Strana: 1 z 39 Počet příloh: 6 PŘÍRUČKA SYSTÉMU MANAGEMENTU KVALITY MĚSTA KRÁLÍKY www.cityfinance.cz strana/stran: 1/39
Strana: 2 z 39 Obsah 1. Úvod a cíl...3 2. Definice pojmů, zkratky...3 2.1. Pojmy...3 2.2. Zkratky...3 3. Oblast a rozsah použití...4 4. Systém řízení kvality...4 4.1. Všeobecné požadavky na SMJ...4 4.2. Požadavky na dokumentaci...4 5. Povinnost managementu...6 5.1. Odpovědnost vedení MěÚ...6 5.2. Zaměření na zákazníka...7 5.3. Politika kvality...8 5.4. Plánování...8 5.5. Povinnost, pravomoc a komunikace...8 5.6. Přezkoumání managementu...9 6. Management zdrojů...10 6.1. Poskytování zdrojů...10 6.2. Lidské zdroje...11 6.3. Infrastruktura...12 6.4. Pracovní prostředí...13 7. Realizace produktu (výkon státní správy a samosprávy)...13 7.1. Plánování realizace produktu...13 7.2. Procesy týkající se zákazníka...13 7.3. Návrh a vývoj...15 7.4. Nakupování...15 7.5. Poskytování služeb...17 7.6. Řízení monitorovacích a měřících zařízení...19 8. Měření, analýza a zlepšování...19 8.1. Všeobecně...19 8.2. Monitorování a měření...19 8.3. Řízení neshodného produktu...21 8.4. Analýza údajů...21 8.5. Zlepšování...21 9. Přílohy...23 Příloha č.1 - SEZNÁMENÍ S OBSAHEM / ROZDĚLOVNÍK...24 Příloha č.2 - REVIZNÍ / ZMĚNOVÝ LIST...25 Příloha č. 3 - Mapa procesů Města...26 Příloha č. 4 - ORGANIZAČNÍ SCHÉMA...27 Příloha č. 5 Tabulka plnění požadavků OHSAS 18001...28 Příloha č. 6 Politika kvality a BOZP...39 www.cityfinance.cz strana/stran: 2/39
Strana: 3 z 39 1. Úvod a cíl Město usiluje o zvyšování spokojenosti svých občanů a o trvalé zlepšování poskytované veřejné správy. Aby byl tento cíl zajištěn, rozhodlo se město aplikovat mezinárodní standard managementu kvality ISO 9001:2008. Obecně se neustále zvyšují požadavky na zlepšení fungování veřejné správy. Dochází k přenosu standardů v rámci vyspělých zemí EU a to sebou přináší zvyšování nároků na stávající činnost a výsledky veřejné správy města. Zavedení systému managementu kvality je založeno na systematické identifikaci a řízení mnoha vzájemně souvisejících a působících procesů vedoucích k dosažení cílů města. Záměrem je vytvořit takový management v organizaci, který povede ke zlepšování výkonnosti a ke zlepšení dosahování cílů veřejné správy města. Zavedení systému managementu kvality je strategickým a správným rozhodnutím vrcholných orgánů města. Účelem příručky kvality je vytvořit souhrnný popis systému managementu kvality, odpovědností a pravomocí, organizačního uspořádání, souboru dokumentace a příslušných záznamů, dle členění podle kapitol normy ISO 9001. Do definovaného systému managementu kvality jsou zahrnuty všechny činnosti, které umožní realizaci úkolů samosprávy a výkonu státní správy s vyloučením kap 7.3 Návrh a vývoj, která je s ohledem na charakter činnosti veřejné správy města neuplatnitelná. 2. Definice pojmů, zkratky 2.1. Pojmy Veřejná správa je součástí moci výkonné, zahrnuje správu celostátních záležitostí a správu záležitostí omezeného územního významu, patří do ní správa vykonávána státními orgány i samospráva vykonávána územními celky, profesní samospráva, popř. jiná samospráva, základním právním předpisem je Ústava ČR, zákon č.1/1993 Sb. 2.2. Zkratky BOX EU MěÚ PM SMJ VO - složka dokumentů veřejně přístupná na intranetu zaměstnancům úřadu - Evropská unie - Městský úřad - představitel managementu (vedení pro kvalitu) - systém managementu kvality - vedoucí odboru www.cityfinance.cz strana/stran: 3/39
Strana: 4 z 39 3. Oblast a rozsah použití Město, dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecním zřízením), ve znění pozdějších předpisů, je základním územním samosprávným společenstvím občanů, je veřejnoprávní korporací, má vlastní majetek. V právních vztazích vystupuje svým jménem a nese odpovědnost z těchto vztahů vyplývající. Městský úřad je výkonným orgánem města, který plní úkoly v oblasti samostatné působnosti a vykonává přenesenou působnost ve správním obvodu v rozsahu stanoveném zvláštními zákony. Rozhodnutí o zavedení SMJ dle požadavků ČSN EN ISO 9001:2008 a jmenování garanta za tento proces, bylo vyjádřeno radou města a zastupitelstvem města. Představitelem managementu kvality byl určen radou města tajemník městského úřadu. Městský úřad tvoří starostka, místostarosta, tajemník, zaměstnanci města zařazení do městského úřadu. Zavedený SMJ zahrnuje městský úřad od úrovně starostky, tajemníka MěÚ, přičemž obsahuje zaměstnance, kteří pracují s dokumenty a údaji. 4. Systém řízení kvality 4.1. Všeobecné požadavky na SMJ SMJ každé organizace musí být popsán. Zárukou, že všechny prováděné činnosti (plnění úkolů samosprávy i výkonu státní správy) budou prováděny jednotně, účinně a efektivně, je vytvoření, dokumentování a udržování SMJ, jehož základem je soubor dokumentace a záznamů. Součástí dokumentace jsou obvykle doposud využívané dokumentované postupy a řídící akty, které se v každé organizaci svým rozsahem i náplní liší. Jde o víceúrovňový systém písemných dokumentů, popisující všechny činnosti organizace. Systém je tvořen procesy, které umožní efektivní realizaci výkonu státní správy a plnění úkolů samosprávy. 4.2. Požadavky na dokumentaci 4.2.1. Všeobecně Dokumentace SMJ a dokumentované postupy odpovídají požadavkům normy ISO 9001 a norem souvisejících. Účinné uplatňování tohoto souboru dokumentace je zajišťováno zpřístupněním těchto dokumentů na PC pro všechny zaměstnance MěÚ na místě označovaném jako tzv. BOX. Současně je zajištěno seznámení zaměstnanců v potřebném rozsahu. O této činnosti jsou vedeny záznamy. Ve spisovně je uložena tzv. bezpečnostní dokumentace Dokumentace je vydána v jednom listinném výtisku uloženém u tajemníka MěÚ a na intranetu je na PC všem zaměstnancům přístupný soubor dokumentace tzv. BOX. Přístup k eventuelním úpravám je pouze v pravomoci zaměstnanců pověřených představitelem vedení pro kvalitu (PM). www.cityfinance.cz strana/stran: 4/39
Strana: 5 z 39 Strukturu dokumentace SMJ a umístění dokumentace: - Politika kvality města - Příručka kvality (tato) - Strategický plán rozvoje města - výše uvedené dokumenty jsou veřejně přístupné a umístěné na webu města i na intranetu v BOXu a přístupný všem zaměstnancům zařazeným do MěÚ - Spisovní, archivní a skartační řád přístupný zaměstnancům na BOXu - Bezpečnostní dokumentace - přístupný zaměstnancům na BOXu Seznam směrnic ve vztahu na naplnění požadavku normy ISO 9001 je uveden na Intranetu. Odpovědnosti jsou uvedeny v jednotlivých částech dokumentů. 4.2.2. Příručka kvality Účelem příručky je vytvořit souhrnný popis systému SMJ dle členění uvedeném v normě ISO 9001, odpovědností a pravomocí, organizačního uspořádání, souboru dokumentace a příslušných záznamů. Příručka kvality je vydaná v jednom listinném výtisku a je přístupná v elektronické podobě na PC - BOX. Vzhledem k tomu, že se jedná o řízený dokument, jsou dodržovány všechny zásady řízení dokumentace stanovené v kapitole 4.2.3. - Příručka kvality 4.2.3. Řízení dokumentů a záznamů Pro všechny druhy činností zahrnutých do SMJ jsou stanoveny a udržovány postupy, které zajišťují, že SMJ je při svém provozu nejenom funkční, ale i výkonný, účinný a efektivní. Základním zdrojem dokumentace je Intranet tzv. BOX. Každý zaměstnanec má popis funkce a odpovědnost stanovenu v náplni práce. V elektronické podobě je tato dokumentace vedena VO u tajemníka a pro další zaměstnance u VO. Každý zaměstnanec je se svou náplní práce seznámen a musí ji schválit a potvrdit převzetí. Popis pracovních činností, ze kterých se vychází, uvádí podzákonná norma zvaná Katalog prací. Jsou definovány dokumenty MěÚ, dále je dokumentován způsob a postup řízení všech druhů používané dokumentace, vznik, způsob identifikace a značení dokumentů. Zvolený způsob umožňuje přiřazení k prvkům normy ISO 9001. Součástí dokumentace jsou i externí dokumenty, typu všeobecně platných norem a předpisů, stejně jako dokumentace zainteresovaných stran. Dále je součástí i dokumentace organizace (účetní, personální, zápisy z porad, usnesení rady a zastupitelstva atd.) www.cityfinance.cz strana/stran: 5/39
Strana: 6 z 39 Součástí vytvořeného jednotného systému řízení dokumentů je řízení SW. Je zároveň posílena bezpečnost SW a informačního systému proti narušení. SW řídí specialista MěÚ, u kterého jsou vedeny záznamy a zajišťována antivirová ochrana a přístupová práva pro uživatele. V pravidelných intervalech probíhá softwarový audit, kdy každé připojené zařízení je skenováno na aktuální software. Záznamy jsou, stejně jako dokumenty ukládány do všem zaměstnancům přístupné elektronické databáze vedené na serveru viz BOX. Zde jsou vedeny aktuální platné verze dokumentace. Nástrojem pro sledování průběhu a výsledku plnění úkolů samosprávy nebo výkonu státní správy je vedení záznamů. Vzhledem k tomu, že záznamy jsou jednou konkrétní skupinou dokumentů systému kvality, musí být řízeny stejnými zásadami jako ostatní dokumentace dle platných směrnic. Intranet tzv. BOX Spisový, archivní a skartační řád Organizační řád Katalog prací (Nařízení vlády ČR č. 469/2002, ve znění pozdějších předpisů) Směrnice o antivirové ochraně Elektronické záznamy o aktuálním software Zápisy z porad vedení města jsou ukládány na BOX Dokumentace každého odboru je vedena kompletně na BOXu Záznam - Zpráva o přezkoumání SMJ vedením 5. Povinnost managementu 5.1. Odpovědnost vedení MěÚ Zastupitelstvo města zvolilo budování a provozování SMJ v MěÚ jako účinný standard pro kvalitní uspokojování požadavků na zabezpečování úkolů samosprávy a výkonu státní správy. Zastupitelstvo města stanovilo jasnou Politiku kvality a stanovilo její cíle. Zastupitelstvo také určilo priority a cíle ve Strategickém plánu rozvoje a zdroje jsou zajišťovány v zákonem stanoveném rozpočtovém procesu, jehož součástí je ze zákona také rozpočet a rozpočtový výhled. Tvorba rozpočtu města, rozpočtového výhledu a rozpočtových opatření za účelem zlepšování plnění úkolů samosprávy je klíčovým procesem pro uvolňování zdrojů. Rozpočet schvaluje zastupitelstvo. Vedení zajišťuje uvolňování potřebných zdrojů (lidské, finanční, materiální) dle schváleného rozpočtu pro: - přezkoumávání požadavků na plnění úkolů samosprávy a výkonu státní správy www.cityfinance.cz strana/stran: 6/39
Strana: 7 z 39 - rychlé a efektivní uspokojování těchto požadavků včetně monitorování a měření spokojenosti zákazníků, aby požadavky zákazníka byly plněny s cílem zvyšování jeho spokojenosti. Odpovědnosti v rámci MěÚ stanovuje organizační řád a další vnitřní předpisy. Minimálně jednou za rok je prováděno Přezkoumání SMJ vedením, které umožní ověřit, že systém je účinný a efektivní a zahrnuje trend neustálého zlepšování. Součástí přezkoumání vedením je kontrola vytvoření potřebných zdrojů, které umožní účinný a efektivní provoz celého systému. Pod pojmem vedení je z hlediska MěÚ chápána starostka, místostarosta, tajemník a PM. PM je odpovědný za plnění Politiky kvality. - Organizační řád - Pracovní řád - Strategický plán rozvoje - Rozpočet a rozpočtový výhled 5.2. Zaměření na zákazníka V případě MěÚ jsou zákazníky občané města a správního obvodu, dále všechny fyzické a právnické osoby, návštěvnici města, různé druhy úřadů, stát a další zainteresované strany. Pod pojmem zákazník jsou chápáni i zaměstnanci města. Systém, kdy jsou zastupitelé města voleni svými občany v řádných volbách do obecních zastupitelstev umožňuje, že zastupitel představuje sám o sobě zájmy a přání svých voličů a deklaruje je více či méně úspěšně. Každý odbor je povinen evidovat podněty nebo stížnosti občanů a vyřizovat je ve lhůtě dané zákonem. Zákon o úředních územních samosprávných celků vymezuje normy chování a jednání úředníků MěÚ. Podněty a stížnosti zákazníků jsou vedeny a dále vyřizovány v kanceláři starostky města. Ze zákona je povinná evidence a zveřejnění dle zákona o svobodném přístupu k informacím na úřední desce, dále mj. na webu města. Zaměstnanci odborů jsou povinni se stížnostmi a podněty zabývat, což stvrzují svým podpisem. Pracovní řád Zákon o úředních územních samosprávných celků Zákon o svobodném přístupu k informacím www.cityfinance.cz strana/stran: 7/39
Strana: 8 z 39 5.3. Politika kvality Město má stanovenu politiku kvality a BOZP. V politice kvality a BOZP jsou obsaženy celkové záměry s důrazem na neustálé zlepšování systému managementu kvality. Politika kvality a BOZP je přílohou tohoto dokumentu. Příručka jakosti (příloha) 5.4. Plánování 5.4.1. Cíle kvality 5.4.2. Plánování systému managementu kvality Cíle jsou chápány jako účinný nástroj pro naplnění a realizaci politiky kvality. Cíle a priority jsou vydány jako samostatný dokument projednaný zastupitelstvem, tzv. Strategický plán rozvoje města. Zadané cíle jsou pravidelně vyhodnocovány a aktualizovány odpovědnými pracovníky (vedoucími projektů a cílů). Je důsledně dodržena zásada jejich konkrétnosti a měřitelnosti a navazují na rozpočet města a rozpočtový výhled. Aktualizaci cílů kvality schvaluje zastupitelstvo města. Politika kvality Strategický plán rozvoje města Rozpočet Rozpočtový výhled 5.5. Povinnost, pravomoc a komunikace 5.5.1. Povinnost a pravomoc Povinnosti a pravomoci jsou stanoveny organizačním řádem, pracovním řádem, náplněmi práce všech zaměstnanců, touto příručkou, procesní mapou a ostatními řídícími akty. Ve směrnicích jsou odpovědnosti a pravomoci řešeny kapitolou 4. Odpovědnosti a pravomoci jsou dále rozepsány v pracovních náplních. Sdělování úkolů a cílů probíhá na pravidelných poradách. Záznamy o poradách jsou vedeny na BOXu. Každý zaměstnanec je se svými pravomocemi a úkoly seznámen. Organizační řád www.cityfinance.cz strana/stran: 8/39
Strana: 9 z 39 Pracovní řád Náplně práce 5.5.2. Představitel managementu Rada města schválila dne 17.9.2008 usnesením č. RM/2008/41/505 zavedení SMJ a pověřila tajemníka jednáním. Rozhodnutí o zavedení SMJ dle požadavků ČSN EN ISO 9001:2001 a jmenování garanta za tento proces, bylo vyjádřením společné vůle rady města a zastupitelstva. PM má zejména tyto odpovědnosti a pravomoci v oblasti kvality: - vytváření, uplatňování, udržování a zlepšování SMJ - předkládání informací vedení města za účelem přezkoumávání funkčnosti, účinnosti a efektivnosti SMJ - podporování vědomí závažnosti plnění požadavků na zabezpečování úkolů samosprávy a výkonu státní správy v celém MěÚ VO jsou organizačním řádem stanoveny odpovědnosti a pravomoci. Tento postup byl zvolen pro vytvoření žádoucího prostředí, v němž jsou zaměstnanci plně zapojeni a v němž může systém managementu kvality efektivně fungovat. Vrcholné vedení tímto vyjadřuje svoji jednoznačnou podporu a souhlas s uvolněním nutných finančních, lidských, informačních a materiálních zdrojů. Organizační řád 5.5.3. Interní komunikace Zásady interní komunikace jsou stanoveny organizačním řádem a podpořeny informačními nástroji. Efektivní a účinný proces interní komunikace mezi vedením a odbory, odbory navzájem je zabezpečován pravidelnými poradami VO. Záznamy o těchto poradách jsou vedeny v zápisu z porad a dostupné na BOXu. 5.6. Přezkoumání managementu 5.6.1. Všeobecně Vedení MěÚ stanovilo způsob a interval 1x za rok přezkoumání funkčnosti, účinnosti a efektivnosti SMJ, které zajistí jeho vhodné a účinné provozování. Jsou stanoveny oblasti přezkoumávání, které zahrnují všechny činnosti související se SMJ. Zabezpečování zdrojů na úkoly plynoucí z přezkoumání provádí vedení zapracováním požadavků do návrhu rozpočtu na další rok (schvaluje zastupitelstvo) nebo v případě nutnosti návrhem rozpočtového opatření (dle charakteru schvaluje rada nebo zastupitelstvo). www.cityfinance.cz strana/stran: 9/39
Strana: 10 z 39 5.6.2. Vstup pro přezkoumání Podklad pro přezkoumání managementu zahrnuje informace o: výsledcích auditů plnění strategického plánu rozvoje zpětné vazbě na zákazníka výkonnosti procesů a shodě produktu preventivních opatření a opatření k nápravě následných opatření z předchozích přezkoumávání změnách, které by mohly ovlivnit SMJ doporučení pro zlepšování Záznam - Zpráva o přezkoumání vedením (tzv. interní roční audit ) Zpráva z auditu od certifikační společnosti ( externí roční dozorový audit ) 5.6.3. Výstup z přezkoumání Na každé přezkoumání vedením navazuje proces opatření k nápravě a preventivních opatření, který umožňuje odstraňování existujících i možných příčin problémů (neshod) v procesech i systému. Výstupem z přezkoumání je Zpráva pro přezkoumání SMJ vedením a která přezkoumává účinnost a efektivnost prvků SMJ a obsahuje doporučení pro zlepšování. 6. Management zdrojů 6.1. Poskytování zdrojů Plánování zdrojů vychází z cílů (Strategického plánu rozvoje města a usnesení zastupitelstva a rady města), z rozpočtového výhledu a rozpočtu města, který schvaluje zastupitelstvo dle zákona o obcích a zákona o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. Rozpočtový proces je popsán zákonem. Zdroje zajišťuje zastupitelstvo, rada města, starosta a tajemník na základě Strategického plánu rozvoje, rozpočtu a rozpočtového výhledu a ve vazbě na rozhodnutí vedení města a aktuální potřebě. Podmínky pro efektivní, hospodárné a účelné nakládání s majetkem, finančními prostředky a ostatními zdroji stanovuje zákon o rozpočtových pravidlech. Problematiku finanční kontroly upravuje zákon o finanční kontrole a prováděcí vyhláška. Ve specifických případech město stanovuje efektivní vynakládání zdrojů směrnicí. www.cityfinance.cz strana/stran: 10/39
Strana: 11 z 39 Vedení MěÚ je zodpovědné za posuzování a vytváření zdrojů pro zajištění, provoz, udržování a prověřování funkčnosti a efektivnosti SMJ dle schváleného rozpočtu. Potřebný rozsah zdrojů je ověřován pravidelným přezkoumáváním systému vedením dle kapitoly 5.6. Rozpočet města Rozpočtový výhled Směrnice pro poskytování a účtování cestovních náhrad zákony Usnesení zastupitelstva na webu a zároveň na BOXu Usnesení rady na BOXu 6.2. Lidské zdroje 6.2.1. Všeobecně Zajištění kompetentních a kvalifikovaných pracovníků je jistotou pro kvalitní realizaci úkolů samosprávy a výkonu státní správy. Problematiku lidských zdrojů upravuje zákon o úřednících územních samosprávných celků. Každý zaměstnanec má Zápisník o bezpečnosti práce. Školení zaměstnanců probíhá podle zákona. Vedou se náplně práce zaměstnanců. Požární ochrana spadá do zodpovědnosti konkrétních zaměstnanců (požárních techniků). Záznamy o školení evidence u tajemníka Zápisníky bezpečnosti práce Personální činnosti a zajišťování kvalifikace Vnitřní platový předpis Zákon o požární ochraně Zákon o obcích 6.2.2. Odborná způsobilost, vědomí závažnosti a výcvik Zárukou, že všechny činnosti ovlivňující kvalitu pnění úkolů samosprávy a výkonu státní správy budou prováděny odpovídajícím způsobem s následným dosažením specifikovaných požadavků je, že činnosti budou provádět zaměstnanci s dostatečnou kvalifikací. www.cityfinance.cz strana/stran: 11/39
Strana: 12 z 39 Pro výkon státní správy je nutné prokázání zvláštní odborné způsobilosti dle zákona o obcích, zákona o úřednících územních samosprávných celků a vyhlášky Ministerstva vnitra o ověřování zvláštní odborné způsobilosti. Vzdělávání úředníků je popsáno v zákoně o úřednících územních samosprávných celků. Ministerstvo vnitra poskytuje v oblasti vzdělávání kvalitní metodickou podporu. Proces zajišťování kvalifikace je vyhodnocován dílčím způsobem po ukončení vzdělávací akce a komplexně po skončení vzdělávacího období před schválením plánu na zajišťování kvalifikace na další období. Viz 6.2.1 Plány vzdělávání jednotlivých úředníků na BOXu 6.3. Infrastruktura Budovy a pracovní prostory MěÚ jsou ve vlastnictví města. Údržbu a správu majetku obecně zabezpečuje dle organizačního řádu odbor správy majetku. Údržbu a správu počítačové sítě, počítačů, software a informačních technologií zabezpečuje dle organizačního řádu odbor kancelář starosty. Základní zásady hospodaření s majetkem města jsou dány zákonem o obcích. Zodpovědnost je určena organizačním řádem. Organizační řád Záznamy o řízení HW a SW (elektronické) www.cityfinance.cz strana/stran: 12/39
Strana: 13 z 39 6.4. Pracovní prostředí Na MěÚ je vytvořeno pracovní prostředí, které umožňuje dodržování požadavků zákonů v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, požární ochrany a osobních ochranných prostředků a je zajištěn výcvik zaměstnanců v těchto oblastech. Požadavky na pracovní prostředí jsou zahrnuty v mapách procesů. Motivace zaměstnanců ke kvalitní práci je zahrnuta v osobním hodnocení. Pravidelně probíhá 2x do roka hodnocení zaměstnanců, které provádí u vedoucích zaměstnanců tajemník a starosta a místostarosta. Hodnocení podřízených provádí každý vedoucí. Provádí se záznamy u každého zaměstnance, hodnocený přejímá hodnocení písemně a v elektronické podobě jsou uložena u VO a u tajemníka. Vedení přijímá podněty zaměstnanců ke zlepšení pracovního prostředí. Požární ochrana Bezpečnost a ochrana zdraví při práci Mapa procesů 7. Realizace produktu (výkon státní správy a samosprávy) 7.1. Plánování realizace produktu Produktem MěÚ je výkon státní správy nebo plnění úkolů samosprávy. Procesy v jednotlivých agendách stanovují zákony. Základem je výkon samosprávy a výkon přenesené působnosti státní správy. Podrobněji je proces popsán v mapě procesů, která je přílohou. Strategický plán rozvoje Zákony týkající se veřejné správy eviduje každý VO ve své kompetenci Mapa procesů 7.2. Procesy týkající se zákazníka 7.2.1. Určování požadavků týkající se produktu Požadavky na výkon státní správy Požadavky jsou ve správním řízení uplatňovány pomocí podání účastníků. Požadavky věcně příslušných orgánů státní správy uvedené v jejich aktech (rozhodnutí, povolení, schválení). www.cityfinance.cz strana/stran: 13/39
Strana: 14 z 39 Požadavky na výkon samosprávy Požadavky na výkon samosprávy jsou nejčastěji definovány v žádostech občanů, právnických osob, v návrzích zastupitelů, v návrzích zaměstnanců MěÚ, požadavky orgánů města uvedené v jejich rozhodnutích. Strategický plán rozvoje Zákony týkající se veřejné správy eviduje každý VO ve své kompetenci Mapa procesů 7.2.2. Přezkoumávání požadavků týkajících se produktu Zabezpečení kvality Přezkoumání požadavků na výkon státní správy se provádí dle postupů definovaných v zákonech a v prováděcích vyhláškách. Každý vedoucí zaměstnanec má v náplni práce definovány oblasti a předpisy pro správný výkon státní správy, případně samosprávy. Základem pro přezkoumání požadavků na plnění úkolů samosprávy je proces stanovování cílů, tvorby a schvalování rozpočtu a rozpočtových opatření. Systém finanční kontroly popisuje způsob přezkoumání oprávněnosti požadavků na finanční prostředky. Požadavky zákazníků je povinen evidovat každý vedoucí zaměstnanec. Podněty občanů a reakce na ně jsou uvedeny dle zákona o svobodném přístupu k informacím ve výroční zprávě o poskytování informací. Každý rok provádí Krajský úřad na základě zákona přezkum hospodaření města a probíhá audit externím subjektem. Výroční zpráva o poskytování informací VO vnitřních věcí Zákon o svobodném přístupu k informacím Záznamy o provádění kontrol krajským úřadem u VO finančního odboru Správní řád Směrnice o rozpočtovém hospodaření Mapa procesů www.cityfinance.cz strana/stran: 14/39
Strana: 15 z 39 7.2.3. Komunikace se zákazníkem Obecně Základním dokumentem MěÚ pro popis komunikačních kanálů je Organizační řád. Svobodný přístup k informacím upravuje zákon o svobodném přístupu k informacím. Informace dle tohoto zákona poskytují dle příslušnosti vedení nebo jednotliví vedoucí odborů. K informování občanů, právnických osob a dalších zainteresovaných stran slouží především úřední deska MěÚ, setkání vedení města s občany k aktuálním tématům, jednání zastupitelstva jsou veřejná, www stránky města, zpravodaj města. Za účelem zlepšení informovanosti zpracovává městský úřad a po schválení radou zveřejňuje na webových stránkách města: - výroční zprávu o poskytování informací za rok - usnesení zastupitelstva - aktuality - strategický plán rozvoje - střed zájmů - dotační a příspěvkový program města Komunikace v rámci výkonu státní správy Forma komunikace je obvykle stanovena předmětnými zákony (zejména správní řád). Komunikace v rámci výkonu samosprávy Komunikaci se žadatelem o výsledku rozhodnutí orgánu samosprávy zabezpečují v organizačním řádu pověřené odbory převážně v písemné formě a postup je definován v mapě procesů. Organizační řád Spisový, archivační a skartační řád Dokumentace v rámci výpisu z krizového plánu kraje Strategický plán rozvoje 7.3. Návrh a vývoj vyloučen 7.4. Nakupování www.cityfinance.cz strana/stran: 15/39
Strana: 16 z 39 7.4.1. Proces nakupování Výchozím dokumentem pro proces nakupování je schválený rozpočet města, ze kterého vychází plánování nákupu služeb, kancelářských potřeb atd. Základní odpovědnosti stanovuje organizační řád a další vnitřní předpisy. Ve směrnici o zadávání zakázek je stanoven postup, odpovědnosti a pravomoci při zadávání a realizaci zakázek včetně hodnocení dodavatelů, který určuje ze zákona u každé dodávky (zakázky) kontrola předběžná, průběžná a následná. Schválené postupy ve směrnicích zamezují vzniku korupčního prostředí. Pro hodnocení a výběr dodavatelů jsou stanovena kritéria ve směrnicích. Zadávání zakázek a veřejných zakázek Mapa procesů 7.4.2. Informace pro nakupování Odpovědnost za přezkoumání dokumentů pro nakupování (objednávek, smluv) má funkce odpovědná za nákup příslušných produktů/služeb. Objednávky eviduje finanční odbor. Podepisuje správce rozpočtu a schvaluje tajemník. Před podpisem smlouvy starostou parafují smlouvu odpovědný vedoucí odboru (věcné posouzení) a starosta. Právní posouzení probíhá externě. Zadávání zakázek a veřejných zakázek Smlouvy eviduje finanční odbor a ve vztahu k majetku města majetkový odbor 7.4.3. Ověřování nakupovaného produktu Pověřený vedoucí odboru je odpovědný za nakupované produkty, služby ve vztahu k podmínkám objednávky nebo smlouvy. Pověřený zaměstnanec je odpovědný za převzetí nakoupeného. Ověření je prováděno i z finančního hlediska dle systému finanční kontroly. Zadávání zakázek a veřejných zakázek Zákon o finanční kontrole Mapa procesů www.cityfinance.cz strana/stran: 16/39
Strana: 17 z 39 7.5. Poskytování služeb 7.5.1. Řízení poskytování služeb Zabezpečování výkonu státní správy a úkolů samosprávy je definováno v mapě procesů a je dáno zákony. Tyto procesy zabezpečují odbory stanovené v organizačním řádu. Organizační řád Mapa procesů 7.5.2. Validace procesů poskytování služeb Problematika validace poskytovaných služeb (tedy zpětná vazba od občanů, právnických osob, ostatních zainteresovaných stran) je definována v mapě procesů: u výkonu státní správy: opravné prostředky, návrhy na zahájení řízení (přestupky, návrhy na stavební dohled atd.) u plnění úkolů samosprávy: opravné prostředky, podněty občanů města, veřejná projednávání, stížností, petice, interpelace zastupitelů a občanů při jednání zastupitelstva atd. V rámci vnitřního chodu úřadu je validace zabezpečena komunikací a zpětnou vazbou od odborů, které přebírají vnitřní vstupy (například právník přebírá od pověřeného odboru podklady k vymáhání nájmu atd.). Vyhodnocení zpětné vazby zabezpečují dle věcné příslušnosti VO, starosta a tajemník MěÚ na poradách vedoucích odborů. Spisovní, archivní a skartační řád přístupný zaměstnancům na BOXu Mapa procesů 7.5.3. Identifikace a sledovatelnost Jsou stanoveny způsoby identifikace a sledovatelnosti jednotlivých úkonů a úkolů (např. podání, usnesení zastupitelstva atd.). Písemně probíhá pravidelné hodnocení realizace úkolů a cílů při hodnocení každého zaměstnance. Každému zaměstnanci jsou úkoly a cíle v jeho kompetenci sdělovány, známy a kontrolovány. K identifikaci slouží číslo jednací, záznamy ve stanovené dokumentaci, zápisy z jednání vedení města, rady a zastupitelstva, zápisy z porad odborů. Úkoly samosprávy jsou identifikovatelné a sledovatelné pomocí čísla usnesení zastupitelstva nebo rady. Úkoly z porad vedoucích odborů zajišťují zaměstnanci odboru. Dokumentace k úkolům je uvedena na BOXu www.cityfinance.cz strana/stran: 17/39
Strana: 18 z 39 Přenesený výkon státní správy je sledován příslušnými správními úřady a kontrolními orgány. Z kontrol jsou pořizovány záznamy. S výsledky kontrol je seznámeno vedení města a věcně odpovědní zaměstnanci. Spisový, archivní a skartační řád Mapa procesů 7.5.4. Majetek zákazníka (občané a další zainteresované strany) Činnosti ve vztahu k plnění úkolů samosprávy a výkonu státní správy jsou popsány v mapě procesů. K majetku občanů a dalších zainteresovaných stran (zákazníka) v rámci těchto činností mohou náležet například stavební dokumentace, osobní a další doklady. Majetek zákazníka, jako cizí majetek, musí být chráněn před ztrátou, poškozením nebo zničením, za což odpovídají pověření zaměstnanci. Organizační řád Mapa procesů 7.5.5. Ochrana produktu Ochrana spočívá - v přesném dodržování zákonů - v kontrole shody zadání úkolů pro výkon samosprávy s jeho realizací - v dodržování vnitřních předpisů, směrnic a vyhlášek K ochraně slouží - zpráva o přezkumu systému kvality vedením - vybudovaný systém finanční kontroly - provádění interních auditů - postup k trvalému zlepšování, přijímání opatření a přezkoumání - činnosti v mapě procesů - vyřizování stížností od občanů - činnost kontrolního výboru, kontrolního orgánu zastupitelstva www.cityfinance.cz strana/stran: 18/39
Strana: 19 z 39 záznamy z auditů krajského úřadu, externí firmy a kontrolních orgánů státní správy 7.6. Řízení monitorovacích a měřících zařízení Činnosti související s monitorováním a měřením jsou zabezpečovány převážně dodavatelsky a dodavatel musí prokázat způsob dohledu nad měřidly ve smyslu platných zákonů. 8. Měření, analýza a zlepšování 8.1. Všeobecně Všechny procesy zajišťující realizaci výkonu státní správy nebo plnění úkolů samosprávy jsou stanoveným způsobem doplněny o činnosti ověřování, čímž je zajištěno, že specifikované požadavky budou splněny. Činnosti související s ověřováním, kontrolou a zkoušením jsou definovány a dokumentovány, stanoveny zákonem, vnitřními směrnicemi a vedoucími zaměstnanci MěÚ, v přehledech činnosti a související dokumentaci odborů (na BOXu) a příslušných směrnicích. Veškeré výsledky a vyhodnocení monitoringu jsou záznamem a jsou uschovávány v písemné nebo elektronické podobě na BOXu. Tyto dokumenty také slouží jako podklad pro přezkoumání vedením. Podrobněji stanoveno v dokumentaci Kontrolní systém města Záznamy z interních auditů Mapa procesů 8.2. Monitorování a měření 8.2.1. Spokojenost zákazníka Podněty a připomínky od občanů jsou předkládány k vyhodnocení a posouzení radě města. Dalším zdrojem hodnocení jsou stížnosti vedené odborem kancelář starosty. Každá stížnost je prošetřena a je na ní odpovězeno. O každé stížnosti je veden záznam v Knize stížností. Ke zjišťování názoru občanů jsou používány i ankety zaměřené na konkrétní téma. Vyhodnocením ankety je dle tématu pověřen vedoucí odboru, kterému dle organizačního řádu toto téma přísluší. www.cityfinance.cz strana/stran: 19/39
Strana: 20 z 39 Podrobněji stanoveno v dokumentaci Zadávání zakázek a veřejných zakázek Pravidla pro vyřizování stížností a peticí Evidence podání stížností nebo petic viz. Spisová služba výsledek na BOXu 8.2.2. Interní audit Součástí SMJ je průběžné ověřování jeho stavu, funkčnosti, účinnosti a efektivnosti vedením organizace. Účinným nástrojem pro zajišťování této činnosti je provádění interních prověrek. Četnost a rozsah prověrek zohledňuje stav i význam jednotlivých prověřovaných činností a vychází ze zásady, že všechny činnosti budou prověřeny 1x za rok. Pravomoc ke stanovení rozsahu a četnosti prověrek má představitel managementu kvality viz. Kapitola 3. Výsledky interních prověrek slouží jako jeden ze zdrojů vyhodnocování účinnosti a efektivnosti SMJ vedením organizace. Součástí SMJ je systém finanční kontroly. Podrobněji stanoveno v dokumentaci záznamy z interních auditů 8.2.3. Monitorování a měření procesů a monitorování a měření produktu Veškeré procesy jsou průběžně monitorovány s ohledem na to, aby byly dostatečně efektivní a účinné. Základní parametry monitorování jsou 1x ročně vyhodnocovány v rámci přezkoumání SMJ vedením. Monitorování procesů a monitorování výkonu státní správy a plnění úkolů samosprávy je zajištěno: - přezkoumáním vedení - prováděním interních auditů kvality, audity dle směrnice o finanční kontrole - vyhodnocováním plnění úkolů samosprávy (zastupitelstvo, rada, porady vedoucích odborů) - operativní řízení procesů - vyhodnocování plnění nápravných a preventivních opatření a jejich účinnosti - vyhodnocování podnětů a stížností občanů www.cityfinance.cz strana/stran: 20/39
Strana: 21 z 39 8.3. Řízení neshodného produktu Neshoda je specifikována odlišností od zadaných parametrů výkonu státní správy nebo plnění úkolů samosprávy. Základní podmínkou je, aby byla vždy zjištěna příčina neshody. Nestačí jen neshodu operativně odstranit, ale je nutno odstranit i její příčinu tak, aby se neshoda již neopakovala. Informaci o neshodě můžeme získat: - podnětem, podáním, stížností atd. občana nebo účastníka řízení - zprávou o kontrolní činnosti nadřízeného orgánu, výsledky odvolacích řízení - upozorněním pracovníka, výsledkem auditu nebo vnitřní kontroly - na základě přezkoumání SMJ vedením 8.4. Analýza údajů Analýza údajů je nezbytnou součástí procesu trvalého zlepšování výkonu státní správy a zabezpečování úkolů samosprávy v cyklu: Monitoruj a kontroluj Analyzuj a přezkoumávej Plánuj Prováděj. V rámci MěÚ jsou analyzovány údaje zejména z následujících oblastí: - podněty občanů - cíle strategického plánu rozvoje města - rozpočtového výhledu - rozpočtu, rozpočtových opatření - území a jeho využití - majetku - činností MěÚ - analýza auditů, kontrolní činnosti, neshod - analýza SMJ Práce s veřejností umožňuje provádět sběr informací, jejich vyhodnocení a analýzu za účelem přijetí opatření. Nejdůležitějším analytickým procesem je z hlediska plnění úkolů samosprávy analýza plnění strategického plánu rozvoje města, rozpočtu, rozpočtových opatření. 8.5. Zlepšování 8.5.1. Neustálé zlepšování Trvalým cílem MěÚ je zabezpečit neustálé zlepšování výkonu státní správy a výkonu samosprávy. S ohledem na vykonávané činnosti je klíčové pro zabezpečení zlepšování vzdělávání a kvalifikace zaměstnanců a získání jejich zapojení do tohoto procesu. www.cityfinance.cz strana/stran: 21/39
Strana: 22 z 39 8.5.2. Opatření k nápravě Opatření k nápravě je činnost, která směřuje k odstranění příčiny vzniklé neshody (neshoda je odlišností od zadaných parametrů výkonu státní správy nebo plnění úkolů samosprávy) tak, aby se zabránilo jejímu dalšímu výskytu. Přitom opatření k nápravě musí vzniknout na základě analýzy faktů. Při zjištění neshody jsou zaměstnanci odpovědní za prověřovanou oblast povinny prošetřit příčinu neshody a včas stanovit, přijmout a implementovat opatření k nápravě. Opatření k nápravě musí být úměrné důsledkům zjištěných neshod. Ověřování účinnosti přijatých opatření k nápravě se provádí zpravidla při interních auditech nebo při přezkoumání systému managementu kvality vedením. O zjištěných příčinách a přijatých opatřeních k nápravě jsou vedeny záznamy 8.5.3. Preventivní opatření Preventivní opatření je činnost směřující k odhalení a zamezení vzniku možných neshod tak, aby se zabránilo jejich výskytu. Informace z uvedených oblastí se analyzují, stanoví se možné příčiny a přijmou preventivní opatření. Ověřování účinnosti přijatých preventivních opatření se provádí zpravidla při interních auditech nebo při přezkoumání systému managementu kvality vedením. O zjištěných příčinách a přijatých preventivních opatřeních jsou vedeny záznamy. www.cityfinance.cz strana/stran: 22/39
Strana: 23 z 39 9. Přílohy Příloha č. 1 Příloha č. 2 Příloha č. 3 Příloha č. 4 Příloha č. 5 Příloha č. 6 Seznámení s obsahem / rozdělovník Revizní / změnový list Mapa procesů Města Organizační schéma SMJ Plnění požadavků OHSAS 18001 městem Politika kvality a BOZP Schvalovací doložka dle 41 zákona o obcích č. 128/ 2000 Sb. ve znění pozdějších předpisů: Tato příručka byla schválena dne 2008-11-26 usnesením číslo RM/2008/52/645 Radou města. www.cityfinance.cz strana/stran: 23/39
Strana: 24 z 39 Příloha č.1 - SEZNÁMENÍ S OBSAHEM / ROZDĚLOVNÍK datum Jméno podpis datum jméno podpis Bc. Bohumír Strnad 2010-12-01 Antonín Vyšohlíd Irena Gáblerová Ing. Miroslav Bouška Veronika Halbrštátová, DiS Lenka Faltusová Marcela Paulusová Ing. Roman Švéda Jana Altmanová Jaroslav Vacek Hana Lipenská, DiS 2011-09-01 Ing.Lenka Chládková Kateřina Marková, DiS Helena Ratimcová Miroslav Macháček Mgr. Markéta Mlynářová Světlana Vogelová Marie Pecháčková Jana Panchártková Marie Kubíčková Martin Šmolík, DiS Marcela Kubíčková Ing. Antonín Žižka Jana Hájková Ing. Luboš Hejkrlík Bc. Jan Divíšek Roman Feltl Jitka Prausová Milan Kacálek Marta Podolská Blanka Jandová Jitka Maixnerová Ing. Antonín Žižka Dana Nosková Ing. Josef Orlita Marie Večeřová Pavel Brandejs Petr Illichman Renata Macošková 2009-01-02 Bv. Lucie Vonzová 2010-10-01 Galina Slavíková Ing. Věra Kubíčková Růžena Urnerová, DiS Jaroslava Maťašovská Bc. Martin Mlynář Jan Čuma Magda Látalová Herbert Holly 2009-08-10 Iva Večeřová Marie Švédová 2009-08-10 Hana Krobotová Šverák Pavel www.cityfinance.cz strana/stran: 24/39
Strana: 25 z 39 Příloha č.2 - REVIZNÍ / ZMĚNOVÝ LIST List číslo: Revize číslo: Změna číslo: Popis změny: Datum revize/změny Provedl: 1 Doplněna Příloha č. 7 Plnění požadavků OHSAS 2. 5. 2010 Tesař, Bouška 2 Příloha č. 3 nahrazena přehledem na Intranetu - BOX 2. 5. 2010 Tesař, Bouška 3 Drobné úpravy a aktualizace 15.2.2011 Tesař 4 Změna řízení bezpečnosti OHSAS a příloh, digitalizací informací o dokumentaci 24.8.2011 Tesař www.cityfinance.cz strana/stran: 25/39
Strana: 26 z 39 Příloha č. 3 - Mapa procesů Města Řídící procesy ŘÍZENÍ - Politika kvality - Tvorba cílů a strategií - Řízení dokumentace a záznamů - Kontinuální zlepšování - Organizace a odměňování - Řízení kontrol MANAGEMENT ZDROJŮ Finanční - Rozpočet - Rozpočtový výhled - Rozpočtová opatření - Dotace Lidské zdroje - Personální záležitosti a kvalifikace - Vnitřní platový předpis Materiální zdroje - Správa majetku a inventarizace Hlavní procesy POŽADAVKY ZÁKAZNÍKŮ - Vyřizování požadavků zákazníků - Legislativa a její změny VÝKON SAMOSPRÁVY - Realizace projektů - Požadavek >>> Vyhodnocení a rozhodnutí >>> Realizace VÝKON STÁTNÍ SPRÁVY - Požadavek >>> Vyhodnocení a rozhodnutí >>> Realizace Podpůrné procesy NAKUPOVÁNÍ - Řízení veřejných zakázek - Řízení dodavatelů a smluv REKLAMACE A PREVENCE INTERNÍ AUDITY KONTROLY A ÚDRŽBA A SPRÁVA MAJETKU - Včetně SW a HW www.cityfinance.cz strana/stran: 26/39
Strana: 27 z 39 Příloha č. 4 - ORGANIZAČNÍ SCHÉMA www.cityfinance.cz strana/stran: 27/39
Strana: 28 z 39 Příloha č. 5 Tabulka plnění požadavků OHSAS 18001 Požadavky OHSAS 18001: 2007 / Plnění požadavků městem 4.1 Všeobecné požadavky Organizace musí vytvořit, dokumentovat, zavést udržovat a neustále zlepšovat systém BOZP managementu v souladu s požadavky tohoto standardu určit, jak bude plnit tyto požadavky. Organizace musí stanovit a dokumentovat rozsah svého systému BOZP. Městský úřad zavedl systém a udržuje systém BOZP. V souladu s normou standardu OHSAS 18001 stanovuje rozsah systému a způsob plnění požadavků normy v souladu s touto dokumentací. 4.2 Politika BOZP Vrcholové vedení musí stanovit a schválit BOZP politiku organizace a zajistit, aby v rámci stanoveného rozsahu svého systému managementu BOZP a) odpovídala povaze, rozsahu a rizik BOZP v orga- nizaci, b) obsahovala závazek k prevenci zranění a onemocnění (špatného zdravotního stavu) a neustálému zlepšování managementu BOZP a výkonnosti BOZP, c) obsahovala závazek plnit příslušné právní požadavky a jiné požadavky, kterým organizace podléhá, a které se vztahují k jejímu nebezpečí v oblasti BOZP, d) poskytovala rámec pro stanovování a přezkoumání cílů BOZP, e) byla dokumentována, zavedena a udržována, f) byla sdělována všem osobám, které jsou řízeny organizací (pracují pod kontrolou organizace), se záměrem, aby si byli vědomi svých osobních BOZP povinností, g) byla dostupná zainteresovaným stranám, h) byla pravidelně přezkoumávána, aby se zajistilo, že je i nadále pro organizaci vhodná a přiměřená. Tajemník MěÚ stanovuje politiku BOZP skládající se především ze závazku: 1. Zlepšovat podmínky pro bezpečné a zdraví neohrožující pracovní prostředí všech zaměstnanců MěÚ 2. Zajišťovat efektivní systém výchovy a vzdělávání v oblasti BOZP 3. Předcházet pracovním úrazům, nemocem z povolání a nemocem souvisejících s prací, důsledným uplatňováním prevence 4. Zabezpečit shodu s relevantními požadavky právních předpisu a dalších závazných požadavku v oblasti BOZP 5. Hodnotit vlivy rizik na zdraví osob na pracovištích a v jeho okolí a přijímat opatření k jejich minimalizaci 6. Podporovat úlohu zaměstnanců při aktivním řešení otázek BOZP a PO 7. Zabezpečovat potřebné zdroje na financování činností souvisejících s BOZP 8. Prosazovat u smluvních partneru principy bezpečnosti a ochrany zdraví při práci www.cityfinance.cz strana/stran: 28/39
Strana: 29 z 39 4.3 Plánování 4.3.1 Plánování identifikace nebezpečí, hodnocení a řízení rizik Organizace musí vytvořit, zavést a udržovat postupy pro průběžnou identifikaci nebezpečí, hodnocení rizik a uplatnění nezbytných opatření k jejich řízení. Tento postup identifikace nebezpečí a hodnocení rizik musí vzít v úvahu: a) běžné a mimořádné činnosti, b) činnosti všech pracovníků majících přístup na pracoviště (včetně dodavatelů a návštěv), c) způsob práce, schopnosti a další lidské faktory, d) identifikovaná nebezpečí vzniklá mimo (vně) pracoviště, která by mohla nepříznivě ovlivnit zdraví a bezpečnost osob na pracovišti pracujících pod kontrolou organizace, (která jsou řízena organizací), e) nebezpečí vznikající v blízkosti pracoviště aktivitami vztahujícími se k práci, která je řízena organizací, f) infrastrukturu, zařízení, materiál na pracovišti provozované organizací nebo jinými subjekty, g) změny týkající se navržených změn v organizaci, činností a materiálů, h) úpravy (pozměnění, modifikace) systému managementu BOZP, včetně přechodných změn a jejich vliv na fungování, procesy a činnosti, i) jakékoli příslušné legislativní požadavky vztahující se k hodnocení rizik a uplatnění nezbytných opatření k jejich řízení, j) návrh pracovní zóny, procesů, montáží, strojů, zařízení, pracovních postupů, organizace práce včetně jejich přizpůsobení lidským schopnostem. Metodika organizace pro identifikaci nebezpečí a hodnocení rizika musí: a) být stanovena s ohledem na jejich rozsah, charakter a časovou souvislost, aby byla spíše proaktivní než reaktivní, b) zajistit identifikaci, klasifikaci (určení priorit), dokumentaci rizik a jejich řízení, pokud je to vhodné. Při provádění změn v organizaci, musí organizace identifikovat BOZP nebezpečí a rizika spojená s těmito změnami v organizaci, se systémem managementu BOZP, a jeho činnostmi před zavedením těchto změn. Organizace musí zajistit, aby výsledky těchto hodnocení byly uváženy při stanovování způsobu řízení. Při stanovování způsobu řízení nebo při úvahách o změnách existujícího způsobu řízení, musí být brán zřetel na snížení rizika podle následující hierarchie: MěÚ provedl identifikaci rizik, kterou eviduje zodpovědný zaměstnanec a je v samostatné ORGANIZAČNÍ SMĚRNICI Posouzení nebezpečí a rizika ohrožení bezpečnosti a zdraví zaměstnanců při práci. Dále je identifikována míra nebezpečí BOZP a PO pro jednotlivé objekty, a to v Dokumentaci o začlenění do kategorie činností. www.cityfinance.cz strana/stran: 29/39
Strana: 30 z 39 a) vyloučení (eliminace), b) náhrada (substituce), c) technická řízení (opatření), d) signální /varovné a/nebo administrativní řízení, e) OOPP. Organizace musí dokumentovat a udržovat výsledky identifikace nebezpečí a hodnocení rizik a jejich určený způsob řízení v aktuálním stavu. Organizace musí zajistit, že BOZP rizika a stanovený způsob jejich řízení bude uvážen při stanovování, zavedení a udržování jejího systému managementu BOZP. 4.3.2 Právní a jiné požadavky Organizace musí vytvořit, zavést a udržovat postup pro identifikaci a zajištění přístupu k právním a jiným požadavkům v oblasti BOZP, které se na ni vztahují. Organizace musí zajistit, aby příslušné právní požadavky a jiné požadavky, kterým podléhá, byly vzaty v úvahu při stanování, zavádění a udržování jejího systému managementu BOZP. Základními předpisy pro řízení BOZP v MěÚ jsou: - Zákoník práce - Organizační řád - Náplně práce - Pracovní řád - Požární směrnice Organizace musí tyto postupy udržovat v aktuálním stavu. Důležité požadavky právních a jiných předpisů musí být sdělovány pracovníkům řízených organizací a dalším příslušným zainteresovaným stranám. 4.3.3 Cíle a programy Organizace musí vytvořit, zavést a udržovat dokumentované cíle BOZP pro příslušné funkce a úrovně v rámci organizace. Cíle musí být, tam kde je to praktické, měřitelné a musí být v souladu s BOZP politikou včetně závazku předcházet zranění, onemocnění, závazku být ve shodě s příslušnými právními požadavky a s jinými požadavky, kterým organizace podléhá a závazku neustálého zlepšování. - Na základě nízké míry rizik BOZP MěÚ přijal především programy v oblasti prevence, spočívající v pravidelných školeních zaměstnanců o vedoucí zaměstnanci 1x za 3 roky o podřízení zaměstnanci jsou školeni vedoucími o odpovědnosti za BOZP jsou určeny v náplních práce Při stanovování a přezkoumávání svých cílů musí organizace brát v úvahu právní a jiné požadavky, které se na ni vztahují, a svá rizika v oblasti BOZP. Má také uvážit své technologické možnosti, své finanční, provozní a obchodní požadavky a názory zainteresovaných stran. Organizace musí vytvořit, zavést a udržovat program managementu BOZP k dosažení svých cílů. Program musí minimálně zahrnovat: a) určení odpovědnosti a pravomoci potřebné ke splnění cílů na příslušných funkcích a úrovních v rámci organizace, b) prostředků a časového rámce pro splnění cílů www.cityfinance.cz strana/stran: 30/39
Strana: 31 z 39 organizace. Program managementu BOZP musí být přezkoumáván v pravidelných a plánovaných intervalech, a v případě potřeby přizpůsoben, aby bylo zajištěno, že cíle budou splněny. 4.4 Zavedení a provoz 4.4.1 Zdroje, úlohy, odpovědnosti, zodpovědnosti a pravomoci Vrcholové vedení musí převzít konečnou odpovědnost za oblast BOZP a systému managementu BOZP. Vrcholové vedení musí prokázat svůj závazek: a) zajištěním dostupnosti zdrojů nezbytných k vytvoření, zavedení, udržování a zlepšování systému managementu BOZP, (POZN1 Zdroje zahrnují lidské zdroje, specializované dovednosti, infrastrukturu organizace, technologie a finanční zdroje.) b) definováním úloh, přidělením odpovědností, zodpovědností, delegováním pravomocí, aby podporovaly efektivní systém managementu BOZP; úlohy, odpovědnosti, zodpovědnosti a pravomoci musí být dokumentovány a sdělovány. Organizace musí jmenovat člena(y) vrcholového vedení se specifickou odpovědností za BOZP, jemuž musí být bez ohledu na další povinnosti určeny úlohy a pravomoci za: a) zajištění, že systém managementu BOZP je vytvořen, zaveden, udržován ve shodě s požadavky tohoto OHSAS standardu, b) zajištění, že vrcholovému vedení jsou podávány zprávy o výkonnosti (úrovni fungování) systému managementu BOZP k přezkoumání, a k použití jako základu pro zlepšování systému managementu BOZP. POZN 2 Jmenovaný člen vrcholového vedení může delegovat část svých povinností na podřízeného představitele managementu, i když je stále zodpovědný za BOZP. - Za BOZP na nejvyšší úrovni zodpovídá na MěÚ tajemník MěÚ - MěÚ zajišťuje zdroje na školení v oblasti BOZP a externí kontrolu plnění podmínek BOZP - MěÚ uplatňuje povinnost využívat ochranné pracovní pomůcky (ochranné oděvy) pro tyto profese: o správci budov o uklízečky o další osoby vymezuje tajemník a případně pracovní řád - Pravomoci, úlohy a odpovědnosti zaměstnanců definují náplně práce a Organizační řád - Pravidelně probíhá proškolení vedoucím pracoviště při pořízení nového prostředku typu elektrických zařízení a jiných pomůcek k práci - Vedoucí zaměstnanci absolvují testy z BOZP - Pakliže se vyskytne úraz, je nutné vyplnit záznam o úraze. Veškerá dokumentace k BOZP je k dispozici prostřednictvím Intranetu všem zaměstnancům. - Zaměstnanci prokazují svůj závazek k plnění BOZP v náplni práce a svých pracovních zodpovědností, pravidelným školením a v rámci přezkumu vedením - Probíhá pravidelné elektronické proškolování v BOZP - Na každém pracovišti je dostupná lékárnička se záznamy o využití. Jmenovaný člen vrcholového vedení musí být dostupný (znám) pro všechny osoby řízené organizací. Všichni pracovníci s manažerskou odpovědností musí prokázat svůj závazek k neustálému zlepšování výkonnosti SM BOZP. Organizace musí zajistit, aby osoby na pracovištích převzaly odpovědnost za aspekty BOZP, které mohou řídit včetně dodržování příslušných požadavků BOZP organizace. www.cityfinance.cz strana/stran: 31/39
Strana: 32 z 39 4.4.2 Způsobilost, výcvik, povědomí Organizace musí zajistit, aby pracovníci řízené organizací provádějící úkoly, které mohou ovlivnit BOZP byli způsobilí na základě odpovídajícího vzdělání, výcviku nebo zkušeností. Organizace musí udržovat s tím spojené záznamy. Organizace musí určit potřeby výcviku spojené s jejími BOZP riziky a BOZP systémem managementu. Musí poskytovat výcvik nebo provádět jiné činnosti pro splnění těchto potřeb, vyhodnocovat efektivnost výcviku a jiných činností, a musí uchovávat s tím spojené záznamy. - Evidování zodpovědností zaměstnanců je v Organizačním řádu a náplních práce - Probíhají pravidelné preventivní zdravotní prohlídky (1x za 2 roky) - Dále probíhají zdravotní prohlídky vstupní a výstupní - Výcvik je prováděn speciálně u vedoucích zaměstnanců, kteří dále zodpovídají za BOZP na pracovištích dle náplně práce. - Organizace musí stanovit, zavést a udržovat postupy, aby pracovníci řízené organizací si byli vědomi: a) skutečných nebo potenciálních BOZP dopadů jejich pracovních činností, jejich chování, a BOZP přínosů zlepšeného osobního chování, b) jejich úloh, odpovědností a významu za dosažení shody s politikou BOZP, s postupy a s požadavky BOZP systému managementu, včetně havarijní připravenosti a reakcí na ně (viz 4.4.7). c) potenciálních následků při nedodržení stanovených provozních postupů. Postupy pro výcvik musí brát v úvahu rozdílnost úrovní: a) odpovědností, schopností, jazykových znalostí a gramotnosti, b) rizik. www.cityfinance.cz strana/stran: 32/39