software ALBACON, softwarová podpora poštovní techniky ALBACON, prodej a servis poštovní techniky

Transkript

1 software ProfiPost ALBACON, softwarová podpora poštovní techniky ovládání frankovacích strojů přes PC evidence příchozí a odchozí pošty implementace frankovacích strojů do informačních systémů ALBACON, prodej a servis poštovní techniky obálkovací stroje obálkovací velkokapacitní linky frankovací stroje pro malé a střední podatelny velkokapacitní frankovací stroje software pro přijatou a odeslanou poštu malé elektronické váhy tarifní váhy otevírače obálek razítkovací stroje

2

3 Profil společnosti Albacon Systems, a.s. software ProfiPost ProfiPost frankovací stroje frankovací stroje Společnost Albacon Systems, a.s. byla založena v roce Svou obchodní činnost zaměřuje od počátku na produkty, které jsou vyráběny podle nejnovějších technologií a patří ke světově uznávaným značkám. Frankovacími a obálkovacími stroji se zabývá od roku Tehdy uvedla na český a slovenský trh první frankovací stroj značky Neopost. Firma Albacon se stala průkopníkem dálkového kreditování frankovacích strojů a zavedla systém dálkového kreditování Credipac. Dalším důležitým momentem bylo propojení frankovacích strojů on-line s PC, kdy firma vyvinula software na zpracování korespondence a tím zavedla nový standard efektivity při zpracování zásilek. Tento software navrhla tak, aby jej bylo možné propojit se spisovou službou a tím byl vytvořen plně automatizovaný systém zpracování korespondence. V roce 2004 firma Albacon změnila dodavatele a stala se autorizovaným distributorem německé společnosti Francotyp - Postalia AG, tradičního výrobce frankovacích strojů. Firma Francotyp - Postalia je spojována s názvy postálka nebo frankotyp, jež jsou v České republice synonymem pro frankovací stroj. Přínosem této změny bylo zavedení nové řady inkjetových strojů Ultimail s mnoha konkurenčními technologickými přednostmi. Svojí kvalitou a funkčností tyto stroje denně přesvědčují o tom, že nejlépe splňují požadavky a nároky zákazníků. Péče o zákazníky Poradenství Filosofií společnosti Albacon Systems, a.s. je provést analýzu potřeb zákazníka a nalézt pro něj optimální řešení. Součástí naší nabídky je bezplatné nezávazné předvedení frankovacích strojů včetně softwaru. Při této prezentaci zjišťujeme potřeby a možnosti zákazníka (množství zásilek, jejich skladbu, prostorové možnosti a další důležité informace), na jejichž základě vypracujeme konkrétní nabídku efektivních systémových řešení. Servis Společnost disponuje kvalitním servisním zázemím. Díky servisní síti po celé ČR, je servis prováděn standardně do 12 hodin. Společnost Albacon Systems, a.s. má třináct pravidelně se školících servisních techniků. Školení a odborná příprava probíhá přímo u výrobce, což zaručuje vysoce profesionální přístup k opravám u zákazníků. Servisní střediska jsou rozmístěna po celém území České republiky; v Praze, Plzni, Nymburce, Litvínově, Jihlavě, Brně, Olomouci a Ostravě. Software Softwarové vývojové centrum společnost Albacon Systems, a.s. vytváří novou dimenzi v použití poštovní techniky v podatelnách. Spolupráce našich programátorů s klienty společnosti zaručuje uživatelsky příjemné prostředí programů, které Vám opravdu usnadní a zefektivní práci. Významní zákazníci Společnost Albacon Systems, a.s. má na svém kontě již více než instalací v České a Slovenské republice. Úzce spolupracuje a koordinuje činnost se svou dceřinou společností Albacon, s.r.o. se sídlem ve Slovenské republice. Mezi naše významné zákazníky patří například Ministerstvo obrany ČR, Ministerstvo zemědělství ČR, Ministerstvo financí ČR, Ministerstvo zahraničí ČR, městské úřady, finanční úřady, úřady práce, OSSZ, nemocnice a mnoho dalších významných společností.

4 Chcete maximalizovat produktivitu práce Vaší podatelny a získat kompletní elektronickou evidenci firemní pošty? Software ProfiPost IT vývojové centrum společnosti Albacon Systems, a.s. má pro Vás řešení... Software ProfiPost umožňuje připojit počítač jako terminál frankovacích strojů ULTIMAIL a OPTIMAIL, a slouží k přípravě poštovních zásilek k odeslání a evidenci veškeré firemní pošty. Program ProfiPost byl vyvinut na základě dlouhodobých zkušeností s postupy práce v podatelnách státní a soukromé sféry profesionálním týmem programátorů společnosti Albacon. Důraz kladený na komfort, ovládání, bezpečnost dat a integrovatelnost do IS dělá z programu ProfiPost nástroj, který překonává všechny doposud známé produkty. Co je nejdůležitější vlastností každého softwaru? Jeho ovládání! Snadná obsluha Jedinečností programu ProfiPost je jeho intuitivně jednoduché ovládání pomocí názorných ikon s kontextovou nápovědou. Ovládat software ProfiPost je tak jednoduché, že to zvládne skutečně každý. Automatické stanovení výplatného Program obsahuje databázi všech standardizovaných druhů poštovních sazeb do ČR, Evropy a zámoří (doporučená psaní, cenná psaní, balíky, EMS atd.). Ke změně tarifu stačí jedno kliknutí a program za Vás vše vykoná automaticky. Program využívá inteligentní algoritmus nastavení tarifu a výrazně tak zrychluje zapisování zásilek. Výběr z databáze adresátů a PSČ Opakující se adresáty již nemusíte pracně vypisovat do poštovních archů, stačí jedno kliknutí a adresa se vloží z databáze automaticky do podacích archů. Databáze poštovních směrovacích čísel pro ČR a SR výrazně urychluje vypisování adres do poštovních archů. Maximální výběr tarifů Program obsahuje databázi všech standardizovaných poštovních sazeb do ČR, Evropy a zámoří. Tím výrazně rozšiřuje využití frankovacích strojů, které standardně obsahují omezené množství poštovních sazeb. Automatické zpracování odchozí pošty Všechny činnosti spojené s určením a stanovením hodnoty výplatného na frankovacím stroji vykoná program automaticky podle zvoleného druhu zásilky. Každá odeslaná zásilka se automaticky eviduje a Vaše kontrola nad odchozí poštou je tak 100%. Poštovní váha TONAVA TLA 5 s váživostí do 5 kg Poštovní váhu TONAVA TLA 5 (váživost do 5 kg) doporučujeme používat se softwarem ProfiPost pro efektivnější systém práce. Váha Tonava TLA 5 automaticky přenáší váhu zásilky do software ProfiPost. Pro připojení s PC je váha vybavena rozhraním USB a RS 232, které zaručuje velmi rychlý přenos informace o váze zásilky do PC.

5 software ProfiPost ProfiPost frankovací stroje frankovací stroje Automatické generování poštovních archů Poštovní podací arch Software automaticky vygeneruje poštovní podací arch podle požadavků České pošty. Arch je kompletně vyplněnvčetně gramáže a ceny zásilky. Denní výkaz o počtu a skladbě poštovních zásilek Česká pošta poskytuje od roku 2009 velkým klientům s frankovacími stroji navíc množstevní slevy. Podmínkou pro získání těchto slev je předávání tzv. Denního výkazu o počtu a skladbě poštovních zásilek. S Programem ProfiPost vygenerujete tento kompletně vyplněný výkaz stiskem jediného tlačítka.

6 Evidence odchozích zásilek Program automaticky eviduje každou odeslanou zásilku včetně údajů o druhu, ceně, datu odeslání adresátovi atd. Evidence poštovného po odděleních Zásilky lze frankovat po jednotlivých dděleních. Kdykoli je tak možné zjistit kompletní statistiky za jednotlivá oddělení a následně tisknout interní výkazy dle různých filtrů. Tato funkce umožňuje více společnostem frankovat na jednom frankovacím stroji. Statistika a tisk interních výkazů Program zaeviduje každou odchozí zásilku. To umožňuje tvořit statistiky podle mnoha filtrů (např. podle oddělení, data frankování, adresátů, druhů zásilek atd.). Všechny statistiky lze následně vytisknout. Obyčejné psaní Doporučené psaní Cenné psaní Obyčejný balík Obchodní balík Cenný balík Profi balík Složenka EMS

7 software ProfiPost Bezpečnost dat Potřebujete specifickou úpravu softwaru podle Vašich potřeb? Neváhejte nás kontaktovat! Identifikace uživatelů Program ProfiPost umožňuje přístup jen registrovaným uživatelům s možností přidělení uživatelských práv, kteří následně frankují pod svým účtem. Tato funkce zaručuje zpětnou identifikaci uživatelů. Historie změn Pro jednoznačné identifikování manipulace se zpracovanými zásilkami, je program ProfiPost vybaven funkcí Historie změn. V případě potřeby lze jednoduše dohledat, jak bylo s konkrétní zásilkou v minulosti nakládáno. Evidence příchozích zásilek Software ProfiPost lze rozšířit o modul pro zápis příchozích zásilek. S tímto modulem tvoří program ProfiPost univerzální aplikaci pro kompletní zpracování poštovní administrativy. Snadný zápis s využitím jednotné databáze Modul umožňuje zápis veškerých dat o příchozí zásilce. Libovolně lze nastavit povinná data, bez kterých nelze zásilku vložit do databáze. Pro zrychlení práce slouží volitelně nastavitelné klávesové zkratky, lze využít také jednotnou databázi adresátů a PSČ s odchozí poštou. Jednotná databáze tak urychluje zapisování adresátů nejen u příchozí pošty, ale také u odchozí. Poznámka a typ dokumentu V modulu lze přednastavit neomezené množství typů dokumentů, které lze následně vybrat jedním kliknutím myši bez nutnosti zdlouhavého vypisování. Možnost zápisu více než 800 znaků do pole poznámka dává dostatečný prostor pro evidenci nejdůležitějších dat z obsahu zapisovaného dokumentu. Přidělení zásilky Každou zásilku lze přiřadit konkrétnímu referentovi v konkrétním oddělení. Nové referenty lze libovolně vytvářet rovnou při zapisování. Již žádné ruční vyhledávání zásilek v poštovním deníku! Vyhledávání v databázi a tisk předávacích protokolů V databázi programu lze jednoduše vyhledat zásilky podle mnoha parametrů (např. jméno, firma, typ dokumentu, podací číslo, jednací číslo, oddělení, referent) za libovolné časové období. Po zpracování zásilek lze následně generovat a tisknout několik typů předávacích protokolů. Editace a opakované předávání zásilek Modul umožňuje editaci dat každé zapsané zásilky. V případě potřeby lze opětovně předat zásilku jinému referentovi. Při tomto předání je možné vygenerovat nový předávací protokol.

8 Mějte svou poštu pod kontrolou! Pořiďte si software ProfiPost. Péče o zákazníka Historie editace a předávání zásilky Pro jednoznačnou identifikaci nakládání se zásilkami slouží historie editace a předávání zásilky. Kdykoli tak lze dohledat, co bylo v zásilce upraveno, jakým způsobem byla předávána, kdo a kdy tyto zásilky upravil. Zrychlená odpověď na přijatou zásilku V případě potřeby odpovědět na některou z přijatých zásilek, lze využít funkce zrychlená odpověď. Tzn., jedním kliknutím na přijatou zásilku se program automaticky nastaví do menu pro frankování s automaticky vyplněnou adresou dle adresáta uvedeného u přijaté zásilky. Servisní podpora Automatický přísun všech tarifních a funkčních aktualizací systému, informací a poskytovaných služeb technické podpory, je samozřejmostí. Flexibilita Společnost Albacon disponuje vlastním IT vývojovým centrem. Tým profesionálních programátorů je připraven flexibilně reagovat na požadavky našich klientů. Technické požadavky na HW: Program ProfiPost nemá žádné speciální nároky na hardware a může pracovat na počítači s Windows 2000 nebo vyšší.

9 software ProfiPost Zpracováváte velké množství doporučených zásilek? Máme pro Vás jedinečné systémové řešení... Společnost Albacon Systems, a.s. vyvinula jedinečný systém hromadného zpracování doporučených zásilek. Tento systém umožňuje díky špičkové technologii frankovacích strojů Francotyp-Postalia a softwaru ProfiPost zpracovávat doporučené zásilky neomezenému počtu referentů podatelny najednou. Systém byl vyvinut s velkým důrazem na jeho jednoduchost a bezchybnost. V případě zájmu o systém nás, prosím, neváhejte kontaktovat.

10 Integrace frankovacích strojů Francotyp Postalia do informačního systému Při integraci frankovacího stroje do IS odpadá veškeré manuální zapisování adres do podacích archů a lze tak dosáhnout v současnosti nejefektivnějšího postupu práce v podatelnách. Společnost Albacon Systems, a.s. spolupracuje s většinou spisových služeb v ČR a spektrum našich partnerů se stále rozrůstá. Základní princip práce s integrovaným frankovacím strojem: Uvažujete o pořízení nebo již vlastníte informační systém nebo spisovou službu? Máme o 100% efektivnější řešení Vaší podatelny! 1. Vytvoření fyzické zásilky v kanceláři úřadu. Zapsání zásiky do IS včetně volby druhu odeslání (doporučeně, do vlastních rukou...) a přidělení identifikátoru (čárový kód, číselný kód...). 2. Fyzické přenesení zásilky do podatelny. Spárování fyzické zásilky se zásilkou evidovanou v PC pomocí identifikátoru (čtečka čárového kódu). 3. Zvážení a ofrankování zásilky. 4. Tisk poštovních archů a předání zpracovaných zásilek České poště, s.p. Partneři společnosti Albacon Pokud používáte informační systém některého z uvedených partnerů, neváhejte nás kontaktovat. Rádi vám podáme detailní informace o způsobu propojení a následném systému práce. V případě, že vlastníte nebo zvažujete pořízení neuvedeného IS neváhejte nás kontaktovat. IT centrum společnosti Albacon je připraveno v nejkratším možném termínu navázat komunikaci s jakýmkoliv dodavatelem IS v ČR.

11 Česká republika Albacon Systems, a.s., Chlumova 6, , Praha 3 tel.: (+420) , fax: (+420) albacon@albacon.cz, Slovenská republika Albacon, s.r.o., Krajinská cesta 2929/9, , Piešťany tel.: (+421) , tel./fax: (+421) albacon@albacon.sk, Servisní střediska : Praha l Brno l Ostrava l Plzeň l Nymburk Litvínov l Jihlava l Olomouc Litvínov Praha Nymburk Ostrava Plzeň Olomouc Jihlava Brno Partneři společnosti Albacon