PROMOTION AGENCY MANAGEMENT

Transkript

1 PROMOTION AGENCY MANAGEMENT

2 o nás co to je? Atollon Promotion Agencies Management je řešení pro řízení provozu reklamních agentur, interaktivních médií, PR agentur nebo vydavatelství. Spojuje v sobě tři klíčové systémy: GROUPWARE Atollon Lagoon pro týmovou spolupráci a komunikaci, CRM Atollon Shark pro řízení obchodu a marketingu a PROJECT MANAGE- MENT Atollon Workshop pro finanční a operativní řízení projektů. Systém je postaven na nejnovějších Web 2.0 technologiích a vícevrstvé architektuře založené na standardech SOA. Řešení Atollonu mohou být provozována jako služba přístupná prostřednictvím zabezpečeného internetového připojení nebo instalována ve společnosti. Řešení zahrnuje nástroje pro obchodníky, account manažery, manažery projektů, tvůrčí pracovníky, pomáhá snadnější spolupráci s externími spolupracovníky a klienty a poskytuje vedení společnosti okamžitý náhled na provoz celé společnosti. kdo ho používá? pro koho? Reklamní agentury Interaktivní média Vydavatelství PR agentury proč ho používat? Řešení Atollonu vynikají snadností použití, jsou stavěna na míru agentur podporujících své klienty při dosahování skvělých výsledků, jsou přizpůsobitelná požadavkům firem a rolím pracovníků ve společnostech. Vedení společnosti získá silný nástroj, poskytující informace nutné pro včasné rozhodování, projektovým manažerům usnadní řízení projektů a obchodníkům poskytne nástroje pro úspěšné vedení obchodních případů. Tvůrčím pracovníkům poskytne komunikační prostředky a umožní vykazovat práci a náklady. Propojením všech klíčových oblastí firmy pomůže posílit synergický efekt, identifikovat slabiny a zefektivnit provoz celé společnosti.

3 vedení společnosti Systém Atollonu poskytuje ucelený přehled výsledků činnosti jednotlivých oddělení společnosti, informace pro hodnocení efektivity procesů nebo indikaci využití lidských zdrojů. Manažer společnosti pomocí řešení Atollonu získá potřebné informace pro relevantní hodnocení úspěšnosti jednotlivců nebo celých týmů. Od hodnocení úspěšnosti obchodu, efektivity realizace projektů až po spokojenost zákazníků se servisem, který zaměstnanci společnosti a externí spolupracovníci svým zákazníkům poskytují. Díky přizpůsobivosti systému potřebám společnosti dokáže řešení Atollonu pružně reagovat na potřeby trhu a požadavky realizačních týmů. Díky tomu nezestárne a poroste s rostoucími nároky společnosti. Hodnota řešení tedy nespočívá pouze v aktuálním pokrytí požadavků jednotlivých pracovníků společnosti, které je jedno z nejširších na trhu, ale zejména též v připravenosti na případné změny. Formuláře Díky uživatelsky definovatelným formulářům je možné tvořit šablony pro zadání projektů a přizpůsobovat tak provoz společnosti aktuálním požadavkům trhu. Formulářová pole je možné využít v sestavách a použít je pro hodnocení obchodu nebo v průběhu projektového řízení. Sestavy Reportingový nástroj Atollonu umožňuje vytvářet vlastní ad-hoc sestavy, které poskytnou pohled na různé kombinace kritérií napříč celým systémem. Součástí sestav mohou být veškeré záznamy o zákaznících, projektech, včetně formulářových dat, v kombinaci s výkazy práce, úkoly, komunikací, apod. Kalendář Spolupráce s partnery Vlastní kalendář umožňuje evidovat jak soukromé, tak firemní události, schůzky nebo úkoly. Systém poskytuje informaci o časovém vytížení jednotlivých pracovníků. Umožňuje skupinové plánování a rezervaci prostředků. Systém Atollonu umožňuje přizvat k projektům externisty a zapojit je tak do práce na projektech. Přístup pro klienty Propojení s on-line prezentací Data systému mohou být poskytnuta zákazníkům povolením přístupu k vybraným informacím. Díky architektuře s pokročilým komunikačním rozhraním na bázi Web Services je možné zapojit i potenciální zákazníky prostřednictvím integrovaných webových prezentací do dění ve společnosti.

4 obchodní manažer Pro obchodníky, Business Development manažery a všechny ty, kteří se zabývají udržením dobrých vztahů se stávajícími zákazníky nebo získáváním nových, vyvinul Atollon obchodní řešení, pomáhající tyto úkoly řešit snadněji než doposud. Atollon dává obchodníkům do rukou nástroj pro zachycení obchodních vztahů s klienty, čímž pomáhá zajišťovat kvalitní servis v průběhu rozvoje vztahů se zákazníky společnosti. Díky propojenosti řešení (odborně nazývaného CRM) se systémem řízení projektů dostává obchodník k dispozici ucelenou informaci nutnou pro odpovědné rozhodování při jednání o nových obchodních případech. Řešení Atollonu v sobě zahrnuje též množství pomocných nástrojů pro vedení obchodních případů, od komunikace s klientem v průběhu akvizice až po tvorbu rozpočtu projektu, včetně schvalovacího workflow. Obchodní případy Konverze obchodního případu na projekt Obchodní manažer svou prodejní činnost eviduje v rámci obchodních případů. Ty jsou jakýmsi projektem před skutečnou realizací. Cílem takového projektu je uzavřít obchodní případ a předat ho do realizace. V průběhu získávání zákazníka je možné komunikovat, plánovat prezentace, připravovat nabídky a rozpočty a upřesňovat s klientem zadání. Vítězný (konečný) rozpočet po schválení klientem je možné předat do projektového oddělení s rozpisem hodnoty jednotlivých fází projektu. Na základě vítězného návrhu rozpočtu vznikají podklady pro fakturaci projektů a jednotlivé projekty je možné hodnotit vzhledem k rozpočtované částce. Správa kontaktů Hodnocení úspěšnosti obchodu Prostřednictvím plně přizpůsobitelné aplikace pro správu kontaktů je možné evidovat veškerou historii a vazby mezi kontakty pro sledování souvislostí, na základě kterých je možné získávat nové obchody. Importní nástroje umožňují snadno nahrávat kontakty na potenciální zákazníky pro hromadná oslovení. Systém pohodlně zpracuje jak stovky, tak stovky tisíc kontaktů. Na základě stanoveného obchodního plánu je možné sledovat rozvoj obchodu společnosti. Systém nabízí pohled na jednotlivé fáze obchodních případů a hodnotí obchod jako celek, případně v rozkladu na úspěšnost jednotlivých oddělení nebo jednotlivého obchodníka. Součástí systému je i definice stimulačního plánu a výpočet prémií. Příprava návrhu rozpočtu Obchodní workflow Obchodník v rámci procesu získávání klienta připravuje návrh rozpočtu přímo v systému. Tento může po interním schválení zaslat klientovi a diskutovat s ním nad podmínkami realizace projektu. Veškeré činnosti obchodníka jsou zaznamenány v systému tak, aby bylo snadnější i po delší době navázat na předchozí jednání. Systém pomáhá obchodníkům nejen pasivně, ale snaží se též provázet obchodníka obchodním případem tak, aby nemusel nosit v hlavě veškeré úkoly, které se získáváním nových obchodních případů souvisí. Běžné follow-up úkoly nebo rutinní obchodní případy je možné částečně automatizovat a uvolnit tak ruce pro opravdu tvůrčí obchodní činnost.

5 account / project manager Atollon zejména vnáší řád do vedení projektů v reklamních agenturách. Jelikož není snadné vyvážit potřebu volnosti tvůrčích pracovníků s tvrdými požadavky projektového vedení, snažili jsme se poskytnout oběma skupinám pracovníků nástroj, který bude přístupný změnám, zároveň bude dostatečně atraktivním a snadno použitelným i pro tvůrčí pracovníky. Atollon průběžně spolupracuje s oběma skupinami uživatelů, abychom řešili tyto protichůdné požadavky obou skupin. Projektovým vedoucím a account manažerům Atollon poskytuje širokou paletu nástrojů, od měkkých, jako je např. řízení vztahů se zákazníky, až po tvrdé, jako je např. finanční hodnocení projektu. Projekty lze řídit operativně prostřednictvím groupware nástrojů Atollonu, jako je interní / externí komunikace, úkolování, kalendáře, apod.dává obchodníkům do rukou nástroj pro zachycení obchodních vztahů s klienty, čímž pomáhá zajišťovat kvalitní servis v průběhu rozvoje vztahů se zákazníky společnosti. Díky propojenosti řešení (odborně nazývaného CRM) se systémem řízení projektů dostává obchodník k dispozici ucelenou informaci nutnou pro odpovědné rozhodování při jednání o nových obchodních případech. Řešení Atollonu v sobě zahrnuje též množství pomocných nástrojů pro vedení obchodních případů, od komunikace s klientem v průběhu akvizice až po tvorbu rozpočtu projektu, včetně schvalovacího workflow. Tvorba rozpočtu Schválení položek k fakturaci Rozpočty je možné zakládat ad-hoc, např. v případě interních projektů. Rozpočty je možné též vytvářet z nabídek po jejich schválení v obchodním oddělení. Projektový vedoucí může schvalovat rozpočtované položky k fakturaci a tím zajistit plynulé předávání práce k vyúčtování klientovi. Fakturovat je tak možné průběžně, čímž se zkracuje životní cyklus projektu. Komunikace Oběh dokumentů V rámci projektů je možné interně komunikovat, a to jak mezi spolupracovníky v rámci společnosti, tak i s partnery mimo společnost. Veškerá komunikace je ukládána ve vazbě na projekty, aby byla zachována úplná historie každého projektu. Funkcionalita schvalování dokumentů, notifikací, verzování a schvalování ze strany klienta pomáhá udržet pořádek v systému jak nad administrativními dokumenty (rozpočty, faktury, smlouvy), tak nad výsledky práce tvůrčích pracovníků. Systém dokumenty indexuje pro rychlé vyhledávání v jejich obsahu. Úkolování Kalendář Úkoly je možné vytvářet ad-hoc, případně je plánovat v předstihu prostřednictvím liniového diagramu (Gantt chart). Každý úkol může mít předěleného správce, který je automaticky notifikován v případě nesplnění termínu. Reporting Sdílený kalendář umožňuje plánovat skupinové události, rezervovat prostředky (zasedací místnosti, drahé přístroje, automobily, apod.). Prostřednictvím kalendáře může projektový manažer průběžně přiřazovat práci tvůrčím pracovníkům z přehledu úkolů, které jim byly dříve naplánovány. Všichni tak získají ucelený přehled nad přiřazenými úkoly a jejich aktuálními prioritami. Prostřednictvím nástrojů reportingu získává projektový manažer důležité informace nutné ke kvalitnímu řízení projektů. Systém umožňuje získávat průřezová data veškerými informacemi, které mají souvislost s vedením projektů.

6 produkce a nákup Atollon poskytuje lepší alternativu k podružným nebo papírovým evidencím poptávek subdodavatelům. Pracovníci zajišťující výběr nejvhodnějších subdodavatelů na konkrétní projekty mohou díky důslednému využití systému Atollonu v budoucnu lépe identifikovat vhodné subdodavatele. Hodnocení vhodných dodavatelů se nespoléhá pouze na zajištění lepší ceny služby nebo produktu, ale též zkušenosti s kvalitou spolupráce nebo plnění termínů. Atollon též zajišťuje automatizaci rutinních úloh, jako např. zasílání žádostí o nabídky na konkrétní služby nebo produkty, které jsou součástí tvůrčí činnosti pro zákazníky společnosti. Klasifikace dodavatelů Schvalování rozpočtů Systém vedle jednoduché databáze kontaktů též umožňuje klasifikovat dodavatele na základě libovolných kritérií, zařazovat je do jednotlivých skupin dle účelu spolupráce, apod. Systém umožňuje externím partnerům přistupovat do systému na vybrané projekty, dle úrovně nastavení uživatelských oprávnění. Pracovník nákupu může být součástí procesu schvalování rozpočtů klientům. V takovém případě obdrží odkaz na připravovaný rozpočet, kde k němu může připojit své komentáře a zároveň ho schválit nebo odmítnout. Poptávky Reporting Atollon umožňuje generovat poptávky subdodavatelům, zaslat je hromadně skupině dodavatelů a sledovat jejich odpovědi přímo v systému. Pracovníci nákupu mohou použít reporting pro vyhledávání vhodných dodavatelů z databáze, pro hodnocení předchozí spolupráce, dohledávání účasti subdodavatelů na projektech v historii, apod. Tvorba nákupních objednávek Tvorba dokumentů Ze schválených rozpočtů je možné vytvářet objednávky vybranému dodavateli. Nákupní objednávka jako celek nebo její jednotlivé položky mohou být přiřazeny k jednomu nebo více projektům. Nákupní objednávku je možné v průběhu nákupního procesu transformovat na dodavatelskou fakturu, jejíž položky přímo zatíží náklady vybraných projektů. Veškeré výstupy, které tvoří rutinní součást spolupráce mezi společností a subdodavateli, např. žádost o nabídku, mohou být vytvářeny systémem. Pracovníci nákupu tak mohou více času věnovat kvalitnímu výběru subdodavatelů a sjednávání výhodných podmínek spolupráce.

7 tvůrčí pracovník Pro tvůrčí pracovníky je aplikace zejména vhodným vnitrofiremním komunikačním nástrojem. Zejména pro svou provázanost komunikačních nástrojů s projekty, nad kterými je možné rozvádět diskuse o libovolných projektových tématech. Pro tvůrčí pracovníky jistě méně atraktivním nástrojem je úkolovník, do kterého mohou projektoví manažeři zadávat práci. Na základě plnění úkolů jí je možné následně vykazovat. Snažíme se maximálně tuto nudnou, bohužel ale důležitou rutinu tvůrčím pracovníkům usnadnit vývojem uživatelsky příjemného prostředí postaveného na nejnovějších Web 2.0 technologiích. Díky multi-platformnímu prostředí aplikace mohou tvůrčí pracovníci pracovat z libovolného grafického prostředí, na které jsou zvyklí, ať už je to Mac OS X, Gnome, KDE nebo MS Windows. Uživatelské prostředí Komunikace Nezávisle na použitém operačním systému bude tvůrčím pracovníkům aplikace sloužit tak, aby je co nejméně zatěžovala zbytečnostmi a byla uživatelsky intuitivní a příjemná na ovládání. Tvůrčí pracovníci mohou v souvislosti s projekty zakládat nová témata diskusí, komentovat své dílo, předávat části projektu svým kolegům, komunikovat em s externími spolupracovníky a podílet se tak na kvalitním a včasném odevzdání díla. Výkazy práce a výdajů Dokumenty Ať už zadávají uživatelé práci průběžně nebo jednorázově za celý projekt, Atollon jim poskytne nástroj na co nejsnadnější vyplnění výkazů. Jejich další zpracování, tedy ocenění a schválení již pokračuje mimo vliv tvůrčího pracovníka. Je však cenným podkladem pro hodnocení efektivity projektů. Výsledky své tvůrčí činnosti mohou pracovníci ukládat v souvislosti s projekty, dále tyto dokumenty komentovat, předávat ke schválení, verzovat, vyhledávat v jejich obsahu, apod. Kalendář Šablony Přiřazené úkoly mohou tvůrčí pracovníci prioritizovat podle vlastního uvážení, případně jim může být úkol zanesen do kalendáře, čímž projektový manažer nebo vedoucí oddělení jednoznačně identifikuje svou prioritu ohledně plnění přidělených úkolů. Prostřednictvím digitálního úložiště dokumentů mohou tvůrčí pracovníci přistupovat ke knihovně šablon odkudkoli mají přístup do firemního systému.

8 finanční manažer / účetní Těžištěm systému pro účtování o projektech je zjišťování profitability projektu a plnění finančního plánu jednotlivých oddělení. Finanční manažer má k dispozici nástroje pro zanášení jak externích,tak interních nákladů projektu (zejména práce lidí a režie), které mohou být poměrným způsobem na jednotlivé projekty přiřazeny. Systém též poskytuje širší škálu způsobů, jak účtovat projekty klientům. Umožňuje různé nastavení procesu schvalování rozpočtů, různé způsoby účtování práce (např. fixní na základě rozpočtu vs. vyúčtování na základě stráveného času a spotřeby prostředků, apod.). Systém též zajišťuje vyúčtování paušálů tak, aby neunikla ani koruna. Tvorba rozpočtů Výkazy práce a výdajů Schvalovací proces, který je součástí procesu vyúčtování práce a zakázek klientům, pomáhá zabezpečovat plnění vytyčených finančních cílů. Převodem návrhu rozpočtu do rozpočtu konkrétních projektů systém zajišťuje soulad mezi obchodní činností a realizací projektů. Atollon nabízí dva základní způsoby zadávání výkazů práce a výdajů pracovníků jednak formou ad-hoc reportů práce a výdajů, které využijí zejména externí pracovníci při schvalování jejich práce. Druhou variantou je průběžný zápis práce, zejména interními pracovníky, v obou případech je práce přiřazena na projekty, zařazena do organizační struktury a příslušně oceněna. Finance Schvalovací workflow Veškeré finanční transakce jsou založeny na transakčním deníku, zachovávající důležitá pravidla podvojného účetnictví. Veškeré finanční moduly ukládají svá data do jednotné transakční databáze s vazbou na projekty, oddělení nebo zákazníky, což umožňuje hodnotit výnosnost společnosti z různých úhlů pohledu. Transakce též umožňují vedení financí ve více měnách. Až už jde o proplacení dodavatelských faktur nebo schválení návrhů rozpočtu, je možné finančního manažera zahrnout do operativní činnosti firmy prostřednictvím schvalovacího workflow. Finanční manažer, poté co je mu zaslán dotaz na schválení, dostane zprávu s odkazem na rozpočet, fakturu, nebo jiný dokument, který může v zápětí schválit nebo s komentářem odmítnout. Tvorba vyúčtování Reporting Vyúčtování práce je možné definovat různými způsoby v závislosti na smluvním ujednání s klientem. Je možné účtovat jak na základě reálně stráveného času a prostředků, tak na základě schválených rozpočtů nebo s využitím paušálů. Paušály mohou být definovány v libovolné periodicitě. Systém též zahrnuje upravitelné tiskové šablony, jak pro samotné vyúčtování, tak pro přílohy výkazů práce. Prostřednictvím pokročilého reportingového nástroje může finanční manažer získat veškeré potřebné informace o financích projektu v různých vazbách, napříč libovolnými projektovými kritérii. Je tak možné např. sestavovat pohledy napříč projekty a zjišťovat, které činnosti jsou efektivnější, případně kolik je potřeba vynaložit úsilí na zajištění realizace projektů pro různé kategorie zákazníků.

9 admin IT Správce systému má usnadněnou činnost zejména díky vysoké integrovanosti všech funkcí systému. Nemusí již spravovat 3 až 5 systémů, včetně jejich propojení, které dříve sotva zabezpečily to samé, co nyní zvládne jediný systém. Centralizovanost kontroly snižuje náklady na správu systému a umožňuje pracovníkům IT věnovat se klíčovým činnostem. Atollon též poskytuje variantu plného outsourcingu, která zajistí bezpečný provoz systému na infrastruktuře Atollonu, s plnou zárukou provozuschopnosti na základě smlouvy o poskytování aplikačních služeb. Bezpečnost Multi-platformní systém Systém je postaven na vícevrstvé architektuře, přičemž veškerá data jsou poskytována oprávněným uživatelům na základě plné kontroly přístupu na serverové straně. Každý uživatel tedy získá přístup vždy pouze k těm informacím, ke kterým mu správci systému poskytnou přístup. Komunikace mezi serverem a klienty je zabezpečena buď prostřednictvím SSL (MS Win klient) nebo HTTPS (Web klient). Systém může pracovat na serverové straně jak na linuxové platformě, tak na Mac OS X. V případě nasazování na MS Windows serveru je nutné využití virtualizace, např. VMWare. Na klientské straně je systém v nejnovější Web 2.0 generaci plně multi-platformní a může běžet v libovolném prohlížeči, který disponuje plug-inem Adobe Flash v. 10 a výše. Propojitelnost Usnadněná správa systému Atollon vytvořil systém na otevřené architektuře, podporující plnou výměnu dat prostřednictvím standardů SOA Web Services. Veškeré funkce systému jsou pečlivě testovány a dokumentovány na přístupném portálu pro partnery labs. atollon.com a je možné je snadno využít při dalším rozvoji a propojování řešení. Celý systém je možné spravovat z jediného místa, přičemž běžné správcovské úlohy, jako např. aktualizace (jak serveru, tak klienta), zálohy databáze, údržba databáze, apod. jsou automatizovány. Web 2.0 klient je distribuován uživatelům automaticky prostřednictvím webového prohlížeče. Spolehlivost Přístup odkudkoliv Systém je postaven na linuxovém nebo Mac OS X serveru, testován a vyvíjen pro vysokou dostupnost a spolehlivost. Úroveň dostupnosti je v hostovaném režimu garantována smluvně, systém je tak pro své zákazníky maximálně spolehlivým, přičemž odpovědnost za provozuschopnost aplikace leží plně na straně Atollonu. Dle nastavení přístupových oprávnění je možné přístup k aplikaci povolit z libovolného místa z internetu. Provoz celého systému je optimalizován pro pomalá internetová připojení, která (kromě nahrávání dokumentů) umožňují pružnou práci odkudkoliv. Přístup je možné též omezit pouze z vybraných IP adres díky vlastnímu integrovanému firewallu.

10 kontakt ATOLLON Consulting CZ, s.r.o. Bělehradská 49, Praha 2 T F W E sales@atollon.com