Informační systém PRYTANIS informační systém pro dopravní, spediční, logistické a obchodní společnosti

Transkript

1 Informační systém PRYTANIS informační systém pro dopravní, spediční, logistické a obchodní společnosti ISO 9001: TickIT ISO 14001

2 Informační systém PRYTANIS udává směr Tradice více než 15 let vývoje systému Komplexnost komplexní IS i oborové řešení pro dopravu, spedici, logistiku, obchod a opravárenství ISO certifikace od roku 1996 má systém ISO 9001: TickIT od roku 2007 je certifikace rozšířená o ISO Manažerské přehledy systém je schopen exportovat a prezentovat specifické přehledy pro manažery Individuální požadavky systém je flexibilní, řešíme nové specifické požadavky od uživatelů Aktuální informace systém pracuje v reálném čase, není třeba žádné sehrávání či uzávěrky Propojení systémů umožňujeme napojení na rozsáhlé systémy, např. SAP atp. Modularita systém má modulární architekturu, která umožňuje zákazníkovi zvolit vhodnou kombinaci modulů Reference systém používá více než 60 firem z ČR a SR Obchod Logistika Admin satelitní / GSM systémy Zakázky Doprava Ekonomika manažerské informační systémy Internet PaM Partneři speciální informační systémy

3 Moduly IS PRYTANIS Základním krédem při vývoji informačního systému PRYTANIS byla a stále je snaha poskytnout kvalitní, rychlé a přesné informace pro rozhodování, které odráží nejenom nutné požadavky legislativy, ale také moderní trendy v oboru informačních technologií. Současně s tím se neustále snažíme být flexibilní i při řešení nových specifických požadavků od uživatelů IS PRYTANIS. Důrazná orientace na kvalitu systému, vysoká užitná hodnota pro zákazníky a reakce na nejnovější trendy v oblasti informačních systémů, zůstává nadále zachována. Svědčí o tom mimo jiné i vývoj nových aplikací a funkcí systému především v oblasti spedice, logistických skladů, optimalizace svozů a rozvozů, satelitního sledování a dohledu vozidel a ekonomických výstupů. IS PRYTANIS tvoří v současné době více než 60 aplikací, které jsou pro přehlednost a snazší orientaci zahrnuty do jednotlivých modulů: Ekonomika, Doprava, Logistika, Obchod, Personalistika a mzdy, Internet, Zakázky. Celý systém pracuje nad jednou databází, ve které jsou uložena všechna data. To znamená, že údaje se zaznamenají pouze jednou a jsou automaticky přístupné pro všechny moduly. Uživatel má možnost z libovolného místa (lokální síť, vzdálená pobočka, mobilní uživatel, internet) přistupovat vždy k aktuálním datům, nečeká na žádné sehrávání či uzávěrky, systém pracuje v reálném čase. V rámci jedné instalace lze využívat IS PRY- TANIS pro více firem. Modul EKONOMIKA Zahrnuje programy pro řešení oblastí účetnictví, finančnictví, plánování majetku, firemní evidence a obchodních partnerů. Účetnictví Slouží pro účtování všech dokladů pořízených v systému. Většina dokladů se účtuje automaticky podle nastavených účetních předpisů. Účetním obdobím je jeden rok, účetní mohou současně pracovat v různých účetních obdobích. Přes definovatelné rozhraní lze účtovat i případy vzniklé v jiných systémech. Controlling Umožňuje plánovat hodnoty zákazníkem volitelných fyzikálních parametrů (ujeté kilometry, odvezená hmotnost, výtoč, apod.) a evidovat jejich skutečnosti (spočítané IS PRYTANIS, případně zadané ručně) určené na střediska, případně na jednotlivá vozidla, měsíc a rok. Získané hodnoty lze poté vyhodnocovat pomocí uživatelských sestav, které lze kombinovat s finančními obraty a získat tak ukazatele jako tržba na kilometr, mzdové náklady na odvezenou hmotnost a libovolné další. Fakturace Obsahuje faktury odeslané, došlé, vnitrofaktury a finanční analýzy. Faktury odeslané většinou vznikají na příslušných fakturačních místech (doprava, zakázky, sklad apod.), možnost nastavení fakturačních řad. Pohledávky vícestupňový a nastavitelný systém vystavování upomínek, evidenci vymáhání pohledávek včetně napojení na registr úpadců, postupování pohledávek a faktoringové operace včetně exportu dat, možnosti blokace spolupráce s problémovými odběrateli. Faktury došlé umožňují nastavit systém odsouhlasování faktur (s využitím aplikace Skenování), jejich vazeb na skladové, dopravní a jiné doklady, blokování plateb, evidenci splátkových kalendářů a leasingových smluv všech typů. Vnitrofaktury slouží pro fakturaci mezi středisky. Finanční analýzy bohatě strukturované rozbory pohledávek a závazků, finančního salda, simulace budoucích finančních toků vlastní firmy a řízení dodavatelsko odběratelských vztahů se zákazníky. Skenování a archivace dokumentů Slouží ke skenování a archivaci dokumentů (faktura došlá, spediční objednávka, apod.) Pokladna Zpracovává hotovostní pohyby (příjmy a výdaje) na libovolném množství (1..999) pokladen v různých měnách s vazbou na knihu faktur přijatých i vydaných. Umožňuje evidenci a vyúčtování pracovních cest, evidenci záloh na cestu i provozních záloh. Zajišťuje výpočet stravného dle platné legislativy s vazbou na zpracování záznamu o provozu vozidla. Obsahuje evidenci kurzu devizového trhu včetně historie i pro ostatní aplikace. Banka Zajišťuje zpracování informací mezi firmou a bankovním ústavem. Jedná se o tvorbu příkazů k úhradě a zpracování výpisů z účtu. Lze definovat libovolné množství bankovních účtů. Pro finanční rozbory jsou k dispozici finanční analýzy (saldo odběratelů, dodavatelů apod.). Majetek Oblast majetku je řešena aplikacemi dlouhodobý majetek, dlouhodobý drobný majetek a pracovní pomůcky. Dlouhodobý majetek v sobě zahrnuje účetní i daňové odpisy, pořízení či vyřazení majetku apod., vše s návazností na účetnictví. Firemní evidence Používá aplikace Evidence nemovitostí, Evidence akcionářů, Evidence doručené a odeslané pošty, Evidence školení i zájezdů (cestovní kancelář), Evidence telefonů. Obchodní partneři Řeší evidenci a údržbu odběratelů a dodavatelů. K jednomu partnerovi lze zadat libovolné množství adres a bankovních spojení, kontaktní osoby a další údaje o firmě. Založený partner je ihned k dispozici všem ostatním aplikacím v rámci celého systému, je udržována plná historie změn. Obchodní případy a informace (CRM) Jsou určené pro rozšíření informací o obchodním partnerovi. Lze vytvářet libovolné typy obchodních případů, k nim zapisovat jednotlivá jednání, úkoly, vyplývající z jednání, přiřazovat dokumenty (v libovolných formátech). Je vidět úplná historie celého obchodního případu až po jeho uzavření. Lze zobrazovat partnery bez jednání, podle vlastností; ke kontaktním osobám lze přiřazovat druhy pošty pro rozesílání různých informací. Dále lze u obchodního partnera evidovat libovolné množství informací z různých zdrojů, které mohou sloužit např. pro vyhodnocování dodavatelů a odběratelů. Modul DOPRAVA Modul Doprava je pro všechny dopravní a spediční firmy jedním z klíčových modulů. Pracuje nad společným hlavním číselníkem všech vozidel, který umožňuje definovat i jednotlivé údržby vozidel. Zajišťuje možnost výpočtu silniční daně, leasingů nebo pojištění vozidel. Doprava se dále dělí na spedici (silniční, leteckou), nákladní dopravu, sběrnou službu, osobní dopravu a HLV (hospodářské listy vozidel).

4 IS PRYTANIS informační systém pro dopravní, spediční, logistické a obchodní společnosti Spedice V aplikaci Spedice vznikají z přijatých požadavků na přepravu objednávky došlé, ze kterých se vytváří objednávky odeslané (přepravní smlouvy). Tyto jsou pak směrovány buď na externího dopravce nebo na vlastní vozidla. V případě vystavení objednávky na vlastní vozidlo se data o přepravě automaticky přenesou do aplikace Nákladní doprava, kde slouží jako podklad pro vytvoření ZPVND (záznam o provozu vozidla, stazka). Místa nakládek, vykládek, clení atd. v trase objednávky mohou být napojena na kilometrovník s možností zobrazení optimální trasy a předpokládaných nákladů na realizaci přepravy. Fakturovat lze každou objednávku zvlášť nebo hromadně na základě definovaného výběru objednávek. Součástí aplikace Spedice je množství přehledů, které v různém členění zobrazují data pořízená ve spedici a v ostatních souvisejících aplikacích (např. Nákladní doprava, Faktury došlé, atd.). Letecká spedice Základem aplikace Letecká spedice jsou číselníky destinací, letišť, leteckých společností, tarify podle váhy nebo rozměrů zásilky, vztažených k letišti pro danou destinaci a přepravce, číselník obchodních partnerů popř. obchodních zástupců v dané destinaci. Automaticky vytváří veškeré potřebné doklady k odeslání nebo přijetí zásilky (Cargo manifest, Shipper list, MAWB, HAWB, invoice atd.). Umožňuje konsolidaci (sdružování) více zásilek do stejné destinace, a tím i optimalizaci ceny přepravy. Aplikace obsahuje řadu statistik pro sledování efektivnosti letecké spedice. Nákladní doprava V aplikaci Nákladní doprava se řeší zejména zpracování ZPVND a jeho návaznost na fakturaci, výpočet mezd řidičů, údržbu vozidel a spotřebu pohonných hmot. Vytvářet ZPVND lze pomocí plánu nákladní dopravy nebo na základě objednávek evidovaných v aplikaci Spedice. ZPVND může být sestaven z libovolného množství objednávek a může se na něm účastnit libovolný počet členů posádky. Výkony se mohou zadávat analyticky nebo kumulovaně. Fakturaci přeprav je možné provádět buď ve Spedici nebo přímo v Nákladní dopravě i s možností vnitropodnikových faktur mezi dispečinkem spedice a dopravy. Sběrná služba Slouží pro svoz a rozvoz kusových zásilek. Pro identifikaci místa určení zásilky využívá PSČ a číselník Obchodních partnerů. Na základě PSČ definuje, ze kterého překladiště (depa) bude uskutečněn vlastní rozvoz (svoz) zásilky. Přesun zásilek mezi jednotlivými překladišti může být řešen přes aplikace Nákladní doprava, Spedice. Cena za doručení zásilky je stanovena definovatelným algoritmem. O stavu zásilky jsou zasílány zprávy (status zprávy zásilky) v EDI souboru, které je možno aktualizovat v nastaveném časovém intervalu. Všechny přepravované zásilky i její komponenty jsou označeny čárovým kódem a do systému jsou zadávány přes čtečky čárového kódu. Pro zadávání nových zásilek je možné využít WEB aplikaci. Dohledové systémy IS PRYTANIS může v reálném čase komunikovat se satelitními/gsm systémy. Lze automaticky odesílat objednávky do vozidel včetně všech dispozic, kontrolovat doručení, potvrzení, případně odmítnutí objednávky řidičem, kontrolovat prostorové i časové odchýlení vozidla od zadané trasy. Pokud řidič zadává jednotlivé činnosti do terminálu ve vozidle, po ukončení jízdy se tyto údaje importují do IS PRYTANIS, kde vznikne kompletní záznam o provozu vozidla (stazka). Je možné porovnávat plánovanou trasu se skutečnou a zobrazit je na grafické mapě. Osobní doprava Obsahuje aplikace nezbytné pro vedení agendy spojené s provozováním osobní pravidelné i nepravidelné dopravy. Základem pravidelné osobní dopravy je aplikace Jízdní řády, která umožňuje sestavení, tisk, import i export jízdních řádů osobní pravidelné dopravy. Vytvořené jízdní řády se přenáší do aplikace Turnusy, kde se provádí sestavení turnusů z linek jízdních řádů. V části plánování se vytvoří denní přepravní plán s využitím nastavených variant střídání řidičů a vozidel. Plán slouží jako podklad pro vytvoření záznamu o provozu vozidla (ZPV). Zpracovaní tržeb pravidelné osobní dopravy probíhá v aplikaci Přepravní pokladna. Aplikace Rentabilita osobní dopravy umožňuje načítat tržby z elektronických strojků v autobusech (Mikroelektronika, Emtest) a porovnávat je se skutečně odvedenými tržbami. Dalším výstupem jsou uživatelsky definovatelné přehledy tržeb na linku a spoj, sloužící jako podklad pro jednání o dotacích pravidelné autobusové dopravy. Aplikace Nepravidelná osobní doprava umožňuje evidenci objednávek zájezdů, předkalkulaci nákladů na zájezd, plánování přeprav a vytvoření ZPV. Hospodářské listy vozidel Lze pracovat s kombinovaným plánem pravidelné i nepravidelné dopravy. Aplikace Hospodářské listy vozidel (HLV) zobrazuje hospodářský výsledek vozidel, skupin vozidel, případně celého střediska nebo firmy. Množina hodnot sledovaných v HLV je definována uživatelem systému PRYTANIS. Jednotlivé položky HLV mohou zobrazovat libovolné údaje z aplikací Nákladní doprava, Spedice, Osobní doprava, Zakázky, Mzdy a samozřejmě z Účetnictví, ve kterém jsou doklady z celého modulu Ekonomika. HLV mohou být sledovány nárůstově od libovolného období i s možností porovnávat odpovídající si období v různých letech. Dispečerské pracoviště Umožňuje přehled využitelnosti jednotlivých vozidel, jejich činnosti a vytíženosti v daném časovém období. Dispečerům nabízí komplexní pohled na to, která vozidla jsou na cestě, co přepravují, kdy budou opět k dispozici, případně jestli nejsou momentálně mimo provoz. Umožňuje práci s objednávkami došlými a odeslanými, jejich vytváření a editaci.

5 IS PRYTANIS informační systém pro dopravní, spediční, logistické a obchodní společnosti Modul LOGISTIKA Modul Logistika je určen pro evidenci zboží v logistických skladech. Je možno evidovat libovolný počet skladů a v každém z nich může být více majitelů zboží s různě nastavenými vlastnostmi a chováním. U každého zboží je možné definovat, které údaje (výrobní číslo, šarže, datum příjmu, datum výroby, datum expirace) se budou u zboží evidovat. Přijímané zboží na sklad je sledováno od předběžného příjmu, přes potvrzení příjmu až po naskladnění do konkrétních skladových pozic. Při výdeji je možné kontrolovat zakázku od jejího založení, sledovat zablokované zboží do zakázky, její vyskladnění, kompletaci až po expedici. Je možné připravit data pro zajištění přepravy zboží. Pohyby zboží od příjmu, přeskladnění až po výdej celopaletových nebo kompletovaných zakázek lze provádět online terminály se snímačem čárových kódů. Eviduje se také poškozené zboží, jednotliví dodavatelé a odběratelé a jejich paletová konta. Modul umožňuje načítání a export dokladů v různých formátech, automatické zasílání hlášení majitelům zboží, komplexní řešení inventur. Modul OBCHOD Modul Obchod obsahuje následující aplikace: Nákup Nákup (objednávky odeslané) řeší problematiku nákupu zboží. Lze vytvářet objednávky odeslané s vazbou na dodavatelské podmínky. Ke každému dodavateli je možno přiřadit jiný tiskový formulář, samozřejmostí jsou analýzy objednaného, dodaného a nedodaného zboží. Sklad Sklad umožňuje evidovat libovolné množství materiálu ve více skladech. U zboží lze definovat jakékoliv množství cizojazyčných názvů, libovolné množství měrných jednotek. Jednotlivým odběratelům je možno přiřadit libovolné množství slev, ceník zboží, pevnou (smluvní) cenu a tiskový formulář dodacího listu. U ceníků lze omezit jejich časovou platnost. Při příjmu na sklad se využívá vazba na objednávku. Slevy lze rozdělit na položkové (množstevní, hodnotové, zboží zdarma) a dokladové (množstevní, hodnotové, zboží zdarma, refundace, za splatnost atd.). Mimo standardní prodej je umožněn výdej na zakázku, vozidlo, výdej drobného majetku, pracovních pomůcek, PHM (s vazbou na evidenci pneumatik, evidenci drobného majetku a pracovních pomůcek, napojení na automatizované čerpací stanice). Odbyt Odbyt umožňuje evidovat požadavkové listy (objednávky došlé) od odběratelů nebo vlastních středisek (interní objednávka). Využívá nadefinovaných slev, popř. cen ve skladu. Zadané zboží může být automaticky blokováno pro daného odběratele. Existuje možnost postupného vydodání zboží a automatické generování dodacího listu, faktury popř. příjmového pokladního dokladu. Analýzy prodeje podle odběratele, podle skupin zboží a podle jednotlivých druhů zboží. Modul Personalistika a mzdy Modul eviduje a udržuje všechny osobní a mzdové údaje o za- -městnanci. Je důsledně chráněn nastavením práv přístupu jednotlivých uživatelů. U všech mzdových a stěžejních osobních údajů je udržována a sledována historie. Personalistika kromě základních osobních údajů eviduje lékařské prohlídky, absolvovaná školení a kurzy, vydané doklady, řidičské průkazy, úroveň vzdělání, rodinné příslušníky apod. Automaticky upozorňuje na prošlé lékařské prohlídky a cyklická školení. Zpracování mezd se děje v plném souladu s platnou legislativou včetně pravidelných výstupů pro spořitelnu, penzijní fondy, statistický úřad, zdravotní a sociální pojištění apod. Je možno nastavit různé a individuální způsoby výpočtu prémií a osobního ohodnocení. Výplaty lze zaměstnancům zasílat na účet, hotově, složenkou anebo též do aplikace Podniková spořitelna. Mzdy lze napojit na libovolný docházkový systém. Data jsou převáděna automaticky z pracovních lístků aplikace Zakázky a záznamů o provozu vozidel z aplikace Osobní a Nákladní doprava. Vypočtené mzdy jsou automaticky převáděny do aplikace Účet- -nictví a příkazy k úhradě do aplikace Banka. K dispozici jsou rozbory mezd dle mnoha různých hledisek (případně i uživatelsky nastavitelných), tvorba evidenčních listů důchodového zabezpečení, podrobné mzdové listiny apod. Modul Internet Představuje rámec pro aplikace využívající technologie internetu/ intranetu, které umožňují plnohodnotný vzdálený přístup k datům IS PRYTANIS prostřednicvím WWW prohlížeče. V současné době je k dispozici aplikace Internetový spediční portál. Ten umožňuje zadávání a kontrolu probíhajících spedičních objednávek v reálném čase jak z pohledu přepravce, tak i z pohledu zákazníka. Tuto aplikaci upravujeme dle požadavků klienta. Modul Zakázky Celý IS PRYTANIS je provázaný zakázkami. Zakázka je cokoli, co bude možno později nějakým způsobem vyhodnocovat či analyzovat. Zakázka je součástí účetní věty, z čehož vyplývá, že každý doklad, který se účtuje, obsahuje zakázku, kterou pořizovatel dokladu ani nemusí vidět je to otázka nastavení celého systému. Podle typu zakázky se stejné doklady účtují různě. Samotné zakázky umožňují definovat opravárenské zakázky, zakázky pro výrobu na sklad, dopravní zakázky, účetní zakázky, zakázky vozidel a zaměstnanecké zakázky. Většina typů zakázek má přímou vazbu na sklad, vozidla, fakturaci, pokladnu a mzdy. V rámci zakázky lze pořizovat pracovní lístky návaznost na ceník, zálohy, subdodávky, lze prohlížet doklady ze skladu. Platba zakázky probíhá pomocí dodacího listu zakázky, na jehož základě automaticky vzniká faktura či příjmový pokladní doklad. Umožňuje vytvářet libovolné množství ceníků prací a vázat je na typ vozidla. Součástí modulu zakázky je také aplikace pro vedení evidence stanic měření emisí. Lze používat i knihu oprav interních vozidel provázanou s aplikací Zakázky.

6 Referenční projekty Největší devizou každého informačního systému jsou spokojení uživatelé. IS PRYTANIS, používaný v současné době stovkami uživatelů po celé České a Slovenské republice, se stal dnes již nedělitelnou součástí takových společností jako jsou ANEXIA s.r.o. AWT Rekultivace a.s. BORS Břeclav a.s. CEDES Logistik s.r.o. CEE Logistics a.s. CM TRANSPORT TACHOV s.r.o. CROSS SPEED, s.r.o. ČESMAD BOHEMIA ČSAD Tišnov, spol. s r.o. Dopravní podnik Karlovy Vary, a.s. ESA s. r.o. FTL First Transport Lines, a. s. J.M.I.T. a.s. Jablotron ALARMS a.s. KAFKA TRANSPORT a.s. LITRA s.r.o. M+L LOGISTIK s.r.o. MÄSER spol. s r.o. NICOTRANS a.s. SKAND Skalica, spol. s r.o. Slovenská autobusová doprava Lučenec, a.s. Slovenská autobusová doprava Zvolen, a.s. SPETRA CZ s.r.o. ŠINDELÁŘ SPEDITION s.r.o. Šmídl s.r.o. Tourbus, a.s. TQM holding s.r.o. Trnavská NAD, a.s. Yusen Logistics (Czech) s.r.o. ZLINER, a.s. Výběr informačního systému je jedním z nejdůležitějších rozhodnutí v každé společnosti. Přejeme Vám, aby Vaše volba byla správná. 12/2012 UNIS COMPUTERS, a.s. UNIS COMPUTERS, a.s. Jundrovská 31, Brno tel.: fax: info@uniscomp.cz Pobočka: Zelený pruh 95/97, Praha 4 tel.: