Príručka pre mzdové učtárne

Transkript

1 Príručka pre mzdové učtárne Návod na uhrádzanie príspevkov a vyplňovanie mesačného výkazu platby pre zamestnávateľov, ktorí uzavreli zamestnávateľskú zmluvu s doplnkovou dôchodkovou spoločnosťou AXA d.d.s., a.s.

2 Zamestnávateľská zmluva Základným dokumentom, podľa ktorého sa vykonáva doplnkové dôchodkové sporenie Vašich zamestnancov je zamestnávateľská zmluva (ďalej len ZTZ ), ktorej súčasťou je aj dávkový plán a štatút Príspevkového doplnkového dôchodkového fondu doplnkovej dôchodkovej spoločnosti AXA d.d.s., a.s. (ďalej len dávkový plán ; ďalej len DDS ). Touto zmluvou sa zamestnávateľ zaväzuje platiť DDS mesačne príspevky za svojich zamestnancov, ak uzavrú s DDS účastnícku zmluvu (ďalej len ÚCZ ). Povinnosti zamestnávateľa vyplývajúce zo zamestnávateľskej zmluvy Na základe ZTZ možno zhrnúť základné povinnosti zamestnávateľa: Zráža príspevky zamestnancom zo mzdy Odvádza ich spolu so svojimi príspevkami do DDS Vypĺňa a posiela do DDS mesačné výkazy platieb Ostatné povinnosti zamestnávateľa sú obsiahnuté v ZTZ, ktorá je k dispozícii u zamestnávateľa. V prípade akýchkoľvek nejasností nás kontaktujte na tel. čísle 02/ Odvádzanie príspevkov do DDS Zamestnávateľ je povinný 1. Odviesť príspevky zamestnancov a zamestnávateľa spolu jednou sumou v deň určený na výplatu mzdy, najneskôr do konca obdobia určeného v ZTZ na účet AXA d.d.s., a.s. Bankové spojenie: UniCredit Bank, a. s. Číslo účtu Príspevkového doplnkového dôchodkového fondu: /1111 Konštantný symbol: 3558 platenie príspevkov bezhotovostným stykom 3559 platenie príspevkov poštovou poukážkou Variabilný symbol: číslo ZTZ (Ak má zamestnávateľ viac organizačných jednotiek, DDS vytvorí pre takéhoto zamestnávateľa súbor variabilných symbolov pre jednotlivé mzdové učtárne, ktorý je prílohou ZTZ.) 2. Posielať DDS v elektronickej podobe mesačný výkaz platieb DDS. Výkaz platby obsahuje podrobné informácie o príspevkoch za jednotlivých účastníkov a slúži na identifikáciu jednotlivých príspevkov. 1

3 Upozorňujeme, že nedôsledné vypĺňanie mesačného výkazu platieb, prípadne nedodržiavanie termínov odoslania má za následok oneskorené rozpisovanie príspevkov na osobné účty účastníkov! Mesačný výkaz platby v elektronickej podobe Vám odporúčame posielať prostredníctvom našej internetovej stránky viac informácií nájdete v priloženom liste. Pokiaľ nemáte možnosť zasielať výkazy cez internet, môžete ich posielať e mailom na adresu sprava.prispevkov@axa.sk. Dohoda o zrážkach zo mzdy, zrážanie a odvádzanie príspevkov Príspevky účastníkom zráža na základe Dohody o zrážkach zo mzdy zamestnávateľ. Dohoda o zrážkach zo mzdy sa uzatvára súčasne s uzavretím ÚCZ, t. j. najneskôr v deň uzavretia ÚCZ a to trojmo (po jednom exemplári pre účastníka, pre AXA d.d.s., a.s., a pre mzdovú učtáreň). Pri zmene zamestnávateľa, ak účastník už mal uzatvorenú ÚCZ, účastník uzatvorí so zamestnávateľom len novú Dohodu o zrážkach zo mzdy, ktorej jeden exemplár je potrebné zaslať do DDS. Účasť na doplnkovom dôchodkovom sporení vzniká od dátumu uvedeného v ÚCZ. Zamestnávateľ odvádza DDS príspevky zamestnávateľa spolu so zrazenými príspevkami účastníkov, a to odo dňa vzniku účasti zamestnávateľa a účastníkov na doplnkovom dôchodkovom sporení pravidelne mesačne pozadu vždy v deň určený na výplatu mzdy, najneskôr do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po období, za ktoré sa platia príspevky. Príklad: Dňa sa uzavrie účastnícka zmluva so vznikom účasti od Dňa sa uzavrie dohoda o zrážkach zo mzdy, pričom v dohode o zrážkach zo mzdy bude uvedené Prvý príspevok bude zrazený zo mzdy za mesiac jún a odvedený v mesiaci júl. Obdobím, za ktoré sa príspevky platili, je mesiac jún. Príspevok v prípade neodpracovaného času z dôvodu PN, OČR a pod. V prípade dlhodobej PN, OČR a pod., ktorá trvá dlhšie ako jeden celý kalendárny mesiac, vyznačí zamestnávateľ túto skutočnosť ako prerušenie účasti zamestnanca na DDS na mesačnom výkaze platieb v rubrike typ príspevku kódom: C choroba (dlhodobá PN alebo OČR), D materská/rodičovská dovolenka, I iný dôvod. Ukončenie účasti V prípade, ak účastník ukončí účasť na doplnkovom dôchodkovom sporení z dôvodu skončenia zamestnania, alebo ak účastník zomrie, oznámi zamestnávateľ túto skutočnosť DDS. DDS túto skutočnosť zaeviduje do informačného systému a zamedzí sa tak zbytočnej administratíve spojenej so zisťovaním, prečo zamestnávateľ neodvádza príspevky za takéhoto účastníka. 2

4 Zasielanie mesačných výkazov platieb Pokiaľ budete odosielať mesačný výkaz cez internet, informujte sa u svojho dodávateľa mzdového softvéru, či podporuje mesačné výkazy (rozpisy príspevkov) vo formáte XML. V takom prípade Váš mzdový softvér vytvorí výkaz v správnej štruktúre, ktorý môžete ihneď odoslať cez našu internetovú stránku. Pokiaľ Váš mzdový softvér neumožňuje export XML výkazov, môžete nám ich zasielať vo forme excelovskej tabuľky, a to buď cez internet na našu stránku alebo e mailom. Zamestnávateľ, ktorý odosiela excelovskú formu mesačného výkazu platby, vyplní vo výkaze všetky údaje (výška príspevku účastníka zamestnávateľa, obdobie, typ príspevku a prípadne nových účastníkov) a tento súbor pravidelne aktualizuje alebo dopĺňa a posiela pravidelne do DDS. DDS neposiela výzvy na odoslanie výkazov! Ak sa zamestnávateľ rozhodne pre výkaz platieb formou excelovských súborov, vyplní tabuľku podľa pokynov na vypĺňanie mesačného výkazu platby a výkaz odošle cez internetovú stránku Správa príspevkov (v časti Dôchodkové sporenie Doplnkové dôchodkové sporenie). Výkaz platieb v excelovskom formáte je možné posielať aj e mailovou poštou. Pokyny na vypĺňanie mesačného výkazu platby v Exceli Údaje vyplňte nasledovným spôsobom: 1. Hlavička P. Č. poradové číslo mesačného výkazu platby od začiatku zasielania výkazov Obdobie Číslo účtu Účet DDS mesiac, za ktorý sa platia príspevky v tvare RRRRMM (R = rok, M = mesiac napr , čo znamená mesiac január roku 2011) číslo účtu organizácie, z ktorého je uskutočňovaná úhrada číslo účtu AXA d.d.s., a.s /1111; prípadná zmena bude vopred oznámená 3

5 VS Počet viet Celková suma Suma ZCZ Suma ZTZ Poznámka variabilný symbol platby; zhodný s číslom ZTZ (ak má ZTZ viac organizačných jednotiek, ktoré odvádzajú a vykazujú príspevky samostatne, DDS vytvorí súbor variabilných symbolov pre jednotlivé mzdové učtárne ako prílohu ZTZ) počet riadkov tela výkazu počet zápisov za jednotlivých účastníkov (nemusí sa zhodovať s počtom účastníkov, ak sa za niektorých účastníkov odvádza aj mimoriadny príspevok, alebo príspevky za viacero období; nepoužívať v bunke vzorec, len uviesť hodnotu!) suma všetkých príspevkov spolu vo výkaze v Eur (nepoužívať v bunke vzorec, len uviesť hodnotu!) suma všetkých príspevkov účastníkov v Eur; v prípade, ak zamestnávateľ odvádza za účastníka aj príspevok na doplnkové dôchodkové sporenie zo sociálneho fondu, tento vykazuje ako mimoriadny príspevok zamestnanca v novom riadku (nepoužívať v bunke vzorec, len uviesť hodnotu!) suma všetkých príspevkov za zamestnávateľa v Eur (nepoužívať v bunke vzorec, len uviesť hodnotu!) uveďte prípadné poznámky (uviesť príp. ukončenie PP, nástup na materskú dovolenku a pod.) (Nechať tretí riadok voľný na oddelenie hlavičky od tela výkazu!) 2. Telo výkazu P. Č. poradové číslo vety v mesačnom výkaze platby R. Č. rodné číslo (do roku 1953 sa používalo 9 ciferné RČ, odvtedy 10 ciferné uviesť tak ako je v ZCZ zmluve) Obdobie Kat 3 a 4 mesiac, za ktorý sa platí daný príspevok v tvare RRRRMM (R = rok, M = mesiac napr , čo znamená mesiac január roku 2011) ak zamestnanec vykonával v danom mesiaci práce zaradené do kategórie 3 alebo 4, uveďte číslo 1, v opačnom prípade číslo 0 4

6 Druh zamestnania pre VD Odpracované príspevok ZCZ nevypĺňa sa nevypĺňa sa výška príspevku účastníka (zamestnanca) v Eur príspevok ZTZ výška príspevku zamestnávateľa v Eur Typ príspevku uveďte kód príspevku veľké písmená: N normálny (riadny), M mimoriadny, P doplatenie za obdobie prerušenia; alebo uveďte príslušný kód dôvodu prerušenia účasti na sporení: C choroba, D materská dovolenka, I iný dôvod Ak zamestnávateľ odvádza za účastníka viac typov príspevkov (napríklad riadny a mimoriadny) prípadne príspevky za viacero období, potom každý typ príspevku a príspevky každého obdobia zapíšte do samostatného riadku ako ďalšiu vetu výkazu. 5

7 Vzor mesačného výkazu platby vytvoreného v Exceli P.Č. IČO Názov Obdobie Číslo účtu Účet DDS VS Počet viet Celková suma Suma ÚCZ Suma ZTZ Poznámka názov organizácie / /1111 čísloztzzmluvy 6 33,2 13,28 19,92 hlavička výkazu P.č. Meno zamestnanca R.č. Obdobie Katg3a4 druh zam. pre VD odprac. príspevok úcz príspevok ztz Typ prísp. Číslo ÚCZ 1 Priezvisko Meno 1 rrmmdd/xxx Nevypĺňať! Nevypĺňať! 3,32 9,96 N riadny príspevok 2 Priezvisko Meno 1 rrmmdd/xxx Nevypĺňať! Nevypĺňať! 6,64 0 M mimoriadny príspevok 3 Priezvisko Meno 1 rrmmdd/xxx Nevypĺňať! Nevypĺňať! 3,32 9,96 P doplatok za 12/10 4 Priezvisko Meno 2 rrmmdd/xxx Nevypĺňať! Nevypĺňať! 0 0 D materská dovolenka 5 Priezvisko Meno 3 rrmmdd/xxx Nevypĺňať! Nevypĺňať! 0 0 C PN 6 Priezvisko Meno 4 rrmmdd/xxx Nevypĺňať! Nevypĺňať! 0 0 I ukončenie PP rozpis viet