Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové centrum Praha, a.s.

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze Andrea Filipová Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové centrum Praha, a.s. Bakalářská práce 2009

2 r

3 Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové centrum Praha, a.s. zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury. V Praze dne Podpis

4 Obsah 1 Metodika zpracování bakalářské práce 13 2 Informační prameny a dokumentová komunikace Informační prameny Primární informační prameny Sekundární informační prameny Terciární informační prameny Dokument a jeho definice Dokument Publikované a nepublikované dokumenty Vývojové etapy dokumentů Elektronické dokumenty Dokumentová komunikace - definice 20 3 Charakteristika společnosti a řízení dokumentace Historie Předmět činnosti Služby Vztah k okolí Postavení firmy na trhu Síťová architektura Softwarová infrastruktura Organizační struktura Řízení dokumentace a záznamů ve společnosti KCP, a.s Struktura dokumentace Popis řízení dokumentace Obchodní dokumentace Interní audit Archivace a skartace 32 4 Analýza dokumentové komunikace prostřednictvím ankety a vlastní průzkum Vyhodnocení ankety Ekonomický úsek Úsek generálního ředitele Technickoprovozní úsek Obchodní úsek Shrnutí Analýza dokumentové komunikace vlastní průzkum Cestovní příkaz Interní sdělení Korekční lístek Návrh na pracovní cestu do zahraničí 48 4

5 4.2.5 Požadavkový list Předávací protokol Převodka majetku Škodní protokol Vyřazovací protokol Výstupní list Změna systemizace Zpráva z interního auditu Žádost o autodopravu Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky Congress Man, informační čtvrtletník Kongresové centra Praha, a.s Návrhy na změny 66 5 Závěr 69 6 Přílohy 74 5

6 Seznam obrázků uvedených v bakalářské práci 1. Přenos informací od tvůrce k uživateli. 2. S čím vším dokument souvisí. 3. Souvislost mezi dokumentovou komunikací a dokumentem. 4. Síťová architektura 5. Organizační struktura 6. Diagram aktivit oběhu formuláře Cestovní příkaz. 7. Diagram aktivit oběhu formuláře Interní sdělení. 8. Diagram aktivit oběhu formuláře Korekční lístek. 9. Diagram aktivit oběhu formuláře Návrh na pracovní cestu do zahraničí. 10. Diagram aktivit oběhu formuláře Požadavkový list. 11. Diagram aktivit oběhu formuláře Předávací protokol. 12. Diagram aktivit oběhu formuláře Převodka majetku. 13. Diagram aktivit oběhu formuláře Škodní protokol. 14. Diagram aktivit oběhu formuláře Vyřazovací protokol. 15. Diagram formuláře Výstupní list. 16. Diagram aktivit oběhu formuláře Změna systemizace. 17. Diagram aktivit oběhu formuláře Zpráva z interního auditu. 18. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o autodopravu. 19. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS 20. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky. 21. Diagram aktivit oběhu dokumentu Congress Man. 6

7 Seznam příloh Příloha 1 Ekonomické výsledky 2007 Příloha 2 Ekonomické výsledky 2006 Příloha 3 Anketa Příloha 4 Cestovní příkaz Příloha 5 Interní sdělení Příloha 6 Korekční lístek Příloha 7 Návrh na pracovní cestu do zahraničí Příloha 8 Požadavkový list Příloha 9 Předávací protokol Příloha 10 Převodka majetku Příloha 11 Škodní protokol Příloha 12 Vyřazovací protokol Příloha 13 Výstupní list Příloha 14 Změna systemizace Příloha 15 Zpráva z interního auditu Příloha 16 Žádost o autodopravu Příloha 17 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS Příloha 18 Žádost o zřízení, zrušení, změnu telefonní linky Příloha 19 Congress Man 7

8 Výklad pojmů a zkratek Použité pojmy Colosseum - varianta rezervačních systémů určená pro kongresová a výstavní centra. CSS - jazyk pro formátování internetových stránek. Dokument - informační zdroj, obsahující hmotně fixovanou informaci, tvořící samostatnou jednotku z hlediska obsahu. Dokumentová informace - informace, jejímž nosičem dat je dokument. Dokumentová komunikace - je komunikace informací, které jsou uloženy na nosičích a reprezentuje souhrn všech postupů a působení uskutečňovaných v dokumentačních informačních tocích. Dokumentační systém informační systém zabývající se sběrem, pořádáním vyhledáváním, analýzou a distribucí dokumentů. E-časopis - je označení digitálního souboru se specifickým obsahem. E-kniha - je označení digitálního souboru se specifickým obsahem. ESO9 - komplexní ekonomický systém pro řízení firem. Externí dokumentace - dokumentace, která byla vypracována nebo vydána jinými organizacemi nebo institucemi. Informační pramen - informační prameny jsou určité množiny dat či informací, které jsou zaznamenány na nějakém "nosiči". Informační tok - posloupnost přenosu informací v informačních systémech na cestě od zdroje k uživateli. JavaScript - je multiplatformní, objektově orientovaný skriptovací jazyk. MySQL - je databázový systém. Komunikace probíhá pomocí jazyka SQL. PHP - je skriptovací programovací jazyk, určený především pro programování dynamických internetových stránek. Server - je v informatice obecné označení pro počítač, který poskytuje nějaké služby nebo počítačový program, který tyto služby realizuje. 8

9 Použité zkratky HTML - HyperText Markup Language je značkovací jazyk pro hypertext. ISDN - je zkratka z anglického termínu Integrated Services Digital Network, český název pro tuto síť je Digitální síť integrovaných služeb. ISO - Mezinárodní organizace pro normalizaci (anglicky International Organization for Standardization) KCP - Kongresové centrum Praha MTZ - materiálnětechnické zásobování OVT - oddělení výpočetní techniky SW - software VIS - výpočetní informační systém VT výpočetní technika 9

10 Anotace Cílem práce je charakterizovat, sumarizovat a zkategorizovat veškeré interní a externí dokumenty a jejich životní cyklus a tím specifikovat, které dokumenty budou potřebovat novelizaci dříve, než je dáno systémem řízení jakosti. V této práci se v první kapitole seznámíme s informačními prameny a jejich rozdělením. V druhé kapitole této práce se seznámíme se společností Kongresové centrum Praha, a.s. (KCP), ve které jsem analýzu provedla. Třetí kapitola je věnována hlavnímu tématu této práce tj. analýza dokumentové komunikace. V první části je zde vyhodnocena anketa, která byla provedena ve společnosti KCP na jednotlivých úsecích Druhá část třetí kapitoly je věnována vlastnímu průzkumu dokumentů ve společnosti KCP. Zaměřuji se zde zejména na formuláře, které jsem pro tuto práci vybrala. Na závěr tohoto průzkumu se věnuji návrhům na změny těchto formulářů zejména z hlediska jejich formy. The aim of the thesis is to characterize, summarize and categorize entire internal and external documents and their life cycle and specify that way, which documents will need updating earlier than it is set by the Quality Management System. In this dissertation we will familiarize with information sources and their distribution in the first chapter. In the second chapter of this thesis we will take up with Prague Congress Centre where the analysis has been done. The third chapter is dedicated to the main topic of this work which is the analysis of document communication. There is evaluated public inquiry in the first part which was carried out in the Prague Congress Centre in each of departments. The second part of the third chapter is dedicated to the self inquiry of the documents in the Prague Congress Centre. My aim here is to focus especially on the forms that I have chosen for this dissertation. The forms are described from the contentual point of view. Their life cycle is displayed in the detailed activity diagram. At the end of the survey I devote myself proposals ganges of these forms especially from formal point of view. 10

11 Úvod Při založení společnosti Kongresové Centrum Praha (dříve Palác Kultury) zde nebyly zavedené žádné autority, které by nařizovaly jak zacházet s dokumenty, jak je třídit a jak je archivovat. Nebyly zde prováděné žádné aktualizace vnitřních norem a nebylo možné zjistit, které směrnice či dodatek jsou právě v platnosti. Rozhodnutím o zavedení systému řízení jakosti (certifikáty ISO), jejichž jednou součástí je právě řízení dokumentace a záznamů, se tato skutečnost musela změnit a dnes je tento systém, který je založený na určitých pravidlech, plně funkční. V této práci se budu snažit analyzovat, zda je opravdu řízení dokumentace a záznamů zcela funkční. Zda je právě ten daný dokument vhodný využívat a které by se měly případně změnit. Tento postup se vztahuje na veškeré typy dokumentů, formulářů a dokumentů externího původu včetně zákonů, předpisů a norem. Cílem práce je charakterizovat, sumarizovat a zkategorizovat veškeré interní či externí dokumenty a jejich životní cyklus a tím specifikovat, které dokumenty budou potřebovat novelizaci dříve, než je dáno systémem řízení jakosti. Dále budu zkoumat, zda některé dokumenty jsou méně využitelné a navrhnu řešení, jako je aktualizace nebo novelizace, či vytvoření podnětu pro změnu směrnic řízení dokumentů, který povede k jejich další aktualizaci a vetší efektivnosti. V této práci se v první kapitole seznámíme s informačními prameny a jejich rozdělením. Dále zde popisuju vznik dokumentů, jejich definici a rozdělení dokumentů. Další část je věnována elektronickým dokumentům. Závěrem této kapitoly se věnuji dokumentové komunikaci. V druhé kapitole této práce se seznámíme se společností Kongresové centrum Praha, ve které jsem analýzu provedla. Je zde popsána historie společnosti, předmět činnosti a postavení společnosti na trhu. Nemalá část této kapitoly je věnována řízení dokumentace a záznamů v této společnosti. Zde je popsáno třídění dokumentů, jejich archivace či interní audit, který je spojen se systémem managementu kvality. Třetí kapitola je věnována hlavnímu tématu této práce tj. analýza dokumentové komunikace. V první části je zde vyhodnocena anketa, která byla provedena ve 11

12 společnosti Kongresové Centrum Praha na jednotlivých úsecích. Jsou zde popsány nejčastěji využívané dokumenty dle jednotlivých útvarů nebo návrhy na změny dokumentů podle uvážení dotazovaných zaměstnanců. Druhá část třetí kapitoly je věnována vlastnímu průzkumu dokumentů ve společnosti Kongresové centrum Praha. Zaměřuji se zde zejména na formuláře, které jsem pro tuto práci vybrala. Formuláře jsou popsány z hlediska jejich obsahu. V podrobném diagramu aktivit je zobrazen jejich životní cyklus. Na závěr tohoto průzkumu se věnuji návrhům na změny těchto formulářů zejména z hlediska jejich formy. Obsahové hledisko je dáno systémem managementu kvality. Jsou zde popsány 4 formuláře a 1 dokument sloužící pro propagaci společnosti, které dle podrobného zkoumání nevyhovují uživatelským potřebám zaměstnanců. Na závěr této práce je shrnutí dosažených cílů. 12

13 1 Metodika zpracování bakalářské práce Pro tuto práci bylo nutné navštívit Kongresové centrum Praha osobně. Z toho důvodu, že jsem zde vykonávala odbornou praxi, jsem mohla nahlédnout na intranet společnosti a vyhledat zde všechny potřebné dokumenty, které souvisí s touto prací. Kromě vyhledávání informací na intranetu jsem rovněž využila webové stránky společnosti, ke studiu problematiky jsem využila písemné texty dokumentů, které mi poskytl zmocněnec pro kvalitu. Navštívila jsem všechna oddělení, ve kterých jsem zadala anketu. Pro další informace o oběhu dokumentů či jejich archivaci jsem hovořila s vedoucími oddělení zaměstnaneckého a výpočetní techniky. Také jsem měla možnost získat informace od interní auditorky. Poté jsem nashromážděné informace využila pro psaní bakalářské práce. Anketa byla vypracována na základě konzultace s vedoucí zaměstnaneckého oddělení. Samotná analýza dokumentů vyžadovala opětovnou návštěvu společnosti, kde jsem vybrala formuláře pro analýzu podle různých kriterií. Každý formulář, který je použit v analýze jsem zkoumala z hlediska obsahu a zejména formy. Zejména u formulářů, které mají delší dobu oběhu, byla nutná konzultace se zaměstnanci společnosti (zaměstnanecké oddělení, marketingové oddělení a zmocněnec pro kvalitu). Pro vlastní analýzu jsem použila formu přímého dotazování na útvarech společnosti. Pro znázornění životního cyklu formulářů jsem využila CASE nástroje. 13

14 2 Informační prameny a dokumentová komunikace 2.1 Informační prameny Informační prameny jsou určité množiny dat či informací, které jsou zaznamenány na nějakém "nosiči". Může to být hmota (kniha) nebo energie (projev, rozhlasové vysílání). Jsou výsledkem cílevědomé lidské činnosti. Můžou být tištěné nebo elektronické.[5] Informační prameny můžeme dělit na formu tištěnou (hmotný zdroj a lze jej tedy přímo číst), dále na formu elektronickou, která aby mohla být čtena a naplnila tak svou funkci, potřebuje příslušné zařízení (počítač) a na formu mikrografickou, která je představována zejména mikrofilmem (filmový pás s reprodukcemi předloh ve zmenšeném měřítku). [2,5,6] Obr 1 Přenos informací od tvůrce k uživateli. Zdroj: VÍTKOVÁ, Hana. Informační prameny, jejich druhy a charakteristika Tvůrci informací rozumíme ty, kteří informace vytvářejí. Černé čáry s šipkami naznačují zpětný vliv uživatele na tvorbu informací a informačních pramenů. [3] 14

15 Možnosti pohledu na informační prameny lze rozdělit do několika hledisek Primární informační prameny Primární informační prameny označují texty a data, které obsahují vědecké nebo odborné znalosti, a které poskytují nová sdělení. Tvoří podstatnou část pramenů. Lze je rozdělit: 1. Standardní primární informační prameny jsou takové, které lze běžně získat v knihovnách či katalozích (časopisy, knihy, periodika, noviny, učebnice, seriály, monografie a encyklopedie). 2. Nestandardní primární informační prameny je obtížné získat v běžné distribuci. Patří sem diplomové práce, odborné a vědecké práce, výzkumné zprávy, dokumenty státní správy. Sem řadíme i tzv. normy, patenty a firemní literaturu. Firemní literatura zahrnuje veškeré materiály, které firma vydává, aby informovala společnost o svých činnostech, výrobcích nebo budoucím vývoji firmy. [6, 7, 13] Sekundární informační prameny Sekundární informační prameny nás informují o tom, že existuje soubor a popis primárních informačních pramenů. Druhy těchto pramenů lze rozdělit: bibliografie a bibliografické databáze, knihovní katalogy, nakladatelské katalogy. Všechny tyto druhy popisují a informují nás o určitých záznamech a soupisech o primárních informačních pramenech.[6, 7, 11] Terciární informační prameny Terciární informační prameny jsou soupisy nebo databáze záznamů o sekundárních informačních pramenech tzv. Bibliografie bibliografií. [7] 15

16 2.2 Dokument a jeho definice Dokument Dokument je informační pramen, který je tvořen hmotným nosičem informací, na kterém je uložena množina informací sloužící k přenosu dat v čase a prostoru. Informace jsou formálně i obsahově uspořádané. Patří sem knihy, grafika, videozáznamy a filmy, mapy, vědecké a výzkumné zprávy. Tyto dokumenty se vyskytují samostatně v konkrétní fyzické podobě. [2, 9, 11, 12,] Dokumentem můžeme nazvat i ty formáty, které se označují jako záznamy. Tento pojem se používá v databázovém prostředí. Hranice mezi dokumentem a záznamem jsou nejasné.[14] Dokumenty umožňují získávat opakovaně informace v nich uložené (opakovaně je číst). Dokumenty také můžeme chápat jako obchodní doklady, nástroje žurnalistiky, soubory sloužící k uložení dat nebo nástroje dokládající určitou historickou událost. [2, 11] Pro účely této práce se pod pojmy dokument a elektronický dokument rozumí: Dokument - informační zdroj obsahující hmotně fixovanou informaci, tvořící samostatnou jednotku z hlediska obsahu. [14] Elektronický dokument Je to dokument, který je možný číst a upravovat v počítači, bez nutnosti fyzické formy tohoto dokumentu Publikované a nepublikované dokumenty Tyto formy souvisí s obsahem dokumentů. Publikované dokumenty jsou dokumenty s neomezeným okruhem uživatelů. [3] Do skupiny nepublikovaných dokumentů patří zejména zápisy, záznamy, zprávy, výkazy, deníky, seznamy, projekty a protokoly. [7] V této práci jsou předmětem zkoumání nepublikované dokumenty zejména formuláře. Patří sem i směrnice, interní předpisy či smlouvy. Tyto dokumenty nejsou k dispozici veřejnosti. Jde to tzv. interní dokumenty, které vznikají v rámci společnosti. 16

17 2.2.3 Vývojové etapy dokumentů Sdělování informací pomocí nějakého dokumentu má velmi širokou historii. Souvisí s vývojem lidského myšlení a cítění. Vznik dokumentů je spjat se vznikem grafické komunikace obrazové nebo literární vyjádření informací. [3] Vývoj dokumentů zaměříme a předvedeme pomocí vývoje knih. Zásadní přeměny mimo používání písma. 1) Vznik kodexu (1. stol. našeho letopočtu) 2) Běžné používání papíru (14. stol.) 3) Vynález knihtisku (15. stol.) 4) Zprůmyslnění výroby knihy (18. stol.) [3] K přečtení informace je nutné technické zařízení. Můžeme je rozdělit podle druhu nosičů, které se začaly rozvíjet po 2. světové válce. 1) děrné štítky a děrné pásky, 2) magnetické disky a pásky, 3) diskety a CD-ROM, 4) multimediální dokument a elektronické dokumenty. [3] 17

18 Obr 2 S čím vším dokument souvisí. Zdroj: RESSLER, Miroslav. Informační věda a knihovnictví: Výkladový slovník české terminologie z oblasti informační vědy a knihovnictví. Výběr z hesel v databázi TDKIV Rozeznáváme následující třídy dokumentů: původní (tvořený novými, dosud nezaznamenanými informacemi v jiných dokumentech), sumarizační (vytvoření nové hodnoty přehodnocením nebo utříděním poznatků převzatých z jiných dokumentů, odvozené (dokument tvořený v rozhodující míře již dříve zaznamenanými informacemi v jiných dokumentech). [2, 3] Dokumenty můžeme třídit podle různých měřítek. Podle způsobu zaznamenávání obsahu (písemné, obrazové, audiovizuální, strojem čitelné či zvukové), podle původnosti obsahu, podle návaznosti (periodické, jednorázové), podle funkce (informační zdroje pro řízení, informační zdroje pro poznání), podle stupně zveřejnění (zveřejněné, nezveřejněné - tajné, interní), podle způsobu vnímání obsahu dokumentu (vizuální, audiální, audiovizuální). [9] 18

19 2.3 Elektronické dokumenty Elektronické dokumenty se od tradičních typů dokumentů liší zejména tím, že čitelnost těchto dokumentů, které jsou pořízené prostřednictvím výpočetní techniky, je závislá na nástrojích, které zpřístupňují jejich obsah. Jsou to také záznamy na multimediálních nosičích. Může být tvořen pouze jednoduchým textem, ale může také obsahovat další elektronická media (audio, video, animace, grafika nebo HTML odkazy). Digitální uložení informací umožňuje aplikace účinnějších metod práce s informacemi (vyhledávání, změny). [8, 16] Rozdělení elektronických dokumentů: a) Z hlediska typů: elektronické katalogy knihoven, databáze, oborové portály, digitální knihovny, e-časopisy, e-knihy. b) Z hlediska technického zpřístupnění: přístup offline (účastník není připojen přímo k síti), přístup online (komunikace probíhá přímo v reálném čase, účastník je připojen přímo k síti). c) Z hlediska tematického a oborového dělení. d) Z hlediska standardů, které souvisí s internetem a digitálními informacemi. Můžeme rozlišit také primární i sekundární elektronické dokumenty. Mezi primární dokumenty patří e-kniha, celý text článku z databáze. Mezi sekundární dokumenty patří elektronický katalog knihovny, bibliografická databáze. [8, 16] 19

20 2.4 Dokumentová komunikace - definice Komunikace je výměna informací, údajů, poznatků, myšlenek, názorů a zkušeností nebo reakce na vnější podnět. Tato výměna je uskutečňována pomocí komunikačních spojení a procesů. Dokumentová komunikace je komunikace informací, které jsou uloženy na nosičích, a reprezentuje souhrn všech postupů a působení uskutečňovaných v dokumentačních informačních tocích. Lze ji zkoumat pomocí bibliometrických či jiných metod. [12, 15] Podle druhu přenášených dokumentů rozeznáváme: komunikace patentových informací, komunikace bibliografických informací a dalších. Systém dokumentové komunikace zahrnuje databáze informací, které jsou spravovány různými institucemi (knihovny, registry obyvatel, databáze, archivy a také veškeré počítačové sítě). [2, 9] V dnešní době je komunikace prezentována většinou prostřednictvím sítí. Rozvoj výpočetní techniky má za následek masové šíření informací a přenos dokumentů je prakticky okamžitě. Dokumenty mají dnes obrovské množství příjemců, kteří nestačí informace v nich uložených třídit podle jejich důležitosti a dochází tak k přehlcení informacemi. Tomuto přenosu dokumentu v prostoru a čase se říká dokumentační komunikační tok. Zákonitosti dokumentové komunikace informací: kumulativnost (vytvoření nových typů dokumentů staré nezanikají), exponenciální nárůst (informační exploze), rozptyl (seskupení relevantních dokumentů ve velkých souborech do zón podle určitého pravidla). [7] 20

21 Obr 3 Souvislost mezi dokumentovou komunikací a dokumentem. Zdroj: RESSLER, Miroslav. Informační věda a knihovnictví: Výkladový slovník české terminologie z oblasti informační vědy a knihovnictví. Výběr z hesel v databázi TDKIV 21

22 3 Charakteristika společnosti a řízení dokumentace Název a sídlo: Kongresové centrum Praha, a.s. 5. května Praha 4 IČO: Tato společnost vznikla zápisem do obchodního rejstříku dnem Společnost je zapsána v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze pod spisovou značkou B Akciová společnost ke dni vzniku převzala veškerá práva a závazky Paláce kultury a stala se jeho právním nástupcem. Jediným akcionářem a zakladatelem je Hlavní město Praha, Mariánské náměstí 2/2, , Praha 1, IČO: Základní kapitál společnosti činí ,- Kč. [14, 21] Kongresové centrum Praha bylo významným hostitelem zasedání Mezinárodního měnového fondu v roce 2000 a hostila také Summit Severoatlantické aliance v roce Od roku 2000 se Praha řadí mezi přední světová kongresová města. Kongresové centrum Praha je jediné zařízení svého druhu v České republice. [4, 6] 3.1 Historie Budova byla postavena na přelomu sedmdesátých a osmdesátých let. Dříve se Kongresové centrum Praha jmenovalo Palác kultury a ten byl slavnostně otevřen dne 2. dubna V roce 1995 se usnesením pražského zastupitelstva dosavadní příspěvková organizace Palác kultury změnila na akciovou společnost Kongresové centrum Praha. V letech prošla původní stavba částečnou rekonstrukcí. Zároveň s rekonstrukcí byla postavena nová multifunkční budova, která slouží jako Hotel Holiday Inn PCC, dále jako kancelářské prostory a obchodní plochy, které využívají desítky firem. [4, 5] 22

23 3.2 Předmět činnosti zajišťování kongresů, sympozií veletrhů, výstav a dalších obdobných společenských akcí, zajišťování uměleckých a kulturních akcí, koupě zboží za účelem jeho dalšího prodeje a prodej, pronájem nemovitostí s poskytováním jen základních služeb s tímto pronájmem spojených, provozování parkingu a garáží, hostinská činnost, ubytovací služby, kopírovací práce, pořádání kulturních produkcí, zábav a provozování zařízení sloužících k zábavě, pronájem movitých věcí, směnárenská činnost, realitní činnost, zprostředkování obchodu a služeb, služby jinde nezařazené v oblasti správy a provozu technických zařízení budov, zprostředkování služeb, poskytovaní software a poradenství v oblasti hardware a software. [5] 23

24 3.3 Služby Kongresové centrum Praha nabízí zajištění služeb k uspořádání pronájemních akcí všeho druhu kongresů, konferencí, seminářů, obchodních jednání a prezentací, komerčních výstav a veletrhů, společenských, kulturních a gastronomických akcí. Mezi poskytované služby dále patří příprava sálů na požadovanou variantu, pronájem televizní, filmové a projekční techniky, promítacích pláten, světelného, zvukového a komunikačního vybavení, pronájem počítačů, instalace a připojení vody a elektřiny. Je zde připravena strukturovaná kabeláž (ISDN linky, optické kabely) a telekomunikační síť včetně připojení na internet. [4] 3.4 Vztah k okolí Kongresové centrum je také členem mnoha významných institucí. K nejdůležitějším patří CzechTourism (Česká centrála cestovního ruchu), Prague Convention Bureau, ICCA (Mezinárodní kongresová asociace), AIPC (Mezinárodní sdružení kongresových center), Společenstvo organizátorů veletržních a výstavních akcí ČR (SOVA ČR), Americká obchodní komora v České republice, Britská obchodní komora a Francouzsko česká obchodní komora. Mezi významné partnery společnosti z oblasti kongresy a incentiva patří Agentura Carolina, AIMS International, CZECH-IN, s.r.o., Guarant International. Z oblasti hotelnictví jsou partnery Holiday Inn Prague Congress Centre, Corinthia Towers Hotel, Crowne Plaza Prague a Top Hotel Praha. Z oblasti dodavatelských služeb jsou partnery PROMOPRO, s.r.o., Czechocar CS, a.s., Computer Systém, Beck Spedition Praha a Zátiší Catering Group a.s. [4] 24

25 3.5 Postavení firmy na trhu Kongresové centrum Praha patří ke společnostem, které podnikají v oblasti kongresové turistiky. Kongresová turistika je specializovaná podoba cestovního ruchu, která v sobě spojuje návštěvu určitého kongresového města a v něm možnost získat nové poznatky z oblastí vědecké či odborné. Platí zde také, že v rámci kongresové turistiky lze navázat nové obchodní kontakty a propagovat svou společnost či zájmy. Kongresové centrum Praha je určené pro pořádání jak velkých akcí (Mezinárodní měnový fond) tak i těch méně významných (maturitní plesy, menší výstavy apod.). V současné době je Kongresové centrum Praha místem, kde se konají konference a setkání ministrů EU v rámci českého předsednictví Evropské Unii. Společnost je také jedním z největších a nejvýznamnějších kongresových center v Evropě. Z hlediska konkurence má KCP největší konkurenci u zahraničních společností, které nabízejí většinou větší výstavní plochy či větší kapacitu návštěvníků. V dalších případech zde hraje roli politická a ekonomická vyspělost země, úroveň poskytovaných služeb (s tímto je spojena i ubytovací kapacita) nebo také kulturní tradice města. Kongresové centrum Praha je také velmi důležitým článkem při konání různých zahraničních jednání. Dne se zde uskutečnil summit Evropské unie a Spojených států amerických, kterého se zúčastnili zástupci všech zemí Evropské unie a současný americký prezident Barack Obama. 25

26 3.6 Síťová architektura Síť je postavena na technologii firmy IT&T Lucent, topologii Ethernet 1, certifikováno pro 100Mbs. Jde o NON dedicated 2 prostředí s výkonnými servery pro každou z aplikací VISu. Pro případ výpadku elektrického proudu je zajištěna ochrana a bezpečnost dat pro všechna zařízení. Zařízení jsou zálohována UPS 3 zdroji, to zajišťuje automatické uložení dat v rozmezí min. KCP je připojeno na internet pomocí virtuálního pevného připojení s aktuální rychlostí 2Mbs. Dále je KCP distributorem připojení k internetu pro nájemce v objektech KCP. [18] Obr 4 Síťová architektura Zdroj:Směrnice:Informatika 1 Ethernet je jeden z typů lokálních sítí, který realizuje vrstvu síťového rozhraní. 2 Server, který svou funkci serveru vykonává vedle dalších činností - může být současně i pracovní stanicí, na které uživatelé provozují své aplikace. 3 UPS je zařízení nebo systém, který zajišťuje souvislou dodávku elektřiny pro zařízení, která nesmějí být neočekávaně vypnuta. 26

27 3.7 Softwarová infrastruktura Všechna data, která využívají jednotlivé aplikace, včetně specializovaných aplikací vyvinutých společností KCP, jsou zálohována. Pro tento účel je určen server Palac. Na jednotlivých stanicích jsou nainstalovány různé operační systémy. Uživatelé mají rozdílné oprávnění přístupu do VIS, které zajišťuje diferencovaný přístup na všechna zařízení ve VIS. Jsou definovány skupiny uživatelů pro rezervační a ekonomický systém. Také na síťové tiskárny je zajištěn diferencovaný přístup. Na pracovních stanicích je nainstalován kancelářský SW a antivirový SW. [18] Používané systémy rezervační systém, ekonomický systém, mzdový systém, internet a intranet v KCP. Používané webové technologie HTML, JavaScript, PHP, MySQL, CCS. [18] 27

28 3.8 Organizační struktura Kongresové centrum má 185 zaměstnanců (bez zaměstnanců hotelu Holiday Inn). Obr 5 Organizační struktura Zdroj: Žatečková Jitka, Organizační řád Kongresové centra Praha, a.s. 28

29 3.9 Řízení dokumentace a záznamů ve společnosti KCP, a.s. Společnost Kongresové centrum Praha se v roce 2005 přidala k ostatním firmám, které získaly certifikát ISO 9001:2000. Od této doby se v této firmě změnily nároky na cíle kvality firmy. Systém managementu kvality je vytvořen podle požadavků normy ČSN EN ISO 9001:2000 a zahrnuje komplexní činnost společnosti včetně řízení dokumentace. Pro všechny postupy jak zacházet, nakládat a zpracovávat dokumenty jsou zpracované dokumentované postupy řešení ve směrnicích. Dokumentem je podle Spisové a skartační směrnice KCP, a.s. každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Požadavky na dokumentaci zahrnují: prohlášení o politice kvality a cíle kvality, příručku kvality, dokumentované postupy požadované ČSN EN ISO 9001:2000, dokumenty potřebné pro zajištění, plánování, fungování a řízení procesů, záznamy požadované ČSN EN ISO 9001:2000. [17] Struktura dokumentace Všechny dokumenty, s kterými Kongresové centrum pracuje, jsou rozděleny do 3 úrovní: I. úroveň = příručka kvality, organizační řád, cíle kvality, stanovy společnosti, kolektivní smlouva, politika kvality. II. úroveň = směrnice systému řízení kvality a interní směrnice. III. úroveň formulář). [19] = rozhodnutí, pracovní postupy, formuláře, záznam (již vyplněný 29