Příručka k klienta GFI. Uživatelská příručka

Transkript

1 Příručka k klienta GFI Uživatelská příručka

2 Informace a obsah v tomto dokumentu slouží jen pro informační účely a jsou poskytovány, tak jak jsou, bez jakýchkoli dalších záruk, výslovných či implikovaných, mimo jiné implikovaných záruk obchodovatelnosti, vhodnosti pro určitý účel a neporušení zákona. Společnost GFI Software není zodpovědná za jakékoli škody, včetně jakýchkoli následných, které mohou být způsobeny použitím tohoto dokumentu. Informace jsou získávány z veřejně dostupných zdrojů. Přestože byla vyvinuta maximální snaha o zajištění přesnosti uvedených dat, společnost GFI nemůže poskytovat žádnou záruku na úplnost, přesnost, aktuálnost a adekvátnost informací v tomto dokumentu a není odpovědná za chyby tisku, neaktuálnost údajů ani chyby v textu. Společnost GFI neposkytuje žádnou výslovnou nebo implikovanou záruka a nepřebírá žádnou právní ani jinou odpovědnost za přesnost nebo úplnost informací obsažených v tomto dokumentu. Pokud se domníváte, že tento dokument obsahuje faktické chyby, kontaktujte nás. Vaše oznámení co nejdříve prověříme. Všechny názvy produktů a společností, které jsou zde uvedeny, mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Produkt GFI MailArchiver je chráněn autorskými právy společnosti GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Všechna práva vyhrazena. Verze dokumentu: Datum poslední aktualizace (měsíc/den/rok): 2/16/2012

3 Obsah 1 Použití aplikace GFI MailArchiver Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver Procházení archivovaných ů Práce s y Vyhledávání archivovaných ů Pokročilé hledání Prohledávání u pomocí inteligentních telefonů Přístup k více poštovním schránkám GFI MailInsights Změna předvoleb uživatele 33 2 Instalace aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector Instalace aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector 35 3 Glosář 36 4 Rejstřík 41

4 Seznam obrázků Snímek obrazovky 1: Procházení archivovaných ů 7 Snímek obrazovky 2: Práce s y v aplikaci GFI MailArchiver 9 Snímek obrazovky 3: Možnosti pokročilého hledání 10 Snímek obrazovky 4: Přihlašovací obrazovka inteligentního telefonu 12 Snímek obrazovky 5: Domovská stránka programu GFI MailArchiver pro inteligentní telefony 13 Snímek obrazovky 6: Výsledek hledání v inteligentním telefonu 14 Snímek obrazovky 7: Zobrazení konverzace v inteligentním telefonu 15 Snímek obrazovky 8: Přístup k více ovým schránkám 16 Snímek obrazovky 9: Komunikační tok aplikace MailInsights 18 Snímek obrazovky 10: Hlášení Komunikační tok aplikace MailInsights 19 Snímek obrazovky 11: Webové ové komunikátory aplikace MailInsights 20 Snímek obrazovky 12: Hlášení Webové ové komunikátory aplikace MailInsights 21 Snímek obrazovky 13: Odezva na y v aplikaci MailInsight 22 Snímek obrazovky 14: Hlášení Odezva na y v aplikaci MailInsight 23 Snímek obrazovky 15: Využití úložiště aplikace MailInsights 24 Snímek obrazovky 16: Hlášení Využití úložiště aplikace MailInsights 25 Snímek obrazovky 17: Neaktivní účty aplikace MailInsights 26 Snímek obrazovky 18: Sestava o neaktivních účtech 27 Snímek obrazovky 19: Nevhodná slova v aplikaci MailInsights 27 Snímek obrazovky 20: Hlášení Nevhodná slova v aplikaci MailInsights 28 Snímek obrazovky 21: MailInsights Interní spammeři 29 Snímek obrazovky 22: MailInsights zpráva Interní spammeři 30 Snímek obrazovky 23: MailInsights Aktivita mimo pracovní dobu 31 Snímek obrazovky 24: MailInsights zpráva Aktivita mimo pracovní dobu 33 Snímek obrazovky 25: Předvolby profilu uživatele 34

5 Seznam tabulek Tabulka 1: Možnosti na kartě Archiv 7 Tabulka 2: Možnosti zobrazení ů 9 Tabulka 3: Popis zástupných znaků 10 Tabulka 4: Možnosti pokročilého hledání 10 Tabulka 5: Kritéria hlášení Komunikační tok 18 Tabulka 6: Kritéria hlášení Komunikační tok 20 Tabulka 7: Kritéria hlášení Webové ové komunikátory 20 Tabulka 8: Kritéria hlášení Komunikační tok 21 Tabulka 9: Kritéria hlášení Webové ové komunikátory 22 Tabulka 10: Kritéria hlášení Komunikační tok 23 Tabulka 11: Kritéria hlášení Úložiště ů 24 Tabulka 12: Kritéria hlášení Úložiště ů 25 Tabulka 13: Kritéria hlášení Neaktivní účty 26 Tabulka 14: Kritéria hlášení Nevhodná slova 28 Tabulka 15: Kritéria hlášení Úložiště ů 28 Tabulka 16: Kritéria hlášení Nevhodná slova 29 Tabulka 17: Kritéria hlášení Úložiště ů 30 Tabulka 18: Kritéria zprávy Aktivita mimo pracovní dobu 31 Tabulka 19: Kritéria zprávy Aktivita mimo pracovní dobu 33 Tabulka 20: Verze softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 35

6 1 Použití aplikace GFI MailArchiver V této kapitole naleznete informace o následujících činnostech: Přihlášení do aplikace GFI MailArchiver, procházení archivovaných ů, práce s y, vyhledávání archivovaných ů, Přístup k více ovým schránkám změna zobrazeného jazyka. 1.1 Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver Přejděte k položkám Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. GFI MailArchiver se načte ve výchozím internetovém prohlížeči. Po výzvě zadejte přihlašovací údaje své domény (uživatelské jméno a heslo používané pro přihlášení do systému Microsoft Windows). Případně můžete do internetového prohlížeče zadat tuto adresu URL: hostitele GFI MailArchiver>/<název virtuálního adresáře GFI MailArchiver> Například: Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení nevyžaduje při přihlašování žádné přihlašovací údaje. Místo toho použije přihlašovací údaje aktuálně přihlášeného uživatele. Při ukončení prohlížeče dojde k odhlášení uživatele aktuálně přihlášeného k aplikaci GFI MailArchiver. POZNÁMKA Chcete-li se přihlásit jako jiný uživatel, odhlaste se ze svého profilu a přihlaste se jako jiný uživatel systému Microsoft Windows. POZNÁMKA Pokud se přihlašujete z počítače, který není připojen k doméně, ve které je nainstalována aplikace GFI MailArchiver, budete vyzváni k zadání pověření pro přihlášení k doméně, ve které je aplikace GFI MailArchiver nainstalována. 1.2 Procházení archivovaných ů 1. V aplikaci GFI MailArchiver vyberte kartu Archiv. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 6

7 Snímek obrazovky 1: Procházení archivovaných ů 2. Na kartě Archív si můžete prohlížet y archivované ve všech schránkách, k nimž máte přístup. Můžete provádět určité činnosti popsané níže v tabulce 1. Tabulka 1: Možnosti na kartě Archiv MOŽNOST Jak hledat y s konkrétním předmětem. Zadejte hledaná slova nebo výrazy a klepněte na možnost. Výsledky se zobrazí panelu s y. Skrytí panelu s náhledem ů. Zobrazení panelu s náhledem ů. Přepínání panelu s náhledem ů mezi zobrazením ů ve spodní části a jejich zobrazením v boční části stránky se seznamem ů. Zobrazuje y v zobrazení zpráv. Zobrazuje y v zobrazení poštovní schránky. Zobrazuje seznam poštovních schránek, k nimž má aktuálně přihlášený uživatel přístup. V seznamu účtů vyberte možnost Úložiště pro archivaci, abyste poštovní schránky zobrazili pomocí možnosti Zobrazit seznam účtů v archívu. Klepnutím na možnost Zavřít opustíte seznam účtů. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 7

8 POZNÁMKA Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení zobrazuje 25 ů na stránku. Chcete-li tuto hodnotu změnit, klepněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém horním rohu obrazovky a změňte hodnotu v možnosti Počet ů zobrazovaných na straně. Klepněte na možnost Uložit. 1.3 Práce s y V aplikaci GFI MailArchiver můžete na kartě Archív zobrazovat archivované y a provádět s nimi různé akce. Chcete-li zobrazit, vyberte jej ve schránce nebo v zobrazení zpráv. Vybraný se zobrazí v podokně náhledu. Poklepáním zobrazíte v okně zobrazení u. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 8

9 Snímek obrazovky 2: Práce s y v aplikaci GFI MailArchiver V okně zobrazení ů naleznete obsah u a několik akcí, které můžete provést. Tyto akce jsou uvedeny a popsány níže v tabulce 2. Tabulka 2: Možnosti zobrazení ů MOŽNOST Zobrazit hlavičky ů. Klepnutím zobrazíte internetové hlavičky u. Zobrazují se v panelu. Klepněte na toto tlačítko znovu nebo klepnutím na možnost Zavřít panel zavřete. Zobrazit vlákno konverzace Klepnutím na tlačítko zobrazíte celou konverzaci v okně zobrazení pošty. Zobrazí se všechny y, které jsou součástí konverzace. Klepněte na toto tlačítko znovu nebo klepnutím na možnost Zavřít panel zavřete. Upravit štítky ů (osobní a globální) Umožňuje kategorizovat y pomocí štítků. Tato funkce je užitečná při hledání specifických typů e- mailů, například při hledání všech ů se štítkem Důležité. Postup přidání štítku: 1. U možnosti Dostupné štítky zadejte nový štítek u nebo vyberte existující. 2. Klepnutím na možnost Označit označíte zadaným nebo vybraným štítkem. Postup odebrání dříve přiřazeného štítku: 1. Vyberte dříve přiřazený štítek. 2. Klikněte na možnost Odebrat štítek. Klepněte na toto tlačítko znovu nebo klepnutím na možnost Zavřít panel zavřete. POZNÁMKA Štítky se v poli Štítky zobrazují černě. Štítky přiřazené na úrovni organizace pomocí kategorizačních zásad jsou červené. Štítky kategorizačních zásad nelze z u odstranit. Obnovit Obnoví y pomocí funkce Click Restore, která obnoví archivovaný do stanovené poštovní schránky nebo přepošle kopii na ovou adresu. Na panelu pro obnovení ů zadejte ovou adresu, na kterou má být odeslána kopie aktuálního e- mailu, a klikněte na možnost Obnovit . Uložit na disk (formát EML) Stáhne celý na disk včetně všech příloh ve formátu.eml. Tento formát je kompatibilní s množstvím e- mailových klientů, jako jsou Microsoft Outlook Express, Windows Mail nebo Mozilla Thunderbird. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte místo, kam bude soubor uložen. Uložit na disk (formát MSG) Stáhne celý na disk včetně všech příloh ve formátu.msg, který je kompatibilní s aplikací Microsoft Office Outlook. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte umístění, kam bude soubor uložen. Vytisknout Zobrazí v novém okně prohlížeče ve formátu pro tiskárnu. K tisku u použijte funkci tisku prohlížeče. Zobrazit obrázky v ech Toto tlačítko se používá k zobrazení připojených obrázků v zobrazeném u. Označit, že se nejedná o spam Toto tlačítko použijte u ů, které byly antispamovým nástrojem označeny jako spam, k označení, že se o spam nejedná. Vyžaduje nastavení zásad pro blokování spamu. 1.4 Vyhledávání archivovaných ů V aplikaci GFI MailArchiver můžete y vyhledávat pomocí textového pole Hledat v archivovaných ech. Při vyhledávání ů aplikace GFI MailArchiver odešle dotaz na index e- mailů a odpovídající y zobrazí spolu s případnými přílohami. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 9

10 Kromě textového pole Hledat v archivovaných ech naleznete v aplikaci GFI MailArchiver také funkci Pokročilé hledání, která poskytuje rozsáhlé možnosti vyhledávání. POZNÁMKA Více informací najdete zde: Pokročilé hledání (page 10). Do textového pole Hledat v archivovaných ech můžete zadat také zástupné znaky popsané v tabulce níže. Tabulka 3: Popis zástupných znaků ZÁSTUPNÝ ZNAK? Nahrazuje jakýkoliv jeden znak. * Nahrazuje jakýkoliv řetězec znaků. Například: Chcete-li vyhledat y obsahující slovo Swiss, zadejte do textového pole Archivované y výraz sw??s nebo sw*s. y, které odpovídají vyhledávacímu kritériu, se zobrazí v panelu s y. Aplikace GFI MailArchiver zobrazuje až 25 ů na stránku. Pokud dotazu hledání odpovídá více než 25 ů, aplikace GFI MailArchiver rozdělí výsledky hledání na několik stránek. Pomocí posuvníku nacházejícího se ve spodní části panelu s y můžete přecházet z jedné stránky na další. 1.5 Pokročilé hledání Funkce Pokročilé hledání je rozšířením funkce Hledání, která umožňuje vyhledávat y podle široké řady vyhledávacích kritérií. 1. Na kartě Archiv vyberte možnost. Snímek obrazovky 3: Možnosti pokročilého hledání 2. V oblasti Možnosti pokročilého hledání můžete využít funkci pokročilého vyhledávání podle popisu v tabulce níže. Tabulka 4: Možnosti pokročilého hledání MOŽNOST Úložiště pro archivaci Datum odeslání Umožňuje určit úložiště k archivaci, ve kterém hledání proběhne. V zobrazeném seznamu Úložiště pro archivaci vyberte jedno nebo více úložišť. Určuje datum, kdy byl hledaný odeslán. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 10

11 MOŽNOST Zahrnuje vše/některé Určuje, zda mají být zobrazeny y, které odpovídají všem podmínkám, nebo y, které odpovídají kterékoli z podmínek. V rozevírací nabídce vyberte jednu z možností: Vše zobrazí y, které odpovídají všem uvedeným podmínkám. Libovolné zobrazí y, které odpovídají alespoň jedné uvedené podmínce. Klepnutím na toto tlačítko přidejte podmínky. Dostupné jsou následující podmínky: Předmět hledání ů s určitým předmětem. Odesílatel umožňuje určit ovou adresu odesílatele nebo jeho zobrazované jméno na serveru Active Directory, jehož y chcete vyhledat. Příjemce umožňuje určit ovou adresu příjemce nebo jeho zobrazované jméno na serveru Active Directory, jehož y chcete vyhledat. Datum odeslání umožňuje vyhledat y odeslané v určité datum, před ním nebo po něm. Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje nebo Odpovídá. Datum přijetí umožňuje vyhledat y přijaté v určité datum, před ním nebo po něm. Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje nebo Odpovídá. Velikost (KB) umožňuje vyhledat y, jejichž velikost je větší, menší nebo rovna požadované velikosti. Zadejte velikost a vyberte jednu z následujících možností: Je větší než, Je menší než a Je přesně. ID zprávy umožňuje vyhledávat pomocí pole ID zprávy nacházejícího se v hlavičce u. Zadejte nebo vložte ID zprávy, který chcete vyhledat. Celý vyhledávání ů obsahujících konkrétní obsah kdekoli v u (včetně těla, hlaviček a příloh). Tělo umožňuje hledat y, jejichž tělo obsahuje konkrétní obsah. Příloha umožňuje hledat y, které mají konkrétní obsah kdekoli v přílohách. Složka umožňuje vyhledat y, které se nacházejí v určité složce poštovní schránky. Složka/Podsložky umožňuje vyhledat y, které se nacházejí v určité podsložce ve složce poštovní schránky. Štítek umožňuje hledat y se specifickým štítkem. POZNÁMKA Kliknutím na tlačítko vedle podmínky hledání danou podmínku odeberete. Vyloučit y splňující následující podmínky Umožňuje vytvořit seznam podmínek, které NESMÍ splňovat, aby byl zobrazen jako výsledek hledání. Klikněte na tlačítko a vyberte podmínky, které mají být použity. Podmínky, které je možné určit, jsou podobné těm popsaným výše. POZNÁMKA Kliknutím na tlačítko vedle kritéria hledání dané kritérium odeberete. Hledat Resetovat Uložit Slouží ke spuštění hledání archivovaných ů. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných podmínek. Resetuje podmínky hledání a umožňuje začít hledat znovu. Umožňuje podmínky hledání uložit v podobě uloženého vyhledávacího dotazu, který můžete následně kdykoliv použít. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 11

12 1.6 Prohledávání u pomocí inteligentních telefonů V rámci programu GFI MailArchiver je možné hledat y pomocí inteligentního telefonu. POZNÁMKA Tuto funkci podporují následující mobilní operační systémy: Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ Postup jednoduchého hledání: 1. Spusťte internetový prohlížeč na inteligentním telefonu a zadejte adresu URL, kde se nachází program GFI MailArchiver, v následujícím formátu: hostitele GFI MailArchiver>/<název virtuálního adresáře GFI MailArchiver> Například: Snímek obrazovky 4: Přihlašovací obrazovka inteligentního telefonu 2. Přihlaste se pomocí svých přihlašovacích údajů. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 12

13 Snímek obrazovky 5: Domovská stránka programu GFI MailArchiver pro inteligentní telefony POZNÁMKA Rozhraní uživatele mobilu používá stejná nastavení jazyka jako ta, která uživatel nakonfiguroval v programu GFI MailArchiver. Více informací najdete zde: Změna předvoleb uživatele (page 33). 3. Zadejte hledaný text a klikněte na možnost Hledat. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 13

14 Snímek obrazovky 6: Výsledek hledání v inteligentním telefonu 4. Pomocí nabízených ovládacích prvků procházejte zobrazenými výsledky. Výsledky jsou seřazené sestupně podle data. POZNÁMKA Funkce hledání v mobilu vrací 10 ů na stránku. Pomocí nabízených ovládacích prvků můžete procházet i další stránky. Maximální počet výsledků je GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 14

15 Snímek obrazovky 7: Zobrazení konverzace v inteligentním telefonu 5. Kliknutím na předmět u zobrazíte a kliknutím na možnost Zobrazit konverzaci zobrazíte související y. POZNÁMKA Rozhraní uživatele mobilu se zaměřuje na hledání v ových archivech. Pokročilé hledání a funkce procházení získáte pomocí programu GFI MailArchiver v počítači. POZNÁMKA Rozhraní uživatele mobilu umožňuje uživatelům přístup POUZE k poštovní schránce. 1.7 Přístup k více poštovním schránkám Na kartě Archív můžete procházet také archivované y ostatních uživatelů. Nastavení vašeho přístupu k ům jiných uživatelů se odvíjí od nastavení funkce GFI MailArchiverŘízení přístupu. POZNÁMKA Funkce Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat je zakázána, pokud aktuálně přihlášený uživatel nemá přístup k ům jiných uživatelů nebo pokud nelze zobrazit žádné y. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 15

16 Snímek obrazovky 8: Přístup k více ovým schránkám Zobrazení archivovaných ů z různých schránek: 1. Do pole Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat zadejte název poštovní schránky, jejíž obsah chcete prohlížet. Zobrazí se seznam názvů schránek, k nimž máte přístup a které odpovídají zadanému výrazu. 2. Vyberte uživatele a klepněte na tlačítko vedle pole hledání. 3. Vyberte nově přidaného uživatele z pole Procházet konverzace pro:. 4. Pomocí dostupných možností si přečtěte nebo vyhledejte zobrazené y. 1.8 GFI MailInsights Aplikace GFI MailInsights generuje hlášení v rámci aplikace GFI MailArchiver, která používá archivované y k poskytování informací o využití pošty a souvisejících trendech. Tato funkce slouží ke generování hlášení pro správu a řízení lidských zdrojů, která poskytují přehled o využívání či zneužívání u a zdrojů. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 16

17 POZNÁMKA Nástroj GFI MailInsights je povolen pouze pro uživatele s plnými přístupovými právy. Další informace naleznete v tématu Přidání skupin do skupiny s plným přístupovým právem v Příručce správy a konfigurace k aplikaci GFI MailArchiver. Dostupná hlášení: Komunikační tok monitorování schémat komunikace uživatelů a skupin uvnitř organizace i mimo ni. Použití webové ové služby identifikace uživatelů s nejčastější výměnou ů s webmailovými službami. Identifikace potenciálního úniku dat a nevhodného použití u. Odezva na y získání přehledu o průměrné době, kterou uživatelům trvá odpověď na interní a externí y. Využití úložiště zjištění dopadu příloh na náklady na úložiště ů. Toto hlášení můžete využít při vytváření příslušných pravidel pro uchovávání ů, která vám umožní mít pod kontrolou úložný prostor pro y. Neaktivní účty zobrazuje seznam uživatelských účtů, které obdržely , ale neodpověděly ve stanovené době. Nevhodná slova sledování nevhodného jazyka v ech, který znamená porušování podnikových zásad. Interní spammeři Zjistěte, kteří interní uživatelé uvádějí příliš mnoho příjemců do polí Příjemce/Kopie/Skrytá kopie. Používejte tuto zprávu, abyste o takovém chování věděli a abyste je minimalizovali. Aktivita mimo pracovní dobu Obsahuje seznam interních ových účtů a jejich počet odeslaných ů rozsahu mimo pracovní dobu. Pomocí této zprávy můžete rozpoznat chování, která mohou vyžadovat další šetření. Generování hlášení Vygenerovaná hlášení jsou zasílána em přihlášenému uživateli (jako příloha ve formátu PDF). Postup generování hlášení: 1. Vyberte kartu MailInsights a potom požadované hlášení. 2. Pomocí dostupných filtrů vyberte hodnotu, podle které chcete provést filtrování. 3. Klikněte na možnost Generovat hlášení ve spodní části jednotlivých stránek hlášení Komunikační tok Graf Komunikační tok poskytuje přehled o ech vyměněných mezi vybranými uživateli/skupinami a jejich kontakty. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 17

18 Snímek obrazovky 9: Komunikační tok aplikace MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Tabulka 5: Kritéria hlášení Komunikační tok MOŽNOST Rozsah Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Sestava pro Příjemci Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory. Vyberte Interní, Externí nebo Vše. Zahrnout Zadejte počet výsledků maximálně 1000 příjemců. Výchozí hodnota je Hlavních 20. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 18

19 Snímek obrazovky 10: Hlášení Komunikační tok aplikace MailInsights Odesílatelem může být uživatel nebo skupina zobrazená jako jeden subjekt uvnitř hlášení. Kontakty jsou odděleny podle domén. Jednotlivé doménové klastry jsou znázorněny různými barvami. Šířka okraje mezi uzly ukazuje sílu vztahu u mezi různými entitami. Tabulka pod grafem obsahuje následující informace: GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 19

20 Tabulka 6: Kritéria hlášení Komunikační tok MOŽNOST Kontaktní Odeslané y Přijaté y Celkový počet ů Poslední komunikace ová adresa kontaktu Celkový počet odeslaných ů. Celkový počet přijatých ů. Celkový počet odeslaných i přijatých ů. Datum a čas posledního odeslaného/přijatého u Použití webové ové služby Oblast Použití webové ové služby umožňuje generování hlášení, které vykazuje interakce interních uživatelů s webovými ovými účty. Snímek obrazovky 11: Webové ové komunikátory aplikace MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Tabulka 7: Kritéria hlášení Webové ové komunikátory MOŽNOST Rozsah Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Sestava pro Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory. Zahrnout Zadejte počet výsledků maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Hlavních 20. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 20

21 Snímek obrazovky 12: Hlášení Webové ové komunikátory aplikace MailInsights Tento graf ukazuje celkový počet ů odeslaných a přijatých v určitém období. Oblast Shrnutí v horní části hlášení uvádí nejčastější poskytovatele webových služeb s celkovým počtem odeslaných a přijatých ů pro jednotlivé poskytovatele. Tabulka pod grafem obsahuje následující informace: Tabulka 8: Kritéria hlášení Komunikační tok MOŽNOST Uživatel Celkový počet ů Odeslané y Přijaté y Průměr/den Celková procentuální hodnota ová adresa uživatele. Celkový počet interních kontaktů. Celkový počet odeslaných ů. Celkový počet přijatých ů. Průměrný počet odeslaných a přijatých ů za den. Procento z celkového počtu webových ů. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 21

22 POZNÁMKA Hlášení Použití webové ové služby zahrnuje následující poskytovatele webových e- mailových služeb: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz, Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com, Rediff.com Odezva na y Hlášení Odezva na y uvádí, jak dlouho trvá zaměstnancům odpovědět na y. Snímek obrazovky 13: Odezva na y v aplikaci MailInsight Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Tabulka 9: Kritéria hlášení Webové ové komunikátory MOŽNOST Rozsah Sestava pro Zahrnout Řadit podle Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Posledních 7 dnů). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory. Zadejte počet výsledků maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Vše. Zadejte způsob řazení. Možnosti: Podle jména (výchozí) Podle odezvy GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 22

23 Snímek obrazovky 14: Hlášení Odezva na y v aplikaci MailInsight Sloupcový graf znázorňuje uživatele na ose y odezvu v hodinách na ose x. Data jsou seřazena podle definovaných kritérií. Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi: Tabulka 10: Kritéria hlášení Komunikační tok MOŽNOST Uživatel Průměrná odezva Průměrná interní odezva Průměrná externí odezva Jméno nebo ová adresa uživatele Všechny y (hodiny) Interní y (hodiny) Externí y (hodiny) GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 23

24 1.8.4 Využití úložiště Hlášení Využití úložiště uvádí, kolík místa je využito různými kategoriemi příloh. Snímek obrazovky 15: Využití úložiště aplikace MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Tabulka 11: Kritéria hlášení Úložiště ů MOŽNOST Rozsah Sestava pro Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Vyberte možnost Všichni (výchozí) uživatele nebo skupinu služby Active Directory. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 24

25 Snímek obrazovky 16: Hlášení Využití úložiště aplikace MailInsights Graf se skládá z vrstev, které představují různé kategorie příloh. Osa x grafu představuje různá velikostní rozmezí a osa y představuje velikost přílohy. POZNÁMKA Kategorie příloh pro funkci Využití úložiště: Obrázky, Dokumenty, Hudba, Video a Jiné. Tabulka pod grafem obsahuje následující doplňující informace: Tabulka 12: Kritéria hlášení Úložiště ů MOŽNOST Datum Celková velikost (kb) Obrázky (kb) Datum přijetí u. Celková velikost přílohy. Celková velikost přílohy kategorie Obrázky. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 25

26 MOŽNOST Dokumenty (kb) Hudba (kb) Videa (kb) Jiné (kb) Celková velikost přílohy kategorie Dokumenty. Celková velikost přílohy kategorie Hudba. Celková velikost přílohy kategorie Videa. Celková velikost přílohy kategorie Jiné Neaktivní účty Oblast Neaktivní účty umožňuje generování hlášení o interních účtech, které již nejsou aktivní. Snímek obrazovky 17: Neaktivní účty aplikace MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Tabulka 13: Kritéria hlášení Neaktivní účty MOŽNOST Rozsah Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Posledních 30 dnů). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 26

27 Snímek obrazovky 18: Sestava o neaktivních účtech POZNÁMKA Neaktivní účet je účet, který během daného datového rozsahu přijímal y, ale žádné y neodeslal. Hlášení obsahuje seznam neaktivních účtů Nevhodná slova Oblast Nevhodná slova umožňuje generování hlášení, které zjišťuje použití nevhodných slov v e- mailech. Mezi nevhodná slova mohou patřit sexistická a rasistická označení či vulgární výrazy. Snímek obrazovky 19: Nevhodná slova v aplikaci MailInsights GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 27

28 Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Tabulka 14: Kritéria hlášení Nevhodná slova MOŽNOST Rozsah Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Dnes). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Příjemci Vyberte možnost Vše, Pouze interní, Pouze externí. Snímek obrazovky 20: Hlášení Nevhodná slova v aplikaci MailInsights POZNÁMKA Pokud hlášení Nevhodná slova přesáhne 1500 řádků, bude vygenerováno ve formátu XLS. Data hlášení jsou uvedena v tabulce s následujícími informacemi: Tabulka 15: Kritéria hlášení Úložiště ů MOŽNOST Datum/čas Datum a čas u Odesílatel ová adresa odesílatele Předmět Předmět u Interní spammeři Zpráva Interní spammeři vám umožňuje vytvořit seznam interních ových účtů uživatelů, kteří ve svých ech uvádějí velké množství příjemců. Tato zpráva bere v úvahu příjemce v polích Příjemce, Kopie a Skrytá kopie. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 28

29 Snímek obrazovky 21: MailInsights Interní spammeři Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Tabulka 16: Kritéria hlášení Nevhodná slova MOŽNOST Rozsah Zahrnout Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Posledních 30 dnů). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Zadejte počet ových účtů. Maximálně lze zahrnout 1000 uživatelů. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 29

30 Snímek obrazovky 22: MailInsights zpráva Interní spammeři Data hlášení jsou uvedena v tabulce s následujícími informacemi: Tabulka 17: Kritéria hlášení Úložiště ů MOŽNOST Uživatelské jméno Průměrný počet příjemců Uživatelské jméno nebo ová adresa uživatele. Průměrný počet příjemců, kteří během zadaného časového období obdrželi od odesílatele Aktivita mimo pracovní dobu Pomocí této zprávy identifikujete interní uživatele, kteří odesílají y mimo pracovní dobu. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 30

31 Snímek obrazovky 23: MailInsights Aktivita mimo pracovní dobu Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Tabulka 18: Kritéria zprávy Aktivita mimo pracovní dobu MOŽNOST Sestava pro Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude zpráva vytvořena. Vytvořit zprávu pro všechny zaměstnance (výchozí) nebo pro skupinu služby Active Directory. Zahrnout Zadejte počet výsledků, která se mají zobrazit (maximálně 1000). Výchozí hodnota = 50. Rozsah Pracovní doba Pracovní týden Nepracovní dny Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Zadejte pracovní rozsah, který odpovídá normální pracovní době vaší organizace. Vyberte pracovní dny vaší organizace. Zaškrtnuté dny jsou považovány za součást normální pracovní doby. Pomocí kalendáře určete nepracovní dny pro data v minulosti a v budoucnosti. Vybraná data jsou uvedena v zobrazeném okně. Nepracovní dny mohou zahrnovat svátky nebo přerušení provozu společnosti. DŮLEŽITÉ Nastavení budou uložena pouze po úspěšném vytvoření zprávy. Pokud stránku opustíte předtím, než se zpráva vytvoří, přijdete o veškerá nastavení. POZNÁMKA Pokud použijete tlačítko Zrušit zaškrtnutí všech dat, nakonfigurovaná data pro všechny roky budou smazána. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 31

32 Následující příklady popisují, jak bude zpráva fungovat s typickými konfiguracemi: Scénář 1: Organizace pracující od pondělka do pátku, jejíž začátek a konec pracovní doby je ve stejný den, např. 9:00 18:00. Zpráva bude vytvořena z ů odeslaných v pondělí až pátek mezi 18:00 a 9:00 a z ů odeslaných v sobotu a v neděli. Scénář 2: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve stejný den, např. 20:00 5:00. V tomto případě bude zpráva vytvořena z ů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a 20:00 a z ů odeslaných v sobotu a v neděli. y odeslané o sobotách mezi půlnocí a 5:00 nebudou brány v úvahu, protože je tento čas považován za normální pracovní dobu. Scénář 3: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve stejný den a středa je svátek. V tomto případě bude zpráva vytvořena z ů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a 20:00, z ů odeslaných v sobotu a v neděli a z ů odeslaných během středy od půlnoci do půlnoci. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 32

33 Snímek obrazovky 24: MailInsights zpráva Aktivita mimo pracovní dobu Výsledky vytvořené zprávy se zobrazí ve vodorovném pruhovém grafu. Ve shrnutí zprávy nad grafem budou uvedeni 3 uživatelé, kteří mimo pracovní dobu odeslali nejvíce ů. Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi: Tabulka 19: Kritéria zprávy Aktivita mimo pracovní dobu MOŽNOST Počet odeslaných ů ová adresa uživatele Počet ů odeslaných mimo pracovní dobu 1.9 Změna předvoleb uživatele 1. Klepněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém horním rohu obrazovky. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 33

34 Snímek obrazovky 25: Předvolby profilu uživatele 2. V rozevírací nabídce Možnosti nastavení jazyka vyberte jazyk, který má být zobrazen. 3. V oblasti Maximální velikost strany nastavte počet ů zobrazovaných na straně. 4. V oblasti Formát data/času hlášení auditu (je dostupná pouze, pokud jste přihlášeni jako správce) změňte formát data a času, který má být zobrazen v hlášeních auditu. 5. Klikněte na tlačítko Uložit. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 34

35 2 Instalace aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector Aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector umožňuje uživatelům synchronizovat složky aplikace Microsoft Outlook s daty archivovanými aplikací GFI MailArchiver. 1. Klikněte na kartu Outlook Connector. 2. Výběrem jedné z dostupných možností stáhněte software GFI MailArchiverOutlook Connector. Dostupné možnosti: Tabulka 20: Verze softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector MOŽNOST Outlook Connector (32bitová verze aplikace Outlook) Outlook Connector (64bitová verze aplikace Outlook) Stažení softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector pro 32bitovou verzi aplikace Outlook. Stáhněte software GFI MailArchiver Outlook Connector pro 64bitovou verzi aplikace Microsoft Outlook. 2.1 Instalace aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector 1. Vyberte kartu Outlook Connector a stáhněte soubory: MAROC_32bitOutlook.exe (instalační program pro 32bitovou aplikaci Microsoft Outlook), MAROC_64bitOutlook.exe (instalační program pro 64bitovou aplikaci Microsoft Outlook). 2. Dvakrát klikněte na soubor a pokračujte v instalaci dle pokynů uvedených v průvodci. Ověřte správnost instalace v aplikaci Microsoft Outlook tím, že zkontrolujete, zda byla vytvořena nová složka s názvem GFI MailArchiverPoštovní schránka. Informace o použití aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector najdete v příručce k aplikaci GFI MailArchiver Outlook Connector na adrese: GFI MailArchiver 2 Instalace aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector 35

36 3 Glosář A Active Directory AD Technologie poskytující různé síťové služby, včetně adresářových služeb LDAP. Viz Active Directory Aplikace Outlook Web Access Služba webové pošty služby Microsoft Exchange Server. Umožňuje přístup například k e- mailům, kontaktům, úkolům pomocí webového rozhraní, jestliže aplikace Microsoft Office Outlook není k dispozici. Audit aktivit databáze Systém, který používá možnosti serveru Microsoft SQL pro sledování k záznamu veškeré činnosti v rámci archivační databáze. Audit interakce uživatelů Systém, který umožňuje záznam všech aktivit uživatelů v době, kdy používají webové rozhraní aplikace GFI MailArchiver. D Databáze Firebird Relační databáze založená na otevřeném zdroji. E ExOLEDB Viz Poskytovatel služeb OLE DB Exportér PST Nástroj založený na agentovi, který po nasazení do cílových počítačů extrahuje y ze souborů PST ke zpracování službou aplikace GFI MailArchiver pro import. G GFI MailInsights Funkce pro generování hlášení v rámci aplikace GFI MailArchiver, která umožňuje využití archivovaných ů k získávání informací souvisejících s využitím a trendy ové komunikace. GPO Viz Objekty zásady skupiny (GPO) GFI MailArchiver 3 Glosář 36

37 H Hlavičky Informace před tělem ové zprávy. Zahrnuje odesílatele, příjemce, předmět, dobu odeslání a příjmu a další informace. I IMAP Viz IMAP K Konektor Outlook Connector pro aplikaci GFI MailArchiver Nástroj GFI MailArchiver, který umožňuje synchronizaci složek aplikace Microsoft Outlook s poštou archivovanou aplikací GFI MailArchiver. M MAIS Viz službu importu aplikace GFI MailArchiver (MAIS) MAPI Viz Rozhraní MAPI Message Application Programming Interface Architektura pro zasílání zpráv a model COM založený na rozhraní API pro systémy Microsoft Windows. Metadata Data poskytující informace o poště archivované v rámci aplikace GFI MailArchiver. MIME Viz Typ MIME MyTerm myterm N Načítání struktury složky poštovní schránky Funkce aplikace GFI MailArchiver pro synchronizaci struktury složek pošty v systému Microsoft Exchange s aplikací GFI MailArchiver GFI MailArchiver 3 Glosář 37

38 O Objekty zásady skupiny (GPO) Centralizovaná správa služby Active Directory a konfigurační systém určující, jakou činnost uživatelé mohou provádět v počítačích. OneClick Restore Snadný způsob obnovy archivovaných ů do příchozí pošty uživatelů formou obnovy pošty do stavu v době odstranění nebo zasláním v příloze u. OWA Viz Aplikace Outlook Web Access P POP3 Viz Protokol POP3 Poskytovatel služeb Exchange OLE DB Metoda používaná pro přístup k místnímu úložišti Microsoft Exchange Server pomocí služeb OLE DB a Microsoft ADO. Přístupová práva Oprávnění udělená uživatelům nebo skupinám uživatelů k provádění různých akcí s y. Protokol IMAP Jeden ze dvou nejpoužívanějších internetových protokolů pro načítání pošty, druhým protokolem je POP3. Protokol POP3 Protokol používaný místními poštovními klienty pro čtení pošty ve schránkách při použití připojení TCP/IP. Protokolování Funkce serveru Microsoft Exchange pro ukládání kopií ů do centrální schránky pro různé účely, včetně archivace pošty. R Rejstřík hledání Systém, který shromažďuje analýzy a ukládá data za účelem rychlé a přesné správy informací. S Schéma databáze Struktura databáze, která definuje tabulky, pole v tabulkách a vztahy mezi poli a tabulkami. GFI MailArchiver 3 Glosář 38

39 Schránka Adresář nebo složka pro příjem, správu a ukládání ů. Služba importu aplikace GFI MailArchiver Nástroj aplikace GFI MailArchiver, který importuje data pošty ze souboru do aplikace GFI MailArchiver. Smíšený režim ověřování Metoda ověřování serveru SQL umožňující ověřování Windows a serveru SQL. Soubor PST Soubor používaný k ukládání místních kopií pošty, událostí kalendáře, kontaktů a jiných položek aplikace Microsoft Office Outlook. Správa úložiště pro archivaci Technologie GFI MailArchiver umožňující řazení úložišť pro archivaci a plánování jejich použití v různou dobu. Správce systému Exchange Speciální konzola MMC pro správu systému Exchange. Správci skupin Skupina uživatelů v rámci aplikace GFI MailArchiver, kterou mohou členové procházet a hledat v rámci všech uživatelů, kteří tvoří skupinu Active Directory. Systém Microsoft SQL Server Systém společnosti Microsoft pro správu relační databáze. T Typy MIME Standard formátu ů, který zajišťuje podporu jiných příloh než příloh ASCII, netextových příloh, těl zpráv s více částmi a informací v záhlaví, které obsahují jiné znaky než znaky ASCII. Ú Úložiště pro archivaci Skupina ových zdrojů, ových metadat, indexů hledání v rámci aplikace GFI MailArchiver V Veřejné složky Společná složka sdílená uživateli aplikace Microsoft Exchange, která umožňuje sdílení informací. Vlákno konverzace Seznam ů tvořící konverzaci mezi dvěma a více uživateli. GFI MailArchiver 3 Glosář 39

40 Z Zásady řazení do kategorií Systém řazení do kategorií v aplikaci GFI MailArchiver, který umožňuje řazení ů podle štítků. Zásady uchovávání dat Systém, který určuje, jak dlouho jsou uchovávány určité y v úložištích pro archivaci. GFI MailArchiver 3 Glosář 40

41 4 Rejstřík A Active Directory 11, 18, 20, 22, 24, 31 G GFI MailInsights generování hlášení 16 Glosář 36 H hlavičky 9 P poštovní schránky 7, 9, 11, 16 příjemce 11, 17, 28 Ř Řízení přístupu 15 GFI MailArchiver Rejstřík 41

42 USA, KANADA A CENTRÁLNÍ A JIŽNÍ AMERIKA Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA Telefon: +1 (888) Fax: +1 (919) ussales@gfi.com ANGLIE A IRSKO Magna House, London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, UK Telefon: +44 (0) Fax: +44 (0) sales@gfi.com EVROPA, BLÍZKÝ VÝCHOD A AFRIKA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Telefon: Fax: sales@gfi.com AUSTRÁLIE A NOVÝ ZÉLAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefon: Fax: sales@gfiap.com