Obsah Zpětná vazba od čtenářů 11 Dotazy 11 Zdrojové kódy ke knize 11 Errata 11 Typografické konvence použité v knize 12 Úvod do Microsoft SharePoint Foundation 2010 13 Základní pojmy používané v této knize 13 Zásadní změny ve verzi SharePoint Foundation 2010 14 Novinky ve verzi SharePoint Foundation 2010 14 KAPITOLA 1 Instalace a upgrade na SharePoint Foundation 2010 19 Hardwarové a softwarové požadavky 19 Hardwarové požadavky 19 Softwarové požadavky základní instalace 20 Softwarové požadavky instalace ve farmě 21 Softwarové požadavky klientské stanice 22 Licencování 23 Serverový operační systém 23 Databázový software 24 Výběr databázového serveru 24 Instalace farmy s využitím SQL serveru 25 Základní instalace celého kompletu na jednom serveru bez SQL serveru 25 Instalace 26 Instalace nezbytného softwaru 26 Standardní instalace 28 Konfigurace standardní instalace 30 3
OBSAH Instalace serverové farmy 31 Instalace technologie BLOB 33 Upgrade 34 KAPITOLA 2 Poznávejte prostředí informačního portálu 39 Struktura portálu 40 Webové rozhraní a jeho popis 40 Horní panel 41 Záložky a vyhledávání 46 Levý panel Snadné spuštění 48 Hlavní oblast stránky 50 Ovládání stránky i pro handicapované 51 Webové části 52 Úpravy webové části 53 Přihlašování k informačnímu portálu 55 KAPITOLA 3 Místo pro vaše data vytváříme úložiště obsahu 59 Stránka webu 59 Seznam 62 Vytvoření seznamu z připravených šablon 63 Nastavení seznamu 69 Vytvoření šablony seznamu 71 Knihovna 71 Knihovna dokumentů 72 Knihovna formulářů 74 Knihovna obrázků 74 Knihovna stránek wikiwebu 76 Typy obsahu 76 Sloupec (pole) seznamu nebo knihovny 80 Typy sloupců 81 Seznam vlastností různých typů sloupců 82 Nastavení sloupců 84 4
OBSAH Sloupce webu 84 Pohledy 86 Typy pohledů 87 Osobní a veřejný pohled 88 Vytvoření a nastavení pohledu 89 Práce se zobrazením datového listu 94 Možnosti zobrazení Kalendář 97 Ganttův diagram 99 Pohled ve webové části 101 Web 101 Navigace podwebu 103 Šablony podwebu 104 Vlastní šablona webu 109 KAPITOLA 4 Vkládáme informace do informačního portálu 111 Práce s dokumenty 112 Vytvoření a uložení dokumentu do knihovny 112 Úpravy a jiné činnosti nad dokumentem v knihovně 115 Vytvoření a práce s Pracovním prostorem dokumentů 121 Záznam v seznamu 122 Práce s obrázky 122 Použití Knihovny stránek wikiwebu 126 Vytvoření knihovny 126 Vytváření odkazů na Wiki stránce 127 Vytváření obsahu Wiki stránky 128 Zápis blogu 131 Práce se šablonou webu Pracovní web skupiny 133 Propojení webových částí na stránce 137 KAPITOLA 5 Aplikace Microsoft Office 2010 jako velcí pomocníci technologie SharePoint 139 Microsoft Office Picture Manager 139 5
OBSAH Microsoft Office Word 141 Microsoft Office Excel 142 Microsoft Office Outlook 144 Synchronizace úložiště dat 144 Správa oznámení 146 Microsoft Office Infopath 146 Microsoft SharePoint Workspace 147 SharePoint Designer 148 KAPITOLA 6 Zabezpečení přístupu k obsahu informačního portálu 151 Správa uživatelských účtů 151 Správa přístupových práv 152 Správa uživatelských skupin 153 Koncept dědičnosti 155 Nastavení práv 156 Nastavení práv na dokumentu nebo položce seznamu 156 Nastavení práv na úložišti dat 157 Nastavení práv na hlavním webu 158 Nastavení práv na webové kolekci 159 KAPITOLA 7 Postupy vlastního nastavení informačního portálu 161 Nastavení webu 161 Uživatelé a oprávnění 162 Galerie 162 Správa webu 163 Správa kolekce webů 164 Vzhled a chování 165 Akce webu 167 Nastavení prostředí SharePoint Foundation 2010 167 6
OBSAH Správa aplikací 167 Zabezpečení 170 Obecné nastavení aplikace 171 Systémové nastavení 172 Zálohování a obnovení 173 Upgrade a migrace 173 KAPITOLA 8 Rozšiřujeme funkcionalitu informačního portálu 175 Vícejazyčný informační portál 175 Přihlašování pomocí FBA (Form Based Authentication) 177 Vytvoření nebo konverze existující webové aplikace pro ověřování pomocí FBA 177 Konfigurace zprostředkovatele členství a správce rolí 178 Změna souboru web.config pro zprostředkovatele členství a správce rolí 179 Příchozí pošta do informačního portálu 182 Základní varianta nastavení příchozí pošty 183 Rozšířená varianta nastavení příchozí pošty 183 KAPITOLA 9 Pracovní postupy hýbou vaším informačním portálem 185 Nejjednodušší pracovní postup proces třístavový 186 Vlastní procesy vytvořené v aplikaci SharePoint Designer 188 Příklad první: vlastní pracovní postup odesílání e-mailu 189 Příklad druhý: vlastní pracovní postup zápisu kontaktu z objednávky do adresáře 193 Pracovní postup webu 198 Opakovaně použitelný pracovní postup 198 Úprava pracovního postupu v aplikaci Visio 198 Podmínky a akce vlastního pracovního postupu 200 Podmínky 200 Akce 201 7
OBSAH KAPITOLA 10 Administrátorské nástroje WSSADM.EXE a Management SHELL 207 Nástroj STSADM 207 PowerShell 208 KAPITOLA 11 Zálohování klidné spaní pro správce 211 Denní zálohování jako lék na zhroucení informačního portálu 211 Export a import části informačního portálu 213 Zálohování databáze obsahu 214 PŘÍLOHA A Architektura informačního portálu 215 SharePoint Foundation 2010 a SharePoint server 2010 215 Integrace s produkty Microsoft 217 Adresářová služba Active directory a lokální účty serveru 217 Poštovní server Microsoft Exchange server nebo jiný SMTP server 217 Search server 218 SQL server 218 Project server 218 Small Business Server 218 Office aplikace 219 Stavební kameny informačního portálu 219 PŘÍLOHA B Funkce používané ve sloupcích webu nebo úložištích dat a filtrech pohledů 221 Funkce data a času 222 Funkce finanční 226 Informační funkce 234 8
OBSAH Logické funkce 234 Vyhledávací funkce 235 Matematické a trigonometrické funkce 235 Statistické funkce 245 Textové funkce 262 Rejstřík 271 9
Zpětná vazba od čtenářů Nakladatelství a vydavatelství Computer Press, které pro vás tuto knihu přeložilo, stojí o zpětnou vazbu a bude na vaše podněty a dotazy reagovat. Můžete se obrátit na následující adresy: redakce PC literatury Computer Press Spielberk Office Centre Holandská 3 639 00 Brno nebo sefredaktor.pc@cpress.cz Dotazy Máte-li s knihou jakýkoli problém, kontaktujte nás pomocí formuláře na adrese http://knihy. cpress.cz/k1843, kde klepněte na odkaz Poslat komentář. Pokusíme se udělat vše, abychom vám ho pomohli vyřešit. Computer Press neposkytuje rady ani jakýkoli servis pro aplikace třetích stran. Pokud budete mít dotaz k programu, obraťte se prosím na jeho tvůrce. Zdrojové kódy ke knize Z adresy http://knihy.cpress.cz/k1843 si po klepnutí na odkaz Soubory ke stažení můžete stáhnout kódy uvedené v kapitole 8. Errata Přestože jsme udělali maximum pro to, abychom zajistili přesnost a správnost obsahu, chybám se úplně vyhnout nelze. Pokud v některé z našich knih najdete chybu, například chybu v textu, budeme rádi, pokud nám ji nahlásíte. Ostatní uživatele tak můžete ušetřit frustrace a můžete nám pomoci zlepšit následující vydání této knihy. Veškerá existující errata zobrazíte na adrese http://knihy.cpress.cz/k1843 po klepnutí na odkaz Errata. 11
Typografické konvence použité v knize Tipy a rady Doplňující poznámky k textu Důležitá upozornění Snahou autora je ke každému postupu přiřadit ikonu, která nejčastěji na pásu karet interpretuje popsanou akci. Pokud je ale akce obecná nebo na pásu karet ikonu nemá, používá se u popisu tato ikona. 12
Základní pojmy používané v této knize Úvod do Microsoft SharePoint Foundation 2010 Technologie, která hýbe světem, zasahuje do všech odvětví průmyslu a obchodu a svým majitelům a uživatelům přináší neocenitelnou pomoc při jejich každodenní práci. Asi tak by technologii, kterou od roku 2001 Microsoft rozvíjí, popsal odborník, který ji denně využívá, nasazuje ji v různorodých typech společností, upravuje ji ke spokojenosti zákazníků a stará se, aby přinášela kýžený užitek. Ano, může to být pohled subjektivní, ale razance, s jakou technologie ShrarePoint v posledních letech u nás i ve světě proniká ke svým uživatelům, toto tvrzení spíše potvrdí, než vyvrátí. Představte si, že veškerá vaše práce bude probíhat na webové stránce. Od okamžiku, kdy spustíte pracovní stanici, až do oběda a pak odpoledne ve stejném rytmu. Tak jako běžné obecné informace hledáte na Internetu, budete moci svoje pracovní data, dokumenty, výkazy práce, úkoly, záznamy schůzek, popisy činnosti, pracovní postupy a další nezbytné podklady hledat na vašem firemním webu. Většina lidí má představu, že web je jen graficky upravený text, občas formulář pro zadání údajů, video sekvence nebo obrázek, a že jeho obsah nemohou ovlivnit. Mohou ho jen číst a vstřebávat. Je neměnný a pouze vyvolení programátoři v šerých kancelářích mají výsadu informace aktualizovat a upravovat. Představte si ale, že váš firemní web bude nejen informace poskytovat, ale také přijímat. Od kohokoliv, kdo má právo, kdo chce, musí nebo by měl informace na web ukládat, aktualizovat, převádět a přesouvat. Web navíc nebude nijak omezen co do typu informace. Bude umět přijmout dokumenty i s možností detailního popisu, přijme e-mailové zprávy, diskusní příspěvky, formátovaný i neformátovaný text, navede vás při vyplňování formulářů, a dokonce bude řídit procesy, které na pozadí takto přijatých informací záznamy zpracují, rozešlou určeným pracovníkům, změní v určených závislostech a pohlídají jejich životní cyklus. S každou vloženou informací se tak roztočí kolečka vnitřní logiky a v různých místech z něj vypadnou hotové kostičky skládanky zvané pracovní proces. Pořád ještě sníte? Přišel čas, abyste se probudili, technologie SharePoint vchází do vašeho života a plní vaše tajná přání. Základní pojmy používané v této knize SharePoint technologie Wikipedia říká, že SharePoint, tedy Microsoft SharePoint produkty a technologie, je softwarová platforma, vytvořená Microsoftem pro spolupráci a publikování na webu. Na jediném serveru tak sídlí nástroje pro tvorbu webů, portálů, intranetů, systém správy informací, vyhledávací služba, Wiki, blogy a další technologie tzv. Business Intelligence. 13
Úvod do Microsoft SharePoint Foundation 2010 Pro lepší pochopení je možné ještě doplnit, že SharePoint je technologie, která umožňuje uživatelům ve webovém prohlížeči s podporou aplikací Office pracovat s téměř jakýmkoliv typem informací uložených ve formě záznamů tabulek, ať jsou to dokumenty obohacené metadaty, kalendářové záznamy, úkoly, denní novinky a podobně. Vždy však mnoho záznamů stejného typu. Portál s tímto pojmem se budeme v knize často setkávat ve spojení s Microsoft SharePoint Foundation 2010. Budeme jím rozumět informační prostředí, které uživatelé využívají ke každodenní práci s informacemi. Portál je v podstatě logicky rozčleněný veliký objem dat do takové struktury, která jednak odděluje různé typy informací, dále nabízí uživateli možnosti jednoduše informace procházet, vyhledávat, orientovat se v informačním prostředí a minimalizuje čas k nalezení hledané informace. Dále mu nenásilnou formou vnucuje informace, které nezná a má se dovědět. Microsoft Windows SharePoint Foundation 2010 (dále už jen MSF 2010) je všestranná technologie, kterou mohou organizace a pracovní týmy využít ke zlepšení efektivity pracovních procesů a zvýšení produktivity práce. Tato technologie dává lidem přístup k informacím, které potřebují ke své práci. Díky nástrojům na podporu spolupráce pomáhá uživatelům z jedné společnosti ve spojení, i když jsou na opačných koncích světa. Architektura MSF 2010 technologie SharePoint spolupracuje s celou řadou služeb, které nabízí Microsoft v rámci serveru Windows Server 2008 (R2). Tyto služby zajišťují, aby se data informačního portálu interpretovala uživateli v internetovém prohlížeči, aby se uživatel mohl na informační portál přihlásit, aby mu do poštovní schránky z informačního portálu přicházely zprávy. Bez jejich pochopení a znalostí není možné poskytnout uživatelům maximum funkcionality. Přečtěte si přílohu 1. Zásadní změny ve verzi SharePoint Foundation 2010 MSF 2010 není ve své čtvrté verzi žádným nováčkem, je to technologie již dostatečně vyspělá a stabilní. Jak to ale zvláště u Microsoftu bývá, každá nová verze překvapí. Nejen pozitivně, ale bohužel také negativně. Zkrátka každý člověk vnímá stejnou věc jinak a není možné se zavděčit všem. Ale zavděčí se Microsoft alespoň někomu? Novinky ve verzi SharePoint Foundation 2010 V aktuální verzi je novinek, alespoň těch viditelných, celá řada. Těch nenápadných je však také spousta, a tak se na ně pojďme podívat. Velikost databáze při standardní instalaci kompletu na jednom serveru je do instalačního balíku zahrnuta databáze Microsoft SQL 2008 Express, která si nese omezení databáze na velikost 4 GB. Protože však ruku v ruce s tímto limitem získáváte možnost využití tzv. 14
Zásadní změny ve verzi SharePoint Foundation 2010 vzdáleného BLOB úložiště (více v kapitole 1, části Výběr databázového serveru ), může se stát, že limitu nikdy nedosáhnete. BLOB je však třeba nainstalovat a nastavit, automaticky není v instalaci MSF 2010 zahrnut. Nový design toto je nejspíš nejzásadnější viditelná změna pro všechny stávající uživatele starších verzí. Zvyk je železná košile a přechod na novou verzi MSF 2010 bude asi hodně bolet. A nejen uživatele. Design naznal opravdu radikálních změn již na první pohled. Po aplikacích Office byl pás karet s nástroji pro ovládání, zvaný Ribbon, začleněn i do stránek MSF 2010. Probíhá na něm veškerá činnost nad knihovnami, seznamy a weby. Obrázek Ú.1 Nový Ribbon pás karet v MSF 2010 Hlavní stránka jako Wiki (více v kapitole 3, části Knihovna stránek Wikiwebu ) znáteli Wiki knihovnu, tedy jistý typ hypertextového editoru, zjistíte, že se s ní setkáte i na hlavní stránce webu MSF 2010. Je to zajímavá možnost odpoutat se od striktně definované hlavní stránky (dvě zóny, pouze webové části) a vytvořit si vlastní domovskou stránku různě členěnou a prokládanou textem. Stránka je kompletně editovatelná a text, obrázek nebo webovou část je na ní možné umístit kamkoliv. Pozitivem je fakt, že lze takto upravovanou stránku verzovat, změny lze vracet zpět a ladit tak nejlepší prezentaci dat uživatelům. Wiki stránka je použita pouze na hlavním webu, podweby se tvoří se standardní stránkou o dvou zónách pro webové části. Ve Wiki knihovně najdete v možnostech Wiki stránky volbu odkazování jako na domovskou stránku. Pak je Wiki stránka volána jako domovská stránka webu. Sdílené dokumenty při editaci (více v kapitole 4, části Úpravy a jiné činnosti nad dokumentem v knihovně ) v MSF 2010 není problém práce více uživatelů souběžně na jednom dokumentu. Nelze sice použít tlačítko Zpět, změny jsou ale automaticky replikovány na všechny otevřené verze dokumentu, takže vidíte, co s dokumentem provádí vaši kolegové. Kontrola při ukládání metadat (více v kapitole 3, části Seznam vlastností různých typů sloupců ) nově je možné tzv. validovat zapisovaná data za použití mnoha operací porovnávacích a vyhodnocovacích včetně výpočtových vzorců. Každý sloupec i celý záznam tak může podléhat kontrole zapsaných dat. 15
Úvod do Microsoft SharePoint Foundation 2010 Obrázek Ú.2 Nová funkce kontroly dat před uložením záznamu Práce off-line, tedy bez přímého propojení produkt Groove byl přejmenován na Microsoft SharePoint Workspace a umožňuje uchovávat část informačního portálu na lokální stanici, pracovat s ní mimo kancelář a provedené změny jak v lokální kopii, tak i na serveru obousměrně replikovat při občasném spojení stanice se serverem. SharePoint designer (více v kapitole 5, části SharePoint designer ) není kompatibilní se starší verzí WSS, na rozdíl od svého předchůdce je již zcela nepostradatelný pro designéry a administrátory portálu. Ke stažení je zdarma a disponuje celou řadou funkcí, které byly dříve dostupné jen přes webové rozhraní (vytváření nových seznamů, knihoven, vytváření sloupců seznamů, nastavení práv a jiné). Instalace na klienta MSF 2010 je možné nově instalovat i na váš klientský operační systém Microsoft Windows Vista nebo Microsoft Windows 7. Spravované účty (více v kapitole 7, části Zabezpečení ) MSF 2010 obsahuje vlastní správu servisních účtů. Jsou to takové uživatelské účty (lokální serverové nebo doménové), pod jejichž identitou pracují služby a aplikace. Dříve bylo nutné při pravidelné změně hesla takového účtu (pokud byla dodržována bezpečnostní pravidla, tak alespoň 1x za 70 dní) tuto změnu provádět na všech místech jeho použití. Nyní MSF 2010 účet po jeho registraci (zadání jména a hesla) převezme do vlastní správy a administrátor jej pouze přiřazuje službám a aplikacím bez nutnosti opětovného zadávání hesla. Pokud účet podléhá bezpečnostním politikám, MSF 2010 je umí číst a zajistit automaticky změnu hesla v daném intervalu. Při změně hesla uživatelem mimo informační portál MSF 2010 provede automaticky replikaci této změny. Přenášení obsahu exportem/importem (více v kapitole 10, části Export a import části informačního portálu ) věc, kterou u WSS řešila aplikace třetí strany. Microsoft se poučil a nabídl možnost přenosu obsahu informačního portálu pomocí exportu/importu. Např. v případě migrace části informačního portálu mezi weby z testovací do produkční části můžete 16
Zásadní změny ve verzi SharePoint Foundation 2010 využít exportu dat webu, seznamu či celého portálu do XML a poté na jiném místě nebo i v jiné farmě opět importovat. Export je možný nejen z webového rozhraní, import pouze pomocí nástroje PowerShell. Vícejazyčnost na webu oproti starší verzi WSS, kde bylo možné provozovat web pouze na jedné jazykové šabloně, MSF 2010 nabídl plnou vícejazyčnost každého webu. Uživatel si zvolí výchozí jazyk a veškerá navigace, dokonce i názvy sloupců, toto jazykové nastavení respektuje. Je to vstřícný krok dopředu například pro firmy s vícejazyčným pracovním prostředím. Novinek je opravdu velmi mnoho. Výčet vystihl jen některé, z pohledu autora ty nejdůležitější. 17