finanční účetnictví MAUSwin 13.xx pro hospodářské organizace či nadace na rok 2013 Vážení uživatelé, tento materiál informuje o všem, co je třeba pro zdárný přechod do roku 2012. 1 Instalace verze 13.01 1.vložte CD do mechaniky (potiskem nahoru) Máte-li pro CD mechaniku aktivován tzv. AUTORUN (automatické spuštění programu z CD po jeho vložení do mechaniky), spustí se ovládací program sám. Nemáte-li AUTORUN aktivován musíte si spustit instalační program sami (například:. Start - Spustit - E:INSTALUJ - je-li ve vašem počítači CD mechanika jako E:, či F:INSTALUJ je-li CD mechanika jako F:). 2.volte Účetnictví MAUS Výbírejte myší, či šipkami k ovládání kurzoru. Vybraná volba je žlutá, ostatní oranžové. Po zvolení software se zobrazí menu s možnými činnostmi. 3. volte Instalace verze 13.01 Program nabídne k odsouhlasení licenční podmínky, které vás stručně informují o podmínkách provozování software MAUS. Klikněte na Souhlasím. 4. instalační adresář - program nabídne standardní adresář C:\MAUSWI13. Při instalaci na lokální počítač adresář neměňte a klikněte na tlačítko Další. Chcete-li instalovat na vzdálený počítač, zadejte plnou cestu.k nalezení adresáře lze užít i funkci pro vyhledávání, kliknutím na ( ),ale jen tehdy, je-li již adresář vytvořen. 5. umístění ikon - nastavení o vytvoření ikon neměňte. Nechte vytvořit novou ikonu MAUS 2013 pro účetnictví verzi MAUSwin13.01 roku 2013. Ikony, které jste měli pro spuštění stávajících verzí, vám zůstanou funkční. Klikněte na tlačítko Další. 6. provedení instalace - teprve kliknutím na tlačítko Instalovat!! se do vašeho PC z CD zkopírují potřebné soubory, o čemž vás informuje průběhový teploměr. 7. automatické spuštění konfigurace Po zkopírování souborů se automaticky spustí MAUS Konfigurace. Ten si nejprve vytvoří tabulku připojených adresářů, která je v tom okamžiku prázdná. Tato tabulka se objeví na obrazovce. MAUS Vám navrhuje, abyste vytvořili pracovní adresář pro první účetní jednotku a účetní rok. Máte dvě možnosti, jak nový adresář získat, stiskem tlačítka <F5> nebo <F6>. 1
instalujete-li na PC, kde jste již zpracovávali minulý rok 2012 Volíte <F6> Kopírovat s následnou volbou Minulý rok. Programu potvrdíte, že minulý rok jste pracovali s programem MAUSWI12. Následně se vám nabídne seznam adresářů (účetních jednotek) připojených k instalaci minulého roku. Adresář jednotky zvolený v seznamu šipkami (zdrojový) MAUS zkopíruje - zeptá se na disk a jméno nového adresáře (cílového). Příkladně, je-li zdrojový adresář označen MAUSW12, kopie (cílový adresář) by mohla být logicky označena MAUSW13. Nebo je-li zdrojový adresář ANNA2012, může být kopie ANNA2013 atp. MAUS pak přejde do fáze Reinstalace nového adresáře, kdy změní struktury dat tak, aby vyhovovaly programu verze 13.01. Pracujete-li pro více účetních jednotek, pak musíte operaci vytvoření pracovního adresáře <F6> Kopírovat opakovat pro všechny účetní jednotky. Jména cílových (nových) adresářů volte systematicky (např. v roce 2013 MAUSW131, MAUSW132, MAUSW133, pro jednotky 1,2,3 atp.). V tabulce připojených adresářů tak vznikne stejný počet položek, jako byl v roce 2012. instalujete-li na novém PC, kde jste v MAUS rok 2012 nezpracovávali Volíte <F5> Založit. Pak zadáte, kde budou uložena data a o jakou instalaci se jedná: Označení disku: C Adresář: MAUSW13 (není důvod proč disk a jméno adresáře měnit, leda že by bylo již použito pro jiný účel) Název jednotky: Účetní rok : 2013 Základní verze: Podnik / Nezisková (volíte podle své potřeby / Podnik =hospodářské organizace / Nezisková = pro neziskové organizace a nadace) Po potvrzení zadaných údajů (OK) se program dotáže, má-li adresář založit (vytvořit jej). Klikněte na tlačítko Založit. Po potvrzení hlášení (<Enter>), že se adresář vytvořil, přejde MAUS do fáze Instalace nového adresáře a své další činnosti a možnosti vysvítí zvýrazněně, takže stačí, když postupné volby potvrdíte stiskem klávesy <Enter>). Další dotazované informace jsou: Volba verze : Monoverze Vlastník licence : Název účetní jednotky : (tyto dva údaje mohou být i totožné) IČO : Typová verze : Standard Speciální verze: Normální Rozsah Úč.výkazů: Plný Po potvrzení zadaných údajů (OK) se program dotáže, na technické údaje. Ty nijak neměňte a jen je potvrďte kliknutím na OK. Program provede zpracování dat (cca 4 obrazovky, které potvrdíte stiskem klávesy Enter. Následně se dotáže, chcete-li data speciálně upravovat. Potvrďte nabízenou volnu Ponechat. Dále se nabídne, zda chcete uložit bezpečnostní kopii i na disk. Potvrďte nabízenou volnu Uložit. Pracujete-li pro více účetních jednotek, pak musíte operaci vytvoření pracovního adresáře <F5> Založit opakovat pro všechny účetní jednotky. Jména cílových (nových) adresářů volte systematicky (např. v r.2013 MAUSW131, MAUSW132, MAUSW133, pro jednotky 1,2,3 atp.). V tabulce připojených adresářů tak vznikne několik položek. Každý takto vzniklý adresář je zcela samostatný. S ostatními adresáři v tabulce má společné jen to, že používá stejný program MAUSWI12. Vždy po spuštění programu MAUS Účetnictví pak budete volit, se kterou účetní jednotkou (ve kterém adresáři) chcete právě pracovat. Databázi v pracovním adresáři (např. MAUSW13) můžete naplnit již v programu "MAUS 2013 Účetnictví" funkcí Záchrana dat-obnova z trezoru -1.Obnova z trezoru - z diskety A: (pomocí diskety (či FlashDisku), na kterou jste si ve starém počítači uložili tzv. trezor konce roku 2012). 2
8. ukončení instalace Po provedení konfigurace se vrátíte zpět do Instalátoru, který se dotáže, zda má rovnou spustit nově instalovaný program (Spustit program). To nemusíte, klikněte na tlačítko Zpět do menu, které vás přenese na úvodní nabídkové menu jednotlivých software. Tam přes tlačítko Konec ukončíte činnost Instalátoru. Pak vyjmete CD z počítače a uložíte si jej na bezpečné místo, či jej použijete k nahrání nové verze jiných software. Po celou dobu práce, chcete-li instalaci přerušit, či se vrátit o krok zpět, může tak učinit kliknutím na tlačítko Zpět. 2 Provedení datové uzávěrky roku 2012 Spusťte program MAUSwin 13.xx a v něm postupně proveďte: 1. Vytiskněte 3 sestavy- předvahy za rok 2012: (Uzávěrka- Tisk sestav- 2.Předvahy a obraty - 1.Předvaha / 3. - závěrečná / 7.Konečný účet rozvažný). 2. Uložte si data konce roku 2012 ve formě kopie do trezoru na disketu (Uzávěrka - Kopie do trezoru - Kopie do trezoru - Na disketu A). 3. Spusťte Uzávěrka - Zamykací chod - Uzavření r.2012. Provede se přenosový chod 2012-2013, nastaví se období 01 / 2013, založí se účtový rozvrh roku 2013, přesně dle vašeho z roku 2012 a do něj se automatizovaně promítnou vlivy typového rozvrhu. 4. Vytiskněte sestavu počátečního účtu rozvažného (Tisk sestav - 2.Předvahy a obraty- 5.Počáteční účet rozvažný) za rok 2013. Dále doklady počátečního stavu a sborník saldokonta (Denní práce - Kontrola dokladů - Speciální doklady - 08-Počáteční stavy / 0S-Sborník saldokonta) za rok 2013. Nejde-li vám doklad počátečního stavu vytisknout, znamená to, že doklad není zaúčtován. Doklad obsahuje formální chyby, které jsou v rozporu s účtovým rozvrhem. Doklad si proto otevřete ve volbě Denní práce - Kontrola dokladů - Nezaúčtované a opravte jej podle potřeby. Doklad byste měli překontrolovat i pokud je formálně správně, tedy je-li zaúčtovaný a proto jej lze i vytisknout. To učiníte ve volbě Denní práce - Kontrola dokladů - Speciální doklady. Od tohoto okamžiku můžete účtovat rok 2013. 3 Novinky roku 2013 Plný popis novinek verze 2013 lze získat buď přímo v programu ve volbě Servisní - Novinky programu, nebo jako Word dokument v Start - Programy- Maus 2013 - MAUS Novinky verze 13.01. V obou lze novinky i tisknout. Všechny informace o SW jsou na našich WEB stránkách http://www.datax.cz/news.php?news=kat2&show=window33hos. 3
změna procentních sazeb DPH Při instalaci verze 13.01 jsou automaticky nastaveny sazby platné v roce 2013 - základní sazba (zkratka "Z") - 21.0 % - snížená sazba (zkratka "S") - 15.0 % - osvobozeno od DPH (zkratka "O") - 0.0 % Nové sazby se automaticky promítnou do číselníku DPH a okamžitě se uplatňují při automatických výpočtech DPH při účtování dokladů a ve fakturaci. Hodnoty uložené v dokladech před tímto okamžikem se nemění. Poslední přiznání k DPH za rok 2012 se zhotovuje v instalaci pro rok 2012. Výpočty DPH v účetních dokladech účtovaných do nového roku 2013, ale s datem zdanitelného plnění nebo nároku na odpočet ještě v roce 2012 je nutno provést "ručně" s použitím loňských sazeb DPH (20% / 14%). změna struktury Finančních úřadů Od 1.1.2013 se změnila struktura a organizace Finančních úřadů z celostátní na krajskou hierarchii. Díky tomu se změnilo označování "Finančního úřadu v,ve,pro" v záhlaví formulářů DPH. Namísto dosavadního jedno až třímístného čísla FÚ (např. 1 = Praha 1, 10 = Praha 10, 101 = Pelhřimov) jsou zde nyní dvě rubriky : - Finanční úřad pro - vyplňuje se čtyřmístným číslem, kde první dvě číslice označují kraj, na třetím a čtvrtém místě jsou nuly, např. 2000 = HL.M.PRAHA, 2700 = Královehradecký kraj, 4000 = Specializovaný FÚ - Územní pracoviště v,ve,pro - vyplňuje se čtyřmístným číslem, kde první dvě číslice označují nadřízený FÚ a dvojčíslí na třetím a čtvrtém místě je číslo pracoviště v rámci nadřízeného (krajského) FÚ, např. 2004 = Praha 4, 2705 = Hořice; v případě Specializovaného FÚ není označení územního pracoviště zatím jasné. K údaji není dosud dostupná nápověda klávesou <F1>. Pro podání v roce 2013 jsou do EPO Finanční správy (dříve Daňové správy) zabudovány oficiální číselníky finančních úřadů a jejich územních pracovišť s čtyřmístnými číselnými kódy, ale dosud nejsou se strany MFČR k disposici v úplné podobě tzv. "třetím stranám". Proto verze MAUS 13.01 tyto číselníky nenabízí. Předpokládáme, že do termínu prvního přiznání k DPH za rok 2013 budeme moci vydat změnovou verzi, kde již budou tyto číselníky zabudovány. Jako náhradní řešení je ve verzi MAUS 13.01 umožněno ponechat obě rubriky nevyplněné, resp. vyplněné náhradním kódem "0000 = dosud neurčeno" s tím, že konkrétní údaje doplníte až v EPO. Ve fázi nahrávání XML dat po spuštění EPO z MAUS budou oba údaje formálně vyplněné náhradními kódy "0000" Kontrolním mechanizmem EPO přijaty, shledány (samozřejmě) jako "chybně vyplněné", a budete vyzváni a přinuceni k doplnění správných kódů. A to už půjde, neboť v EPO je interaktivní kontrola jednotlivých kódů FÚ a jejich územních pracovišť již k disposici. další změny - Byly doplněny formáty obrazovky pro obvykle se vyskytující rozlišení dnes prodávaných monitorů (širokoúhlé 16x9). Kromě doteď standardně používaných rozlišení 800x600, 1024x768, 1280x960 dostanete uspokojivé výsledky i pro rozlišení 1280x768, 1280x1024, 1400x1050, 1600x900, 1680x1050, 1920x1080. 4
Pokud ze specifických důvodů používáte jiné rozlišení než výše jmenovaná (např. laptopy) můžete si vyzkoušet, zda a jak Vám je MAUS schopen obraz prezentovat. - Při přenosu databáze na jiný počítač (do jiné instalace) pomocí "Kopie do trezoru" se ztrácely uložené informace pro formuláře "Přiznání k DPH" a "Souhrnné hlášení k DPH". Nyní se tyto údaje ukládají do souboru "Kopie do trezoru" (UBxxxxxx.ZIP) do podsouborů DPHPRI.DBF a DPHSHV.DBF a obnovují se (přenášejí se) spolu s databází účetních dokladů. - Při prezentaci účetních výkazů Rozvaha a Výkaz ZaZ je jako datum ke dni... vzato datum "Ke dni" zadané v úvodu, jako horní limit časového intervalu, za který jsou vybírána data. Toto datum "Ke dni" se rozlišuje od data "Sestaveno dne" zadávaného v tabulce tiskových údajů, které je pak vytištěno v podpisové rubrice na konci formuláře výkazu. - Při výběru čísla analytického účtu pomocí klávesy <F1> se číselník Analytika posune na příslušný předtím vložený účet syntetický. - Ve funkci Uzávěrka - Saldokonto - Lhůty splatnosti byl interval "do 90 dnů" rozdělen na intervaly dva : - do 30 dnů - od 31 do 90 dnů 5