Projektový manažer 250+ Kariéra projektového manažera začíná u nás!

Transkript

1 Projektový manažer 250+ Kariéra projektového manažera začíná u nás! F Řízení lidských zdrojů F2 Základy komunikace v projektovém řízení V tomto tématu bude pozornost věnována zvláště těmto bodům: Hlavní formy, typy a funkce sociální komunikace. Co ještě ovlivňuje komunikaci. Komunikace jako proces. Komunikační styl. Neverbální komunikace. Překážky v komunikaci. Význam rozhovorů.argumentace, naslouchání. Interkulturní komunikace. Pro studium základního textu tématu F2 potřebujete cca 2 vyučovací hodiny. Klíčová slova: sociální komunikace, verbální a neverbální komunikace, komunikační dovednosti, překážky komunikace, proces komunikace, interkulturní komunikace, rozhovor, skupinový rozhovor Literatura k tématu: Autor: Milan Jermář DE VITO, J. Základy mezilidské komunikace. Praha: Grada, ISBN DOLEŽAL, J.; LACKO, B.; MÁCHAL, P. a kol. Projektový management podle IPMA. Praha: Grada, ISBN KHELEROVÁ, V. Komunikační dovednosti manažera. Praha: Grada, ISBN MIKULÁŠTÍK, M. Komunikační dovednosti v praxi. Praha: Grada, ISBN Moderní a efektivní manažer: Úspěšné a efektivní řízení lidí. Studijní text (Modul 2: Řízení lidí, Kniha 9). Praha, Open university, Národní standard kompetencí projektového řízení (National competence baseline of project management). Brno, Společnost pro projektové řízení o.p.s., URLhttp:// PLAMÍNEK, J. Vedení lidí, týmů a firem. Praha: Grada, ISBN PLAŇAVA, I. Průvodce mezilidskou komunikací. Praha: Grada, ISBN TURECKIOVÁ, M. Klíč k účinnému vedení lidí. Praha: Grada ISBN VYBÍRAL, Z. Psychologie lidské komunikace. Praha: Portál, ISBN

2 Sociální komunikace V sociální komunikaci se můžeme zaměřit na: komunikování jako proces sociální interakce, analýza smyslu předávaných zpráv, interpersonální rozdíly při komunikování, různé účinky komunikačních procesů. Komunikace je tedy nástroj zprostředkování sociálních interakcí, při němž dochází ke sdělování určitých významů. Formy komunikace Přímé jednání (útěk jako sdělení strachu). Neverbální vyjádření. Zobrazení (obrázek). Symbolická komunikace mluvená, psaná řeč. Funkce komunikace v sociální interakci Výrazová o stavu a záměrech komunikátora Apelační komunikant je informací nějak ovlivněn Zobrazovací je předána informace o jevech, událostech, bytostech Další funkce viz cvičení. Dělení komunikace podle míry ovlivnění Informující předávání sdělení, prožitků, názorů, Regulující ovlivnit příjemce, častá zde bývá závislost příjemce na sdělujícím. Snaha určit jednání příjemce - rozkaz, chvála, výhrůžka, Stimulující strhnout příjemce k nějakému prožitku, který je sdělován. Další prvky ovlivňující komunikaci Úbytek informace v procesu komunikace (rušivé vlivy-šumy, omezení ve vybavení osob, nedoslýchavost, špatná výslovnost, neschopnost nebo neochota pochopit obsah sdělení) Přímá komunikace - tváří v tvář, z očí do očí - je možnost zpětné vazby, která umožňuje komunikátorovi přizpůsobit se na základě reakcí druhého, jeho nálady, výrazu, jeho výroků. Můžeme naše pojetí druhého korigovat. Nepřímá komunikace - zprostředkována technikou. Chybí zde některé atributy - hlasová intonace, mimika, gesta. Chceme-li je doplnit, musíme to udělat slovně. Cvičení Vyberte si z následujícího přehledu funkcí komunikace 3 funkce, vysvětlete je a najděte jejich uplatnění v praxi projektového řízení. (Informativní funkce, instruktivní, přesvědčovací, posilovací a motivující, zábavná, vzdělávací a výchovná, socializační a společensky integrující, osobní identity, poznávací, svěřovací, úniková) Kariéra projektového manažera začíná u nás! 8

3 Proces komunikace Proces komunikace 1. Vznik myšlenky. 2. Kódování myšlenky. 3. Vysílání zprávy. 4. Přenos prostřednictví kanálu. 5. Příjem příjemcem. 6. Dekódování. 7. Pochopení. Zpětné vazby: na úrovni vnímání (rozumím jen potvrzení, že slyšel), na úrovni kódu (kompletní zopakování pokynu), na úrovni významu (správné pochopení správný výkon). Přenos informací volba média přenosu Volbu médií ovlivňuje kromě jiného rychlost zprávy, bohatství informací, které médium poskytuje, finanční náročnost přenosu informací. Příklad: Psaná komunikace (dopisy, zprávy, příkazy, směrnice, články..) Výhody: evidence složité myšlenky zachytí umožňuje analýzu, hodnocení, souhrn rozšiřuje do více míst může potvrdit, objasnit ústní informaci přesné formulace-smlouvy Nevýhody: pracnost formálnost mohou být interpretační problémy není průběžná zpětná vazba po odeslání není možno upravovat neumožňuje výměnu názorů K zamyšlení Zamyslete se nad výhodami a nevýhodami ústní komunikace. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 9

4 Komunikační styl Analytická osobnost (orientace na úkol, pasivní) - sklon hodně myslet, pomalu jednat, kontrolovat se, pasivní, tichý, nepodléhá vášním. Řídící osobnost (orientace na úkol, aktivní) - aktivní, ambiciózní, nezávislý, vytrvalý, opatrný, vyhledává soutěž a konflikty, neukazuje city. Přátelská osobnost (orientace na lidi, pasivní) - citlivý, rád těší ostatní, má pro lidi pochopení, raduje se z jejich radosti. Expresivní osobnost (orientace na lidi, aktivní) - citlivý, má rád vzrušení, má sklony k unáhlenému zobecnění, zahleděný do sebe. Neverbální komunikace Doporučení: snažte se, aby váš výraz byl přiměřeně uvolněný, omezte rušivá gesta, průběžně udržujte oční kontakt, potvrzujte řeč partnera neverbálně, přikyvováním, úsměvy.., dívejte se na druhou osobu zpříma, ne úkosem, buďte v otevřené pozici - uvolněte ruce, paže a hlavu, mírně se naklánějte k druhému, neseďte ztuhle na židli, můžete používat gest, ale vyvarujte se dramatického mávání rukou, hraní s tužkou, nebo doteků partnera. Projevy neverbální komunikace: POHLEDY MIMIKA-výrazy obličeje PARALINGVISTIKA-jak to říkáme PROXEMIKA-vzdálenosti HAPTIKA-kontakty TĚLESNÝ POSTOJ KINESIKA-pohyby GESTIKA (Oblečení, vousy, vlasy, úprava prostředí...) Kariéra projektového manažera začíná u nás! 10

5 Překážky/bariéry v komunikaci Komunikace patří k základním prostředkům a nástrojům dosahování dobrých výsledků organizací i projektových týmů. V komunikaci se ale vyskytuje i řada chyb: Dává se důraz na formální prostředky, pomíjí se cíle a obsah. Komunikace se chápe jako izolovaný jev, ne jako komplexní a dynamický proces. Příliš se mluví, málo naslouchá. Opravdovým problémem není nedostatek informací, ale nedostatek porozumění. Bariéry komunikace 1. Syntaktické - rozdílná řeč, různý význam určitým slovům, redundance - zbytečně mnoho slov. 2. Sémantické a psychologické překážky - významově jiný převod sdělení - představa příjemce je jiná než představa sdělovatele. 3. Chyby způsobené osobnostními charakteristikami: vliv potřeb a citů, očekávání (co očekáváme, to slyšíme především), návyky, stereotypy, předsudky, spokojení se s první myšlenkou, prvním názorem, konzervativismus (lpění na původním názoru, i když se situace už změnila), konformita (vliv sociálního tlaku). 4. Chyby vyplývající z obecných tendencí: projekce (předpoklad, že ostatní jednají ze stejných pohnutek jako my), neoprávněné zobecňování (vyvozování závěrů z mála náhodných případů), haló efekt (podléhání prvnímu dojmu vyvozeného z dominujícího rysu osoby), vliv prostředí, pozadí, situace. Překonávání: mluvit jasně, srozumitelně, logicky. Mluvit jazykem posluchače. Snažit se zaujmout posluchače apod. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 11

6 Rozhovory Rozhovor Interview rozhovor je metodou, s jejíž pomocí ten, kdo rozhovor vede tazatel, získává a shromažďuje informace o specifických tématech nebo o osobách, s nimiž je rozhovor veden respondentech, a to prostřednictvím většinou řečové komunikace mezi nimi. Rozhovor jako metoda je využíván v různých souvislostech sociálního chování lidí. Podoba rozhovoru je vždy určena rámcem, v němž je aplikován, a projevuje se řadou různorodých charakteristik. K základním charakteristikám rozhovoru patří oboustranná komunikace mezi tazatelem a respondentem (ten může být jeden nebo jich může být více). Rozhovor v manažerské praxi umožňuje nejen získávat informace a poznatky, ale slouží i k ovlivňování jednání lidí. Pomocí rozhovorů je možno vysvětlovat a ukládat úkoly, hodnotit jednání spolupracovníků, motivovat je, řešit problémy apod. Často je iniciátorem rozhovoru podřízený, který potřebuje poradit, přichází s náměty či stížnostmi, sděluje, jak plní uložené úkoly. Etapy vedení rozhovoru 1. Přípravná: o čem, s kým, jak. 2. Úvodní etapa: cíl, klima. 3. Jádro interview: uspořádání otázek, odložení otázky, trychtýřové kladení, hřebenové kladení otázek. 4. Závěr. 5. Vyhodnocení. Skupinový rozhovor Dialogická forma rozmluvy ve skupině, která má určitý řád, který má pomoci řešit skupině úkol (výuka, porada apod.). Nevhodné podmínky pro jednání skupiny: nízká motivace, nezájem, dogmatismus, nepřipravenost, nedobré vztahy, nezapojení jedinci, dominantní jedinci, neúcta mezi účastníky, chybí humor, příkazy, zákazy, slabá úroveň vedení, pasivita, špatné technické podmínky. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 12

7 Zásady argumentace 1. Držte se tématu, vyhýbejte se tendenčním odkazům na vedlejší skutečnosti ( trumfem není, chcete-li shodit názor druhého tím, že se snažíte zesměšnit jeho osobu, vzezření, charakter atd.). 2. Neargumentujte banalitami, průpovídkami a obecnými rčeními, která nic neobjasňují. 3. Nezkreslujte slova, názory druhého, nedopouštějte se nepřiměřených zobecnění na jejich základě - nejlépe je citovat co nejvěrněji. 4. Vyhněte se ve svých tvrzeních nežádoucím nejednoznačnostem, které umožňují různé, a to i protichůdné interpretace. 5. Vyhněte se tendenčním argumentům založeným na předpokládané implikaci - jde o situace, kdy se na základě autentického výroku argumentuje něčím, co z něj zdánlivě logicky plyne. 6. Vyhněte se tendenčnímu přibarvování - část se záměrně zamlčí, část podvědomě více zdůrazní a výsledkem je zkreslený fakt. 7. Formulujte správně předmět jednání: ne jako spor, ale jako společný problém. Buďte konkrétní a snažte se řešení více společně dotvářet. 8. Argumentace je záležitostí logiky, ale ne vždy logiky rozumu, ale především logiky zájmů. Naslouchání Výhody dobrého naslouchání 1. Zjistíte, co se děje a jaké jsou problémy. 2. Zjistíte, které problémy a události se už změnily. 3. Budete moci lépe rozhodovat. 4. Naučíte se jednat s lidmi, zjistíte, jak přemýšlejí a jaké mají přístupy k problémům. 5. Budete mít přístup k bohatému zdroji nápadů, jak zlepšit práci. 6. Naučíte se dávat najevo: mne to zajímá. 7. Pomůže vám to předejít problémům, hádkám, nebo je dokonce budete moci předvídat. 8. Členové týmu dostanou možnost vyjádřit své názory na různé stránky projektu. 9. Zjistíte, proč lidé podávají špatný výkon. 10. Zvýší se vaše naděje, že ostatní vyslechnou také vás!!!!! Jak postupovat při naslouchání? přestaňte mluvit, mějte kontrolu nad svým tokem myšlenek, nechejte mluvit druhého, mluvte minimálně, buďte pozorní, vnímaví, snažte se partnera pochopit, buďte trpěliví, srovnejte svůj krok (sílu hlasu, tempo hovoru, slovník) s partnerem, tlumte svůj temperament, případně ho využijte při tvorbě otázek, provázejte partnera hovorem, (ná)sledujíc jeho vlastní kroky, Kariéra projektového manažera začíná u nás! 13

8 reagujte klidně na kritiku, naučte se ji přijímat a zpracovávat, připravte si dostatek informací, bude-li jich třeba, ptejte se, dávejte otázky, (Matuška, Meisnerová, školící materiály, 2008) Pasivní x aktivní naslouchání Pasivní: jen příjem zvukových signálů, bez snahy jim porozumět a dále s nimi pracovat. Aktivní: věnovat pozornost mluvčímu, snaha porozumět, postihnout i neverbální chování a kontext. Interkulturní kompetence a komunikace Interkulturní kompetence je schopnost úspěšně komunikovat s lidmi z jiných kultur. Tuto schopnost můžeme mít už v raném věku, nebo ji můžeme rozvíjet a zlepšovat postupně. Základem je emoční kompetence a interkulturní senzitivita: potřeba porozumět odlišnému chování a myšlení, umění vyjádřit jasně vlastní názor, být flexibilní, kde je to možné, vyjádřit se srozumitelně a jasně, kde je to třeba. Tři složky interkulturní kompetence: 1. Znalosti (o jiných kulturách, lidech, národech, chování...) 2. Empatie (porozumění pocitům a potřebám jiných lidí) 3. Sebedůvěra (vědět, co chci, jaké mám silné a slabé stránky, emoční vyrovnanost) Interkulturní management - 10 tipů 1. Respekt a zdvořilost 2. Tolerance 3. Identifikovat případný problém 4. Ctít kulturní tabu 5. Znát zákony 6. Podněcovat interakci 7. Co nejjednodušší jazyk a vyjadřování 8. Ujistit se, že sdělení bylo pochopeno 9. Psaná sdělení, instrukce 10. Být flexibilní K zamyšlení Jaký význam má pro člověka sociální komunikace, jaké jsou funkce komunikace v řízení projektů? Jakých chyb se nejčastěji lidé při komunikaci dopouštějí? Popište funkce, strukturu a proces komunikace. Jaká jsou specifika interkulturní komunikace? Charakterizujte efektivní podoby naslouchání, argumentování. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 14