Manuál Uživatele aplikace informačního systému pro zjišťování údajů a vypracování Přehledu o předběžném odhadu nákladů na obnovu majetku sloužícího k zabezpečení základních funkcí v území Karlovarského kraje Karlovy Vary 2010 1
Úvod Aplikace pro zjišťování údajů a vypracování přehledu o předběžném odhadu nákladů na obnovu majetku sloužícího k zabezpečení základních funkcí v území Karlovarského kraje je určená pro správu (plnění, editaci, tisk, export, sumarizaci, apod.) dat a zpracování přehledu o předběžném odhadu nákladů na obnovu majetku sloužícího k zabezpečení základních funkcí v území Karlovarského kraje podle zákona č. 12/2002 Sb., o státní pomoci při obnově území postiženého živelní nebo jinou pohromou a o změně zákona č. 363/1999 Sb., o pojišťovnictví a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o pojišťovnictví), ve znění pozdějších předpisů, (zákon o státní pomoci při obnově území) a vyhlášky Ministerstva financí č. 186/2002 Sb., kterou se stanoví náležitosti přehledu o předběžném odhadu nákladů na obnovu majetku sloužícího k zabezpečení základních funkcí v území postiženém živelní nebo jinou pohromou a vzor pověření osoby pověřené krajem zjišťováním údajů nutných pro zpracování tohoto přehledu v platném znění. Aplikace je zpracována v programu 602 XML a instalována v informační síti krajského úřadu. Pro užívání (zpracování) formulářů musí mít uživatel (zpracovatel) na PC nainstalován program 602 XML Filler. Formuláře V aplikaci jsou zpracovány formuláře 1. Určené k zadávání požadovaných dat: - pověření osoby pověřené krajem (dále jen pověření ), ke zjišťování údajů nutných pro zpracování přehledu o předběžném odhadu nákladů na obnovu majetku sloužícího k zabezpečení základních funkcí v území postiženém živelní nebo jinou pohromou (dále jen přehled ), - určené pro zpracování podkladů pro vypracování přehledu za obec, ústřední správní úřad. 2. Generované aplikací na základě vyplnění formuláře určeného pro zpracování podkladů pro vypracování přehledu za obec, ústřední správní úřad: základních funkcí v území postiženém živelní nebo jinou pohromou za obec, základních funkcí v území postiženém živelní nebo jinou pohromou za obec redukovaný, základních funkcí v území postiženém živelní nebo jinou pohromou za ústřední správní úřad, základních funkcí v území postiženém živelní nebo jinou pohromou za kraj, základních funkcí v území postiženém živelní nebo jinou pohromou za kraj redukovaný. 3. Formuláře určené k zadávání požadovaných dat, manuál uživatele aplikace informačního systému a další potřebné podklady jsou přístupné na webových stránkách Karlovarského kraje v části, krajský úřad, krizové situace (formuláře testovací verze trvale). Formuláře 2
testovací verze jsou určeny k přípravě osob, které budou organizovat a nebo provádět zpracování podkladů pro vypracování přehledů. Aktivace systému pověření osob a zpracování podkladů pro vypracování přehledu za obec, ústřední správní úřad Systém pověření osob a zpracování podkladů pro vypracování přehledu za obec, ústřední správní úřad, bude aktivován krajským úřadem, odborem správy majetku: - umístěním formuláře pověření a formuláře určeného pro zpracování podkladů pro vypracování přehledu za obec, ústřední správní úřad (formulář bude doplněn názvem krizové situace, jejím popisem, datem založení formuláře, plánovaným datem uzavření formuláře. Založení bude potvrzeno označením pole založeno ), na webové stránky Karlovarský kraj, krajský úřad, krizové situace, - žádostí, která bude zaslána dotčeným subjektům (obcím, právnickým osobám) ve formě e-mailu, faxu (písemně) nebo předána telefonicky, osobně apod., s požadavkem na dodání návrhu osob (na formuláři pověření ), které budou následně určeny ředitelem Krajského úřadu Karlovarského ke zjišťování údajů nutných pro zpracování přehledu. Dále bude žádost obsahovat, upřesnění dalšího postupu zpracování podkladů pro vypracování přehledu a kontaktní údaje (tj. e-mail, fax, adresa pro písemný kontakt, telefon, jméno a příjmení odpovědné osoby), kam má dotčený subjekt vyplněné formuláře zaslat. Popis aplikace informačního systému Přístup do aplikace a práce s formuláři určenými k zadávání požadovaných dat V případě, že systém pověření osob a zpracování podkladů pro vypracování přehledu za obec, ústřední správní úřad bude aktivován krajským úřadem, odborem správy majetku, bude práce s formuláři následující. Formulář pověření Uživatel (pracovník obce nebo vybrané právnické osoby) stáhne formulář pověření z webových stránek Karlovarského kraje. Po jeho spuštění se zobrazí formulář v 602XML. Uživatel zapisuje údaje do aktivních polí, jejichž pozadí je podbarveno žlutě. Vyplněný, popř. rozpracovaný formulář lze uložit na disk pro následné prohlížení, úpravu, dokončení či tisk. Uložení formuláře lze provést výběrem položky v nabídce Soubor uložit. Pro uložení formuláře s elektronickým podpisem slouží příkaz v nabídce Soubor uložit s podpisem. V tomto případě bude po zvolení cesty na disku následovat dialog pro výběr podpisu, který se má k formuláři připojit. Formulář přehled Uživatel (pracovník obce nebo vybrané právnické osoby) stáhne formulář přehled z webových stránek Karlovarského kraje. Po jeho spuštění se zobrazí formulář v 602XML, kde jsou vyplněny údaje popisující krizovou situaci. Uživatel volí z rozbalovacího menu nebo zapisuje údaje do aktivních polí, jejichž pozadí je podbarveno žlutě. Postupně zvolí název obce, nebo ústřední správní úřadu, za který je přehled zpracován. Vyplní název organizace, která přehled za kraj a vybraný předmět odhadu zpracovává (v případě, že je organizace určena) a údaje o pověřeném pracovníkovi. V rozbalovacím seznamu druhu poškozeného majetku zvolí jeden z 20 nabízených formulářů. Ve zvoleném formuláři vyplňuje (edituje) 3
údaje pouze v aktivních formulářových polích. Při vyplňování se po těchto polích pohybuje klepnutím myší na vybrané pole nebo kurzorovými klávesami (pohyb v rámci pole), dále klávesou Enter (potvrzení zadávané hodnoty a přeskok na další pole) a Tab. (přeskok na další pole). Vkládaná data uživatel standardně označuje, kopíruje a přesouvá v rámci formuláře i mimo něj. Pro usnadnění orientace ve vícestránkových formulářích je možný přechod po záložkách z nabídky Úpravy přejít na záložku. Zobrazený dialog nabídne seznam všech záložek, tj. míst ve formuláři, kam je umožněn přeskok. V případě, že nejsou ve formuláři definovány žádné záložky, bude seznam prázdný. Vyprazdňování polí funkce Obnovit výchozí hodnotu, obnoví implicitní hodnoty všech formulářových polí ve formuláři. Funkce Obnovit výchozí hodnotu obnoví implicitní hodnotu v aktuálním formulářovém poli. Pro tuto funkci je možné použít také klávesovou zkratku Shift+Ctrl+Del. Obě akce jsou dostupné tlačítky nástrojové lišty, znabídky pod pravým tlačítkem myši nad polem nebo pomocí příkazů v nabídce Data. Na 1 až 6 straně formuláře se data formují do tabulky Přehled, na poslední straně je nutné vyplnit komentář s využitím bodů a), b), c) a d), dle přílohy č. 1 k vyhlášce MF č. 186/2002 Sb., tabulku je možno po vyplnění vytisknout. Vyplněný, popř. rozpracovaný formulář lze uložit stejně jako formulář pověření. Uložení formulářů v aplikaci 602XML Filler je možno pouze ve formátu ZFO. Uložení formuláře s příponou ZFO umožňuje připojit k takovému souboru heslo pro jeho otevření a formulář je vnitřně zkomprimován na minimální velikost souboru. Pro uložení zkomprimovaného formuláře s heslem vyberte typ ZFO a níže zaškrtněte políčko Uložit s heslem. Před samotným uložením se otevře dialog Heslo, ve kterém uveďte a potvrďte požadované heslo pro otevření souboru. Druhou možností je uložit jenom data. V tomto případě 602XML Filler vytvoří XML soubor, který obsahuje pouze vyplněná data z formuláře. Tisk formulářů uživatelem na úrovni obec, právnická osoba Tisk formulářů uživatelem (pracovník obce nebo vybraná právnická osoba) lze provést pro potřeby obce, vybrané právnické osoby s využitím funkce verze pro tisk. Odeslání formulářů uživatelem na úrovni obec, právnická osoba Uživatel (pracovník obce nebo vybrané právnické osoby), vyplněné formuláře nechá podepsat odpovědnou osobou (starostou obce nebo vedoucím právnické osoby) elektronicky. Pověření a přehled odešle datovou schránkou a současně ve formátu s příponou ZFO, na e-mailovou adresu POPON@kr-karlovarsky.cz uvedenou v rámci aktivace systému pověření osob a zpracování podkladů pro vypracování přehledu za obec, ústřední správní úřad. V případě uložení formuláře ZFO uložené s heslem, je potřebné příjemci formuláře sdělit heslo pro otevření formulářů (souborů). Uživatel na úrovni Karlovarský kraj Uživatelem na úrovni Karlovarský kraj je odbor správy majetku Krajského úřadu Karlovarského kraje. Odbor správy majetku zpracovává formuláře pověření a přehled, došlé od pracovníka obce nebo vybrané právnické osoby. Ke zpracování využívá aplikace IS zpracované v programu 602 XML a instalované v informační síti krajského úřadu. Formuláře došlé e-mailem (datovou schránkou) s příponou ZFO otevře a odešle na server krajského 4
úřadu potvrzením příkazu na vrchní liště obrazovky. Po odeslání formulářů aplikace IS načte data vložená do formulářů do určených přehledů. Uživateli na úrovni Karlovarský kraj se dle jeho volby v aplikaci IS zobrazují: - přehled o všech krizových situacích v kraji, - přehled za zvolenou (konkrétní) krizovou situaci. U zvoleného (konkrétního) přehledu může zobrazit a editovat všechny položky formuláře. Volbou v rozbalovací nabídce přehledu za kraj může krizi uzavřít zatržením položky stav krizové situace z otevřeno na uzavřeno. Uzavřením krize jsou uzavřeny všechny formuláře přehled, zpracované uživatelem a přehledy generované ve zvolené konkrétní krizové situaci. Uzavřenou krizovou situaci již nelze znovu otevřít a její položky editovat. Přehled za zvolenou (konkrétní) krizovou situaci může smazat tlačítkem Zruš. Společně s krizovou situací se smažou i související písemná pověření a přehledy. Před smazáním krizové situace se zobrazí kontrolní dotaz, zda má být krizová situace skutečně smazána, - formuláře vyplněné uživatelem (pracovníkem obce nebo vybranou právnickou osobou) a přehledy, generované aplikací na základě načtení dat z vyplněného formuláře určeného pro zpracování podkladů pro vypracování přehledu za obec, ústřední správní úřad za zvolenou (konkrétní) krizovou situaci. Údaje ( přehledy ), generované aplikací mohou být generovány za každou obec, ústřední správní úřad, sumární údaje za obce na území každé ORP kraje a za celý kraj. Odbor správy majetku má právo editovat údaje v generovaných formulářích, nemá právo editovat údaje ve formulářích za každou obec, ústřední správní úřad, - přehled všech pověření a konkrétní vybrané pověření za zvolenou (konkrétní) krizovou situaci. Odbor správy majetku má možnost editovat údaje ve formuláři pověření. Tisk formulářů uživatelem na úrovni Karlovarský kraj Tisk formulářů pověření Uživatel (odbor správy majetku) může s využitím funkce verze pro tisk zobrazit a následně vytisknout formulář pověření, s údaji o pověřené osobě. Tisk formulářů přehled Přehledy ve kterých je zaznamenána nenulová škoda lze pomoci ikony převést do formátu MS Excel. Uživatel (odbor správy majetku) může zobrazit a následně vytisknout formuláře přehled zpracované uživatelem (pracovník obce nebo vybrané právnické osoby) i generované aplikací s využitím funkce verze pro tisk. Odeslání formulářů uživatelem na úrovni Karlovarský kraj Uživatel (odbor správy majetku) odesílá: - Formulář pověření uživateli (pracovník obce nebo vybrané právnické osoby) podepsaný ředitelem krajského úřadu: o elektronickým podpisem, prostřednictvím datové schránky, nebo o vlastnoručním podpisem ve formátu PDF e-mailem, nebo o v písemné formě, - přehled za Karlovarský kraj v souladu se zákonem č. 12/2002 Sb., v platném znění 5
a vyhláškou Ministerstva financí č. 186/2002 Sb., určenému správnímu úřadu o elektronicky (datovou schránkou) a e-mailem podle domluvy s adresátem, o v písemné formě. Postup zjišťování a zpracování údajů V případě, že v Karlovarském kraji dojde k narušení základních funkcí v důsledku pohromy, zahájí Krajský úřad Karlovarského kraje v souladu s 3 zákona č. 12/2002 Sb., zjišťování údajů, vypracuje přehled o předběžném odhadu nákladů na obnovu majetku sloužícího k zabezpečení základních funkcí v území a předloží jej MF ČR do 7 dnů od uplynutí doby, na kterou byl stav nebezpečí nebo nouzový stav vyhlášen, nebo od zrušení těchto stavů před uplynutím doby, na kterou byly tyto stavy vyhlášeny nebo v prodloužení lhůtě podle rozhodnutí MF ČR podle následujícího postupu. Krajský úřad - umístí na server Karlovarského kraje, do části krizové situace formuláře a pokyny pro zpracování Přehledu, - odešle zprávu (podepsanou ředitelem krajského úřadu) o aktivaci systému pro zpracování přehledu, s požadavkem na určení osob a odkazem na web, kde je formulář určení osob přístupný, datovou schránkou a e-mailem dotčeným obcím (starostům) a vybraným právnickým osobám (odpovědným osobám). Dotčené obce a vybrané právnické osoby - převezmou zprávu o aktivaci systému pro zpracování Přehledu, - připraví návrhy na pověření osob a odešlou je krajskému úřadu datovou schránkou a na e-mail POPON@kr-karlovarsky.cz. Krajský úřad - převezme návrhy na pověření osob, - odešle zaevidované a ředitelem krajského úřadu schválené pověření osob dotčeným obcím a vybraným právnickým osobám. Dotčené obce a vybrané právnické osoby - převezmou pověření osob a předají je pověřeným osobám, - stáhnou formulář na zpracování přehledu z webu Karlovarského kraje a předají je pověřeným osobám, osoby pověřené dotčenou obcí zpracují přehledy za území obce, osoby pověřené vybranou právnickou osobou zpracují přehledy za kraj a oblast majetku, podle požadavku krajského úřadu, - odešlou zpracované a schválené přehledy datovou schránkou na krajský úřad a na e-mail POPON@kr-karlovarsky.cz. Krajský úřad - Převezme přehledy od dotčených obcí a vybraných právnických osob, - provede kontrolu dat uvedených v přehledech se zaměřením na správnost vyplnění názvu obce, právnické osoby apod. (nemění data o odhadech), - uloží Přehledy na server prostřednictvím příkazu (uložit na server), - zpracuje souhrnný přehled v elektronické a v tištěné podobě za Karlovarský kraj, jehož přílohami budou přehledy za ÚSÚ, včetně úpravy, komentářů za kraj a závěry za kraj, přehledy za obce, - připraví průvodní zprávu pro odeslání přehledů na MF, 6
- odešle průvodní zprávu a přehledy na MF a další správní úřady podle požadavků ÚSÚ, - připraví redukovaný přehled pro vedení kraje. Přílohy: - Pověření v elektronické podobě ve formátu 602XML - Přehled o předběžném odhadu nákladů na obnovu majetku sloužícího k zabezpečení základních funkcí v území Karlovarského kraje v elektronické podobě ve formátu 602XML Vedoucí projektu: Odbor krizového řízení, Krajského úřadu Karlovarského kraje Zhotovitel a správce aplikace IS: Odbor informatiky, Krajského úřadu Karlovarského kraje Uživatel aplikace IS: Odbor správy majetku, Krajského úřadu Karlovarského kraje Kontaktní osoby: Odbor krizového řízení: Ing. Jiřík Dolejší, tel. 353502200, Libor Davídek, tel. 353502528 Odbor informatiky: Jaroslav Hajn, tel. 353502455 Odbor správy majetku: Ing. Marek Kukučka, tel. 353502543 7