Obsah ÚVODNÍ SLOVO 3 PŘEDSTAVENÍ TUTORKY 4 MS OUTLOOK

Transkript

1 Obsah ÚVODNÍ SLOVO 3 PŘEDSTAVENÍ TUTORKY 4 MS OUTLOOK NASTAVUJEME PRACOVNÍ PLOCHU 5 PANELY NÁSTROJŮ ZOBRAZENÍ ČI SKRYTÍ 5 POJMY A TERMÍNY 6 STRUKTURA E MAILOVÝCH ADRES 6 POŠTOVNÍ ÚČET VYTVOŘENÍ, EDITACE, SMAZÁNÍ (POP3, SMTP SERVERY) 6 POŠTA, KALENDÁŘ, ÚKOLY 7 POUŽÍVÁME ELEKTRONICKOU POŠTU 8 POŠTOVNÍ SLOŽKY (DORUČENÁ POŠTA, ODESLANÁ POŠTA, POŠTA K ODESLÁNÍ KONCEPTY, ODSTRANĚNÁ POŠTA KOŠ, NEVYŽÁDANÁ POŠTA SPAM) 8 ORGANIZACE MAILŮ (PŘESUN MAILŮ, VYTVOŘENÍ NOVÝCH SLOŽEK) 8 NOVÁ ZPRÁVA, ULOŽENÍ, SMAZÁNÍ (FUNKCE ODESLAT, ODPOVĚDĚT, ODPOVĚDĚT VŠEM, PŘEDAT DÁL, SMAZAT) 8 NOVÁ ZPRÁVA S PŘÍLOHOU 9 POUŽÍVÁME KALENDÁŘ 10 ZOBRAZENÍ (DEN, PRACOVNÍ DNY, TÝDEN, MĚSÍC) 10 UDÁLOSTI (VKLÁDÁNÍ, MAZÁNÍ, AUTOMATICKÝ FORMÁT, OPAKOVANÍ, SDÍLENÍ) 10 PLÁNUJEME ÚKOLY 11 ZOBRAZENÍ ÚKOLŮ (SEZNAMY, ÚKOLY DLE ČASU, DLE KATEGORIE) 11 ÚKOLY (VKLÁDÁNÍ, MAZÁNÍ, TŘÍDĚNÍ, SDÍLENÍ) 11 Strana 1

2 INTERNET EXPLORER 12 POJMY A TERMÍNY 12 STRUKTURA WEBOVÝCH ADRES 12 INTERNET EXPLORER A DOMOVSKÁ STRÁNKA 13 SPRÁVA HISTORIE UCHOVÁVÁNÍ A MAZÁNÍ 13 SPRÁVA OBLÍBENÝCH POLOŽEK UCHOVÁVÁNÍ A MAZÁNÍ 13 NAVIGACE 14 ZADÁNÍ URL ADRESY 14 OBNOVENÍ WEBOVÉ STRÁNKY 14 FUNKCE ZPĚT A VPŘED 14 ALTERNATIVNÍ PROHLÍŽEČE (MOZZILA, OPERA) 14 PRACUJEME SE STRÁNKAMI 15 ULOŽENÍ A TISK WEBOVÉ STRÁNKY 15 STAHOVÁNÍ SOUBORŮ A OBRÁZKŮ 15 Strana 2

3 Úvodní slovo Program Microsoft Outlook slouží jako poštovní klient. Vytvářené soubory se jmenují e maily. S nimi se setkáváme každým dnem, jsou již nepostradatelnou formou komunikace. Jak na jejich efektivní spravování a třídění si ukážeme v tomto kurzu. Program Internet Explorer zajisté všichni známe, slouží nám jako prohlížeč internetových stránek. Nevytváříme v něm žádné soubory, jen prohlížíme a popřípadě tiskneme. I prohlížené soubory mají svou příponu. Podle ní je pozná nejen váš počítač, ale i vy, přípona.html se zobrazí podobně jako ikonka Exploreru. Internet Explorer je nyní dostupný ve více verzích, poslední má číslo 8, na svých počítačích najdete pravděpodobně verzi 7, nebo 6. Doporučuji zaktualizovat váš prohlížeč na co nejvyšší verzi, ať je zajištěná vyšší bezpečnost Strana 3

4 Představení tutorky Dobrý den, mé jméno je Michaela Mudrochová a jsem Vaše tutorka. V roce 1992 jsem začala pracovat ve státní správě, byla jsem spoluzakladatelkou Informačního a datového centra, které uvádělo výpočetní techniku mezi pracovníky úřadů. Náplní bylo nejen zaškolování, ale i řešení technických problémů, správa uživatelských programů, grafické návrhy a jejich realizace. Práce s počítačem se mi už tehdy stala koníčkem. Ale změnila jsem zaměstnavatele a začala pracovat jako programátorka v mezinárodní společnosti. Po jednotvárné práci jsem se rozhodla pro další změnu. Složila jsem testerské zkoušky konceptu ECDL na PF UK a začala poskytovat lektorské služby v oblasti výpočetní techniky. V roce 2005 jsem dokončila studium pilotních modulů Profesního vzdělávání tutorů on line kurzů na ZČU v Plzni a začala se naplno věnovat e Learningu. Chýlí se ke konci také mé magisterské studium na ČZU v Praze na Fakultě životního prostředí. Bydlím se svou stále rozrůstající se rodinou skoro na samotě (bohužel bez lesa) v malé vesničce kousek od Mostu, kde si užívám klid, který mi ve městě tolik scházel. Ráda Vás provedu tímto kurzem a pomůžu při jakýchkoli studijních obtížích. Přeji Vám mnoho trpělivosti a píle při studiu! Strana 4

5 MS Outlook 2007 Program Microsoft Outlook slouží jako poštovní klient. Vytvářené soubory se jmenují e maily. Nastavujeme pracovní plochu Panely nástrojů zobrazení či skrytí Program MS Outlook si můžeme nastavit podle svého, tak aby vám vyhovoval nejvíce. Panely nástrojů jsou řady ikonek pod vrchním menu a ulehčují nám přístup k nejpoužívanějším funkcím. Využijeme panel nástrojů Standardní, který je obvykle zapnutý, ale jinak ho zaktivníme zaškrtnutím v menu Zobrazení Panely nástrojů. V menu Zobrazit máme k dispozici ještě Navigační podokno, které zobrazuje poštovní složky umístěné vlevo (volba Normální) a Podokno pro čtení, kde si zvolíme, jestli náhled e mailů budeme mít dole pod hlavičkami zpráv, nebo vpravo, popřípadě vypnutý úplně. Strana 5

6 Pojmy a termíny Struktura e mailových adres ová adresa je jedinečný identifikátor, stejně tak jako vaše telefonní číslo. Je vždy ve tvaru jmeno@domena.cz (místo zkratky cz může být jakákoliv jiná země původu), píše se bez diakritiky a bez mezer. Povolené jsou tyto znaky: Celá znaková a numerická sada (kromě znaků s diakritikou). tečka pomlčka _ podtržítko U e mailové adresy nerozlišujeme malá a velká písmena, ty nám slouží jen pro lepší čitelnost adresy. Doména je většinou jméno firmy, popřípadě organizace, kde je e mail využíván přiřazen. Příklad jednoduché e mailové adresy je: jan.novak@seznam.cz Poštovní účet vytvoření, editace, smazání (POP3, SMTP servery) Poštovní účet je e mailová schránka (adresa) založená na poštovním serveru, má svá pravidla a nastavení. Při zřizování poštovního účtu v MS Outlooku si vyžádejte od správce poštovního serveru své přihlašovací údaje. V menu Nástroje E mailové účty si zvolte Přidat e mailový účet, nebo Zobrazit a změnit existující e mailové účty. V okně Nastavení e mailu vyplňte požadované údaje (jméno, e mailová adresa, POP3 příchozí pošta, SMTP odchozí pošta, uživatelské jméno a heslo). Proveďte Test nastavení, na ověření správnosti údajů. Poštovní účet smažete tlačítkem Odebrat a editaci zahájíte tlačítkem Změnit. Strana 6

7 Zde je (nefunkční) příklad nastavení poštovního účtu nejčastěji využívaného serveru Seznam.cz: Jméno: Ing. Jan Novák E mailová adresa: jan.novak@seznam.cz Heslo: bobes Server příchozí pošty POP3: pop3.seznam.cz Server odchozí pošty SMTP: smtp.seznam.cz Uživatelské jméno: jan.novak@seznam.cz Heslo: bobes Pošta, kalendář, úkoly Program MS Outlook není jen poštovním klientem, ale pomáhá nám s organizací času a zadaných úkolů. V menu Přejít (nebo v Navigačním podokně dole) máme na výběr z několika pomocníků (Pošta, Kalendář, Kontakty, Poznámky, Úkoly, Poznámky). Každý z nich se dá nastavit dle našich požadavků. V Navigačním podokně si zobrazíme zástupce pomocníků, urychlí nám tak přesun mezi sebou. Všimněte si, že s každým pomocníkem se nám zobrazí jiná řada ikonek pod menu, vždy podle toho, kterého pomocníka zrovna využíváme. Pomůže nám i to, že se automaticky mění i funkce na ikonce Nová (v Poště nám otevře nové okno se zprávou, v Kalendáři přidá novou událost, v Kontaktech vytvoří novou vizitku). Nemusíme složitě hledat, jak naše pomocníky ovládat. Strana 7

8 Používáme elektronickou Poštu Poštovní složky (doručená pošta, odeslaná pošta, pošta k odeslání koncepty, odstraněná pošta koš, nevyžádaná pošta spam) Všechny e maily se třídí automaticky do poštovních složek (tuto funkci znáte z mobilu, kde se řídí sms). Ve složce Doručená pošta je pošta, kterou jsme obdrželi, v Odeslané poště jsou zprávy, které od nás odešly, do Pošty k odeslání se ukládají e maily neodeslané nedopsané, Odstraněná pošta obsahuje stejně jako Koš všechny smazané zprávy a do složky Nevyžádaná pošta jsou přesunuty zprávy, které jsou podezřelé svým obsahem, nebo adresou odesílatele (takzvané spamy). Organizace mailů (přesun mailů, vytvoření nových složek) Ovšem tyto složky jsou nedostačující pro správnou organizaci mailů, proto si vytváříme složky své a do nich přesouváme zprávy dle obsahu. Klikneme pravým tlačítkem myši na složku, ve které chceme vytvořit novou složku a její podsložky a z dostupného menu vybereme Nová složka a zadáme jméno. Většinou vytváříme novou složku v Osobních složkách, aby nová složka byla ve stejné úrovni jako ostatní. Nová zpráva, uložení, smazání (funkce Odeslat, Odpovědět, Odpovědět všem, Předat dál, Smazat) Pro vytvoření nové zprávy klikněte na ikonku Nový a otevře se okno, kde vyplníte mailovou adresu příjemce do políčka Komu. Pokud chcete zaslat kopii zprávy jinému příjemci, vyplňte políčko Kopie, do Předmětu napište krátce a výstižně obsah mailu a pak už zbývá jen dopsat text zprávy. Kliknutím na ikonku Odeslat celý e mail odešlete a ten se následně přesune do složky Odeslaná pošta. Pokud si chcete zprávu uchovat, můžete ji z této složky jednoduchým přetažením přesunout do své archivní složky. Na příchozím mailu ve složce Doručená pošta využijeme funkce Odpovědět, text zprávy zůstane zachován a my napíšeme odpověď vždy nad něj, nahoru. Může se stát, že v doručené zprávě bylo více příjemců, takže funkcí Odpovědět odešlete odpověď pouze odesílateli, kdežto Odpovědět všem odešlete text zprávy odesílateli i ostatním příjemcům. V praxi vznikají velmi komické situace, Strana 8

9 kdy Odesílatel spletl funkce Odpovědět a Odpovědět všem a poslal tak do světa to, co bylo určeno pouze pro jedny uši (oči. ) Pokud došlý e mail přeposíláte někomu jinému, použijte funkci Předat dál a doplňte pouze e mail nového příjemce. Ikonkou Smazat přesunete aktivní mail do složky Odstraněná pošta, ve které zůstane až do doby dalšího odstranění. Nová zpráva s přílohou Užitečnou funkcí je možnost posílání mailu s přílohou. Připojit ke zprávě můžete libovolný soubor, dokonce i libovolný počet souborů, jste omezeni pouze velikostí přílohy. V současné době mají poštovní servery nastaveny limit pro přílohy 10MB. Toto bezpečnostní hledisko zajistí, aby se kanál pro poštu "neucpal" a maily mohly volně proudit oběma směry. Přílohu ke zprávě připojíte ikonkou Připojit soubor. TIP! Jestliže budete posílat souborů více, stiskněte pro výběr klávesu Ctrl. Pro vybrání všech souborů stiskněte Ctrl+A. TIP! Existují i výjimky, soubory, které v programu MS Outlook odeslat nejdou. Mají příponu *.exe, *com, nebo *.bat. Jsou to soubory, které spouštějí nějaký program. Ten může být infikován virem a ohrozil by Váš počítač. Dejte si proto pozor, kdo Vám jaký soubor posílá, a neotevírejte přílohy od odesílatelů, které neznáte. Strana 9

10 Používáme Kalendář Zobrazení (den, pracovní dny, týden, měsíc) V kalendáři si můžeme zobrazovat počty dní dle svého výběru. Dostupné zobrazení je po dnech, pracovních dnech, týdnu a měsíci. V levé části máme kalendář se zobrazením více měsíců a můžeme se tak lehce přesunout na požadovaný termín. Události (vkládání, mazání, automatický formát, opakovaní, sdílení) Dvojitým kliknutím na den/hodinu přidáte Událost, nebo můžete použít ikonku Nová. V okně s Událostí si nezapomeňte nastavit Připomenutí. Přiřadit si také můžeme barevný popisek, a jestli nám dostupné nevyhovují, upravíme si je v panelu nástrojů ikonkou Barvy v kalendáři Můžete také na Událost pozvat účastníky, jen kliknutím na ikonku Pozvat účastníky a pak vyplnit jejich maily do příslušného řádku. V okně Události je užitečná ikonka Opakování, která nám umožní událost opakovat přesně podle našeho přání. Tlačítkem Uložit a zavřít Událost uložíte do kalendáře a zároveň pozvete další účastníky. Strana 10

11 Plánujeme Úkoly Zobrazení úkolů (seznamy, úkoly dle času, dle kategorie) Úkoly si zobrazíme v seznamu, v jakém nám nejvíce vyhovují, vybrat si můžeme z mnoha variant, najdeme je v levé části programu. Další třídění najdeme v ikonkách v panelu nástrojů. Úkoly (vkládání, mazání, třídění, sdílení) Nový úkol vložíme pomocí ikonky Nový v panelu nástrojů a vyplníme důležité položky (Předmět, Termín splnění, Datum zahájení, Stav, Popisek, Hotovo). Opět využijeme funkci z ikonky Opakování, a pokud Úkoly sdílíme, můžeme ho ikonkou Přiřadit a Odeslat zaslat na mailovou adresu příjemce. Sdílení je propojení Úkolů v programu MS Outlook s jinými uživateli na síti a umožňuje sledování, v jakém stavu jsou přidělené úkoly. Strana 11

12 Internet Explorer Program Internet Explorer zajisté všichni známe, slouží nám jako prohlížeč internetových stránek. Nevytváříme v něm žádné soubory, jen prohlížíme a popřípadě tiskneme. I prohlížené soubory mají svou příponu. Podle ní je pozná nejen váš počítač, ale i vy, přípona.html se zobrazí podobně jako ikonka Exploreru. Internet Explorer je nyní dostupný ve více verzích, poslední má číslo 8, na svých počítačích najdete pravděpodobně verzi 7, nebo 6. Doporučuji zaktualizovat váš prohlížeč na co nejvyšší verzi, ať je zajištěná vyšší bezpečnost Pojmy a termíny Struktura webových adres Každá webová internetová adresa má jedinečný zápis, stejně jako u e mailových adres a jako u telefonních čísel. Tvar webové adresy je např. Zkratka www znamená, že se jedná o webovou adresu, následuje jméno domény (registrované jméno firmy, úřadu, osoby ) a pak zkratka země původu. Jednotlivé části oddělujeme tečkou a nikdy nepoužíváme mezery, nebo diakritiku. Opět zde platí pravidla stejné jako u zápisu e mailové adresy takže povolené jsou tyto znaky: celá znaková a numerická sada (kromě znaků s diakritikou). tečka pomlčka _ podtržítko Webovou adresu stačí napsat ve správném tvaru do panelu nástrojů Adresa a potvrdit klávesou Enter. Je to většinou ten nejdelší i nejvýše umístěný řádek v prohlížeči. Nepleťte si ho s řádkem pro vyhledávání ve vyhledávacích serverech. Před webovou adresou je ještě takzvaný protokol, většinou je to a nemusí se zapisovat s adresou. Existují ještě i jiné protokoly, např. ftp:// sloužící pro přenos velkých objemů dat, nebo pro bezpečné přenosy důvěrných informací (používané v internetovém bankovnictví). Strana 12

13 Internet Explorer a domovská stránka Po spuštění programu IE se rovnou otevře webová stránka, která je nastavena jako domovská (většinou je to oblíbený Seznam.cz). Pokud si přejeme přenastavit domovskou stránku na jinou, nejdříve si požadovanou stránku otevřeme v Exploreru, poté v menu Nástroje Možnosti internetu na kartě Obecné si můžeme tlačítkem Použít aktuální nastavit, jaká stránka bude domovská. Tlačítko Použít prázdnou nastaví, že domovská stránka nebude žádná. Naše české dostupné vyhledávací servery (např. Seznam.cz, Atlas.cz, Centrum.cz) mají přímo na úvodní stránce volbu Nastavit jako výchozí a tak se nemusíme lopotit a hledat volbu Výchozí v nastavení. Správa historie uchovávání a mazání Všechny navštívené stránky se ukládají do historie. Je tak vždy možné zpětně dohledat, které stránky jste navštívili i měsíc zpětně. Stačí kliknout na ikonku Historie a podle data vybrat, co hledáme. Správa oblíbených položek uchovávání a mazání Některé webové adresy navštěvujete častěji a zdržuje vás stále zapisovat adresu řádku adresa? Není nic jednoduššího, než si oblíbenou adresu přiřadit do Oblíbených položek. Přesuňte se na vaši oblíbenou stránku a v menu Oblíbené vyberte funkci Přidat k oblíbeným položkám. Stejně tak, vám poslouží i ikonka Přidat k oblíbeným, je to velmi jednoduchý způsob, jak mít oblíbené adresy uspořádané. Funkce Uspořádat oblíbené položky vám umožní nejen mazat staré adresy, ale též přejmenovávat nebo upravovat umístění stávajících. Samozřejmě si můžete vytvořit své složky a podsložky pro větší přehlednost oblíbených adres. Stejná funkce je dostupná i přes ikonku Oblíbené. Strana 13

14 Navigace Zadání URL adresy URL adresa je přesný zápis webové stránky. Adresu stránek, které si chcete prohlédnout, zapište do panelu nástrojů Adresa a potvrďte klávesou Enter. Požadovaná stránka se vám objeví v programu (viz Studijní článek 1). Obnovení webové stránky Někdy se stane, že se stránka nenačítá přímo z internetu, ale z vašeho disku, kde je uložená pro rychlejší přístup. Pokud chcete stránku aktualizovat, použijte klávesu F5, popřípadě klikněte na ikonku Aktualizovat. Funkce Zpět a vpřed Pohyb po stránkách nám umožňují takzvané odkazy, poznáte je podle změny kurzoru myši. Šipka kurzoru se změní na ručičku. Abyste se mohli pohybovat jak vpřed i vzad, máte k dispozici v panelu nástrojů ikonky Zpět a Vpřed. Alternativní prohlížeče (Mozilla, Opera) Existují samozřejmě i jiné prohlížeče webových stránek, než ty z dílny firmy Microsoft. Jsou jimi například FireFox od Mozilla (stáhnout si ho můžete zde: nebo Opera ( ). Strana 14

15 Pracujeme se stránkami Uložení a Tisk webové stránky Informace z webové stránky si můžeme uložit a i tisknout. V menu Soubor Uložit jako si vyberte, jaký typ souboru chcete mít a kam se má stránka uložit. Ukládejte vždy do složky Dokumenty a typ souboru volte dle potřeby. Úplnou webovou stránku (html), pokud jsou na ní umístěny i grafické prvky a text (txt) jestliže chcete jen text bez zbytečného formátování. V nových verzích Internet Exploreru je volba uložit celou prohlíženou stránku ve formátu *.mht, tento formát je velmi praktický a umožňuje uložení celé stránky i s obrázky a tabulkami. Stahování souborů a obrázků Internet Explorer nám slouží nejen pro prohlížení webových stránek, ale také ke stahování různých souborů. Již víme, jak ukládat text. Obrázky stahujeme tak, že na ně klikneme pravým tlačítkem myši a vybereme Uložit obrázek jako, zadáme název souboru a složku, kam ho chceme uložit. Na ostatní soubory, pokud jsou umístěné na webových stránkách a jsou připraveny ke stažení, klikneme a na dotaz, zda soubor chceme Otevřít nebo Uložit, klikneme Uložit. Program nám nabídne okno, kde si vybereme složku, kam soubor uložíme. Dejte si ale velký pozor, jaké soubory z internetu stahujete, vybírejte si jen ověřené servery, abyste se vyhnuli virové a spywarové nákaze. TIP! Než začnete stahovat soubor z internetu, vždy si ověřte jeho velikost. Na ní závisí doba stahování, a pokud máte pomalé připojení k internetu, budete stahovat i malý soubor velmi dlouho. Také se zamyslete, jestli soubor opravdu potřebujete, aby soubor neskončil ve vašem koši, aniž byste ho použili. TIP! Může se stát, že se zobrazovaná stránka pokusí otevřít nové okno prohlížeče. Poznáte to podle toho, že pod řadou ikonek se objeví žlutý řádek, který upozorňuje, že spouštění oken není povoleno. Kliknutím na tento řádek můžete otevření dočasně povolit. TIP! Stejný problém může nastat při nutnosti nainstalování prvků jako ActiveX, i tato informace se objeví ve žlutém řádku pod panelem nástrojů. Ovládací prvek Aktive X instalujte jen s největší opatrností a jen z pečlivě ověřených serverů. Strana 15

16 Strana 16