Str. 1/18 Obsah 1. Systém Invio... 2 2. Instalace aplikace... 2 a. Systémové požadavky... 5 3. Spuštění aplikace... 5 a. První spuštění... 6 b. Více zákazníků... 6 c. Rozcestník... 7 4. Funkce aplikace... 7 a. Založení zákazníka... 8 b. Adresář... 9 Nový kontakt / Editace kontaktu... 10 Import adresáře... 10 c. Přepravy expedice a objednávky... 11 Nová zakázka / Editace zakázky... 12 Přednastavení dne vyzvednutí... 14 d. Nastavení služeb... 14 Nastavení emailové avizace... 14 e. Předávací protokol... 17 f. Aktualizace... 17 Aktualizace dat... 17 Aktualizace aplikace... 17 Verze dokumentu: 1.1 Datum: 25.4.2014
Str. 2/18 1. Systém Invio Invio je komplexní systém vytvořený společnostmi Geis CZ s.r.o. a Geis Parcel CZ s.r.o. a je určen smluvním zákazníkům společností k zadávání objednávek přeprav. Centrální systém je nasazen u výše uvedených společností a jednotliví zákazníci se k němu připojují pomocí klientské aplikace. Uživatelský popis klientské aplikace je náplní tohoto dokumentu. Systém invio Zákazník 1 Zákazník N Obrázek 1: Struktura systému Invio 2. Instalace aplikace Klientská aplikace do jisté míry přebírá filosofii celého systému. I v rámci klientské aplikace existuje centrální část (databáze), která uchovává data, a klientská část, která s daty pracuje. Realizace tohoto přístupu je především z důvodu snadného sdílení dat mezi více souběžně pracujícími uživateli. Lokální DB server Uživatel N Uživatel 1 Uživatel 2 Obrázek 2: Struktura aplikace Invio Ačkoliv je tedy nutné instalovat na klientský počítač více komponent, je celý proces instalace navržen tak, aby uživatele příliš nezatěžoval. V prvním kroku instalátor uživateli zobrazí obecné informace o produktu, včetně verze klientské aplikace, která je obsahem instalátoru.
Str. 3/18 Obrázek 3: Instalace aplikace úvodní informace V další kroku uživatel specifikuje typ instalace. Na výběr má ze dvou možností: Obrázek 4: Volba instalace Lokální v tomto případě bude zároveň s aplikací instalován databázový server. Tuto možnost uživatel využije v případě instalace na jediný (tento) počítač, případně při instalaci sdíleného databázového serveru Síťová v tomto případě se instaluje pouze aplikace, která bude využívat databázi z jiného počítače (na něj byla již instalace provedena v režimu Lokální). V dalším kroku bude uživatel dotázán na IP adresu počítače s databází, přičemž po zadání se aplikace pokusí k databázi připojit. Pokud ke spojení nedojde, zobrazí se uživateli hláška o nemožnosti spojení a bude vyzván k opakovanému zadání. V opačném případě přejde uživatel do dalšího kroku.
Str. 4/18 Obrázek 5: Zadání instalačního adresáře Zde musí zadat adresář, kam má instalátor nakopírovat soubory potřebné pro běh aplikace. Výchozí cesta, kterou instalátor uživateli nabízí je nastavena do adresáře Program Files\Invio. Toto byl poslední údaj, který instalátor vyžaduje pro bezchybný proces instalace. V dalších dvou krocích ještě uživatel zvolí název složky v nabídce start (výchozí hodnota je Invio) a zda se má na ploše vytvořit ikona aplikace (standardně je tato volba zapnutá). Obrázek 6: Nastavení po instalaci V posledním kroku instalátor uživateli zobrazí přehled všech zadaných položek. Jednotlivé položky je možné v tomto místě ještě změnit kliknutím na tlačítko Zpět a změnou příslušné položky. Kliknutím na tlačítko Instalovat se celý proces instalace spustí.
Str. 5/18 Obrázek 7: Instalace závěrečné shrnutí Během instalace jsou instalovány všechny potřebné komponenty. Závislost instalace jednotlivých položek záleží jednak na volbě uživatele (jestli se bude instalovat databázové jádro) a také na softwarovém vybavení stanice (viz přehledová tabulka) Software Lokální instalace Síťová instalace DB jádro ANO NE.NET Framework 2.0 ANO 1 ANO 1 a. Systémové požadavky Softwarové nároky na provozování klientské aplikace jsou dány požadavky dílčích komponent systému. Instalace databázového jádra (MSSQL) je závislá na verzi operačního systému. V případě lokální instalace v operačním systému Windows 2000 a vyšším, bude jako databázové jádro použita databáze MSSQL 2005 Express. V případě starších verzí operačního systému bude použita verze 2000 MSDE, která vyžaduje minimálně operační systém Windows 98 (pokud stanice nemá síťovou kartu, vyžaduje Windows 98 Druhé vydání).net Framework pro svůj běh potřebuje operační systém s nainstalovaným prohlížečem Internet Explorer 5.01 (Windows 98 Druhé vydání a vyšší). Instalace Internet Explorer není součástí této instalace, takže pokud není součástí softwarového vybavení stanice, je instalace ukončena. 3. Spuštění aplikace 1 Pouze pokud na stanici není nainstalován.
Str. 6/18 Aplikace se spouští souborem Invio.exe, který je při instalaci nakopírován do adresáře, který uživatel specifikuje v rámci instalace (standardně Program Files\Invio). Stejně tak je možné aplikaci spustit z nabídky start, případně ikonou přímo z plochy. Existence ikony a složky v nabídce start závisí na nastavení v průběhu instalace (ve výchozím nastavení jsou obě položky zapnuté). Aplikace ihned po startu zobrazí uvítací formulář. Na něm uživateli zpřístupní informaci o verzi aplikace a také aktuálně prováděnou operaci. Kromě činností související s načítáním aplikace (načítání lokalizace, dat z databáze atd.) provádí aplikace při startu validaci konfigurovaných položek (platnost aplikace, nastavení tiskárny atd.). Obrázek 8: Start aplikace Pokud je všechno v pořádku, následuje načtení dat o zákazníkovi z lokální databáze. Načtené údaje projdou opět procesem validace (kontrola platnosti zákazníka, routovacích tabulek a číselných rozsahů). Pokud jsou všechny tyto údaje zadané správně, zobrazí se uživateli úvodní rozcestník a uživatel může začít s aplikací pracovat. a. První spuštění Pokud je aplikace spuštěna poprvé, je nutné do klientské databáze založit nového zákazníka. Z tohoto důvodu se po kontrole konfigurovatelných položek zobrazí formulář, který slouží k založení nového zákazníka viz kapitola 4a. b. Více zákazníků Aplikace Invio umožňuje pracovat se zásilkami více zákazníků. Jelikož v rámci jednoho spuštění je možné pracovat s daty jediného zákazníka, je v případě existence více zákazníků po kontrole konfigurace zobrazen uživateli formulář s názvy všech zákazníků, kteří jsou v lokální databázi. Z tohoto seznamu si uživatel jednoho zákazníka vybere a dále pracuje s jeho zakázkami.
Str. 7/18 Obrázek 9: Výběr zákazníka c. Rozcestník V titulku okna je zobrazena verze aplikace a název zákazníka, s jehož daty aplikace právě pracuje. Pod titulkem je hlavní menu aplikace, z něhož je pět nejpoužívanějších položek vytaženo na okno formuláře v podobě ikon. Obrázek 10: Rozcestník Ve spodní části okna je stavový řádek. Zde aplikace zobrazuje informativní hlášky a v případě existence aktualizace dat na serveru se zde zobrazí i tlačítko, které aktualizaci provede. Obrázek 11: Rozcestník s aktualizací aplikace 4. Funkce aplikace
Str. 8/18 a. Založení zákazníka Nový zákazník je do databáze založen během prvního startu aplikace. Pokud aplikace při startu nenalezne v databázi žádného zákazníka, zobrazí automaticky uživateli formulář založení nového zákazníka. Jelikož lze do databáze založit více zákazníků, je tento formulář posléze dostupný z menu rozcestníku Nastavení/Vložit nového zákazníka. Uživatel má na výběr ze dvou možností, jakým je možné zákazníka založit: Demo zákazník v tomto případě bude založen nový zákazník jak v lokální databázi u tak na serveru při prvním spojení se serverem. Zákazník bude pracovat v demo režimu, což neznamená omezenou funkcionalitu, ale nebude možné vytisknout reálné štístky. Z registračního souboru v tomto případě již zákazník existuje na serveru firmy Geis (tam mohl být fyzicky nově založen, nebo se jedná o reinstalaci u zákazníka a je potřeba navázat na předchozí data) a administrátoři tohoto systému vygenerovali plný registrační soubor. Tento soubor uživatel aplikaci předloží a následně bude v databázi vytvořen nový zákazník. Obrázek 12: Vložení nového zákazníka
Str. 9/18 b. Adresář Adresář firem slouží uživatelům aplikace ke shromažďování kontaktů, které uživatel následně používá při zadávání přeprav/objednávek. Při zadávání zakázky pak nemusí uživatel vypisovat celou adresu příjemce (v případě objednávky odesílatele), ale pouze jednoduše vybere z adresáře požadovaný kontakt. V adresáři je možné pracovat jak s jednotlivými kontakty operace vložení, editace a mazání jsou dostupné pomocí tlačítek Nový kontakt, Editovat kontakt, Smazat kontakt, tak s celým adresářem pomocí operace Import, resp. Export. Ve spodní části formuláře jsou zobrazeny všechny kontakty v tabulce, jejíž sloupce jsou plně konfigurovatelné. Viditelnost a pořadí sloupců může uživatel nastavit po stisknutí tlačítka Nastavení zobrazení. Obrázek 13: Adresář Nad tabulkou kontaktů je filtr, kterým je možné omezit počet zobrazených kontaktů. Tlačítkem Vyhledávání je možné přepínat mezi filtrem rychlým a podrobným. V rámci filtru podrobného je možné vyhledávat kontakt podle všech položek, které se u kontaktů zadávají. U rychlého filtru určuje filtrovací kritérium první sloupec v tabulce kontaktů. Do výběrového pole se natáhnout údaje z prvního sloupce tabulky. Kromě výše uvedených filtrů je možné vyhledávat přímo v tabulce kontaktů. V záhlaví každého sloupce je obrázek šipky. Kliknutím na tento obrázek se aktivuje vyhledávání přímo v tabulce vyhledává se v příslušném sloupci. Při hledání v textových položkách se hledá výskyt zadaného textu kdekoliv v textu, v případě číselných položek (PSČ) se zobrazují kontaktu, které na zadaný řetězec začínají (viz Obrázek 1Obrázek 14, hledaný řetězec No se vyskytuje v názvu společnosti Karel Novák i Novák a spol.).
Str. 10/18 Obrázek 14: Adresář filtr nad seznamem Pokud nejsou v tabulce kontaktů zobrazeny všechny položky adresáře, je ve stavovém řádku zobrazena informace kolik položek z celkového počtu je zobrazeno a tlačítko Zruš filtr, které zobrazí zpět všechny položky adresáře. Nový kontakt / Editace kontaktu Zadávání nového kontaktu i editace stávajícího kontaktu probíhá ve stejném formuláři. Uživatel musí zadat informace o názvu společnosti a adrese, tzn. ulici, městu, PSČ a státu. Všechny ostatní položky jsou nepovinné. Import adresáře Import adresáře slouží k hromadnému zadání/aktualizaci údajů o kontaktech v adresáři. Importovat záznamu je možné ve dvou formátech XML a CSV. Struktura XML formátu není veřejně dostupná, tento formát slouží k přenosu adresářů mezi aplikacemi do XML je možné formulář vyexportovat. CSV soubor musí obsahovat v prvním řádku názvy jednotlivých sloupců a v dalších řádcích jednotlivé kontakty. Sloupce musejí být uvedeny v tomto pořadí: extcode číslo zákazníka v původním systému. Pomocí této položky je možné posléze adresář aktualizovat. Pokud není u kontaktu specifikován externí kód, je kontakt založen s příznakem ručně zadaného. name název společnosti street ulice včetně čísla popisného city město postalcode PSČ state dvoupísmenná mezinárodní zkratka státu ico IČO dic - DIČ
Str. 11/18 contactperson kontaktní osoba contactemail kontaktní email contactphone kontaktní telefon active příznak aktivity kontaktu (1 aktivní, 0 neaktivní) Po zadání souboru zobrazí aplikace náhled importovaných dat. Před vlastním importem je ještě možné zapnout/vypnout odstranění kontaktů, které byly předtím zadány ručně. c. Přepravy expedice a objednávky Zadávání přeprav je hlavní funkcí aplikace. Expedicí se rozumí přeprava od zákazníka k adresátovi a objednávkou přeprava od odesílatele k zákazníkovi. Jelikož obě funkce jsou si v mnoha směrech podobné, probíhají všechny operace ve stejných formulářích. Po kliknutí na příslušnou ikonu v rozcestníku se zobrazí uživateli hlavní formulář přeprav/objednávek. V tomto formuláři jsou primárně zobrazená data podle toho, jakou ikonou uživatel funkci vyvolal (přepravy/objednávky). Pomocí voleb v menu Zobrazit, je možné v právě otevřeném formuláři zobrazit dodatečně i data zbylá tzn. objednávky v přepravách a přepravy v objednávkách. Ve výchozím nastavení je hlavní okno rozděleno vertikálně na dvě části. V levé části je seznam dat, ve kterých existuje v systému zakázka. V pravé části je seznam zakázek, které se vážou ke zvolenému datu. Pokud je v tomto seznamu zvolená konkrétní zakázka, je možné si přímo na hlavním okně zobrazit detail této zakázky volba Zobrazit/Detail zakázky. Z důvodu snazší orientace mezi zakázkami má každá zakázka přiřazený stav. Pomocí tlačítek, která jsou při spodním okraji levé části, je možné přepínat stav zakázek, které má aplikace zobrazit. Uživatel má na výběr z následujících stavů: Rozpracované zakázka musí mít zadanou hlavičku (adresa odesílatele, příjemce), ale nemusí mít zadané jednotlivé zásilky, přičemž všechny položky (včetně hlavičky) jsou v budoucnu editovatelné. Na vytištění tento příznak je pouze u přeprav. Zakázky, které jsou v tomto stavu, jsou kompletní, ale dosud nebyly tisknuty štítky (například z důvodu hromadného tisku štítků). Zakázky, které jsou v tomto stavu, jsou před tištěním validovány na platnost data svozu. Pokud by náhodou byl datum svozu v minulosti, jsou automaticky posunuty na aktuální den. Zpracované tyto zakázky jsou již uzavřené. Stornované stornovat lze přepravy pouze před vytištěním předávacího protokolu (před odesláním dat). Smazané smazat lze zakázky, které nejsou kompletně vyplněné, tzn. rozpracované.
Str. 12/18 Obrázek 15: Okno zakázek Na základě zvoleného stavu (tlačítko, které bylo naposledy zvolené, má text podbarvený tučně a zároveň je jeho text zobrazen nad seznamem zakázek v pravé části) zobrazí aplikace uživateli seznam dnů, na něž připadají některé zakázky. Tento seznam je dále možné omezit v horní části levého panelu zadáním požadovaného intervalu. Stejně tak je možné v této části zvolit, zda se mají zobrazovat zakázky podle data vytvoření nebo data svozu. V pravé části se zobrazuje seznam zakázek, jejichž datum svozu (popřípadě datum vytvoření záleží na nastavení uživatele) je roven datu, který je v levém panelu označen. Jelikož v levém panelu je možné označit více dat (pomocí kláves SHIFT nebo CTRL), je možné v seznamu zobrazit najednou zakázky z více dnů, tato možnost je vhodná především při tvorbě exportů dat do XLS (viz kapitola X). S tabulkou lze pracovat obdobně jako v adresáři, tzn. lze konfigurovat viditelnost a pořadí jednotlivých sloupců (menu Nastavení/Zobrazené sloupce zásilek) a lze aktivovat rychlý filtr. Ten je aktivní pouze nad sloupci, nad kterými se zobrazuje ikonka šipky a na rozdíl od adresáře, kde slouží k nalezení konkrétního kontaktu, se zde vybírají konkrétní hodnoty ze zvoleného sloupce. Z tohoto důvodu je možné podmínky mezi sebou řetězit (zadáním podmínky nad sloupcem A vybere uživatel podmnožinu zakázek, z nichž může dále filtrovat zadáním podmínky nad sloupcem B). Ve stavovém řádku okna aplikace uživateli zobrazuje počet zobrazených položek a tlačítko, kterým je možné podmínku filtru zrušit. Nová zakázka / Editace zakázky Formulář pro zadávání nové přepravy resp. objednávky je dostupný z menu hlavního formuláře přeprav. Viditelnost tlačítek je opět závislá na aktuálně zobrazených položkách v hlavním formuláři (zda si uživatel prohlíží přepravy, objednávky, nebo obojí). Při editaci jsou do tohoto formuláře načtené veškeré dříve zadané údaje a uživatel je může měnit.
Str. 13/18 Ačkoliv lze data o zakázce rozdělit do třech logicky souvisejících skupin, probíhá vše v jednom okně: Hlavička zakázky v horní části formuláře uživatel nejdříve specifikuje typ zakázky (cargo/parcel) a zadá adresu příjemce. V případě objednávky navíc zadá adresu odesílatele a zadá plátce (při otevření nové objednávky mu aplikace předvyplní adresu příjemce svoji adresou a jako plátce vybere Objednavatel). Parametry zakázky tato část je do značné míry variabilní. Podle smluvních podmínek se zde zobrazují parametry, které lze k přepravě přiřadit (například dobírka) Zásilky jednotlivé zásilky zakázky se zadávají přímo do tabulky ve spodní části formuláře. Na řádkách této tabulky se seskupují informace o zásilkách stejných parametrů stejné váhy, objemu, typu obalu a textového popisu. V případě váhy a objemu se však do patřičné buňky zadává celková váha (objem) zásilek. Pokud uživatel zadává informace o objednávce (nebo cargo přepravě) může použít pro přidání/odebrání zásilky tlačítka + resp. (klávesové zkratky Ctrl+Ins, Ctrl+Del). Obrázek 16: Nová přeprava
Str. 14/18 Přednastavení dne vyzvednutí Při zadávání nové zakázky aplikace automaticky předvyplní datum svozu. V případě přepravy je tímto datem aktuální den. Pokud se jedná o objednávku je nastaveno datum následujícího pracovního dne. Pokud však uživatel plánuje zadávat více zakázek na jiný (stejný) den, může jej nastavit v menu Nastavení/Přednastavený den vyzvednutí. d. Nastavení služeb V Inviu si můžete defaultně nastavit služby, které chcete, aby se zobrazovaly u všech zásilek. Nastavení provedete v Nástroje Nastavení na kartě Servisy zobrazí se Vám pouze ty servisy, které máte smluvně zajištěné s naší společností. Pokud chcete některé služby defaultně nastavit u všech zásilek, na této kartě je zaškrtněte a uložte: Nastavení emailové avizace Pro nastavení emailové komunikace v Inviu je potřeba mít správně nastavené přístupové údaje k Vašemu mail serveru server odchozí pošty nastavuje se v Nástroje Nastavení - karta Tisk a SMTP po vyplnění údajů k SMTP serveru musí test spojení vrátit hlášku ok
Str. 15/18 Dále na kartě Servisy podrobnosti je potřeba nastavit a. Odesílatel email z jaké adresy zpráva odchází b. Kdy je email odesílán (tisk protokolu / ukončení dne) Text emailové zprávy je defaultně nastaven pokud dáte Test, obdržíte testovací email, kde vidíte text, který obdrží zákazník viz níže: Dnes jsme předali Dnes jsme předali přepravní společnosti GEIS zásilku č.. Odesílatel: Název a adresa odesílatele Příjemce: Název a adresa příjemce Variabilní symbol:
Str. 16/18 Hodnota dobírky: Poznámka příjemci: Zásilka Vám bude doručována během následujícího pracovního dne. V případě potřeby kontaktujte Zákaznické centrum společnosti Geis na tel.čísle +420 951 277777. Přímý odkaz na vyhledání zásilky je http://tt.geis-group.de/directordersearch.do?ordernumber=. Údaje o zásilce, které se v emailu zobrazí, se dají měnit. Takže např. pokud požadujete doplnit do textu emailu referenci, můžete si to doplnit následovně: Reference: %%REFERENCE%% V okýnku Text si můžete vymazat nebo přidat, co potřebujete. To se týká údajů o zásilkách. Ostatní je text, který zůstává neměnný (informace o doručení + kontaktní údaje na přepravce). Přehled proměnných a jejich hodnot je uveden v následující tabulce: Proměnná %%LOAD%% %%TRANSPORT_NUMBER%% %%SENDER_NAME%% %%SENDER_STREET%% %%SENDER_CITY%% %%SENDER_POSTALCODE%% %%RECIPIENT_NAME%% %%RECIPIENT_STREET%% Hodnota Datum svozu Číslo zásilky - doplněné na 13 resp. 11 znaků Odesílatel - název Odesílatel - ulice Odesílatel - město Odesílatel - PSČ Příjemce - název Příjemce - ulice
Str. 17/18 %%RECIPIENT_CITY%% %%RECIPIENT_POSTALCODE%% %%COD_VALUE%% %%VS%% %%NOTE_RCPT%% %%NOTE_DRIVER%% %%REFERENCE%% %%DETAILS_NUMBERS%% %%TRACK_TRACE%% Příjemce - město Příjemce - PSČ Hodnota dobírky Variabilní symbol Poznámka příjemci Poznámka řidiči Zásilková reference Čísla položek (oddělené čárkou) - doplněné na 13 resp. 11 znaků Odkaz na T&T e. Předávací protokol Zadání zakázek je ukončeno tiskem předávacího protokolu. Při něm jsou data odeslány na centrální server a vytisknou se dva předávací protokoly. Funkce předávacího protokolu je dostupná z rozcestníku. Na zobrazeném formuláři si uživatel může vybrat den, který chce uzavírat, a také typ zásilek (zda chce uzavřít cargo nebo parcel zásilky, případně oba typy). Po kliknutí na tlačítko tisk (nebo Náhled) se aplikace pokusí kontaktovat server a odeslat data přímo. Pokud není server dostupný, pokusí se data odeslat emailem v takovém případě musí mít uživatel korektně nastaven SMTP server. Pokud i tento proces selže, musí uživatel zadat adresář, kam si přeje uložit soubor s exportním souborem zakázek. Ten následně musí zaslat na email data@geis.cz. f. Aktualizace Aktualizace dat Některá data z lokální databáze vyžadují synchronizaci s centrální databází. Jedná se o data, která mohou doznat určitých změn v čase (například změna routovacích tabulek, změna adresy depa atd.). Při změně těchto dat se na serveru vygenerují data ve formě registračního souboru, který aplikace načte a data z něj vloží do databáze. Kontrola existence registračního souboru na serveru se děje automaticky při startu aplikace a poté v pravidelných intervalech. V případě nalezení registračního souboru při startu se automaticky spustí jeho stahování, v opačném případě aplikace pouze zobrazí informaci, že je k dispozici pomocí tlačítka ve stavovém řádku viz obrázek X. Zákazníci, kteří nedisponují konektivitou, musejí registrační soubor do databáze vkládat ručně. V hlavním menu pod položkou Nastavení/Aktualizovat registrační soubor v záložce Importovat ze souboru se nachází možnost, jak do aplikace zadat registrační soubor ručně. Aktualizace aplikace Pokud je vytvořena nová verze aplikace, je stažena v rámci aktualizace dat a uložena do lokální databáze. Při každém startu je pak prováděn test existence nové verze aplikace v databázi. Pokud nová verze
Str. 18/18 existuje, je uživatel dotázán, zda chce provést aktualizaci aplikace. Pokud je jeho stávající verze platná, nemusí s aktualizací souhlasit a může pracovat se starou verzí. V opačném případě musí aktualizaci odsouhlasit. V tomto případě se mu stávající aplikace ukončí a provede se aktualizace aplikace. Na konci aktualizace se nově instalovaná aplikace sama spustí.