Evidence a INVENTARIZACE majetku s využitím čárového kódu ZÁKLADNÍ SEZNÁMENÍ S VYUŽITÍM ČÁROVÉHO KÓDU v SSČ v.v.i. Ing. Martin Richtr Ing. Dana Pavelková 1
Základní podmínky Zavedení využití čárového kódu pro evidenci majetku má několik podmínek: Vůli vedení organizace k zavedení čárového kódu, Pracovníka, který má chuť a snahu se tím zabývat amápodporuvedeníapracovníkůit, Schopného a ochotného pracovníka IT Základní pořádek v evidenci majetku, Vytvořený číselník budov a místností (číselník lokalit), 2
Základní postup Vytvoření vhodného týmu Práci na zavedení evidence přes čárový kód je nutné začít po ukončení inventarizace majetku. Nutno vyřadit různé zbytečně evidované předměty, které bylo nutné do evidence zavést před mnoha lety Je třeba rozhodnout, co i nadále v majetku evidovat a co čárovým kódem označit. 3
Základní postup Sjednocení názvosloví majetku V názvosloví je nutno, z důvodu čitelnosti kódu, omezit znaky (např. pomlčky a středníky). Typ čárového kódu majetku musí být rozdílný od typu kódu pro lokalitu. Typy kódů se liší úrovní zabezpečení 4
Kód majetku 5
Číselník a kódy lokalit Nezbytné je vytvořit číselník lokalit každé budově (a místnosti) je přiřazen jedinečný devítimístný kód. Číselník je uložen ve FISu Kód lokalityobsahuje: číslo Areálu, číslo Budovy, číslo Nadzemního podlaží, číslo Místnosti _. 6
Postup Po vyřešení číselníků lokalit a názvosloví majetku řešíme v týmu: Tisk kódů(ifis, BarTendr), zvláště hromadný tisk Umístění kódů na majetku jednoduchá pravidla. Co s majetkem, který polepit nelze nebo není vhodné ho polepovat (sdružené inventární karty) 7
Sdružené inventární karty majetku Sdružené inventární karty majetku -pro inventarizaci majetku, který nelze jednoduše označit čárovým kódem nebo kde by takovéto označení bylo nevhodné (např. historický nábytek). V SSČ v.v.i. byly zavedeny 2 typy těchto karet 1) KA karta pro drobný majetek typu mobilní telefon, datová karta, ipodapod. 2) KM karta pro majetek, který je příslušný k určené lokalitě bez ohledu na odpovědnou osobu a nelze čárovým kódem označit (lustry, koberce apod). Oba typy karet vytváří jedna osoba nejlépe správce majetku. Majetek umístěný na kartě KA nebo KM je tímto symbolem označen v majetkové evidenci ifis. 8
Sdružená inventární karta KA 9
Sdružená inventární karta KM 10
E -INVENTARIZACE Inventura majetku s využitím čárového kódu- výhradně podle lokality na základě vytvořené Inventární dávky. Inventární dávky se tvoří podle objektů (nebo lokalit) nebo jejich logických celků. Inventární dávky tvoří referent majetkové správy Dočtečkylzenahrátpouzejednudávku Načítají se veškeré předměty v místnosti umístěné Účelem je zjistit skutečný aktuální stav. 11
Postup E-inventarizace Úkolem obsluhy je nejprve určit aktuální lokalitu sejmutím čárového kódu lokality. Bude-li sejmuta lokalita, která není v číselníku lokalit obsažena, nabídne se její přidání do číselníku. Naposledy načtenou lokalitu (tedy aktuální lokalitu ) si čtečka pamatuje až do načtení další lokality. Aktuální lokalita se průběžně zobrazuje na displeji. Stejné předměty nesmí být snímány různými čtečkami, došlo by k duplicitě dat při vyhodnocení. 12
Postup E-inventarizace Určením aktuální lokality začíná pořizování dat. Následně obsluha snímá čárové kódy vyjadřující Evidenční čísla z jednotlivých sledovaných předmětů. Každý z nich se zobrazí na displeji, k němu se automaticky doplní na displej informace o předmětu (údaje načtené zdatabáze). Pokud je kód předmětu nečitelný, lze jej zadat ručně. Změnu aktuální lokality lze provést po stisknutí klávesy <CLR> (zobrazí se Formulář pro určení aktuální lokality ) nebo načtením kódu příslušné lokality. 13
Postup E-inventarizace Při načtení evidenčního číslo, které není v inventární dávce, objeví se displeji varování Není v seznamu. STISKNI KLAVESU. Po stisknutí klávesy- výzva, zda chce obsluha nasnímaný předmět přidat. Uložený předmět se zobrazí na displeji bez dalších informací (název, komentář, očekávaná lokalita). Stiskem funkčních kláves <F6> (šipka vlevo) ( nebo <F2> u terminálu OPTICON) se terminál dostane do režimu listování v databázi předmětů v rámci aktuální lokality dle filtru jen nenasnímané předměty. 14
Postup E-inventarizace Pokud jsou všechny předměty nasnímány, objeví se na displeji hláška V dané lokalitě žádný nenasnímaný není. STISKNI KLAVESU. Mezi požadovanými předměty lze listovat pomocí šipky nahoru a šipky dolů. Na displeji se zobrazují kromě inventárních čísel též názvy předmětů. Předměty, které nejdou polepit štítky s čárovým kódem jsou vytištěny na kartách typu KA (např. mobilní telefony..) nebo KM(např. lustry a koberce). 15
Postup E-inventarizace Inventura u předmětů umístěných na kartách KA je rozložena do dvou etap. 1) Fyzická kontrola předmětů osobou, u které je karta uložena(dle termínu inventury). Fyzickou kontrolu potvrdí podpisem pověřená osoba před načtením karet předsedovi komise. 2) Načtení předmětů uvedených na kartě KA inventarizační v termínu určeném příkazem ředitele. 16
Postup E-inventarizace KartyKM: jsou uloženy u referenta majetkové správy a vydávané předsedovi příslušné komise před zahájením inventury podle lokalit (místností, objektů), které má tato komise kontrolovat. Kontrola se provádí v okamžiku možné vizuální kontroly a to načtením kódu příslušné lokality a předmětu. Při načítání majetku čtečkou ČK provádí zároveň jeden člen DIK fyzickou kontrolu, kdy kontrolovaný majetek porovnává s vytištěným seznamem. 17
Postup E-inventarizace Po načtení všech inventarizovaných předmětů předá předseda DIK používané čtečky ČK neprodleně referentu majetkové správy Referent majetkové správy zajistí přenos načtených dat určeným způsobem do systému ifis. Inventura je vyhodnocována v ifis. Každá DIK vyhodnocuje svou inventurní dávku, zpracovává inventární zápis (a další nutné doklady). Celkové vyhodnocení roční inventury provádí HIK (hlavní inventarizační komise) v ifis. (Pozn. DIK = Dílčí inventarizační komise) 18
19
SHRNUTÍ Hlavní výhodou je zkrácení času fyzické inventury (budova Národní má 10 432 položek, inventura byla zvládnuta za 4 dny, v 18 lidech, se 4 čtečkami). Po vyhodnocení v ifisu se generují hromadné změnové doklady. Tento způsob inventury vás donutí odstranit kostlivce ze skříně. Lze propojit majetek tak, že je možné se podívat, na půdorysu budovy, ve které místnosti je předmět umístěn. Lze říci, že tímto způsobem prováděná inventura je pro zúčastněné zábavnější nejde jenom o odškrtávání položek. Náročnější je výběr pracovníků do inventurních komisí. Zvyšuje se náročnost na následné zpracování výsledků. V neposlední řadě zavedení ČK také něco stojí, jak časově, tak finančně. 20
21
22
DĚKUJEME ZA POZORNOST 23