ETICKÝ A OBCHODNÍ ŘÁD POLITIKA PRO DARY & POHOŠTĚNÍ

Transkript

1 ETICKÝ A OBCHODNÍ ŘÁD POLITIKA PRO DARY & POHOŠTĚNÍ

2 POLITIKA PRO DARŮ & POHOŠTĚNÍ Nabízení či přijímání obchodních darů a pohoštění je často náležitým způsobem, jak si obchodní partneři prokazují vzájemnou úctu a respekt, ovšem za předpokladu, že jde o dary rozumné hodnoty, které nemají neoprávněně ovlivnit obchodní či úřední postup. Tato politika se vztahuje na společnost Magna International Inc. a všechny její provozní skupiny, divize, společné podniky a další aktivity na globální úrovni (souhrnně Magna ). Tato politika se rovněž vztahuje na všechny osoby, jednající jménem společnosti Magna, včetně zaměstnanců, vedoucích, ředitelů, konzultantů a zástupců. S výjimkou případů, kdy to zakazuje zákon, mohou zaměstnanci nabízet a přijímat rozumné obchodní dary a pohoštění od obchodních partnerů za předpokladu, že tyto dary a pohoštění jsou umírněné hodnoty a jsou za daných okolností vhodné. Obchodní dary a pohoštění v rozumném rozsahu jsou legitimními nástroji pro budování dobrých obchodních vztahů. Například poskytnutí či přijetí příležitostných obědů/večeří, propagačních předmětů, vstupenek na sportovní akce a podobné události, může být za určitých okolností patřičné. Výměna dárů či poskytnutí pohoštění nebude obecně považováno za porušení našeho Etického a obchodního řádu, pokud je dar či pohoštění (i) poskytnut dle akceptovaných obchodních postupů, (ii) není zamýšlen jako pobídka a (iii) odpovídá platným zákonům. Každý zaměstnanec, který má dotaz na vhodnost či legálnost nabídky či přijetí určitého daru či pohoštění, by měl konzultovat s právním poradcem skupiny nebo regionu nebo s Vedoucím pro shodu společnosti Magna. Dáry a pohoštění zahrnují cokoli hodnotného, včetně: zboží služby jídla a nápoje využívání vozidel a dovolenkových destinací vstupenky na akce cestovní náklady doprava ekvivalenty hotovosti (jako jsou dárkové poukázky a certifikáty) slevy ceny hotovost protekce MAGNA INTERNATIONAL INC. POLITIKA PRO DARY & POHOŠTĚNÍ 2

3 Kdy není dovoleno Je důležité, aby dary a pohoštění nikdy: nenáležitě neovlivnily podnikání či vládní / úřední rozhodování; nezpůsobovaly, aby si ostatní všímali nenáležitého vlivu, nebo nevytvářely potenciální konflikt zájmů. Je na odpovědnosti zaměstnance, aby chránil pověst společnosti Magna proti podezření z nenáležitého chování. Zaměstnanci společnosti Magna musí tedy věnovat péči nabízení či přijímání dárů a pohoštění, aby zajistili, že obchodní i úřední rozhodnutí jsou přijímána odpovědně, shodují se s platnými zákony a jsou v nejlepším zájmu společnosti Magna. Kdy je dovoleno Dáry a pohoštění lze nabídnout nebo přijmout pouze: pokud jsou rozumné; příležitostně; v rozumné výši; a na základě přesného a transparentního záznamu v záznamech o nákladech a v knihách a záznamech společnosti Magna. Používání zdravého rozumu Určení toho, co je přijatelné, je věcí názoru. Zvažte, zda by dar nebo zábava mohly kompromitovat společnost Magna či naše zaměstnance, pokud by došlo ke zveřejnění. Není stanovena hranice, při níž se dar nebo zábava stávají nenáležitými. Je to cíl a účel nabídky, ne její hotovostní hodnota, které určují její vhodnost. Obecně platí, že čím vyšší je finanční hodnota daru nebo zábavy či čím vyšší frekvence, tím vyšší úroveň transparentnosti je vyžadována. Nabízení nebo přijímání darů nebo pohoštění jakéhokoli druhu musí být vždy prováděno v souladu se zákony a místními obchodními postupy. Kromě toho, většina zákazníků společnosti Magna uplatňuje přísná pravidla, týkající se darů a pohoštění, která platí pro jejich zaměstnance i dodavatele. Jakékoli dary či pohoštění, nabídnuté zaměstnancům zákazníků, jsou možné jen se svolením a schválením dle platných interních předpisů zákazníka. Státní úředníci Jakákoli nabídka či poskytnutí darů nebo pohoštění státním úředníkům s sebou nese zvláštní rizika a může být zakázáno ze zákona. Nikdy byste neměli nabízet ani poskytovat dary nebo pohoštění veřejným činitelům, pokud jste nezískali písemný souhlas vyššího managementu skupiny nebo společnosti Magna v souladu s postupem popsaným v Compliance kontrolních procesech Výdaje související s veřejnými činiteli (viz také Politika pro záležitosti úplatků a nenáležitých plateb společnosti Magna). Zástupci státem vlastněných a řízených podniků jsou považováni za veřejné činitele pro účely těchto zásad a dokumentu Politika pro záležitosti úplatků a nenáležitých plateb, pokud vztah mezi společností Magna a obchodní entitou není čistě obchodní z povahy věci. Za žádných okolností nelze vyžadovat či nárokovat si jakékoli dary či občerstvení od dodavatele, zákazníka či jiné strany, s níž společnost Magna podniká. Obecně není přijatelné nabízet ani přijímat hotovostní ani ekvivalentní dary kromě mimořádně omezených okolností a i poté pouze s předchozím písemným schválením (viz níže). MAGNA INTERNATIONAL INC. POLITIKA PRO DARY & POHOŠTĚNÍ 3

4 Porušení Magna netoleruje žádné porušení shody. Jakékoli porušení bude považováno za vážnou záležitost a bude sankcionováno, a to až ukončením pracovního poměru. Pokud víte nebo máte podezření, že kdokoli porušuje Etický kodex společnosti Magna nebo tuto politiku, měli byste toto zjištění oznámit, a to formou informování (i) svého manažera, (ii) finančního ředitele divize či skupiny, (iii) právního poradce pro skupinu či region, (iv) pracovníka pro dodržování předpisů společnosti Magna nebo (v) prostřednictvím horké linky společnosti Magna. Magna zajistí, aby zaměstnanec nebyl pokutován, propuštěn, degradován, přeřazen na nižší pozici či diskriminován za to, že v dobré víře oznámil jakékoli porušení Etického a obchodního řádu Magna či těchto pravidel. Užitečné rady VŽDY Zajistěte, aby byly dary a občerstvení rozumné, příležitostné a v umírněné výši a aby splňovaly všechny platné zákony, předpisy a místní zvyklosti. Používejte selský rozum při rozhodování o tom, co je rozumné, mějte na paměti, že umírněná výše může být relativní a závisí na průměrné místní životní úrovni a zvyklostech. Požádejte o radu a schválení předem ze strany svého manažera, člena vyššího managementu skupiny nebo právního poradce skupiny či regionu nebo Vedoucího pro shodu společnosti Magna, pokud je vám nabídnut nebo pokud zvažujete nabídnout dar či pohoštění, u nichž máte pocit, že by mohly převýšit rozumnou hodnotu nebo by mohly být nenáležité. Zajistěte, aby tam, kde je to možné byly dary a pohoštění poskytnuty organizaci a ne jednotlivci. Tam, kde je jednotlivci nabídnuto cestování a zábava, zajistěte, aby byl cíl cesty skutečně realizován a aby byla cesta i doba trvání zdůvodněny obchodními důvody v dobré víře. Pamatujte si, že na dary a pohoštění pro státní úředníky se vztahují přísnější normy a striktní pravidla (viz Politika Magna pro úplatkářství a nenáležité platby). Snažte se pochopit a prověřit si, zda jsou představitelé společnosti či médií státními zaměstnanci či představiteli, a to ještě před nabídnutím jakéhokoli daru nebo pohoštění. Zhodnoťte možnost konfliktu zájmů tam, kde nabízíte či přijímáte dary či pohoštění. Buďte připraveni slušně odmítnout jakoukoli nabídku daru nebo pohoštění, která neodpovídá Etickému kodexu společnosti Magna a této politice. Pokud se týká darů nebo pohoštění, poskytnutých přes prostředníka nebo třetí stranu, pak platí totéž, co pro přímé předání. Veďte si záznamy o všech darech a pohoštění, ať přijatých či odmítnutých zaznamenejte si účel, jména stran a charakter a hodnotu daru či pohoštění. Zvažte, zda podobné schválení může být vyžadováno od zvoucí organizace. MAGNA INTERNATIONAL INC. POLITIKA PRO DARY & POHOŠTĚNÍ 4

5 NIKDY Nenabízejte dar či pohoštění tam, kde je to ze zákona zakázáno. Nenabízejte dar či pohoštění, abyste ovlivnili obchodní nebo vládní rozhodnutí. Nepřijímejte dar či pohoštění tam, kde by taková skutečnost znesnadnila přijetí spravedlivého a neovlivněného rozhodnutí, kde převyšuje přiměřenou hodnotu nebo kde je v rozporu s běžně akceptovanými obchodními postupy. Nenabízejte ani nepřijímejte zakázané dary a pohoštění, jako jsou: hotovost (s velmi omezenými výjimkami, které jsou uvedeny níže) ani osobní šeky; slevy na produkty či služby, které nejsou k dispozici všem zaměstnancům; dary nebo zábavu nenáležitého charakteru a na nevhodných místech; nebo dar či zábavu, které nejsou určeny pro další platný obchodní účel či vztah. Nevyžadujte ani nevyjednávejte o žádném daru či zábavě libovolného druhu od dodavatele, zákazníka, partnera či jiné strany, s nimiž společnost Magna podniká. To zahrnuje přímé požadavky i poskytování pocitu, že nabídka daru nebo zábavy by byla náležitá či žádoucí. Nikdy osobně neplaťte za dar nebo pohoštění, abyste se tak vyhnuli Etickému a obchodnímu řádu společnosti Magna nebo této politice. DÁVEJTE POZOR NA! Výměnu darů či pohoštění se zástupci konkurentů Magna, protože takový postup by mohl vytvořit skutečný nebo údajný konflikt zájmů nebo by mohl vytvořit iluzi chování, namířeného proti konkurování.! Přijímání nebo nabízení darů či pohoštění ze strany osoby či organizace v průběhu vyjednávání smlouvy, jednání či přidělování (např. RFQ, RFP). Toto nezahrnuje pracovní obědy/večeře, poskytované poradci nebo konzultanty, jednajícími za společnost Magna.! Nabízení či přijímání hotovosti (nebo ekvivalentu hotovosti) jako daru, protože tato skutečnost je vyhrazena jen pro opravdu výjimečné podmínky. Nabízení či přijímání hotovosti je přijatelné, pouze pokud k němu nedochází často a pokud jsou splněna všechna následující kritéria: Písemně jste informovali svého manažera o navrhovaném hotovostním daru a váš manažer vám předem k tomu dal písemný souhlas; Částka nepřevyšuje ekvivalent 100 USD v místní měně nebo byla schválena členem managementu skupiny nebo výkonného managementu pro váš region či skupinu nebo právním poradcem pro skupinu či region v případě, že jde o částku, nepřevyšující 500 USD; Navrhovaná částka v rámci výše uvedeného limitu zcela odpovídá místním zvykům a není považována za příliš vysokou; Zaměstnanec společnosti Magna, který dává nabídku, byl formálně pozván nebo se rozumně očekává, že se zúčastní dané události a přímo podává danou nabídku v souvislosti se svojí přítomností; Neexistuje žádná nehotovostní alternativa, která by byla dle místních norem stejně přijatelná; Místní zákony nezakazují takovou nabídku; Nabídka není považována za ovlivnění jakéhokoli druhu; Nabídka NENÍ učiněna žádnému státnímu úředníkovi na jakékoli úrovni, včetně zaměstnanců státem kontrolovaných subjektů. Pro vyšší jistotu má zaměstnanec společnosti Magna, který dává nabídku, pozitivní povinnost ověřit si, zda je příjemce zaměstnancem státem kontrolovaného subjektu; MAGNA INTERNATIONAL INC. POLITIKA PRO DARY & POHOŠTĚNÍ 5

6 Celá částka nabídky a identita příjemce jsou jasně a přesně zaznamenány ve finančních záznamech dané skupiny, divize či jiné obchodní jednotky, a to způsobem, který: Umožňuje čitateli identifikovat, k čemu se částka vztahuje; a Celková roční hotovostní částka, nabízená kterékoli jednotlivé osobě s dodržením všech kulturních pravidel, nepřekročí USD 200 za jeden každý fiskální rok, pokud není schváleno jinak v souladu s touto politikou. PRO DALŠÍ INFORMACE: Další informace a rady získáte od svého právníka pro skupinu nebo region, pracovníka pro dodržování předpisů společnosti Magna nebo viceprezidenta a ředitele pro dodržování předpisů a etiky společnosti Magna. Effective: June 1, 2014 Revised: June 18, 2018 Next Review: June 18, 2020 Issued By: Ethics & Legal Compliance Approved By: Magna Compliance Council MAGNA INTERNATIONAL INC. POLITIKA PRO DARY & POHOŠTĚNÍ 6

7