K pochopení principu tvorby dávek je nutno alespoň částečně poznat princip ukládání dokladů v programu Medicus Komfort. Přirovnejme představu o dokladech v programu k zásuvkám u stolu. Pořízené doklady se ukládají jakoby do zásuvky s označením Neodeslané doklady. Při tvorbě dávek se doklady z této "zásuvky" seřadí do dávek a přesunou do zásuvky s označením Odeslané doklady. Existuje tedy něco jako zásuvka s doklady ještě neodeslanými (nezúčtovanými) a zásuvka s doklady odeslanými (zúčtovanými). Jednotlivé doklady lze ze zásuvky s označením Odeslané doklady vyjmout a pod původním nebo novým číslem (ale s původním datem pořízení) zařadit do zásuvky Neodeslané doklady. Zde mohou být tyto doklady opraveny a znovu vyúčtovány, tj. přesunuty opět do "zásuvky" Odeslané doklady. Dávky dokladů se tvoří pouze z dokladů uložených v zásuvce s označením Neodeslané doklady. Číslování dokladů Každá smluvní pojišťovna má v daném roce svoji číselnou řadu dokladů, dávek a disket. Číslování disket je však pouze pro potřeby programu. Neodesílá se na pojišťovnu. První číslo dokladu, dávky a diskety se nastaví po instalaci programu ve volbě Smluvní pracoviště ( Konfigurace Smluvní pracoviště). Pak se číslování v rámci roku provádí automaticky. Přidělení čísla dokladu probíhá až při tvorbě dávek. V okamžiku pořízení tedy doklad ještě nemá žádné číslo přiděleno. Do číslování dokladů a dávek lze provést zásah při tvorbě dávky (volba Pojišťovna Dávky). Program nabízí číslo dokladu a dávky o 1 vyšší než číslo posledního vyúčtovaného dokladu a dávky. Tato čísla lze zvýšit. Proveďte volbu Pojišťovna - Dávky. Otevře se okno Dávky v prvním kroku jednoduchého průvodce.
Přes tlačítko lze upřesnit některé možnosti tvorby dávek včetně definic nákladových skupin. 1. Zvolte období, za které účtujete pojišťovnám a v případě potřeby upřesněte pojišťovny, kterým účtujete. Na výběr je vytvoření dávky k poslednímu dni v nastaveném měsíci od data posledního vyúčtování nebo nastavení vyúčtování za přesně dané období. V prvním případě spadnou do vyúčtování všechny nalezené nevyúčtované doklady k poslednímu dni zvoleného měsíce od data posledního vyúčtování k dané pojišťovně. Ve druhém případě budou vyúčtovány pouze doklady spadající do přesně vymezeného období, které chcete vyúčtovat. Standardně jsou vybrány všechny pojišťovny, protože program vypočte a zobrazí seznam všech dostupných dávek k vyúčtování v kroku č.3 všem zvoleným pojišťovnám najednou. Pokud účtujete některým pojišťovnám čtvrtletně a některým měsíčně, můžete množinu pojišťoven pro vyúčtování zvolit podle své volby. 2. Pokračujte tlačítkem Další. Zobrazí se krok č. 2 "Výběr dokladů".
Ve výběru dokladů je možné upřesnit druhy dokladů, které se mají účtovat, zda má být vytvářena dávka nově registrovaných pojištěnců (typ 80) nebo zda se mají do dávky zahrnout i opravné doklady. Poslední volbu využijete, pokud jste vraceli z archivu doklady jako opravné a chcete je nyní vyúčtovat. Nemáte-li důvod něco měnit, lze výchozí nastavení ponechat. 3. Pokračujte tlačítkem Další na krok č.3 "Dávky".
V kroku č.3 jsou v přehledném seznamu připravené a spočtené dávky za dané období pro všechny zvolené pojišťovny (jsou-li ke všem doklady k vyúčtování). Je vidět cena i typy dávek a dokladů a lze se podívat i na jednotlivé doklady, které jsou v dávce počítány. Můžete tak učinit rozkliknutím stromové struktury ikonkou + vlevo od ikony diskety.
4. Pokračujte stisknutím tlačítka (tlačítko pro kontroly nad doklady pro vyúčtování). Tato funkce vyhledává chyby v dokladech. V různých typech dokladů se kontrolují například starší nevyúčtované doklady, chybná rodná čísla, chybné diagnózy, nevyplněná skupina apod. Kontrolu stačí provést jen jednou. Týká se dávek od všech pojišťoven.
5. Po kontrole označte řádek s dávkou a klikněte na tlačítko. Zvolená dávka se uloží do souboru kdavka.xxx kde xxx je kód pojišťovny. Ukládá se do zvoleného adresáře a po uložení se zpřístupní další tlačítka (některé mohly být k dispozici již před uložením dávky): - možnost tisku průvodky k dávce (má smysl, jsou-li dávky zasílány na disketách) - tisk faktury a uložení do souboru fdavka.xxx (xxx je kód pojišťovny) - možnost prohlédnutí obsahu vytvořené dávky - zobrazení dokladů v dávce v podobě pro tisk - možnost použití programu WKontrol (je nutno mít nainstalováno) - odeslání dávky na pojišťovnu přes internet (je třeba mít platný certifikát) - otevření portálu dané pojišťovny pro odeslání dávky přes něj Po uložení dávky se zobrazí červené zatržítko na ikoně diskety. Rovněž po tisku faktury a odeslání dávky se příslušné ikony před kódem pojišťovny "zatrhnou" červeně na znamení zpracován(uložení, tisku faktury nebo odeslání přes internet).
6. Po zpracování příslušné dávky, označte další řádek a proveď te uložení a odeslání dávky jako v předchozím kroku. Tlačítko Kontrola již není třeba použít, protože tuto funkci stačí spustit před tvorbou dávek pouze jednou.