SMĚRNICE PRACOVNÍ CESTY A CESTOVNÍ NÁHRADY S/03/2018. Sekretariát ekonomicko-provozního náměstka

Transkript

1 SMĚRNICE Název Číslo PRACOVNÍ CESTY A CESTOVNÍ NÁHRADY S/03/2018 Verze 1 Datum účinnosti Vydávající útvar Zpracoval Vyřizuje Připomínkoval Úsek hospodářsko-technické správy Sekretariát ekonomicko-provozního náměstka Ing. Hana Bartoňová Úsek klinický, Úsek vědecký a výzkumný, Úsek vzdělávací Schvaluje Prof. MUDr. Cyril Höschl DrSc. FRCPsych. ředitel Klasifikace interní normy: DŮVĚRNÁ

2 Obsah 1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ VYMEZENÍ ZÁKLADNÍCH POJMŮ VYSLÁNÍ NA PRACOVNÍ CESTU A PODMÍNKY JEJÍHO KONÁNÍ Cestovní příkaz pro více cest Přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance Mimořádné cesty konané v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště SCHVALOVACÍ PROCES FINANCOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD DRUHY NÁHRAD Náhrada jízdních výdajů Použití soukromého silničního motorového vozidla na žádost zaměstnance Použití soukromého silničního vozidla na žádost zaměstnavatele Náhrada výdajů za ubytování Náhrada nutných vedlejších výdajů Stravné při tuzemské pracovní cestě Stravné při zahraniční pracovní cestě Kapesné ZÁLOHY A VYÚČTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD Zálohy na cestovní náhrady Vyúčtování pracovních cest ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ SEZNAM PŘÍLOH Vysvětlivky: DPČ DPP NPHM NUDZ/organizace MPSV Zákoník práce Zákon o finanční kontrole Zákon o účetnictví dohoda o pracovní činnosti dohoda o provedení práce náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty Národní ústav duševního zdraví Ministerstvo práce a sociálních věcí zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 563/1991 Sb., zákon o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 2

3 1. Úvodní ustanovení (1) Směrnice upravuje pravidla pro vysílání zaměstnanců na tuzemské a zahraniční pracovní cesty, podmínky poskytování cestovních náhrad a způsoby jejich vyúčtování. V oblastech blíže neupravených touto směrnicí se postupuje podle ustanovení zákona. (2) Účastníci pracovní cesty jsou povinni organizovat průběh pracovního úkolu tak, aby pracovní cesta byla efektivní, hospodárná a účelná. (3) Podmínky pro čerpání cestovních náhrad mohou být popsány v zadávací dokumentaci některých dotačních titulů odlišně od podmínek stanovených touto směrnicí. V těchto případech je třeba zohledňovat pravidla a limity platné pro tyto dotační tituly. (4) Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci náhradu cestovních výdajů a zaměstnanec nemůže zaměstnavatele této povinnosti zprostit. 2. Vymezení základních pojmů (1) Pro účely této směrnice se následujícími pojmy rozumí: a) Pracovní cesta je časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. b) Cesta k výkonu práce mimo pravidelné pracoviště je cesta konaná v rámci sjednaného místa výkonu práce, ale mimo pravidelné pracoviště. c) Mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště je cesta, kdy je zaměstnanec povolán k výkonu práce mimo standardní rozvrh směn. Takovou cestou může být například cesta související s výkonem práce v mimořádných případech a různých neočekávaných situacích nebo cesta při pracovní pohotovosti. Tato cesta je zaměstnavatelem nařízená nebo předem odsouhlasená. d) Pravidelné pracoviště je sjednané v pracovní smlouvě. Pokud není ve smlouvě sjednáno, považuje se pro účely této směrnice za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce. e) Za zaměstnance je pro účely poskytování cestovních náhrad považován: zaměstnanec NUDZ v pracovním poměru, osoba, s níž byla sjednána DPP nebo DPČ, poskytování cestovních náhrad bylo v dohodě písemně sjednáno, a to včetně pravidelného pracoviště. f) Zaměstnavatelem je NUDZ. g) Cestovní příkaz je formulář s určením podmínek pracovní cesty. V NUDZ se používají formuláře návrh na vyslání příkaz k tuzemské pracovní cestě nebo návrh na vyslání příkaz k zahraniční pracovní cestě. h) Efektivnost je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění. i) Hospodárnost je takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů. j) Účelnost je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. (2) Není-li v dohodách konaných mimo pracovní poměr nebo jejich dodatku poskytování cestovních náhrad sjednáno, nelze je příslušné osobě poskytnout. 3

4 3. Vyslání na pracovní cestu a podmínky jejího konání (1) Na pracovní cestu lze zaměstnance vyslat na dobu nezbytné potřeby jen na základě dohody s ním, obsažené v pracovní smlouvě. Předpokladem pro vyslání na pracovní cestu je vystavení cestovního příkazu v EIS JASU a jeho řádné schválení před zahájením pracovní cesty. Schválené podmínky zaměstnanec nemůže v průběhu pracovní cesty upravovat či měnit dle vlastních potřeb. (2) V cestovním příkazu musí být vždy uvedeny následující údaje: účel pracovní cesty, datum, hodina a místo nástupu na pracovní cestu, datum a místo ukončení pracovní cesty, místo výkonu práce, způsob dopravy, plán nákladů včetně předpokládaných nutných vedlejších výdajů, určení zdroje či zdrojů financování, přerušení pracovní cesty s určením data, času a místa přerušení a pokračování pracovní cesty, poskytnutí zálohy (ano/ne), případné další podmínky. (3) Pracovní cesta nesmí být zahájena před jejím schválením všemi zodpovědnými osobami (kapitola 4). Cestovní příkaz je nutné vystavit s dostatečným předstihem tak, aby byl schvalovací proces ukončen před uskutečněním souvisejících výdajů (ubytování, jízdenky), avšak nejpozději 3 pracovní dny před začátkem pracovní cesty. Schválení v kratším termínu je možné ve výjimečných případech, s odůvodněním v poznámce cestovního příkazu. Za výjimečný případ lze považovat například situaci, kdy důvod k pracovní cestě vznikl ve lhůtě kratší než 4 pracovní dny před začátkem pracovní cesty. (4) Dojde-li v průběhu pracovní cesty ze zásadních důvodů ke změně podmínek pracovní cesty (např. zpoždění letadla a prodloužení pracovní cesty o 1 den), informuje zaměstnanec o nastalé situaci příkazce operace, a to vhodnou formou (telefonicky, em). Po návratu zaměstnanec odůvodní změnu podmínek ve zprávě z pracovní cesty. 3.1 Cestovní příkaz pro více cest (1) V případě současného splnění všech níže uvedených podmínek je možné vystavit jeden cestovní příkaz pro více pracovních cest. Musí být splněno následující: jedná se o tuzemské pracovní cesty, podmínky pracovní cesty jsou obdobné, termín plánovaných pracovních cest je obtížně předvídatelný, tj. pracovní cesty uskutečňované například v souvislosti se specifickým výzkumným záměrem (sběr vzorků, měření v závislosti na nepředvídatelných skutečnostech a stavech klientů apod.), pravidelně se opakující (např. pracovní cesty do banky) nebo se jedná o cesty k výkonu práce mimo pravidelné pracoviště, součástí nákladů není konferenční poplatek, pracovní cesta je uskutečněna v průběhu jednoho dne, tj. bez nutnosti ubytování, cestovní příkaz je schválen před započetím první z pracovních cest, která je v něm obsažena. (2) V cestovním příkazu pro více cest musí být navíc uvedeno následující: informace, že se jedná o opakované cesty, období, ve kterém se tuzemské pracovní cesty uskuteční, stanovené limity (počet cest a maximální výše nákladů). 4

5 (3) Takový cestovní příkaz je vystaven nejvýše na období jednoho kalendářního roku a schvaluje se v režimu limitovaného příslibu (lze stanovit maximální možné výdaje či počet cest a cesty jsou schváleny do vyčerpání tohoto limitu). Podklad pro vyúčtování těchto pracovních cest je zaměstnanec povinen podat za každý měsíc, v kterém se pracovní cesta konala, a to do 10. pracovního dne následujícího měsíce. Podklady uvede v jednom formuláři, ale za každou cestu zvlášť. Každá pracovní cesta musí být vyúčtována samostatně až do výše přeplatku nebo doplatku včetně zaokrouhlení. Nedodání podkladu pro vyúčtování pracovní cesty může být považováno za porušení pracovních povinností ve smyslu 52 písm. g, zákoníku práce. 3.2 Přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance (1) Přerušením pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance mohou být situace, kdy zaměstnanec má zájem odjet do určeného nebo blízkého místa výkonu práce o den či více dnů dříve, než určil zaměstnavatel v podmínkách pracovní cesty nebo má v úmyslu v lokalitě zůstat déle a vrátit se později, než bylo zaměstnavatelem určeno. (2) Zaměstnanec smí přerušit pracovní cestu ze soukromých důvodů pouze v případě, kdy bylo přerušení pracovní cesty schváleno před zahájením pracovní cesty. Žádost musí být schválena před zahájením pracovní cesty a musí obsahovat: důvod přerušení pracovní cesty, datum a hodina začátku přerušení, datum a hodina ukončení přerušení. (3) Žádost o přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance je podávána: v poznámce cestovního příkazu, samostatnou žádostí (příloha č. 6), schválenou příkazcem operace (je-li podávána poté, co byl schválen cestovní příkaz). (4) V případě přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů, a to pouze do výše, která by mu náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Ostatní náhrady zaměstnanci po dobu přerušení pracovní cesty nepřísluší. 3.3 Mimořádné cesty konané v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, cesty k výkonu práce mimo pravidelné pracoviště (1) V případě mimořádné cesty konané v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště se cestovní příkaz předem nevystavuje. Vznikne-li zaměstnanci v souvislosti s takovou cestou nárok na cestovní náhrady, podá podklad pro vyúčtování pracovní cesty dle kapitoly 7.2 a v poznámce uvede, že se jednalo o mimořádnou cestu s výkonem práce mimo rozvrh směn. (2) Pro cesty k výkonu práce mimo pravidelné pracoviště se vystavuje cestovní příkaz v případě předem plánovaných výdajů souvisejících s pracovní cestou. 4. Schvalovací proces (1) Schvalovací proces před vysláním na pracovní cestu probíhá elektronicky a je nastaven následovně: 1) Vysílaný zaměstnanec nebo koordinátorka vyplní cestovní příkaz v EIS JASU. 2) Grantové oddělení zkontroluje soulad s podmínkami projektu. V případě, že v rámci nastaveného procesu neprovádí kontrolu grantové oddělení, musí být kontrola provedena příkazcem operace nebo administrátorem projektu. 3) Řešitel grantu schválí cestovní příkaz. Není-li zdroj financování grant, schvaluje příkazce operace. 5

6 4) Vedoucí zaměstnanec (přímý nadřízený) nebo jím pověřená osoba schválí cestovní příkaz. 5) Příkazce operace provede předběžnou kontrolu před vznikem závazku. 6) Správce rozpočtu provede předběžnou kontrolu před vznikem závazku. (2) V tabulce č. 1 je chronologicky uveden přehled stavů zpracování dokladu zobrazovaných v EIS JASU v jednotlivých etapách schvalovacího procesu. Tabulka č. 1: Přehled stavů zpracování dokladu v EIS JASU při schvalování cestovního příkazu Stav zpracování dokladu před podpisem Podepisuje Stav zpracování dokladu po podpisu 1 rozpracován vysílaný zaměstnanec nebo evidován koordinátorka 2 evidován zaměstnanec grantového oddělení schváleno admin G nebo administrátor projektu 3 schváleno admin G řešitel grantu schváleno ŘG 4 schváleno ŘG vedoucí zaměstnanec schváleno vedoucím 5 schváleno vedoucím příkazce operace schváleno PO 6 schváleno PO správce rozpočtu schváleno SR Zdroj: vlastní zpracování z EIS JASU (3) V případě pracovní cesty financované z více zdrojů (s více příkazci operace či správci rozpočtu) je elektronicky schválen pouze hlavní zdroj financování a k cestovnímu příkazu je přiloženo potvrzení o provedené předběžné kontrole doplňkových zdrojů (příloha č. 9). (4) Postup vyúčtování cestovních náhrad probíhá elektronicky a je nastaven následovně: 1) Zaměstnanec, který se vrátil z pracovní cesty, předá zaměstnanci finanční účtárny zajišťujícímu likvidaci cestovních příkazů podklady pro vyúčtování pracovní cesty a doklady uvedené v kapitole 7.2. této směrnice. 2) Zaměstnanec finanční účtárny zajišťující likvidaci cestovních náhrad provede vyúčtování pracovní cesty, zajistí vložení dokladů do EIS JASU. 3) Zaměstnanec grantového oddělení provede kontrolu vyúčtování (u projektu mimo správu grantového oddělení podepisuje administrátor projektu u jiných zdrojů financování příkazce operace). 4) Příkazce operace provede předběžnou kontrolu po vzniku závazku. 5) Správce rozpočtu provede předběžnou kontrolu. 6) Hlavní účetní provede předběžnou kontrolu po vzniku závazku. (5) V tabulce č. 2 je chronologicky uveden přehled stavů zpracování dokladů zobrazovaných v EIS JASU v jednotlivých etapách vyúčtování pracovní cesty. Tabulka č. 2: Přehled stavů zpracování dokladu v EIS JASU při vyúčtování pracovní cesty Stav zpracování dokladu před podpisem Podepisuje Stav zpracování dokladu po podpisu 1 schváleno SR účetní vyúčtován 2 vyúčtován Zaměstnanec grantového oddělení Schváleno admin G 3 Schváleno admin G Příkazce operace Schváleno PO 4 schváleno PO správce rozpočtu schváleno SR 5 schváleno SR hlavní účetní schváleno HÚ Zdroj: vlastní zpracování z EIS JASU 6

7 (6) V případech, kdy je částka vyúčtování pracovní cesty nižší než částka schválená na cestovním příkazu, může vyúčtování pracovní cesty místo správce rozpočtu schválit hlavní účetní. 5. Financování cestovních náhrad (1) Cestovní náhrady mohou být financovány z prostředků určených na provoz organizace nebo z prostředků, které má NUDZ k dispozici z jiných zdrojů (např. Evropský sociální fond, projekty zřizovatele či ministerstev, dotace, dary ). Při používání jiných prostředků je vždy nezbytné dodržovat podmínky jejich čerpání. Jsou-li tyto podmínky přísnější, než podmínky stanovené zákoníkem práce nebo vnitřním předpisem organizace a není-li zákonný nárok na cestovní náhrady zaměstnance zcela uhrazen z jiných zdrojů, uhradí zaměstnavatel zbylou část z vlastních zdrojů. 6. Druhy náhrad (1) Zaměstnancům přísluší při splnění stanovených podmínek níže uvedené cestovní náhrady. Cestovní náhrady nemohou být přiznány ani proplaceny jiným osobám (např. děti, manžel/ka, jiný cestovatel). 6.1 Náhrada jízdních výdajů (1) Příkazce operace je povinen určit, jaký dopravní prostředek má zaměstnanec na pracovní cestě použít. Použije-li zaměstnanec jiný, než určený dopravní prostředek (např. silniční motorové vozidlo) bez předchozího souhlasu zaměstnavatele, náhrada jízdních výdajů mu nepřísluší. Příklad: V cestovním příkazu je zaměstnavatelem určený dopravní prostředek autobus, ale zaměstnanec použije soukromé silniční motorové vozidlo bez schválené žádosti zaměstnance o použití silničního motorového vozidla při pracovní cest. V takovém případě zaměstnanci nepřísluší žádná náhrada jízdního výdaje, i když pracovní cestu vykonal. (2) Nárok na náhradu jízdních výdajů má pouze ten zaměstnanec, kterému jízdní výdaje skutečně vznikly. (3) Není-li v cestovním příkazu uvedeno jinak, pak má zaměstnanec při určeném použití vlaku právo na úhradu jízdného ve 2. vozové třídě. Cestuje-li zaměstnanec 1. třídou, doloží při vyúčtování i cenu jízdenky ve 2. vozové třídě, a tato hodnota mu bude proplacena. Použití lehátka nebo lůžka při zahraniční pracovní cestě musí být předem schváleno. Je-li při pracovní cestě využita letecká přeprava, lze proplatit pouze ekonomickou třídu. Využití taxislužby je možné pouze v odůvodněných případech (např. v nočních hodinách). (4) Náhrada jízdních výdajů za použití určeného prostředku veřejné hromadné dopravy a taxislužby přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Pokud dojde ke ztrátě originálních dokladů, zajistí si zaměstnanec náhradní doklad. Ve výjimečných případech lze postupovat dle kapitoly 8, odst. 1 směrnice Použití soukromého silničního motorového vozidla na žádost zaměstnance (1) Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného dopravního prostředku jiný dopravní prostředek (např. soukromé silniční motorové vozidlo), přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného určeným vlakem nebo autobusem a ceně jízdného MHD, kterou by zaměstnanec jinak použil. V takovém případě zaměstnanec vyplní žádost zaměstnance o souhlas k použití soukromého osobního vozidla na pracovní cestu (viz příloha č.5) a k žádosti doloží tyto doklady: technický průkaz vozidla, doklad o sjednání pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla podle zákona č. 168/1999 Sb., o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla 7

8 a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla), ve znění pozdějších předpisů, tj. platnou zelenou kartu, doklad o sjednání havarijního pojištění, doklad o absolvovaném školení řidičů (proškolení a přezkoušení z předpisů týkajících se provozu vozidel na pozemních komunikacích). (2) Žádost zkontroluje zaměstnanec Oddělení finanční účtárny a příkazce operace ji schválí před zahájením pracovní cesty. Příklad: V cestovním příkazu je zaměstnavatelem určený dopravní prostředek autobus, ale zaměstnanec chce při pracovní cestě použít soukromé silniční motorové vozidlo. Zaměstnanec vyplní žádost zaměstnance o použití soukromého vozidla pro pracovní cestu. Je-li zaměstnavatelem schválena, pak zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdenky za autobus, ačkoliv použil soukromé silniční motorové vozidlo. (3) Zaměstnanec je v případě řízení dopravního prostředku v souvislosti s uskutečňováním pracovní cesty povinen dodržovat povinné přestávky v souladu s Nařízením vlády č. 18/2002 Sb., kterým se stanoví způsob organizace práce a pracovních postupů, které je zaměstnavatel povinen zajistit při provozování dopravy dopravními prostředky. Bezpečnostní přestávka v délce alespoň 30 minut musí být uskutečněna nejpozději každé 4,5 hodiny. Každý zaměstnanec je povinen vést denní evidenci o době řízení dopravního prostředku a čerpání bezpečnostních přestávek při použití automobilu při pracovní cestě Použití soukromého silničního vozidla na žádost zaměstnavatele (1) Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele na pracovní cestě soukromé silniční motorové vozidlo, přísluší mu náhrada výdajů ve výši základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty (NPHM). V podmínkách konání pracovní cesty bude uvedeno: osobní automobil + registrační značka. V takovém případě zaměstnanec vyplní formulář souhlas s použitím soukromého vozidla při pracovní cestě podle 157 odst. 3 zákoníku práce (viz příloha č. 6) a k žádosti doloží tyto doklady: technický průkaz vozidla, doklad o sjednání pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla podle zákona č. 168/1999 Sb., o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla), ve znění pozdějších předpisů, tj. platnou zelenou kartu, doklad o sjednání havarijního pojištění, doklad o absolvovaném školení řidičů (proškolení a přezkoušení z předpisů týkajících se provozu vozidel na pozemních komunikacích). Příklad: Zaměstnavatel žádá zaměstnance, aby při pracovní cestě použil soukromé silniční motorové vozidlo. Je schválen souhlas s použitím soukromého vozidla při pracovní cestě podle 157 odst. 3 zákoníku práce, proto je v cestovním příkazu zaměstnavatelem určený dopravní prostředek osobní automobil. V takovém případě zaměstnanci náleží náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrady spotřebovaných pohonných hmot. (2) Na zaměstnance se vztahuje povinnost uvedená v kapitole odstavec 3. (3) Náhrada jízdních výdajů uvedená v kapitole náleží pouze zaměstnanci řidiči vozidla. Další zaměstnanci musí být uvedeni jako spolucestující a každý musí mít vystaven samostatný cestovní příkaz. (4) Sazba základní náhrady za 1 km jízdy je uvedena v platné vyhlášce MPSV, uvedené v příloze č. 2. 8

9 (5) NPHM přísluší zaměstnanci ve výši součinu spotřeby paliva příslušného vozidla (S), ujeté vzdálenosti a platné ceny pohonné hmoty (C): NPHM = S x km x C : 100, kde S. je spotřeba pohonné hmoty vozidla pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie v l/100 km zjištěná z technického průkazu vozidla. Jestliže v technickém průkazu takový údaj není, vypočítá se spotřeba jako aritmetický průměr všech hodnot o spotřebě uvedených v technickém průkazu vozidla. Není-li v technickém průkazu vozidla uveden žádný údaj o spotřebě pohonné hmoty, je zaměstnanec podle 158 odst. 4 zákoníku práce povinen předložit technický průkaz vozidla shodného typu. Pokud zaměstnanec technický průkaz vozidla nepředloží, nelze NPHM vypočíst a zaměstnanci vyplatit. C je platná cena pohonné hmoty, tedy cena v Kč za litr), kterou zaměstnanec prokáže dokladem o jejím nákupu u čerpací stanice, a to dokladem o zakoupení pohonné hmoty nejdříve 1 den před započetím pracovní cesty a nejpozději v den ukončení pracovní cesty. Musí jít o doklad o zakoupení druhu pohonné hmoty uvedeného v technickém průkazu příslušného vozidla. Jestliže zaměstnanec doloží více dokladů o nákupu pohonné hmoty, stanoví se podle uvedeného ustanovení zákoníku práce cena pohonné hmoty aritmetickým průměrem doložených cen. Pokud zaměstnanec cenu pohonné hmoty dokladem neprokáže, použije se pro výpočet výše NPHM cena uvedená v platné vyhlášce MPSV. Km je ujetá vzdálenost v km. Musí být uvedena ve formuláři podklad pro vyúčtování cestovních náhrad z pracovní cesty a doložena mapou s označením cesty a uvedeným počtem km. 6.2 Náhrada výdajů za ubytování (1) Zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s určenými podmínkami konání pracovní cesty, v prokázané výši, tj. ve výši uvedené na dokladu vystaveném příslušným ubytovacím zařízením. (2) Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i když musel po tuto dobu zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby výdaje za ubytování uhradit. (3) Nepředloží-li zaměstnanec doklad o výdajích za ubytování, pak mu náhrada těchto výdajů nepřísluší. (4) Na dokladu o ubytování musí být uvedeno jméno ubytovaného zaměstnance a název zaměstnavatele. 6.3 Náhrada nutných vedlejších výdajů (1) Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši prokázané příslušným dokladem. (2) Nutné vedlejší výdaje jsou výdaje, které zaměstnanec musel vynaložit v souvislosti s pracovní cestou a plněním pracovních úkolů na této pracovní cestě. Nutným vedlejším výdajem jsou např. výdaje za: služební telefony (u zaměstnanců bez služebního mobilního telefonu), parkovné při schváleném užití vozidla, úschovu zavazadel, úhradu dálničního poplatku, příp. poplatků za použití silnic a tunelů v zahraničí, připojištění léčebných výloh zaměstnance při zahraniční pracovní cestě, konferenční poplatek, 9

10 vystavení víza, poplatek za směnu měny (ve které byla zaměstnanci poskytnuta záloha) v zahraničí na měnu příslušného státu. (3) Za nutné vedlejší výdaje nelze považovat výdaje soukromého charakteru, jako např. pokuty, mytí vozidel při pracovní cestě soukromým vozidlem, úhrada konzumace z minibaru v hotelovém pokoji, půjčení televizoru, zákonné pojištění vozidla apod. (4) Zaměstnavatel s ohledem na určené podmínky pracovní cesty posoudí, zda jsou předložené nutné vedlejší výdaje uznatelné. Zaměstnanec má možnost vznik nutných vedlejších výdajů okomentovat ve zprávě z pracovní cesty. 6.4 Stravné při tuzemské pracovní cestě (1) Za každý kalendářní den tuzemské pracovní cesty, příp. za tuzemskou část zahraniční pracovní cesty v kalendářním dni, přísluší zaměstnanci náhrada zvýšených stravovacích výdajů (stravné) ve výši stanovené vyhláškou uvedenou v příloze č. 1), dle délky trvání pracovní cesty: a) pracovní cesta trvá 5 až 12 hodin, b) pracovní cesta trvá déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, c) pracovní cesta trvá déle než 18 hodin. (2) Stravné se stanoví za každý kalendářní den příslušné pracovní cesty, případně tuzemské části zahraniční pracovní cesty samostatně, a to i v případě, kdy zaměstnanec v kalendářním dni vykonal více pracovních cest. (3) Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dni, je-li to pro zaměstnance výhodnější. To neplatí pro stravné za tuzemskou část zahraniční pracovní cesty. Stravné za tuzemskou část zahraniční pracovní cesty se stanoví vždy za každý kalendářní den této pracovní cesty samostatně. (4) Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (bezplatné poskytnutí stravy), snižuje se za každé uvedené jídlo stravné o hodnotu: a) 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. (5) Je-li cena jídla zahrnuta v ceně ubytování, kongresového či jiného poplatku, za který je zaměstnanci poskytnuta náhrada, posuzuje se takové jídlo jako bezplatně poskytnuté. 6.5 Stravné při zahraniční pracovní cestě (1) Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci zahraniční stravné vypočtené v cizí měně. Při stanovení jeho výše se použije základní sazba zahraničního stravného (dle přílohy č. 2) pro stát, ve kterém zaměstnanec strávil v kalendářním dni nejvíce času. (2) Pokud zaměstnanci vzniklo v kalendářním dni právo na tuzemské stravné z jakékoliv pracovní cesty trvající na území ČR 5 hodin a déle, přísluší zaměstnanci kromě tuzemského stravného zahraniční stravné ve výši jedné třetiny základní sazby, ale pouze v případě, že doba strávená v tomto kalendářním dni mimo území České republiky byla delší než 5 hodin. Byla-li doba strávená v zahraničí kratší (tj. až 5 hodin), zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší. V tom případě se doba strávená v zahraničí připočítává pro účely tuzemského stravného k době tuzemské části příslušné zahraniční pracovní cesty. (3) Jestliže zaměstnanci v kalendářním dni nevzniklo za jakoukoliv pracovní cestu v ČR právo na stravné, přísluší mu zahraniční stravné ve výši základní sazby v případě, že doba strávená mimo 10

11 území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin. Trvá-li tato doba déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši dvou třetin základní sazby, a ve výši jedné třetiny základní sazby, trvá-li doba strávená mimo území České republiky 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu. (4) Doba tuzemské části zahraniční pracovní cesty, za kterou se zaměstnanci neposkytuje stravné, se k době strávené v zahraničí nepřičítá. (5) Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, snižuje se zahraniční stravné za každé bezplatně poskytnuté jídlo d) o 70 %, jde-li o zahraniční stravné ve výši jedné třetiny základní sazby, e) o 35 %, jde-li o zahraniční stravné ve výši dvou třetin základní sazby, f) o 25 %, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby. 6.6 Kapesné (1) Při zahraniční pracovní cestě se zaměstnanci poskytuje kapesné v souladu s 180 zákoníku práce pouze v případě, je-li poskytnutí schváleno a rozpočtováno poskytovatelem dotace (grantu). V takovém případě se postupuje dle podmínek poskytovatele dotace. V ostatních případech se zaměstnanci kapesné neposkytuje. Kapesné je určeno pro osobní potřebu zaměstnance, jeho použití se neprokazuje. Výše kapesného musí být stanovena procentem v poznámce cestovního příkazu před jeho schválením. 7. Zálohy a vyúčtování cestovních náhrad 7.1 Zálohy na cestovní náhrady (1) Záloha na cestovní náhrady se zaměstnanci poskytuje do předpokládané výše cestovních náhrad, a to převodem na bankovní účet zaměstnance, není-li domluveno jinak. Výši zálohy stanovuje zaměstnanec Oddělení finanční účtárny pověřený likvidací cestovních náhrad. Nechce-li zaměstnanec zálohu vyplatit, uvede tuto informaci v cestovním příkazu. (2) Při vyslání zaměstnance na zahraniční pracovní cestu lze zálohu poskytnout v měně státu, kam byl na zahraniční pracovní cestu vyslán, v EUR, USD nebo i v české měně. (3) V případě neuskutečnění pracovní cesty je zaměstnanec povinen vrátit vyplacenou zálohu nejpozději do 3 pracovních dnů po původně určeném datu zahájení pracovní cesty. V případě bezhotovostní platby uvede jako variabilní symbol číslo cestovního příkazu a jako popis platby uvede vratka zálohy + číslo cestovního příkazu. (4) Nepředloží-li zaměstnanec podklady k vyúčtování zálohy na pracovní cestu včas, provede zaměstnavatel zaměstnanci (v souladu s 147 odst. 1 písm. d) zákoníku práce) srážku ze mzdy, a to v měsíci, ve kterém byl zaměstnanec povinen zálohu vyúčtovat nebo vrátit. 7.2 Vyúčtování pracovních cest (1) Po ukončení pracovní cesty zaměstnanec bez zbytečného odkladu vyplní formulář Podklad pro vyúčtování pracovní cesty a doloží všechny doklady (splňující náležitosti účetních dokladů) rozhodné pro vyúčtování cestovních náhrad, tedy: doklady k výdajům za ubytování, doklady k výdajům za nutné vedlejší výdaje, doklady k výdajům za jízdné (jízdenky, letenky, doklady z pohonné hmoty a mapa trasy při použití soukromého vozidla), doklad prokazující cenu jízdného určeným dopravním prostředkem při použití soukromého vozidla na žádost zaměstnance (dle kapitoly ), 11

12 doklady prokazující účast na konferenci, školení apod. (např. certifikát, program akce, potvrzení o platbě nebo výpis z účtu v případě bezhotovostních plateb, zprávu z pracovní cesty (včetně názvu a čísla projektu), je-li požadována. Výdaje hrazené přímo zaměstnavatelem uvede zaměstnanec ve formuláři včetně poznámky, že bylo hrazeno zaměstnavatelem. Svým podpisem na tomto formuláři potvrzuje, že údaje k vyúčtování jsou úplné a pravdivé. Vyplněný formulář (spolu s doklady) předá bezodkladně, nejpozději však do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty zaměstnanci Oddělení finanční účtárny zajišťujícímu likvidaci cestovních náhrad. Ve výjimečných případech lze požádat o prodloužení lhůty. Nedodání podkladů pro vyúčtování pracovní cesty může být považováno za porušení pracovních povinností v smyslu 52 písm. g) zákoníku práce. (2) Podklad pro vyúčtování pracovní cesty předkládá každý zaměstnanec samostatně a uvádí pouze výdaje, které vznikly jeho osobě. Nelze uvádět výdaje za jiné zaměstnance. (3) Zaměstnanec zajišťující likvidaci cestovních náhrad provede výpočet výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady za příslušnou pracovní cestu. Při tomto výpočtu se v případě zahraniční pracovní cesty, dokladů v cizích měnách a zahraničního stravného provede případný přepočet měn kurzy uvedenými v 183 a 184 zákoníku práce. Přeplatek a doplatek za příslušnou pracovní cestu v české měně se zaokrouhluje na celé Kč směrem nahoru. Schvalovací proces je blíže popsán v kapitole 4. (4) Nejpozději do 10 pracovních dnů po předložení všech nezbytných dokladů vrátí zaměstnanec případný přeplatek nebo mu bude vyplacen doplatek týkající se příslušné pracovní cesty. Se zaměstnancem lze dohodnout, že uvedené vypořádání bude provedeno za všechny pracovní cesty uskutečněné v kalendářním měsíci najednou, případně s výplatou nejbližší mzdy. 8. Závěrečná ustanovení (1) Ve výjimečných případech může zaměstnavatel poskytnout náhradu dle 185 zákoníku práce. V tomto případě určuje výši uznané částky příkazce operace. (2) Přílohy nejsou nedílnou součástí směrnice. Mohou být samostatně aktualizovány na základě rozhodnutí ekonomicko-provozního náměstka. 9. Seznam příloh Příloha č. 1 Příloha č. 2 Příloha č. 3 Příloha č. 4 Příloha č. 5 Příloha č. 6 Příloha č. 7 Příloha č. 8 Příloha č. 9 Vyhláška o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného Vyhláška o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad Formulář návrh na vyslání příkaz k tuzemské cestě Formulář návrh na vyslání příkaz k zahraniční cestě Formulář žádost zaměstnance o souhlas k použití soukromého osobního vozidla na pracovní cestu Formulář souhlas s použitím soukromého vozidla při pracovní cestě podle 157 odst. 3 zákoníku práce Formulář žádost o přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance Formulář podklad pro vyúčtování pracovní cesty Potvrzení o předběžné řídící kontrole 12