Analýza a návrh struktury firemního tisku společnosti Meopta-optika s. r. o. Eva Suchá

Transkript

1 Analýza a návrh struktury firemního tisku společnosti Meopta-optika s. r. o. Eva Suchá Bakalářská práce 2009

2

3

4 ABSTRAKT Tato práce se zabývá významem podnikového tisku jako jednoho z nástrojů vnitropodnikové komunikace. Úvodem tato studie rozpracovává pojmy marketing a marketingová komunikace. Jedním z nástrojů marketingové komunikace je i public relations. Veřejné mínění, image a firemní identita tvoří tři východiska, od nichž se podstata public relations odvíjí. Dále se teoretická část již podrobněji zabývá interní komunikací a firemním tiskem. Jsou zmíněny typy firemních publikací, výhody a nevýhody, které firemní periodikum přináší. Praktická část je věnována zpracovaní demografických údajů, jejichž cílem je vyhodnotit většinového zaměstnance společnosti Meopta-optika s. r. o. a přizpůsobit návrh struktury novin tomuto zjištění. Dále se praktická část zabývá analýzou podnikového tisku různých firem. Cílem je získat přehled o tom, jaké informace zaměstnavatelé nejčastěji sdělují prostřednictvím tohoto komunikačního nástroje svým zaměstnancům. V praktické části je také provedena analýza současných firemních novin společnosti Meopta-optika s. r. o., jsou navržena doporučení a zlepšení stávající struktury novin. Klíčová slova: public relations, vnitropodniková komunikace, zaměstnanci, firemní periodikum, struktura novin ABSTRACT This bachelor work is interested in the importance of company publications as one of the instruments of internal communication. In the first part this thesis works with the concepts of marketing and marketing communication. One of the instruments of marketing communications is also public relations. Public opinion, image and corporate identity create three bases for the foundation of public relations. The theoretic part is in detail interested in internal communication and company publication. It deals with the advantages and disadvantages of company publications. The practical part processes demographic data, with the aim to evaluate the major employee of the company Meopta-optika Ltd and adapt company paper structure to these findings. Furthermore, the practical part is concerned with the analysis of company

5 publications of different companies. The aim is to find the most common kind of information that employers communicate to their employees. The practical part also offers an analysis of the present company paper at Meopta-optika Ltd. Suggestions for improvement in the current structure of the paper are proposed. Keywords: public relations, internal communication, employees, company publication, structure of paper

6 Poděkování Ráda bych poděkovala vedoucí mé bakalářské práce paní Mgr. Lucii Zbořilové a také paní Zuzaně Veselé za odborné vedení a cenné rady, které přispěly ke vzniku této práce. Zároveň chci také poděkovat konzultantce mé bakalářské práce paní Ing. Růženě Vorlové za spolupráci, rady a připomínky.

7 OBSAH ÚVOD...9 I TEORETICKÁ ČÁST MARKETING A MARKETINGOVÁ KOMUNIKACE MARKETINGOVÝ MIX KOMUNIKAČNÍ MIX INTEGROVANÁ MARKETINGOVÁ KOMUNIKACE (IMC) PUBLIC RELATIONS CO JSOU PUBLIC RELATIONS? Veřejné mínění Firemní identita Image CÍLOVÉ SKUPINY Interní PR a zaměstnanci Nástroje komunikace s interní veřejností FIREMNÍ PERIODIKA TYPY FIREMNÍCH ČASOPISŮ Firemní časopis pro obchodní partnery Firemní časopis pro zákazníky Firemní časopis pro zaměstnance FIREMNÍ ČASOPIS JAKO NÁSTROJ VNITROPODNIKOVÉ KOMUNIKACE Výhody firemního časopisu Nevýhody firemního časopisu...29 II ANALYTICKÁ ČÁST MEOPTA-OPTIKA HISTORICKÉ MEZNÍKY VIZE SPOLEČNOSTI HISTORIE FIREMNÍCH NOVIN STRUKTURA ZAMĚSTNANCŮ ANALÝZA FIREMNÍCH PUBLIKACÍ ZLATÝ STŘEDNÍK SOUTĚŽ FIREMNÍCH PUBLIKACÍ ANALÝZA FIREMNÍCH PUBLIKACÍ RŮZNÝCH SPOLEČNOSTÍ Zkoumané publikace Zhodnocení ANALÝZA FIREMNÍCH NOVIN SPOLEČNOSTI MEOPTA-OPTIKA S. R. O Zhodnocení JAK POSTUPOVAT PŘI VYTVÁŘENÍ VLASTNÍHO PERIODIKA ŽÁNROVÁ STRUKTURA PODNIKOVÝCH NOVIN...54

8 7.1 ZPRAVODAJSKÉ SDĚLENÍ ANALYTICKÉ ŽÁNRY BELETRISTICKÉ ŽÁNRY OBRAZOVÉ ŽÁNRY TITULKY A NENOVINÁŘSKÉ MATERIÁLY GRAFICKÁ ÚPRAVA NÁVRH STRUKTURY PODNIKOVÝCH NOVIN SPOLEČNOSTI MEOPTA-OPTIKA S. R. O ZPRAVODAJSKÉ SDĚLENÍ A ANALYTICKÉ ŽÁNRY BELETRISTICKÉ, OBRAZOVÉ ŽÁNRY A OSTATNÍ SHRNUTÍ DOPORUČENÍ A ZLEPŠENÍ Název Obsah novin Publicistické žánry Počet stran Grafické zpracování Periodicita Redakční rada Distribuce Dotazník Evidence periodického tisku...66 ZÁVĚR...67 RESUMÉ...68 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY...69 SEZNAM POUŽITÝCH SYMBOLŮ A ZKRATEK...71 SEZNAM OBRÁZKŮ...72 SEZNAM GRAFŮ...73 SEZNAM TABULEK...74 SEZNAM PŘÍLOH...75

9 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 9 ÚVOD Public relations neboli vztahy s veřejností jsou součástí marketingové komunikace, která spolu s výrobkem, cenou a distribucí tvoří 4P marketingu. V mé bakalářské práci se zabývám firemním tiskem, což je jeden z nástrojů public relations. Mnohé podniky se v poslední době začaly konečně trochu komplexněji obracet i na svoji vnitřní veřejnost a vydávání firemní publikace je jedna z možností, jak mohou komunikovat se svými zaměstnanci. Tento komunikační nástroj umožňuje podnikům a organizacím utvářet podnikovou identitu, posilovat loajalitu zaměstnanců k organizaci, zvyšovat rentabilitu a plnit různé další cíle. V záplavě novin, časopisů, magazínů a ostatních periodik se podnikové publikace zdánlivě ztrácejí. Ale již v roce 1983 vycházelo 235 titulů podnikových novin, což tehdy představovalo téměř třetinu veškerého periodického tisku. A i přes konkurenci internetu se tištěné firemní publikace stále těší velké oblibě. Na internetu je snadné překlikávat z původní informace někam jinam, ale informace na papíru mají trvalejší charakter. Tištěné firemní publikace jsou významné především tam, kde nemají pracovníci přístup k internetu. V současné době vychází mezi 1500 až 2000 tituly a jejich počet mírně roste. Do tohoto způsobu vnitřní komunikace firmy podle svých možností dávají řádově desetitisíce až miliony korun. Některé podniky si noviny píší samy, jiné na to najímají agentury. Kvalita firemních publikací se také rok od roku zlepšuje a přestává být doménou pouze velkých firem. Samozřejmě firemní časopisy, které vydávají velké společnosti, jsou na vysoké úrovni, co se týče grafiky, textového i tiskového zpracování firemních titulů. Ale také menší nebo začínající firmy a veřejná správa začínají tyto velké podniky dohánět. Je to dáno tím, že firmy si stále více uvědomují potřebu komunikace nejen se svými obchodními partnery, ale také s veřejností a svými zaměstnanci.

10 I. TEORETICKÁ ČÁST

11 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 11 1 MARKETING A MARKETINGOVÁ KOMUNIKACE Marketing je proces plánování a realizace koncepce cenové politiky, podpory a distribuce idejí, zboží a služeb s cílem tvořit a směňovat hodnoty a uspokojovat cíle jednotlivců i organizací. Marketér (obchodník, manažer značky, pracovník marketingového výzkumu apod.) má k dispozici řadu nástrojů marketingového mixu. [1] 1.1 Marketingový mix Nástroje marketingového mixu se tradičně dělí do čtyř kategorií: výrobek cena distribuce podpora Podpora neboli marketingová komunikace je nejviditelnějším nástrojem marketingového mixu. Obnáší všechny nástroje, jejichž prostřednictvím firma komunikuje s cílovými skupinami, aby podpořila výrobky nebo image firmy jako takové. [1] 1.2 Komunikační mix Reklama je často považována za synonymum marketingové komunikace zejména proto, že je nejviditelnějším nástrojem komunikačního mixu. Existuje však celá řada komunikačních nástrojů, z nichž každý má své typické znaky, silné a slabé stránky. Mezi nástroje komunikační mixu patří: reklama public relations podpora prodeje přímý marketing osobní prodej sponzorování

12 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 12 prodejní místa výstavy a veletrhy interaktivní marketing Reklama je nástrojem neosobní masové komunikace využívající média (televize, rozhlas, noviny, časopisy, apod.) Obsah reklamy zadává objednatel (firma), který také reklamu platí. Public relations zahrnují všechny činnosti, jejichž prostřednictvím firma komunikuje se svým okolím a všemi jeho subjekty. Podpora prodeje je kampaň stimulující prodej např. snížením cen, poskytování různých kuponů, programy pro loajální zákazníky, soutěžemi či vzorky zdarma apod. Přímá marketingová komunikace je přímý osobní kontakt e zákazníky a potenciálními zákazníky. Osobní prodej je prezentace či demonstrace prováděná prodejcem nebo skupinou prodejců s cílem prodat zboží a služby dané firmy. Typický j zde osobní kontakt. Sponzorování znamená, že sponzor poskytuje fondy, zboží, služby, či know-how a sponzorovaný mu pomáhá v dosahování cílů komunikace, jako je např. posílení značky či zvýšení povědomí o značce. Komunikace v prodejním nebo nákupním místě probíhá zpravidla v obchodě a má řadu nástrojů: obrazovky s promítáním, reklama v obchodě, způsob nabízení zboží, písemná prezentace, uspořádání prodejního místa apod. Výstavy a veletrhy mají zvláště velký význam pro trh průmyslových výrobků a jejich pohyb mezi výrobci, protože umožňují kontakt mezi dodavateli, odběrateli a jejich agenty. Interaktivní marketing je typický využíváním nových médií, jako je internet a extranet, jež umožňují nový způsob komunikace (interaktivní, dvou- či vícestranný) s různými subjekty a společně s elektronickým obchodem propojují komunikaci s prodejcem. [1]

13 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky Integrovaná marketingová komunikace (IMC) Jedná se o integraci specifických komunikačních funkcí, které dříve působily v různé míře samostatně a odděleně. Americká asociace reklamních agentur používá následující definici integrované marketingové komunikace:..je to koncepce plánování marketingové komunikace, která respektuje novou hodnotu, jež vzniká díky ucelenému plánu, založenému na poznání strategických rolí různých komunikačních disciplín, jako je obecná reklama, přímý kontakt, podpora prodeje a public relations, a kombinuje je s cílem vyvolat maximální, zřetelný a konzistentní dopad. Různé definice obsahují stejnou myšlenku: komunikační nástroje, které na sobě byly tradičně vzájemně nezávislé, jsou nyní kombinovány tak, aby bylo dosaženo synergického efektu a komunikace se stala homogenní. Hlavní přínos IMC spočívá v tom, že konzistentní soubor sdělení a informací je předáván všem cílovým skupinám všemi vhodnými prostředky a informačními kanály. Komunikace by se tak měla stát efektivnější a účinnější, a to na základě synergického efektu a souladu mezi použitými nástroji a tím, co chceme sdělit. Jinak řečeno, ve srovnání s tradiční marketingovou komunikací představuje IMC novou hodnotu. Definujeme-li IMC z pozice zákazníka, pak je to taková komunikace, kdy jsou příjemci nabízeny zdroje, sdělení, nástroje a média takovým způsobem, který je pro něho hodnotný a dává mu možnost lépe a rychleji porozumět sdělení. Integrovaná marketingová komunikace nevzniká automaticky. Všechny prvky komunikačního mixu musejí být pečlivě plánovány tak, aby plán byl logický a vnitřně provázaný. To také znamená, že IMC může být úspěšná pouze tehdy, je-li založena na strategické integraci jednotlivých útvarů firmy, jež se podílejí na celkové komunikaci. Reklama, public relations, podpora prodeje a osobní prodej jsou však často tradičně řízeny odděleně jednotlivými útvary firmy, jejichž pracovníci zřídka vzájemně komunikují o prioritách a společném postupu. Úspěšná IMC vyžaduje, aby jeden manažer měl pravomoc a odpovědnost řídit jednotlivé specializované útvary, podílející se na komunikaci firmy. Mnohdy to znamená realizovat radikální změnu v organizační struktuře firmy, což bývá jedním z hlavních důvodů, proč integrovaná marketingová komunikace nebyla ve většině firem doposud zavedena. [1]

14 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 14 2 PUBLIC RELATIONS 2.1 Co jsou public relations? Existuje mnoho definic public relations, jež podtrhují jeden nebo několik důležitých aspektů tohoto komunikačního nástroje. PR je komunikační nástroj používaný pro podporu dobrého jména firmy jako celku. PR je plánovaným a trvalým úsilím, jehož cílem je vybudovat a udržet dobré vztahy, dobré jméno, vzájemné porozumění, sympatie s druhotnými cílovými skupinami, které nazýváme také veřejnost, publikum či stakeholdeři. PR je činnost, jež identifikuje a překonává rozdíl mezi tím, jak je firma vnímána klíčovými skupinami veřejnosti, a tím, jak by chtěla být vnímána. Veřejnost lze definovat jako skupiny lidí, kterým firma přímo neprodává své produkty (proto se nazývají druhotné cílové skupiny), ale o nichž se předpokládá, že ovlivňují názory na ni. Vztahy s těmito skupinami musejí být pozitivní, neboť jsou životně důležité pro úspěšnost firmy. [1] V Evropě se odborná veřejnost přiklání k užívání anglosaského termínu public relations, v Německy hovořících zemích zdomácněl a také u nás se dříve četněji užíval pro PR název práce s veřejností. Česká odborná veřejnost přijala anglický termín za adekvátní a v naprosté většině mu dává přednost před dalšími synonymy. Termín PR je celosvětově široce využíván. Přesto však přetrvává řada nejasností ve vymezení pojmu a jeho uplatňování v odborné terminologii. Výbor pro terminologické otázky Americké společnosti public relations (Comittee on Terminology of Public Relations) se touto otázkou zabýval a vydal k této problematice obsáhlou zprávu. V podstatě z ní vyplývá, že jednoznačné určení definice PR již není v současnosti ani možné, neboť cíle, aktivity, techniky, formy a další prvky PR jsou tak obšírné, že jejich zjednodušení do definice je prakticky nemožné. Jedna ze stručných a relativně výstižných definic PR pochází z amerického časopisu Public Relations Review: Jako PR označujeme ty formy komunikace managementu, které organizaci pomáhají přizpůsobit se jejímu okolí, měnit je nebo udržet, a to se zřetelem k dosažení cílů organizace.

15 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 15 Veřejné mínění, image a firemní identita (corporate identity) tvoří tři východiska, od nichž se podstata public relations odvíjí. S těmito pojmy se setkává dnes celkem běžně nejen odborná, ale stále více také široká veřejnost. [2] Veřejné mínění Termín veřejné mínění zná lidstvo dosti dlouho, i když jeho doslovné autorství se přiznává filozofovi J. J. Rousseauovi ( ), který jako první užil spojení opinion public. Avšak již středověk a nepochybně také starověk znaly praktický obsah dnešního pojmu veřejné mínění dávno před vznikem mediální veřejnosti, s nímž se pojem veřejné mínění v současnosti spojuje. Například již Marcus Tullius Cicero ( před Kristem) hovoří o communis opinio a dokonce prastaré čínské písmo má znaky jak pro slovo veřejný, tak pro slovo mínění. Počátky veřejného mínění public relations sahají do doby daleko předtím, než je Ivy Lee jako první uvedl do praktického života. Některé hlavní rysy a vztahy veřejného mínění: veřejné mínění odráží současné názory, postoje i nálady veřejnosti veřejné mínění nelze považovat za přesné rozumové poznání veřejné mínění obsahuje vždy prvky subjektivnosti, přibližnosti a dojmovosti veřejné mínění je dáno společenstvím zájmů, znalostí a tradic veřejné mínění se vytváří jen k významným podnětům (jevům, názorům, osobnostem či událostem) veřejné mínění je ovlivnitelné mnoha způsoby: projevy politiků, manipulací demagogů, každodenním působením tzv. opinion leaders a zejména však masmédií Souvislost veřejného mínění s PR je zásadní. Public relations usilují o přízeň veřejného mínění, přičemž využívají všech možných informací o jeho působení ve skupinách veřejnosti. K tomu, aby PR ve veřejnosti uspěly, snaží se subjekty vytvářet o sobě pozitivní obraz, představu čili image. [2]

16 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky Firemní identita Hledání základů firemní identity vede do daleké minulosti. Snaha dosáhnout jednotného chování jistých organizací je čitelná přinejmenším od starověku. Petr Němec charakterizuje identitu ve třech možných polohách: Identita je proces vnímání skutečnosti, je identifikací někoho či něčeho. Identita je procesem solidarizace. Být identifikován, identifikovat se znamená cítit se součástí většího celku. Identita je totožnost, čili trvalá vlastnost. [2] Firemní identita je chápání sebe sama. Každý podnik, každá instituce má svou identitu, více či méně jedinečnou. A to i tehdy, když ji (ke své škodě) cíleně nedefinuje a neposiluje. Firemní identita se utváří dlouho a průběžně se formuje. Čas od času je třeba ji přehodnotit podle toho, jak se vyvíjí činnost a struktura organizace (expanze, akvizice, fúze, ) a jak se mění tržní poměry. Zatímco firemní identita je obraz, jejž vyzařuje podnik na základě své vlastní naplánované představy, image podniku popisuje cizí náhled, tedy obraz podniku, tak, jak se jeví jeho vnějším pozorovatelům. Firemní identita je plánovatelná a ovlivnitelná podnikem. Naproti domu firemní image je ovlivnitelný již jen částečně. Čím je lepší shoda mezi firemní identitou a firemním image, tzn. čím důsledněji je uplatňována integrovaná komunikace, tím lépe lze ovlivnit kladný obraz podniku, a zejména mínění a postoj rozhodujících cílových skupin k firemní a produktové značce. [3]

17 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 17 Firemní identita Firemní filosofie Firemní osobnost Firemní kultura Firemní komunikace Firemní design Obr. 1. Firemní identita [vlastní] Firemní filosofie odpovídá na otázku: Co je cílem a smyslem činnosti podniku a v čem nalézají jeho zaměstnanci smysl své práce? Je to jakési krédo podniku, které může mít podobu jednoduchého motta, ale i komplexně formulovaných podnikových zásad. Firemní filosofie je to, co organizaci pohání. Je jako ústřední myšlenka, od které se odvíjí vše uvnitř i vně organizace. Firemní osobnost je tou částí firemní identity, která vědomými prostředky vyjadřuje poslání podniku, a to uvnitř podniku i navenek. Tím podnik (ideálně) získává svůj nezaměnitelný charakter, jeho smyslem je zvýraznit se vůči ostatním konkurentům, a tak nepřímo usnadnit svou identifikaci a posílit postavení podniku na trhu. Firemní kultura vychází z hodnot, stanovených v podnikové filosofii, a shrnuje cíle, styl chování, žebříček podnikových hodnot, určité rituály apod. Na počátku je plánovitá a ovlivnitelná tak, aby podporovala žádoucí firemní identitu a firemní osobnost. Postupem času se začíná sama formovat pod vlivem každodenního života podniku, a proto je důležité firemní kulturu stvrzovat. K tomuto slouží například intranet, interní komunikační manuály, interní časopisy, schůzky vedení se zaměstnanci, programy pro významné zákazníky atd. Firemní kultura se nejsilněji dotýká zaměstnanců podniku. Přímo působí na jejich motivaci. Firemní komunikace je proces, který převádí firemní identitu do image firmy, a to prostřednictvím řízené a plánovité komunikace s rozhodujícími cílovými a zájmovými skupinami. Komunikace je nezbytná k tomu, aby všechny zájmové skupiny zaměstnanci, zákazníci, akcionáři a další pochopili identitu organizace, její hodnoty a strategii. Jde o komunikaci v nejširším slova smyslu, danou vizuálními, slovními a dalšími projevy

18 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 18 uvnitř i navenek, a to plánovanými i neplánovanými, žádoucími i nežádoucími. Ze všech těchto vjemů si průběžně skládají spotřebitelé, zákazníci a další cílové skupiny obraz o firmě. Firemní design neboli vizuální identita dává podniku jedinečnou, smysly vnímatelnou tvář. Objevuje se v logu, stylu písma, barevném značení a vizuálních či dokonce zvukových symbolech. Zdařilá vizuální identita je neobyčejně mocným komunikačním nástrojem. Firemní design podléhá i vývoji. Je třeba jej revidovat s ohledem na změny na trhu i na straně klíčových zájmových skupin. Firemní identita je tedy strategicky naplánovaná představa vycházející z podnikové filosofie a dlouhodobého podnikatelského cíle. Tuto představu musí potvrzovat chování firmy a veškerá komunikace uvnitř i navenek, neboť naplánovaná firemní identita přestává být snem jedině tehdy, je-li neustále a důsledně stvrzována konkrétním působením organizace. [3] Image Pojem Image použili poprvé v roce 1955 američtí badatelé B. Gardener a S. Levy k popisu fenoménu spotřebního chování. Dnes je image jedním z ústředních pojmů psychologie public relations a propagace. Podle převažujícího názoru Image spojuje všechny představy jedince nebo skupiny veřejnosti o určitém předmětu mínění, kterým mohou být subjekty nebo objekty, například osoby (osobnostní image, image politika, image podnikatele apod.), země nebo města (image země, národa či města), instituce nebo organizace (např. městské a obecní úřady, spolky a svazy, politické strany) a firmy s jejich aktivitami určenými pro veřejnost (podnikový, produktový image, image značky, obalový image, propagační image). [2] Image firmy je image identity, jak je vnímána cílovými skupinami. Jedná se o postoj veřejnosti k dané společnosti subjektivní, mnohorozměrný dojem, který vyvolává. Image není vždy konzistentní s žádoucí firemní identitou: může zde existovat nesoulad. Reputace firmy je dojem, jaký vyvolává u jednotlivců na základě jejich zkušeností či vlivů komunikace, chování a symbolik. Zatímco image může být pomíjivá a mít krátké trvání, reputace je mnohem silněji zakořeněna v povědomí jednotlivců. Image lze obměňovat, ale

19 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 19 reputace firmy se velmi obtížně mění v krátkém čase, neboť je odvozena od důvěryhodnosti, spolehlivosti a odpovědnosti. Odráží pohled partnerů na hodnoty, klíčovou identitu a prvky image dané firmy. Image firmy je ovlivněna řadou faktorů: dva z nich představuje identita a komunikace. Firemní identita a její strategie jsou důležitými určujícími faktory pro image, stejně jako marketing a komunikace. Důležitou roli však hrají i zaměstnanci firmy. Způsob jak komunikují a jak se chovají k externím cílovým skupinám, rovněž do značné míry ovlivňuje, jak je organizace vnímána. Z toho důvodu hraje interní komunikace významnou roli při budování identity. [1] 2.2 Cílové skupiny Veřejnost, různé publikum a stakeholdeři jsou skupiny lidí, kterým firma bezprostředně neprodává své produkty, ale jejich příznivé mínění je pro ni z dlouhodobého hlediska životně důležité. S ohledem na typ veřejnosti lze odlišit různé typy public relations. [3] Tab. 1. Různé typy PR Korporace Interní, vnitřní Veřejné záležitosti Externí, vnější Finanční Média Marketing Zaměstnanci Veřejnost Investoři Televize Dodavatelé Rodiny zaměstnanců Místní komunita Bankéři Rozhlas Distributoři Odbory Vláda Konzultanti Tisk Konkurenti Obchodní Akcionáři asociace Nátlakové Burza Obchodní tisk skupiny Velkoobchodníci Maloobchodníci Zdroj: [1] První důležitý rozdíl lze identifikovat mezi PR firmy a PR marketingu. Spočívá v tom, že public relations firmy jsou převážně zaměřeny na udržování dobrých vztahů a budování

20 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 20 dobrého jména ve vztahu ke všem skupinám veřejnosti, jež jsou nebo mohou být pro firmu důležité v dlouhodobém časovém horizontu. V případě PR marketingu mají mnohem významnější roli přímá a či nepřímá hlediska ziskovosti. Tento typ PR je zaměřen zejména na obchodní partnery, kteří jsou v mnohem přímějším vztahu k marketingové komunikaci. V prostředí prohlubující se integrace komunikačních aktivit nestojí oba typy PR osamoceně, ale jsou ve vzájemně se podporujícím vztahu. Další důležitý rozdíl je mezi vnitřními a vnějšími firemními vztahy. Interní, vnitřní PR jsou zaměřeny na interní stakeholdery, což jsou zaměstnanci, jejich rodiny a akcionáři, jež také můžeme nazvat finanční interní veřejností. Externí, vnější PR, nejstarší forma aktivit v této oblasti, se zaměřuje na různé externí cílové skupiny, jako jsou instituce pro veřejné záležitosti, finančníci a pracovníci médií. [3] Interní PR a zaměstnanci Jedním z nejdůležitějších zdrojů prosperity organizace jsou její spokojení a loajální zaměstnanci. Chytrá organizace jim věnuje velkou pozornost, protože je prokázané, že správně motivovaný pracovník v dobrém kolektivu a důvěřující svému zaměstnavateli vykazuje mnohem vyšší produktivitu práce, než nespokojenec ve stresu až strachu, pod neustálým a často neopodstatněním tlakem. [4] Hlavní náplní interních public relations je informování zaměstnanců o strategických prioritách firmy, o úloze, jakou mají při jejich realizaci, a posilování jejich motivace. [1] Ale jde jen o komunikaci se zaměstnanci? Řada lidí, kteří jsou zapojeni do činností podniku, nemusí být jeho zaměstnanci, a přesto hrají v podniku důležitou roli. Dnešní firmy jsou stále více sítěmi využívajícími kromě svých stálých zaměstnanců také externích spolupracovníků, smluvních partnerů, odborných poradců apod. Výstižnějším termínem pro označení této oblasti firemní komunikace je tedy interní komunikace neboli komunikace uvnitř firmy. Patří sem firemní nástěnky, intranet, časopisy, memoranda, zápisy z porad, různé podnikové akce a večírky, ale i řada dalších věcí, které pracovníky ovlivňují a působí na jejich názor na podnik, pro který pracují. V tomto širším pohledu sem patří také vybavení kanceláří a celkově pracovní prostředí, sociální podmínky jako například možnost

21 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 21 občerstvení na pracovišti, rozsah a atraktivnost dalších poskytovaných benefitů nebo způsob vedení podniku nakolik je management otevřený a přístupný, nakolik podporuje týmovou práci a otevřenou výměnu názorů, jak odpovědně se podnik staví k vlivům své činnosti na životní prostředí apod. Celkový vztah zaměstnance k podniku není formován jen uvnitř podnikových zdí. Velmi silně působí tak společenský pohled na status profese, to, jak o daném oboru a podniku informují média a samozřejmě také to, co si o práci zaměstnance a firmě myslí jeho rodina a přátelé. Pro komunikace s interní veřejností platí stejné zásady jako pro kteroukoli jinou skupinu: musí jít o obousměrný proces, takže musíme aktivně usilovat o zpětnou vazbu a co nejlepší pochopení jejich názorů, postojů a především motivace. Celková firemní strategie a podniková kultura se odrážení v chování zaměstnanců vůči zákazníkům: jak se firma chová ke svým lidem, tak se její lidé chovají i navenek. Většina rozhodnutí, instrukcí a sdělení postupuje shora dolů, od nejvyšších příček hierarchie přes různé úrovně řízení. Na vrcholku pomyslné organizační pyramidy, kde sdělení vzniká, znají jeho tvůrci celkový obraz a souvislosti. Jejich rozhodnutí vycházejí ze zvažování všech hledisek a možností, zkoumání jejich důsledků, vylučování rizik apod. Cestou dolů se informace zužují zdůrazňuje se, co se má udělat, a mnohem menší pozornost je věnována tomu, proč se to má udělat. Největší počet lidí nakonec dostává už jen rozhodnutí bez kontextu. Ten je samozřejmě zajímá, a pokud nedostanou informace oficiální cestou, rozvíjí se šeptanda. Domněnky, které vzniknou, se od reality většinou značně liší. Zaměstnanci musí mít informace o aktivitách podniku a jasnou představu o tom, kam směřuje. Nejde pouze o obchodní cíle, důležité je také vědět, jaké projekty nebo programy firma podporuje, co sponzoruje, jaký je vliv její činnosti na životní prostředí a zda se jej snaží minimalizovat. To vše pomáhá vytvářet pocit sounáležitosti a hrdosti na to, že jsou součástí firmy (nebo také ne). Interní komunikace musí usilovat o slaďování cílů zaměstnanců s celkovými cíli podniku.

22 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 22 Častým problémem řady podniků je utajování informací před zaměstnanci. Mnohdy k tomu dochází v dobrém úmyslu, s vysvětlením nechceme je zbytečně děsit. Ale když se podnik navenek tváří, že je všechno v pořádku, jak potom vypadají jeho snahy o úspory, snižování počtu zaměstnanců a podobně? Zamlčováním informací jenom dodává firma munici podnikovým zdrojům šeptandy. Ta probíhá neustále, komunikace musí probíhat také. Jinak budou reálná fakta nahrazena domněnkami a výmysly, které jsou často mnohem děsivější a vyvolávají více škod než seznámení se skutečnou situací, ať je jakkoli nepříjemná. Mezi zaměstnanci a vedením musí existovat vztah vzájemné otevřenosti a důvěry. Ten nevznikne přes noc. Jde o proces dlouhodobého vytváření atmosféry, kde postupně odpadávají bariéry komunikace. Podobu firemní komunikace vytváří každý pracovník podniku. Jeho role a význam stoupají s tím, jak vysoko stojí v podnikové hierarchii a do jaké míry ovlivňuje ostatní. Stejně jako u vize a podnikové kultury také v případě interní komunikace hrají důležitou roli příklad a podpora nejvyššího vedení. Pokud si nejvyšší představitelé firmy uvědomují důležitost vnitřní komunikace, snaží se jí cíleně podporovat a sami dodržují zásady, na kterých by měla stát, pak není určující, zda systematická část spadá pod personalistiku, marketing, obchod či PR. Skutečnou odpovědnost za efektivní komunikaci musí nést každý manažer, nejen pár lidí ve vedení. [3] Nástroje komunikace s interní veřejností Celá interní komunikační struktura by měla být budována tak, aby co nejvíce podporovala vzájemnou výměnu zkušeností, získávání zpětných vazeb ze všech stran a demonstrovala skutečně upřímný zájem vedení podniku o každého jednotlivce. Jen tak můžeme očekávat, že se každý jednotlivec bude upřímně snažit dát své práci co nejvíce, vzít ji za svou. [3]

23 UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky 23 Tab. 2. Příklady konkrétních nástrojů interní komunikace Prostředky ovlivňující vztah zaměstnance k podniku Úvodní informace a programy Průběžné informace a programy Personální systémy Prezentace firmy navenek Zdroj: [3] Účel Poskytují základní informace o firmě, její kultuře a cílech Zajišťují předávání potřebných informací Zapojují do dění Podněcují vlastní iniciativu, umožňují zpětnou vazbu Motivují a oceňují výkon Hodnotí výsledky a pomáhají plánovat další osobní rozvoj Doplňují celkový obraz o firmě Příklady konkrétních komunikačních nástrojů Brožura představující organizaci Pracovní manuál Schéma organizační struktury Telefonní seznam Tzv. iniciační programy představující podnik a jeho cíle, hodnoty, firemní kulturu Firemní memoranda Interní časopisy Nástěnky Výroční zprávy (pro zaměstnance) Elektronická pošta Intranet Schůzky týmů, oddělení Vnitropodnikové konference Pracovní výjezdy Sportovní a kulturní podniky Programy zajišťující zpětnou vazbu (individuální schůzky, skupinové diskuze) Finanční ohodnocení Nefinanční benefity Systémy hodnocení Školící a vzdělávací programy Podniková reklama Podnikové PR, prezentace v médiích Filantropické a sponzorské aktivity firmy