N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS Přednáška č. 20 Elektronické dokumenty a spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Novelizace AZ v roce 2009: elektronické dokumenty v legislativě SSl a ASL II. Současná SSL (včetně e-dokumentů, DS, konverze dokumentů) 1. Novelizace AZ v roce 2009: elektronické dokumenty v legislativě SSl a ASL - Hlavní změny v AZ (viz novela č. 190/2009 Sb.) - Hlavní změny ve vyhlášce o SSL: nová vyhláška č. 191/2009 Sb. - Národní standard pro ERMS nové znění od 1. 1. 2011 (Věstník MV částka 101/2010) 2. Současná SSL (včetně e-dokumentů, DS, konverze dokumentů) tj. po novelizaci od 1. 7. 2012 - určení původci = subjekty, které jsou povinny podle 63, odst. 1 ZoA vést SSL: - VPP podle 3, odst. 1 ZoA mimo ÚSC (vč. jejich organizací) a notářů -kraje -hl. m. Praha -obce s pověřeným OÚ, obce se stavebním nebo matričním úřadem -městská část Prahy nebo statutárního města s přenesenou působností 1
- určení původci - výkon SSL v plném rozsahu (všichni kromě viz níže) všechna příslušná ustanovení v ZoA a ve vyhlášce č. 259/2012 Sb. - výkon v omezeném rozsahu (subjekty podřízené VÚSC, obce bez pověřené působnosti) ne povinnost vydat spisový a skartační řád + ne ustanovení ZoA o umístění spisovny - určení původci s plným rozsahem vedení SSL: vykonávají SSL v elektronické podobě (ERMS) - určení původci s omezeným rozsahem vedení SSL: vykonávají SSL buď: - v elektronické podobě (viz Národní standard pro ERMS), nebo - v listinné podobě. - orgány veřejné moci (OVM) podle zákona č. 300/2008 Sb. (instituce, jejichž prostřednictvím stát jedná a které mají určité zákonné kompetence výkon veřejné správy, moc zákonodárnou a soudní): -organizační složky státu (OSS) -územní samosprávné celky - ÚSC (obce a kraje) -soudy a státní zastupitelství -Pozemkový fond ČR a jiné státní fondy -zdravotní pojišťovny -Český rozhlas, Česká televize -samosprávné komory zřízené zákonem (Hospodářská komora apod.) -notáři a soudní exekutoři - od 1. 11. 2009 mají ze zákona povinně zřízenou datovou schránku (DS): - OVM (včetně notářů a soudních exekutorů) - právnické osoby (PO) zřízené ze zákona - PO zapsané v Obchodním rejstříku (OR) - organizační složky (OS) zahraničních PO zapsaných do OR - insolvenční správci 2
- od 1. 7. 2012 mají ze zákona povinně zřízenou datovou schránku rovněž: - advokáti - daňoví poradci Metadata data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času, lze je rozdělit na: - popisná: vznikají v rámci operací SSL, - uchovávací: jsou tvořena při ukládání dokumentu do úložiště / archivu, - strukturální: udávají pozice dokumentu při provádění jednotlivých ICT operací. Jednoznačný identifikátor označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost pomocí speciálního kódu, který musí být s dokumentem spojen. Podání úkon směřující vůči OVM, musí respektovat procesní pravidla podle příslušné legislativy (např. správní řád). Nová legislativní ustanovení o dokumentech v digitální podobě: - 69a zákona č. 329/2012 Sb., o archivnictví: - není-li dokument opatřen e-podpisem, e-značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, původce jej opatří k. časovým razítkem - před konverzí e-dokumentu na analogový dokument a zpětně nebo při změně formátu e-dokumentu původce ověří e-podpis, e-značku nebo k. časové razítko - údaje o ověření se uchovávají spolu s e-dokumentem - tzv. vyvratitelná domněnka pravosti = Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným e- podpisem nebo označen uznávanou e-značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, a následně za doby platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, nebo uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci. (odst. 5) - Vyhláška MV č. 259/2012 Sb., o spisové službě: - vždy kontroly, zda e-dokument neobsahuje chybný datový formát či škodlivý kód + výsledek ověření autenticity e-dokumentu se připojí k e-dokumentu, jehož se týká + až po ověření se e-dokument zavede do systému e-ssl a označí jednoznačným identifikátorem 3
- při provedené konverzi z listinné podoby do digitální a naopak se převáděný dokument označí shodně s dokumentem převedeným + informace o tom se uloží s dokumentem - dokument v digitální podobě, popř. spis v digitální podobě, se považuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro e-systémy SSL - dokumenty, popř. spisy, v digitální podobě zařazené do skartačního řízení se ukládají ve výstupních datových formátech stanovených v 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb. a opatřují se metadaty - Výstupním datovým formátem dokumentů se rozumí formáty stanovené pro a/formát výstupu z elektronického systému SSL b/formát dokumentu ukládaného v e-spisovně, která je součástí e-systému SSL c/formát pro předávání dp digitálního archivu - Vyhláška MV č. 194/2009 Sb.: - Přípustné formáty DZ dodávané do DS jsou obsaženy v její příloze č. 3. Novelizace vyhláškou č. 422/2010 Sb. (rozšíření počtu povolených formátů DZ). Příjem, evidence, vyřizování a ukládání dokumentů Základní předpis pro VPP: ZoA + nová vyhláška č. 259/2012 Sb. o SSL + souvislost s fungováním DS a konverzí dokumentů 1. Příjem dokumentů: - VPP musí disponovat - zařízením pro příjem DZ (původně e-podatelna) - zařízením pro příjem DS - příp. jiným zařízením - pokud SSL součástí ERMS = příjem DS součástí ERMS nebo automatizovaná vazba na něj - VPP zveřejní podmínky příjmu dokumentů na úřední desce / webových stránkách - které dokumenty VPP zpracovává v rámci SSL (viz spisový řád): bezpečnostní politika - kontrola doručených DZ - vlastní zveřejněné požadavky na příjem dokumentů - UEP nebo UEZ, popř. KČR - certifikáty, na nichž jsou založeny autentizační prostředky 4
- využití DS 2. konverze dokumentů: - konverze (autorizovaná) dokumentu 2 základní druhy: 1/ na žádost: provádějí ji kontaktní místa Czech POINT, HK a ČP 2/ z moci úřední provádějí OVM pro výkon své působnosti. Způsoby konverze dokumentů: 1/ autorizovaná konverze (podle zákona č. 300/2008 Sb.): výstupní datový formát ED podle vyhlášky č. 193/2009 Sb. = PDF (verze 1.7 a vyšší) + autentizační prostředky (kvalifikované časové razítko a uznávaný e-popis nebo uznávaná e-značka + ověřovací doložka) 2/ jiná konverze (podle 69a/ ZoA): výstupní datový formát ED = není specifikován + autentizační prostředky (kvalifikované časové razítko a uznávaný e-podpis nebo uznávaná e- značka) Některé dokumenty jsou vyloučeny z konverze: Ukládání originálů konvertovaných dokumentů: konvertovaný DgD X konvertovaný analogový dokument rozdíly 3. Označování dokumentů: - DgD - jednoznačný identifikátor je spojen s ERMS - dokumenty v analogové podobě otisk podacího razítka (popř. jiného technologického prostředku) 4. Evidence dokumentů: - DgD základní evidenční pomůckou samotný ERMS - v ERMS se u DgD vedou záznamy - jednoznačný identifikátor - dokumenty v analogové podobě podací deník - digitální nebo analogová podoba dokumentu (spisu) - záznam o provedení výběru archiválií - identifikátor dokumentu uloženého v dig. archivu - používání čísla jednacího, resp. evidenčního čísla ze samostatné evidence dokumentů 5. Oběh a vyřizování dokumentů: - způsoby vyřízení - dokumentem (spisem) 5
- postoupením - vzetím na vědomí - záznamem na dokument - dalšími způsoby (viz spisový a skartační řád) - tvorba spisu - správní řízení: 17 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád (náležitosti spisu) - sběrný arch + spisová značka - požadavky NSESSSL: -transakční protokol soubor informací o všech operacích provedených s ED nebo se spisy (pro kontrolu či rekonstrukci operací!), -zálohuje ED, jejich metadata i transakční protokol (pro obnovu dat!), -přenos ED do jiných systémů e-ssl či institucí (např. pro převedení vybraných archiválií k trvalému uložení do veřejného archivu viz Projekt NDA), - dokumenty (spisy) zatřiďovány do struktur podle příslušného spisového plánu instituce - oběh dokumentu (v listinné i v elektronické verzi) musí být zajištěn způsobem umožňujícím: -sledovat veškeré úkony s dokumenty, -určit osoby, které úkon provedly, -datum, kdy byly úkony provedeny. - okamžik vyřízení (uzavření) spisu je rozhodný pro běh skartační lhůty! (Pozor! Možnost i jiné tzv. spouštěcí události pro počítání skartační lhůty tzv. skartační režim)!, - spis se označí skartačními znaky a skartačními lhůtami (viz spisový a skartační plán!). 6. Odesílání a doručování: - VPP odesílá dokumenty prostřednictvím výpravny: pro odesílání DZ + DS - má-li adresát zřízenu a zpřístupněnou DS, musí OVM (správní orgán) vždy vyhotovit elektronický stejnopis rozhodnutí a ten odeslat do jeho DS, - nemá-li adresát zpřístupněnou DS, OVM pro něho vyhotoví stejnopis dokumentu v listinné podobě (vytištěním). - dokumenty doručované prostřednictvím DS mají povahu datové zprávy (DZ), - přípustné formáty DZ uvádí Příloha č. 3 vyhlášky MV č. 194/2009 Sb. (ve znění vyhlášky MV č. 422/2010 Sb.) o stanovení podrobností užívání a provozování ISDS, 6
- doručování pomocí DS nebude možné ze strany úřadu v těchto případech: -doručuje-li se veřejnou vyhláškou, -doručuje-li se na místě úkonu, -neumožňuje-li to povaha dokumentu, -nemá-li adresát zpřístupněnou DS. - v ostatních případech úřad doručuje prostřednictvím DS (a to i tehdy, když obdrží podání v listinné podobě, ale adresát má DS zřízenu a aktivní), - u DS platí tzv. fikce doručení: 10 dní (pokud není rozhodnuto jinak). 7. Ukládání dokumentů: - povinnost pro VPP ukládat dokumenty ve spisovně (správním archivu) podle spisového plánu! - uzavření spisu = kompletace všech dokumentů ve spisu, převedení dokumentů v digitální podobě do tzv. výstupního datového formátu + metadata podle NSESSSL + kontrola a doplnění dalších údajů před uložením do spisovny (viz spisový znak, skartační znak a skartační lhůta), - tzv. výstupní datové formáty DgD (viz 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o SSL) - výstupním datovým formátem DgD se rozumí: datový formát - výstupu z ERMS - dokumentu ukládaného ve spisovně (v rámci ERMS) - dokumentu předávaného do digitálního archivu - Pozor! Úschova doručených i odesílaných DZ (ostatně jako i dalších dokumentů vůbec) je povinností vlastníka DS a plně na jeho zodpovědnosti (viz povinnosti z oblasti spisové služby a archivnictví v ČR) různé varianty v praxi. 8. Další související problémy: - ukládání dokumentů: - příruční registratury (do vyřízení a kompletace spisu), - centrální spisovna, - specializované spisovny, - správní archiv -Podmínky pro uložení dokumentů ve spisovně nebo ve správním archivu ( 68, odst. 4 ZoA): - ne riziko povodní, 7
- protipožární dokumentace a vybavení, - riziko technologických rozvodů, - vybavenost regály, - zajištění prostor proti nepovolaným osobám. - role správního archivu (viz 69 ZoA) - spisová rozluka - vedení SSL v mimořádných situacích - tzv. komerční spisovny + koncesovaná živnost správa dokumentů, Dlouhodobé ukládání archiválií: viz Projekt Národní digitální archiv (při NA): V současnosti se počítá s fungováním NDA cca od roku 2014 (?) 8