Přihlášky uchazečů. 1. Spuštění modulu Přihlášky uchazečů. 2. Popis obrazovky

Transkript

1 Přihlášky uchazečů 1. Spuštění modulu Přihlášky uchazečů 2. Popis obrazovky 2.1. Rozbalovací seznamy 2.2. Rychlé filtry 2.3. Export do CSV 2.4. Hlavní seznam přihlášek uchazečů 2.5. Založení nové přihlášky 2.6. Tlačítka a jejich funkce 2.7. Zobrazení historie přihlášek uchazeče 3. Přihláška uchazeče 3.1. Zobrazení detailu přihlášky 3.2. Popis přihlášky a zápis údajů 4. Platba přihlášky 4.1. Platba na účet fakulty 1. Spuštění modulu Přihlášky uchazečů Modul Přihlášky uchazečů se spouští z Hlavního menu Přijímačky Přihlášky uchazečů. Následně se vám zobrazí Hlavní seznam uchazečů (viz. obr. 1), ve kterém se zaznamenávají přihlášky uchazečů na příslušnou fakultu a zvolený obor. V přihlášce můžete informace podle potřeby zadávat, doplňovat, kontrolovat a upravovat. 2. Popis obrazovky 1

2 2.1. Rozbalovací seznamy Obr. 1 - Seznam přihlášek uchazečů V horní části modulu se nachází několik rozbalovacích seznamů, které slouží k zobrazení požadované skupiny přihlášek uchazečů. Po klepnutí myší na šipku na pravé straně rozbalovacího seznamu se vám rozbalí nabídka, ve které provedete výběr. Přihlášky požadovaných uchazečů vybíráte podle: fakulty (1) školního roku na který budou přijímáni - ten je možné zadat také ručně ve tvaru RRRR/R (2) studijního programu, jeho kódu, typu, formy a délky studia (3) kola přijímacího řízení (4) oboru (5) 2.2. Rychlé filtry Pro zobrazení požadovaných přihlášek uchazečů v Hlavním seznamu uchazečů, můžete využít zatrhávacích polí (7). Podle toho, která z těchto polí jsou zatržena, se zobrazují v hlavním seznamu přihlášky - papírové, elektronické, zaplacené, nezaplacené, doplněné (o všechny potřebné informace), nedoplněné (chybí v nich důležité informace). Vybráním přepínače "aktivní" se zobrazí přihlášky těch uchazečů, kteří mají v současné době aktivní studium na fakultě. Vybráním "aktivní v prog". se zobrazí přihlášky těch uchazečů, kteří mají v současné době aktivní studium v programu, na který se hlásí. Označením přepínače "splňuje předm." se zobrazí (po zadání předmětu a známky) přihlášky těch uchazečů, kteří nemají za jednotlivé ročníky na střední škole horší známku než zadanou. Vybráním přepínače "nesplňuje předm." se zobrazí uchazeči, kteří mají z předmětu horší známku, než je zadaná. 2

3 2.3. Export do CSV Stisknutím tlačítka Export do CSV (8) dojde k exportu všech označených záznamů v Hlavním seznamu uchazečů do formátů CSV. Tento formát je možné otevřít v Excelu. Textové pole pod tlačítkem Export do CSV slouží k uložení informace o tom, že u vybraného studenta byl proveden export dat. Můžete sem zapsat například "Exportováno" a označit studenty, které chcete exportovat a provést export dat. V seznamu uchazečů se vám po obnovení dat (tlačítko F5) zobrazí ve sloupci "Export" vaše poznámka. Pokud do textového pole neuvedete žádnou informaci, zůstávají ve sloupci "Export" původní hodnoty. Chcete-li tyto hodnoty odstranit, musíte zadat do textového pole "!", a pak teprve provést export Hlavní seznam uchazečů (9) V tomto seznamu se vám zobrazují přihlášky uchazečů. Seznam je standardně seřazen vzestupně nejprve podle příjmení, poté podle jména a RČ. Můžete si v něm podle potřeby nechat zobrazit sloupce poskytující různé informace. Například sloupce - jazyk zkoušky, klíč přihlášky, pracovní poznámka. Pokud klepnete pravým tlačítkem myši na tlačítko v levém horním rohu seznamu, zobrazí se vám lokální nabídka. V této nabídce zatržením / odtržením příslušného zatrhávacího pole provádíte volbu sloupců, které potřebujete zobrazit / skrýt. V seznamu se standardně zobrazují následující informace: ok - informace o tom, zda je přihláška v pořádku ( - ne; - ano) přihláška - číslo přihlášky = variabilní symbol platby přihlášky jméno příjmení pohlaví - pohlaví uchazeče (M - muž, F - žena) rodné číslo ep - typ přihlášky ( - elektronická, - papírová) - částka, která byla uhrazena za přihlášku (0 - nezaplaceno, platba e-přihlášky, platba papírové přihlášky) stav platby - - nezaplaceno; - zaplaceno; - uhrazena nižší částka; - zaplaceno po termínu koleje - informace o tom, zda uchazeč žádá o koleje (A - ano, N - ne, X - není známo) export - informace o tom, zda již byl záznam exportován poznámky k přihlášce - poznámky týkající se přímo přihlášky poznámky k uchazeči - poznámky týkající se převážně bydliště a os. údajů zaměření - zaměření oboru, na který se uchazeč hlásí 2.5. Založení nové přihlášky Před založením nové přihlášky je důležité mít vybraný správný seznam uchazečů - podle programu a oboru, na který se uchazeč hlásí. Pod hlavním seznamem přihlášek uchazečů se nachází textová pole určená pro založení nové přihlášky (10). Do těchto polí zapíšete jméno, příjmení, rodné číslo. (U cizinců, kteří nemají rodné číslo, se zadává speciální tvar rodného čísla "RRMMDD261C". Prvních 6 číslic je stejných jako u našeho rodného čísla RRMMDD, kdy u žen přidáváme k měsíci 50. Potom se přidá "26" - označení VUT, "1" - pořadové číslo cizince s daným datem narození a "C" označení cizince. Po zadání vše potvrdíte tlačítkem Vložit (10). Poté se vám v seznamu vytvoří nový záznam s přihláškou. Vkládání informací k tomuto záznamu (do přihlášky) bude popsáno níže v Přihlášce uchazeče. 3

4 2.6. Tlačítka a jejich funkce Na pravé straně obrazovky se nachází tato tlačítka: Detail F4 (11) - pokud chcete zapsat, upravit nebo doplnit údaje do přihlášky některého z uchazečů, najeďte kurzorem v hlavním seznamu na požadovaný záznam a stiskněte toto tlačítko. (Stejnou funkci plní i klávesová zkratka F4 nebo 2x klepnutí myší na záznam). Otevře se záložka s přihláškou vybraného uchazeče, ve které provádíte všechny úpravy. Smazat (12) - tlačítko slouží k odstranění záznamu v seznamu přihlášek uchazečů. Kurzorem si vyberete záznam s přihláškou, který chcete odstranit a stisknete toto tlačítko. Změna programu / oboru (13) - pokud chcete u některého uchazeče změnit na přihlášce studijní program nebo obor, na který se hlásí, označíte jeho záznam v seznamu myší a použijete toto tlačítko. Zobrazí se vám dialogové okno Změna programu / oboru (obr. 2). V tomto dialogovém okně můžete vybrat z rozbalovacích seznamů jiný program a obor nebo pouze jiný obor. Pokud se uchazeč z nějakého důvodu nemůže zúčastnit prvního kola výběrového řízení a je k výběrovému řízení vypsáno více kol, můžete zde také provést změnu kola. Po provedení výběru změny v dialogovém okně vše potvrdíte tlačítkem Změnit. V případě, že je záznam s přihláškou uchazeče přiřazen do komise, není možné provádět změnu programu / oboru / kola. Obr. 2 - Změna programu / oboru 2.7. Zobrazení historie přihlášek uchazeče Na pravé straně obrazovky jsou umístěny dvě zatrhávací pole: ukaž historii přihlášky a další fakulty (14) - zatržením tohoto pole se vám v dialogovém okně Historie přihlášky (16) - zobrazí informace o průběhu přijímacího řízení na vaší fakultě a v dialogovém okně Další přihlášky uchazeče (17) - informace o dalších přihláškách uchazeče na VUT v Brně. ukaž případná studia uchazeče (15) - zatržením tohoto pole se vám zobrazí v dialogovém okně Případná studia uchazeče na fakultě (18) - studia na vaši fakultě, která ještě nebyla ukončena. 3. Přihláška uchazeče 3.1. Zobrazení detailu přihlášky Detail přihlášky uchazeče slouží k zápisu údajů. Spouští se z Hlavního seznamu uchazečů (9), ve kterém si pomocí filtru vyhledáte požadovaného uchazeče a klepnete na jeho záznam 2x myší nebo stisknete tlačítko Detail F4 (11). 4

5 3.2. Popis přihlášky a zápis údajů Pro snadnější popis přihlášky si ji rozdělíme do následujících částí: Typ přihlášky (19) Osobní údaje (25) Adresa bydliště (26) Střední škola (28) Kontaktní adresa (29) Koleje (31) Prospěch (33) Předchozí studium na VŠ - první / druhé / třetí (40) Poznámky (41) Pracovní poznámka (42) Životopis (43) Platba (44) Při zadávání údajů do přihlášky je nutné zadat především ty údaje, které jsou zvýrazněny tučně např. jméno, příjmení, pohlaví. 5

6 Obr. 3 - Přihláška uchazeče - detail 6

7 Typ přihlášky (19) - v záhlaví přihlášky se nachází výběrová pole, podle kterých můžete poznat, zda se jedná o přihlášku papírovou nebo elektronickou. Vedle těchto polí se nachází textové pole "zaplaceno" (20). V případě, že se jedná o papírovou přihlášku zadáváte sem částku, která byla uhrazena za přijímací řízení. U elektronické přihlášky bývá částka doplněna automaticky. U neuhrazených elektronických přihlášek se pod políčkem "zaplaceno" zobrazuje zatrhávací pole "na účet fakulty", které umožňuje potvrdit přijetí platby na účet fakulty místo na účet určený pro e-přihlášku. Dalším políčkem je "stav platby", zde se zobrazuje informace o tom, zda je přihláška nezaplacena, zaplacena, zaplacena méně či zaplacena po termínu. V případě, že platba došla po stanoveném termínu, zobrazí se zde informace "zaplaceno po termínu". Aby byla přihláška považována za platnou, je nutné změnit tuto informaci na "zaplaceno". Následujícím políčkem je "typ přijímaček" (22), které umožňuje volbu předmětu přijímacího řízení. Můžete volit mezi jazyky, ale i mezi jinými předměty např. Informatika - Fyzika. To záleží na podmínkách každé fakulty. Volba se zobrazí v Hlavním seznamu uchazečů (9) ve sloupci jazyk zkoušky. Tlačítko Uložit (24) slouží k uložení všech změn, které jste provedli v přihlášce (o tom, že byla v přihlášce provedena nějaká změna, vás informuje modře zabarvené pole, ve kterém ke změně došlo). Tlačítkem Storno (23) uzavřeme detail přihlášky bez uložení změn. Osobní údaje (25) - do textových polí zadáváte osobní údaje uchazeče. Tam, kde se na pravé straně textového pole nachází tlačítko s šipkou, můžete tlačítko stisknout. Rozbalí se vám nabídka, ve které provedete výběr (v seznamu se rychleji pohybujete pomocí počátečních písmen hledaného údaje). Vedle mailové adresy je tlačítko pro zaslání mailu uchazeči (27), jestliže jej stisknete otevře se vám " ový klient" s novou zprávou a adresou uchazeče. Pokud je některý údaj zadán špatně (to platí pro celou přihlášku), zobrazí se vám u jeho názvu červená vlnovka. Adresa bydliště (26) - při vyplňování adresy bydliště, nejdříve vyplníte ulici a číslo. Potom vyplňujete PSČ, které můžete zadat ručně a stisknout klávesu Enter. Otevře se vám dialogové okno Vyberte PSČ (viz. obr. 4), ve kterém upřesníte místo bydliště a potvrdíte tlačítkem Ok. Ostatní položky týkající se adresy se vám automaticky doplní. Další možností je vyplnit PSČ a přejít na další položku (například TABulátorem), ta se sama vyplní. Pak už stačí vybrat z rozbalovacího seznamu správné město. Na závěr dopíšete telefonní číslo. Obr. 4 - Vyber PSČ Střední škola (28) - v této části zadáváte jednak informaci, odkud se uchazeč hlásí (ze střední školy, zaměstnání apod.) a dále údaje o dokončené střední škole. Pokud klepnete na tlačítko na pravé straně textového pole IZO otevře se vám dialogové okno Střední škola - vyhledávání, ve kterém pomocí filtru vyberete požadovanou školu a potvrdíte tlačítkem OK. Do přihlášky se vám doplní škola i její adresa. (Je možné také vepsat přímo IZO a klepnout myší do jiného textového pole). Pokud IZO nebylo střední škole přiděleno, vyplňuje se: o " u zahraniční školy o " u škol ministerstva vnitra o " u škol ministerstva obrany 7

8 Neuvedl-li uchazeč IZO absolvované střední školy a ani se jej nepodařilo dodatečně dohledat, uveďte kód podle druhu absolvované školy : o " pro SOŠ o " pro gymnázium o " pro SOU o " pro ISŠ (pro RMAT pouze do roku 1998) Obor studia uchazeče na střední škole můžete zadat do textového pole kód KKOV obdobným způsobem jako střední školu. Poslední položkou je zadání roku, ve kterém uchazeč maturoval. Rok maturity nesmí být vyšší, než je rok přijímacího řízení. Například pro rok přijímacího řízení 2005/2006 nelze zadat rok maturity (Výjimka je na FA, pokud je u uchazeče rok maturity vyšší než rok přijímacího řízení, necháte políčko prázdné. Výkaz uchazečů totiž nedovoluje vyplnit vyšší roky). Kontaktní adresa (29) - v této části zapisujete kontaktní adresu uchazeče. Pokud se kontaktní adresa shoduje s adresou bydliště, stačí stisknout tlačítko (30) a adresa se vám zkopíruje. Jestliže jsou adresy odlišné, postupujete při zápisu stejným způsobem jako v části Adresa bydliště. Koleje (31) - do tohoto textového pole zapisujete, zda si uchazeč podal žádost o koleje. Stačí klepnout myší do textového pole a zobrazí se vám nabídka, ve které provedete výběr, druhou možností je napsat do pole přímo písmeno "A" (ano požádal) nebo "N" (ne, nepožádal). Prospěch (33) - zde se zapisují do přihlášky potřebné informace o studijním prospěchu uchazeče na střední škole. Tyto položky nejsou povinné. O tom, které předměty nebo průměry je nutné vyplnit, rozhoduje fakulta. Zápis předmětů a průměrů probíhá následujícím způsobem: 1. Do seznamu se záznamy předmětů vložíme ty předměty, u kterých chceme evidovat jejich hodnocení. Pro zjednodušení jsou na pravé straně tohoto seznamu tlačítka s předměty (36), které bývají nejčastěji uváděny. Po stisknutí příslušného tlačítka se vám v seznamu vytvoří záznam předmětu, do kterého můžete zapisovat známky. 2. V případě, že potřebujete vytvořit záznam s předmětem, který není mezi výše uvedenými tlačítky, vytvoříte jej stisknutím tlačítka. V seznamu s předměty se vytvoří nový záznam, do kterého můžete podle potřeby vepsat název předmětu a známky. 3. Pokud máte zapsané předměty a vyplněné známky, potvrdíte vše tlačítkem Enter. Na levé straně se vám zobrazí v záhlaví řádků červená ikona s vykřičníkem. Klepnutím na tuto ikonu záznam uložíte. 4. Jestliže chcete některý údaj v záznamu změnit, klepnete na něj dvakrát myší. Označí se vám modře, a vy jej můžete přepsat. Pak stisknete klávesu Enter a záznam uložíte klepnutím na záhlaví řádků s červenou ikonou. 5. K odstranění záznamu ze seznamu předmětů slouží tlačítko. Kurzorem si označíte předmět, který chcete odstranit a stisknete toto tlačítko po stisknutí tohoto tlačítka bude zkontrolováno, zda nejsou známky zadány chybně. 7. Chcete-li přepočítat průměry ze zadávaných předmětů, stiskněte tlačítko. Tyto průměry pak budou doplněný do textových polí (obr. 3-37) průměry za jednotlivé ročníky a maturitu, průměr ze všech předmětů (bez maturity, s maturitou). 8. Pokud nejsou žádné předměty zapisovány, můžete rovnou vyplnit průměry uvedené pod seznamem se záznamy předmětů. Zde jsou zadávány průměry za jednotlivé ročníky a maturitu, průměry ze všech předmětů bez maturity, s maturitou a průměry z profilových předmětů. 9. U polí určených k zápisu průměrů za jednotlivé ročníky se nachází tlačítko s šipkou (38), které pro stisknutí provede v tomto řádku výpočet průměru z průměrů. 8

9 10. Pokud průměry známek z požadovaných předmětů odpovídají podmínkám pro přijetí bez přijímací zkoušky, označí se zatrhávací pole "návrh na přijetí bez PZ" (39). V modulu "Stav" se potom zobrazí u uchazeče ve sloupci "Návrh na přijetí bez zkoušky" potvrzení o tomto návrhu. Předchozí studium na VŠ - první / druhé / třetí (38) - pokud uchazeč již někdy dříve studoval na VŠ, zapíšete informace o jeho předchozím studiu do spodní části přihlášky. Poznámky (41) - do tohoto textového pole si můžete podle potřeby zapsat nějakou informaci. Informace se zobrazí v Hlavním seznamu uchazečů ve sloupci "poznámky k přihlášce". Pracovní poznámka (42) - do textového pole si můžete zapsat potřebnou informaci. Informace se zobrazí v Hlavním seznamu uchazečů ve sloupci "pracovní poznámka" (např. pro FEKT - pořadí uchazečem zvolených oborů). Životopis (43) - zde je možné připojit k přihlášce životopis ve formátech doc, rtf, pdf. Životopis vložíte následujícím způsobem: 1. U textového pole "životopis" stisknete tlačítko. 2. Otevře se vám dialogové okno "Vyberte soubor s životopisem". Prostřednictvím tohoto dialogového okna vyhledáte potřebný soubor a přidáte jej do přihlášky. Životopis vložený do přihlášky si můžete uložit do svého počítače stisknutím tlačítka,nebo přímo zobrazit na počítači pomocí tlačítka. Platba (44) - ve spodní části detailu přihlášky se nachází informace o úhradě poplatku za přijímací řízení. 4. Platba přihlášky Modul "Přihlášky uchazečů" umožňuje sledovat, jestli byl uhrazen poplatek za přihlášku, v jaké výši a zda byl uhrazen ve stanoveném termínu. Ve sloupci " " je uvedena výše částky, která byla za danou přihlášku uhrazena, ve sloupci "stav" je uveden stav platby - - nezaplaceno; - zaplaceno; - uhrazena nižší částka; - zaplaceno po termínu. Obr. 5 - Platba přihlášky Pouze přihlášky, u kterých je uvedeno " - zaplaceno" jsou platné a zobrazují se v dalších modulech souvisejících s přijímacím řízením (Komise, Výsledky, Stav). Přihlášky ve stavu " - zaplaceno po termínu" jsou přihlášky, k nimž byla platba přiřazena po termínu stanoveném v modulu "Definice kol" jako poslední termín pro zaplacení za přihlášku. Pokud má být tato přihláška považována za platnou, je nutné v přihlášce platbu akceptovat následujícím způsobem: 1. V "Hlavním seznamu uchazečů" si vyhledáte přihlášku, ke které chcete akceptovat platbu. (Pomocí filtru seznamu si můžete nechat zobrazit pouze přihlášky ve stavu "zaplaceno po termínu"). 2. Stisknete tlačítko nebo dvakrát klepnete levým tlačítkem myší na přihlášku. 9

10 3. Otevře se vám "Detail přihlášky". Ve spodní části detailu se zobrazují podrobné informace o platbě viz. obr. 6. Podle těchto údajů můžete rozhodnout, zda bude platba akceptována. Obr. 6 - Platba (termín platby) 4. V případě, že chcete platbu akceptovat, změníte v horní části přihlášky "stav platby" na "zaplaceno". 5. Změnu v přihlášce uložíte tlačítkem Platba na účet fakulty Obr. 7 - Stav platby V případě, že uchazeč zaplatil omylem elektronickou přihlášku na účet papírové přihlášky, lze uchazeči tuto platbu uznat a potvrdit přijetí platby v Detailu přihlášky označením zatrhávacího pole "na účet fakulty". Toto pole se zobrazuje pouze u nezaplacených elektronických přihlášek (obr. 8). Obr. 8 - Přijetí platby na účet fakulty 10