POŽADAVKY NA PODNIKOVÝ IT SYSTÉM. Martin Tesař. Úvod

Transkript

1 POŽADAVKY NA PODNIKOVÝ IT SYSTÉM Martin Tesař Úvod Již více než dvě desetiletí investují společnosti po celém světě do integrovaných podnikových aplikací, tzv. ERP (z angl. Enterprise Resource Planning) s cílem zvýšit produktivitu operativního řízení a omezit chybovost při zpracování informací potřebných pro toto řízení. Za tak dlouhou periodu zaznamenal trh s ERP bouřlivý vývoj z původně okrajového tržního výklenku v mohutný segment s ročním obratem v řádech bilionů $ USD. Studie AMR Research z roku 2007 udávala pro rok 2009 obrat 39,4 bilionů $ USD a pro rok 2011 dokonce 47,7 bilionů $ USD [3]. Pochopitelně probíhající finanční krize činí uvedené odhady nadsazenými, přesto jeden z největších producentů ERP firma SAP uvádí pro první pololetí 2009 pouze nepatrný propad prodejů o 7 % [9]. Vyvstává tedy otázka, co vytváří z ERP tak dlouhodobě úspěšný tržní produkt? Respektive co můžeme, alespoň podle výrobců, očekávat od podnikového IT (ERP)? Částečnou odpověď v podobě analýzy předností, které na svých stránkách inzerují právě výrobci ERP řešení potenciálním zákazníkům přináší tento článek. ERP systém můžeme definovat jako rozsáhlý integrovaný softwarový balík, který nabízí řešení pro administrativní i klíčové podnikové procesy. Umožňuje propojit jednotnou datovou základnu s hierarchickou strukturou podniku takovým způsobem, aby každé z úrovní byla poskytnuta relevantní data [2]. Propojuje data o zásobách s finančními daty, daty o prodejích, lidských zdrojích. Podporuje tvorbu finančního výkaznictví, řízení lidí, materiálových a peněžních zdrojů dle nejlepších přístupů, tzv. best business practices [6]. Někteří autoři upozorňují, že ERP nelze chápat redukovaně pouze ve smyslu aplikačního software, ale je třeba na něj nahlížet šířeji [11], [12]. V tomto pojetí představuje ERP celek, který obsahuje prvky znalostního managementu, software, standardizované podnikové procesy, zkušenosti a myšlenky pracovníků podniku [11]. Na moderní ERP systémy se navíc klade požadavek značné adaptability, protože proud změn v ekonomickém prostředí podniku vyžaduje schopnost adekvátní reakce i ze strany jeho ERP [12]. Jedná se především o tzv. ERP II verze, které dokáží informačně propojit standardizované podnikové procesy nejen uvnitř hranic firmy, ale také mezi podniky navzájem [7]. Celkově lze shrnout, že ERP systém disponuje čtyřmi základními charakteristikami: 1. Jedná se o nadnárodní systém, který umí reagovat na obchodní modely a právní podmínky různých zemí, ve kterých firma působí. 2. Referenční modely, na nichž je ERP založen vycházejí z tzv. nejlepších praktik. Propojují data o lidském kapitálu, obchodních a finančních transakcích s organizační strukturou firmy. 3. Všechny organizační složky podniku mají díky principu jednotné databáze přístup k informacím o dění ve firmě v reálném čase. 4. Parametry každého ERP jsou jeho dodavatelem přizpůsobovány provozním podmínkám jednotlivých zákazníků [4]. Cíl a metodika Cílem příspěvku je sumarizovat potenciální benefity z implementace ERP systémů, které na svých stránkách inzerují přední producenti. 377

2 Data prezentovaná v článku byla získána z webových stránek 12 celosvětově působících výrobců ERP softwaru s vyžitím metod analýzy a syntézy. Výsledky Úspěch ERP systémů na trhu spočívá v předpokladu, že lepší informační propojení znamená větší konkurenční výhodu pro podniky, které ERP implementovaly [10]. Tento ideál působí jako velké lákadlo, proto si celá řada firem pořizuje ERP s cílem dosáhnout na výhody spojené s informační integrací procesů, jako např. on-line dosažitelnost dat, možnost centralizované kontroly a standardizace [8]. Obecně lze na základě odborné literatury rozdělit přínosy, které organizace při pořizování ERP systémů očekávají, do dvou hlavních oblastí. První představuje zvýšení operační výkonnosti a bezchybnosti v důsledku automatizace transakcí, spolu s dosažením lepší úrovně rozhodování. Druhou oblastí lepší pronikání na trh v důsledku zlepšení zákaznického servisu [10]. Nabízejí tyto přínosy výrobci ERP softwaru svým zákazníkům? Aby našel odpověď, prozkoumal autor webové stránky 12 celosvětově působících výrobců, viz tabulka 1. Tabulka 1 Přehled výrobců ERP software Výrobce Produkt Webové stránky Coda Coda Deltek Deltek Epicor Enterprise, Iscala, Vantage, Vista, CRS Retail Exact Exact, JobBOSS, Macola IFS IFS, Lilly Infor Infor EnterpriseResource Planning, Enterprise Asset Management Lawson S3 (Staff, Source, Serve) and M3 (Make Move Maintain) Microsoft Dynamics CP, SL, NAV, AX, CRM, POS, RMS dynamics Oracle Fusion, E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise, JD Edwards EnterpriseOne QAD QAD Sage Group Accpac ERP, Business Vision, PFW ERP, Sage Pro ERP SAP mysap ERP, Business One Zdroj: vlastní výzkum 378

3 Výsledky analýzy webových stránek výrobců ERP shrnuje tabulka 2. Tabulka 2 - Přehled nejčastějších výhod, které inzerují výrobci ERP softwaru Oblast Operační efektivnost Rozhodování Zákaznický servis Inzerovaný benefit Udržování kontroly financí a jejich řízení s vyšší mírou efektivnosti. Monitoring a rychlá reakce na dění v oblasti podnikání. Spojení celého dodavatelského řetězce v produktivní, rychlý tok zboží s cílem redukce nákladů vázaných na existenci zásob. Sběr dat napříč celé organizace, snížení operačních nákladů, zkrácení dodacích lhůt a zvýšení rychlosti obratu zásob. Zvýšení produktivity plánovacích týmů, workflow a podnikových procesů. Manažeři získají jednotný skutečný zdroj dat pro strategické rozhodování. Tvorba finančního a ostatních reportingů pro pravidelné řízení společnosti. Komplexní, multidimenzionální pohled na informace v reálném čase. Zlepšení předpovědí, optimalizace plánování s cílem dodat správné věci na správné místo, ve správný čas a za přiměřených nákladů. Zvýšením efektivnosti v distribuci, automatizací, zlepšením zákaznického uspokojení přispívá ERP k urychlení finančního koloběhu (od nákupu surovin do obdržení platby za výrobky). Zvýšení ziskovosti a maximalizace prodejních příležitosti prostřednictvím integrovaného CRM. Podpora elektronické výměny dat (EDI, XML, ). Podpora výroby komplexních produktů pomocí výrobkových konfigurátorů a projektového managementu. Zdroj: vlastní výzkum Skutečně, výrobci ERP softwaru inzerují na webu svým zákazníkům zlepšení v mnoha oblastech jejich podnikání, pořídí-li si příslušnou ERP aplikaci. Benefity je možné rozdělit do tří skupin: nárůst efektivnosti operativního řízení, zlepšení rozhodování a efektivnější zákaznický servis. 1. Operativní řízení. Výrobci ERP systémů dokáží prostřednictvím jejich modulového uspořádání vytvořit softwarovou podporu pro automatizaci podnikových procesů přesně podle odvětví podnikání konkrétního zákazníka. Tím, že implementace ERP software vyžaduje mít průběh podporovaných podnikových procesů určitým způsobem standardizovaný, vzniká možnost zvyšování efektivnosti operativního řízení prostřednictvím přesně definovaných kritérií. Vždy s ohledem na vyhodnocení finančního dopadu každého z podporovaných podnikových procesů. Protože ERP veškeré informace operativního charakteru ukládá do jednotné databáze, snižuje náklady na monitoring dílčích činností, zkracuje reakční čas operativních manažerů a tím podporuje růst efektivnosti operativního řízení. 2. Podpora rozhodování. Moderní ERP systémy, nejčastěji označované jako ERP II, jsou postaveny na principech multidimenzionálních pohledů na podniková data. Zahrnují prvky BI (Business Intelligence): datové sklady (Data Warehouses), datová tržiště (Data Marts), dočasná úložiště dat, integrační nástroje, reporting, OLAP (Online Analytical Processing), dolování dat (Data Mining), apod. 379

4 Tím pomáhají managementu zachytit stav firmy a trendy, které nemusejí být na první pohled zřetelné. ERP II nabízejí účinné reportovací nástroje pro získání zpětné vazby před i po uskutečnění rozhodnutí. 3. Zákaznický servis. Trendem ve vývoji ERP systémů je dokonalá integrace dříve samostatných CRM (Customer Relationship Management) aplikací. Z ERP tak vzniká automatizovaný nástroj pro plánování, sledování a zajišťování zdrojů potřebných k realizaci zakázek a řízení dodavatelského řetězce. Včetně elektronické komunikace a výměny dat s dodavateli i odběrateli (EDI, XML, ). V mnoha oblastech ERP software, který podniky skutečně vlastní, může pomoci výrazně zlepšit provádění jejich obchodních aktivit. Co je největší překážkou? Jednoduše schopnost rozlišit co je reálné [5]. Implementace ERP není vždy univerzálně úspěšná, tzv. samospasitelná. Jsou známy mnohé případy nepovedených projektů [1]. Přesto, výhody, kterých lze dosáhnout při použití ERP systémů jsou různé a mohou způsobit zlepšení efektivnosti organizace díky integraci podnikových procesů. Sladění podnikové strategie s ERP systémy nabízí nové příležitosti jak dělat obchod. Obdobně jako většina očekávání spojených s investicemi do IT, přínosy z implementace ERP jsou často obtížně vyjádřitelné, kvantifikovatelné [2]. Co by tedy měl zvážit zákazník, který se rozhoduje zda ERP pořídit či nikoliv? Především je nutné posoudit, zda zákazník: Potřebuje těsnější finanční kontrolu a důvěryhodnější finanční reporting. Žádá více konzistentní data, která mu poskytnou globálnější pohled na jeho obchod. Potřebuje nástroj pro zlepšení zákaznického servisu. Žádá podporu pro zpětnou vazbu při prodejích a plánování, aby organizace neslibovala svým zákazníkům ceny a termíny, které není schopná splnit. Ocení schopnost automatizovat podnikové procesy jako fakturaci, prodejní a nákupní objednávky v jednom systému. Očekává zvýšení dynamiky dodavatelsko-odběratelské sítě. Pokud na zmíněné otázky zní odpověď ano, měl by potenciální zákazník zvážit alternativu pořízení ERP systému pro svoji organizaci [7]. Závěr Výrobci ERP aplikací inzerují na svých webových stránkách množství výhod a důvodů, proč by si měl potenciální zákazník pořídit ERP systém. Zejména, jedná-li se konkrétně o zakoupení jejich produktu. Inzerují zvýšení operativní efektivnosti, zlepšení relevantnosti rozhodování managementu, zvýšení komfortu zákaznického servisu při zachování konkurenceschopných nákladů podniku, respektive při jejich poklesu. Zkrátka výhody, kterých lze implementací ERP aplikací dosáhnout jsou různorodé, stejně jako marketingové aktivity jejich výrobců. Otázkou i nadále zůstává objektivní možnost jejich kvantifikace, respektive finančního vyjádření efektivnosti investic do příslušného softwaru. Přesto podle studie AMR Research zaznamenává trh s ERP masivní rozvoj. Příčinou bude patrně předpoklad firem, že lepší informační propojení znamená větší konkurenční výhodu pro podniky, které ERP zavedly. 380

5 Literatura [1] BENCO, D., PRATHER, L. Market Reaction to Announcements to Invest in ERP Systems. Journal of Finance and Accounting, Vol. 47, No. 4, pp [2] FUSS, C. GMEINER, R. SCHIERECK, D., STRAHRINGER, S. ERP Usage in Banking: An Exploratory Survey of the World s Largest Banks. Information Systems Management, Vol. 24, No. 2, pp [3] JACOBSON, S. et. al. The ERP Market Sizing Report, [online] [cit ]. Dostupné z: < >. [4] KANG, S. PARK, J. H. YANG, D. H. ERP Alignment for positive business performance: Evidence from Korea s ERP Market. Journal of Computer Information Systems, Vol. 21, No. 3, pp [5] KUGEL, R. D. Getting More From ERP. Business finance, Vol. 33, No. 5, pp [6] MARKUS, M. L., TANIS C. FENEMA. P. C. Multisite ERP Implementations. Communications of the ACM, Vol. 43, No. 4, pp [7] O LEARY, D. E. Enterprise Resource Planning (ERP) Systems: An Empirical Analysis of Benefits. Journal of Emerging Technologies in Accounting, Vol. 1, pp [8] SANGYOUB, L., ARIF, A. U., JANG, H. Quantified benefit of implementing enterprise resource planning through process simulation. NCR Research Press Web, 2004 [online] [cit ]. Dostupné z: < >. [9] SAP AG. SAP Interim Report, january june 2009 [online] [cit ]. Dostupné z:< www12.sap.com/about/investor/reports/quarterlyreport/2009/pdf/q2>. [10] STRATMAN, J. K. Realizing Benefits from Enterprise Resource Planning: Does Strategic Focus Matter? Production and Operations Management, Vol. 16, No. 2, pp [11] WANG, Z. J., XU, X. F., ZHAN, D. C. Component reuse based agile reconfiguration for Enterprise Resource Planning (ERP) systems in manufacturing enterprises. International Journal of Production Research, Vol. 44, No. 23, pp [12] XU, X. F. New generation ERP: web-based real-time ERP. Manuf. Inform. Eng. China, Vol. 7, pp

6 Title: Reguirements of company s IT system Název: Požadavky na podnikový IT systém Author/s: Martin Tesař Abstract: Author of this entry researched 12 web pages of worldwide ERP producers with the aim to compare user's benefits which are advertised on web pages. Since a suitable software essentially influences the efficiency of the company. It also influences the accuracy of data, which managers use as a base for their everyday decisions including decisions of a strategic kind. The entry summarizes the results. For the ERP solutions it accents their contributions, but remembers theirs possible limitations. Abstrakt: Autor příspěvku prozkoumal webové stránky 12 celosvětově působících výrobců ERP softwaru s cílem porovnat uživatelské benefity, které tito výrobci inzerují na svých stránkách. Protože vhodný software zásadním způsobem limituje efektivnost podniku. Ovlivňuje totiž přesnost dat, na jejichž základě provádějí manažeři svá každodenní rozhodnutí i rozhodnutí strategické povahy. Výsledky analýzy přináší článek. Vyzdvihuje přínosy ERP řešení, ale nezapomíná ani na možná omezení. Key words: benefits, ERP, poducer, customer, efficiency Klíčová slova: benfity, ERP, výrobce, zákazník, efektivnost Contact Ing. Martin Tesař Jihočeská univerzita v Českých Budějovicích Ekonomická fakulta, KRE Studentská 13, České Budějovice t-mar@seznam.cz,