České dráhy, a.s. ČD Op 10 Předpis pro výměnu dokumentů v elektronické formě Úroveň přístupu A
Označení předpisu Účinnost od České dráhy, a.s. ČD Op 10 Předpis pro výměnu dokumentů v elektronické formě Schváleno rozhodnutím generálního ředitele Českých drah, a.s. dne 26.4. 2005 č.j.: 57 404/2005-O26 Účinnost od 1.7. 2005 1
OBSAH Záznam o změnách. 5 Rozsah znalostí 6 Seznam použitých značek a zkratek. 7 ČÁST PRVNÍ ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ. 8 Kapitola I. Úvodní ustanovení 8 Kapitola II. Definice pojmů.. 9 Kapitola III. Telekomunikační tajemství.. 10 ČÁST DRUHÁ ODESÍLÁNÍ DOKUMENTŮ V ELEKTRONICKÉ FORMĚ. 11 Kapitola I. Povinnosti původce zprávy EP (kromě Edps). 11 Kapitola II. Povinnosti původce Edps..... 12 Kapitola III. Formulář Edps........... 13 Kapitola IV. Dokumenty v mezinárodním styku... 13 ČÁST TŘETÍ OPRÁVNĚNÉ EPS............ 14 Kapitola I. Obecné............. 14 Kapitola II. Elektronická manipulační kancelář.. 15 Kapitola III. Sekretariát............ 15 ČÁST ČTVRTÁ KONFIGURACE OPRÁVNĚNÝCH EPS...... 16 Kapitola I. Programové vybavení...... 16 Kapitola II. Názvy oprávněných Eps..... 16 ČÁST PÁTÁ OBSLUHA OPRÁVNĚNÝCH EPS....... 17 Kapitola I. Obecné............ 17 Kapitola II. Pomůcky obsluh oprávněných Eps.... 17 Kapitola III. Povinnosti obsluhy EMKa při odesílání Edps 18 Kapitola IV. Povinnosti sekretariátů při odesílání zpráv EP (kromě Edps) 19 Kapitola V. Povinnosti obsluhy EMKa při zpracování 20 přijatých Expa.............. Kapitola VI. Povinnosti sekretariátů při zpracování přijatých zpráv EP.............. 20 3
Kapitola VII. Náhradní odesílání dokumentů v elektronické formě........... 21 ČÁST ŠESTÁ ARCHIVACE DOKUMENTŮ V ELEKTRONICKÉ FORMĚ.. 22 Kapitola I. Povinnosti původce......... 22 Kapitola II. Archivace v oprávněných Eps..... 22 ČÁST SEDMÁ PROVOZNÍ MIMOŘÁDNOSTI......... 23 Kapitola I. Nahlašování poruch....... 23 ČÁST OSMÁ KONEČNÁ USTANOVENÍ.......... 24 Kapitola I. Přechodná ustanovení...... 24 Kapitola II. Závěrečná ustanovení...... 24 SOUVISEJÍCÍ PŘEDPISY A NORMY...... 25 PŘÍLOHY Příloha 1 - Formulář Edps26 4
2
ZÁZNAM O ZMĚNÁCH 1) Změna Předpis č.j. účinnost od opravil dne podpis 1) Držitel tohoto výtisku je odpovědný za včasné a správné provedení schválených změn a provedení záznamu na této stránce. 5
ROZSAH ZNALOSTÍ GŘ Funkce Vedoucí útvarů (ředitel kanceláře generálního ředitele ČD, ředitelé kanceláří náměstků generálního ředitele, ředitelé odborů) Úplná: Znalost ČÁST PRVNÍ, TŘETÍ, čl.100 Informativní: OS ČD Vedoucí zaměstnanci OS ČD Úplná: GŘ a OS ČD Zaměstnanci obsluhující elektronickou manipulační kancelář Zaměstnanci sekretariátů Zaměstnanci odesílající dokumenty v elektronické formě Zaměstnanci zpracovávající elektronické depeše Zaměstnanci provádějící konfiguraci oprávněných eps Ostatní články ČÁST PRVNÍ, TŘETÍ, PÁTÁ, kapitola I a II, ČÁST OSMÁ Informativní: Ostatní články Úplná Úplná Úplná: ČÁST PRVNÍ, DRUHÁ, kapitola I a IV, ČÁST PÁTÁ, kapitola VII, ČÁST ŠESTÁ, kapitola I Úplná: ČÁST PRVNÍ, DRUHÁ, kapitola II a III, ČÁST PÁTÁ, kapitola VII, ČÁST ŠESTÁ, kapitola I Úplná: ČÁST ČTVRTÁ 6
SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK A ZKRATEK ČD DI Edps EMKa EP Eps GŘ OS ČD OSŽD UIC České dráhy, a.s. Česká republika - Drážní inspekce Elektronická depeše Elektronická manipulační kancelář Elektronická pošta Elektronická poštovní schránka Generální ředitelství Českých drah, a.s. Organizační složka Českých drah, a.s. Organizace pro spolupráci železnic Mezinárodní železniční unie 7
ČÁST PRVNÍ ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ Kapitola I Úvodní ustanovení 1. Předpis pro výměnu dokumentů v elektronické formě (dále v textu Předpis ČD Op10") obsahuje souhrn základních pravidel pro výměnu dokumentů v elektronické formě (dokumentů vytvářených, odesílaných, přijímaných a archivovaných pouze v elektronické formě) ve vnitřním styku mezi organizačními složkami ČD (dále v textu OS ČD). 2. Ustanovení Předpisu ČD Op10 platí pouze pro výměnu dokumentů v elektronické formě prostřednictvím elektronických manipulačních kanceláří (dále v textu EMKa) nebo sekretariátů OS ČD. 3. Předpis ČD Op10 je závazný pro všechny zaměstnance ČD, kteří obsluhují elektronické poštovní schránky (dále v textu Eps) v EMKa a na sekretariátech OS ČD a pro všechny zaměstnance, kteří dokumenty v elektronické formě do těchto oprávněných Eps podávají nebo je z nich přijímají. 4. Předpis ČD Op10 platí i pro přepravu mezinárodních dokumentů v elektronické formě vyměňovaných se zahraničními železnicemi a pro náhradní doručování dokumentů v elektronické formě při provozních mimořádnostech. 5. Předpis ČD Op10 neplatí pro zasílání dokumentů v elektronické formě externím organizacím, pokud s nimi nebylo zasílání dokumentů v elektronické formě podle tohoto předpisu písemně projednáno a odsouhlaseno. 6. Předpis se nezabývá provozováním ani správou elektronické pošty ČD. 7. Neobsazeno. 8
Kapitola II Definice pojmů 8. Organizačními složkami ČD (dále v textu OS ČD) jsou pro účely tohoto předpisu útvary GŘ, odštěpné závody, organizační jednotky a výkonné jednotky. 9. Elektronická pošta (dále v textu EP) je nástroj pro výměnu zpráv EP mezi jednotlivými uživateli nebo mezi jednotlivým uživatelem a skupinou uživatelů. 10. Zpráva EP je dokument v elektronické formě. Zprávy EP mohou obsahovat text, tabulku, obrázek, atd. 11. Elektronická depeše (dále v textu Edps) je zvláštní typ zprávy EP, která slouží výhradně pro řízení železniční dopravy a přepravy, pokud není v jiných předpisech stanoveno jinak. Obsahuje pouze text. Edps s označením Pilné bude doručena v kratší lhůtě a v EMKa bude odbavena přednostně. 12. Elektronická poštovní schránka (dále v textu Eps) je místo, kam jsou uživateli EP, kterému je schránka přidělena, doručovány zprávy EP nebo ze kterého může uživatel EP zprávy EP odesílat. 13. Původcem zprávy EP nebo Edps může být kterýkoliv zaměstnanec ČD (fyzická osoba), který musí mít k dispozici Eps. 14. Schvalovatel je nadřízený zaměstnanec původce, který je oprávněn podepisovat dokumenty původce. 15. Oprávněná Eps je pro účely tohoto předpisu Eps v EMKa nebo Eps na sekretariátu OS ČD.. 16. Příjemcem pro zpracování přijatého dokumentu v elektronické formě je ten zaměstnanec ČD, kterému je tento dokument přidělen k vyřízení. Příjemcem z hlediska potvrzení o doručení dokumentu v elektronické formě je zaměstnanec obsluhující oprávněnou Eps. Pokud není příjemce vybaven Eps, bude mu zpráva EP doručována náhradním způsobem. 17. Náhradní způsob doručování znamená případ, kdy je nutno zprávu EP z technických důvodů doručit z oprávněné Eps příjemci mimořádně jiným způsobem než elektronickou poštou. 18. Tranzitní výměna zpráv EP znamená případ, kdy zpráva EP prochází po odeslání z oprávněné Eps přes více než jednu oprávněnou Eps. 19. Zvláštní typy zpráv EP jsou: Potvrzení o nedoručení je zpráva odeslaná automaticky systémem EP za předpokladu, že systém EP nemohl odeslat zprávu v časovém limitu stanoveném pro danou prioritu s uvedením důvodu nedoručitelnosti zprávy. Potvrzení o přečtení (o přijetí) je zpráva, odeslaná automaticky systémem EP odesilateli zprávy v okamžiku, kdy byla zpráva přečtena, tj. otevřena příjemcem. 9
Potvrzení o nepřečtení je zpráva, odeslaná automaticky systémem EP odesilateli zprávy v okamžiku, kdy byla zpráva smazána bez předchozího otevření příjemcem nebo po překročení doby platnosti. Kapitola III Telekomunikační tajemství 20. Zaměstnanci obsluhující oprávněné Eps jsou povinni zachovávat mlčenlivost o obsahu zpráv EP v těchto Eps uložených. Porušení tohoto telekomunikačního tajemství se stíhá podle zákonů a podzákonných norem ČR. 21. Údaje o dopravovaných zprávách EP mohou být sděleny pouze původci, schvalovateli, příjemci, zaměstnancům ČD, kteří jsou pověřeni kontrolou, nebo zaměstnancům Inspektorátu bezpečnosti železniční dopravy za účelem šetření mimořádných událostí. 22. Soudům a jiným státním orgánům mohou být vydány dopravované zprávy EP, sděleny o nich údaje nebo dovoleno nahlížet do provozních dokladů pouze v případech stanovených platným zákonem a pouze prostřednictvím vedoucího zaměstnance OS ČD, kterému oprávněná Eps podléhá. 23. Dokumenty obsahující utajované skutečnosti nelze zasílat v elektronické podobě. 24. Neobsazeno. 25. Neobsazeno. 10
ČÁST DRUHÁ ODESÍLÁNÍ DOKUMENTŮ V ELEKTRONICKÉ FORMĚ Kapitola I Povinnosti původce zprávy EP (kromě Edps) 26. Při zpracování dokumentů je původce povinen dodržovat ustanovení spisového řádu příslušné OS ČD. 27. Použitý formát dokumentů v elektronické formě musí odpovídat všem zásadám uvedeným v Opatření generálního ředitele ke standardizaci základního SW prostředí pro výměnu dokumentů v elektronické podobě. 28. Před odesláním schváleného dokumentu jako zprávy EP je původce povinen doplnit do odesílaného dokumentu, kdo (jméno s doložkou v.r. vlastní rukou a funkce) a kdy dokument schválil. Původce odpovídá za identičnost textu papírové a elektronické podoby dokumentu podaného k odeslání. 29. Zprávu EP doplněnou o údaje podle ustanovení předchozího článku je původce povinen odeslat elektronickou poštou místně příslušnému sekretariátu OS ČD. O potřebě současného odeslání dokumentu v papírové formě rozhodne původce, příp. odešle dokument v papírové podobě na žádost příjemce. 30. Původce je povinen se přesvědčit, zda byla zpráva EP do Eps místně příslušného sekretariátu doručena, tzn. zda obdržel potvrzení o přečtení. 31. Výměna dokumentů v elektronické formě jiným způsobem než elektronickou poštou je zakázána kromě případů provozních mimořádností. Postup při provozních mimořádnostech je uveden v části páté, kapitola VII. 32. Neobsazeno. 33. Neobsazeno. 11
Kapitola II Povinnosti původce Edps 34. Edps Původce je povinen při zpracování Edps použít předepsaný elektronický formulář, uvedený v příloze 1 Odesílání Edps v jiném formátu bez použití formuláře je zakázáno. Nebude-li Edps odeslána do EMKa, kromě případů provozních mimořádností, na předepsaném formuláři, je zaměstnanec obsluhující EMKa oprávněn ji odmítnout. Postup při provozních mimořádnostech je uveden v části páté, kapitola VII. 35. Je-li původce písemně pověřen ke schvalování Edps, může Edps odeslat do místně příslušné EMKa OS ČD ze své Eps. 36. Pokud není původce písemně pověřen ke schvalování Edps, musí Edps připravenou na předepsaném formuláři vytisknout a předložit k podpisu schvalovateli v papírové formě. Po podpisu schvalovatelem musí odeslat schválenou Edps místně příslušné EMKa OS ČD, která zajistí další manipulaci. 37. Původce odpovídá za identičnost textu papírové a elektronické podoby Edps podané k odeslání. 38. Edps Pokud původce neobdrží do pěti hodin od odeslání Edps, která není označena textem Pilné, potvrzení, že Edps byla v místně příslušné EMKa zpracována, Edps nebyla do EMKa doručena. Původce je v tomto případě povinen dohodnout s EMKa náhradní způsob podání. 39. Pokud je odesílaná Edps označena textem Pilné, musí být původcem označena jako zpráva EP s velkou důležitostí. 40. Pokud neobdrží původce Edps označené textem Pilné do jedné hodiny potvrzení, že Edps byla v místně příslušné EMka zpracována, Edps nebyla do EMKa doručena. Původce je v tomto případě povinen dohodnout s EMka náhradní způsob podání. 41. Neobsazeno. 42. Neobsazeno.. 12
Kapitola III Formulář Edps 43. V poli formuláře Předmět za zkratku Edps (doplňuje se automaticky) musí být uvedena zkratka podávající OS ČD. Edps 44. V poli formuláře Adresa musí být uvedeny názvy OS ČD podle platné organizační struktury ČD. Za tento název je možno uvést bližší určení (např. elektrodispečer, jméno příjemce apod.). 45. V případě požadavku na doručení Edps organizacím mimo ČD (podle čl.5 tohoto předpisu) musí být za názvem organizace uvedena i adresa EP příjemce. 46. Pokud má být Edps doručena přednostně, musí být v první řádce pole formuláře s názvem Adresáti uveden text Pilné. Označení Edps jako Pilné smí být použito pouze v odůvodněných případech. 47. V úvodní části pole formuláře s názvem Text depeše musí být uvedeno jméno původce a jeho telefonní číslo, dále stručně věc, o které Edps pojednává. 48. Neobsazeno. Kapitola IV Dokumenty v mezinárodním styku 49. Pro výměnu zpráv EP v rámci OSŽD musí být použita ustanovení vyhlášky OSŽD R-872. Pole v hlavičce zprávy EP musí být vyplněna výhradně latinkou. Schválený text dokumentu v azbuce musí být vložen jako příloha zprávy EP. 50. Pro výměnu zpráv EP v rámci UIC musí být použito některého z jednacích jazyků UIC (angličtina, němčina, francouzština), pokud není dvoustrannými dohodami stanoveno jinak. Schválený text dokumentu v jednacím jazyku musí být vložen jako příloha zprávy EP. 13
ČÁST TŘETÍ OPRÁVNĚNÉ EPS Kapitola I Obecné 51. Všechny dokumenty v elektronické formě vyměňované mezi OS ČD navzájem musí být odesílány z oprávněných Eps a přijímány do oprávněných Eps. 52. V každé OS ČD musí být zřízena alespoň jedna oprávněná Eps typu sekretariát. 53. EMKa musí být zřízena v uzlových železničních stanicích a v depech kolejových vozidel. 54. O typu a počtu oprávněných Eps u ostatních OS ČD rozhoduje vedoucí zaměstnanec OS ČD na základě provozních potřeb. 55. Pokud je u OS ČD zřízeno více oprávněných Eps, smí mít pouze jedna z nich název sekretariát nebo manipulační kancelář. Pokud jsou u OS ČD zřízeny obě oprávněné Eps (sekretariát i EMKa), musí být Edps doručovány do EMKa, ostatní dokumenty v elektronické formě do Eps na sekretariátech OS ČD. 56. Vedoucí zaměstnanec OS ČD odpovídá za to, že název oprávněné Eps odpovídá ustanovení čl. 68 tohoto předpisu. 57. Neobsazeno.. 14
Kapitola II Elektronická manipulační kancelář 58. Elektronická manipulační kancelář (EMKa) musí mít zajištěnou nepřetržitou obsluhu (7 dní v týdnu 24 hodin denně). EMKa je určena výhradně k podávání a dopravě Edps. 59. Vedoucí zaměstnanec OS ČD je povinen vydat v rámci své působnosti opatření, které musí jednoznačně stanovit způsob doručování Edps z jemu podřízených EMKa příjemcům. 60. Neobsazeno. Kapitola III Sekretariát 61. Vedoucí zaměstnanec OS ČD je povinen učinit taková opatření, aby oprávněná Eps na sekretariátu byla vždy obsazena obsluhou v pracovních dnech mezi 8:00 a 15:00. 62. Neobsazeno. 15
ČÁST ČTVRTÁ KONFIGURACE OPRÁVNĚNÝCH EPS Kapitola I Technické vybavení 63. Technické vybavení oprávněných Eps (konfigurace použitého PC) musí být dimenzováno takovým způsobem, aby umožňovalo archivaci podle části šesté, kapitola II. 64. Neobsazeno. Kapitola II Programové vybavení 65. Programové vybavení oprávněné Eps musí umožňovat : - automatické upozornění na každou přijatou zprávu EP, - automatické generování potvrzení o přečtení a potvrzení o nedoručení od oprávněné Eps, - nastavení lhůty na přečtení zprávy EP, - zjištění data, času přihlášení a odhlášení a jména zaměstnance obsluhujícího oprávněnou Eps, který zprávu EP přijal. 66. Použití klientského programového vybavení, které neumožňuje konfiguraci podle ustanovení předchozího článku, je v oprávněných Eps zakázáno. Kapitola III Názvy oprávněných Eps 67. Jako oprávněná Eps musí být vždy použita zástupná Eps. Zástupná Eps je schránka, ke které může přistupovat více zaměstnanců téže OS ČD. 68. Formáty názvů oprávněných Eps musí odpovídat příslušným položkám seznamu povolených názvů pro EMKa nebo sekretariáty, který je zveřejněn na www serveru post.cd.cz. v části Schránky. 69. Neobsazeno. 16
ČÁST PÁTÁ 17 OBSLUHA OPRÁVNĚNÝCH EPS Kapitola I Obecné 70. Zaměstnanec obsluhující oprávněnou Eps přebírá od původců zprávy EP k odeslání a zajišťuje distribuci přijatých zpráv EP k příjemcům. 71. Každý zaměstnanec obsluhující oprávněnou Eps musí být proškolen v obsluze programového vybavení oprávněné Eps. 72. Zaměstnanec obsluhující oprávněnou Eps se musí při nástupu služby přihlásit svým jménem a heslem a při ukončení služby se odhlásit. Práce pod cizím jménem je zakázána. 73. Programové vybavení oprávněné Eps musí být v době přítomnosti zaměstnance obsluhujícího oprávněnou Eps na pracovišti trvale spuštěno. 74. V případě krátkodobé nepřítomnosti na pracovišti je zaměstnanec obsluhující oprávněnou Eps povinen provést taková opatření, která zabrání přístupu cizích osob k oprávněné Eps (např. spořič obrazovky s heslem, elektronické uzamčení počítače). 75. Neobsazeno. Kapitola II Pomůcky obsluh oprávněných Eps 76. U každé oprávněné Eps musí mít obsluha k dispozici následující pomůcky: a) Předpis ČD Op10, b) seznam všech oprávněných Eps, c) seznam příjemců, kterým obsluha oprávněné Eps doručuje zprávy EP se zřetelem na druh a obsah jednotlivých zpráv, d) telefonní seznam železniční služební telefonní sítě, e) doručovací kniha (tiskopis ČD 735 1 9835) - pouze v EMKa, f) záznamník poruch na sdělovacím a zabezpečovacím zařízení. U oprávněných Eps, ze kterých se odesílá mezinárodní elektronická korespondence, musí mít obsluha navíc k dispozici: g) výtah z vyhlášky OSŽD R-872. 77. Pomůcky uvedené v ustanovení čl. 76 c), 76 d), 76 e) a 76 h) nemusejí být na pracovišti obsluhy oprávněné Eps v papírové podobě. V takovém případě musí být pracoviště vybaveno možností elektronického přístupu k uvedeným pomůckám (např. webový prohlížeč). 78. Zaměstnanci obsluhující oprávněné Eps musí mít Předpis Op10 v osobním užívání.
79. Neobsazeno. Kapitola III Povinnosti obsluhy EMKa při odesílání Edps 80. Obsluha EMKa, ve které byla Edps přijata k odeslání, je povinna přidělit Edps podací číslo. Pokud se Edps tranzituje, tranzitující EMKa již žádné další číslo nepřidělují. 81. Edps přijaté k odeslání v EMKa se odesílají v pořadí, v jakém byly přijaty, pokud nejsou označeny textem Pilné. Edps označené textem Pilné musejí být odeslány přednostně. 82. Obsluha EMKa nesmí v obsahu Edps přijatých k dopravě provádět žádné změny. 83. Pokud původce Edps uvede adresu příjemce, kterou není možné vyhledat v seznamu adres oprávněných Eps, musí obsluha EMKa upozornit původce, na které adresy oprávněných Eps nelze Edps odeslat. Edps. Případnou nemožnost doručení oznámí obsluha EMKa neprodleně původci telefonicky a o tomto učiní zápis do doručovací knihy. 84. Pro odesílání Edps z EMKa musí být použita výhradně funkce Předat dál. 85. Edps se považuje za doručenou po obdržení potvrzení o přečtení. 86. Edps smějí být tranzitovány výhradně mezi EMKa. 87. Obsluha EMKa je povinna se přesvědčit, že ke každé odeslané Edps bylo přijato potvrzení o přečtení zoprávněné Eps přijímající Edps v následujících lhůtách: Edps označené Pilné" do 2 hodin od odeslání, byla-li odeslána do EMKa ostatní Edps do 24 hodin od odeslání. 88. Pokud nebyla Edps do stanovené lhůty přečtena, postupuje obsluha EMKa podle ustanovení části páté, kapitola VII 89. Lhůty pro doručení Edps podaných mimo pracovní dobu stanovenou pro Eps typu sekretariát v době nepřetržitého volna a určeným těmto oprávněným Eps se prodlužují do 10 hodin následujícího pracovního dne po dni odeslání. 90. Je-li Edps při provozních mimořádnostech elektronické pošty doručena náhradním způsobem (např. telefonicky nebo faxem), musí být vždy následně doručena elektronickou poštou. 91. Neobsazeno. 18
Kapitola IV Povinnosti sekretariátů při odesílání zpráv EP (kromě Edps) 92. Při odesílání zpráv EP je obsluha oprávněné Eps na sekretariátu OS ČD povinna doplnit: a) do pole Předmět číslo jednací odesílaného dokumentu b) do pole Komu adresy požadovaných oprávněných Eps příjemců. Číslo jednací musí být uvedeno ve tvaru A/B-C, kde: A je přidělené číslo z číselné řady, B je označení kalendářního roku, C je zkratkovité označení útvaru, 93. Odesílání zpráv EP do jiných než oprávněných Eps jiných OS ČD je zakázáno. 94. Obsluha oprávněné Eps na sekretariátu OS ČD je povinna se přesvědčit, zda bylo od každé odeslané zprávy EP přijato potvrzení o přečtení z oprávněné Eps příjemce nejpozději do 10:00 následujícího pracovního dne 95. Pokud nebyla Edps do stanovené lhůty přečtena, postupuje obsluha EMKA podle ustanovení části páté, kapitola VII. 96. Neobsazeno. 97. Neobsazeno. 19
Kapitola V Povinnosti obsluhy EMKa při zpracování přijatých Edps 98. Příjemcům vybaveným EP musí být Edps odeslána jako zpráva EP. Pro odesílání Edps z EMKa musí být použita výhradně funkce Předat dál. 99. Obsluha EMKa je povinna uvést v případě dalšího doručování v jiné než elektronické formě do doručovací knihy datum a čas, kdy byla Edps předána k dalšímu doručení a jakým způsobem (fax, papírová forma atd.). Další doručování pouze telefonicky je zakázáno, pokud není možno zprávu doručit příjemci v elektronické formě, musí být vždy následně doručena v papírové formě. 100. Přijaté Edps určené pro zaměstnance útvarů GŘ odesílá obsluha EMKa na adresy oprávněných Eps sekretariátů příslušných útvarů. Pokud není uveden v seznamu adresátů útvar příjemce, odešle obsluha EMKa přijatou Edps do schránek kanceláří náměstků GŘ. Kanceláře náměstků GŘ zajistí další distribuci pro jim podřízené útvary GŘ 101. Neobsazeno. Kapitola VI Povinnosti sekretariátů při zpracování přijatých zpráv EP 102. Obsluha oprávněné Eps typu sekretariát je povinna kontrolovat přijaté zprávy EP nejméně dvakrát denně, a to do 9:00 a 13:00 hodin. 103. Obsluha oprávněné Eps typu sekretariát je povinna předat přijaté zprávy EP po jejím zaevidování příslušnému vedoucímu zaměstnanci OS ČD a podle jeho pokynů zaměstnancům určeným k vyřízení dokumentu. 104. Zaměstnancům vybaveným Eps musí být dokument přijatý v elektronické formě odeslán k dalšímu vyřízení jako zpráva EP. 105. Není-li zaměstnanec určený k vyřízení dokumentu vybaven Eps, odpovídá obsluha oprávněné Eps typu sekretariát za doručení jiným vhodným způsobem (tištěná forma, fax, atd.). 106. Neobsazeno. 20
Kapitola VII Náhradní odesílání dokumentů v elektronické formě 107. V případě poruchy EP na straně původce dohodne původce náhradní způsob podávání s místně příslušnou obsluhou oprávněné Eps. 108. V případě poruchy EP na straně příjemce dohodne místně příslušná obsluha oprávněné Eps s příjemcem náhradní způsob doručování. 109. Neobsazeno. 21
ČÁST ŠESTÁ ARCHIVACE DOKUMENTŮ V ELEKTRONICKÉ FORMĚ Kapitola I Povinnosti původce 110. Původce je povinen archivovat originál dokumentu podaného k odeslání v elektronické formě v papírové podobě podle Skartačního řádu pro vyřazování písemností v působnosti ČD, č.j. 60118/02-O4. 111. Neobsazeno. Kapitola II Archivace v oprávněných eps 112. Zprávy EP musejí být archivovány v elektronické podobě v oprávněných Eps včetně souvisejících potvrzení nejméně po dobu jednoho měsíce. 113. Zprávy EP musejí být archivovány v elektronické podobě na vhodném paměťovém médiu včetně souvisejících potvrzení nejméně po dobu jednoho roku od začátku následujícího kalendářního roku. 114. Po ukončení lhůty uvedené v předchozím článku lze archivované zprávy EP skartovat. 115. Archivované zprávy EP musejí být přístupné na vyžádání nadřízených složek a kontrolních orgánů. 116. Neobsazeno. 22
ČÁST SEDMÁ PROVOZNÍ MIMOŘÁDNOSTI Kapitola I Nahlašování poruch 117. Každý zaměstnanec obsluhující oprávněnou Eps musí znát způsob nahlašování poruch do zákaznického centra ČD-Telematika, a.s. (telefonní číslo, elektronický formulář). 118. Před nahlášením poruchy je obsluha oprávněné Eps povinna provést následující kontroly: a) zkontrolovat, zda příčinou poruchy není výpadek elektrického napájení, b) zkontrolovat, zda běží programové vybavení oprávněné Eps, c) zaslat testovací zprávu na vlastní adresu a zkontrolovat, zda zpráva byla doručena včetně příslušných potvrzení. 119. Obsluha oprávněné Eps je povinna nahlásit každou zjištěnou provozní mimořádnost neprodleně. 120. V případě provozních mimořádností musí obsluha EMKa stanovit náhradní způsob podávání dokumentů v elektronické formě (jiná schránka, osobně, disketa apod.) Po odstranění provozní mimořádnosti postupuje obsluha EMKa při odesílání dokumentu v elektronické formě předepsaným způsobem. 121. Obsluha EMKa je povinna vést evidenci o každé provozní mimořádnosti. Evidence musí obsahovat čas nahlášení poruchy a čas jejího odstranění. Evidenci není nutno vést pouze v případě, že je každá nahlášená porucha prokazatelně zaznamenána. 122. Neobsazeno. 23
ČÁST OSMÁ KONEČNÁ USTANOVENÍ Kapitola I Přechodná ustanovení 123. Ustanovení čl. 72 platí od zprovoznění nového programového vybavení pro Edps, nejpozději však od 1. ledna 2006. Kapitola II Závěrečná ustanovení 124. Předpis ČD Op10 nabývá účinnosti od 1. července 2005. 125. Dnem nabytí účinnosti tohoto předpisu se ruší: Opatření generálního ředitele ČD, a. s. k doručování dálnopisných zpráv schválené dne 30. ledna 2003 pod č.j. 55306/03-O14, Opatření generálního ředitele ČD, a. s. k zajištění dálnopisného provozu pro útvary GŘ schválené dne 25. srpna 2003 pod č.j. 58505/03-O14, Opatření GŘ, a. s. k zajištění dálnopisného provozu elektronickou poštou schválené dne 5. prosince 2003 pod č.j. 60574/03-O14. Prováděcí opatření k používání elektronické pošty na ČD schválené č.j. DATIS 191/98-Ř a č.j. DDC-388/98/O14 dne 5. června 1998. předpis ČD T2 Dálnopisný provoz, který byl schválen č.j. 56338/96- S14 s účinností od 1. července 1997. 126. Provozní řády jednotlivých systémů elektronické pošty zůstávají v platnosti. 127. Při povolování výjimek z předpisu je nutno postupovat podle ustanovení předpisu ČD M1. 24
SOUVISEJÍCÍ PŘEDPISY A NORMY Interní předpisy Českých drah ČD M1 - Předpis pro tvorbu technických norem a interních předpisů Českých drah, ČD T1 - Telefonní provoz, ČD SR70(Sei) - Číselník železničních stanic, Standard pro tvorbu názvů v rámci datové sítě ČD (č.j. 55737/97-DDC S14), Spisový řád Generálního ředitelství Českých drah, a.s. Podpisový řád Českých drah (č.j. 58505/2003-O25), Skartační řád pro vyřazování písemností v působnosti ČD (č.j. 60118/02-O4), Opatření generálního ředitele ke standardizaci základního SW prostředí pro výměnu dokumentů v elektronické podobě (č.j. 63004/04-O26), Technické normy ČSN 01 6910 - Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psanými strojem, TNŽ 01 0101 - Názvosloví ČD, Jiné předpisy Vyhláška OSŽD R-872 Pravidla organizace výměny mezinárodních služebních dokumentů v elektronické formě. 25
1 Příloha 26
Gestorský útvar: České dráhy, akciová společnost Generální ředitelství Odbor strategie a informatiky Nábřeží Ludvíka Svobody 12/1222, 110 15 Praha 1 Gestor: Ing. Arnošt Dudek Vydavatel: Náklad: 650 kusů Rok vydání: 2005 27