Popis a návod na práci s finanční kalkulačkou řešení - FaxChange DATASYS Software s.r.o. IČO: 28423127 Pobočka Plzeň Pobočka Hradec Králové Jeseniova 2829/20 DIČ:CZ28423127 Slovanská alej 30 U Koruny 414 130 00 Praha 3 ums@ums.cz 326 00 Plzeň 500 03 Hradec Králové Tel.:+420225308111 www.ums.cz Tel.: +420377410305-6 Tel.: +420495401051 Fax:+420225308110 Společnost je zapsána v obchodním rejstříku Městského soudu V Praze oddíl C, č.vložky 140433.
1. Jak s řešením FaxChange ušetříte 1.1. Náklady na tisk Řešení FaxChange umožňuje svou základní funkčností přijímat, zpracovávat a odesílat faxy v digitální podobě. Tímto způsobem lze dosáhnout velké úspory nákladů na: Náklady na tisk příchozích faxů (faxy lze přijímat přímo do emailového klienta) Náklady na tisk podkladů pro faxy odchozí. S FaxChange nemusíte tisknout dokumenty, které fyzicky odešlete pomocí faxového, či multifunkčního zařízení. Vše lze odesílat, stejně jako přijímat, z prostředí emailového klienta. Náklady na kopírování podkladů. V případě, že Vaše dokumenty potřebujete duplikovat (např. pro kolegu, či do archivu), běžně využijete pro papírové dokumenty kopírku. S FaxChange lze dokumenty libovolně kopírovat, přeposílat a to jakoukoliv digitální formou, bez nákladů na papírové kopie. Mezi náklady na tisk a kopírování je nutné uvažovat cenu samotných zařízení, papíru, náplní, správy, servisu a všech ostatních přidružených nákladů. 1.2. Náklady na pracovní sílu Příležitost, kde vám FaxChange může pomoci uspořit pracovní sílu je doba nezbytná pro odeslání a přijetí faxů. V klasickém modelu musíte dokument (pokud nemáte) vytisknout, dojít k faxovému přístroji, zadat telefonní číslo, vkládat listy faxu, čekat na odeslání, potvrzení o odeslání a následně se vrátit na své pracovní místo. U příchozích faxů jste nuceni pro fax fyzicky dojít s tím, že mnohdy ani nezaregistrujete přijetí, s čímž mohou vzniknout prodlevy ve vyřízení celé věci. S FaxChange je přijetí, zpracování i odeslání elektronické a proto je rychlost odeslání závislá pouze na rychlosti zadání adresáta a u příchozích faxů získáváte informaci o přijetí ihned v rámci emailového klienta (stejně jako příchozí email). Nemusíte tedy nikam chodit, nic vyzvedávat a na nic nečekat. Strana 2 (celkem 9)
1.3. Doba pro archivaci a dohledání faxů Bez řešení FaxChange probíhá povětšinou archivace dokumentů papírovou formou v tzv. Šanonu kde musíte složitě tvořit strukturu archivu, zakládat nové Šanony a v neposlední řadě do archivu, který bývá často mimo hlavní firemní prostory, docházet. Obdobně je tomu v případě dohledávání dokumentů, které bývá mnohdy časově náročnější než zakládání samotné. S řešením FaxChange lze dokumenty archivovat přímo na počítači stejně jako, kterékoliv jiné emaily, či dokumenty. Docílíte tím rychlé dostupnosti, bez nutnosti opustit svoje pracovní místo. Díky vyhledávání pomocí klíčových slov pak lze dokumenty snadno dohledat a dále s nimi nakládat. Na základě předchozího lze říci, že FaxChange obecně pomáhá: Snížit náklady na tisk a kopírování faxů. Snížit náklady na pořízení a správu faxových, tiskových a kopírovacích zařízení. Zkrátit čas nutný pro přijetí, zpracování a odeslání faxů. Zkrátit dobu nezbytnou pro archivaci a vyhledávání dokumentů. Strana 3 (celkem 9)
2. Návod na práci s tabulkou V následujícím textu naleznete návod na práci s kalkulačkou návratnosti řešení FaxChange oproti řešení využívajícím pouze fyzické faxy. Vstupní data Po otevření excelovské tabulky se nacházíte v prvním listě s názvem Vstupní_data. Jak již název napovídá, jedná se o tabulku, kde je třeba zadat všechny dostupné informace o vašem současném řešení. Tento list je jediný z celé tabulky, kde lze měnit údaje a to sice v červeně zvýrazněných buňkách (sloupec C). První položku v řadě Pořizovací cena FaxChange berte jako orientační. V případě požadavku na přesnou cenu řešení kontaktujte prosím obchodního zástupce DATASYS Software s.r.o. Další část listu vstupních dat se dělí na 2 části: Základní vstupní hodnoty Ty tvoří nezbytný základ pro výpočet založený na vašem skutečném prostředí. Volitelné vstupní hodnoty Jsou hodnoty založené na dlouhodobých měřeních, které lze upravit konkrétně dle Vašeho prostředí, či je ponechat v hodnotách výchozích. List Detailní_propočty obsahuje detailní porovnání vstupních hodnot s hodnotami uvažovanými po nasazení FaxChange. List Souhrnná_kalkulace je tabulkou konečných součtů všech získaných hodnot a výpočtu návratnosti celého řešení. Všechny výsledky pak lze vytisknout v jednom spojitém listu s názvem Výstupy_tisk V součtu níže popisujeme metodiku propočtu u vybraných položek: Legenda (co která barva znamená) Barva výplně buňky Obsah Položky Veličina Současný stav (vstupní hodnoty) dále jen SS Navrhovaný stav (řešení FaxChange) dále jen NS Strana 4 (celkem 9)
2.1. Vstupní hodnoty Celkový počet aktivních faxových přístrojů [#] 4 2 1. V řešení s FaxChange není hodnota počet faxových přístrojů, avšak počet linek, které jsou potřeba pro zajištění udávaného denního počtu faxů. Vzhledem k tomu, že kalkulace uvažuje využití ISDN2 ( dvojlinky ) je tato hodnota vždy dělitelná dvěma. U této položky uvažujeme odesílání/přijímání 30% z celkového počtu faxů v hlavní provozní hodině ( ve špičce ). Náklady na 1 zaměstnance za hodinu (**) Kč 193 193 2. Zde počítáme logicky se stejnou hodnotou v současném i navrhovaném stavu. Výchozí částka 193 Kč/hodinu práce zaměstnance vychází z průměrné hrubé mzdy v 2. čtvrtletí roku 2009, která činila 22992,- Kč. Vycházíme ze super hrubé mzdy, která tak činní 30810,- Kč. Uvažujeme průměrnou pracovní dobu 160 hodin/měs. Čas na odeslání 1 faxu [min] 3,0 0,2 3. V SS uvažujeme čas nutný pro vytištění faxu (pokud již nemáte), příchod k faxovému přístroji, zadání telefonního čísla, vkládání papíru do faxu, čekání na odeslání a potvrzení o odeslání, návrat na pracovní místo. V NS je lze všechno řešit elektronicky, čas pro odeslání 1 faxu je tedy po nasazení FaxChange 0,2 min (0,2*60=12 sekund; analogicky počítáme dále). Uvažujeme odeslání faxů v prostředí poštovního klienta. Čas na (přijetí) přinesení 1 faxu [min] 1,0 0,1 4. V SS je nutné fax fyzicky vyzvednout ve faxovém zařízení, případně ho dohledat mezi ostatními faxy a vrátit se zpět. V NS lze vše řešit elektronicky, kde příjem probíhá stejně jako emailovou formou. Cas pro přinesení 1 faxu je po nasazení FaxChange tedy redukován na 0,1 min (6 sekund). Uvažujeme otevření faxu v prostředí poštovního klienta. Čas na dohledání faxu v archivu [min] 2,0 0,3 5. Tato položka ukazuje čas nutný pro vyhledání faxu v papírové podobě v archivu, či jiné skladovací formě. Oproti současnému stavu, kde je nutné dokumenty zakládat, skladovat, vyhledávat v archivu je s FaxChange vše možné archivovat elektronicky a vyhledávat metodou klíčových slov. Uvažovaný čas pro dohledání 1 faxu je tedy po nasazení FaxChange 0,3 min (18 sekund). Uvažujeme vyhledání faxu v prostředí poštovního klienta. Čas na kopírování 1 faxu [min] 1,0 0,1 6. Kopírování zde uvažujeme z důvodu potřeby předání informací z faxu dalším kolegům. V SS je nutné fyzicky docházet ke kopírce, pracovat s kopírkou a následně se vrátit zpět. V NS s FaxChange počítáme pouze čas nutný pro elektronické přeposlání faxu 0,1 minuty (6 sekund). Čas na správu zařízení (***) [min/týdně] 5,0 1,0 7. Každé fyzické zařízení vyžaduje občasnou obsluhu/údržbu. Uvažujeme zde odhad doby, který strávíte např. výměnnou náplní, doplňováním papíru, řešením záseků papíru, atd. Oproti tomu v NS uvažujeme odesílání části faxů digitálně. O tento poměr je čas na správu ponížen. Strana 5 (celkem 9)
Faxy zpracovávané více lidmi (vyžadující dodatečné kopie) [%] 30% 30% 8. Faxy, které je třeba okopírovat pro návaznou práci kolegů, či jiných zúčastněných stran. V NS je tato hodnota nemění. Příchozích faxů ze všech faxů [%] 60% 60% 9. Procento faxů, které jsou příchozí z celého objemu faxů přijatých. V NS se nemění. Procenta faxů, které je nutné opakovaně dohledávat [%] 10% 10% 10. Procento faxů z celkového počtu faxů, které je nutné dodatečně vyhledávat např. v archivu, či jiném úložišti. V NS se hodnota nemění. Náklady na A4 vytištěné tiskárnou Kč 1,50 1,50 Náklady na A4 vytištěné faxem Kč 1,50 1,50 Náklady na kopii A4 v kopírce Kč 1,00 1,00 11. Uvažujeme náklady na výtisk/kopii 1 stránky A4 faxu (náplně, papír, ). V NS zůstávají náklady stejné. Cena elektřiny Kč/kWh 3,00 3,00 12. Cenu elektřiny zde uvádíme z důvodu uvažované spotřeby faxů, tiskáren a kopírek. Hodnoty SS i NS jsou stejné. Průměrná pořizovací cena faxových přístrojů Kč 2000 0 Odhadovaná životnost faxových přístrojů [let] 6 13. Na základě pořizovací ceny a životnosti je kalkulován náklad na obměnu faxového přístroje. V NS lze tisknou faxy na běžných tiskárnách, a proto není faxových přístrojů třeba. Neuvažujeme zde náklady na obměnu tiskáren a kopírek (ty se využívají také pro jinou činnost). Současné náklady na servis 1 faxového přístroje Kč/rok 100 0 14. Uvažujeme průměrné roční náklady na pozáruční servis faxového přístroje. Servisní zajištění navrhovaného digitálního řešení je započítané v pořizovací ceně. Faxy, které lze přijímat a odesílat v elektronické podobě [%] 80% 80% 15. Procento faxů, které lze zpracovávat elektronicky, bez nutnosti fyzického faxu. Tzn. s možností přijetí a odesílání přímo v prostředí klienta elektronické pošty (např. MS outlook, ). V NS se hodnota nemění. Strana 6 (celkem 9)
2.2. Detailní propočty Měsíční objemy faxů Počet stran faxů [#] 630 630 16. Součet všech stránek faxů (příchozí/odchozí), které se během celého měsíce zpracovaly. V NS se nemění. Stran A4 odchozích faxů [#] 252 252 Stran A4 příchozích faxů [#] 378 378 17. Rozdělení celkového měsíčního počtu faxů na příchozí a odchozí dle uvedeného poměru. V NS se poměr ani hodnota nemění. Měsíční náklady na provoz a obměnu faxových přístrojů Náklady na tisk dokumentů pro odchozí faxy Kč 378 76 18. Jedná se výpočet nákladů na tisk dokumentu, který je následně odfaxován (násobek odchozích faxů a ceny za výtisk). V NS uvažujeme možnost přímého odeslání elektronicky (bez nutnosti tisku), ponecháváme pouze poměrovou část dokumentů, které lze odesílat pouze klasicky. Náklady na tisk příchozích faxů (z faxu) Kč 567 113 19. Analogie k odchozím faxům (viz bod výše) s tím rozdílem, že netiskneme dokumenty na tiskárně pro odeslání, ale počítáme náklady na tisk faxového zařízení faxů příchozích. V NS jde opět o poměrovou část faxů, které je nutné přijímat fyzicky (jako doposud). Náklady na kopie příchozích faxů (multifunkční tiskárna) Kč 113 23 20. Jedná se o náklady za kopírování příchozích faxů, které je nutné zpracovávat dalšími kolegy. V NS lze faxy elektronicky přeposlat, zůstává poměrová část, u které se musí kopie faxů provádět v papírové formě. Náklady na čas na odeslání faxů Kč 2 426 615 21. Náklady na čas, který potřebují pracovníci pro odeslání počtu faxů, dle vstupních hodnot. V NS je odesílání mnohem rychlejší, vzhledem k odesílání formou srovnatelnou s klasickým emailem. Ponecháváme část nákladů, u kterých lze odesílat fax pouze klasickou cestou (prostřednictvím faxového přístroje). Náklady na čas na roznesení přijatých faxů Kč 1 213 340 22. Náklady na čas, který potřebují pracovníci pro to, aby si došli pro fax, popř. roznesli pravým adresátům. V NS je přijetí okamžité a obnáší pouze otevření v poštovnám klientovi (MS Outlook, ). Ponecháváme část nákladů, u kterých lze přijímat fax pouze klasickou cestou (prostřednictvím faxového přístroje). Náklady na čas na kopírování faxů Kč 364 102 23. Náklady na čas nutný pro manuální kopírování papírových faxů, pro další zpracování (např. pro potřeby kolegů). V NS uvažujeme pouze přeposlání elektronickou cestou. Ponecháváme část nákladů, u kterých je nezbytné dle vstupních údajů kopírovat dokumenty papírově. Strana 7 (celkem 9)
Náklady na čas na dohledání přijatých faxů Kč 243 78 24. Náklady na čas nutný pro dohledání dokumentů v archivu, či jiném úložišti. V NS je dohledání elektronické dle klíčového slova. Ponecháváme část nákladů, u kterých je nezbytné dle vstupních údajů skladovat dokumenty v papírové formě. Náklady na napájení faxových přístrojů / faxové karty Kč 173 41 25. Jedná se o náklady na spotřebu elektrické energie, kdy uvažujeme spotřebu klasického faxu 20 wattů a v NS u faxových karet 2 watty. Náklady na obměnu faxových přístrojů Kč 111 22 26. Vycházíme z pořizovací ceny faxových přístrojů a jejich životnosti. V NS je cena faxových karet pro elektronické zpracování faxů v pořizovací ceně řešení. Ponecháváme část nákladů, u kterých je nezbytné dle vstupních údajů část stávajících faxových přístrojů používat dále. Náklady na správu faxových zařízení Kč 257 51 27. Náklad na správu faxových zařízení obsahuje výměnu náplní, doplňování papíru, řešení uživatelsky odstranitelných problémů (např. záseky papír). V NS ponecháváme část nákladů, u kterých je nezbytné dle vstupních údajů část stávajících faxových přístrojů používat dále. Náklady na servis faxových přístrojů Kč 33 7 28. Uvažujeme průměrné roční náklady na pozáruční servis faxového přístroje. Servisní zajištění navrhovaného digitálního řešení je započítané v pořizovací ceně. Ponecháváme část nákladů, u kterých je nezbytné dle vstupních údajů část stávajících faxových přístrojů používat dále. Paušál za tel. linky Kč 1 190 714 29. Náklady na provoz linky ISDN2. V NS dochází k eventuálnímu snížení z důvodu efektivnějšího využití faxových karet a následně redukci počtu nezbytných ISDN2 linek. Strana 8 (celkem 9)
2.3. Souhrnná kalkulace Měsíční náklady na tisk Kč 1058 212 Souhrnná částka bodů 18.,19.,20. Měsíční náklady na pracovní sílu Kč 4246 1134 Souhrnná částka bodů 21.,22.,23.,24. Měsíční náklady na napájení faxových přístrojů / faxové karty Kč 173 41 Souhrnná částka bodů 25. Měsíční náklady na obměnu faxových přístrojů Kč 111 22 Souhrnná částka bodů 26. Měsíční náklady na správu faxových zařízení (***) Kč 257 51 Souhrnná částka bodů 27. Měsíční náklady na servis faxových přístrojů Kč 33 7 Souhrnná částka bodů 28. Měsíční paušál za tel. linky Kč 1190 714 Souhrnná částka bodů 29. Strana 9 (celkem 9)