Administrátorský manuál: Administrace sady spisových a skartačních znaků Obsah 1. Základní informace... 1 2. Export sady spisových znaků... 1 3. Import sady spisových znaků... 3 4. Doimport spisových znaků... 3 5. Spouštěcí událost... 4 6. Odůvodnění skartačního režimu... 5 7. Dokončení importu sady spisových znaků... 5 8. Zakládání spisových znaků přímo v aplikaci... 8 9. Úprava spisových znaků přímo v aplikaci... 10 1. Základní informace Od verze AthenA 4.4.0 je uživatelům na pozici s právem administrátora umožněn export a import sady spisových a skartačních znaků. 2. Export sady spisových znaků V modulu Administrace v položce Spisové znaky kliknutím na tlačítko Export a potvrzením OK vyexportujete stávající sadu skartačních znaků ve formátu xls, kterou máte v AA nastavenou. K otevření xls souboru dojde ihned po exportu. Uložení provedete tedy dle svého uvážení na disk PC. 1 PilsCom, s.r.o.
Náhled exportované sady ve formátu xls: Do sady znaků v tabulce doplníme znaky dle potřeby za dodržení následujících podmínek: - Zadání jména u každého spisového znaku - U koncového spisového znaku musí být zadán skartační znak - tedy znak, který již nemá další podřízený znak. - U spisového znaku, který není koncový, nesmí být zadán skartační znak - tedy nadřízený znak. - Korektní postavení hierarchie spisových znaků (viz.obrázek) - tedy Znak Level 1 odpovídá Název Level 1 apod. 2 PilsCom, s.r.o.
Sloupce Oddělovač znaku a Oddělovač názvu nevyplňujeme. Do sloupce Je povinnost KS vepište 1, pokud jsou povinná klíčová slova u daného znaku. Do sloupce Je doimport doplňte 1 ke každému znaku, který chcete doimportovat, pokud chcete doplnit do stávající sady jen tyto dané znaky. 3. Import sady spisových znaků Po stisku tlačítka Import v nabídnutém okně, přes tlačítko Procházet vyberte sadu znaků k importu a potvrďte OK. 4. Doimport spisových znaků Pro doimport pouze vybraných znaků zaškrtněte položku Doimport vybraných znaků. V takovém případě musí být u daných znaků v xls souboru ve sloupci Je doimport doplněno číslo 1. Značku 1 do sloupce Je doimport stačí doplnit k nadřízenému znaku (dle obrázku). Podřízené znaky budou doimportovány automaticky. 3 PilsCom, s.r.o.
5. Spouštěcí událost V tabulce pro import (doimport) je možné doplnit Spouštěcí událost. Spouštěcí událost je nutné vyplnit do sloupce ID typu skartační spouštěcí události dle seznamu pod obrázkem. ID typu: Otevreni Uzavreni PosledniVlozeni Vyneti Externi Název spoštěcí události: Otevření Uzavření Poslední vložení Vynětí Externí Sloupec Spouštěcí událost není nutné vyplňovat. Váže se k typu spouštěcí události Externí a doplní se dle potřeb úřadu nebo organizace (například: narození, kolaudace objektu, odstranění stavby, ) 4 PilsCom, s.r.o.
6. Odůvodnění skartačního režimu Sloupce Odůvodnění skartačního režimu a Komentář skartačního režimu se váží k NSESS a jsou v působnosti úřadu. Pro správnou funkčnost importu není potřeba tyto sloupce vyplňovat. 7. Dokončení importu sady spisových znaků Po doimportování znaků je nutné těmto přidat přístup v aplikaci AthenA (modul Administrace / Spisové znaky), jinak nebudou v AA pro uživatele viditelné. Toto provedete kliknutím pravého tlačítka myši na nadřízený znak a z nabídky vyberete Přidat a odebrat přístup. V nabídnutém okně vyberte Typ skupiny, podle které chcete přiřadit přístup, tedy viditelnost pro uživatele. Přístup můžete přiřadit celému profilu, jednotlivým spisovým uzlům nebo jen jednotlivým pozicím. (V případě zvolení instalace přiřadíte přístup celé instalaci AA.) 5 PilsCom, s.r.o.
Po volbě typu skupiny vyberte požadovanou skupinu a přesuňte ji šipkou do pravého sloupce překlapěče. Volbu potvrďte stiskem tlačítka OK. Přístupy lze v Administraci nastavit také na profilu, spisovém uzlu nebo na pozici po rozkliknutí požadované pozice/ uzlu/ profilu na záložce. Přístup ke znaku přiřadíte tlačítkem. 6 PilsCom, s.r.o.
Přístup přiřadíte opět přesunutím položek mezi sloupci překlapěče. Při změnách přístupu je nutné zadat důvod změny viz následující obrázek: Přístupy se nastavují hierarchicky, tedy pokud přidáte přístup na profil, automaticky jej získají uzly i pozice. Pokud tedy chcete přístup ke znakům nastavovat dle pozic je nutné začínat s nastavením od spodu tedy od pozic. Přístup ke znakům odeberete pomocí kombo boxu a tlačítka. Znovu upozorňuji na hierarchické nastavení přístupů. Pokud přidáte přístup celému uzlu, nelze jej pak na pozici odebrat položka je zašedivělá. Položku tedy nelze označit. 7 PilsCom, s.r.o.
Zaškrtnutím volby Zneaktivnit nadbytečné znaky v databázi budou importem sady znaků smazány znaky, jež jsou v databázi AA, ale ze souboru xls byly odebrány. Upozornění: Volby Doimport vybraných znaků a Zneaktivnit nadbytečné znaky v databázi provádějte vždy odděleně. Nikdy neprovádějte obě možnosti najednou. Došlo by ke zneaktivnění všech znaků, které nejsou doimportovávány, tedy označeny v souboru xls jedničkou. 8. Zakládání spisových znaků přímo v aplikaci Pokud chcete doplnit například jen jeden spisový a skartační znak, můžete použít volbu Nový spisový znak přímo v Atheně (modul Administrace / Spisové znaky). 8 PilsCom, s.r.o.
V následujícím okně vyplňte Název, Znak, Skartační znak a Skartační lhůtu a potvrďte tlačítkem OK. Pokud se jedná o znak, který bude mít další podřízené znaky, pole Skartační znak vyberte Není a do pole Skartační lhůta doplňte 0 : Pokud chcete zobrazovat jen daný znak, tedy bez nadřízeného znaku, zaškrtněte volbu Nepoužívat nadřazený znak: 9 PilsCom, s.r.o.
Pokud nezaškrtnete tuto volbu, bude se daný znak zobrazovat včetně znaku nadřazeného s použitím nastaveného oddělovače. V tomto případě tedy 700/706. Volba Použít nadřazený znak zobrazí pouze znak nadřazený. V takovém případě se nevyplňuje pole Název a Spisový znak. Poznámka: U nově založeného znaku je opět nutné přidat přístup, jinak nebude znak pro běžného uživatele AA viditelný. 9. Úprava spisových znaků přímo v aplikaci Pokud potřebujete některý znak upravit, stisknete na daném znaku pravé tlačítko myši a vyberte volbu Upravit: 10 PilsCom, s.r.o.
Proveďte požadované úpravy znaku, a potvrďte stiskem tlačítka OK: V případě, že je znak již použit a přesto jej potřebujete změnit, zobrazuje se ve výběru Upravit použitý. V takovém případě není možné měnit nastavení znaku, je možné doplnit pouze poznámku. Pokud požadujete změnit například název použitého znaku nebo skartační znak, či lhůtu, musíte daný znak zneaktivnit, zrušením volby Aktivní a potvrzením tlačítkem OK, a poté založit znak nový se stejným spisovým znakem: Tento manuál je chráněn autorskými právy ČR a souvisejícími předpisy EU. Neoprávněné šíření může být považováno za porušení práv firmy PilsCom s.r.o. a může mít dopad jak v občanskoprávní, tak trestněprávní oblasti. Manuál je určen výhradně pro oprávněné uživatele aplikace, jíž se týká. 11 PilsCom, s.r.o.