Přednáška 15.11.06 1. Účetní doklady 2. Účetní zápisy a účetní knihy Účetní doklady - jsou významnou součástí systému účetnictví a jeho metody Význam účetních dokladů - evidují (zaznamenávají) hospodářské operace a zároveň - prokazují jejich uskutečnění zajišťují tak průkaznost účetních informací (vlastnost, kterou informace poskytovanéý jinými zdroji informací nemají). hospodářská operace účetní doklad účetní případ Neexistuje žádná jiná cesta, kterou by do účetnictví bylo možno vnést údaje o změnách, které v průběhu podnikové činnosti nastaly. Náležitosti : a) označení účetního dokladu, nevyplývá-li z jeho obsahu alespoň nepřímo b) popis obsahu a označení účastníků, neplyne-li z něj nepřímo c) účtovanou částku v členění pro daňové účely (DPH, event. spotř. daň) d) datum vyhotovení e) datum provedení, není-li totožné s datem vyhotovení f) podpisy osob odpovědných za uskutečnění (resp. provedení) operace a osoby odpovědné za zúčtování. Forma - písemnou, popř. jiná - musí existovat možnost jeho převodu do písemné podoby) - určitým způsobem: trvalým zápisem, čitelně
Typy dokladů : - stanoveny pro jednotlivé typy hospodářských operací : a) pohyby na bankovních účtech výpis z účtu; b) příjem a výdej peněžní hotovosti příjmový a výdajový pokladní doklad; c) příjem a výdej zásob příjemka a výdejka; d) vznik závazku vůči dodavatelům přijatá faktura, vydaná směnka; e) vznik pohledávky za odběrateli faktura vydaná, přijatá směnka; f) vznik závazku vůči zaměstnancům z důvodu vyúčtování mezd zúčtovací a výplatní listina apod. Některé hospodářské operace (převzetí hotových výrobků na sklad, zúčtování odpisů, předepsání škody k úhradě) - doklady, jejichž forma i určení je na rozhodnutí účetní jednotky = vnitřní účetní doklady. Účetní doklady - jednotlivé - sběrné Etapy zpracování: - číslování (číselný kód je pro jednotlivé doklady stanoven před zahájením vedení účetnictví), - tříděné - zaúčtování (účtový předpis) - archivování (doba archivace jednotlivých druhů účetních dokladů je také stanovena v zákoně o účetnictví) skartování
Účetní knihy, účetní zápisy Na základě účetních dokladů se hospodářské operace zapisují jako účetní případy do účetních knih. Účetní knihy představuje: a) Deník - zápisy všech účetních případů jsou zde prováděny chronologicky, v pořadí podle času, kdy k nim došlo b) Hlavní kniha - zápisy účetních případů jsou zde uspořádány podle svého věcného obsahu a zapsány na jednotlivé syntetické účty, tyto účty jsou zdrojem údajů pro účetní výkazy c) Knihy analytické evidence kde jsou sledovány údaje vybraných syntetických účtů z hlavní knihy v podrobnějším členění d) Knihy podrozvahové evidence kde jsou sledovány údaje o majetku a závazcích, které nejsou ve vlastnictví podniku, ale které jsou nebo budou využívány (např. na leasing pořízený automobil, který nebyl dosud splacen, ale účetní jednotka jej využívá ke své činnosti, příslib úvěru, materiál převzatý ke zpracování apod.) Forma deníku a deníkových zápisů Č. Dat Č. T e x t o p e r a c e Částka Účtový předpis op dokl MD D 1. 1.11 0001 Otevření účtů a) materiál na skladě 83 000 Mat.na s PÚR Forma účtu a zápisů na účtech Číslo a název účtu: Dat Text Souvzt Č.op. Dat Text Souvzt Částka Částka 1.11 Poč. zůst. PÚR 83 000 3. 8.11 Výdej do sp. Nákl 15 000 5.11 Příjem mat. Dodav 15 000
Uvedené záznamy mohou být umístěny i na jiných než papírových mediích (např. v paměti počítače, na elektronických médiích) - podmínky: musí být uchovávány stejně dlouho, být snadno dostupné a musí existovat možnost jejich převedení do listinné podoby (vytištění). Účetní zápisy v účetních knihách je nutné provádět: - v českém jazyce, podklady k zachycení účetního případu mohou být v cizím jazyce, ale vždy musí být v souladu s naší platnou legislativou prováděn účetní zápis v jazyce českém s tím, že je vhodné, aby i podklady mohly být kdykoli převedeny do českého jazyka, - srozumitelně, tj. že ze zápisu musí být jednoznačně zřejmé, jaká skutečnost je účetním zápisem zaznamenávána, - přehledně, aby se v zápisech mohl kterýkoli uživatel bez problémů orientovat, - způsobem, který zajistí jejich trvanlivost, a to jak v podmínkách ručního vedení zápisů, tak i na sestavách z počítače a na jiných nosičích. Systém vedení účetních knih musí umožňovat - jednoduchou a účelnou úpravu - vhodné třídění a seskupování účetních údajů - účinnou, rychlou a náležitou kontrolu - provádět účetní zápisy co nejrychleji a nejhospodárněji. Zápisy účetní operací uspořádávají ze dvou hledisek: a/ z hlediska časového (chronologického), tak jak nastaly v čase za sebou, b/ z hlediska věcného (systematického), podle svého věcného obsahu
Časové (chronologické) zápisy - v deníku. - jeden zápis v deníku zachycuje jeden účetní případ, tj. jednu hospodářskou operaci doloženou účetním dokladem. - buď jeden - všeobecný deník - zachycuje všechny účetní případy bez ohledu na jejich věcný obsah, nebo je - více deníků, v nichž se zachycují účetní případy určitého druhu či spojené s organizační složkou (deník faktur vydaných, deník faktur přijatých, deník střediska 10-Údržba apod.). Formální úprava deníku - různá, záznam každého jednotlivého účetního případu by však měl obsahovat minimálně tyto údaje: Č. op Dat Č. dokl T e x t o p e r a c e Souvzt. Částka Účtový předpis MD D Systematické (věcné) účetní zápisy - v hlavní knize, = ucelená soustava všech syntetických účtů, které se používají v dané účetní jednotce (stanoveny ve vnitřní směrnici) Obsah zápisů účetních případů na účtech je podobný jako obsah zápisu v deníku. Místo účtového předpisu je uváděn souvztažný účet, na němž je proveden zápis téhož případu.vazba zápisu na položku v deníku je zajišťována číslem položky v deníku, pod kterým je prováděn také zápis na syntetickém účtu. Forma hlavní knihy různá: vázané knihy, volných listů, sestavy, resp. v paměti počítače.
Schéma č. 14 Účetní zápisy Doklad Deník Účty hlavní knihy kontr. sestavy účetní výkazy Knihy analytické evidence Systém účetnictví
Kontrolní otázky: 1. V čem spočívá význam a místo účetních dokladů v systému účetnictví? 2. Proč je nutné účetní doklady archivovat? 3. Najděte konkrétních účetní doklad, který máte z běžného života, a na něm ukažte náležitosti účetních dokladů. 4. Jaké druhy účetních dokladů se rozlišují? 5. Jakými etapami účetní doklady procházejí při svém zpracování? 6. Jaké zápisy jsou vedeny v rámci účetnictví? Co je pro ně charakteristické? 7. Kde jsou vedeny časové zápisy? 8. Kde jsou vedeny věcné zápisy a jak se nazývá souhrn věcných zápisů? 9. Jak je třeba provádět účetní zápisy? 10. Uvažte, jak se promítá do účetních zápisů využití počítačů? 11. Jaké údaje popisují v účetnictví jednu účetní operaci? K čemu slouží? 12. Promyslete, jak je zajištěna provázanost časových a věcných záznamů? 13. Jste pokladníkem podniku Elop, s.r.o. provádějící opravy elektrických přístrojů a máte vyhotovit doklad o přijetí částky Kč 1800,- dne 23. 5. 2003 za opravu televizoru od pana Novotného, bytem Praha 2, Šumavská 98, a) Jaký doklad vyhotovíte, b) Jaké údaje bude třeba na dokladu vyznačit? c) Které údaje bude třeba ještě zjistit a doplnit, aby vyhotovený účetní doklad byl správný? 14. Jaký doklad bude ověřovat následující operace (rozhodněte též, zda jde o interní nebo externí doklad)? Hospodářská operace Doklad Externí-- interní a/ přijetí peněz do pokladny b/ platbu provedenou převodem z běžného účtu c/ vydání materiálu ze skladu do výroby d/ dodávku materiálu od dodavatelů e/ přijetí dodávky materiálu na sklad f/ reklamaci vadného materiálu g/ výdej peněz v hotovosti z pokladny h/ dokončení a předání nové budovy skladu i/ nákup nového automobilu j/ předání automobilu do užívání konkrétnímu útvaru k/ spotřebu elektrické energie l/ nákup pohoštění za hotové m/ úhradu splatné dodavatelské faktury n/ nákup materiálu za hotové o/ prodej výrobků odběratelům /vznik pohledávky/ p/ výplata zálohy pracovníkovi na služební cestu q/ výběr peněz z běžného účtu do pokladny r/ výplata mezd v hotovosti s/ výplata mezd převodem na běžné účty zaměstnanců
15. U následujících položek uveďte, jaký doklad bude zachycovat jejich přírůstek či úbytek: Položka Zvýšení Snížení - běžný účet - hotové výrobky na skladě - pohledávky za odběrateli - nevyplacené mzdy zaměstnancům - materiál na skladě - bankovní úvěr - hotové peníze v pokladně - dluhy u dodavatelů - nedokončené výrobky