1 Popis aplikace Pracovní výkazy návod k použití Internetová aplikace Pracovní výkazy slouží k zadávání pracovních výkazů od zaměstnanců a externích pracovníků. 2 Technické požadavky klienta Internetový prohlížeč se zapnutým javascriptem a cookies. 3 Přihlášení do systému Přihlašovací formulář se nachází na adrese https://office.miba.cz:444/. Pro přihlášení je potřeba zadat uživatelské jméno a heslo. Po přihlášení do systému se zobrazí aktuální rozpracovaný pracovní výkaz. V horní části okna prohlížeče je rozbalovací menu aplikace. 4 Pracovní výkazy 4.1 Aktuální výkaz Formulář s pracovní výkazem se skládá ze 3 záložek: pracovní výkaz sazby dokumenty 1/10
4.1.1 Záložka pracovní výkaz obsahuje 3 editovatelné tabulky a součtovou tabulku, která shrnuje údaje z editovatelných tabulek. Výkaz se vyplňuje kliknutím na tlačítko Přidat řádek pod editovatelnými tabulkami. Na konci editované tabulky se zobrazí nový žlutě podbarvený řádek. Po jeho vyplnění se informace uloží klávesou Enter. Tabulka se znovu načte již s uloženými informacemi. Řádky jsou řazeny podle datumu. Storno nového řádku Nový řádek je možné stornovat klávesou Escape (Esc). Je nutné mít kurzor v některém z editovatelných polí. Mazání uložených řádků Klikněte na požadovaný řádek řádek se zobrazí v editačním módu (žlutě podbarvený). Smazání řádku provedete stiknutím klávesy Delete (Del). Jednotlivé tabulky se vyplňují takto: Výkaz činností datum výběr z nabídnutých datumů popis činnosti volně editovatelný text, charakterizuje vykázanou činnost druh činnosti výběr z nabídnutých druhů činností. V případě, že uživatel nerozpozná druh činnosti může vybrat nevím. zakázka výběr z nabídnutých zakázek středisko výběr z nabídnutých středisek diety pro jeden datum je možné zadat dietu. Celá dieta se vyplňuje pokud pracovník pracuje v zahraničí již před polednem pracovního dne. Půl diety se vyplňuje pokud pracovník začal pracovat až po poledni pracovního dne. od výběr z časů; začátek vykazované pracovní činnosti 2/10
do výběr z časů; ukončení vykazované pracovní činnosti počet hodin nevyplňuje se; vypočítaná hodnota z polí od a do schváleno může editovat pouze pracovník, který schvaluje výkaz Požadované náhrady nákladů datum výběr z nabídnutých datumů popis činnosti volně editovatelný text, charakterizuje požadovanou náhradu činnost výběr z nabídnutých druhů činností. V případě, že uživatel nerozpozná druh činnosti může vybrat nevím. zakázka výběr z nabídnutých zakázek středisko výběr z nabídnutých středisek vozidlo výběr z nabídnutých vozidel; pouze pokud uživatel využíval firemní vozidlo měna výběr z nabídnutých měn; částka požadovaná částka v měně dle sloupce měna schváleno schválená částka, editovat může pouze pracovník, který schvaluje výkaz částka v Kč častka přepočítaná na české koruny Používání soukromého vozidla datum výběr z nabídnutých datumů popis činnosti volně editovatelný text, charakterizuje použití soukr. vozidla sazba výběr z nabídnutých druhů sazeb zakázka výběr z nabídnutých zakázek středisko výběr z nabídnutých středisek počet km počet nárokovaných kilometrů za použití soukr. vozidla schváleno schválený počet kilometrů částka v Kč částka v českých korunách spočítaná ze sloupců počet km a schváleno 4.1.2 Záložka sazby Zobrazuje tabulku sazeb za jednotlivé činnosti. 3/10
4.1.3 Záložka dokumenty Umožňuje přiložit dokument k výkazu. Pro přiložení souboru klikněte na tlačítko Procházet (může být pojmenováno jinak v závislosti na internetovém prohlížeči). Zobrazí se dialogové okno pro výběr souboru z disku, síťových zdrojů a připojených zařízení (např. USB). Nalezněte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko Otevřít (může být pojmenováno jinak v závislosti na internetovém prohlížeči). Po zavření dialogového okna klikněte na tlačítko Přidat soubor pro dokončení nahrání souboru k výkazu. Dokumenty přiložené k výkazu jsou zobrazené v tabulce nad formulářem pro přidání souboru. 4/10
4.1.4 Odeslání výkazu ke schválení Po vyplnění údajů ve výkazu je možné odeslat výkaz ke schválení tlačítkem Poslat výkaz ke schválení v pravém horním rohu prohlížeče. Aplikace se znovu zeptá zda opravdu chcete poslat výkaz ke schválení. 4.2 Neschválené výkazy Seznam neschválených výkazů zobrazíte pomocí menu Pracovní výkazy > Neschválené výkazy. Po načtení obrazovky se zobrazí tabulka s výkazy, které byly odeslány ke schválení, ale ještě nejsou zpracovány a schváleny. Výkaz je možné tisknout a zobrazit pomocí tlačítek Tisk a Detail u každého výkazu. Pracovníci s právy schvalovat výkazy mají rozděleny neschválené výkazy do dvou záložek - Moje výkazy a Výkazy ostatních pracovníků. 4.3 Historie schválených výkazů Seznam schválených výkazů zobrazíte pomocí menu Pracovní výkazy > Schválené výkazy. Po načtení obrazovky se zobrazí tabulka s výkazy, které byly schváleny. Výkaz je možné tisknout a zobrazit pomocí tlačítek Tisk a Detail u každého výkazu. Pracovníci s právy schvalovat výkazy mají rozděleny neschválené výkazy do dvou záložek - Moje výkazy a Výkazy ostatních pracovníků. 5/10
4.4 Výkazy k přepracování Seznam výkazů k přepracování zobrazíte pomocí menu Pracovní výkazy > Výkazy k přepracování. Po načtení obrazovky se zobrazí tabulka s výkazy, které byly vráceny zpět pracovníkovi k doplnění. Výkaz je možné tisknout a zobrazit pomocí tlačítek Tisk a Detail u každého výkazu. Pracovníci s právy schvalovat výkazy mají rozděleny neschválené výkazy do dvou záložek - Moje výkazy a Výkazy ostatních pracovníků. 5 Personální karta Údaje o přihlášeném uživateli je možné zobrazit a editovat pomocí menu Personální karta. Formulář Personální karta obsahuje 4 záložky s editačními prvky. Na každé záložce je tlačítko Uložit pro potvrzení změněných údajů. 5.1 Základní údaje Jméno (povinný údaj), Příjmení (povinný údaj), Ulice, Město, PSČ, E-mail, Telefon, Mobil Needitovatelné údaje: IČ, DIČ, Banka, Číslo účtu/iban, Kód banky, Poznámka 6/10
5.2 Sazby Zobrazuje tabulku sazeb za jednotlivé činnosti. 5.3 Přístupové údaje 7/10
Zobrazuje přihlašovací jméno a umožňuje změnit přístupové heslo k aplikaci. 5.4 Dokumenty Zobrazuje dokumenty přiložené k výkazům a umožňuje přiložit další dokumenty. Postup přiložení viz. kapitola 4.1.3 Záložka dokumenty 6 Tiskové sestavy umožňují výstup v PDF dokumentech, které je možné dále tisknout. Jednotlivé tiskové sestavy naleznete v menu Tiskové sestavy. Každé tiskové sestavě předchází filtrovací formulář pro nastavení požadovaného výstupu. 6.1 Náklady na zakázku finančně Výstupem je tabulka finančních nákladů na pracovníka dle jednotlivých činností pro konkrétní zakázku za vybrané období. 6.2 Náklady na zakázku hodinově Výstupem je tabulka hodinových nákladů na pracovníka dle jednotlivých činností pro konkrétní zakázku za vybrané období. 6.3 Náklady na střediska Výstupem je tabulka finančních a hodinových nákladů na jednotlivá střediska za vybrané období. 6.4 Náklady na pracovníka Výstupem je tabulka hodinových a finančních nákladů na pracovníka za jednotlivé 8/10
činnosti seskupené podle kalendářních měsíců. 6.5 Pracovní výkaz Z rozbalovacího menu vyberte požadovaného pracovníka a stiskněte tlačítko Načíst. Po načtení se zobrazí tabulka s dostupnými pracovními výkazy. Stisknutím tlačítka Tisk se vygeneruje výkaz. Výstupem je pracovní výkaz pracovníka tak jak ho zadal. 6.6 Pracovní výkaz 2. stupeň Postup filtrování viz. kapitola 6.5 Pracovní výkaz Výstupem je pracovní výkaz pracovníka po úpravách zpracovatelem. 6.7 Pracovní výkaz 3. stupeň Postup filtrování viz. kapitola 6.5 Pracovní výkaz Výstupem je pracovní výkaz pracovníka po úpravách schvalovatelem. 6.8 Podklady pro fakturaci Výběrem pracovníka a kliknutím na tlačítko Načíst zobrazíte podklady pro fakturaci za jednotlivé pracovní výkazy. 7 Správa uživatelů 7.1 Seznam uživatelů Zobrazí seznam uživatelů aplikace výkazy. Je možné filtrovat podle kategorie a zobrazit i neaktivní uživatele. Kliknutím na řádek uživatele se zobrazí jeho detail. 7.1.1 Detail uživatele Formulář s detailem uživatele se skládá ze 4 záložek. Na každé záložce je tlačítko Uložit pro uložení změněných údajů. 7.1.1.1 Základní údaje a sazby Obsahuje pole: Jméno (povinné), Příjmení (povinné), Ulice, Město, PSČ, E-mail, Stát, Telefon, Mobil, Kategorii (výběr ze seznamu), Středisko (každý uživatel má svoje středisko), IČ, DIČ, Banka (výběr ze seznamu), Číslo účtu/iban, Kód banky, Poznámka. Tabulka sazby zobrazuje nastavené částky za činnost. Částku je možné změnit kliknutím na řádek tabulky. Sloupec částka se stane editovatelným a je možné přepsat částku. 7.1.1.2 Zařazení v MIBA 9/10
Obsahuje textové pole pro poznámky, které uživatel nevidí v personální kartě. 7.1.1.3 Přístupové údaje Aktivní uživatel pouze aktivní uživatel se může přihlásit do systému Přihlašovací jméno přihlašovací jméno uživatele Heslo heslo pro přihlášení do aplikace Vygenerovat heslo vygeneruje náhodné heslo Generované heslo zobrazuje generované náhodné heslo Vynutit změnu hesla pokud je zaškrtnuto, uživatel je po přihlášení nucen změnit heslo Role role uživatele v systému; výběr ze seznamu Výkaz zpracovává uživatel, který zpracovává výkaz Výkaz schvaluje uživatel, který schvaluje výkaz 7.1.1.4 Dokumenty Zobrazuje seznam dokumentů ve dvou tabulkách. Dokumenty uživatele jsou dokumenty od uživatele nebo přiložené ve výkazech uživatele. Naše dokumenty o uživatel jsou dokumenty, které vidí pouze manažer v detailu uživatele. Pod seznamy dokumentů je formulář pro vložení nových dokumentů. 7.2 Přidat uživatele Zobrazí seznam uživatelů, kteří jsou v adresáři Varia a nemají založený uživatelský účet v pracovních výkazech. 10/10