Euromedic Česká republika s.r.o. Politika o spoluúčasti třetích stran

Transkript

1 Euromedic Česká republika s.r.o. Politika o spoluúčasti třetích stran 1. Právní a společenská odpovědnost Třetí strany, se kterými společnost Euromedic podniká, mohou mít významný vliv na společnost Euromedic a to jak z hlediska práva tak i pověsti. Z toho to důvodu společnost Euromedic dodržuje speciální politiky týkající se jednání se třetími stranami. Jeden z nejpodstatnějších příkladů, kdy může mít třetí strana dopad na společnost Euromedic je spojení s korupcí. Některé mezinárodní zákony zakazují všem zaměstnancům společnosti Euromedic nebo všem třetím stranám jednajícím jménem společnosti Euromedic, udělat cokoli zkorumpovaným způsobem, tj. poskytnout něco hodnotného pro veřejné úředníky nebo osoby, které pracují pro soukromé firmy, aby je ovlivnili nesprávně v jejich práci a tím tak získali služby nebo výhody pro společnost Euromedic. Některé zákony také zakazují společnosti Euromedic poskytovat cokoli cenného (např. provést platbu) všem osobám, přestože ví, že celá nebo část této platby bude dána na ovlivnění nějaké osoby a tím tak získat službu nebo výhodu pro společnost Euromedic. Obecně se společnost Euromedic musí zdržet dělání čehokoli prostřednictvím třetí osoby, která jedná za společnost Euromedic (zprostředkovatel), a to v případě, kdy není dovoleno společnosti jednat přímo. Společnost Euromedic tedy může nést odpovědnost za jednání svých zprostředkovatelů a to i bez vědomí, že zprostředkovatel platí úplatky. Zákon může předpokládat, že víte, že zprostředkovatel platí úplatky když: a) jste si vědomi, toho že je velice pravděpodobné, že zprostředkovatel používá úplatky a b) skutečně nevěříte, ani v dobré víře a po Due Diligence, že úplatky nepoužívá. Zprostředkovatelé jsou jedním z hlavních zprostředkující kanálů k placení úplatků. K tomu to může dojít různými způsoby: a) záměrně, když společnost nebo zaměstnanec využívá zprostředkovatele jako kanál pro nesprávné platby nebo jiné nepatřičné výhody a tím se snaží obejít proti úplatkářské zákony. b) bez skutečné znalosti a bez schválení společnosti o najmutí zprostředkovatele, zprostředkovatelé z vlastní iniciativy jednají zkorumpovaným způsobem k dosažení cílů. Kromě riskování právní odpovědnosti, chce také společnost Euromedic aby se zabránilo obchodování s jakoukoli třetí stranou, která podniká neetickým způsobem, který je - 1 -

2 považován za nepřijatelný ve srovnání s vlastními standardy společnosti Euromedic. Příklady neetického podnikatelského chování mohou zahrnovat: udržování špatných pracovních podmínek pro zaměstnance nebo nesprávné využívání dětské práce, které způsobí závažné škody na životním prostředí nebo jiné porušování platných zákonů. Z těchto důvodů společnost Euromedic cvičí Due Diligence, jak je popsáno níže, aby se strany, které tvoří důležitou část obchodních operací společnosti, držely a jednaly v duchu našeho Kodexu chování. Jestliže se společnost Euromedic dozví o jakémkoli neetickém podnikatelském chování ze strany dodavatelů nebo poskytovatelů služeb, bude společnost Euromedic dále usilovat o získání dalších informací a ukončí vztah, jestliže je zjištěno nepřijatelné chování. 2. Průběh angažování třetích stran Všechny žádosti o společném využívání dodavatelů nebo poskytovatelů služeb (např. při nakupování nástrojů) se podávají prostřednictvím zaměstnanců v organizaci pro veřejné zakázky, které spravuje společnost Euromedic na dodavatelskou základnu. Jestliže žadatel doporučuje nákup u konkrétního dodavatele, který není jedním z registrovaných dodavatelů společnosti Euromedic, musí se o veřejnou zakázku požádat písemně, kde bude určeno: a) název dodavatel b) charakter zboží a služeb c) umístění navrhovaného dodavatele (třetí strany) d) místo, kam má dodavatel (třetí strana) zboží nebo službu dodávat e) všechny pozitivní poznatky týkající se vládního (státního) vlastnictví nebo sdružení Zadavatel veřejných zakázek bude odpovědný za přezkoumání žádosti a kategorizaci dodavatele do jedné z následujících kategorií, které jsou vysvětleny podrobněji v oddíle níže: (I) (II) (III) (IV) (V) agenti/zástupci státní poskytovatelé služeb (např. celní odbavení agentů, víza/pracovní povolení, licence agenturám atd.) obchodní partneři (např. společníci, spolupracující partneři, velcí subdodavatelé apod.) dodavatelé s vysokým rizikem (dodavatelé, u kterých je potřeba zvýšit opatrnost, vzhledem k pověsti a zkušeností, geografickému riziku, riziku předpokládaného na základě veřejně dostupných proti korupčních informací nebo riziku vyplývajícího ze státního vlastnictví nebo ze sdružení s třetí stranou) dodavatelé s nízkým rizikem (normální dodavatelé bez konkrétních obav k nim) Jestliže je dodavatel kvalifikován do kategorií (I) až (IV) bude Due Diligence vedena kontrolorem Due Diligence a schválena podle platných zákonů. Jestliže bude dodavatel schválen, musí být uveden v databázi

3 Jestliže bude dodavatel kvalifikován jako dodavatel s nízkým rizikem, zadavatel veřejných zakázek navrhne dodavatele k zařazení do databáze a návrh bude přezkoumán a schválen kontrolorem Due Diligence. 3. Riskantní kategorie dodavatelů Pokud zadavatel veřejných zakázek obdrží žádost ke schválení nového dodavatele z obchodní jednotky, bude zadavatel veřejných zakázek hodnotit a následně určí navrhovaného dodavatele, pokud patří do jedné z následujících kategorií rizik: a) agenti a zástupci b) státní poskytovatelé služeb c) obchodní partneři d) dodavatelé s vysokým rizikem e) dodavatelé s nízkým rizikem Zařazení dodavatele do jedné z těchto rizikových skupin určí, zda je požadována Due Diligence a pokud ano, tak v jakém rozsahu. Obecné označení dodavatele za jednoho z rizikové skupiny bude založeno na následujících parametrech: 3.1 Agenti a zástupci Agent je jakýkoli zprostředkovatel, poradce, sponzor nebo třetí strana angažovaná nebo najatá společností Euromedic k získání nebo udržení podnikatelské aktivity v jakémkoliv postavení, včetně jednání jménem společnosti nebo při zastupování společnosti Euromedic při jakékoli jednání se státními subjekty nebo soukromým sektorem. Zástupce je fyzická nebo právnická osoba angažovaná nebo najatá společností Euromedic k jednání jejím jménem v jakékoli rozsahu a zemi, ve které nemá společnost fyzickou přítomnost, včetně třetích osob jednajících jménem této osoby či subjektu. 3.2 Státní poskytovatelé služeb Státní poskytovatelé služeb jsou jednotlivci nebo subjekty, které poskytují služby společnosti Euromedic a to u služeb, u kterých je vyžadováno aby se řešily přímo či nepřímo se státními úředníky. Příklady státních poskytovatelů služeb jsou jednotlivci nebo subjekty, mezi jejichž povinnosti mohou patřit plánování schůzek se státními úředníky, čisté projití zboží přes celnici, získávání a zpracování obchodních povolení nebo licencí, získávání a zpracování víz nebo pracovních povolení, lobbingové služby, získávání povolení od regulačních orgánů, jednání s vládními agenturami týkající se placení daní a poplatků, daňových pohledávek, daňového auditu či získávání a zpracování potřebných atestů nebo prominutí od vládních agentur. 3.3 Obchodní partneři Obchodní partneři jsou jednotlivci nebo subjekty, kteří jsou důležitou součástí obchodních aktivit společnosti Euromedic. Mezi obchodní partnery jsou obvykle zahrnováni partneři, - 3 -

4 spoluvlastníci, společně podnikající partneři a spolupracující partneři, kupující se zájmem o jakýkoliv produkt společnosti Euromedic, dceřiné společnosti nebo pobočky, stejně tak významní dodavatelé nebo subdodavatelé Společníci a spolupracující partneři: společné podnikání nebo společné plány jsou společným prostředkem k zisku pro společnost Euromedic v konkrétním projektu nebo transakci. Společnost Euromedic může být zodpovědná za činy svých spolupodnikatelů tak i spolupracujících partnerů, proto musí být provedena Due Diligence před uzavřením jakékoliv dohody s těmito partnery. (Kromě toho budou muset spolupodnikatelé a spolupracující partneři přijmout a zavést Program shody a Kodex chování společnosti Euromedic a to v rámci vztahu se společností Euromedic a společného podnikání) Určití dodavatelé a subdodavatelé: dodavateli a subdodavateli jsou jednotlivci nebo subjekty, kteří byli najati společností Euromedic k pomoci ke splnění části projektu, které z různých důvodů (např. nedostatek kapacity nebo odbornosti) nechce společnost Euromedic provést sama. Při výkonu práce pro společnost Euromedic, tak ti to subdodavatelé působí jako rozšíření společnosti Euromedic. Dle rozsahu práce, která zahrnuje pravidelný kontakt se zákazníkem, jsou ti to subdodavatelé považováni za obchodní partnery. A to i v případě, kdy ti to subdodavatelé nemají pravidelný kontakt se zákazníkem, ale přesto je jejich podíl práce ve vztahu k danému projektu nakolik podstatný, že status a důležitost pro společnost Euromedic není srovnatelná s jiným společným dodavatelem. Tj., i v těchto případech je společnost Euromedic považuje za obchodní partnery Dodavatelé: podobně, někteří dodavatelé poskytují společnosti Euromedic zboží ve velkém objemu, nebo s konstrukcí modulů, která tvoří podstatnou část celkové hodnoty projektu, tak že jejich dodávky se stávají významnými pro daný projekt. Také v těchto případech společnost Euromedic chce vědět kým je projekt řešen a proto považuje dodavatele za obchodní partnery. 3.4 Vysoce rizikoví dodavatelé Vysoce rizikový dodavatel je dodavatel, který není agentem, zástupce, státním poskytovatelem služeb nebo obchodním partnerem, který vyvolává určité obavy, které směřují k bližšímu seznámení před uzavřením smlouvy. Indikátory problémů mohou být: Pověst nebo předchozí zkušenosti. Jestliže dodavatelova pověst naznačuje nebo společnost Euromedic má zkušenosti z minulosti, které ukazují, že dodavatel může být zapojen do korupce související s podnikáním nebo pochybnými obchodními praktikami, bude Due Diligence oprávněná Geografická rizika. Úroveň rizika smluvní strany, může být zvýšená (nebo zmírněná) v zemi v níž se působí. Jestliže dodavatelé působí ve zkorumpované zemi nebo regionu, další Due Dilignece může být oprávněná. Jedná se o dvě obavy z pohledu geografie: (I) kde je zboží/služba vyrobena a nebo odkud byly odeslané, (II) kde jsou služby/zboží poskytovány nebo kam jsou odeslány Veřejně dostupné informace. Přezkoumáním veřejně dostupných informací lze zjistit, zda třetí strana byla formálně/neformálně vyšetřována, obviněna či odsouzena atd., nebo zda je jurisdikcí vedena v proti korupčním seznamu Státní vlastnictví/sdružení: Jednání s dodavatelem, který je ve vlastnictví nebo ve vedení veřejných osob (úředníků), může za určitých okolností vytvářet podezření nebo zdání o poskytování nevhodných výhod pro veřejné úředníky a proto by si - 4 -

5 personál společnosti Euromedic měl být vědom toho to bodu a být při jednání opatrní. Zatímco společnost Euromedic neočekává, že bude informována o vlastnictví všech svých dodavatelů, důležité jsou jakékoliv pozitivní poznatky, kdy se jedná o pozornost při zadávání veřejných zakázek a dalších zainteresovaných pracovníků. Žadatel o dodavatele je proto požádán, aby zvážil, zda si není vědom nějaké vládní účasti nebo spojení s ní, anebo má důvod se domnívat, že taková to účast nebo spojení je pravděpodobné. Pokud je dodavatel spojený nebo formálně kontrolovaný/ve vlastnictví státu, bude další Due Diligence oprávněná. 3.5 Nízko rizikoví dodavatelé Za málo rizikového dodavatele je považován dodavatel, který není agentem, zástupcem, státním poskytovatelem služeb nebo obchodním partnerem a nevyvolává obavy popsané výše. 3.6 Due Diligence Jestliže o Due Diligence dodavatele rozhodl manažer pro veřejné zakázky před tím, než mohl být schválen, Due Diligence provede skupina společnosti Euromedic s podporou obchodního oddělení, které požaduje konkrétního dodavatele. Due Diligence musí být v odpovídající úrovni rizika při nedodržení předpisů. Due Diligence musí být zavedena před vstupem do věcné diskuse s dodavatelem, tj. musí být písemně zavázána nebo ústně dohodnuta s budoucím dodavatelem společnosti Euromedic. Due Diligence nelze měřit vědecky nebo přesně. Úroveň Due Diligence, která může být vhodná a přijatelná pro jednoho dodavatele, může být nedostatečná pro další podobně klasifikované dodavatele. Proto vedení Due Diligence vyžaduje používat dobrý úsudek a selský rozum na základě zkušeností. Jak již bylo výše uvedeno, Due Diligence musí být provedena způsobem odpovídajícím zvláštní povaze činnosti a organizační struktuře dodavatele a rizika, které přináší. Někteří dodavatelé a to i v rámci téže skupiny, mohou vyžadovat splnění všech úkolů Due Diligence, zatímco jiní mohou vyžadovat dokončení menšího počtu těchto úkolů. To bude zaležet na úsudku kontrolora Deu Diligence po uvážení (zákonů/dodržování) tam kde je to vhodné. Toto určení bude záviset na různých faktorech a to i zda se dodavatel (1) nachází nebo bude fungovat ve vysoce rizikové zemi, (2) je spojen, doporučován nebo požadován vládním úředníkem nebo jeho či jejím zástupcem, (3) v současné době je vyšetřován, předmětem vyšetřování je obvinění z trestných činů, nebo byl nedávno odsouzen za trestnou činnost, včetně jakékoliv formy korupce, nebo (4) je nadnárodní veřejně obchodovatelnou korporací, která má uznávaný systémem shody a vnitřní kontroly, která nebyla v poslední době vyšetřována nebo odsouzena kvůli korupci nebo přijala přiměřená opatření k nápravě takového chování. Ačkoli jsou zde uvedeny některé úkoly, které musí být provedeny vždy, jiné mohou být prováděny v modifikované nebo více omezené formě v závislosti na nebezpečí, které může nastat, jak je popsáno níže. Zvláštní pokyny Due Diligence pro specificky rizikové kategorie dodavatelů jsou zachyceny v Due Diligence společnosti Euromedic