, která definuje tabulky, pole v tabulkách a vztahy mezi poli a tabulkami. GFI MailArchiver 6 Glosář 29

Schránka Adresář nebo složka pro příjem, správu a ukládání e-mailů. Služba importu aplikace GFI MailArchiver Nástroj aplikace GFI MailArchiver, který importuje data pošty ze souboru do aplikace GFI MailArchiver. Smíšený režim ověřování Metoda ověřování serveru SQL umožňující ověřování Windows a serveru SQL. Soubor PST Soubor používaný k ukládání místních kopií pošty, událostí kalendáře, kontaktů a jiných položek aplikace Microsoft Office Outlook. Správa úložiště pro archivaci Technologie GFI MailArchiver umožňující řazení úložišť pro archivaci a plánování jejich použití v různou dobu. Správce systému Exchange Speciální konzole MMC pro správu systému Exchange. Správci skupin Skupina uživatelů v rámci aplikace GFI MailArchiver, kterou mohou členové procházet a hledat v rámci všech uživatelů, kteří tvoří skupinu Active Directory. Systém Microsoft SQL Server Systém společnosti Microsoft pro správu relační databáze. T Typ MIME Standard formátu e-mailů, který zajišťuje podporu jiných příloh než ASCII, netextových příloh, textů zpráv s více částmi a informací v záhlaví, které obsahují jiné znaky než ASCII. Ú Úložiště pro archivaci Skupina e-mailových zdrojů, e-mailových metadat, indexů hledání v rámci aplikace GFI MailArchiver. V Veřejné složky Společná složka sdílená uživateli aplikace Microsoft Exchange, která umožňuje sdílení informací. Vlákno konverzace Seznam e-mailů tvořící konverzaci mezi dvěma a více uživateli. GFI MailArchiver 6 Glosář 30

Z Zásady řazení do kategorií Systém řazení do kategorií v aplikaci GFI MailArchiver, která umožňuje řazení e-mailů podle štítků. Zásady uchovávání dat Systém, který určuje, jak dlouho jsou uchovávány určité e-maily v úložištích pro archivaci. GFI MailArchiver 6 Glosář 31

7 Rejstřík D databáze 16, 20 Databáze znalostí 23 Dokumentace 23 G Glosář 27 H hlavičky 6, 10, 18, 20 I Internet Explorer 21 N Nastavení databáze 20 P poštovní schránky 4, 16, 18 T Technická podpora 23 W Webové fórum 23 GFI MailArchiver Rejstřík 32

USA, KANADA A STŘEDNÍ A JIŽNÍ AMERIKA 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, USA Telefon: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 ussales@gfi.com VELKÁ BRITÁNIE A IRSKÁ REPUBLIKA Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, VELKÁ BRITÁNIE Telefon: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 sales@gfi.co.uk EVROPA, BLÍZKÝ VÝCHOD A AFRIKA GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta Telefon: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 sales@gfi.com AUSTRÁLIE A NOVÝ ZÉLAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefon: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 sales@gfiap.com