Vážení předsedové oborových rad, mnozí z Vás mají mnoho zkušeností s touto agendou z minulých let a nepotřebují podrobné pokyny, nicméně v letošním akademickém roce máme několik nových předsedů OR. Všechny termíny a zveřejněné metodické pokyny jsou na webové stránce: http://www.natur.cuni.cz/fakulta/studium/aktuality/harmonogram-hodnoceni-a-generovaniindividualnich-studijnich-planu-studentu-doktorskeho-studia. Je třeba, aby byli zhodnoceni všichni studující studenti. U studentů, kteří měli část akademického roku 2015/16 přerušené studium, vezměte tuto skutečnost v úvahu, nicméně i tato hodnocení uzavřete. Také studenti, kteří odevzdali svou práci k obhajobě, mají být hodnoceni. Po skončení harmonogramu pro studenty (26. 9. 2016), resp. školitele (9. 10. 2016) může předseda OR převzít hodnocení od studentů i školitelů. Možnosti hromadných akcí v aplikaci ISP (po zaškrtnutí položky Jen s plánem), které vám usnadní práci: 1. odeslat email vybraným studentům nebo školitelům vybraných (zaškrtnutých) studentů. 2. přidat závěrečné hodnocení k vybraným (zaškrtnutým) ISP 3. schválit roční hodnocení vybraných (zaškrtnutých) ISP (schválena jsou pouze ta hodnocení, kde jsou vyplněny všechny požadované položky) Důležité upozornění: Označení nesplnění ISP (hodnocení C) znamená návrh na ukončení studia studenta, pro ukončení studia je však potřeba provést i další návazné kroky, zejména konkrétně specifikovat důvody návrhu na ukončení studia. S tímto návrhem hodnocení musí souhlasit oborová rada, která má rozhodující slovo při hodnocení doktorandů. Odevzdejte pak hodnocení podepsané školitelem i předsedou OR na studijní oddělení. Jestliže student sám nevložil žádné údaje o své roční práci, uveďte tuto skutečnost v závěrečném rozhodnutí OR. Další poznámky: - V některých případech byl dodatečně doplněn konzultant k závěrečné práci, ale nebyla o tom informována studijní referentka, aby vytvořila jmenovací dekret pro školitele a přidala konzultanta k záznamu o studiu studenta. V těchto případech nepůjde RH založit a je nutno kontaktovat studijní referentku a informace doplnit. - Při změně školitele a zároveň i tématu disertační práce je situace komplikovanější. Než provedete sami jakékoli změny, informujte emailem dr. Rubešovou a domluvte se na dalším postupu. Při změně školitele či konzultanta v průběhu hodnoceného akademického roku se na PDF ročního hodnocení zobrazují všechny osoby s odpovídajícími časovými údaji. - Studenti mohou požádat o vyjmutí povinnosti ze schváleného plánu. Jestliže školitel hodnocení neprovede nebo zapomene žádosti schválit a vy od něj přebíráte odpovědnost, před uzavřením hodnocení bude program vyžadovat schválení/zamítnutí žádostí o vyjmutí předmětu z ISP. - Novinkami posledních let je možnost párování publikací uvedených v OBD, párování evidovaných stáží a možnost vložení souborů k publikacím a konferencím. - Hromadné emaily je možno posílat i z aplikace Hledání osob, a to studentům, školitelům i konzultantům. Nastavíte výběr hledaných osob na studenty, druh studia zvolíte doktorské, u studijního stavu zaškrtnete aktivní studia a dále zvolíte odpovídající obor (příp. pomocí klávesy Ctrl více oborů) studia. Po zobrazení seznamu studentů zaškrtnete studenty a z nabídky vyberete požadovanou skupinu osob pro zaslání emailu. Konečný termín pro OR je stanoven na 24. říjen 2016. V případě problémů či nejasností se na nás prosím neváhejte obrátit. Doc. RNDr. Markéta Martínková, Ph.D. proděkanka RNDr. Jana Rubešová, Ph.D. správce SIS V Praze, dne 13. 10. 2016 1
METODICKÉ POKYNY K HODNOCENÍ V následujícím textu jsou popsány jednotlivé kroky pro názornost doplněné náhledy ze SIS. 1. Přihlášení do SIS Na adrese https://is.cuni.cz/studium se všichni uživatelé (studenti i školitelé) přihlašují do SIS. Členové oborových rad mají v SIS přístupné stejné údaje jako předsedové, pouze nemohou vykonat akce příslušející předsedům (vložení komentáře hodnocení, uzavření hodnocení, převzetí odpovědnosti od studenta či školitele, vrácení studentovi či školiteli k doplnění). Další členové OR, kteří mají zájem o přístup do SIS a nemají odpovídající roli (informace mají k dispozici tajemníci na pracovištích v programu Tajemník), nechť kontaktují správce SIS (sis@natur.cuni.cz). Možnosti získání hesla CAS jsou popsány na adrese http://is.cuni.cz/is- 15.html. 2. Přehledný seznam studentů Pro hodnocení studentů zvolit roli Doktorské plány OR a dále aplikaci plán PhD. studentů. Individuální studijní Doporučujeme nastavit filtr pouze na aktuální rok hodnocení (viz obr. 1), urychlí se tím vyhledávání. Zobrazí se všichni studenti oborových rad (kde jste předsedou nebo členem), u kterých existuje aktuálně prováděné hodnocení - 2015/16. Výběr je možné omezit i na studenty jednotlivých oborů (v rámci jedné OR jsou seskupeni studenti několika oborů vzhledem k postupné akreditaci). V seznamu jsou přehledně uvedeni studenti se založeným hodnocením vč. aktuální změny odpovědnosti uvedené v posledním sloupci. Do konkrétního návrhu ročního hodnocení vstoupíte kliknutím na ikonu (viz černá šipka v obr. 1). Obr. 1: Seznam studentů 3. Hodnocení a jeho převzetí Vzhledem k tomu, že stav hodnocení je v jednotlivých případech odlišný, liší se postup návazných kroků s ohledem na aktuální odpovědnost. a) Odpovědnost na oborové radě (zelené šipka v obr. 1) je možno ihned přikročit k hodnocení. b) Odpovědnost na školiteli (modrá šipka v obr. 1) student předal hodnocení školiteli a ten zatím hodnocení neprovedl (nebo školitel zapomněl postoupit hodnocení oborové radě) po 2
skončení harmonogramu pro školitele (tj. od 9. 10. 2016) může předseda OR převzít hodnocení (výběr akce v dolní části obrazovky viz obr. 2) c) Odpovědnost na studentovi podobně jako výše je možno převzít hodnocení i od studenta. Obr. 2: Převzetí ročního hodnocení Podrobnosti o předchozích studijních stavech studenta se zobrazí po kliknutí na oranžový trojúhelník v hlavičce aktuálního hodnocení (viz obr. 3). Obr. 3: Předchozí studijní stavy studenta 4. Soubory u publikací a konferenci Studenti párují publikace se záznamy v OBD (v případě, že jsou do OBD již vloženy postup a časový harmonogram se na jednotlivých katedrách liší). Po napárování záznamů je zanesen typ publikace a celá citace do názvu a podrobností v ISP (obr. 4). Obr. 4: Párování publikací, vložené soubory Zároveň mohou studenti vkládat texty článků či soubory s postery a abstrakty z konferencí. Přístup k vloženým souborům mají pouze členové příslušné OR, školitel a konzultant doktoranda. Pokud student vloží PDF soubor své publikace pro potřeby hodnocení OR, nejedná o zveřejnění práce (nemusí se obávat porušení ujednání s vydavatelem práce). V případě vloženého souboru se zobrazuje ikona a členové OR si mohou text nechat zobrazit (obr. 4). 5. Hromadné akce Po zaškrtnutí položky Jen s ročním hodnocením, máte možnost vytvořit jeden PDF soubor se všemi návrhy hodnocení (položka Hromadný tisk ročních hodnocení vybraných ISP v obr. 5) a v klidu si vše prostudovat. Od loňského roku je možno navíc je možno hromadně přidat u zaškrtnutých studentů závěrečné hodnocení. Stejným způsobem je možno následně roční hodnocení schválit. Program u jednotlivých hodnocení kontroluje, zda jsou vyplněny všechny požadované položky a případně zobrazí hlášku obdobnou červeným pruhům v obr. 6. 3
Obr. 5: Možnosti hromadných akcí Obr. 6: Hromadné vložení závěrečného hodnocení 4
Označení nesplnění ISP (hodnocení C) znamená návrh na ukončení studia studenta, je však potřeba provést i další návazné kroky. Vždy je potřeba podrobně zdůvodnít rozhodnutí OR. Zároveň je v těchto případech nutné odevzdat roční hodnocení podepsané školitelem i předsedou OR na studijní oddělení. Vždy musí být uvedeno závěrečné hodnocení oborové rady; hodnocení je však možno uzavřít, i když chybí vyjádření školitele. 6. Vrácení studentovi či školiteli k doplnění Volba Vrátit hodnocení studentovi/školiteli k opravě či doplnění (viz obr. 7) způsobí otevření nového okna, kam zapíšete zdůvodnění vrácení studentovi/školiteli. Dotyčný je informován automaticky generovaným emailem. Historie důvodů vracení hodnocení se přehledně zobrazuje v dolní části hlavičky (obr. 8). Obr. 7: Vrácení k doplnění Obr. 8: Historie důvodů vracení RH 5