Jak auditovat etické chování v organizaci?

Transkript

1 Konference ČIIA Mikulov Czech Republic Jak auditovat etické chování v organizaci? 11. října 2012

2 Definice etiky disciplínu, jejímž předmětem je zkoumání toho, co je morálně přípustné a co není * Jak bychom tedy ale měli vzhledem k takto interdisciplinárnímu charakteru pohlížet na audit etického chování? Slide 2

3 Definice a zásady Etické principy běžně slouží jako regulátory lidského chování neviditelný kontrolní systém Human Capital Současný vývoj vglobálníekonomice však opět vznášído popředínutnost aplikace etických zásad i do způsobuřízeníorganizací. Vzhledem knarůstajícímu tlaku konkurenčních vlivůdocházíčasto ke slevení z etických zásad jednotlivců za účelem zvýšení pravděpodobnosti získáníosobního či majetkového prospěchu a to zejména vsituacích, kdy se stáváchamtivost či otázka materiálního zabezpečenídominantním či prioritním motivem individuálního chování. Slide 3

4 Jak auditovat etické chování v organizaci? Spolu s některými interpretacemi současného globálního ekonomického útlumu je taképotřeba zvážit nezpochybnitelnou skutečnost, že v rámci rozhodovánílidébyli a jsou ochotní akceptovat vyšší míru rizika. Je však toto samo o sobě neetické? Zejména za situace, kdy je osoba pověřena správou cizího majetku a vázána se k takovému chovat s náležitou péčí, přičemž zde současně existuje tendence nakládat s tímto majetkem riskantněji, než-li saktivy vlastními, je i takovéto chování s nejvyšší pravděpodobností neetické? Za okolností, kdy se konkurence přiostřuje, upřednostňují se krátkodobé cíle a roste tlak na zaměstnance, dochází kpotlačovánínejen individuálnímravnosti, nýbrži etických zásad celého podniku. Slide 4

5 Kultura Profesníetiku a správnéchováníposuzuje každý znás jinak a zpravidla toto chápání vychází z dané kultury. * Pro někoho je etika pouze vágním kodexem*, jenžje definován vedením firmy a přináší pouze nezbytně nutné minimum k základní pracovníči obchodnízpůsobilosti. Pro jinéje morálnífundament nepostradatelnou součástí životního stylu podložený tradicí, hodnotami a pravidly; nezřídka vycházející znáboženstvía víry. Pro ostatníje etika pouhéčernobíléschéma jednám správněči špatně? Slide 5

6 Jak auditovat etické chování v organizaci? Proč je však důležité zkoumat etiku v organizacích, je nejen porozumění individuálním modelům chování, nýbrži pochopenícelého firemního prostředí, kteréje vytvářeno činnostívlastníkůa managementu. Tlak akcionářů a vedení na dobré obchodní výsledky však stavíčlověka často do obtížných situací ovlivňujících jeho etické zásady. Vliv prostředí a okolních skupin totiž významně ovlivňuje naše osobní chovánído takovémíry, že vusném ovzdušívyžadujícím výsledky tzv. za každou cenu, se zvyšuje pravděpodobnost morálněšpatných rozhodnutí. Proč? Jednoduchá odpověď. Neplnění požadovaných cílů vede zpravidla kodchodu zfirmy, cožznamenázůstat bez prostředkůa šance, jak živit rodinu. Existenční hrozby obyčejně postačují k tomu, aby i ti eticky nejvyspělejší jedinci občas na moment přimhouřili oko či dokonce obě. Slide 6

7 Jak auditovat etické chování v organizaci? Fakt, že na etiku lze nahlížet zmnoha pohledů, je současněpro audit velkou výzvou. Jaky má rol IA? - Eticka dilema Jako interníauditoři preferujeme mnohem raději zkoumáníprocesních aspektůnežlidského faktoru, ale vzhledem kpřítomným behaviorálním vlivům je nutnénahlížet na problematiku velmi komplexně. Klíčem k řešení je implementace procesů a kontrol, které pomáhajísprávněidentifikovat negativníetickéjevy. Jakmile jsou však jižtakovéprocesy zavedeny, zjistíme, že i audit etického chováníje jednoduššínežse na prvnípohled zdá. Slide 7

8 Jak auditovat etické chování v organizaci? V podnicích s vyspělou strukturou interních kontrol jsou mnohé etické aspekty zahrnuty již ve standardech, jež tvoří páteř organizačně-právní struktury podniku. Příkladem mohou být kontroly, ježzamezujíkorupčnímu chovánípři organizaci tendrů, kdy je samotný proces nastaven s maximální transparentnostítak, aby byl omezen vliv individuálních zájmůpři rozhodovacím a vyhodnocovacím procesu, ježby mohly vést kosobnímu prospěchu. Dalším příkladem mohou být kontroly vztažené na proces schvalování osobních výdajů (cestovní výdaje, apod.), podpisový řád, systémy odměňování a bonusů či omezení kladená na přijaté a vydané dary. * Slide 8

9 Jak auditovat etické chování v organizaci? Pokud nejsou procesy a jejich relevantní kontroly přizpůsobeny k odhalení příznakůneetického chování, je nutnéje modifikovat. Co je bezpodmínečně nutné, a tak činí i audit organizační etiky méně komplikovaným, je prostásada procedur a pravidel, kteréjednoduše definují, jakéchováníje akceptovatelnéa jakéjižne. Tato pravidla je záhodno vztáhnout na všechny oblasti jako je např. politika darů, tendry, sponzoring, atd. Současný trend spočívái vpodpoře tzv. whistle-blowingu, kdy je zaměstnancům a stakeholderům usnadněno anonymněhlásit případy neetického chování. Implementace ročního zhodnocení, kdy jsou dodavateléči zaměstnanci požádáni o seznámeníse a následný souhlas spolitikou firmy voblasti etiky. Samozřejměnikdo nečeká, že by se zaměstnanci přiznávali hromadně k porušování etických zásad, ale toto jednoduché pravidelnécvičeníje přinejmenším pomáháutvrdit v pocitu, že zaměstnavatel má na správném dodržování etických zásad vážný zájem. Slide 9

10 Jak auditovat etické chování v organizaci? Otázka, zdali je v etice důležité uvažovat i v ekonomické rovině je poměrně zásadní. Vnímáte jako většíproblém, pokud někdo zfalšuje 300 Kčna dietách a uvede záměrněvíce najetých kilometrůza služebnícestu osobním automobilem či přijme milion Kč úplatek, za účelem zvýhodnění konkrétnífirmy při výběrovém řízenína dodavatele? Rozdíl mezi těmito příklady je pouze vjejich materialitě, ale stále se u obou jedná principiálně o prohřešek proti etice.* Nebezpečí zde spočívá zejména v tom, že jsou podniky zpravidla náchylné tolerovat nepatrné prohřešky nežmateriálněvýznamnější. Tato tolerance je však krátkozraká, jelikožsloužízároveňjako signál, že do určitémíry se může neetickéchovánístát zcela přijatelným. Výsledkem vzniku tohoto precedentu je vpodstatězneváženíetického standardu a to tím většíměrou, čím více roste tolerance ktzv. drobným prohřeškům. Slide 10

11 Jak auditovat etické chování v organizaci? Interníauditor se dostávápři auditu etického chovánína spletitou cestu. Jaky mám rol? Ti z vás, kteří jsou interními auditory v podnicích a organizacích, které nekompromisně dodržují etické standardy, jsou zpravidla v jednodušší pozici nežti, kteřípracujíve firmách, kde etický kodex pouze zaplňuje prostor na nástěnkách a je implementován spíše liberálněji. Slide 11

12 Jak dál? Závěrem několik praktických rad. Vždy spoléhejte na solidní fakta spíše než na dohady a spekulace. Důležité je rovněž chápat váš vlastní pohled na etiku, nemluvě o profesní etice a závazcích k Institute of Internal Auditors. Pokud organizace, ve které působíte, nedisponuje vlastními nástroji, jež mohou pomoci při rozlišováníetického a neetického chování, tj. etický kodex, podpisový řád, kritéria pro hodnocení výběrového řízení a výběr dodavatelů, kritéria pro rozlišení darů, nezávislé a objektivní jednáníči proces kontroly cestovních výdajů, je nejvyšší čas, doporučit vedení jejich implementaci. Slide 12

13 Ethics within the context of the IIA standards Number of Standard Standard attributes/activities 2120 Risk management Partial 2130 Controls Partial 2200 Scheduling tasks Partial 2201 Aspects of planning Partial Compliance with Standard 2210 The objective of the task Complete 2220 The scope of the task Partial 2230 Allocation of resources Partial 2240 The program tasks Partial 2300 The task No 2310 Collection of information Partial 2320 Analysis and evaluation No 2330 Documenting information Partial Number of Standard Standard attributes/activities Compliance with Standard 2340 Monitoring mission Complete 2400 Communication the results Complete 2410 Criteria Complete 2420 Quality of information Partial 2421 Errors and omissions Complete Use of conducted In accordance with International standards of professional practice of internal auditing Disclosure of non-compliance with Code of Ethics and Standards Complete Complete 2450 General opinions Complete 2500 Monitoring of progress Complete 2600 The decision on the acceptance of risk my management Complete Slide 13

14 Compliance review (example) The conclusions of this assessment recommended areas for improvement During this work we will identify areas in which we believe changes to Internal Audit practise are necessary in order to be aligned with best practice and compliant with the IIA Standards. These issuesare described in more detail later in this report, together with recommendations for improvement, and here are some important characteristics. Opinion on compliance with standards for the professional practice of internal auditing (IIA) and documents regulating to the Internal audit function at Company Our review leads to the conclusion that the Internal Audit department operates in full compliance with # of the IIA standards, in partial compliance with# IIA standards, and none compliance with # of the IIA standards. Detailed results and assessment criteria are set out in Chapter Summary of compliance with the International standards of professional practice of internal auditing. Overall conformity with IIA Standards and other referenced governance/methodology documents - example 1000 Purpose, authority and responsibility ( ) PC 2500 Monitoring progress (2500) GC 1100 Independence and objectivity ( ) PC 1200 Proficiency and due care ( ) GC 1300 Quality assurance and improvement programs ( ) 2000 Managing the internal audit activity ( ) PC 2100 Nature of work ( ) GC 2200 Engagement planning ( ) PC 2300 Performing the engagement ( ) NC 2400 Communicating results ( ) GC GC 2600 Resolution of senior management s acceptance of risks (2600) Code of professional ethics for internal auditors Company Internal Audit Charter Internal Audit Manual Others (to be specified) Overall assessment GC GC GC GC GC GC Slide 14

15 IIA Standards compliance attributes Below is a summary of the evaluation of the application of the Standards for the professional practice of internal auditing developed by the International Institute of Internal auditors ( IIA ). The status of complete is granted in relation to thestandards for which all the key elements of the standard are met by the Internal audit department. If a significant part of the key elements of the standard is observed by the Internal audit department the assessment has been granted partial. In other cases, theassessment has been granted No. Number of Standard Standard attributes/activities 1000 Purpose, Authority and Responsibility Partial 1010 Recognition of Internal audit definition, the Code of Ethics and Standards In the internal audit charter Compliance with Standard Complete 1100 Independence and objectivity Partial 1110 Organizational independence Partial 1111 Direct cooperation with management Complete 1120 Individual objectivity Complete 1130 Violation of the independence or objectivity Partial 1200 Proficiency and Due Professional Care Complete 1210 Proficiency Partial 1220 Due Professional care Complete 1230 Continuing Professional Development Partial 1300 Program of quality assurances and Improvement Complete 1310 The requirements for the quality assurances and improvement Complete 1311 Internal assessment Complete Number of Standard Standard attributes/activities Compliance with Standard 1312 External evaluation Complete Reporting on the Quality Assurance and 1320 Improvement Use of In Line with International standards of 1321 internal audit practices Complete Complete 1322 Disclosure of non-compliance Complete 2000 Management of internal audit Partial 2010 Planning Complete 2020 Communication and approval Complete 2030 Resource management Complete 2040 Policies and procedures Partial 2050 Coordination Partial 2060 Reporting to senior management and the board of governors Complete 2070 The activities of the external auditor Complete 2100 Nature of Work Complete 2110 Organizational Governance Partial Slide 15

16 Czech Republic Contacts Chris Tait Senior Manager, Internal Audit and Risk Asurance Services Jana Juračková Senior Associate, Internal Audit and Risk Assurance Services Petra Pipková Assistant Manager, Internal Audit and Risk Assurance Services Slide 16

17 This publication has been prepared for general guidance on matters of interest only, and does not constitute professional advice. You should not act upon the information contained in this publication without obtaining specific professional advice. No representation or warranty (express or implied) is given as to the accuracy or completeness of the information contained in this publication, and, to the extent permitted by law, PricewaterhouseCoopers, d.o.o.., its members, employees and agents do not accept or assume any liability, responsibility or duty of care for any consequences of you or anyone else acting, or refraining to act, in reliance on the information contained in this publication or for any decision based on it PricewaterhouseCoopers Czech Republic. All rights reserved. is the brand under which member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (IL) operate and provide services. Together, these firms form the network. Each firm in the network is a separate legal entity and does not act as agent of IL or any other member firm. IL does not provide any services to clients. IL is not responsible or liable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of their professional judgment or bind them in any way.