ZO/04 PŘÍRUČKA INTEGROVANÉHO SYSTÉMU MANAGEMENTU

Druh dokumentu: Vydání č.: ZÁKLADNÍ ORGANIZAČNÍ NORMA Registrační číslo dokumentu: ZO/04 6 Účinnost vydání od: 5.9.2011 Tento dokument ruší: Název dokumentu: PŘÍRUČKA INTEGROVANÉHO SYSTÉMU MANAGEMENTU Zpracoval Přezkoumal Jméno Funkce Datum Podpis vedoucí oddělení řízení Ing. Dagmar Divišová 18.8.2011 jakosti Ing. Petr Maršálek specialista EMS 19.8.2011 Ing. Zdeněk Polák technik BOZP a PO 19.8.2011 Mgr. Jarmila Božoňová personálně-právní ředitelka 2.9.2011 Ing. David Kutý výrobní ředitel 30.8.2011 Schválil Ing. Petr Konečný, MBA generální ředitel 5.9.2011

ZO/04 Strana/celkem stran: 1/19 OBSAH Obsah... 1 1 Účel... 2 2 Působnost... 2 3 Zkratky a definice... 2 3.1 Zkratky... 2 3.2 Definice... 2 4 Integrovaný systém managementu... 4 4.1 Všeobecné požadavky... 4 4.2 Politika ISM... 4 4.3 Plánování... 4 4.3.1 Plánování postupu identifikace procesů, environmentálních aspektů, nebezpečí a rizik a jejich hodnocení a řízení... 4 4.3.2 Právní a jiné požadavky... 6 4.3.3 Cíle a programy... 6 4.4 Zavedení a provoz... 7 4.4.1 Struktura a odpovědnost... 7 4.4.2 Management zdrojů... 8 4.4.3 Komunikace a konzultace... 8 4.5 Dokumentace... 10 4.5.1 Požadavky na dokumentaci... 10 4.5.2 Příručka integrovaného systému managementu... 10 4.5.3 Řízení dokumentů... 10 4.5.4 Řízení záznamů... 11 4.6 Realizace produktu a řízení provozu... 11 4.6.1 Plánování realizace produktu... 11 4.6.2 Určování požadavků týkajících se produktu... 11 4.6.3 Přezkoumávání požadavků týkajících se produktu... 12 4.6.4 Návrh a vývoj... 12 4.6.5 Nakupování... 12 4.6.6 Řízení provozu, výroby a poskytování služeb... 13 4.6.7 Řízení monitorovacích a měřících zařízení... 14 4.6.8 Havarijní připravenost a reakce... 14 4.7 Kontrola a opatření k nápravě... 15 4.7.1 Monitorování, měření, analýza údajů... 15 4.7.2 Neshoda, náprava a prevence... 17 4.7.3 Interní audit... 18 4.8 Přezkoumání vedením... 18 4.8.1 Všeobecně... 18 4.8.2 Neustálé zlepšování... 18 5 Související dokumentace... 19 6 Přílohy... 19

ZO/04 Strana/celkem stran: 2/19 1 ÚČEL Účelem tohoto dokumentu je popsat integrovaný systém managementu (řízení) ve společnosti Ostravské vodárny (dále OVAK a.s.), který respektuje požadavky normy ČSN EN ISO 9001:2009 (jakost), ČSN EN ISO 14001:2005 (životní prostředí) a ČSN OHSAS 18001:2008 (bezpečnost a ochrana zdraví při práci). 2 PŮSOBNOST Tento dokument platí pro všechny zaměstnance OVAK a.s. a slouží rovněž pro potřeby externích auditorů a certifikačních orgánů, pro potřeby externích organizací a prezentaci integrovaného systému managementu všem zainteresovaným stranám. 3 ZKRATKY A DEFINICE 3.1 Zkratky BOZP EMS ISM OVAK a.s. SM SM BOZP SMJ THP ZO bezpečnost a ochrana zdraví při práci systém environmentálního managementu integrovaný systém managementu (SMJ + EMS + SM BOZP) Ostravské vodárny směrnice generálního ředitele systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci systém managementu jakosti technicko-hospodářský pracovník základní organizační norma 3.2 Definice Integrovaný systém managementu Celkový systém managementu, který zahrnuje tři dílčí systémy, a to systém managementu jakosti, systém environmentálního managementu a systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Systém managementu jakosti Ta součást celkového systému managementu, která zahrnuje organizační strukturu, plánovací činnosti, postupy, procesy a zdroje k vyvíjení, zavádění, dosahování, přezkoumávání a udržování politiky jakosti. Systém environmentálního managementu Ta součást celkového systému managementu, která zahrnuje organizační strukturu, plánovací činnosti, postupy, procesy a zdroje k vyvíjení, zavádění, dosahování, přezkoumávání a udržování environmentální politiky. Systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci Ta součást celkového systému managementu, která zahrnuje organizační strukturu, plánovací činnosti, postupy, procesy a zdroje k vyvíjení, zavádění, dosahování, přezkoumávání a udržování politiky bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Vedení OVAK a.s. Vedení OVAK a.s. představuje generální ředitel a jednotliví odborní ředitelé. Kvalita, jakost V integrovaném systému managementu OVAK a.s. je používání názvosloví kvalita identické s názvoslovím jakost.

ZO/04 Strana/celkem stran: 3/19 Incident, nehoda V integrovaném systému managementu OVAK a.s. je používání názvosloví nehoda identické s názvoslovím incident. Zaměstnanci, pracovníci V integrovaném systému managementu OVAK a.s. je používání názvosloví zaměstnanec identické s názvoslovím pracovník. Outsourcovaný proces Proces, který je zajišťován externími subjekty. Další pojmy jsou používány v souladu s jejich definicemi v normách ČSN EN ISO 9001: 2009, ČSN EN ISO 14001:2005 a ČSN OHSAS 18001:2008.

ZO/04 Strana/celkem stran: 4/19 4 INTEGROVANÝ SYSTÉM MANAGEMENTU Společnost Ostravské vodárny vznikla v roce 1992 a na základě smlouvy se statutárním městem Ostrava provozuje vodohospodářskou infrastrukturu na území města Ostravy. Posláním společnosti Ostravské vodárny je: - zajistit plynulou dodávku kvalitní pitné vody a zároveň zabezpečovat odkanalizování a následné čištění odpadních vod; - být společností trvale zajišťující služby v souladu se všemi zákonnými normami a svou činností přispívat k ochraně životního prostředí a stabilitě sociálního prostředí města Ostravy, a dbát přitom důsledně na bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnanců při práci; - provozovat a pečovat o svěřená vodohospodářská zařízení a zajišťovat jejich rozvoj v souladu s potřebami rozvoje města Ostravy. 4.1 Všeobecné požadavky OVAK a.s. má vytvořený, dokumentovaný, uplatňovaný a udržovaný integrovaný systém managementu a vedení společnosti a zaměstnanci usilují o neustálé zlepšování jeho efektivity. Oblast působnosti integrovaného systému managementu zahrnuje celou společnost OVAK a.s. s tím, že Hydroanalytické laboratoře jsou navíc akreditovány Českým institutem pro akreditaci o.p.s. jako zkušební laboratoř č.1229 podle ČSN EN ISO/IEC 17025. OVAK a.s. neprovádí návrh a vývoj produktu, proto tento požadavek ČSN EN ISO 9001:2009 není v dokumentaci ISM popsán a zaveden. Integrovaný systém managementu je uplatňován všemi zaměstnanci OVAK a.s., kteří řídí, provádějí a ověřují činnosti, které mohou mít vliv na kvalitu, dopady na životní prostředí a BOZP, pod vedením představitele managementu pro SMJ a SMBOZP a představitele managementu pro EMS. 4.2 Politika ISM Vrcholové vedení OVAK a.s. stanovilo a vyhlásilo Politiku ISM, která je vytvořena v souladu s posláním a strategickými záměry OVAK a.s., s ohledem na kvalitu, environmentální dopady činností, výrobků a služeb a s ohledem na bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnanců při práci. Návrh Politiky ISM zpracovává vedoucí oddělení řízení jakosti ve spolupráci se specialistou EMS a technikem BOZP a PO. Po přezkoumání představiteli managementu ISM je Politika ISM schválena generálním ředitelem a vydána jako příloha č.1 tohoto dokumentu. Minimálně jednou ročně v rámci přezkoumání ISM vedením, které probíhá dle směrnice SM/005 Plánování, přezkoumání a zlepšování ISM vedením, je Politika ISM přezkoumána z hlediska jejího naplňování a aktuálnosti. V případě nutnosti aktualizace Politiky ISM odpovídá za její aktualizaci vedoucí oddělení řízení jakosti, v souladu se směrnicí SM/001 Řízení dokumentů. Politika ISM je umístěna na internetových stránkách www.ovak.cz a na vývěskách v rámci celé společnosti. Politika ISM určená pro umístění na jednotlivých vývěskách je distribuována vedoucím oddělení řízení jakosti na základě rozdělovníku. Politiku ISM určenou pro umístění na internetových stránkách vedoucí oddělení řízení jakosti předává v elektronické podobě vedoucímu oddělení vztahů s veřejností. 4.3 Plánování 4.3.1 Plánování postupu identifikace procesů, environmentálních aspektů, nebezpečí a rizik a jejich hodnocení a řízení 4.3.1.1 Procesy a) v OVAK a.s. jsou identifikovány procesy potřebné pro řádnou funkci SMJ, EMS a SM BOZP;

ZO/04 Strana/celkem stran: 5/19 b) procesy jsou rozděleny na hlavní, řídící a podpůrné (Obr.1); c) hlavní procesy jsou: - provoz zdrojů a úpravy vody (jímání vody, úprava vody), - provoz vodovodní sítě, - provoz kanalizační sítě, - provoz čistíren odpadních vod (čištění odpadních vod), - řízení zákaznických služeb spojených s dodávkou vody a odkanalizováním, d) kritéria a metody potřebné pro zajištění efektivního fungování a řízení těchto procesů jsou popsány ve směrnicích: SM/012 Řízení procesu Provoz zdrojů a úpravy vody, SM/013 Řízení procesu Provoz vodovodní sítě, SM/014 Řízení procesu Provoz kanalizační sítě, SM/015 Řízení procesu Provoz čistíren odpadních vod, SM/016 Řízení zákaznických služeb. e) vedení OVAK a.s. zajišťuje dostupnost zdrojů a informací nezbytných pro podporu fungování výše uvedených procesů a tyto procesy jsou monitorovány a analyzovány; f) vedení OVAK a.s. uplatňuje opatření nezbytná pro dosažení plánovaných výsledků a neustálého zlepšování těchto procesů; g) procesy jsou řízeny v souladu s požadavky norem ČSN EN ISO 9001:2009, ČSN EN ISO 14001:2005 a ČSN OHSAS 18001:2008; h) outsourcované procesy jsou řízeny v souladu se směrnicemi SM/027 Zakázková řízení v OVAK a.s., SM/009 Řízení nákupu a SM/010 Výběr a hodnocení dodavatelů. Obr.1 Procesy ISM a jejich vzájemné vazby Řídící procesy HLAVNÍ PROCESY Podpůrné procesy Strategické plánování Životní prostředí Stanovení organizační struktury Stanovení odpovědností a pravomocí Plánování procesů Nákup vody Jímání vody Úprava vody Vypouštění OV Čištění OV Monitorování a měření produktů Monitorování a měření procesů Řízení dokumentů Řízení záznamů ZÁKAZNÍK Uzavření smlouvy Dodávka pitné vody Odvedení odpadních vod Fakturace ZÁKAZNÍK Řízení monitorovacích a měřících zařízení Řízení neshodného produktu Řízení zdrojů Přezkoumání vedením Provozování vodovodní sítě Provozování kanalizační sítě Hodnocení spokojenosti zákazníka Výběr a hodnocení dodavatelů Interní audity Zlepšování Opatření k nápravě a preventivní opatření ZAMĚSTNANCI Bezpečnost a ochrana zdraví při práci DODAVATELÉ Legislativa a technické normy hlavní procesy procesní toky vzájemné vazby Zaměření na zákazníka a) OVAK a.s. si je vědom svého závazku neustále rozpoznávat a uspokojovat stávající i nové požadavky svých zákazníků;

ZO/04 Strana/celkem stran: 6/19 b) požadavky zákazníků jsou respektovány s cílem neustále zvyšovat kvalitu poskytovaných služeb a tím splnit jejich očekávání; c) v oblasti ochrany životního prostředí jsou uplatňovány postupy zohledňující prevence znečišťování životního prostředí při plnění požadavků právních předpisů a jiných environmentálních požadavků; d) u zaměstnanců OVAK a.s. a externích dodavatelů, kteří zajišťují činnosti pro OVAK a.s., je věnována maximální pozornost na dodržování zásad BOZP a ochranu životního prostředí. 4.3.1.2 Environmentální aspekty OVAK a.s. má vytvořen a udržován postup pro identifikaci environmentálních aspektů svých činností, výrobků a služeb, které řídí a na které má vliv, tak, aby byly určeny ty aspekty, které mají nebo mohou mít významný dopad na životní prostředí. Významnost identifikovaných environmentálních aspektů a jejich dopadů je stanovena pomocí stanovené metodiky hodnocení. Identifikované environmentální aspekty jsou zpracovány jako RŘ/004 Registr environmentálních aspektů OVAK a.s., který je průběžně přezkoumáván a aktualizován. Na základě výsledků hodnocení jsou přijata opatření pro řízení environmentálních aspektů, jejich monitorování a měření a výcvik zaměstnanců Identifikované významné environmentální aspekty jsou brány v úvahu při stanovení environmentálních cílů, cílových hodnot a programů. Postup pro identifikaci environmentálních aspektů a hodnocení jejich dopadů je uveden ve směrnici SM/019 Identifikace a hodnocení významnosti environmentálních aspektů a dopadů. 4.3.1.3 Nebezpečí a rizika OVAK a.s. má vytvořen a udržován postup pro identifikaci nebezpečí a hodnocení rizik včetně zavedení nezbytných opatření k jejich řízení. Identifikovaná významná rizika jsou brána v úvahu při stanovení cílů, cílových hodnot a programů BOZP. Významnost identifikovaných nebezpečí je stanovena a hodnocení rizik je provedeno pomocí stanovené metodiky hodnocení. Jsou stanovena rizika, která jsou průběžně přezkoumávána a aktualizována. Na základě výsledků hodnocení jsou přijata opatření pro řízení rizik, jejich monitorování a měření a výcvik zaměstnanců. Postup pro identifikaci nebezpečí a hodnocení rizik včetně identifikovaných rizik je uveden ve směrnici SM/017 Identifikace nebezpečí, hodnocení a řízení rizik. 4.3.2 Právní a jiné požadavky Zajištění přístupu k právním požadavkům a předpisům je popsáno ve směrnici SM/002 Řízení technické dokumentace a právních předpisů a jiných požadavků. Tento postup zajišťuje identifikaci a přístup k požadavkům právních předpisů a jiných požadavků týkajících se kvality produktů, environmentálních aspektů a dopadů a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. V případě potřeby jsou dány zaměstnanci společnosti podněty pro vydání nebo revizi příslušné řízené dokumentace. 4.3.3 Cíle a programy OVAK a.s. má vytvořen dokumentovaný postup pro stanovení cílů a programů ISM v souladu se směrnicí SM/005 Plánování, přezkoumání a zlepšování ISM vedením. K naplnění závazků obsažených v Politice ISM jsou stanoveny v OVAK a.s. dokumentované cíle, cílové hodnoty a programy s ohledem na kvalitu produktu, požadavky právních předpisů a jiné požadavky, významné environmentální aspekty, nebezpečí a rizika BOZP, technologické postupy, provozní a obchodní požadavky a názory zainteresovaných stran, technologické, provozní a ekonomické možnosti společnosti.

ZO/04 Strana/celkem stran: 7/19 Pro dosažení cílů a cílových hodnot ISM jsou vytvořeny programy ISM, které obsahují: a) určení odpovědností a pravomocí potřebných ke splnění cílů a cílových hodnot pro příslušné funkce a úrovně společnosti; b) zdroje a harmonogram pro plnění cílů a cílových hodnot. Programy jsou zpracovány koordinačním týmem ISM ve spolupráci se zaměstnanci, kterých se program týká, a jsou vydány formou rozhodnutí generálního ředitele. Průběžné hodnocení plnění cílů, cílových hodnot stanovených v programech ISM společnosti probíhá ve stanovených termínech, které jsou uvedeny ve schválených programech ISM. Konečné vyhodnocení dosažení cílů je prováděno minimálně jednou ročně v rámci přezkoumání ISM vedením. V případě změn v procesech, činnostech, produktech nebo významných změnách organizačních a provozních podmínek, jsou cíle, cílové hodnoty upravovány. 4.4 Zavedení a provoz 4.4.1 Struktura a odpovědnost 4.4.1.1 Odpovědnost vedení Vedení OVAK a.s. poskytuje důkazy o své osobní angažovanosti a aktivitě při rozvíjení a uplatňování ISM a k neustálému zlepšování jeho efektivnosti tím, že: a) sděluje uvnitř společnosti, že je důležité plnit požadavky zákazníka, stejně jako požadavky právních předpisů a jiné požadavky; b) stanovuje Politiku ISM; c) zajišťuje, že jsou stanoveny cíle ISM; d) provádí přezkoumání ISM vedením; e) zajišťuje dostupnost zdrojů potřebných pro udržování a zlepšování ISM. Pravomoci, odpovědnosti a povinnosti všech zaměstnanců jsou definovány v základní organizační normě ZO/01 Organizační řád, v jednotlivých řídících normách a provozních předpisech, v Charakteristikách pracovních činností THP nebo v Pracovních činnostech zaměstnanců (u dělnických profesí). 4.4.1.2 Představitel managementu Ve společnosti jsou jmenováni rozhodnutím generálního ředitele RŘ/001 Představitelé managementu ISM dva představitelé managementu ISM: - personálně-právní ředitelka pro oblast SMJ a SMBOZP, - výrobní ředitel pro oblast EMS. Představitelé managementu mají odpovědnost a pravomoc k: a) uplatňování požadavků ISM v rámci celé společnosti; b) zajištění, že ISM je stanoven, zaveden a udržován ve shodě s požadavky ČSN EN ISO 9001:2009, ČSN EN ISO 14001:2005, ČSN OHSAS 18001:2008 včetně potřebných zdrojů; c) podávání zpráv vedení o fungování, výsledcích, výkonnosti a potřebách zlepšování ISM pro přezkoumání ISM vedením; d) prosazování povědomí o požadavcích zákazníka v OVAK a.s. 4.4.1.3 Koordinační tým ISM Ve společnosti jsou jmenováni tři zaměstnanci koordinačního týmu ISM, kteří identifikují požadavky stanovené v ČSN EN ISO 9001:2009, ČSN EN ISO 14001:2005 a ČSN OHSAS 18001:2008 a zajišťují komunikaci a koordinaci mezi představiteli managementu ISM a zaměstnanci OVAK a.s. při jejich implementaci a uplatňování v ISM. Koordinační tým ISM je jmenován rozhodnutím generálního ředitele RŘ/001 Představitelé managementu ISM ve složení: - vedoucí oddělení řízení jakosti pro oblast SMJ,

ZO/04 Strana/celkem stran: 8/19 - specialista EMS pro oblast EMS, - technik BOZP a PO pro oblast SM BOZP. 4.4.2 Management zdrojů 4.4.2.1 Poskytování zdrojů Na základě naplánovaných zdrojů jednotlivých útvarů v souladu se směrnicí SM/030 Controllingové řízení plány, rozpočty, reporting zajišťuje vedení OVAK a.s. potřebné zdroje pro: a) uplatňování, udržování a neustálé zlepšování ISM; b) zvyšování spokojenosti zákazníka plněním jeho požadavků. 4.4.2.2 Lidské zdroje Odborná způsobilost, výcvik, vědomí závažnosti Všichni zaměstnanci OVAK a.s. jsou odborně způsobilí k provádění činností, které mají vliv na kvalitu produktů, životní prostředí nebo BOZP na pracovišti. Odborná způsobilost je stanovena v Charakteristikách pracovních činností THP nebo v Pracovních činnostech zaměstnanců (u dělnických profesí) s ohledem na vzdělání, výcvik, dovednosti a zkušenosti. Vzdělávání a výcvik zaměstnanců probíhá v souladu se směrnicí SM/006 Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců včetně požadavků na hodnocení efektivnosti vzdělávání a udržování záznamů o vzdělávání a výcviku. Pomocí interních nebo externích školení, podnikového časopisu Zpravodaj, nástěnek, intranetu OVAK a.s. nebo interních sdělení je zajišťováno, aby měli všichni zaměstnanci povědomí o: a) důležitosti shody s Politikou ISM, postupy a požadavky ISM; b) významných environmentálních aspektech a s tím i souvisejících dopadech spojených s jejich prací a o environmentálních přínosech zlepšené osobní výkonnosti; c) významných rizicích a důležitosti dodržování požadavků BOZP při pracovních činnostech; d) důležitosti svých činností při plnění cílů ISM; e) jejich úlohách a odpovědnosti za dosažení shody s požadavky ISM, f) postupech a požadavcích na havarijní připravenost a reakci na havarijní situace; g) potenciálních následcích při nedodržení stanovených provozních postupů. 4.4.2.3 Infrastruktura a pracovní prostředí Pro dosažení shody s požadavky na produkt poskytuje a udržuje OVAK a.s. pronajatou vodohospodářskou infrastrukturu na základě dlouhodobé smlouvy se Statutárním městem Ostrava a vlastní infrastrukturu tvořenou provozními prostředky typu budov, strojů, vozového parku, výpočetní techniky apod. Řízení infrastruktury včetně její údržby, oprav a rozvoje je zajišťováno v souladu s řídícími normami společnosti. OVAK a.s. vytváří a udržuje pracovní prostředí tak, aby byla zajištěna bezpečnost práce, ochrana zdraví a životního prostředí a zároveň byla dosažena shoda s požadavky na produkt. Bezpečnost a ochrana zdraví při práci a vytváření vhodného pracovního prostředí v OVAK a.s. je zajišťováno řídícími normami společnosti. 4.4.3 Komunikace a konzultace 4.4.3.1 Komunikace Komunikace v rámci OVAK a.s. se uskutečňuje s ohledem na informace a efektivnost ISM, ve vztahu ke kvalitě produktů, environmentálním aspektům a na informace týkající se BOZP.

ZO/04 Strana/celkem stran: 9/19 Interní komunikace Interní komunikace je důležitým předpokladem pro fungování a zlepšování ISM. Podpora zpětné vazby a komunikace od zaměstnanců na různých úrovních je prostředkem pro jejich zapojení a rozvoj týmové práce. Základní formy interní komunikace v rámci OVAK a.s. jsou: a) porady, konzultace, školení, neformální setkání; b) sdělení, hlášení, zprávy, záznamy, dokumentace; c) interní časopis Zpravodaj, intranet OVAK a.s., internetové stránky www.ovak.cz, vývěsky na pracovištích; d) průzkum názorů zaměstnanců na sociální klima apod., e) v případě výskytu havarijní situace jsou způsoby a postupy interní komunikace dány havarijními plány a postupy Hlavní způsoby interní komunikace jsou: a) ústní b) písemný c) elektronický Na interní úrovni musí být zaměstnanci v rámci komunikace v ISM seznámeni s Politikou ISM, cíli, cílovými hodnotami a programy ISM, postupy k ochraně životního prostředí, havarijními plány a postupy, úkoly a odpovědnostmi v ISM závislými od konkrétního funkčního místa. Celkovou odpovědnost za interní komunikaci v rámci ISM mají jednotliví představitelé managementu. Interní podnět může předložit každý zaměstnanec OVAK a.s. formou interního sdělení adresovaného na vedoucího útvaru nebo odborného ředitele, nebo je možné tento podnět zaznamenat v zápisu z porad jednotlivých útvarů. Pro interní podněty je také možné využít schránky pro připomínky umístěné u vstupů do správních budov OVAK a.s. Externí komunikace Přístup k zákazníkům a všem zainteresovaným stranám je podpořen oboustrannou komunikací a OVAK a.s. přijímá a reaguje na podněty, připomínky a dotazy všech zainteresovaných stran. Postupy pro vyřizování stížností a reklamací upravuje směrnice SM/007 Vyřizování stížností a reklamací a SM/008 Reklamační řád. Pro informování veřejnosti slouží internetové stránky www.ovak.cz, kde jsou k dispozici informace o poskytovaných službách a produktech. Pro externí komunikaci jsou dále využívány např.: - výroční zprávy, - veřejné sdělovací prostředky, - setkání s největšími průmyslovými odběrateli a setkání se starosty městských obvodů, - odborná setkání, - propagační akce, - průzkum veřejného mínění atd. Rozsah komunikace s orgány státní správy je dán především právními a jinými požadavky, které souvisí s kvalitou produktů, environmentálními aspekty a jejich dopady a bezpečností a ochranou zdraví při práci. Komunikace s orgány státní správy je zajišťována generálním ředitelem společnosti a zaměstnanci dle kompetencí stanovenými základní organizační normou ZO/01 Organizační řád. V případě výskytu havarijní situace jsou způsoby a postupy externí komunikace dány havarijními plány a postupy. Komunikace s dodavateli zajišťujícími činnosti související s kvalitou produktů, environmentálními aspekty a riziky BOZP společnosti probíhají e-mailem, telefonicky, ústní nebo písemnou formou. V rámci této komunikace jsou informováni o postupech a požadavcích EMS a SM BOZP OVAK a.s., které souvisí s jejich výrobky a poskytovanými službami.

ZO/04 Strana/celkem stran: 10/19 Rozhodnutí, zda bude společnost komunikovat o svých významných environmentálních aspektech, je posuzováno individuálně. Za komunikaci s veřejností odpovídá vedoucí oddělení vztahů s veřejností. 4.4.3.2 Konzultace Konzultace v oblasti SMJ zajišťuje vedoucí oddělení řízení jakosti, v oblasti EMS specialista EMS a v oblasti BOZP technik BOZP a PO. Zaměstnanci jsou zapojeni do přezkoumávání postupů k řízení a identifikaci environmentálních aspektů a rizik na pracovišti ve spolupráci s odpovědnými zaměstnanci. V případě, že dojde ke změně, která může ovlivnit významnost environmentálních aspektů nebo BOZP na pracovišti, je s příslušnými zaměstnanci tato záležitost konzultována a jsou navržena potřebná opatření. 4.5 Dokumentace 4.5.1 Požadavky na dokumentaci Dokumentace ISM v OVAK a.s. obsahuje: a) Politiku integrovaného systému managementu - dokumentované prohlášení managementu o politice, cílech a cílových hodnotách ISM; b) Příručku ISM ; c) dokumentované postupy požadované normami ČSN EN ISO 9001:2009, ČSN EN ISO 14001:2005 a ČSN OHSAS 18001:2008 a další dokumenty, které společnost potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fungování a řízení procesů; d) záznamy požadované výše uvedenými normami a další záznamy, které společnost potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fungování a řízení procesů. Struktura dokumentace OVAK a.s. je rozdělena do tří úrovní a je řízena v souladu se směrnicí SM/001 Řízení dokumentů. OVAK a.s. vede aktualizovaný seznam dokumentace ISM a seznamy dalších typů dokumentů v souladu s požadavky jednotlivých základních organizačních norem a směrnic generálního ředitele. 4.5.2 Příručka integrovaného systému managementu OVAK a.s. má vytvořen a udržován dokument ZO/04 Příručka integrovaného systému managementu, který zahrnuje: - oblast použití ISM s vyloučením řízení návrhu a vývoje, který není v OVAK a.s. aplikován; - odkazy na dokumentované postupy vytvořené pro ISM; - popis vzájemného působení mezi procesy. Příručka ISM je vydávána formou základní organizační normy a její distribuce a aktualizace probíhá v souladu se směrnicí SM/001 Řízení dokumentů. 4.5.3 Řízení dokumentů OVAK a.s. má vypracovaný a zavedený postup pro řízení dokumentů interního a externího původu ve směrnicích SM/001 Řízení dokumentů a SM/002 Řízení technické dokumentace, právních předpisů a požadavků. Všechny dokumenty, které nesplňují požadavky těchto směrnic na řízení dokumentů, jsou neřízenými dokumenty. Řízení dokumentů zabezpečuje, že dokumenty: a) jsou před vydáním schváleny; b) jsou přezkoumány a aktualizovány dle potřeby; c) mají zajištěnu identifikaci změn a aktuálního stavu;

ZO/04 Strana/celkem stran: 11/19 d) v aktuální podobě jsou dostupné v místech používání v elektronické podobě nebo v tištěné podobě formou řízených kopií; e) externího původu mají zajištěnou identifikaci a řízení jejich distribuce prostřednictvím vedoucího útvaru, jehož činností se externí dokument týká; f) zastaralé jsou chráněny proti neúmyslnému používání a vhodně identifikovány v případě jejich uchovávání. Při zpracování dokumentů v oblasti provozování veřejných vodovodů a kanalizací a v oblasti ochrany životního prostředí (např. provozní řád, havarijní plán), které podléhají zvláštnímu režimu schválení vyplývajícího z právních předpisů a případně z dalších stanovených závazných podmínek orgánů státní správy, jsou za naplnění těchto požadavků a dodržování podmínek procesu řízení dokumentů ve společnosti, především jejich aktualizace, stanoveni odpovědní zaměstnanci. 4.5.4 Řízení záznamů OVAK a.s. má vytvořeny a udržovány záznamy, aby se poskytly důkazy o shodě s požadavky ISM a o efektivním fungování ISM. Řízení záznamů, které jsou pořízeny v papírové nebo elektronické formě, je popsáno v základní organizační normě ZO/03 Spisový a skartační řád s ohledem na: - identifikaci, - ukládání, - ochranu, - vyhledávání, - stanovení doby uchovávání, - vypořádání záznamů. 4.6 Realizace produktu a řízení provozu 4.6.1 Plánování realizace produktu OVAK a.s. plánuje a rozvíjí procesy potřebné pro realizaci produktu. Plánování realizace produktu je prováděno v souladu s požadavky ostatních procesů ISM a s ohledem na jakost produktu, na významné environmentální aspekty a bezpečnostní hlediska v souladu se směrnicí SM/005 Plánování, přezkoumání a zlepšování ISM vedením. Při plánování OVAK a.s. identifikuje: a) požadavky na produkt včetně posouzení environmentální aspektů a jejich dopadů, bezpečnostních rizik, požadavků právních předpisů a jiných požadavků; b) potřebu vytvořit procesy a dokumenty včetně poskytnutí zdrojů specifických pro produkt; c) požadované činnosti při ověřování, validaci, monitorování a kontrole, které jsou specifické pro produkt, a kritéria pro přijetí produktu; d) záznamy potřebné pro poskytnutí důkazu, že realizační procesy a výsledný produkt splňují požadavky. 4.6.2 Určování požadavků týkajících se produktu OVAK a.s. identifikuje: a) požadavky specifikované zákazníkem, včetně požadavků na dodání a činnosti po dodání; b) požadavky, které zákazník neuvedl, ale které jsou nezbytné pro specifické nebo zamýšlené použití, je-li známo; c) požadavky právních předpisů a jiné požadavky vztahující se k produktu; d) jakékoli dodatečné požadavky určené společností.

ZO/04 Strana/celkem stran: 12/19 Požadavky týkající se produktu jsou upraveny smluvním vztahem mezi zákazníkem a OVAK a.s. v souladu se směrnicí SM/016 Řízení zákaznických služeb a SM/026 Oběh obchodních smluv v OVAK a.s. 4.6.3 Přezkoumávání požadavků týkajících se produktu OVAK a.s. přezkoumává požadavky týkající se produktu. Přezkoumání je provedeno před přijetím závazku OVAK a.s. dodat zákazníkovi produkt v rámci přípravy smluv nebo objednávek. OVAK a.s. zajistí, aby: a) byly stanoveny požadavky na produkt, včetně případných environmentálních požadavků a požadavků BOZP, b) byly vyřešeny smluvní a jiné požadavky, které se liší od dříve vyjádřených požadavků, c) byl schopen splnit určené požadavky. O výsledcích přezkoumání a o opatřeních vyplývajících z přezkoumání jsou vedeny záznamy. V případě, že zákazník neposkytne žádné dokumentované vyjádření požadavků, je zákazníkovi předložen návrh smlouvy nebo objednávky. Po potvrzení ze strany zákazníka jsou požadavky uvedené ve smlouvě nebo objednávce považovány za dokumentované vyjádření jeho požadavků. V případě, že se změní požadavky na produkt, zajistí OVAK a.s., aby byly změněny i příslušné dokumenty a aby byli o změněných požadavcích informováni příslušní zaměstnanci. 4.6.4 Návrh a vývoj V OVAK a.s. není aplikován návrh a vývoj. 4.6.5 Nakupování 4.6.5.1 Proces nakupování Proces nakupování je popsán směrnicí SM/009 Řízení nákupu tak, aby nakupovaný produkt vyhovoval specifikovaným požadavkům, včetně jakosti, environmentálních požadavků a požadavků BOZP. Typ a rozsah kontroly uplatněné na dodavatele a nakupovaný produkt je závislý na vlivu nakupovaného produktu na následnou realizaci produktu nebo konečný produkt. V rámci procesu nakupování je stanoven a udržován postup pro identifikovaná rizika a významné environmentální aspekty pro zboží, zařízení a nakupované služby používané v OVAK a.s. a tento postup a požadavky jsou sdělovány dodavatelům a smluvním partnerům. Postupy a požadavky pro identifikované významné environmentální aspekty nebo bezpečnostní rizika výrobků a služeb používaných v OVAK a.s. jsou sdělovány příslušným smluvním partnerům. Dodavatelé jsou vybíráni a hodnoceni podle schopnosti dodávat produkt v souladu s požadavky OVAK a.s. Výběr a hodnocení dodavatelů je řízen v souladu se směrnicemi SM/027 Zakázková řízení v OVAK a.s. a SM/010 Výběr a hodnocení dodavatelů. 4.6.5.2 Informace pro nakupování Informace pro nakupování musí popisovat produkt, který se má nakoupit včetně: a) požadavků na schvalování produktu, postupů, procesů a zařízení, b) požadavků na kvalifikaci zaměstnanců, c) požadavků na ISM, d) požadavků právních předpisů a jiných environmentálních požadavků a požadavků BOZP. Přiměřenost specifikovaných požadavků pro nakupování je zjištěna předtím, než jsou sděleny dodavateli. Tyto kontrolní činnosti vyplývají z požadavků směrnice SM/009 Řízení nákupu.

ZO/04 Strana/celkem stran: 13/19 4.6.5.3 Ověřování nakupovaného produktu Kontrolní činnosti nezbytné pro zajištění toho, aby nakupovaný produkt splnil specifikované požadavky, jsou prováděny příslušnými zaměstnanci s ohledem na druh produktu. 4.6.6 Řízení provozu, výroby a poskytování služeb V OVAK a.s. jsou určeny hlavní procesy, které se řídí příslušnými směrnicemi: - SM/012 Řízení procesu Provoz zdrojů a úpravy vody, - SM/013 Řízení procesu Provoz vodovodní sítě, - SM/014 Řízení procesu Provoz kanalizační sítě, - SM/015 Řízení procesu Provoz čistíren odpadních vod, - SM/016 Řízení zákaznických služeb. Procesy ve společnosti jsou řízeny s ohledem na kvalitu výstupů, identifikovaná rizika, významné environmentální aspekty a jejich dopady tak, aby byly ve shodě s vyhlášenou Politikou ISM, cíli a cílovými hodnotami společnosti. V rámci řízení provozu a poskytování služeb jsou stanoveny takové postupy, aby veškeré činnosti probíhaly v souladu s příslušnými právními a jinými environmentálními požadavky a požadavky BOZP. Dále jsou určeny procesy a činnosti, které souvisejí s identifikovanými riziky a významnými environmentálními aspekty a jsou ve shodě s Politikou ISM, cíli a cílovými hodnotami společnosti, a jsou popsány těmito směrnicemi: - SM/017 Identifikace nebezpečí, hodnocení a řízení rizik, - SM/018 Zajištění systému bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, - SM/019 Identifikace a hodnocení významnosti environmentálních aspektů a dopadů, - SM/020 Nakládání s vodami, - SM/021 Ochrana ovzduší, - SM/022 Nakládání s odpady, - SM/023 Nakládání s chemickými látkami a chemickými přípravky, - SM/024 Nakládání s energiemi, - SM/025 Havarijní připravenost a reakce. - SM/046 Organizace požární ochrany Všechny tyto procesy a činnosti jsou plánovány a zajišťovány s ohledem na: a) dostupnost informací, které popisují znaky produktu; b) dostupnost provozních předpisů, technické a jiné dokumentace; c) použití vhodného zařízení; d) dostupnost a použití monitorovacího a měřícího zařízení; e) uplatňování monitorování a měření; f) uskutečnění činností spojených s dodávkou a činností po dodání; g) identifikované environmentální aspekty; h) stanovená rizika. 4.6.6.1 Validace procesů pro výrobu a poskytování služeb V OVAK a.s. jsou validovány technologické procesy a komplexní funkce nových nebo rekonstruovaných technologických celků a technologických zařízení v rámci jejich zkušebního provozu, který probíhá na základě provozního řádu pro zkušební provoz. 4.6.6.2 Identifikace a sledovatelnost OVAK a.s. používá běžných postupů identifikace produktu, které jsou uvedeny v jednotlivých dokumentech ISM.

ZO/04 Strana/celkem stran: 14/19 4.6.6.3 Majetek zákazníka K realizaci produktu jsou používány osobní údaje zákazníků, se kterými se nakládá v souladu s požadavky směrnice SM/099 Ochrana osobních údajů. Dále jako majetek zákazníka je využívána projektová dokumentace pro realizaci vodovodních a kanalizačních přípojek. Příslušný útvar projektovou dokumentaci při používání identifikuje, ověřuje, chrání a zabezpečuje. V případě, že je ztracena, poškozena nebo se zjistí, že je nevhodná k použití, je zákazník informován a je pořízen záznam. 4.6.6.4 Ochrana produktu Pro nakupované produkty se OVAK a.s. řídí informacemi od dodavatele a pokud nejsou specifikovány, používá běžně užívané postupy. U dodávaných produktů (pitná voda) se řídí požadavky platných právních předpisů a řídícími normami společnosti. 4.6.7 Řízení monitorovacích a měřících zařízení Monitorování a měření, které se má provádět, a monitorovací a měřící zařízení potřebná pro poskytnutí důkazu o shodě produktu s určenými požadavky, jsou stanovena jednotlivými řídícími normami a technickou dokumentací. Řízení měřících a monitorovacích zařízení je prováděno v souladu s požadavky směrnice SM/011 Metrologický řád. V případech, kdy je nezbytné zajistit platné výsledky, měřící zařízení je: a) ve specifikovaných intervalech nebo před použitím kalibrováno nebo ověřováno podle etalonů navázaných na mezinárodní nebo národní etalony; v případě, že takový etalon neexistuje, je základ použitý pro kalibraci nebo ověřování zaznamenán; b) justováno nebo podle potřeby opakovaně justováno; c) identifikováno, tak, aby bylo možné určit stav kalibrace; d) zabezpečeno před takovými seřízeními, která by zrušila platnost výsledků měření; e) chráněno před poškozením a znehodnocením v průběhu manipulace, údržby a skladování. Když se zjistí, že zařízení neodpovídá požadavkům, OVAK a.s. posuzuje a zaznamená platnost předchozích výsledků, a u dotčeného zařízení a u dotčeného produktu se provádí příslušná opatření. O výsledcích kalibrace a ověřování jsou udržovány záznamy. Jestliže se při monitorování a měření používá počítačový software, je před jeho počátečním použitím a dále podle potřeby potvrzena jeho schopnost plnit zamýšlenou aplikaci. 4.6.8 Havarijní připravenost a reakce V OVAK a.s. jsou vytvořeny a udržovány plány a postupy pro: a) identifikaci možností vzniku incidentů a havarijních situací, b) včasnou a správnou reakci na ně, c) prevenci a zmírnění pravděpodobných onemocnění, zranění a environmentálních dopadů, které mohou tyto situace způsobit. Pro identifikaci možnosti vzniku havarijních situací a havarijního ohrožení, které mohou mít dopad na jakost produktu, životní prostředí, na BOZP a pro reakce na ně, je stanoven postup ve směrnici SM/025 Havarijní připravenost a reakce, SM/044 Plán krizové připravenosti OVAK a.s. a SM/018 Zajištění systému bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Na základě vypracovaného a aktualizovaného rozhodnutí generálního ředitele RŘ/004 Registr environmentálních aspektů, jsou identifikovány environmentální aspekty, pro které jsou zavedeny a udržovány postupy umožňující pohotovou reakci na možná externí a interní havarijní rizika, jejich prevenci a minimalizaci možných negativních environmentálních dopadů a určeny nezbytné zdroje pro

ZO/04 Strana/celkem stran: 15/19 případ, kdy k havárii skutečně dojde. Zpracované havarijní plány a postupy vycházejí z právních požadavků, z identifikovaných rizik a zkušeností z dřívějších mimořádných situací. Pro rychlou a účinnou reakci v případě vzniku havarijních situací a havarijního ohrožení je tam, kde je to možné, prověřována materiálová a lidská připravenost i spojení na externí pomoc. Na základě hodnocení havarijních a krizových stavů, skoronehod, nehod a neshod je na základě přezkoumání ISM vedením prováděna aktualizace havarijních postupů. Organizace požární ochrany je řešena směrnicemi SM/046 Organizace Požární ochrany a SM/037 Používání a skladování hořlavých kapalin. 4.7 Kontrola a opatření k nápravě 4.7.1 Monitorování, měření, analýza údajů OVAK a.s. plánuje, vytváří, uplatňuje a udržuje postupy monitorování, měření, analýzy a zlepšování, které jsou potřebné k: a) prokázání shody produktu, b) zajištění shody s požadavky ISM, c) monitorování a měření účinnosti a neustálému zlepšování efektivity ISM, d) pravidelnému monitorování klíčových znaků procesů a činností s významným dopadem na jakost produktu, životní prostředí nebo BOZP. 4.7.1.1 Procesy a postupy monitorování a měření Sledovaná kritéria hlavních procesů, environmentální výkonnosti (environmentální profil) a výkonnosti BOZP jsou stanovena v Registru monitorovaných a měřených procesů" v souladu se směrnicí SM/005 Plánování, přezkoumání a zlepšování ISM vedením. Pro monitorování a měření jsou stanoveny postupy, které umožňují: a) kvalitativní i kvantitativní opatření vhodná k potřebám společnosti; b) monitorování míry dosažení cílů OVAK a.s. 4.7.1.2 Spokojenost zákazníka Jako jeden ze způsobu měření výkonnosti ISM monitoruje OVAK a.s. informace týkající se vnímání zákazníka. Postup pro monitorování spokojenosti zákazníka je popsán ve směrnici SM/016 Řízení zákaznických služeb. 4.7.1.3 Monitorování a měření produktu OVAK a.s. monitoruje a měří znaky produktu, aby si ověřil, že jsou splněny požadavky na produkt. To se provádí v daných etapách realizačního procesu produktu v souladu s plánovacími činnostmi. Postupy monitorování a měření klíčových znaků činností, které mají nebo mohou mít dopad na jakost, životní prostředí nebo BOZP, zahrnují zaznamenávání informací sledujících realizované činnosti, příslušné nástroje řízení provozu a shodu s příslušnými požadavky právních předpisů a jinými požadavky, cíli a cílovými hodnotami společnosti. Postupy monitorování a měření jsou stanoveny v příslušných dokumentech ISM. Měření veličin mohou být realizována na základě smluvního vztahu s externí organizací. Před uzavřením smlouvy zaměstnanec odpovědný za zajištění této služby je povinen si vyžádat příslušný doklad o způsobilosti pro požadovanou činnost. Rozsah monitorování a měření, kvalifikační kriteria a způsob dokumentování je vždy předmětem obchodní smlouvy, kterou společnost na tyto činnosti uzavírá s externím dodavatelem. Záznamy a vyhodnocení z provedeného monitorování a měření jsou předány odborným externím pracovníkem zaměstnanci odpovědnému za realizaci příslušného měření, který odpovídá za vyhodnocení shody či neshody s cílovými hodnotami a uložení těchto záznamů.

ZO/04 Strana/celkem stran: 16/19 V případě neuspokojivých výsledků jsou přijata příslušná opatření k nápravě v souladu s SM/004 Řešení neshod, opatření k nápravě a preventivní opatření. Monitorování a měření produktu v rámci jednotlivých procesů je popsáno ve směrnicích pro tyto procesy. V rámci měření a monitorování výkonnosti BOZP se provádí: - monitorování míry dosažení cílů BOZP, - proaktivní opatření, která monitorují shodu s programy SM BOZP, provozními kritérii a požadavky příslušných zákonů a předpisů, - reaktivní opatření pro monitorování nehod, nemocí, nežádoucích událostí a dalších historických důkazů o nedostatečné výkonnosti BOZP, - zaznamenávání údajů a výsledků z monitorování a měření. 4.7.1.4 Hodnocení souladu Ve společnosti jsou prováděny interní kontroly zaměřené na hodnocení souladu s požadavky právních předpisů a jinými environmentálními požadavky, které se na OVAK a.s. vztahují, a jsou řízeny v souladu s SM/002 Řízení technické dokumentace, právních předpisů a jiných požadavků. O provedené kontrole a zjištěném stavu je proveden písemný záznam. V případě neplnění právních a jiných environmentálních požadavků je zaznamenána neshoda a jsou přijata potřebná nápravná a preventivní opatření v souladu s SM/004 Řešení neshod, opatření k nápravě a preventivní opatření. Prověřování souladu s právními a jinými environmentálními požadavky probíhá rovněž v rámci interních a externích auditů. Zajištění hodnocení souladu s požadavky právních předpisů a jinými environmentálními požadavky probíhá v souladu se směrnicemi: - SM/020 Nakládání s vodami, - SM/021 Ochrana ovzduší, - SM/022 Nakládání s odpady, - SM/023 Nakládání s chemickými látkami a chemickými přípravky, - SM/024 Nakládání s energiemi. Hodnocení souladu BOZP s právními předpisy a jinými požadavky, které se vztahují na společnost, je prováděno dle směrnic SM/017 Identifikace nebezpečí, hodnocení a řízení rizik a SM/018 Zajištění systému bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v rámci těchto procesů: - interní a externí audity, - analýzy kontrol orgánů státní správy (inspekce práce, ochrany zdraví, požární ochrany), - prověrky BOZP a PO, - přezkoumávání souladu s právními předpisy a jinými požadavky při vyšetřování a vyhodnocování incidentů a posuzování rizik. 4.7.1.5 Analýza údajů Aby se prokázala vhodnost a efektivnost ISM a aby se vyhodnotilo, kde lze uskutečňovat neustálé zlepšování efektivnosti ISM, OVAK a.s. určuje, shromažďuje a analyzuje vhodné údaje, které získává z monitorování a měření nebo z jiných odpovídajících zdrojů. Analýza údajů poskytuje informace týkající se: - spokojenosti zákazníka, - shody s požadavky na produkt, - znaků a trendů procesů a produktů, včetně příležitostí pro preventivní opatření, - dodavatelů, - významných environmentálních aspektů a jejich dopadů, - havarijních situací a havarijního ohrožení s možným dopadem na životní prostředí, - nehod pracovních úrazů, mimořádných událostí, skoronehod apod.

ZO/04 Strana/celkem stran: 17/19 4.7.2 Neshoda, náprava a prevence 4.7.2.1 Nehoda, incident, neshoda OVAK a.s. má vytvořeny a udržovány postupy pro definování odpovědností a pravomocí pro řešení a vyšetřování nehod, skoronehod nebo neshod a přijmutí opatření ke zmírnění jakýchkoli následků z nich pocházejících. Tyto postupy jsou uvedeny ve směrnicích: - SM/017 Identifikace nebezpečí, hodnocení a řízení rizik, - SM/018 Zajištění systému bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, - SM/004 Řešení neshod, opatření k nápravě a preventivní opatření. 4.7.2.2 Neshodný produkt OVAK a.s. zajišťuje, že produkt, který není ve shodě s požadavky na produkt, je identifikován a řízen, aby se zabránilo jeho nezamýšlenému použití nebo dodání. Nástroje řízení a související odpovědnosti a pravomoci pro zacházení s neshodným produktem jsou stanoveny ve směrnici SM/004 Řešení neshod, opatření k nápravě a preventivní opatření a v jednotlivých směrnicích popisujících hlavní procesy. O povaze neshod a všech provedených následných opatřeních jsou vedeny záznamy. Zjistí-li se neshodný produkt až po dodání nebo na začátku jeho používání, OVAK a.s. provádí opatření odpovídající důsledkům neshody nebo potenciálním důsledkům neshody. Neshoda v ISM zahrnuje neplnění specifikovaných požadavků, ukazatelů, limitů při monitorování a měření činností, které mohou mít významný dopad na jakost produktu, životní prostředí nebo BOZP nebo nedodržení podmínek vyplývajících z požadavků právních předpisů a jiných požadavků. Nedodržení podmínek vyplývajících z požadavků právních předpisů a jiných požadavků je považováno za nejzávažnější neshodu. Pokud se objeví náznak určitých trendů ve vývoji neshod, případně hrozí-li vznik neshody, je namístě navrhnout preventivní opatření vycházející z rozboru všech potenciálních příčin a zdrojů neshod. Opatření musí být přiměřená rozsahu a významu neshody. Přednost mají preventivní opatření vyplývající z identifikace havarijního rizika. Po zjištění příčiny neshody, stanovení vlastního postupu, realizaci a kontrole plnění přijatých opatření může být výstupem řešení neshody, je-li to účelné, i změna postupů v dokumentaci ISM. 4.7.2.3 Opatření k nápravě V OVAK a.s. jsou přijímána opatření, která odstraní příčiny neshod, aby se zabránilo jejich opakovanému výskytu. Opatření k nápravě jsou přiměřená důsledkům zjištěných neshod. OVAK a.s. zavádí a zaznamenává změny v dokumentovaných postupech, které vyplývají z opatření k nápravě. OVAK a.s. má vytvořen a udržován dokumentovaný postup pro provádění opatření k nápravě ve směrnici SM/004 Řešení neshod, opatření k nápravě a preventivní opatření, kterým se stanoví požadavky na: a) přezkoumání neshod (včetně stížností zákazníků), b) určení příčin neshod, c) vyhodnocení potřeb opatření k zajištění toho, že se neshody znovu neobjeví, d) stanovení a uplatnění potřebného opatření, e) záznamy výsledků přijatých opatření, f) přezkoumání a ověření účinnosti a efektivnosti přijatého opatření k nápravě, g) přezkoumání a zhodnocení rizik a aspektů všech navrhovaných opatření k nápravě před zavedením opatření do provozu.

ZO/04 Strana/celkem stran: 18/19 4.7.2.4 Preventivní opatření V OVAK a.s. jsou přijímána preventivní opatření, která se vztahují k neshodám, které ještě nenastaly, ale je možné je předvídat. Preventivní opatření jsou přiměřená následkům případných neshod. OVAK a.s. zavádí a zaznamenává jakékoli změny v dokumentovaných postupech, které vyplývají z preventivních opatření. OVAK a.s. má vytvořen a udržován dokumentovaný postup pro přijímání preventivních opatření ve směrnici SM/004 Řešení neshod, opatření k nápravě a preventivní opatření. 4.7.3 Interní audit OVAK a.s. má vytvořen a udržován postup pro provádění interních auditů na základě programu auditů, ve kterém jsou stanoveny odpovědnosti a požadavky na plánování a provádění auditů, na předkládání zpráv o výsledcích a na udržování záznamů, a požadavky na odbornou způsobilost interních auditorů včetně jejich nestrannosti. Tento postup je popsán ve směrnici SM/003 Interní audit. Interní audity jsou prováděny v plánovaných intervalech tak, aby se prověřilo, zda ISM: a) odpovídá plánovaným činnostem ISM včetně požadavků norem ČSN EN ISO 9001:2009, ČSN EN ISO 14001:2005 a ČSN OHSAS 18001:2008; b) je správně zaveden a udržován; c) je efektivní při naplňování Politiky ISM, cílů a cílových hodnot OVAK a.s. Účelem interních auditů je také přezkoumání výsledků předchozích auditů a poskytování informací o výsledcích auditů vedení OVAK a.s. Program auditů včetně časového rozvrhu vychází ze stavu a důležitosti procesů, významu environmentálních aspektů a jejich dopadů, rizik činností společnosti a z výsledků předcházejících auditů. Vedoucí útvaru odpovědný za auditovanou oblast zajišťuje, aby byla bez zbytečných průtahů provedena opatření k odstranění zjištěných neshod a jejich příčin. Mezi následné činnosti se zahrnuje ověření realizace a účinnosti provedených opatření. 4.8 Přezkoumání vedením 4.8.1 Všeobecně Cílem přezkoumání ISM vedením společnosti je hodnocení vhodnosti, přiměřenosti a efektivnosti ISM ve vztahu k Politice ISM, cílům a cílovým hodnotám, k platné dokumentaci ISM, posouzení příležitostí pro zlepšování a potřebě změn v ISM. Vedení OVAK a.s. přezkoumává ISM minimálně jednou ročně. Postup pro přezkoumání ISM vedením je popsán ve směrnici SM/005 Plánování, přezkoumání a zlepšování ISM vedením včetně definování vstupů a výstupů z přezkoumání. 4.8.2 Neustálé zlepšování OVAK a.s. neustále zlepšuje efektivnost ISM, a to využíváním Politiky ISM, stanovených cílů, cílových hodnot a programů, výsledků auditů, analýzy údajů, opatření k nápravě, preventivních opatření a přezkoumání ISM vedením.

ZO/04 Strana/celkem stran: 19/19 5 SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE Související dokumentace ISM je uvedena v předcházejících kapitolách tohoto dokumentu. 6 PŘÍLOHY Příloha č.1 Příloha č.2 Politika integrovaného systému managementu Vztahy mezi Příručkou ISM, ISO 9001:2009 (SMJ), ISO 14001:2004 (EMS) a OHSAS 18001:2008 (SMBOZP)

ZO/04 Příloha č.: 1 Strana/celkem stran: 1/1 -

ZO/04 Příloha č.: 2 Strana/celkem stran: 1/1 Vztahy mezi Příručkou ISM, ISO 9001:2009 (SMJ), ISO 14001:2004 (EMS) a OHSAS 18001:2008 (SMBOZP) Příručka ISM SMJ EMS/SMBOZP Oblast 4.1 4 4 Požadavky na SMJ, EMS, SMBOZP 4.2 5.3 4.2 Politika 4.3 5.4 4.3 Plánování 4.3.1.1 4.1 4.3.1 Identifikace procesů 4.3.1.1 5.2 4.3.1, 4.6 Zaměření na zákazníka 4.3.1.2, 4.3.1.3 5.2, 7.2.1, 7.2.2 4.3.1 Environmentální aspekty, rizika 4.3.2 5.2, 7.2.1 4.3.2 Právní a jiné požadavky 4.3.3 5.4.1, 5.4.2 4.3.3 Cíle, programy 4.4.1 5, 5.1 4.4.1 Odpovědnost managementu 4.4.1, 4.4.3 5.5.1, 5.5.2 4.4.1 Odpovědnosti, pravomoc a komunikace 4.4.2 6 4.4.1 Managementu zdrojů 4.4.2.1 5.1, 6.1 4.4.1 Poskytování zdrojů 4.4.2.2 6.2 4.4.2 Lidské zdroje, výcvik, povědomí a odborná způsobilost 4.4.2.3 6.3 4.4.1 Infrastruktura 4.4.2.3 6.4 4.3.1 Pracovní prostředí 4.4.3 5.5.3, 7.2.3 4.4.3 Konzultace a komunikace 4.5.1 4.2 4.4.4 Požadavky na dokumentaci 4.5.2 4.2.2 4.4.4 Příručka integrovaného systému managementu 4.5.3 4.2.3 4.4.5 Řízení dokumentů 4.5.4 4.2.4 4.5.4 Řízení záznamů 4.6 7 4.4 Řízení provozu a realizace produktu 4.6.1 7.1 4.4.6 Plánování realizace produktu 4.6.2, 4.6.3 7.2 4.4.3 Procesy týkající se zák., komunikace 4.6.5 7.4 4.4.6 Nakupování 4.6.6 7.5 4.4.6 Výroba a poskytování služeb 4.6.7 7.6 4.5.1 Řízení monitorovacích a měřicích zařízení 4.6.8 8.3 4.4.7 Havarijní připravenost a reakce 4.7 8 4.5 Měření, analýza a zlepšování 4.7.1 8.2 4.5.1 Monitorování a měření 4.7.1.1 8.2.3 4.5.1 Monitorování a měření procesů 4.7.1.2 8.2.1 4.5.1 Spokojenost zákazníka 4.7.1.3 8.2.4 4.5.1 Monitorování a měření produktu 4.7.1.4 8.2.3, 8.2.4 4.5.2 Hodnocení souladu 4.7.1.5 8.4 4.5.1 Analýza údajů 4.7.2.1-4.5.3 Vyšetřování incidentu (platí jen pro SMBOZP). 4.7.2 8.3, 8.4 4.5.3 Řízení neshodného produktu 4.7.2.3 8.5.2 4.5.3 Opatření k nápravě 4.7.2.4 8.5.3 4.5.3 Preventivní opatření 4.7.3 8.2.2 4.5.5 Interní audit 4.8 5.1,5.6, 8.5.1 4.6 Přezkoumání managementu 4.8.2 8.5.1 4.3.3, 4.6 Neustálé zlepšování