Výběrové řízení v praxi PER Personální management Bc. DRÁBEK Drahomír 5.4.2013 Fakulta textilní Technické univerzity v Liberci
OBSAH Úvod 1. Nábor pracovníků. 3 1.1. Výběr zdrojů náboru a komunikačních kanálů.. 3 1.1.1. Zdroje náboru.. 3 1.1.2. Komunikační kanály.... 4 2. Předvýběr.. 4 2.1. Zkoumání dotazníků a podkladů předložených uchazeči... 5 2.2. Testování uchazečů.. 5 2.3. Pohovor... 5 3. Rozhodnutí o výběru a informování uchazečů. 5 4. Závěr. 6 2
ÚVOD Výběrové řízení je proces získávání a výběru pracovníků a je velmi individuální. Jsou sice obecná schémata, ale vždy záleží na typu organizace i obsazované pracovní pozici. Cílem této práce je zhodnotit výběrová řízení v oblasti justice a odpovědět na otázky, zda se v těchto procesech výběru jedná skutečně jen o vybírání zaměstnance, zda je daný pohovor validním nástrojem pro výběr zaměstnanců, srovnání s běžným modelem procesu výběru zaměstnanců a co jsou nejčastější a nejproblematičtější body samotného výběru. Popsaná výběrová řízení spadají do kompetence vedoucí správy. Její pracovní náplní jsou kumulované funkce personalisty, ekonoma a dozorčí úřednice. Díky tomu se setkává s problematikou získávání a výběru pracovníků nejen z pozice personalisty, ale často i z pozice nadřízeného pracovníka, což znamená, že se účastní fáze předvýběrové i samotné výběrové. 1. Nábor pracovníků Po identifikaci potřeby získání pracovníka, ať už z důvodů plánovaná reorganizace, odchodů na rodičovské dovolené nebo běžné odchody zaměstnanců a schválení nového náboru hlavním soudem je přistoupeno k samotnému získávání nových zaměstnanců. Počty pracovníků v justici, ať už složka výkonu administrativy či správy je dána z nadřízené instituce (ministerstva tzv. systemizací z nápadu a výkonu let předchozích). 1.1. Výběr zdrojů náboru a komunikačních kanálů Při každém novém náboru je zapotřebí si odpovědět na otázku, kde získat pracovníky? Stejně tak, jako se mění trh práce a i v kontextu charakteru obsazovaného místa je nutné upřesnit si zdroje náboru a komunikačních kanálů. 1.1.1. Zdroje náboru Nejpoužívanějším zdrojem náboru jsou interní zdroje. Výhodou obsazování interními zdroji je možnost profesního růstu stávajících zaměstnanců. Nevýhodou však je určitá postupná rigidita organizace a pracovních postupů atd., kdy chybí nový náhled například na řešení problémů. Doporučení zaměstnanců není validní metodou. Zaměstnanci běžně doporučí i nevhodného známého, jen aby dotyčnému vyhověli s argumentací, že pokud je pracovník neschopný vždy může být vyhozen ve zkušební lhůtě. Získání zaměstnance u konkurenčního soudu bylo a je stále velmi častým jevem. Výhodou je získání zapracovaného pracovníka, do prostředí vyšší instance. Nevýhodou je riziko získání pracovníka se špatnými pracovními postupy a návyky a dále personální oslabení soudu nižšího stupně. To obecně nepřispívá k příliš dobrým 3
vztahům a má to i značný vliv na zhoršení komunikace mezi organizacemi, nehledě na to, že přeneseme problém s výběrovým řízením na jinou složku justice. Proto je této varianty v poslední době využíváno v co nejmenší míře. Další z možností náboru jsou absolventi odborných škol, kteří často na pobočce soudu vykonávají odbornou praxi a účastní se exkurzí. Při odborné praxi může dojít k prověření vhodnosti absolventa na určitou pracovní pozici a je menší riziko v případě přijetí odchodu ve zkušební lhůtě. Exkurzemi na soudě u studentů dochází nejen ke zvyšování jejich právního povědomí, ale i k vytváření bližší představy o fungování soudu, reálných a nereálných možnostech zaměstnání zde. Obdobou absolventů jsou frekventanti rekvalifikačních kurzů organizovaných příslušným Úřadem práce (dále jen ÚP), kteří potřebují absolvovat odbornou praxi. Tito už mají ukončené vzdělání a také na pracovišti oproti praktikantům ze středních škol stráví delší časový úsek. V případě, kdy výše uvedení interní (mimo nevyužívaného doporučení známého) či polo interní zdroje nepokryjí dané pracovní místo, bývá přistoupeno k výběru z externích zdrojů. 1.1.2. Komunikační kanály V dřívějších letech bylo nutné inzerovat nabídku pracovního místa několika komunikačními kanály, aby se dostala k širšímu okruhu uchazečů a nikoliv jen těm, kteří jsou v evidenci ÚP. Poslední rok je zajímavé sledovat tendenci, kdy po zadání uvedeného na inzertní portál úřadu práce (www.portal.mpsv.cz) bývá inzerce daného volného pracovního místa převzata do dalších inzertních internetových serverů. Pro srovnání počet žádostí zaslaných v roce 2008 v Olomouckém kraji na uveřejněné volné místo zapisovatelky, které bylo uveřejněné výše uvedených způsobem, byl průměrně 120. V letošním roce se toto číslo zvýšilo již na 580. 2. Předvýběr Doručené žádosti jsou zpracovávány v tzv. předvýběru. Uchazeči jsou na základě zaslaných žádostí ohodnoceni jako velmi vhodní, vhodní a nevhodní. První skupina jsou uchazeči, kteří budou pozvání do dalšího kola výběrového řízení. Tito splnili všechny požadované kritéria např. vzdělání praxe a není důvod je vyřadit z výběrového řízení. Druhou skupinu tvoří vhodní, tzn. například jen nesplňují některý méně zásadní požadavek. Ti jsou ve skupině možných dalších vhodných, ze které budou pozvání uchazeči v případě, kdy je první skupina málo obsazená. Poslední je skupina nevhodných, u kterých například není splněna zásadní podmínka vzdělání a těmto je napsán zdvořilostní odmítavý dopis. U předvýběru je nutné stanovit si validitu a spolehlivost výběrových kritérií. Vycházet vždy z popisu pracovního místa a specifikovat vzdělání, délka praxe, kvalifikace apod. Tyto požadavky uvést ve stručnější podobě v nabídce (inzerci). 4
2.1. Zkoumání dotazníků a podkladů předložených uchazeči Uchazeč v první fázi výběrového řízení předkládá pouze životopis s průvodním dopisem. Z jejich zkoumání lze zjistit informace nejen o vzdělání, směřování uchazeče v personální kariéře, pokus o zkreslování informací, smysl pro organizaci dokumentu a spoustu další informací. Příklad č. 1 z dřívějších řízení. Na inzerát s požadavkem vynikající češtiny zareagovala uchazečka, která měla v průvodním dopise uvedeno: Jsem simpatická uchazečka a reaguji, protože mně zaujali nabízené podmínky. Příklad č. 2 - u uchazeče, který o sobě tvrdí, že ovládá práci s PC na vynikající úrovni, především pak WORD si stačí otevřít elektronicky poslaný dokument ve Wordu a přes skryté znaky zjistit způsob úpravy dokumentu. 2.2. Testování uchazečů V další fázi výběrového řízení jsou vybraní uchazeči pozvání k testování. Testování se provádí například u zapisovatelek formou přepisu textu na rychlost bez chyb. Za každou chybu je odepsán určitý počet znaků. Jedná se tedy o formu vzorku budoucí práce. Zde je stanovený minimální limit úhozů za minutu. Dále u administrativních pozic bývají adepti testováni na jazyk český. Většinou bývá použita věta: Tamější obyvatelé byli zásadně proti. Testování znalostí probíhá formou dotazníku spíše se zaměřením na všeobecný přehled v návaznosti na agendu, kterou bude dotyčný uchazeč vykonávat např. zkratky institucí. 2.3. Pohovor Pohovor je veden jedním pracovníkem za přítomnosti více posuzovatelů. U pohovoru bývají přítomné i vedoucí oddělení, pro která se pracovník vybírá. Cílem je získání doplňujících informací o uchazečích. Především dotazy na předchozí praxi, otázky simulační, představy o budoucí práci, na způsob dopravy do zaměstnání atd. Důraz je kladen na pokládání stejných otázek všem uchazečům, za účelem dosažení rovných podmínek. Otázky u pohovoru by měly odpovědět na otázky Může uchazeč práci vykonávat? Bude práci vykonávat? Jaký je uchazeč ve srovnání s ostatními, kteří byli pro tuto práci posuzováni? 3. Rozhodnutí o výběru a informování uchazečů Neúspěšným uchazečům je zasláno písemné oznámení a s úspěšnými jsou vyřízeny nástupní formality. Po dohodě s patnácti nejvhodnějšími uchazeči bývají jejich materiály z výběrového řízení ponechány pro případ nové potřeby výběru zaměstnance. 5
4. ZÁVĚR Získávání a výběr nových zaměstnanců nejsou nejdůležitějšími personálními činnostmi, ale často na ně není kladen takový důraz, jaký by dozajista měl být. Nekvalitně vybraný uchazeč zvyšuje riziko vypsání nového výběrového řízení a tudíž i nové blokování pracovních kapacit personalisty i dalších osob zúčastněných ve výběrovém řízení a v neposlední řadě většinou i ztrátu finanční. 6