1 Pokyny pro uživatele programu SKLAD Odpadů 8 Radim Kopal INISOFT s.r.o. 31.12.2014
Obsah Obsah... 2 Nastavení číselných řad... 3 Kontrola skladové bilance... 4 Uzávěrka roku... 7 Převod evidence do programu EVI 8... 12 Sklad odpadů 8 Stránka 2
Nastavení číselných řad Změna číselné řady dokladů s novým rokem není povinná ani doporučená. Pokud si však v novém roce z jakéhokoli důvodu nepřejete pokračovat v číselné řadě dokladů z předchozího roku, je třeba provést změnu nastavení číselných řad, která se provádí v Možnostech programu (menu Program / Možnosti programu, sekce Číselné řady, záložka Skladové místo): Číselná řada se nastavuje pro každý typ evidenčních záznamů samostatně na každém skladovém místě. Typ číselné řady se dá nastavit všeobecně, nebo zvlášť pro každý kalendářní rok. Údaj Počet míst určuje, kolik číslic má pořadové číslo dokladu v rámci číselné řady (toto číslo je při pořizování nových dokladů automaticky dosazované programem). Pokud změníte hodnotu v číselné řadě (Text před nebo Text za, např. z AA14 na AA15) dojde při pořízení nového záznamu k dosazení čísla 1 nového záznamu (např. AA1500001). Sklad odpadů 8 Stránka 3
Kontrola skladové bilance Doporučený postup: 1. Období: nastavte období v programu Sklad odpadů na celý rok. 2. Přehled položek skladu: Pokud potřebujete převést zůstatky na skladě do evidence následujícího roku, proveďte kontrolu zůstatků jednotlivých skladových položek v Přehledu položek skladu (menu Skladové místo / Přehled položek skladu). Upozornění: Proveďte kontrolu hodnot ve sloupci počátek (zároveň s VYPNUTÝM parametrem Bez meziročních převodů xn5/c00). Při tomto nastavení by hodnota u všech položek ve sloupci počátek měla být NULA. V opačném případě to znamená, že nebylo korektně provedeno uzavření předchozího roku a tyto hodnoty se chybně započítají do odepisovaných zůstatků každé položky! Pozn.: U skládek a ostatních zařízení k využití/odstranění odpadů slouží tento přehled ke kontrole množství jednotlivých skladových položek, které zbývá v rámci evidence za letošní rok využít/odstranit odpovídajícím kódem nakládání. Tato zařízení průběžně nebo jednorázově použijí funkci zaskládkování (D1)/ Ukládání odpadů jako technologický materiál k zajištění skládky (N12) nebo hromadné generování zneškodňujících dávek odpovídajícím kódem nakládání a nemají žádné skladové zůstatky k převodu do evidence následujícího roku. Tyto kroky budou popsány dále v tomto dokumentu. V přehledu nastavte zobrazení podle položek skladu a přehled množství. Hodnoty ve sloupci rozdíl pro jednotlivé skladové položky jsou skladové zůstatky, které budou následně převedeny. Pokud tyto hodnoty souhlasí se skutečným stavem zásob na skladě, je vše připraveno k provedení funkce Převod zůstatků do nového roku. Jestliže hodnoty nesouhlasí, je třeba odpovídajícím způsobem provést korekci v evidenci (tzn. doplnit chybějící dávky o příjmu, předruhování, využití/odstranění, vlastní produkci nebo předání odpadu oprávněné osobě apod.). V konečném výsledku musí být všechny hodnoty ve sloupci Rozdíl kladné nebo nulové (a odpovídat skutečnosti), aby funkce Převod zůstatků vygenerovala korektní záznamy do průběžné evidence odpadů pro všechny skladové položky. Pozn.: Pokud jsou ve sloupci Rozdíl záporné hodnoty, bývá to nejčastěji způsobeno tím, že odpad byl přijat pod jiným skladovým kódem než byl následně předán a ve skladové evidenci chybí záznam o předruhování (vytřídění nebo jiné zpracování, při němž dochází ke změně kódu odpadu). Týká se to i případů, kdy nedochází ke změně katalogového čísla odpadu. Předruhování a další záznamy do evidence o zpracování/odstranění/vzniku odpadu zadejte Sklad odpadů 8 Stránka 4
v sekci Využití/Odstranění v menu Skladové místo. V této sekci lze také zadat dávky o vlastní produkci odpadu, vyrovnání inventurních rozdílů apod. Následují ukázky obou dostupných formulářů této sekce: Předruhování převedení daného množství skladové položky na jinou Vznik/zánik dávky o vzniku a/nebo zániku skladové položky (odpadu) Údaje na obou formulářích jsou pouze ilustrativní, za správnou volbu kódu nakládání odpovídá evident (uživatel programu)! Sklad odpadů 8 Stránka 5
Sklad odpadů 8 Stránka 6
Uzávěrka roku Jestliže je skladová evidence připravená k uzavření roku, je možné vygenerovat odpovídající dávky do průběžné evidence odpadů. Upozornění: Pokud v programu Sklad odpadů 8 vedete a zpracováváte evidenci více skladových míst, důrazně doporučujeme před převodem dat do programu EVI řádně ukončit rok za všechna skladová místa! Generování těchto dávek je přístupné v menu Skladové místo / Využití/Odstranění a je rozdílné dle typu zařízení, resp. způsobu použití programu Sklad odpadů 8. Pozn: Jestliže program používáte v modulu Zjednodušený režim VÁHA, jsou funkce pro uzávěrku roku (tj. Převod zůstatků/ Zaskládkováni D1/N12/ Hromadné zneškodnění) dostupné z kontextové nabídky tlačítka ( ). Pro zařízení (sběrny, výkupny apod.) viz. Bod 1) : Pro skládky viz. Bod 2): 1. Převod zůstatků do nového roku - pro zařízení ke sběru/výkupu odpadů: a. Spusťte přehled Využití/Odstranění v menu Skladové místo Sklad odpadů 8 Stránka 7
b. Z kontextové nabídky tlačítka ( ) vyberte Převést (xn5) všechny kladné položky na skladě do nového roku. Zkontrolujte, zda je vybrán správný rok a ponechte vybrány oba parametry funkce: Generovat záznam zániku pro všechny kladné zůstatky se vygenerují záznamy s kódem nakládání N5 k 31.12. Generovat záznam vzniku - pro všechny kladné zůstatky se vygenerují záznamy s kódem nakládání C00 k 1.1. Po stisku tlačítka Generovat dojde k hromadnému vygenerování dávek pro převod zůstatků. V sekci Využití/Odstranění tak přibudou 2 nové záznamy jeden hromadný záznam o zániku -převodu zůstatků do následujícího roku s kódem N5 (31.12.- letošní rok) a jeden hromadný záznam o vzniku -převodu zůstatků z minulého roku s kódem C00 (1.1.-následující rok). Vygenerované dávky zániku uvidíte v přehledu Využití/Odstranění ihned, pro zobrazení párové dávky vzniku je třeba změnit nastavení období (pouze pro kontrolu, zda dávka byla vygenerována a se stejným množstvím, pak opět nastavte rozsah období zpět na celý letošní rok). c. Nyní spusťte Přehled položek skladu (menu Skladové místo / Přehled položek skladu) a zkontrolujte, že u všech položek skladu je ve sloupci Rozdíl nulová hodnota. Tím je zajištěna vyrovnaná skladová bilance na straně příjmů a výdajů, což je podmínka pro korektní Roční hlášení o produkci a nakládání s odpady. Nyní nastavte parametry přehledu v záhlaví přehledu zvolte: Zobrazení Podle katalogových čísel Zobrazení Přehled množství Sekce Zobrazení - vyberte parametr Přírůstky a úbytky Sekce Filtrovat položky vyberte parametr Převáděné do EVI Sklad odpadů 8 Stránka 8
Z takto nastaveného přehledu vytiskněte sestavu, která bude po převodu průběžné evidence do programu EVI8 sloužit pro kontrolu s kartou odpadů v EVI8. 2. Zaskládkování/Ukládání odpadů jako technologický materiál k zajištění skládky - zařízení typu skládka: a. Z kontextové nabídky tlačítka ( ) vyberte: Zaskládkovat (xd1) / Využít (xn12) b. Nastavte období (1.1.-31.12.) c. Zvolte kód nakládání i. xd1 pro zaskládkování (všech kladných zůstatků ne typu OTZ) - dojde k hromadnému vygenerování dávek do evidence - zaskládkování (kód D1) u všech kladných zůstatků těch odpadů, které nejsou v číselníku odpadů definovány jako OTZ (OTZ = odpad přijímaný jako materiál k technologickému zabezpečení skládky). ii. xn12 pro využití odpadu jako technologického materiálu na zajištění skládky (všech kladných zůstatků typu OTZ) - dojde k hromadnému vygenerování dávek do evidence ukládání odpadů jako technologický materiál k zajištění skládky (kód N12) u všech kladných zůstatků těch odpadů, které jsou v číselníku odpadů definovány jako OTZ (OTZ = odpad přijímaný jako materiál k technologickému zabezpečení skládky). d. Zvolte požadovaný interval pro tvorbu zánikových dávek možné volby jsou: Sklad odpadů 8 Stránka 9
i. Souhrnně jednou dávkou zůstatky se odepíší jedinou zánikovou dávkou ii. Dávky v pravidelných intervalech (den / týden /měsíc) zůstatky se odepisují průběžně generováním zánikových dávek ve stanoveném intervalu e. Nyní spusťte Přehled položek skladu (menu Skladové místo / Přehled položek skladu) a zkontrolujte, že u všech položek skladu je ve sloupci Rozdíl nulová hodnota. Tím je zajištěna vyrovnaná skladová bilance na straně příjmů a výdajů, což je podmínka pro korektní Roční hlášení o produkci a nakládání s odpady. Nyní nastavte parametry přehledu v záhlaví přehledu zvolte: Zobrazení Podle katalogových čísel Zobrazení Přehled množství Sekce Zobrazení - vyberte parametr Přírůstky a úbytky Sekce Filtrovat položky vyberte parametr Převáděné do EVI Z takto nastaveného přehledu vytiskněte sestavu, která bude po převodu průběžné evidence do programu EVI8 sloužit pro kontrolu s kartou odpadů v EVI8. 3. Hromadné generování zneškodňujících dávek - pro ostatní zařízení k využití nebo odstranění odpadů spalovny, biodegradační plochy apod.: a. Z kontextové nabídky tlačítka ( ) vyberte Generování zneškodňující dávky Sklad odpadů 8 Stránka 10
b. Nastavte rozsah období za celý rok a zvolte požadovaný kód nakládání. V kolonce Kód odpadu ponechte vše. c. Zvolte požadovaný interval pro tvorbu zánikových dávek možné volby jsou: i. Souhrnně jednou dávkou zůstatky se odepíší jedinou zánikovou dávkou ii. Dávky v pravidelných intervalech (den / týden /měsíc) zůstatky se odepisují průběžně generováním zánikových dávek ve stanoveném intervalu d. Po stisku tlačítka Generovat dojde k hromadnému vygenerování dávek s vybraným kódem nakládání pro všechny kladné zůstatky za letošní rok. e. Nyní spusťte Přehled položek skladu (menu Skladové místo / Přehled položek skladu) a zkontrolujte, že u všech položek skladu je ve sloupci Rozdíl nulová hodnota. Tím je zajištěna vyrovnaná skladová bilance na straně příjmů a výdajů, což je podmínka pro korektní Roční hlášení o produkci a nakládání s odpady. Nyní nastavte parametry přehledu v záhlaví přehledu zvolte: Zobrazení Podle katalogových čísel Zobrazení Přehled množství Sekce Zobrazení - vyberte parametr Přírůstky a úbytky Sekce Filtrovat položky vyberte parametr Převáděné do EVI Z takto nastaveného přehledu vytiskněte sestavu, která bude po převodu průběžné evidence do programu EVI8 sloužit pro kontrolu s kartou odpadů v EVI8. Sklad odpadů 8 Stránka 11
Převod evidence do programu EVI 8 Tato funkce slouží k převodu průběžné evidence do programu EVI8 a následnému vygenerování Ročního hlášení o produkci a nakládání s odpady z tohoto programu. Upozornění: Pokud v programu Sklad odpadů 8 vedete a zpracováváte evidenci více skladových míst, důrazně doporučujeme před převodem dat do programu EVI řádně ukončit rok za všechna skladová místa! Doporučený postup: 1. Ukončení programu EVI 8 - před spuštěním převodu dat doporučujeme nejprve ukončit program EVI8. 2. Spuštění exportu - převod spustíte z menu Program / Převod do EVI 3. Kontrola kódů nakládání - Po zobrazení následujícího dotazu zvolte ANO. Bude provedena kontrola správnosti kódů nakládání u všech skladových pohybů. Sklad odpadů 8 Stránka 12
Pokud nebyly nalezeny chybné dávky, pokračujte stiskem tlačítka Zavřít. Pozn.: Pokud jsou nalezeny dávky s chybným kódem nakládání, program se je pokusí opravit. Doporučujeme pokračovat stiskem tlačítka Zavřít, proces převodu na následující obrazovce přerušit stiskem tlačítka Storno a poté znovu spustit Převod do EVI a opětovně provést kontrolu kódů nakládání. Pokud jsou i nadále hlášeny chybné kódy nakládání, kontaktujte technickou podporu společnosti INISOFT. Po stisknutí tlačítka Zavřít je zobrazen průvodce převodem evidence do programu EVI8. 4. Převod dat - v kolonce Skladové místo ponechte volbu všechna skladová místa pro převod evidencí všech skladových míst nebo zvolte pouze to, jehož evidenci aktuálně potřebujete převést do programu EVI8. Nastavte rozsah období 1.1.-31.12. Sklad odpadů 8 Stránka 13
Jestliže potřebujete data z programu Sklad odpadů převést do programu EVI8 na jiném PC, zaškrtněte parametr Po dokončení převodu spustit export dat do souboru. Dalšími volitelnými parametry převodu jsou: Převést údaj Předávající osoba - umožní převést údaj Předávající osoba z výkupek/příjemek do průběžné evidence v programu EVI8 Nahradit partnerské subjekty Občan bez IČ -> Občan obce v dávkách průběžné evidence v EVI jsou konkrétní fyzické osoby nahrazeny zástupným subjektem Občan obce dle příslušné Základní uzemní jednotky (ZÚJ) Automaticky (pokud jsou splněny uvedené podmínky) jsou převedeny také tyto údaje: Vlastnosti odpadů určených pro EKO-KOM (příp. také počty přistavených/svezených nádob od obcí z příjemek) - podmínkou pro převod je registrace modulu EKO-KOM v programu SKLAD pokud současně využíváte v programu EVI - Evidence odpadů volitelný modul EKO-KOM pro vytváření čtvrtletních výkazů o odpadech pro autorizovanou společnost EKO-KOM a.s. za účelem získání finančních prostředků z likvidace resp. z třídění odpadů z obalů, umožní vám program SKLAD nastavit a následně převést do programu EVI pro vybrané druhy odpadů atributy týkající se těchto výkazů. Znamená to, že podle pravidel definovaných ve Skladu odpadů 8 (nastavuje se nad číselníkem odpadů pod tlačítkem ( )) lze podle skladového místa a/nebo původce přiřadit příznaky, které se poté přenášejí do čtvrtletních výkazů pro EKO-KOM a.s. Počet kusů u autovraků - u kusových odpadů s vazbou na katalogová čísla 160104 a 160106 je do průběžné evidence spolu s hmotností převeden i počet kusů Po stisku tlačítka Další je zobrazen počet odpadů, které budou převedeny. Sklad odpadů 8 Stránka 14
Pokračujte stiskem tlačítka Převést. Pokud se již v programu EVI8 pro vybrané období nacházejí záznamy převedené z programu Sklad odpadů, budou odstraněny a nahrazeny aktuálním převodem. Pokud se již v programu EVI8 pro vybrané období nacházejí ručně pořízené dávky, je zobrazen následující dotaz, umožňující tyto záznamy ponechat nebo odstranit: Sklad odpadů 8 Stránka 15
Pokud jsou programy Sklad odpadů 8 i EVI8 připojeny ke stejné databázi, je převod kompletní. Ukončíte ho stiskem tlačítka Konec. Jestliže byl zaškrtnut parametr Po dokončení převodu spustit export dat do souboru (pro potřeby přenosu na jiné PC), je zobrazen průvodce pro vytvoření exportního souboru. Nastavte cestu (adresář) pro uložení exportního souboru a stiskněte Pokračovat. Sklad odpadů 8 Stránka 16
Po stisku Pokračovat dojde k vytvoření exportního souboru do zadaného umístění. Stiskem tlačítka Konec ukončíte průvodce vytvořením exportního souboru. Vygenerovaný soubor s názvem evi8exp_sklad.zip použijte pro import dat do programu EVI8 (menu Import&Export / Import dat). Po importu dat do EVI je třeba provést finální úpravu záznamů průběžné evidence před odesláním ročního hlášení, tzv. korekci A/B/C bilance a následně vytvořit a odeslat soubor s ročním hlášením o produkci a nakládání s odpady z programu EVI za požadované subjekty. Bližší informace k této operaci naleznete zde: http://www.inisoft.cz/public/upload/attachments/kstrankam/podp_dokument/evidence.pdf. Sklad odpadů 8 Stránka 17